система 5 с в офисе примеры применения на практике

Организация рабочего места по системе 5С в офисе — примеры было/стало

Автор: Александр Вагенлейтер · Опубликовано 28.11.2019 · Обновлено 28.08.2021

Организация рабочего места в офисе по системе 5С

Пример организации рабочего места по системе 5С в офисе, представленный Федеральным центром компетенций в сфере производительности труда (ФЦК) на международном форуме производительности (International Productivity Forum). Можно было не только все подробно посмотреть, но и поучаствовать в кейсе — попробовать выполнить задание на время на обычном рабочем месте и организованном по системе 5С.

Пытаюсь выполнить задание на рабочем месте не организованном по системе 5С. Очень сложно

Стенд был организован в двух комнатах. В одной представили рабочее место, где много лишних вещей, удаленное расположение предметов и мебели, «творческий беспорядок» и т.д. В другой — рабочее место по системе 5С.

Обычное рабочее место

Хаос на рабочем столе — лишние вещи

Хаос на рабочем столе компьютера — лишние вещи

Удаленное расположение принтера, лишний стол, лишние вещи, склад

Захламленный шкаф — непонятный состав и лишние вещи

Лишние вещи на шкафу

Использование уровня для бумаги в качестве закладки для книги

Рабочее место по системе 5С

Рабочий стол. Ничего лишнего

Рабочий стол на компьютере — ничего лишнего

Шкаф с продуманным доступом к подписанным документами и необходимым вещам

Уровень для контроля количества бумаги — красный, желтый, зеленый

Инфостенд организованный в рабочей зоне

Тумбочка разделенная на отсеки, сверху вниз — документы, канцелярии и личные вещи

Источник

5S или как организовать свое рабочее место

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Знаете, что значат эти 5 непонятных японских слов? Не знаете? Я постараюсь объяснить.

Но сначала немного истории. В 50-х годах прошлого века Японии пришлось очень не сладко, страна оказалась в сильнейшем кризисе: отделенная от материка, без особых ресурсов и с множеством других проблем. Но… японцы — молодцы. Они собрались, много учились и много работали. Они перенимали все лучшие технологии, модернизировали и улучшали их. Единственным спасением Японии в тот момент было стать намного более эффективной, чем весь остальной мир.

И японцы это сделали. Они стали работать очень и очень эффективно. А способы работы они очень аккуратно, как кирпичики, сложили в систему. Система работы у японцев получилась стройная, но живая, и, что очень важно, постоянно улучшающаяся.

Так вот эта система вся создана для того, чтобы максимально минимизировать и исключить все затраты, какие можно. И сделать процесс просто супер эффективным.

И одним из маленьких, но очень важных кирпичиков этой системы стала методика 5S, методика эффективной организации рабочего места. Состоит она в применении 5 простых принципов. Принципов, позволяющих экономить время и силы и работать эффективно.

Что же это за принципы?

1. Seiri (Рассортировать)

Выделите все программы, документы, инструменты, материалы и прочие вещи, которые вы используете, или которые помогают вам в работе. Остальное либо сотрите, либо выкиньте, либо куда-то подальше уберите. Оставьте, только то, что на самом деле нужно. Будьте честны и объективны. Если есть сомнения, уберите вещь в дальний ящик, понадобится — достанете.

2. Seiton (Упорядочить)

Инструменты и документы, которые вы посчитали важными, расположите по удобным и легко доступным местам. По местам, наилучшим образом соответствующим вашему рабочему процессу. Наведите порядок на рабочем столе и в компьютере. Настройте сервисы, которыми пользуетесь. Разложите справочники и книги, к которыми регулярно обращаетесь, по полкам. Сделайте свое место работы удобным.

Важно, чтобы было место подо все и все на своем месте.

На японских (а теперь уже и практически на всех современных) заводах используется так называемый метод теней — там где должен лежать конкретный инструмент рисуется контур этого инструмента. Это сделано для того, чтобы было сразу видно, если какого-то инструмента нет или он лежит не на своем месте. То, что не нужно каждый раз проверять все ли на месте и искать чего же не хватает, экономит кучу времени.

3. Seiso (Убраться)

Систематическая уборка — вещь просто необходимая. Тратьте немного времени в конце вашего дня, или, когда вы заканчиваете работать, на уборку. Уберите мусор, разложите все по своим местам. Сделайте так, чтобы утром следующего дня было приятно снова начать работать. Ключевой момент – это регулярность. Важно, чтобы уборка была частью вашего рабочего дня, а не совершалась время от времени, когда «уж слишком большой беспорядок».

4. Seiketsu (Стандартизировать)

Стандартизируйте по возможности ваш рабочий процесс. Если существуют регулярно повторяющиеся действия, опишите их, продумайте все моменты и не тратьте больше время на обдумывание, когда понадобится сделать это действие опять. Старайтесь выработать себе лучшие линии поведения. Имея под рукой готовые алгоритмы действий, вы будете экономить огромную кучу времени. И перестанете упускать из виду важные моменты.

5. Shitsuke (Поддерживать)

После того, как ваша работа более-менее стандартизирована, на столе и в целом на рабочем месте порядок, нет ничего лишнего и все на своем месте — не останавливайтесь! Очень важно все это поддерживать и постепенно улучшать.

Ну что, прочитали?

Слишком всё просто и очевидно? Посмотрите на стол вокруг себя и на свой десктоп.

Я очень рад, если у вас все в порядке, Если нет, попробуйте сегодня убрать лишнее со стола, прибраться, разложить все по местам, описать (хотя бы у себя в голове), как проходит ваш рабочий день. И хотя бы пару недель постараться выполнять эти до невозможности очевидные принципы.

Источник

Система 5S на производстве: секреты успешного внедрения

Система 5S на производстве: секреты успешного внедрения

Финансовый директор группы компаний «Радиус». Имеет большой опыт работы в финансовом консалтинге, а также в управлении финансовой службой инвестиционной компании, специализирующейся на вложениях в высокотехнологичные проекты.

Определение и принципы системы 5S

Система 5S – это способ организации рабочего пространства, основанный на следующих принципах (см. таблицу 1 и рисунок 1).

Являясь, на первый взгляд, набором простых и очевидных правил, 5S призван сформировать определенную культуру. Это больше чем инструкции, это часть идеологии бережливого отношения к самому себе и своему рабочему окружению.

Рисунок 1. Что такое система 5S

Этапы перехода на систему 5S

Реализация принципов 5S в компании происходит в несколько этапов, структура и названия которых остаются на усмотрение компании. Хорошим обобщением возможных вариантов будет представление в виде стандартного цикла P-D-C-A (Plan/Prepare – Do – Check – Act, см. рисунок 6).

Результатом стандартизации должны стать пакет документов, регламентирующий предыдущие фазы 5S, система средств визуального контроля и информирования сотрудников

Фаза 1. Подготовка. Выполняет следующие задачи:

Каждый из шагов важен. Акцент следует сделать на объяснении того, как 5S может способствовать повышению безопасности, предотвращению несчастных случаев на рабочем месте, снижению затрат, облегчению работы и т.д. Двигателем изменений станет топ-менеджмент компании, поэтому лидеру проекта необходимо выстроить эффективные коммуникации прежде всего с ними.

Фаза 2. Исполнение. Детальное планирование и исполнение принципов 5S.

2.1. Сортировка: определяются критерии сортировки, организовываются временные склады для условно лишних предметов, выполняется сортировка, организовывается утилизация ненужных предметов (см. таблицу 2).

Таблица 2. Пример критериев сортировки

2.2. Соблюдение порядка. Продолжается тотальная инвентаризация с сопутствующей расстановкой вещей на определенные позиции. Примерами новых правил могут являться следующие:

Предметы и их маркировку следует подготовить не только для сотрудников, использующих их постоянно. Удобный доступ к предмету и обозначениям следует организовать для любого сотрудника, имеющего соответствующее право на использование предмета.

2.3. Содержание в чистоте. Этот пункт может играть ключевую роль на производственных площадках с высокими требованиями к чистоте. Например, микробиологическое производство особенно чувствительно к заражениям сторонними микроорганизмами. Спецификой технологического процесса определяется степень регламентации и контроля. Можно выделить несколько общих шагов:

Сочетание функций очистки и диагностики дефектов и поломок приводит к более комфортной и безопасной среде, создает лучшие условия для посещений сторонними людьми (например, кредиторами).

2.4. Стандартизация. Не представляет большой сложности для компаний в России. Десятилетия бюрократизации процессов сформировали высокий уровень компетенции в регламентации действий сотрудников. Но нередко за толстыми томами положений и регламентов теряется смысл этапа стандартизации, который заключается в постоянном улучшении процесса. На этом этапе документируются или улучшаются:

Результатом стандартизации должны стать пакет документов, регламентирующий предыдущие фазы 5S, система средств визуального контроля и информирования сотрудников.

Фаза 3 и 4. Оценка и совершенствование. Цель этих фаз в преобразовании принятых решений в образ мышления, в культуру бережливого отношения к производственному процессу, сотрудникам, материалам и оборудованию. Необходимо найти баланс между дисциплиной и собственным участием сотрудников в восприятии новых ценностей.

3.1. Оценка. Аудит исполнения принятых решений является обязательной частью проекта внедрения 5S. Примером чек листа, который можно использовать на этом этапе, является приложенный файл.

3.2. Реагируй и улучшай. Если процесс не работает, то не стоит спешить с поиском причин в сотрудниках. Нередко существуют объективные причины, о которых сотрудники по разным причинам не могут сообщить руководству. Важно стимулировать сотрудников на генерацию новых идей, но не в ущерб основным обязанностям. В этом случае важно не оставлять инициативы без ответа.

Использование системы организации и рационализации рабочего места 5S на практике

5S — это мягкий переход в бережливое производство. В идеале цели бережливого производства достигаются за счет коучинга и участия команды, но на практике свою эффективность чаще доказывают контроль, приказы и наложение незначительных штрафов. Почему так происходит?

Дело в том, что, говоря о 5S, мы говорим об изменении мышления. Как следствие, причины неудачного внедрения новой парадигмы — это чаще всего субъективные причины. И речь прежде всего о руководстве компании. Внедрение 5S с последующим переходом к этапам внедрения бережливого производства вскрывает большинство болезней, распространенных в той или иной мере, но на всех предприятиях. Сформулируем наиболее частые ограничения, с которыми приходится сталкиваться на практике:

Выводы

5S — это способ организации рабочего пространства, основанный на принципах бережливого отношения к сотрудникам, коммуникациям, оборудованию и материалам. Внедрение 5S — это процесс изменения мышления всех сотрудников компании. Чаще всего успех проекта зависит от наличия ресурсов и руководства компании к изменениям. Большое внимание стоит уделить общению с сотрудниками и контролю за исполнением принятых решений.

Источник

Пошаговый план внедрения системы 5S – основополагающий инструмент бережливого производства

Автор: Редакция · Опубликовано 06.03.2019 · Обновлено 28.10.2021

6 шагов: от начала внедрения до результата

Наверное, нет такой компании, которая не мечтала бы о повышении операционной эффективности и прибыльности. Причем, это же не просто мечта, а необходимость, которой содействует система по организации и рационализации рабочего пространства (5S) – один из самых известных и основополагающих инструментов бережливого производства.

Система 5S – это «визитка» успешной компании. Данную систему применяют не только на производственных предприятиях, но и в офисах, а также в организациях, предоставляющих услуги (мэрии, медучреждения, торговля, банки, страховые компании).

Если вы хотите стать заметным участником в своей отрасли, быть лучшим или среди лучших – вам желательно внедрить эту систему.

Потребители, посещая предприятия с порядком и чистотой на рабочих местах и в производственных помещениях, могут делать выводы, что в таких условиях производятся качественные продукты и услуги, которые стоит покупать.

У новых сотрудников и старых создается лояльное и позитивное отношение к предприятию, комфортно-психологический климат и стимулируется желание работать.

Высший и средний менеджмент получает снижение нагрузки при организации работы подразделений, своевременное выполнение операционных планов и улучшение технико-экономических показателей.

Для акционеров и собственников правильно реализованная и встроенная в организацию производственного процесса система 5S даёт повышение операционной эффективности и прибыльности компании.

Кроме того, система 5S способствует внедрению различных инструментов операционной эффективности и бережливого производства. Ее также внедряют для повышения уровня качества продукции, охраны труда, снижение количества дефектов и числа несчастных случаев.

И, как уже было сказано выше, систему 5S внедряют для создания профессионального и позитивного имиджа у клиентов, аудиторов, гостей и акционеров компании.

Однако неопытным специалистам и руководителям задача внедрения системы 5S кажется непонятной или очень сложной. Возникает много вопросов:

Из каких шагов состоит процесс внедрения системы 5S? С чего начать? Что делать, чтобы система после внедрения развивалась и не давала отката?

Чтобы помочь вам сориентироваться в этих вопросах, рекомендуем следующий пошаговый план, в котором описаны все шаги внедрения системы 5S: от начала внедрения до результата.

(Если вам есть, чем его дополнить – милости просим в комментариях.)

Общий план действий

Шаг 0 – понять цели системы 5S и принять решение

Вы на правильном пути, так как изучаете этот пошаговый план и, скорее всего, уже знаете цели и принципы 5S (если нет, то подробнее будет ниже или здесь). Возможно, уже приняли решение внедрять эту систему в компании.

Шаг 1 – утвердить начало внедрения системы 5S

Первым делом необходимо создать рабочую группу по внедрению системы (проекта), возглавить которую должен статусный лидер – первый руководитель.

Заместителем руководителя рабочей группы и ответственным за внедрение может быть сотрудник, например, ответственный за качество или заместитель первого руководителя, который будет действовать по этому проекту не только от своего имени, но и руководителя рабочей группы.

Членами рабочей группы желательно назначить ключевых специалистов и руководителей смежных подразделений.

Примерный состав рабочей группы:

Состав рабочей группы утверждается приказом по предприятию. За выбранными людьми закрепляются новые функции и обязанности. Таким образом утверждается начало внедрения системы.

Шаг 2 – составить план внедрения системы 5S

Рабочей группе поручается составление годового плана (дорожной карты) внедрения системы 5S по предприятию.

План должен включать:

Для подразделений, в зависимости от их специфики, могут составляться отдельные дорожные карты, с подробной детализацией мероприятий по каждому этапу внедрения системы, вытекающие по срокам из общего плана.

На этом же этапе разрабатываются инструкции для первого, второго и третьего этапа. (Или хотя бы для первого, остальные позже.)

— Почему план на год, а не больше или меньше?

Учитывая, что внедрение системы и последующее развитие не ограничивается одним годом и пятью этапами (на пятом этапе и после усилия переходят в фазу поддержания и дальнейшего развития системы), разумнее делать ежегодные планы, совершенствуя результаты. Добавляя, например, новые инструменты управления и бережливого производства.

Также нет смысла устанавливать срок меньший, опыт с большой вероятностью закончится безрезультатно, подвигать персонал на внедрение улучшений станет еще труднее. (Но все это на усмотрение организации.)

— Почему инструкции для каждого этапа, а не стандарт?

По моему опыту, инструкции, разработанные отдельно для первого, второго и третьего этапа лучше сосредоточивают сотрудников на каждом этапе внедрения. Тем более, что четвертый этап подразумевает формирование детального, гибкого и понятного стандарта требований уже вашей системы 5S, разработан с учетом специфики компании, который закрепит ее успех.

Однако организации могут сразу использовать стандарты или регламенты, разработанные для себя или отработанными в других компаниях.

Рекомендую изучить информацию из Национального стандарта РФ ГОСТ Р 56906-2016 — «Бережливое производство. Организация рабочего пространства (5S)» и книгу Растимешина В.Е. и Куприяновой Т.М. «Упорядочение. Путь к созданию качественного рабочего места. Практическое пособие».

Шаг 3 – Объявление кампании о внедрении системы 5S

На этом важном этапе, когда рабочей группой сделаны все необходимые подготовительные мероприятия, понятен план и цели внедрения проекта, первый руководитель собирает сотрудников организации и объявляет о начале внедрении системы.

В первую очередь ему необходимо пояснить персоналу, для чего внедряется система, то есть какие результаты должен будет получить персонал, менеджеры, собственники, клиенты и аудиторы компании.

Здесь же он представляет центральную команду внедрения – заместителя руководителя и членов центральной рабочей группы.

Основная цель данного мероприятия показать персоналу намеренность и вовлеченность первого руководителя. А также дать общую информацию о системе и целях.

Конкурс на лучшее название

Дополнительно можно объявить конкурс среди сотрудников на лучшее название системе 5S, чтобы дать свое уникальное название и приобщить их к внедрению проекта уже на этом этапе.

Рабочей группе надо будет выбрать название и наградить победителя.

Шаг 4 – Обучение принципам системы 5S в компании

Далее происходит более подробное объяснение смыслов и содержания принципов 5S персоналу компании. Доводятся ранее подготовленные презентации и инструкции.

Отдельное обучение проходят аудиторы особенностям и порядку проведения аудита подразделений, выбранные из числа сотрудников компании.

Информирование

На этом же шаге вывешиваются стенды по 5S, на которых происходит текущее и последующее информирование.

Если проводился конкурс на лучшее название, то на стенде вместо 5S, как правило, пишут выбранное название системы.

И рассматриваются другие способы информирования сотрудников, например – внутрикорпоративный сайт, рассылка, корпоративная газета и т.д.

Шаг 5 – Осуществление этапов 5S

Теперь можно приступать к внедрению основных этапов организации и рационализации рабочих мест/пространства.

Напоминаю, что 5S была разработана в послевоенной Японии, получила свое название от первых букв пяти японских слов (Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu, Shitsuke), являющихся, в свою очередь, пятью этапами внедрения системы.

Общая схема внедрения

Вот, что означает каждый этап системы 5S

Сэири (整理) «сортировка» (нужное-ненужное) — чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.
Сэитон (整頓) «соблюдение порядка» (аккуратность) — упорядоченное и точное расположение и хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.
Сэисо (清掃) «содержание в чистоте» (уборка) — содержание рабочего места в чистоте и опрятности.
Сэикэцу (清潔) «стандартизация» (установление норм и правил) — необходимое условие для выполнения первых трёх правил.
Сицукэ (躾) «совершенствование» (буквальный перевод — воспитание) (самодисциплина) — воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

Этап 1. Сортировка (нужное-ненужное)

На первом этапе осуществляется разделение предметов на нужные и ненужные и удаление ненужных.

Задачей этапа сортировки предметов является – научиться определять, видеть и удалять из производственного и управленческого процесса ненужные предметы, делать это постоянно, регулярно, по определенным выработанным правилам.

Все материалы, оборудование и инструмент сортируют на:

Сортировка должна проводиться по шагам:

Процесс сортировки предметов направлен на достижение безопасности (устранение атмосферы хаоса, исключения возможности разрушения, порчи, ударов, помех, столкновений, исключения производственного травматизма и др.), качества (исключение вероятности использования бракованных и сломанных материалов, устаревшей информации, документации и пр.) и производительности (повышение эффективности производственной и офисной площади, снижение времени, затрачиваемого на поиск нужных вещей, времени, требуемого на переучет и т.д.), оптимизации складских запасов.

Этап 2. Соблюдение порядка (всё на своём месте)

На втором этапе осуществляется размещение нужных предметов на рабочем месте/пространстве так, чтобы максимально снизить потери при их использовании и поиске персоналом организации.

Определяется местоположение каждого предмета. Делаются необходимые разметки, указатели и таблички.

Разрабатывается и реализуется решения, которые обеспечивают быстроту, легкость и безопасность доступа к «нужным всегда» и «ненужным иногда» предметам, визуализацию способа хранения и контроль наличия, отсутствия или местонахождения нужного предмета.

А также свободу перемещения нужных предметов и эстетичность производственной среды.

Расположение предметов отвечает требованиям:

Четыре правила расположения вещей:

Этап 3. Содержание в чистоте (уборка)

Третий этап предполагает осуществление постоянного поддержания рабочих мест/пространства, предметов в чистоте и постоянной готовности к использованию.

Рабочая зона должна поддерживаться в идеальной чистоте.

Даже в соответствие с российскими Правилами внутреннего трудового распорядка каждый работник отвечает за поддержание рабочего места/пространства в чистоте.

Необходимо разработать правила уборки для каждого рабочего места/пространства/подразделения.

Во время проведения систематической уборки на постоянной основе должны выявляться источники загрязнений рабочих мест/пространства, предметов, которые могут являться потенциальным источником возникновения проблем.

Правила обеспечения и поддержания чистоты рабочих мест/пространства должны включать:

Ожидаемые эффекты от проведения мониторинга потенциальных источников загрязнения:

Этап 4. Стандартизация

К стандартам содержания рабочих мест относят документы, регламентирующие:

Этот принцип требует формального, т.е. письменного закрепления правил содержания рабочего места, технологии работы и других процедур.

Необходимо создать рабочие инструкции, которые включают себя описание пошаговых действий по поддержанию порядка.

Если внедрение 5S происходит впервые, и использовались инструкции (или иной подход), то на этом этапе разрабатывается и утверждается регламент работы по системе, в котором учитываются наработки, полученные на предыдущих этапах.

Также имеет смысл вести разработки новых методов контроля и вознаграждения подразделений и отличившихся сотрудников. Например, подразделения можно награждать переходящими кубками и дипломами «За высокую культуру труда и соблюдение требований системы 5S», а сотрудников дипломами «За образцовое состояние рабочего места».

Этап 5. Совершенствование

На пятом этапе осуществляется процесс непрерывного поддержания и развития ранее полученных результатов.

Первый руководитель дает сотрудникам понять, что организация рабочего места является не только одним из главных приоритетов, теперь стремимся к постоянному совершенствованию рабочего места.

Осуществляется окончательное закрепление сфер ответственности каждого сотрудника.

Вырабатывается привычка ухода за рабочим местом в соответствии с уже существующими процедурами.

Сотрудники должны соблюдать стандарты и непрерывно совершенствовать их. А также нести ответственность за выполнение требований регламента к организации рабочего места/пространства, в том числе за устранение замечаний, выявленных при проведении проверок.

Используются фотографии БЫЛО/СТАЛО для сравнения того, что было и стало, и каким должно быть рабочее место.

Продолжается организация и проведение аудита, чтобы оценить эффективность внедрения и развития системы 5S.

Награждаются и отмечаются лучшие подразделения и сотрудники.

Шаг 6 – Составление нового плана продвижения системы 5S

Не останавливаемся на достигнутом, составляем план на следующий год. Возможно, добавляем новые инструменты управления и бережливого производства, в том числе положение о рациональных предложениях.

А также обеспечиваем сотрудников нужными предметами, необходимость которых выявили на прошлых этапах.

Роль первого руководителя

Можно много и долго говорить о роли первого руководителя, но факт остается фактом, его факультативное отношение к проекту внедрения системы 5S может существенно осложнить процесс внедрения.

Первый руководитель несет ответственность за результативность и эффективность применения системы и обеспечивает ее реализацию на всех уровнях организации.

Также имеет смысл напомнить, что большинство проблем, дефектов и ошибок в организациях порождены системой (94 %, по расчетам Деминга ). Отношение к ним как к единичным случаям только дестабилизирует процесс. Для дальнейших улучшений требуются системные изменения, которые находятся в компетенции руководства.

Источник