Что такое нси в бухгалтерии

Управление нормативно-справочной информацией посредством «1С: Управление холдингом». Расшифровка НСИ, управление НСИ

Расшифровка НСИ. Управление НСИ

Рис. Информационное пространство Компании

Необходимо понимать, что вопрос стандартизации как каталогов, так и классификаторов в рамках единого информационного пространства не является специфичным для предприятий с холдинговой структурой. Технология создания НСИ, обязательно включающая в себя требование по единообразию в рамках единой информационной среды, является общей при проектировании любой информационной среды, независящей от статуса и структуры компании. Холдинговая структура, в части внедрения системы планирования ресурсов, отличается лишь тем, что этот вопрос не может быть разрешен внутренними средствами программного обеспечения, как например, в компаниях, где внедрение НСИ начинается с чистого листа.

Цели внедрения ПО для управления НСИ

Можно выделить цели внедрения ПО для управления НСИ:
a) оперативное заведение элементов НСИ;
b) отсутствие дублей в элементах НСИ;
c) отсутствие противоречий в НСИ;
d) предупреждение случаев неполноты НСИ.

Экономический эффект от внедрения систем управления НСИ

Экономический эффект от внедрения систем управления НСИ оценить довольно сложно. Это связано с тем, что данный эффект является косвенным. Например, искажение данных в классификаторах номенклатуры может привести к ошибкам при планировании закупок, т.е.к замораживанию денежных средств в избыточных запасах (а всего то было неверно указано название ТМЦ). Или при ошибках в классификаторе «Контрагенты» может возникнуть ситуация, когда неправильно представлена задолженность контрагента, что может, в свою очередь, привести к превышению лимитов задолженности, лишним платежам из-за ошибок в актах сверки взаиморасчетов, завышению уплаченного НДС с авансов и многим другим ошибкам.
Хотелось бы обратить Ваше внимание на тот факт, что значительные усилия в области управления НСИ на уровне холдинга разумнее прикладывать в случаях, когда данный холдинг представляет из себя концерн, в котором каждое отдельное ДЗО технологически зависимое предприятие по отношению к другим компаниям группы, т.е. когда между ДЗО происходят внутригрупповые обороты. В данном случае получение консолидированной управленческой отчетности необходимая действительность.
Если же холдинг построен по принципу инвестиционного портфеля, т.е.когда предприятия технологически не связаны (например, недвижимость, магазин одежды, ресторанный бизнес), то выделять управление НСИ в отдельный бизнес-процесс не рационально.

Подходы к настройке НСИ

Программный продукт «1С:Управление холдингом» блестяще справляется с задачами управления НСИ. При этом данное программное обеспечение позволяет использовать как жесткий, так и мягкий подходы.

Особенностью жесткого подхода является полная централизация ведения НСИ на уровне головной компании. Данный подход функционирует путем периодической (по установленному расписанию) выгрузки значений справочников из централизованной базы управления НСИ и их перегрузки в учетные и прочие системы ДЗО.
ДЗО не имеют возможности добавлять новые элементы справочников при необходимости. Для этого от них требуется сформировать заявку на добавление/изменение элемента справочника.
При жестком подходе говорят про централизованную НСИ.
Жесткому подходу противопоставляют мягкий подход управления НСИ.

Появились вопросы – обращайтесь!

консультант-аналитик компании ООО “Кодерлайн”

Источник

Нормативно-справочная информация

В разделе Нормативно-справочная информация размещены справочники, необходимые для ведения учетных операций. В справочниках хранится информация многократного использования, предусмотрена возможность дополнения, удаления и редактирования содержащихся данных.

В программе предусмотрен сервис обновления данных в базовых классификаторах из внешних источников. Например, справочник банков может быть обновлен с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг». Основные справочники системы описывают структуру торгового предприятия и реализуемой номенклатуры.

Информация о предприятии

В магазине может быть несколько различных складов, которые используются для хранения товаров или розничной продажи. Каждый склад магазина относится к определенной организации предприятия. Один из складов магазина может быть назначен складом поступления, а другой — складом продажи. Эти склады по умолчанию подставляются в документы при оформлении приходных и расходных операций. Склад поступления может совпадать со складом продажи.

В целях обособления учета товародвижения отделы единого торгового зала магазина могут быть представлены в конфигурации как отдельные склады с типом Торговый зал. В программе поддерживается полуавтоматическое распределение поступившего товара по отделам и складам хранения в соответствии с предварительными настройками. Для каждого магазина также могут быть определены правила формирования ассортимента и определения цены розничной продажи.

В программе учет товародвижения ведется раздельно по каждой организации торгового предприятия. Для организации определяется система налогообложения, общая или упрощенная, и, при необходимости, можно установить использование ЕНВД для отдельных складов.

Учет остатков денежных средств производится по местам хранения — кассовым узлам и операционным кассам магазина — также в разрезе организаций. В целях наиболее полного заполнения печатных форм документов предусмотрено ведение банковских счетов организации и действующих ответственных лиц.

Информация о номенклатуре

Справочник номенклатуры является центральным справочником торговой системы. Для каждой учетной позиции номенклатуры сохраняются данные об артикуле, производителе и стране происхождения товара, основной единице измерения и наборах упаковок, ставке НДС. Пользователь может ввести текстовое описание товара, сохранить его изображение.

Для разделения товаров с разным составом учетных параметров используется справочник Виды номенклатуры. Для каждого вида номенклатуры пользователь может назначить способ учета товарных остатков — по номенклатуре или с детализацией до характеристик номенклатуры, определить параметры учета серий товаров и дополнительные параметры учета.

Пользователь может также определить шаблон ценника или этикетки, характерный для данного вида номенклатуры, и произвольный список дополнительных реквизитов и сведений о товаре.

В программе ведется раздельный учет движения и продажи товаров, закупленных от поставщика, и наборов, собранных непосредственно в магазине. Список комплектующих набора хранится в учетной карточке. Непосредственно из карточки номенклатуры можно также просмотреть список поставщиков, поставляющих данный товар, назначенные на товар цены, перейти к отчету о движении товара.

Конфигурация хранит и распознает штриховые коды различных типов. Предоставлена возможность печати штрихкодов на ценниках и этикетках, поиска и подбора товара в табличные части документов с помощью специального оборудования.

Функциональностью программы предусмотрено централизованное введение и автоматическое распространение НСИ в периферийные базы магазинов во избежание дублирования записей. При использовании для автоматизации предприятия нескольких конфигураций предоставляется возможность ведения справочников системы в разных программах в соответствии с определенной концепцией совместного использования.

Источник

Журнал «Бюджет» №11, 2020. «Умное» цифровое управление: как эффективно работать с НСИ и другими данными

Коммерческий директор Компании БФТ

Наталья Зейтениди

Сегодня все чаще говорят о взрывном росте объемов генерируемых и получаемых данных. Региональные информационные системы полны сведений, номенклатура и объем которых постоянно увеличиваются. Это несет как определенные выгоды, так и трудности. Когда данных много, их нелегко структурировать, обрабатывать, сравнивать и анализировать, а иногда даже просто оперативно находить и извлекать. Из-за этого нерационально используется важный ресурс – время.

Выбрав правильный подход к управлению данными, а также удобные инструменты для работы с ними, можно в разы быстрее и эффективнее достигать поставленных целей и получать конкретный результат. Прийти к этому поможет цифровая трансформация управления, которая предполагает интеграцию процессов и данных, обмен данными между взаимосвязанными системами и непрерывное управление, позволяющее накапливать, анализировать данные и даже прогнозировать будущие ситуации.

Опираясь на принципы цифровизации, Компания БФТ разработала платформу «Цифровой регион» – комплексную многоуровневую систему для автоматизированного принятия управленческих решений и эффективного управления регионом на основе данных. В состав платформы входит ряд удобных цифровых инструментов, в том числе готовые IT-решения, которые позволяют хранить данные (нормативно-справочную информацию и другие наборы данных), систематизировать их и обеспечивать к ним оперативный доступ.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С НСИ

Основу информационного пространства ведомств и организаций региона составляет нормативно-справочная информация (НСИ). Она включает в себя реестры, справочники, классификаторы, кодификаторы и другие наборы данных – всю ту информацию, которая обеспечивает унификацию данных, используемых в повседневной деятельности.

При работе с НСИ особенно важно обеспечить централизованное ведение и распространение нормативно-справочной информации. Без этого будет сложно получить и сопоставить данные и отчеты из разных информационных систем, перевести процессы информационного взаимодействия полностью в электронный вид с обеспечением юридической значимости передаваемых сведений. А основная задача централизованного ведения НСИ – определить источники справочной информации и способы их получения.

Учесть указанные выше моменты позволит информационная система для централизованного распространения и согласованного изменения нормативно-справочной и реестровой информации на региональном и муниципальном уровнях. В продуктовой линейке Компании БФТ за это отвечает решение «БФТ.ЕНСИ».

В целевой схеме управления «БФТ.ЕНСИ» справочники и классификаторы загружаются в единую централизованную систему НСИ и распространяются по единым регламентам из одной точки. Через открытый программный интерфейс (API) осуществляется распространение НСИ в системы-потребители. Благодаря этому к ней могут быть подключены любые информационные системы региона. При этом выгружаться могут как полные версии справочников, так и отдельные сведения, например, только изменения или данные по запросам системы-потребителя.

Стоит отметить, что управление НСИ может быть организовано как в автоматическом режиме работы, так и по заявкам, когда создание и изменение нормативно-справочной информации осуществляется операторам и экспертами НСИ.

В состав «БФТ.ЕНСИ» входят подсистемы, предоставляющие ЕГРЮЛ/ЕГРИП, классификаторы бюджетного процесса, банковские классификаторы, сведения из ФИАС, общероссийские классификаторы. Перечень подсистем может быть расширен при необходимости.

В числе возможностей централизованной системы управления НСИ:

«БФТ.ЕНСИ» не только обеспечивает поддержку актуальных копий федеральных справочников для использования региональными информационными системами, но и дополняет федеральные справочники необходимыми для региональных систем реквизитами. В случае, когда данные имеют несколько источников, информация пройдет проверку в системе «БФТ.ЕНСИ», дедупликацию и обогащение, а также будет приведена к единой форме. Таким образом, формируется «золотая запись», которая позволяет создавать и поддерживать достоверные, актуальные и непротиворечивые данные.

ЦИФРОВОЕ ХРАНИЛИЩЕ ДОКУМЕНТОВ

Удобное хранилище электронных документов – необходимый инструмент при работе с данными на всех уровнях управления. Цифровой формат во многом упрощает задачи и позволяет организовывать процессы централизованно. Компания БФТ предлагает для этого решение «БФТ.е-Архив». Его инструменты позволяют организовать удобную схему работы с документами. Становится возможным:

В итоге решение позволяет создать на региональном или муниципальном уровнях хранилище электронных документов, хранить документы и отчетность как из систем линейки БФТ, так и других информационных систем, осуществлять поиск и предоставление документов и файлов-вложений из разных систем за многолетний период из единой точки доступа.

Также «БФТ.е-Архив» обеспечивает уникальность и однозначность версий электронных документов и вложений для взаимодействующих систем, однократное размещение и многократное использование вложений документов несколькими системами.

С внешними системами взаимодействие осуществляется через открытый API. «БФТ.е-Архив» позволяет хранить историю изменений состава вложений документов в карточках системы, снижать совокупный объем дискового пространства взаимодействующих систем. Хранилище электронных документов можно использовать как отдельную подсистему для хранения и просмотра вложений документов во взаимодействующих системах.

ЭКОСИСТЕМА ПЛАТФОРМЫ «ЦИФРОВОЙ РЕГИОН»

Решения «БФТ.ЕНСИ» и «БФТ.е-Архив» совместно с другими элементами платформы «Цифровой регион» создают единое пространство данных в регионе. Важно, что внедрение этого комплекса инструментов позволяет учитывать основные принципы построения цифрового региона, такие как обработка больших объемов данных в режиме реального времени, датацентричность, интеграция систем для эффективного информационного взаимодействия, открытый цифровой диалог с населением, применение автоматизированных технологий принятия решений.

Помимо описанных выше систем в состав платформы «Цифровой регион» входят также IT-решения для организации многомерной аналитики и отчетности («БФТ.Хранилище»), межсистемного взаимодействия («БФТ.ПИВ»), мониторинга и контроля (порталы «БФТ.Регион Онлайн», «БФТ.Нацпроекты»), а также сервисы для взаимодействия государства с гражданами и бизнесом (порталы «БФТ.Бюджет для граждан» и «БФТ.Решаем вместе»). В итоге пользователи получают целый комплекс цифровых инструментов, которые бесшовно интегрированы друг с другом и позволяют работать с данными автоматически и централизованно.

Возможно выбрать и внедрить отдельные элементы платформы «Цифровой регион» для решения конкретных поставленных задач, будь то организация хранилища электронных документов, систематизированная работа с НСИ или другие важные направления. Однако именно комплексный подход и интеграция используемых в работе сервисов позволят прийти к «умному» цифровому управлению регионом.

Источник

Реструктуризация нормативно-справочной информации

От качества нормативно-справочной информации непосредственно зависит эффективность материально-технического обеспечения бизнеса, чувствительного к потерям из-за недостоверных данных. Однако, нормализация больших массивов данных — задача нетривиальная.

Без выполнения работ по нормативно-справочной информации нельзя обеспечить эффективную трансформацию материально-технического обеспечения компании, снизить запасы, сократить неликвиды и увеличить оборачиваемость ресурсов. Тиражируемая система для нормализации основных данных KPMG Normalization System for Master Data позволяет адаптироваться к используемым на предприятиях программным платформам и системам ERP, учитывать особенности организации бизнеса и ускорить нормализацию за счет исключения рутинных операций.

В начале 2000-х годов для решения задач по управлению нормативно-справочной информацией (НСИ) сформировался отдельный класс информационных систем — Master Data Management (MDM) (управление основными данными), ставший основой для построения других корпоративных информационных систем [1, 2]. Системы управления НСИ, как правило, реализуются компаниями в рамках отдельных проектов, однако сегодня наметилась тенденция включать работы по НСИ в проекты трансформации бизнеса: финансовой деятельности, оперативного планирования производства, материально-технического обеспечения и т. п. Для проектов трансформации МТО ключевыми являются справочники номенклатуры и в целом НСИ по материально-техническим ресурсам — НСИ по МТР, включая классификаторы МТР, вспомогательные справочники и таблицы (единицы измерений, группы материалов, свойства, значения свойств МТР и др.). Заказчики таких проектов, крупные промышленные холдинги, как правило, поддерживают развитие и реорганизацию НСИ по МТР в рамках проектов трансформации МТО. Без эффективного управления НСИ нельзя решить задачи повышения эффективности МТО.

Реализация проектов по реструктуризации НСИ в рамках проектов трансформации МТО отличается от самостоятельных комплексных проектов по НСИ (см. таблицу).

Как видно из таблицы, помимо обычных задач, решаемых в проектах управления НСИ, в проектах трансформации МТО перед НСИ ставятся и другие, более специализированные задачи, направленные на углубленное решение прикладных вопросов повышения эффективности МТО:

Практика

Рис. 1. Потери из-за низкого качества справочника МТР

Низкое качество НСИ по материально-техническим ресурсам приводит к производственным потерям, и сегодня на крупных предприятиях имеются большие резервные возможности для повышения качества НСИ (рис. 1):

Работы (рис. 2) по реструктуризации НСИ по МТР в рамках проектов трансформации НСИ направлены на устранение причин, порождающих низкое качество НСИ.

Рис. 2. Причины снижения качества НСИ и работы по их устранению

Переработка корпоративного классификатора МТР

Неверная организация классификатора может стать источником постоянного дублирования в справочнике МТР, поэтому при разработке классификатора крайне важно обеспечить однозначность классификационных группировок (классов классификатора), что позволит исключить отнесение одной и той же номенклатуры к разным классам классификатора МТР. Вместе с тем в корпоративных классификаторах встречаются такие классы продукции, как «запчасти импортные», «оборудование импортное», «запчасти отечественного производства», «оборудование отечественного производства», «оборудование до 40 тыс.» и пр., что вызывает неоднозначность при классификации вновь создаваемых МТР и приводит к дублированию записей, так как на этапе создания записи в справочнике МТР еще нельзя однозначно определить, какая (импортная или отечественная) продукция будет закуплена и по какой цене. Ситуация осложняется еще и тем, что при размещении классификатора МТР в ERP-системе зачастую к нему привязывают такие сущности, как группы материалов, классы оценки, налоговые коды, а также группы закупок, разделительные ведомости, сроки поставки и др. Ясно, что переработка классификатора в такой ситуации затрагивает многие процессы в ERP-системе и влияет на работу многих служб компании. При создании классификаторов разработчики стремятся объединять номенклатурные позиции по их потребительскому назначению и технологическим характеристикам, но нередко оказывается, что номенклатура, которую предполагается объединить в один класс, может использоваться как для основного вида деятельности компании, так и для вспомогательного, а от этого параметра зависят налоговые коды, устанавливаемые на класс продукции в целом. Например, по сложившейся практике, с оконечными классами классификатора однозначно сопоставляют классы оценки: 1001 — сырье и расходные материалы; 1005 — запасные части; 1009 — инвентарь и хозяйственные принадлежности; 0840 — оборудование и др. Такое однозначное соответствие может вступать в противоречие с делением номенклатуры по потребительскому назначению, поэтому требуется поиск компромиссного решения.

Создание классификатора — это совместная работа всех заинтересованных подразделений компании, невозможная без компромиссов, позволяющих увязать требования различных процессов: бюджетирования, бухгалтерского и налогового учета, закупок и др. Пример такого решения — внедрение в классификатор МТР в SAP ERP признака «вариативность» для некоторых классов оценки. Этот признак, установленный в классе продукции, указывает на то, что окончательно класс оценки будет определен не в справочнике (в основной записи материала), а в операции с МТР (в заказе на поставку) в соответствии с учетной политикой компании — исходя из цены поставщика и транспортно-заготовительных расходов. В этом случае атрибут «класс оценки» имеет значение по умолчанию, которое может быть изменено.

Шаблоны описания продукции

Для оконечных классов корпоративного классификатора МТР разрабатываются шаблоны описания продукции, предназначенные для унификации и устранения ошибок в описании МТР. Их использование обеспечивает поиск по техническим характеристикам, автоматическое выявление дублей, а также нахождение аналогов по характеристикам, которые отмечены в шаблоне как независимые от производителя. На рис. 3 приведен пример шаблона.

Рис. 3. Пример шаблона для описания номенклатуры в классе продукции

Разработка шаблонов связана с одновременной доработкой классификатора, и здесь приходится соблюдать баланс между укрупнением и дроблением классов. В идеале класс, для которого разрабатывается шаблон, должен содержать полностью однотипную продукцию, для которой обязательны для заполнения все указанные в шаблоне свойства, и при этом автоматическая сборка должна сформировать наименование, однозначно идентифицирующее номенклатурную позицию. Однако классов тогда получится очень много и классификатор станет неоправданно детальным. Другая крайность — объединение в классы достаточно разнообразной номенклатуры, что приведет к появлению в шаблоне лишь одного обязательного признака «Вид продукции». В такой ситуации невозможно автоматически отследить заполнение необязательных признаков для корректного описания МТР и контроль остается за Cлужбой ведения НСИ и другими участниками процесса согласования создания/изменения записей. Как всегда, для каждого класса продукции нужно найти баланс между детализацией и укрупнением в зависимости от контента справочника МТР. Следующий шаг на пути к решению этой задачи — внедрение в шаблоны механизма зависимостей, когда при некоторых значениях одного свойства другие свойства становятся обязательными/необязательными/неприменимыми и получают определенные ограничения на допустимые значения.

Внедрение шаблонов и описаний МТР по шаблонам в автоматизированные системы, в которых ведутся справочники МТР, позволяет существенно повысить качество данных в справочнике благодаря контролю заполнения обязательных параметров номенклатуры, автоматическому формированию наименований, автоматизации поиска дублей и аналогов.

Система нормализации

С помощью шаблонов выполняется нормализация справочника МТР: устраняются ошибки, выявляются неполно и некорректно описанные позиции, неактуальные записи, исключаются дубли, добавляется недостающая информация, унифицируются описания данных в справочнике. Для выполнения этих работ в KPMG используется программный продукт «Система КПМГ для нормализации основных данных» (KPMG Normalization System for Master Data), представляющий собой веб-приложение с ядром на Java и позволяющий поддерживать единую среду взаимодействия всех участников процесса нормализации: экспертов НСИ; главного эксперта — модератора, руководителя команды экспертов; заказчиков, принимающих работу в отношении закрепленных за ними классов номенклатуры, и администратора системы.

В состав системы входят модули:

Выполнение нормализации больших массивов данных невозможно без автоматизации, поскольку требует, с одной стороны, распределения работ для их параллельного выполнения, а с другой — обеспечения единой среды взаимодействия для поддержки единых правил и подходов к выполнению работ. Использование системы нормализации основных данных позволяет втрое увеличить скорость выполнения работ и существенно сократить трудозатраты.

Система развивается в направлении обеспечения автоматической нормализации — создания интеллектуального нормализатора, позволяющего с помощью технологий искусственного интеллекта увеличить скорость нормализации за счет исключения рутинных операций.

Сотрудничество и внедрение

В проектах НСИ имеется ряд специфических работ по согласованию с заказчиком классификатора, шаблонов и результатов нормализации, включая уточнение неполно описанных и некорректных записей, согласование выявленных дублей и аналогов. Для выполнения этих работ обязательно требуется привлечение специалистов заказчика, разбирающихся в разных классах закупаемой номенклатуры. Вклад специалистов заказчика в проекты по НСИ чрезвычайно важен для успеха.

Согласно практике компании KPMG, совместно с заказчиком готовится регламент взаимодействия всех участников процесса нормализации, в котором фиксируются направления взаимодействия, ответственные специалисты, порядок взаимодействия, ограничения на продолжительность подготовки ответов на запросы исполнителя нормализации. Отдельным организационно-распорядительным документом утверждается список владельцев и ответственных специалистов в разрезе классов классификатора МТР. Все это позволяет заказчику провести детальную и квалифицированную приемку нормализованных данных, которая начинается сразу после готовности первых нормализованных классов продукции и выполняется специалистами заказчика параллельно с ходом нормализации.

Все результаты работ по НСИ внедряются в автоматизированные системы ведения НСИ клиентов. Текущий опыт KPMG относится к внедрению доработок ведения НСИ в SAP ERP:

Главную роль в технической поддержке пользователей, особенно в начале внедрения, играет служба ведения НСИ заказчика, обрабатывающая основную массу вопросов пользователей.

Без выполнения работ по НСИ сегодня уже невозможно обеспечить эффективную трансформацию материально-технического обеспечения компании, снизить запасы, сократить неликвиды и увеличить оборачиваемость закупаемых МТР. Предлагаемые компанией KPMG система и контур работ могут тиражироваться и адаптироваться к используемым на предприятиях программным платформам и учитывать особенности организации бизнеса.

1. Алла Токарева, Алексей Доронькин. Интеграция данных для систем MDM // Открытые системы.СУБД.— 2012.— № 9. — С. 42–45. URL: www.osp.ru/os/2012/09/13032511 (дата обращения: 05.02.2020).

2. Токарева А.В. Эффективное управление нормативно-справочной информацией — важнейшая составляющая повышения эффективности управления компанией. Доклад на III Межотраслевой конференции «АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВА — 2012». URL: http://konf.x-pdf.ru/19mashinostroenie/620083-2-ooo-inteheko-sbornik-dokladov-katalog-iii-mezhotraslevoy-konferencii-avtomatizaciya-proizvodstva-2012-noveyshie-razrab.php (дата обращения: 05.02.2020).

Константин Рыбаков (krybakov@kpmg.ru) — руководитель, группа консультирования в области закупок и цепочек поставок, Алла Токарева (AllaTokareva@kpmg.ru) — руководитель направления НСИ, группа консультирования в области закупок и цепочек поставок KPMG (Москва). Статья подготовлена на основе материалов выступления на конференции «Качество данных — 2020».

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Источник