В системе менеджмента в чем состоит главное предназначение контроля
Менеджмент
Контроль в менеджменте
Сущность и содержание контроля
Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того момента, как они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль является неотъемлемым элементом любой организации.
Контроль должен обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и создавать предпосылки для внесения корректив, запланированных в показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации. Поэтому контроль является одним из главных инструментов в выработке политики принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование организации и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в оперативном руководстве.
Контроль – это одна из важнейших функций менеджмента. Цель контроля состоит не в том, чтобы поймать, уличить или схватить. Главное, что включает в себя функция контроля – это оказать помощь работникам в достижении поставленной цели или результата.
Контроль в условиях рыночных отношений, когда требуется раскрытие всех ресурсов работников, выступает в качестве инструмента управления и мотиватора высокой производительности труда. Ответственными за контроль являются непосредственные начальники. Процедура контроля выстраивается по цепочке подчинения (от старшего к младшему).
Функция контроля входит в круг обязанностей руководителя не подлежащих делегированию, т.е. передачи другим лицам. Контроль представляет собой функцию менеджмента, а следовательно, проявляется как непрерывный процесс управления. В связи с этим, любой руководитель должен сделать так, чтобы работники воспринимали процедуру контроля как само собой разумеющееся действия, не имеющие ни начала, ни конца. Функция контроля направлена на выявление отклонения в производственном процессе и своевременное их отклонение.
Контроль – это искусство управления и менеджер не может научиться ему только теоретически он должен практически пройти через него.
Кроме того, система контроля оказывает сильное влияние на поведение людей при соблюдении следующих требований:
Основные виды контроля
Выделяют три основных вида контроля:
Эти виды контроля схожи по форме осуществления, т.к. они имеют одну и ту же цель – способствовать тому, чтобы фактически достигнутые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются эти виды контроля только методом осуществления.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. В организации предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальный и финансовым ресурсам.
Текущий контроль – осуществляется в ходе проведения работ подчинёнными их непосредственным начальником. Этот вид контроля не проводится одновременно с выполнением самой работы. Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения этапов работы направленной на достижение желаемых успехов.
Заключительный контроль – проводится после завершения работ, и данный вид контроля имеет две важные функции:
Процесс контроля
К структурным методам разрешения конфликтов относятся следующие:
Контроль как функция менеджмента
• Надзор — регулярные проверки выполнения каких-либо правил, законов, приказов
• Допинг-контроль — проверку, направленную на выявление применения спортсменом допинга
• Финансовый контроль — совокупность действий и операций по проверке финансовых и связанных с ними вопросов деятельности субъектов
• Наблюдение — постоянные или периодические измерения каких-либо свойств объекта
• Неразрушающий контроль — наблюдение свойств и параметров объекта, при котором не должна быть нарушена пригодность объекта к использованию и эксплуатации
• Управление — действия, направляющие действия других людей или объектов
• Автоматику — управление каким-либо устройством без непосредственного участия человека
• Круиз-контроль — устройство, поддерживающее постоянную скорость автомобиля
Содержание
Контроль как основная функция менеджмента
В менеджменте контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей (См. Целеполагание). Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий(См. Организация как функция менеджмента, Коммуникации как функция менеджмента, Планирование как функция менеджмента, Мотивация как функция менеджмента).
Существует три аспекта управленческого контроля:
• установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;
• измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;
• подготовка необходимых корректирующих действий;
Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.
Основные виды контроля для менеджмента
• предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);
• текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;
• заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.
Технология контроля
При наличии индивидуальных аспектов и в соответствии с моментом технология контроля осуществляется по следующей схеме: • выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);
• определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);
• установление норм контроля (этические, производственные, правовые);
• выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный);
• определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).
Discovered
О финансах и не только…
Система и процесс контроля в менеджменте
Контроль — это обязательная функция менеджмента, которая является заключительной стадией управленческого процесса и играет роль связующего звена между управляющей и управляемой системами.
Контроль — многоаспектное понятие. Если абстрагироваться от конкретной сферы контроля, то суть его заключается в замерах и анализе прохождения и осуществления определенных операций, связанных с реализацией планов и программ, использовании получаемой информации для корректирующих действий.
В менеджменте контроль можно определить как процесс наблюдения за тем, как предприятие движется к намеченной цели, и корректировки отклонений от принятого курса в случае необходимости.
Контроль в менеджменте: понятие и сущность
Контроль в менеджменте — это управленческая функция, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.
Выделяют два основных направления контроля:
В функцию контроля входят:
Основными инструментами контроля являются:
В общем процессе управления контроль — это элемент обратной связи.
Побудительные мотивы контроля:
Контроль, как управленческая деятельность, должен отвечать таким требованиям:
Виды контроля
По времени проведения контроля различают:
Предварительный контроль предшествует активной деятельности организации. Это организационный процесс, задача которого — проверка готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и других элементов к работе. При планировании организации необходимо осуществлять предварительный контроль.
Этот вид контроля применяют в отношении:
Текущий контроль осуществляется через систему обратной связи, который:
Текущий контроль осуществляется в форме стратегического и оперативного контроля.
Стратегический контроль имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и ведется по количественным и качественным показателям. Этот контроль сводится к сбору, обработке, оценке информации.
Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность.
Заключительный контроль связан с оценкой выполнения организацией своих планов и составлением новых планов. Он предполагает всесторонний анализ конкретных результатов деятельности за прошедший период, а также сильных и слабых сторон организации.
В зависимости от содержания и сферы осуществления выделяют такие виды контроля:
В зависимости от источника использования информации:
В зависимости от степени охвата объекта контроля:
Этапы процесса контроля
Контроль в менеджменте состоит из следующих этапов:
Характеристики эффективности контроля:
Для обеспечения эффективности контроля необходимо:
Основные характеристики эффективной системы контроля
Цель системы контроля — это повышение вероятности достижения организационных целей и стандартов.
Основные системы контроля:
Системы контроля имеют тенденцию меняться в зависимости от степени их использования на различных уровнях управления. Системы контроля акцентируют внимание на различных вопросах: от времени проведения контроля (до, во время или после процесса производства продукции) до важности контроля.
Система контроля на предприятии направлена на:
Контроль в системе менеджмента
Контроль является функцией обратной связи в процессе управления. Посредством контроля проверяется выполнение принятых плановых решений и оцениваются их последствия. Контроль — это наблюдение и регулирование процессов и деятельности людей в организации для достижения запланированных целей. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными. Важной особенностью контроля, которую следует учитывать в первую очередь, является то, что контроль должен быть всеобъемлющим. Менеджер должен осуществлять его как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей.
Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Нельзя рассматривать планирование, организацию и мотивацию в отрыве от контроля.
Все они являются составными частями общей системы контроля в организации.
Цель контроля — обеспечить менеджеров информацией для оценки выполнения запланированных показателей деятельности организации и соответствия разработанным планам в определённый период времени. Контроль помогает организации приспособиться к меняющимся условиям, сокращает накапливающиеся ошибки. Поэтому важным аспектом управленческого контроля является разработка системы отчётности, проверки этой отчётности и её анализ по результатам деятельности организации в целом и отдельных её подразделений, в связи с чем в основе контроля лежит организация системы учёта и отчётности.
Основными объектами внутриорганизационного контроля являются важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния, промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономической эффективности, качество, величина запасов, потери, имидж, сохранение коммерческой тайны и др. Таким образом, контроль в организации может быть сфокусирован на нескольких областях её функционирования. Существуют два критерия определения этих областей: ресурс и уровень. Управление, а значит, и контроль включают в себя распределение и комбинирование следующих основных ресурсов организации: материальных, человеческих, финансовых и информационных (рис. 73).
Контроль материальных ресурсов включает контроль запасов сырья, материалов, незавершенного производства и готовой продукции на складе организации и в торговле. Эти запасы не должны быть чрезмерными, чтобы минимизировать потери от роста издержек на хранение, страхование, порчи и воровства, а также от омертвления части капитала фирмы, которая могла быть помещена в прибыльные ценные бумаги.
Однако запасы должны быть достаточными, чтобы обеспечить непрерывность производства и реализации продукции. Кроме того, контроль материальных ресурсов включает контроль качества продукции и технических характеристик оборудования.
Контроль человеческих ресурсов включает оценку и контроль качества отбора, распределения работников в организации, их подготовку и развитие, оценку деятельности и ее результатов, уровни вознаграждения персонала и его справедливость.
Контроль информационных ресурсов включает маркетинговые прогнозы и прогнозы продаж, производственные планы, анализ внешней среды, экономические прогнозы и паблик рилейшнз.
Финансовые ресурсы находятся в центре рисунка, так как все перечисленные ресурсы имеют стоимостную оценку, в связи, с чем финансовые ресурсы взаимосвязаны с контролем за ними. Финансовые ресурсы — это денежные средства организации, которые формируются при её образовании и пополняются в результате производственно-хозяйственной деятельности за счёт реализации товаров и услуг, выбывшего имущества, а также путём привлечения внешних источников финансирования. Они обеспечивают движение и использование всех других ресурсов в организации. Финансовых ресурсов должно быть достаточно, чтобы обеспечить текущее функционирование и устойчивое развитие организации в долгосрочной перспективе.
Финансовый контроль основан на получении от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчётности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. Такими показателями являются: уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платёжеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется как по производственным отделениям, так и по фирме в целом.
Уровневый подход к классификации контроля выделяет три вида контроля: производственный, организационный и стратегический.
Производственный (операционный) контроль фокусируется на одной или нескольких производственных системах в организации. Контроль качества — один из видов производственного контроля.
Организационный контроль связан с функционированием организации в целом. Он регулирует её деятельность в соответствии с целями, планами и нормативными показателями.
Стратегический контроль отслеживает процесс адаптации организации к внешней среде, поддерживает баланс в системе: «организация — среда» и способствует достижению миссии и стратегических целей организации. Он сфокусирован на четырёх элементах осуществления стратегии, представленных в теме 6.
Независимо от типа и количества контрольных систем, необходимых организации, существует четыре основных этапа любого процесса контроля (рис. 74).
Первый этап в контрольном процессе — установление стандартов. Стандарт — это эталон, норма, требование, контрольная цифра, с которыми сравниваются результаты деятельности людей в организации и организации в целом.
Они должны разрабатываться на основе целей и задач организации. В более широком понимании стандарты отражают организационную стратегию.
Второй этап в процессе контроля — измерение фактических результатов деятельности контролируемого объекта. На этом этапе необходимо определить качественные и количественные методы измерения, для этого необходимо выбрать единицу, соответствующую виду деятельности, которая подвергается контролю. Причем такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт (если прибыль, то в рублях или в процентах). Данная проблема является сложной, так как результаты некоторых видов деятельности, например управленческой, не поддаются непосредственному измерению.
Третий этап — сравнение фактических результатов и стандартов, разработанных на первом этапе. Достигнутые результаты могут превышать, быть ниже или соответствовать разработанным стандартам. Прежде чем предпринимать корректирующие действия, необходимо решить, какое расхождение со стандартами допустимо, а какое требует устранения.
Заключительный этап в контролирующем процессе — оценка результатов и осуществление корректирующих действий. На этом этапе руководствуются сравнением, сделанным на предыдущем этапе. После оценки возможны три варианта действий:
1. Поддержание существующего положения, когда достигнутые показатели соответствуют стандартам или отклонение от них допустимо.
2. Исправление отклонения фактических результатов от стандарта.
3. Изменение стандартов, которые могут быть либо слишком высокими, либо слишком низкими.
Чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо доводить до сведения соответствующих работников установленные стандарты и достигнутые результаты. Эта информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных работников в том виде, который позволяет принять нужные решения и действия.
Формами производственного контроля являются предварительный контроль, текущий и заключительный контроль (рис. 75).
Предварительный контроль отслеживает качество и количество ресурсов на входе в организацию, перед тем, как они станут частью производственной системы. Его задача состоит в проверке готовности организации, её персонала, производственного аппарата, системы управления к работе.
Текущий контроль осуществляется в течение процесса преобразования ресурсов, которые организация имеет на входе в продукты, которые она имеет на выходе. Объектом такого контроля является эффективность использования имеющихся ресурсов с точки зрения достижения организацией конечных целей.
Он ведётся по таким показателям, как уровень производительности труда, внедрение и использование достижений научно-технического прогресса, новых методов работы, технологий. Кроме того, контролируется выполнение производственных планов, заданий, основной работы персонала. Объектами здесь являются: оперативная подготовка производства, движение изделий в рамках технологического процесса (соблюдение последовательности и сроков выполнения операций, загрузка оборудования, наличие запасов на межцеховых складах, выполнение плана по номенклатуре и отгрузке продукции), уровень текущих затрат, дисциплина и т.д. На уровне отдельных операций осуществляется операционный контроль (точности их выполнения, качества изделий).
Заключительный контроль сфокусирован на выходах организации, здесь проверяются результаты деятельности организации после завершения производственного процесса. Заключительный контроль в основном не столь эффективен, как первые две формы контроля, так как осуществляется после того, как получен конечный результат. Однако он обеспечивает менеджеров важной информацией для будущего планирования и создает базу для вознаграждения работников.
Формами организационного контроля являются бюрократический и клановый (децентрализованный) контроль. Большинство организаций сочетает характеристики обеих форм контроля.
Бюрократический контроль характеризуется формальными, жёсткими, механическими структурными элементами. К ним относятся предписываемые правила, иерархия власти, письменная документация, инструкции, системы премирования и другие формальные механизмы воздействия на поведение работников организации и оценки достигнутых результатов (табл. 33).66
Клановый контроль основан на неформальных, органических структурных элементах. Это социальные ценности, традиции, нормы и доверие, способствующие формированию приверженности организационным целям. Сотрудники пользуются доверием менеджеров, которые уверены, что члены организации осознанно желают выполнять возложенные на них обязанности. Предполагается, что для выполнения рабочих заданий достаточно минимальных указаний и стандартов, а сотрудники могут участвовать в установлении нормативных показателей и проектировании системы контроля.
Стратегическая направленность контроля является одним из главных условий его эффективности. Контролироваться должны результаты организации по её стратегическим, главным направлениям на основе количественных оценок. Стратегическая направленность контроля отражает и поддерживает общие приоритеты развития организации, её долгосрочное выживание в изменяющейся среде, а не краткосрочные результаты деятельности.
| Элементы | Бюрократический контроль | Клановый контроль |
|---|---|---|
| Цель контроля | Исполнительность работников, их подчинение указаниям менеджеров | Формирование обязательств и ответственности работников за качественные результаты |
| Степень формализации | Строгие правила, жесткая иерархия, формальный контроль | Групповые нормы, организационная культура, самоконтроль, социализация |
| Ожидаемые результаты | Направлен на минимально приемлемый уровень выполнения работы (результатов) | Направлен на достижение повышенных по сравнению с минимально приемлемыми результатами |
| Организационная структура | Высокая структура, централизация, влияние сверху вниз | Плоская структура, децентрализация, разделение влияния, взаимовлияние |
| Система вознаграждений | Базируется на индивидуальном вознаграждении за выполнение рабочих заданий | Основана на групповом вознаграждении |
| Участие в управлении | Ограниченное и формальное | Неформальное и широкое, включая контроль качества, дизайн систем, организационное руководство |
В системе управления контроль выполняет следующие функции:
Характеристики эффективного контроля:
Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые преимущества, то организации необходимо изменить систему контроля или вести менее тщательный контроль.
Типичные ошибки контроля представлены на рис. 76.
При разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей, так как отрицательные последствия контроля являются побочным результатом его влияния на поведение людей.
Выделяют следующие поведенческие аспекты контроля:
• поведение, ориентированное на контроль — формируется в связи с тем, что сотрудники знают, что их ошибки и успехи в тех областях, где руководство установило стандарты и последовательно выполняет процедуру контроля, служат основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому подчиненные делают то, что начальство хочет видеть при проверке, то есть они заостряют внимание на тех областях, где проводится контроль и пренебрегают обязанностями, где его нет;
• получение недостоверной информации. Является следствием того, что контроль может побуждать людей выдавать организации непригодную информацию. Проблема состоит в том, что контролёры не знают, сколько и каких ресурсов надо затратить и каких целей организация может достичь на самом деле.
Всё это может привести к тому, что будут упущены важные возможности для развития организации;
• строгое соблюдение стандартов несколько ограничивает свободу подчиненных и позволяет более точно определять непосредственный вклад каждого, что также воспринимается негативно, особенно работниками с низкой квалификацией.
Для предотвращения отрицательных поведенческих аспектов целесообразно чаще привлекать работников к принятию решений и обсуждать их в группах. Тогда исполнители будут чётко знать не только стандарты, но и осознавать необходимость их применения, будут считать их выработанными совместно, а не навязанными менеджерами и более охотно будут их придерживаться.
Классический менеджмент предлагает менеджерам следующие рекомендации по эффективному контролю:
Контроллинг представляет собой новую концепцию управления предприятием, в основу которой положено стремление обеспечить успешное его функционирование в долгосрочной перспективе. Это может быть обеспечено посредством:
Современная концепция контроллинга должна ориентироваться на систему управления предприятием в целом. Она должна координировать подсистемы планирования, контроля и информационного обеспечения.
Задачами контроллинга являются:
Функции контроллинга: учёт, планирование, контроль, информационно-аналитическое обеспечение, специальные функции.