Что такое контейнер электронного документа

Особенности хранения документов в электронном архиве

Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Источник

Готовимся к жизни без шкафа: немного советов по организации хранения электронных документов

«Их еще и хранить надо?!» – часто удивляются знакомые бухгалтеры, которые только-только переходят на работу с электронными документами. Удивление понятно: для большинства компаний хранение электронной первички не представляет особой проблемы – она спокойно находится на серверах Synerdocs нужный срок. Но когда речь заходит о хранении других документов, с более длительным сроком, или о создании собственного электронного архива, – возникает множество вопросов.

В этой статье мы собрали несколько организационных моментов по хранению электронных документов, а также ссылки на необходимые нормативные акты, регулирующие данные вопросы.

Хранение счетов-фактур

Хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а конкретные требования по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В письме Минфина РФ от 13.01.2016 года №03-03-06/1/259 говорится, что в случае обмена счетами-фактурами в электронном виде участники обмена обеспечивают хранение всех установленных Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 года №50н документов, подписанных электронной подписью, а также сертификата ключа применявшейся электронной подписи в течение установленного срока хранения счетов-фактур.

Счета-фактуры, составленные в электронном виде, а также подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении счета-фактуры хранятся в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период. При этом распечатывать их не нужно. Проще всего хранить прямо в сервисе ЭДО, в котором вы работаете в данный момент.

Напомним, что минимальный срок хранения счетов-фактур как на бумажном носителе, так и в электронной форме – 4 года с окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления НДС и составления отчетности.

Длительное хранение

В первую очередь необходимо определить продолжительность хранения. Обратимся к Рекомендациям по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, разработанным Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД).

Электронные документы сроков хранения до 10 лет включительно находятся в информационной системе или файловом хранилище в том формате, в котором они были созданы. В архив организации они не передаются.

Электронные документы систематизируются в информационной системе в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело ведется в электронном виде. При включении заголовков электронных дел в номенклатуру индексы и заголовки составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе.

По окончании делопроизводственного года в итоговой записи номенклатуры дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного и временных сроков хранения.

Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архивного фонда организации. Они должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой дел, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив организации осуществляются в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах.

Что такое контейнер документа?

Электронный документ, переданный на длительное хранение, запаковывается в контейнер, который представляет собой zip-архив (сжатую zip-папку). В эту папку включаются:

Электронные документы – это не просто файл, это еще и служебная информация, сертификат ключа электронной подписи, ряд других данных, которые надо хранить вместе с документом. Бывают еще и приложения (например, график, список, смета, план и др.), являющиеся неотъемлемой частью документа, а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения, которые присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл.

Контейнеры электронных документов могут передаваться в архив организации на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах – основном и рабочем.

Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда пользования.

Хранение на носителях

Большинство компаний хранят документы в информационной системе или в специализированном файловом хранилище. Но многие архивы работают с обособленными материальными носителями цифровой информации, например, с оптическими дисками. Существуют специальные правила хранения электронных документов на физически обособленных материальных носителях для обеспечения их сохранности (их также можно найти в приведенных выше Рекомендациях). Наряду с этим существуют Рекомендации по выбору оптических дисков для хранения архивных документов.

Что еще?

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. Однако, это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Узнать о наиболее актуальных кейсах и методиках можно у операторов ЭДО, которые активно разрабатывают тему хранения. Например, Synerdocs в начале весны проводил вебинар «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов», материалы которого доступны для всех желающих. Основные вопросы, которые сегодня волнуют бизнес, связаны именно с механикой хранения.

В целом, для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы – в облаке или нет. Важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше. Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, и тем меньше будет нерешенных вопросов.

Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.

Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.

Источник

Как хранить юридически значимые электронные документы?

Переходя на электронный документооборот с контрагентами, организации нужно подумать о том, как в дальнейшем вести архив. На каких носителях хранить документы в электронном виде и как подтвердить их юридическую значимость?

В каком формате и на каких носителях хранить документы

В чем проблема?

Различные бухгалтерские, хозяйственные и кадровые документы организации должны хранить от несколько лет до нескольких десятилетий. Например, бухгалтерские первичные документы придется хранить пять лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности.

Электронный документ должен быть доступен для чтения и через несколько лет после создания. Проблема в том, что компьютерная техника и программное обеспечение устаревают, а у редакторов и ридеров появляются новые версии.

Велика вероятность, что документ, который создан несколько лет назад, невозможно будет прочитать из-за отсутствия нужного устройства или программы. Например, сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, хотя 10 лет назад это был распространенный носитель информации.

Хранить документ нужно в формате, в котором он был создан. Если поменять формат, электронная подпись не будет соответствовать документу. Соответственно, доказать его подлинность будет уже невозможно.

Как решить?

Решить эту проблему поможет периодическая перезапись информации с устаревших носителей на более современные. Что касается программного обеспечения, все крупные разработчики при разработке новых версий своих продуктов поддерживают форматы предыдущих версий.

Если обмен велся через сервис оператора ЭДО, то документы будут доступны в любой момент. Крупные операторы бессрочно хранят документы в «облаке» и позволяют просматривать их, выгружать и получать данные о сертификате электронной подписи (ЭЦП), с помощью которого они были подписаны. Нужен только доступ в интернет.

Как подтвердить юридическую значимость документов

В чем проблема?

Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего документ, и защищает документа от изменений после подписания. Но сертификат электронной подписи имеет срок действия — максимум 15 месяцев, а подтвердить действительность электронной подписи может потребоваться через несколько лет.

Как решить?

Эту проблему решает сервис метки времени, который предлагают удостоверяющие центры и некоторые информационные системы. К электронной подписи в момент ее создания добавляется дополнительный атрибут — штамп, или метка времени.

Также сервис прикрепляет к подписанному документу список отозванных на этот момент сертификатов. Подписывая список электронной подписью, сервис подтверждает, что подпись является действительной на момент подписания.

Подлинность подписи в этом случае можно будет подтвердить и после окончания срока действия самого сертификата. Электронная подпись с меткой времени называется усовершенствованной. Такая подпись не только упрощает архивное хранение электронных документов, но и является условием для электронного документооборота с информационными системами некоторых государственных служб (например, ГИС ГМП, ФТС) и электронными торговыми площадками (Фабрикант, ТЭК-Торг).

Источник

7 вопросов о долговременном хранении электронных документов

Делопроизводители сегодня хорошо разбираются в системах электронного документооборота. Многие понимают, как важно организовать современное хранение документов. Однако разобраться в теме иногда бывает непросто. Отвечаем на самые популярные вопросы.

Делопроизводители сегодня хорошо разбираются в системах электронного документооборота. При этом многие понимают, как важно организовать современное хранение документов и как это сделать правильно. Однако разобраться в теме иногда бывает непросто. Ответы на 7 самых популярных вопросов о долговременном архиве электронных документов — далее.

Организовать хранение электронных документов (ЭД) можно по-разному. Например, передавать их в архив на обособленных носителях информации — использовать для этого оптические диски. Второй вариант — создать информационную систему архива организации.

Как строится работа с такой системой, что нужно знать делопроизводителю? Все ответы будут позже, а пока давайте начнём с важных терминов.

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела в своих Рекомендациях по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (Рекомендации ВНИИДАД) даёт определения:

· единица учёта электронных документов — электронный документ, зарегистрированный в информационной системе организации и включенный в состав электронного дела;

· единица хранения электронных документов — контейнер электронного документа.

1. Контейнер электронного документа. Для чего он нужен?

Читаем Рекомендации ВНИИДАД:

«Электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив организации в виде контейнеров, обеспечивающих целостность электронных документов».

Электронные документы создаются, согласуются и подписываются в информационных системах организаций. При этом они «обрастают» дополнительной информацией, называемой метаданными. В результате кроме самого документа в системе хранятся его реквизиты, электронные подписи, история согласования и другая полезная информация.

Когда ЭД передают на архивное хранение, недостаточно просто выгрузить тело документа (например, файл в формате MS Word). Нужно собрать и передать информацию, которая в дальнейшем позволит обеспечить его юридическую значимость, читабельность, да и просто возможность поиска. Но мало того, что информацию нужно собрать, её нужно куда-то «положить». Для этой цели был придуман контейнер.

2. Что представляет собой контейнер?

«Контейнер электронного документа — упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные».

Как отмечалось выше, электронный документ (в отличие от бумажного) не является «единым» объектом. Он включает в себя:

● непосредственно информацию о факте конкретной хозяйственной деятельности в исходном формате системы, в которой создали этот документ;

● метаданные, которые появляются в информационной системе в процессе работы с ним.

Состав метаданных зависит от вида документа и определяется самой организацией. Например, в зависимости от предполагаемых вариантов поиска ЭД в архивной системе.

Для воспроизводимости электронных документов в виде, понятном человеку на протяжении всего срока его хранения, рекомендуют использовать специальные форматы. Например, для текстовых — PDF/A.

При формировании контейнера должно выполняться преобразование формата. Правильнее, когда это делает система-источник, где «родился» документ, так как она умеет работать с исходным форматом и отвечает за преобразование в человекочитаемый вид.

Формат архивного хранения (PDF/A) в контейнере обязателен для документов длительного (более 10 лет) и постоянного срока хранения. Для ЭД со сроком хранения до 10 лет риск устаревания формата значительно ниже. Но при этом нужно учитывать, что:

● есть риски, связанные, например, с изменением срока хранения документа, а точнее с необходимостью его увеличить;

● в любом случае нужно обеспечить возможность просмотра ЭД.

Эти особенности определяют требования к контейнеру по Рекомендациям ВНИИДАД. Также в него могут быть включены другие файлы. Это могут быть файлы приложений, которые являются неотъемлемой частью документа и листы согласования.

Таким образом, контейнер электронного документа представляет собой ZIP-архив с набором файлов и позволяет обеспечить хранение ЭД отдельно от информационной системы, в которой его создали.

3. Как организовать формирование электронных дел?

Сделать это можно двумя способами:

● в информационных системах, являющихся источниками электронных документов;

● в архивной системе.

Независимо от того, какой вариант вы выберете, нужно предусмотреть в номенклатуре дел организации возможность их формирования в электронном виде.

ВНИИДАД предлагает выделять электронные дела. Но при этом правила такие же, как для документов на бумажных носителях — никаких особенностей на этот случай нет.

«При включении заголовков электронных дел в номенклатуру дел индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе».

Но особенности есть. Системы-источники генерируют для передачи в архив большое число документов. Поэтому для автоматического формирования дел необходимы четкие критерии.

При разработке номенклатуры дел нужно:

1. Учесть, какое подразделение будет являться владельцем дела (несколько владельцев у дела быть не может — см. следующий вопрос).

2. Сопоставить дела и виды документов, используемые в организации.

3. Выделить критерии для автоматического отнесения ЭД к делам (в качестве таких критериев могут использоваться подразделение-владелец документа, его вид и дата).

Так формируются электронные дела

4. Можно ли списать электронный документ в несколько дел?

При работе с бумажным оригиналом каждое заинтересованное подразделение может сделать копию и списать её в своё дело. А электронный документ в системе один, копия не имеет смысла.

Если возникает желание списать его в несколько дел, то важно понимать последствия:

● появляется несколько «владельцев» ЭД;

● для разных дел могут быть установлены свои сроки хранения.

Лучший вариант в данном случае — создать правила определения одного подразделения-владельца электронного документа и его отнесения к делу данного подразделения. Всем остальным заинтересованным подразделениям в архивной системе можно выдавать доступ к документу.

5. Как определить, когда можно передать документ на хранение из оперативной системы в архивную?

Обратимся к «Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Правила архивного фонда). Согласно документу, передача дел в архив организации идёт по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем организации.

Но при этом нельзя ставить знак равенства между передачей документа в архивную систему и его передачей в архив организации.

По логике в архивной системе может быть выделено несколько контуров хранения. Например, в решении «Долговременный архив», разработанном на базе системы Directum выделяется:

● оперативный контур — приём контейнеров ЭД и формирование электронных дел;

● контур временного хранения — для документов сроком хранения до 10 лет;

● контур длительного хранения — для документов сроком хранения более 10 лет.

Соответственно, требования Правил архивного фонда скорее относятся к передаче документов в контур длительного хранения архивной системы:

Основным критерием для передачи ЭД в архивную систему является завершение оперативной работы с ним. Для всех видов документов этот момент может наступать по-разному. Например, организационные распорядительные документы можно передавать после завершения их исполнения, а бухгалтерские — после закрытия отчётного периода.

Таким образом, для каждого вида документа нужно определить свои правила передачи на хранение в архивную систему:

При этом важно также учитывать особенности, которые накладываются архивной системой при работе с электронном документом. Например, после передачи ЭД в архивную систему в системе-источнике он не должен изменяться. Или после принятия документа на хранение «вернуть» его обратно в систему-источник нельзя. Также можно ограничить доступ пользователей к оригиналам, переданным в архив.

6. Предоставление электронных документов из архива. Что и в каком виде предоставлять?

Документы передают в архив не только для обеспечения их сохранности, но и чтобы при необходимости получить информацию из них. В случае с бумажными экземплярами предоставляются копии, справки, выписки. Реже это может быть оригинал документа, хранящийся в деле.

По похожему принципу можно построить работу в архивной системе. Так же делаются справки и выписки, только делопроизводитель использует электронные документы, а поиск проще, быстрее и больше возможностей.

Чтобы предоставить электронный документ из архивной системы, можно выдать доступ для просмотра файла в человекочитаемом виде из контейнера ЭД.

Также можно предоставить электронный документ за рамками архивной системы. Есть два варианта:

● в виде бумажной копии — распечатать и заверить её работником архива;

● выгрузить контейнер электронного документа (или его части, например, файлов ЭД и электронной подписи) и передать его на физически обособленном носителе, хотя можно и онлайн.

Важно: сам контейнер ЭД продолжает храниться в архивной системе — выгружается лишь его копия. Её верность подтверждается отсоединённой электронной подписью архива организации (см. Рекомендации ВНИИДАД). При этом контроль за предоставлением электронного документа можно автоматизировать.

7. Как контролировать сроки хранения и уничтожения электронного документа?

Внедрение архивной системы поможет автоматизировать контроль сроков хранения и уничтожения ЭД в архиве. И при правильной организации номенклатуры дел эти процессы выглядят так же, как в случае с бумажными документами.

Сроки хранения и уничтожения ЭД контролируются в разрезе электронных дел. Участие человека необходимо на этапе экспертизы ценности документов и принятия решения. При этом архивная система может помочь делопроизводителю — предоставить ему аналитическую информацию, например, о востребованности документа.

Есть одна техническая и важная особенность уничтожения ЭД. Для восстановления данных на случай сбоев при эксплуатации архивной системы создаются резервные копии. Чтобы при восстановлении информации не было проблем, когда уничтоженный документ «восстает из пепла», резервное копирование должно учитывать бизнес-процессы архивной системы. В этом делопроизводителям/архивистам помогут ИТ-специалисты организации.

Построение электронных архивов для долгосрочного хранения — обязательное условие, если вы планируете перейти на полностью электронный документооборот. Иначе ваши электронные документы так и останутся «приложением» к бумаге. Она уже становится анахронизмом и тяжёлым камнем для бизнеса, затрудняющим цифровой скачок в развитии. Рекомендуем изучить кейсы внедрения долговременных архивов — они демонстрируют положительный опыт, за которым можно и нужно следовать уже сейчас.

Источник