Что такое личное время
Пять законов личного времени
Ежедневно каждый из нас тратит немалое количество энергии на окружающих. Родные, коллеги по работе, случайные попутчики… Все это изрядно выматывает наш энергетический потенциал. В таких случаях стоит вспомнить об основных законах сохранения энергии и личного времени.
Закон необходимости
Личное время имеет большую значимость, нежели нам кажется на первый взгляд. Мы должны планировать собственный отдых с такой же отдачей, как планируем трудовую деятельность. Личное время, посвященное излюбленным занятиям, улучшает психическое, а следовательно, и физическое состояние здоровья. Если планировать свой отдых для вас крайне непривычно, то относитесь к этому, как к чему-то обязательному, говорите сами себе: «Мне нужно это сделать».
Закон индивидуальных предпочтений
Определитесь с самым оптимальным способом проведения свободного времени. Положительный эффект будет достигнут лишь в случае выполнения всех условий правильного отдыха. А туда входят и обстановка, и атмосфера того места, куда вы собираетесь. Но главное условие – это место должно быть вам по душе.
Если вы отправляетесь, к примеру, на отдых с близкими, то обязательно обсудите предпочтения каждого. Сплочение семьи в уютном местечке, подальше от забот и городской суеты, наилучшим образом отразится на психическом состоянии всех её членов.
Закон самоценности
Случалось ли с вами такое, что оставшись наедине с самим собой, вас одолевал страх, дискомфорт и вы тут же набирали номер друга или знакомого с целью быстрее избавится от этого чувства? Налицо явно заниженная самооценка. Человек заведомо внушает себе, что сам по себе он не представляет особого интереса. Отсюда стремление заполнить свою жизнь, свое личное время другими якобы интересными вещами: телевизор, беседы по телефону, сериалы, интернет-общение, часовые чаепития.
Хватит подавлять собственный внутренний мир! Попробуйте устроить самому себе сеанс тишины или же просто проведите пару часиков в «компании» себя любимого. Зачастую такая терапия помогает людям открыть в себе затаившиеся таланты.
Закон поощряемого удовольствия
Пусть это звучит глупо, но иногда стоит себя хвалить за каждую, хорошо проведенную минуту отдыха. Откуда такие выводы? Это скорее правило жизни. Любой момент – наша жизнь.
Наша жизнь — это не что-то в далеком будущем, наша жизнь — это здесь и сейчас. Так зачем тратить драгоценное время на негатив? Жизнь – бесценный дар, который не стоит тратить на ненависть.
Закон постоянства
Сам того не замечая, человек привыкает и приспосабливается к вещам, которые его окружают. Со свободным временем та же ситуация. Наш организм привыкает к определенному количеству минут и часов, отведенных для отдыха. И вот мы уже начинаем нервничать, когда баланс нарушается, даже если времени на отдых чудным образом стало в два раза больше.
Человек должен уметь получать удовольствие абсолютно от всего, что его окружает. Когда он научится это делать, то жизнь уже не будет казаться столь рутинной, а окружающий мир наполнится новыми, яркими красками.
Вам понравилась статья? Поделитесь с друзьями:
Рабочее и личное время: совмещать нельзя разделить
В саморазвитии и работе задач всегда больше, чем времени на их выполнение. Даже с самым правильным тайм-менеджментом и супер-крутым подходом к приоритизации, даже у людей с атрофированной прокрастинацией – времени никогда не хватит и на половину того, что хочешь успеть.
К сожалению очень сложно достичь значимых результатов и успехов в работе и карьере (а я, все таки, немного разделяю эти понятия) работая просто полный рабочий день с 10 до 19. Воздержусь от оценки хорошо это или плохо, просто констатирую факт. О таких “вечных” и животрепещущих вопросах часто говорю в своем ТГ-канале.
Чтобы расти, становиться умнее и профессиональнее, чтобы больше получать – нужно делать больше. А, чтобы делать больше – нужно инвестировать больше времени. И по чуть-чуть, по 20-30 минут за раз, такой рост поедает твое личное время.
Математика 33% (где 8 часов на сон, 8 часов на работу и 8 часов на личное) ломается. Первым страдает личное время, а потом и сон.
Если ты будешь брать работу на дом, если начнешь отвечать «по работе» перед сном – ты будешь это делать всегда и, что еще хуже, все вокруг будут ждать этого от тебя и удивляться, почему это ты вдруг не отвечаешь в час ночи.
Избежать такого практически невозможно, если помнить данность первого абзаца. Но, чтобы бороться с тем, что сильнее тебя, нужно бороться по его правилам.
Я добавляю все запланированные личные дела в календарь и трактую их также, как трактую важные рабочие задачи и встречи – все внимание на встречу, никаких ответов в мессенджерах и выполнения других задач.
Во-первых, это, конечно, дикое занудство, а во-вторых не могу сказать, что у меня получается хорошо и вряд-ли тут я могу быть примером для подражания, но это работает.
Если я не могу пропустить важную рабочую встречу, то я не могу пропустить и прогулку с ребенком. Если я не заглядываю в почту пока нахожусь в потоке и готовлю сложную таблицу, то я не заглядываю в почту и пока ужинаю с семьей. Когда в календаре слот занят – его уже не может занять что-то другое.
Только так у меня получается разделять и не слишком смешивать рабочее и личное время и ничего лучше я пока не придумал.
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Читайте также на РБК Трендах:
Личное время: главное – не забывать о главном!
Для каждого из нас понятие времени – абсолютно субъективно, имеет свое значение, смысл, даже скорость. С течением, того же времени, с годами и опытом мы начинаем чувствовать, что наше отношение к времени и наши отношения с ним меняются. Как и в какую сторону зависит от нашего личного понимания и восприятия его, времени.
Ежедневный график большинства людей поминутно расписан задачами, планами и обязанностями, намерениями, целями и желаниями, попытками соблюсти важные традиции и освоить новое. С каждым годом прибавляется все больше задач, которые необходимо решить, возможностей, которыми хочется воспользоваться, а часов в сутках и дней в году прежнее количество.
Синдром «белки в колесе» известен многим. Пока переделаешь сначала все срочные и важные дела, потом просто срочные и просто важные, рабочие, домашние, школьные и садиковские, удовлетворения жизнью и совершенными подвигами уже почти не чувствуешь.
Поэтому часто, концентрируясь на условно «важных» делах и заданиях, мы не успеваем определить и совершить главного для себя в своей жизни.
Вы никогда не сможете «найти» время для чего-то. Если вам нужно время, возьмите его. Чарльз Бракстон.
Как выполнить свои новогодние обещания? Советы психолога Почему обещания (в том числе новогодние), данные себе с целью поменять что-то в своей жизни, начать жизнь «с чистого листа» не всегда воплощаются в жизнь.
Понятие «личного времени» у многих ассоциируется с досугом, так чтобы «душевно» или чтобы «оторваться». Для каждого человека это что-то свое: встречи с друзьями, вылазки на природу, походы в кино, театр и т.п., то есть нечто не такое обыденное, бытовое и привычное. Это желание отдохнуть от более ответственных ролей, связанных с работой, домашними и бытовыми делами и обязанностями. Но даже в таком формате «без галстуков» человеком продолжают выполняться и проигрываться определенные роли, пусть несколько другого характера и плана.
Смена видов деятельности, точнее занятости, возможность отдохнуть и побывать в разных ипостасях, безусловно, полезна, является чем-то вроде перезагрузки. Но не всякая «перезагрузка» полезна и есть истинным отдыхом для головы, ума, тела, души, личности в целом. Это тоже важно понимать и разделять.
Но еще более важно осознать и помнить, что все время – личное!
И каждый из нас определяет для себя, сколько он хочет = уделяет той или другой сфере своей жизни. То сколько мы работаем, учимся, любим и т.д. и т.п. – это наш выбор и наша ответственность, главное чтобы он был осознанным.
Есть хорошее упражнение, которое я часто предлагаю участникам своих тренингов. Напишите 7-10 важных для себя сфер жизни (например: работа, учеба, любовь и отношения, семья, дети, друзья, хобби и т.п.).
Для многих случается откровением, что не смотря на то, что целыми днями «крутишься» и «дел по горло», жизнь, по сути, однообразна. Бывает даже, что для кого-то довольно сложно определить, вспомнить, придумать недостающие 2-3 сферы, которыми можно было бы дополнить и разнообразить свою жизнь, объясняя все банальным дефицитом времени.
Не говорите о том, что у вас нет времени. Времени у вас ровно столько же, сколько его было у Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Эйнштейна. Джексон Браун.
Затем нарисуйте круг (циферблат), обозначьте на нем сколько времени Вы лично уделяете каждой из сфер в течение дня, недели, месяца.
Большинство участников озадачено узнают \осознают, что на семью, любовь, общение с родителями и саморазвитие уделяется катастрофически мало часов, даже минут. Из чего сами же делают вывод, что основной причиной неудовлетворительного состояния упомянутых сфер – является отсутствие внимания, конкретных поступков, посвященного времени на их развитие. Парадокс в том, что, по словам участников, это важные и значимые сферы жизни, без реализации которых сложно иметь хорошую самооценку, удовлетворенность собой и своей жизнью.
Вместе с осознанием, важны реальные действия, принятие ответственности и грамотное управление своей жизнью, а, значит и временем.
Между успехом и неудачей лежит пропасть, имя которой «у меня нет времени». Франклин
Неудовлетворенность собой и своей жизнью часто случается из-за отсутствия понимания и привычки, уделять и выделять время для себя лично. Время посвященное себе, по сути, чуть ли не единственный способ и возможность встречи с собой настоящим, своим истинным «Я», своими желаниями, мечтами, целями, страхами, неудачами. 
Это внутренняя работа и невидимая встреча, но именно она дает возможность почувствовать что важно, значимо, ценно, направляем ли мы свою жизнь туда куда хотим, или это бег в толпе и по инерции.
И только после этого имеет смысл «чертить и строить» планы на день, месяц, год, жизнь в целом. Ведь только от нас, а не от времени, зависит, успеем и примем ли самые главные решения в своей судьбе, какие важные поступки совершим, сумеем ли насладиться совместно проведенным временем с дорогими людьми, чувство удовлетворенности и гармонии, что живешь и идешь своей и правильной дорогой.
Искренне желаю всем нам времени успевать жить, радоваться, любить, и творить добро.
С уважением, Ваш психолог в Черкассах,
Тайм-менеджмент против переработок и стресса. Базовые принципы и инструменты управления временем
12 минут на чтение
Мы все живем под давлением надвигающихся дедлайнов и незакрытых списков дел. К счастью, есть способ взять контроль над своим временем и повысить продуктивность, при этом избежав выгорания.
Не бойтесь — тайм-менеджмент не про то, чтобы сделать каждый момент жизни технично-рациональным. На самом деле наоборот: вы выстраиваете расписание под себя и работаете более продуктивно, не забывая про личную жизнь. Расскажу, как этого добиться.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это собирательный термин для разных техник, инструментов и стратегий, которые помогают структурировать график и управлять рабочими и личными процессами. Ключевые стратегии тайм-менеджмента — работа по графику и достижение целей — повышают производительность и помогают чувствовать себя успешнее.
Тайм-менеджмент помогает управлять своим временем, и в том числе наконец избавиться от хронического недосыпа из-за переработок. Его смысл — работать не больше, а продуктивнее.
Зачем нужен тайм-менеджмент
Если не хватает времени на качественный отдых и восстановление, человек находится в состоянии постоянной усталости. Такое состояние плохо сказывается на продуктивности, повышает уровень гормонов стресса и приносит постоянную неудовлетворенность результатами. Тайм-менеджмент поможет снизить влияние стресса и повысить продуктивность.
Тайм-менеджмент для работы в команде
Тайм-менеджмент в командной работе позволяет достигать измеримых успехов и грамотно распределять задачи. Гораздо легче избегать лавины неожиданных задач, если все идет по графику, обсуждается и приоритизируется.
Постоянные срывы сроков, бесконечные встречи, звонки и метания между задачами — самые частые пожиратели времени в любой корпоративной культуре. Но с этими проблемами встречаются и небольшие агентства. Управление временем поможет бороться с такими пожирателями и умело распределять время, ответственность и интеллектуальный ресурс внутри команды.
Тайм-менеджмент для фрилансеров и предпринимателей
Назначение дедлайнов самому себе — коварная задача. Методы тайм-менеджмента в этом случае помогут набраться уверенности в себе, выбрать нормальное место для работы и поддерживать мотивацию, а главное — не выгорать.
Работа на себя — это всегда большое давление и ответственность: нет предсказуемого расписания, поддержки команды и работодателя, регулярных выплат. Тайм-менеджмент поможет научиться гибкости, дисциплине и балансу — качествам, которые нужны любому независимому специалисту.
Тайм-менеджмент для учебы и саморазвития
Освободить время для учебы всегда нелегко. Управление временем поможет вам создать уверенный баланс между обучением и остальной занятостью. Например, если сложно учиться после рабочего дня — попробуйте поэкспериментировать с расписанием. Может, вам больше понравится смотреть лекцию отрывками в течение дня, или вообще посвятить обучению утро, а не вечер.
Теперь давайте поближе познакомимся с некоторыми принципами, стратегиями и техниками тайм-менеджмента, которые помогут легко справляться с задачами и не сходить с ума.
Автоматизация email рассылок
Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.
Основы тайм-менеджмента
Прокрастинация и недостаток самоорганизации настигают нас во множестве форм и ситуаций. Научитесь распознавать и уничтожать их все с помощью универсальных принципов тайм-менеджмента.
Это первые шаги к качественному управлению временем, которые можно внедрить в свой рабочий процесс. Для некоторых из них есть специальные программы и приложения, которые мы рассмотрим дальше.
А вот несколько опасных моментов, о которых нужно помнить.
Восемь популярных техник тайм-менеджмента
Собрали самые популярные и действенные техники, с которыми вам следует познакомиться. Попробуйте и определите, какая из них лучше подойдет под ваш характер и стиль работы.
Канбан
Доска с карточками, которая помогает визуализировать работу и отслеживать прогресс по перемещениям задач через этапы. Один быстрый взгляд на доску — и вы в курсе, что происходит с проектами. Канбан-приложения дают прозрачный учет времени: большинство из них показывает время нахождения каждой задачи на любом из этапов и у каждого из исполнителей.
Канбан-режим есть во многих приложениях для тайм-менеджмента, дальше в статье мы рассмотрим некоторые из них. Карточки легко менять под себя, переименовывать, наполнять информацией и помечать.
Пример канбан-доски, сделанной в Trello
Доска обычно отражает один проект, а карточки — отдельные задачи. Отдельные доски лучше делать простыми, чтобы не усложнять вид, например, разделить этапы на «Нужно сделать», «В процессе», «На проверке», «Готово». Если нужно более сложная иерархия, ее лучше настроить через связь между отдельными досками.
Матрица Эйзенхауэра
Эта система планирования времени помогает ранжировать задачи по срочности и важности. С помощью матрицы Эйзенхауэра легко решить, нужно ли вам делать задачу сейчас или лучше ее делегировать или отложить.
Стандартная матрица выглядит так: квадрат, поделенный на четыре части, со шкалами срочности и важности.
Пример матрицы Эйзенхауера
В итоге все ваши задачи разделятся на четыре категории:
Все поступающие задачи сразу анализируйте по этой матрице и сразу записывайте в ежедневник, календарь или тот список, который вы ведете. Можно записывать прямо в матрицу, а позже распределять из нее. Главное — сразу определить приоритет каждой задачи.
Помидорная техника
Используйте таймер, чтобы разделить рабочее время на интервалы с короткими перерывами. После четвертого интервала возьмите перерыв подлиннее. Традиционно в помидорной технике используется рабочий интервал в 25 минут и перерывы по 5 минут — теоретически это идеальные периоды, чтобы не терять концентрацию внимания. Но вы можете настроить для себя любые длительности, которые вам удобны.
Мобильное приложение Focus To-Do, основанное на помидорной технике
Необязательно использовать промежутки 25 и 5 минут. Например, согласно исследованиям специалиста по сну Натана Клейтмана, рабочий промежуток может занимать 90 минут — за это время бодрствующий мозг проходит период постепенно снижающейся активности и нуждается в 30-минутном отдыхе.
Если вы не любите прерываться, чтобы не терять настрой, то смотрите следующие техники из нашего списка.
Техника Flowtime
Выберите одну задачу и зафиксируйте время начала работы над ней. Не ставьте таймер, делайте перерывы по необходимости. Эта техника требует большей дисциплины, чем помидорная, потому что вам нужно уметь различать усталость и лень.
Для flowtime подойдет любой трекер времени и даже простой листочек с ручкой. Отмечайте время старта, перерывов и окончания работы. Онлайн-версия трекера в этом случае будет более функциональна, потому что подсчитает все эти периоды автоматически.
Пример отслеживания временных затрат в Toggle
Такой трекинг поможет вам определить самые продуктивные и непродуктивные часы вашего рабочего дня, а также период времени, на котором вы можете сохранять концентрацию.
Таймбоксинг
Эта техника управления временем предполагает выделение четких временных слотов под задачу и соблюдение этих слотов в работе. Таймбоксинг — лекарство для прокрастинаторов, ведь придется подгонять себя и укладываться в сроки.
Таймбокс-расписание можно создать практически в любом календаре, который графически показывает длительность запланированных событий. Для обозначения слотов используйте разные цвета. Это поможет быстрее ориентироваться в созданном таймбокс-расписании.
Пример расписания, созданного в технике таймбоксинга
Один слот может длиться от 20 минут до нескольких недель, как вам удобно. Главное — когда он заканчивается, работа должна быть сделана. Если следовать слотам не получается, пересмотрите рабочий процесс и определите, почему — может, вы неправильно оценили силы или поставили слот на неудобное время, когда внимание рассредоточено.
Таймблокинг
В отличие от таймбоксинга, этот метод тайм-менеджмента сосредоточен на работе над задачей, а не на ее обязательном выполнении. Вы блокируете определенное количество времени и целиком посвящаете его задаче, не отвлекаясь на другие дела.
С таймблокингом в вашем расписании не будет хаоса: каждому занятию отведено свое время.
Схематичное изображение того, как выглядит хаотичное расписание и таймблокинг. Источник
Это простая, но мощная техника управления временем, особенно если вас постоянно что-то отвлекает от работы дома или в офисе. Просто запланируйте все перерывы, и даже послерабочий досуг, и дайте семье и коллегам знать, когда вас можно потревожить.
Техника Bullet journal
Записывайте все в один блокнот. В основе стандартного bullet journal лежит календарь и расписание на день, неделю и месяц. Но сюда также добавляются разделы для ваших идей, рисунков, графиков и таблиц — всего, что приходит в голову, что нужно запомнить, что вас вдохновляет. Это скрупулезный, но более захватывающий способ, чем обыкновенная скучная таблица.
Это необязательно должен быть ежедневник в прямом смысле. Можно завести электронную версию в каком-нибудь приложении и заносить в нее идеи и дела с разных устройств в течение дня.
Свой bullet journal вы можете вести так, как вам нравится: экспериментировать с разделами, подразделами, оформлением, наполнением. Это бесконечная система организации ваших мыслей, целей, планов и идей.
Съешь лягушку
Еще один убийца прокрастинации. Эта техника управления временем — про то, что самые сложные и неприятные задачи-«лягушки» должны быть сделаны первыми. Техника помогает прямо в начале дня почувствовать себя победителем и мотивирует на весь остаток работы.
Термин придумал в 2001 году известный спикер и автор бестселлеров Брайан Трейси. Он описал эту и другие техники в своей книге «Съешь лягушку! 21 способ научиться успевать».
Некоторые используют обратный метод: выполняют сначала все мелкие задачи, чтобы получить чувство удовлетворенности собой и освободить мозг для больших дел.
Бонус — метод двух минут. Полезная техника управления временем, которая помогает избежать лавины мелких дел. Правило простое — если дело требует меньше двух минут, сделайте его прямо сейчас.
Сервисы для тайм-менеджмента
Собрали сервисы и приложения для управления задачами, трекинга времени, ведения списков дел.
Сервисы для управления задачами
Пример карточек в Trello
Канбан-сервис для одиночек и команд. Простой интерфейс, подойдет для управления личными и рабочими делами. Бесплатно на команду любого размера при ограниченных функциях, платно от 10 долларов в месяц.
Пример канбан-системы в Asana
Проста, поэтому популярна наравне с Trello. Есть канбан-режим, todo-списки и таймлайны. Командам до 15 человек и на 1000 задач — бесплатно, далее от 11 долларов в месяц.
Канбан-доска, созданная в Jira
Идеально подойдет айти-командам, которые работают по agile-методикам, то есть разбивают работу над проектом на короткие спринты, чтобы вовремя реагировать на меняющиеся требования. В функционале: канбан и скрам-доски, таймлайны, есть автоматические отчеты по работе, обновляющиеся в режиме реального времени. Бесплатно для команды до 10 человек, далее от 7 долларов в месяц за пользователя.
Схематичный пример канбан-интерфейса в сервисе MeisterTask
Канбан-доска для личных и командных проектов. Есть предустановленные work flow, на которые можно сразу раскидать свои типовые задачи, или создать свою доску с нуля. Есть импорт данных из Trello и Asana. До трех проектов с неограниченным количеством участников — бесплатно, далее от 8,25 доллара в месяц.
Канбан-доска в сервисе Hygger
Приложение для командной работы. Кроме канбан-досок, есть таймлайны, календари, таблицы, todo-списки и графики. Прямо в проекте можно подсчитывать временные затраты и определять ценность задач по нескольким встроенным методикам.
Сервисы для учета задач
Список задач в приложении Any.do
Приложение для записи и напоминания о задачах. Создатели предлагают вести здесь план дел и учет расходов, составлять списки покупок, фильмов, книг и всего что угодно. Приложение есть для телефонов и компьютеров, можно синхронизировать свои девайсы и составлять общие списки на несколько пользователей. Удобная фича — синхронизироваться с почтой и превращать письма в задачи. Бесплатно на всех устройствах, но есть расширенная премиум-версия за 6 долларов в месяц.
Десктопный и мобильный интерфейс приложения Todoist
Еще один популярный задачник. Задачи здесь можно объединять в проекты и добавлять к ним подзадачи, назначать сроки исполнения и создавать уведомления, подключать коллег к процессу. Доступен вид стандартных todo-листов, а также карточек по канбан-системе. Бесплатно на 80 проектов и команду до 5 человек, далее от 3 долларов в месяц.
Демонстрация интерфейсов сервиса TickTick на разных устройствах
В TickTick есть возможность создавать задачи, формировать их в списки и папки, ранжировать по приоритету, помечать тегами. Календарь здесь доступен в целых пяти видах. Задачи можно создавать голосом или из входящих писем, работать над ними командой и отслеживать прогресс. Есть встроенный помидорный таймер и генератор белого шума, чтобы перекрывать отвлекающие звуки при работе. Приложением можно пользоваться бесплатно либо купить премиум, он обойдется примерно в 2,4 доллара в месяц.
Сервис для составления списков и хранения информации Notion
Мощный таск-трекер с простым дизайном и множеством функций. Его главное преимущество — кастомизация под каждого пользователя. Здесь есть шаблоны элементов, которые можно перетаскивать на страницу в каком угодно порядке, создавая практически лендинг. Благодаря такому подходу в Notion можно делать очень много: от банальных списков задач и сборника информации по проекту до базы знаний для команды, учета времени и бюджета.
Notion бесплатен для персонального использования, продвинутые и командные тарифы начинаются от 4 долларов в месяц.
Сервисы для трекинга времени
Трекинг времени в приложении TMetric
Классический трекер времени с функциями ручного добавления затрат и автоматического отслеживания времени, потраченного в онлайне. Для полноты картины можно заводить проекты и добавлять клиентов, чтобы вести учет времени по каждому отдельно, а заодно создавать счета на оплату согласно замерам времени в приложении.
Бесплатно при ограниченном функционале. Полная версия от 5 долларов за человека в месяц.
Приложение для подсчета временных затрат Toggl
Приложение от Toggl считает все ваше потраченное время автоматически: работу в программах и других приложениях, сколько вы провели на сайтах и на каких, и считает, сколько стоила ваша работа. Можно синхронизироваться с вашим обычным календарем и посмотреть, совпадают ли намеченные планы с реальностью. есть удобная функция для забывчивых: Toggle автоматически напоминает о действиях, которые вы обычно делаете в определенное время, например, подключиться к командному созвону.
Бесплатно для команд до 5 человек при ограниченной функциональности. Далее от 9 долларов в месяц за пользователя.
Тайм-трекинговый сервис Harvest
Этот трекер времени работает на «полуавтомате». Для начала работы нужно забить в него все свои проекты и/или типы занятости по ним, а дальше просто запускать и останавливать таймер. Можно установить цену работы и на ее основании автоматически формировать счета для клиентов. Интерфейс только на английском, зато есть приложения для десктопов под macOS и Windows, а также для мобильных под Android и iOS. Бесплатно на одного пользователя и два проекта, далее от 10 долларов в месяц за пользователя.
Сервисы для фокусировки внимания
Приложение для Chrome, которое блокирует отвлекающие сайты. Пользователь самостоятельно задает список сайтов и время, на которое их нужно заблокировать, так что отвлечься можно будет только в перерывах. При попытке зайти на заблокированный сайт на экране будет появляться оскорбительно-мотивирующая надпись с призывом вернуться к работе. Бесплатно.
Простейший веб-сервис, работающий по помидорной технике. Запускается без регистрации прямо в окне браузера. Настройте под себя размер и количество «помидорок», малых и больших перерывов, уведомления и принимайтесь за работу.
Помидорковый таймер
Текстовый веб-редактор с минималистичным интерфейсом — когда работаешь над текстом, панели инструментов становятся почти прозрачными, виден только текст. Из интересных функций: переключение на темную тему, несколько фоновых саундов из разряда «успокаивающий звук дождя», предпросмотр документа в виде веб-страницы. Есть все стандартные возможности оформления: выделение жирным и курсивом, цитаты, ссылки и картинки, маркированные и нумерованные списки. Есть сохранение и скачивание созданных документов, а при обновлении страницы весь набранный текст сохраняется.
Бесплатный, не нужно ничего скачивать или регистрироваться.
FocusFox
Тайм-менеджмент: что стоит запомнить
Тайм-менеджмент — это комплекс стратегий и техник по управлению временем, которые помогают сосредоточиться на задачах, работать продуктивнее и быть спокойней. Выберите технику, которая подходит вашему характеру и стилю работы, и начинайте с малого: проанализируйте свою продуктивность с помощью инструментов из статьи и понемногу начинайте концентрироваться на действительно важных задачах.
Помните: самая эффективная техника управления временем — та, которая избавляет вас от стресса, а не вгоняет в него.
Общение с клиентами также может быть затратным по времени, если не оптимизировать процесс. Регистрируйтесь в SendPulse и автоматизируйте свои рассылки: запланируйте цепочки писем, которые будут отправляться без вашего участия, и постройте чат-ботов, которые смогут решать базовые вопросы вместо вас.
Рассказываю, как делать по-настоящему крутые email рассылки. Помогаю найти баланс между заботой о клиенте и успешными продажами.