Что такое личное дело абитуриента
Формирование и хранение личного дела студента
Обновлено: 07 Мая 2021
Личное дело — набор документов студента с момента его поступления в вуз или колледж. Администрация вносит информацию еще во время приемной кампании. После зачисления дело абитуриента под индивидуальным порядковым номером попадает в ректорат.
Что вносится в личное дело студента
Материалы дела — документы абитуриента, которые он предоставил приемной в комиссии учебного заведения в обмен на расписку о получении данных. Информацию по незачисленным поступающим хранят год, затем уничтожают.
Папка абитуриента включает:
Пример того, как выглядит личное дело, можно посмотреть тут.
При переводе в папку вносят:
При отчислении добавляют:
В состав не включают неисполненные документы, подлежащие возврату, черновые варианты. Все бумаги хранятся в хронологическом порядке, составляется их опись. На обложку дела наклеивают титульный лист, содержащий ФИО, специальность, регистрационный номер, год поступления, факультет, средний балл аттестата, изучаемый иностранный язык.
Положение о формировании личного дела студента
В каждом вузе хранение осуществляют на основании внутреннего положения о ведении дел учащихся. Его принимают с учетом норм ФЗ «Об образовании в РФ», устава вуза, методических инструкций и иных локальных актов.
Учащиеся имеют право:
Дело ведется с момента принятия студента до отчисления в вузовской канцелярии. В случае его утраты составляют акт об утере и формируют новую папку.
Хранение личных дел
Где хранятся личные дела
Все сведения о студенте относятся к конфиденциальным и не передаются третьим лицам. По этой причине их хранят в закрытом месте с ограниченным доступом для избежания утечки информации. Передаются сведения в случае предоставления студентом письменного разрешения. Ответственность за хранение несут секретариат и деканат. Право доступа имеют ректор, проректор, юристы, бухгалтерия, специалисты учебно-методической части. Иным лицам доступ могут дать по служебной записке с резолюцией ректора. Для контроля выдачи материалов ведется специальный журнал. На практике для хранения используют студенческую канцелярию. Оригиналы документов об образовании выдают после отчисления студенту.
Также их можно получить во временное пользование владельцу сроком на 3 дня по личному обращению, подписанному проректором. По истечении этого срока документы возвращают в деканат.
После окончания вуза
После окончания учебы в дело подшивают выписки приказов о допуске к:
Затем вкладывают зачетную книжку и студенческий билет. После выдачи диплома дело отправляют в архив, где оно хранится 75 лет.
После отчисления
Накопленные данные по отчисленным хранят отдельно от других в студенческой канцелярии в течение 5 лет, затем передают в архив.
Сколько хранится личное дело студента
Общий срок хранения — 75 лет. Если студент был отчислен на 1-3 курсе, то такую папку хранят только 15 лет. Если отчислили учащегося 4 или 5 курса, то дело хранят также 75 лет.
Как узнать номер личного дела
Номер состоит из цифр, которые складывают по определенной закономерности:
Номер зачетной книжки и студенческого билета соответствуют номеру дела.
Личное дело иностранного студента
Для иностранного учащегося дополнительно вкладываются следующие акты:
Надеемся, наша статья внесла ясность в представление о том, какая информация хранится в личном деле. А чтобы оно не дополнилось приказом об отчислении, хорошо учитесь и сдавайте вовремя учебные работы. В этом вам всегда поможет ФениксХелп.
Личное дело студента: документы, требования, сроки хранения
Как только абитуриент становится студентом, в стенах альма-матер на него заводят личное дело. Звучит немного угрожающе, не так ли?
На самом деле беспокоиться не о чем. Этот документ никоим образом не нарушает права учащегося, о которых можно почитать на нашем телеграм-канале.
Давайте изучим, что такое личное дело студента, для чего нужен этот документ, правила его оформления, и сколько личное дело будет храниться в стенах университета/колледжа.
Что собой представляет личное дело студента
Личное дело – это документ, который формируется с момента поступления в вуз. Это папка со всей информацией о студенте.
Личное дело студента формируется во время приемной комиссии. Если абитуриент зачислен, его личное дело передают в ректорат, где оно и хранится до конца учебы. Каждому личному делу учащегося присваивается порядковый номер.
Какие документы входят в состав личного дела
В ходе учебы в личное дело студента подшивают отметки, а также выписки из приказов о переводе на следующий курс.
В личных делах студентов колледжей и университетов содержатся следующие документы и информация:
В личное дело студента вкладываются документы о его переводе из одного вуза в другой. Кроме того, если студент пришел учиться в вуз по целевому направлению, в папке будет храниться и копия договора с тем, кто оплачивает обучение в вузе.
В папку с личным делом подшивают и те документы, которые дают ему право на предоставление определенных льгот: копии свидетельства о многодетности родителей, инвалидности и пр.
Все документы хранятся в хронологическом порядке, поэтому по содержимому папки будет легко отследить, что и когда происходило в жизни учащегося.
Если внутри папки собралось много документов, составляется опись личного дела студентов.
Пример описи личного дела:
Что происходит с личным делом, когда студент заканчивает обучение
Когда студент закончил обучение, в его личное дело подшивают выписки приказов о допуске к сдаче госов, защите диплома, обходной лист, копия диплома, вкладыш с отметками и характеристику за всё время обучения. Сюда же вкладывают зачетную книжку и студенческий билет.
Если во время учебы студент потерял студенческий билет, он должен написать заявление об утере на имя ректора и приложить копию (или оригинал) объявления из газеты об утере документа. Если была утеряна зачетная книжка, ее придется восстанавливать.
По окончании учебы личное дело помещают в архив.
Личное дело иностранного студента
Кроме стандартного перечня документов, жителям других стран перед началом обучения придется предоставить следующие сведения:
Сколько хранятся личные дела студентов
Срок хранения личных дел студентов в архиве университета/колледжа – 75 лет.
Личные дела отчисленных на 1-3 курсе студентов хранятся только 15 лет. Если учащийся перед отчислением успел закончить 4 и больше курсов, его личное дело будут хранить столько же, сколько и выпускника – 75 лет.
Как хранится личное дело студента
Любая информация, которая помещается в папку с личным делом, считается строго конфиденциальной и не может быть раскрыта третьим лицам. Поэтому папки хранятся в строго засекреченном месте с ограниченным доступом.
Передавать личные данные можно только в случае, если студент предоставит письменное разрешение.
Если персональные данные студента из личного дела будут незаконно переданы посторонним, виновные подвергаются дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной, уголовной ответственности.
Вот так выглядит личное дело студента (образец министерства образования):
Студент должен быть готов к тому, что в эту папку будет попадать любая информация о его официальной деятельности, проступках и взысканиях, успехах и неудачах. Сама по себе эта информация ничего не значит. Но если учащийся попадет в трудную ситуацию и будет просить помощи у руководства вуза, личное дело обязательно изучат, чтобы понять, стоит его поддерживать или нет.
В любом случае помните: если времени на домашнюю работу не хватает, не стоит забрасывать обучение. Ведь рядом есть сервис студенческой помощи, который готов подставить плечо в трудную минуту и перенять часть ваших забот на себя.
Наталья – контент-маркетолог и блогер, но все это не мешает ей оставаться адекватным человеком. Верит во все цвета радуги и не верит в теорию всемирного заговора. Увлекается «нейрохиромантией» и тайно мечтает воссоздать дома Александрийскую библиотеку.
Что такое личное дело студента?
Личное дело – звучит весьма строго и важно, а иногда устрашающе. В общем смысле оно представляет собой сведения о конкретном человеке, отражающие все стороны его жизни или отдельные, наиболее важные моменты.
Личное дело – звучит весьма строго и важно, а иногда устрашающе. В общем смысле оно представляет собой сведения о конкретном человеке, отражающие все стороны его жизни или отдельные, наиболее важные моменты.
Информация в личном деле студента?
Личное дело формируется не только следователями или правоохранительными органами. Данный документ актуален при обучении в любом образовательном заведении (ДОУ, школа, колледж или университет), при трудоустройстве и пр. Он позволяет определить, чем занимался человек в определенный период времени, какими данными обладал.
Сегодня мы расскажем Вам об особенностях формирования и хранения личного дела студента.
Что это такое?
Личное дело студента – это своего рода «компромат» учащегося, который хранится в учебном заведении. Этот документ призван собрать всю информацию об учащемся, начиная с момента поступления и заканчивая выпуском.
Внешне личное дело студента представляет собой небольшую папку с отдельными файлами. Формированием данных занимается сначала приемная комиссия или секретарь образовательного учреждения, а далее – методисты и лаборанты, научные руководители.
Нужна помощь преподавателя?
Мы всегда рады Вам помочь!
После зачисления абитуриента в СУЗ или ВУЗ личное дело передают в ректорат. Здесь оно хранится вплоть до окончания учебного процесса и вручения диплома. Если абитуриент не поступил в заведение, то его личное дело хранится в архиве учреждения не более 6 месяцев.
Какие сведения включают личное дело студента?
Каждому личному делу присваивается определенный номер (чаще всего порядковый).
Титульный лист личного дела?
Далее после зачисления абитуриента в ряды студентов личное дело передается в ректорат. Если учащийся в ходе освоения образовательной программы сменил фамилию или имя проходил практику или трудоустроился, у него родился ребенок, то ему необходимо предоставить соответствующие документы: данные нового паспорта, характеристика с места практики/работы, свидетельство о рождении ребенка и пр. В некоторых случаях допускается включение характеристики от куратора или научного руководителя с места учебы.
Содержание личного дела студента
Если учащийся осуществлял перевод из одного учебного заведения в другое, менял специальность, то все эти действия сопровождаются документально и включаются в личное дело.
В случае, когда студент обучается в ВУЗе по целевому направлению, в личном деле будут храниться сведения об организации, которая направила и оплатила его обучение, а также договор, заключенный между тремя сторонами и пр.
В личное дело также необходимо включить документы, подтверждающие право на пользование льготами (если они есть). Например, если студент является ребенком из многодетной семьи, ему необходимо предоставить соответствующую справку или свидетельство родителей. Если у учащегося имеется инвалидность, данный факт также должен быть подтвержден документально.
Важно отметить, что все документы в личном деле классифицируют согласно хронологии, что облегчает изучение и анализ «жизни» студента.
Если личное дело получается объемным, оно включает в себя множество различных документов, то формируется опись (с целью учета каждого файла).
Формирование описи к личному делу студента
Формирование описи к личному делу студентаВажно отметить, что все оригиналы передаются образовательному заведению на основе расписки, которая удостоверяет, что реальный владелец документов передал, а другая сторона – получила и несет ответственность за их сохранность.
Какова судьба личного дела студента по окончании обучения?
Все этапы, пройденные учащимся в процессе обучения (допуск к сессиям и ГОСам, защита ВКР, результаты всех рубежей) включают в указанную папку-портфолио. Также научный руководитель, ректор или декан должен приложить общую характеристику учащегося за весь период обучения.
После защиты дипломной работы студент подписывает обходной лист, сдает студенческий билет, зачетную книжку лаборантам или методистам. Указанные документы подшивают к личному делу, а затем папку передают на хранение в архив. Продолжительность хранения этого файла составляет 75 лет.
Важно отметить, что архивные данные в силах запросить только сам владелец. Сведения, переданные в архив, являются конфиденциальными и не могут быть разглашены и предоставлены третьим лицам.
В личное дело студента попадают все сведения, отражающие его поступки и действия, достижения и провалы. Поэтому необходимо тщательно думать перед каждым шагом и решением. Данный документ не играет существенной роли в жизни человека, но если он попадет в трудную ситуацию, оно может стать хорошей опорой для оказания помощи со стороны учебного заведения, места работы, государственных органов.
Трудности с учебой?
Помощь в написании студенческих и
аспирантских работ!
Личное дело студента: оформление, формирование, ведение и хранение
Личное дело студента формируется с момента его поступления в ВУЗ. Туда подшивается личная карточка студента, медицинская справка о состоянии здоровья, копия паспорта и документов о среднем образовании, номер приказа о зачислении или переводе.
В течение учебы личное дело студента пополняется оценками (они заносятся в учебную карточку), выписками из приказов о переводе с курса на курс, об отчислении и восстановлении студента, об академическом отпуске (если такой был). Прилагаются характеристики с места прохождения практики, сведения о поощрениях и выговорах. Если студент во время учебы изменил семейное положение, то в личное дело подшиваются также копии свидетельства о браке, о смене фамилии. Студентам-мужчинам, отслужившим в армии, необходимо предоставить копию военного билета. Иногда просят предоставить свидетельства о рождении детей.
После окончания университета личное дело студента пополняется выписками из приказов о допуске учащегося к сдаче государственных экзаменов, защите дипломной работы, обходным листом, копией приказа об окончании университета, копией диплома и вкладышем с оценками, характеристикой за время учебы в ВУЗе. Прикладывается также зачетная книжка и студенческий билет. Если студенческий билет был утерян – то необходимо будет написать заявление об утере на имя ректора, а также приложить копию или вырезку из газеты с объявлением об его утере. В зачетной книжке должны быть проставлены все отметки об успеваемости, подписи декана и печати. Утерянную зачетную книжку придется восстанавливать. Со студента берется расписка о том, что ему возвращен документ о среднем образовании.
После этого личное дело студента отправляется в архив, где по закону оно должно храниться 75 лет.
Регламент оформления и подготовки личных дел студентов, соискателей, слушателей, аспирантов для передачи в архив
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего образования
«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
«___» ___________ 2016 г.
оформления и подготовки личных дел студентов,
соискателей, слушателей, аспирантов для передачи в архив
2 Состав документов личного дела………………………………………..
4 Нумерация листов в деле………………………..……………………….
5 Составление листа-заверителя дела……………………………….
6 Составление внутренней описи документов дела ……………………..
7 Оформление обложки (титульного листа) дела………………………..
8 Порядок передачи дел в архив……….………………………………….
9 Заключительные положения……………………………………………..
ПРИЛОЖЕНИЕ А (обязательное) Образец заполнения
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (обязательное) Образец заполнения внутренней описи личного дела студента (для подшивки в индивидуальные папки)
ПРИЛОЖЕНИЕ В (обязательное) Образец заполнения внутренней описи личных дел студентов (для переплета в типографии)…………….
ПРИЛОЖЕНИЕ Г (обязательное) Образец заполнения внутренней описи зачетных книжек студентов (для переплета в типографии)…….
ПРИЛОЖЕНИЕ Д (обязательное) Образец заполнения обложки
(титульного листа) личного дела студента (для подшивки
Приложение Е (обязательное) Образец заполнения обложки
(титульного листа) личных дел студентов (для переплета
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (обязательное) Образец заполнения описи передачи личных дел студентов (для подшивки каждого дела в индивидуальную папку и передачи на хранение в связках)……………..
ПРИЛОЖЕНИЕ И (обязательное) Образец заполнения описи передачи личных дел студентов (для переплета в типографии и передачи
на хранение в томах)……………………….
ПРИЛОЖЕНИЕ К (обязательное) Образец заполнения описи передачи невостребованных документов о предыдущем образовании студентов..
1.1 Регламент оформления и подготовки личных дел студентов, соискателей, слушателей, аспирантов (далее – студентов) для передачи в архив (далее – Регламент) является локальным нормативным актом СФУ и устанавливает единые требования к оформлению, подготовке и передаче на хранение в отдел архивного хранения (Архив СФУ) личных дел.
1.2 Данный Регламент разработан в соответствии с:
— Федеральным законом от 01.01.2001 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Федеральным законом от 01.01.2001 г. «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
— «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарег. в Минюсте 7 сентября 2015 г. № 000);
— Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 01.01.2001 г. № 000;
— локальными нормативными актами СФУ.
1.3 Срок хранения личных дел студентов (отчисленных и окончивших) составляет 75 лет.
1.4 При поступлении в университет личное дело абитуриента формируется в приемной комиссии в соответствии с действующими Правилами приема и Положением о приемной комиссии СФУ.
1.5 Приемная комиссия передает личные дела зачисленных абитуриентов по акту в учебные подразделения институтов (филиалов).
1.6 Личные дела абитуриентов, не зачисленных в число студентов, до окончания текущего календарного года хранятся в приемной комиссии в течение 6 месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке.
1.7 Личные дела студентов, окончивших обучение в университете, передаются учебным управлением и учебными подразделениями институтов (филиалов) в архив согласно ежегодному графику передачи дел по личному составу.
1.8 Личные дела студентов, не закончивших обучение, хранятся на местах в течение 5-ти лет после отчисления, после чего передаются в архив согласно ежегодному графику передачи дел по личному составу.
1.9 Подлинники документов высылаются (возвращаются) приемной комиссией абитуриентам лично.
1.10 В случае невозможности возврата подлинников документов, осуществляется их передача в архив по описи.
1.11 Срок хранения невостребованных личных документов составляет 75 лет.
1.12 Личные дела студентов формируются строго по году окончания или отчисления.
2 Состав документов личного дела
При передаче в архив личное дело студента должно включать следующий перечень документов:
— внутренняя опись документов дела;
— расписка в получении документа о предыдущем образовании;
— копия характеристики (из деканата, с места практики и др.);
— копия диплома и приложения о высшем образовании;
— копия свидетельства при смене фамилии, имени, отчества (или) о расторжении брака;
— индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах);
— учебная карточка студента;
— личная карточка студента;
— документы, послужившие основанием решения вопроса о переводе из предыдущего вуза;
— заключение об эквивалентности образования (для иностранных граждан);
— договор об оказании платных образовательных услуг;
— договор на целевое обучение;
— протокол заседания апелляционной комиссии (при наличии);
— выписка из решения апелляционной комиссии или акта об исправлении результатов экзамена;
— заявление на апелляцию (при наличии);
— выписка из вступительных испытаний;
— копия похвальных и почетных грамот (при наличии);
— копия документа о предыдущем образовании (аттестат о полном образовании, диплом о среднем профессиональном образовании, диплом о неполном высшем образовании, диплом о высшем образовании, академическая справка, справка об обучении установленного образца – оригинал);
— копия свидетельства о результатах сдачи ЕГЭ;
— экзаменационный лист (результаты при поступлении в вуз);
— документы, предусматривающие льготы на прием вне конкурса;
— направление (при наличии);
— заявление абитуриента о допуске к вступительным испытаниям и участия в конкурсе на зачисление;
1) о зачислении на первый курс;
2) о переводе студента с курса на курс;
3) о смене формы обучения;
4) о смене специальности;
5) об отчислении в связи с переводом;
6) о зачислении в связи с переводом из другой образовательной организации;
7) о применении мер взыскания и поощрения;
8) об академическом отпуске, о выходе из академического отпуска;
10) о продлении сроков сдачи экзаменационной сессии;
11) о смене фамилии, имени отчества;
13) о восстановлении;
15) о направлении на практику;
16) о допуске к государственной итоговой аттестации.
3.1 Оформить личные дела студентов для передачи на хранение в архив можно двумя способами: подшивкой каждого личного дела в индивидуальную картонную папку или переплетением нескольких личных дел студентов в отдельные тома в типографии.
3.2 При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки). Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин.
3.3 В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм. Использование дырокола запрещается.
3.4 Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибком, перед прошивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.
3.5 Невостребованные личные документы (аттестаты, дипломы о предыдущем образовании и др.) вкладываются в карман личного дела или передаются по отдельной описи.
3.6 В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя дела, который заполняется и подписывается лицом, проводившим формирование дела (приложение А).
3.7 Внутренняя опись подклеивается с тыльной стороны верхней обложки (при подшивке в отдельные картонные папки) или подшивается в начале тома после чистого белого листа (при переплете в тома) (приложения Б, В, Г).
3.8 Документы подшиваются прочными белыми нитками на четыре прокола в папку-скоросшиватель «Дело» из картона (без металлических зажимов и завязок) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
3.9 Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки.
3.10 Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть.
3.11 В личных делах студентов зачетная книжка прошивается вместе со всеми документами на два прокола (рисунок 1). В случае, когда личные дела студентов переплетаются в типографии, зачетные книжки разворачиваются и прошиваются за обложку (рисунок 2).
3.12 Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
3.13 Документы, составляющие дело, прокалывают шилом, затем прошивают длинной (цыганской) иглой следующим образом:
— с тыльной стороны продевают иглу во второе снизу отверстие, затем игла продевается в нижнее отверстие с лицевой стороны, далее нить ведется по тыльной стороне вновь ко второму снизу отверстию, затем выводится на лицевую сторону и прошивает второе сверху отверстие;
— далее по тыльной стороне нить ведется к верхнему отверстию, проходит через него, потом по лицевой стороне возвращается ко второму сверху отверстию, продевается сквозь него и выводится на тыльную сторону;
— далее два конца нити связываются таким образом, чтобы можно было «опечатать» свободный конец нити (наклеить белую полоску бумаги).
 |
 |
7.
 |
 |
 |
Рисунок 1 – Схема прокола и прошивки личного дела студента в индивидуальную папку
Рисунок 2 – Расположение зачетных книжек в томе при переплете в типографии
4 Нумерация листов в деле
4.1 В целях обеспечения сохранности и упорядочения документов, включенных в дело, все листы (кроме титульного листа, чистого листа, листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, сверху вниз в возрастающем порядке номеров, не задевая текста документов, простым карандашом. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.
4.2 Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются в каждом томе или в каждой части отдельно, начиная с первого.
4.3 Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется также как один.
4.4 Лист с наклеенными наглухо документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист.
4.5 Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, перевод, вырезки, выписки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
4.6 Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
4.7 Чистые листы, не заполненные текстом, не нумеруются, а пропускаются.
4.8 Зачетная книжка нумеруется одной цифрой.
4.9 В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления в обложку (титульный лист) и во внутреннюю опись или опись составляется заново.
4.10 При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к передаче в архив, допускается, по согласованию, употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
5 Составление листа-заверителя дела
5.1 После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела.
5.2 Лист-заверитель дела (приложение А) составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи (при ее наличии).
5.3 Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
5.4 Лист-заверитель не нумеруется.
6 Составление внутренней описи документов дела
6.1 Для учета документов в деле, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа (особо ценные, распорядительные документы, личные дела, и так далее), составляется внутренняя опись документов дела (приложения Б, В).
6.2 Внутренняя опись составляется на отдельном листе (листах) по установленной форме, в которой указываются сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
6.3 Листы внутренней описи нумеруются отдельно и вносятся в лист заверитель дела.
6.4 Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
6.5 Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная и подписанная составителем по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7 Оформление обложки (титульного листа) дела
7.1 Обложка для личного дела студента (приложения Д, Е) составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются:
— полное наименование университета;
— наименование института, форма обучения (очная, очно-заочная, заочная, окончившие/отчисленные). При изменении формы обучения прежняя форма ставится в скобки, новая форма обучения дописывается на обложке;
— фамилия, имя, отчество (разборчиво). При смене фамилии прежняя заключается в скобки, новая пишется рядом;
— номер тома (части), если личные дела переплетаются в типографии;
— дата дела: дата начала комплектования личного дела (дата приказа о зачислении) и дата окончания комплектования личного дела (дата приказа об отчислении);
— количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
7.2 Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений.
7.3 При переплете в типографии титульный лист распечатывается на принтере и наклеивается на обложку.
7.4 Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея ПВА на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот. Клей карандаш при наклеивании использовать не допускается.
8 Порядок передачи дел в архив
8.1 Передача личных дел студентов и невостребованных документов на хранение в архив производится по описи в бумажном и электронном виде. Опись регистрируется в журнале с присвоением индивидуального номера. Опись составляется и подписывается в двух экземплярах. Один хранится в архиве, второй – в структурном подразделении (приложения Ж, И).
8.2 Личные дела студентов вносятся в передаточную опись по году окончания или отчисления по алфавиту. Нумерация томов за год сквозная.
8.3 При передаче в архив в связках, каждое личное дело получает номер по сдаточной описи, который называется единицей хранения – «ед. хр.».
8.4 В период подготовки структурным подразделением личных дел студентов, подлежащих передаче в архив, работником архива предварительно проверяется правильность их формирования и оформления.
8.5 Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
8.6 Подразделение, в котором дела были сформированы и оформлены, доставляет их в архив в связках или в томах, аккуратно уложенных в мешки или коробки.
8.7 На каждую связку с личными делами студентов прикрепляется бирка из плотного картона (5 х 5 см) путем пропускания связывающего шпагата через два прокола в бирке со следующей информацией: наименование университета, института, год окончания/отчисления, отделение дневное/заочное, № связки и № единицы хранения (рисунок 3).
 |
Рисунок 3 – Образец бирки
8.8 Для исключения случаев утери или повреждения бирки, она должна быть изготовлена из плотного картона.
8.9 Прием каждого дела производится заведующим сектором или начальником отдела в присутствии работника структурного подразделения, при этом на обоих экземплярах описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.
8.10 Описи передачи невостребованных документов о предыдущем образовании студентов составляются в соответствии с приложением К.
9 Заключительные положения
9.1 Лицом, ответственным за своевременную передачу дел в архив университета, является руководитель структурного подразделения.
9.2 Дела, оформленные ненадлежащим образом, с нарушениями настоящих Правил, до устранения отмеченных недостатков на хранение в архив не принимаются.
Начальник управления учета
и хранения документации
Проректор по учебной работе
по безопасности и кадрам
Нормоконтроллер: начальник отдела СМК
Образец заполнения листа-заверителя дела
В деле подшито и пронумеровано 56 (пятьдесят шесть) листов,
цифрами и прописью
литерные номера листов _______________________________________________________;
пропущенные номера листов____________________________________________________
+листов внутренней описи 1 (один)
Особенности физического состояния и формирования дела
Инженер кафедры _____________
должность работника, личная подпись инициалы, фамилия
Образец заполнения внутренней описи личного дела студента
(для подшивки в индивидуальные папки)
документов дела студента __Иванова (Петрова) Вера Владимировна________