Что можно ввести в ячейку
Что можно записать в ячейку таблицы
В любую ячейку электронной таблицы можно ввести:
· текстовую (алфавитно-цифровую) информацию.
Ввод по умолчанию. Как Excel отличает один вид информации от другого? Если вы явно не указали тип и формат вводимой информации (как показано ниже), Excel по умолчанию использует следующие соглашения.
Число. Если набрана некая последовательность символов, в которую входят цифры, а также знаки «+», «—» (в начале последовательности) или «.» (как разделитель целой и дробной части), эта последовательность считается числом. Примеры чисел:
По умолчанию после фиксации числа Excel сдвигает его к правой границе ячейки, при этом незначащие (хвостовые) нули в дробной части числа отбрасываются. Например, таким способом вы не сможете ввести число 25,10, – оно превратится в 25,1. Тем не менее, вы можете выровнять число по центру ячейки или сместить к левой границе ячейки с помощью кнопок выравнивания на панели форматирования.
Большие и малые (по модулю) числа удобно записывать в экспоненциальной форме, т. е. в виде условного сочетания мантиссы и порядка. Например, число 4230000 можно представить как произведение 4,23х10 (4,23 – мантисса, 6 – порядок) и записать так: 4,23Е+06.
Чтобы число в ячейке выглядело на экране именно так, как вы его ввели, количество вводимых знаков не должно превышать некоторую величину, зависящую от установленной вами (или по умолчанию) ширины столбца (обычно это 8—12 символов). Слишком большие или слишком малые числа Excel автоматически представит в экспоненциальной форме (например, вместо 42300000 в ячейке может появиться 4,23Е+07, т. е. 4,23х10 7 ).
Точность представления числа (количество знаков после точки) можно регулировать с помощью кнопок панели инструментов «Форматирование».
Формула. Если набранная вами последовательность символов начинается со знака «=» (равно), Excel считает, что вы набрали формулу. В формулу могут входить данные разного типа, однако мы будем считать ее обычным арифметическим выражением, в которое можно записать только числа, адреса ячеек и функции, соединенные между собой знаками арифметических операций.
Например, если вы ввели в ячейку ВЗ формулу
значением этой ячейки будет число, которое равно произведению чисел, записанных в СЗ и F7, сложенному с числом из ячейки А2.
Ввод формул. Адрес ячейки можно включить в формулу одним щелчком мыши. Например, вместо того, чтобы «вручную» набирать =С6+С7+. можно сделать следующее:
щелкнуть мышью на ячейке С6 (ее адрес появится в формуле);
щелкнуть на С7 и т. д.
Ввод функций. Вместо того, чтобы набирать функции вручную, можно щелкнуть на кнопке со значком fx в панели инструментов «Стандартная» (рис. 4), – на экране появится диалоговое окно Мастера функций. С его помощью можно ввести и отредактировать любую функцию
Если на вкладкеВид окна команды[Сервис-Параметры. ]установлен флажокФормулы, в ячейке на экране будет отображаться формула; если этот флажок снят, вместо формулы вы будете видеть результат вычислений по данной формуле.
Текст. Если набранная вами последовательность в представлении Excel не является ни числом, ни формулой,она считается текстом и не подвергается каким-либо преобразованиям. Например, последовательность –145,2 будет считаться числом, а –145.2 или vl45.2 — текстом. Последовательность =А1+А3 — это формула, а А1+А3 — текст.
Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны два случая:
1) следующие ячейки в строке пусты, — тогда визуально текст накроет эти ячейки;
2) в следующих ячейках есть данные, — тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.
При необходимости вы можете расположить текст в ячейке в несколько строк.
Особенности ввода данных и их редактирование
Особенности ввода данных.
Для того чтобы в ячейку ввести какие-либо данные необходимо:
1) Щелкнуть по ячейке, чтобы выделить ее.
2) Ввести данные в выделенную ячейку с клавиатуры.
Текст отобразится как в самой ячейке, так и в строке формул.
3) Для завершения ввода, можно нажать клавишу Enter на клавиатуре или щелчком левой кнопки мыши по значку галочки в строке формул. Если вы ошиблись или передумали вводить данные, то для отмены можно нажать на клавишу Esc или щелкнуть по значку крестика в строке формул.
Ввод чисел
Существуют некоторые особенности ввода чисел с использованием специальных символов:
1) Для ввода отрицательного числа перед числом ставится знак «-» (минус). 
3) Для отображения числа в экспоненциальном виде используется символ Е или е. Например, 7е2 означает 7*100, записывается в Excel как 7,00E+02 в экспоненциальном формате, а в числовом формате означает 700.
4) Для удобства ввода больших чисел, между разрядами можно ставить пробел (987 654,00). После нажатия клавиши Enter, в ячейке число отобразиться с пробелами, а в строке формул пробела не будет.
5) Знак процента используется для ввода процентного формата.
Число, которое Excel не может распознать как дату, например 14/28, будет представлено как дробь.
Ввод времени.
Для того чтобы в Excel ввести в ячейку время необходимо ввести часы, минуты и секунды, используя в качестве разделителя двоеточие. При вводе данных можно использовать как все три компонента, так и два (когда секунды не нужны). Если время было введено как часы и минуты, то в строке формул все равно время отобразиться с секундами.
Ввод даты.
Дата состоит из трех частей: день, месяц, год. В Excel используются следующие разделители: дефис ( — ), слеш ( / ), точка ( . ). Если ввести только день и месяц, то Excel автоматически поставит текущий год, а в строке формул дата будет отображаться полностью.
Ввод текста.
В Excel можно записывать текст в несколько строк. Для этого нужно нажать клавиши Alt+Enter.
Если текст слишком длинный и не влезает в ячейку, можно воспользоваться командой Перенести текст. Для этого нужно:
1) Выделить ячейку с содержимым, которое не влезает
2) На вкладке Главная, в группе Выравнивание нажать кнопку Перенести текст
Обратите внимание, что в отличие от предыдущего случая, в строке формул текст остался написанным в одну строчку.
3) При необходимости можно изменить высоту строки или ширину столбца.
Для ввода символа, которого нет на клавиатуре, необходимо:
1) На вкладке Вставка, в группе Символы, выбрать команду Символ.
2) В открывшемся диалоговом окне можно выбрать нужный шрифт. Для облегчения поиска выбрать необходимый набор символов. Так же Excel показывает последние символы, которые вы использовали для вставки.
Для вставки выбранного символа нужно дважды щелкнуть по нему или нажать кнопку Вставить.
Редактирование данных.
Существует несколько способов редактирования данных в ячейке: редактирование непосредственно в ячейке или в строке формул.
Для редактирования в ячейке необходимо:
1) Дважды щелкнуть левой клавишей мыши по ячейке, которую вы собираетесь редактировать.
2) Внести необходимые изменения в ячейке.
Для редактирования данных в строке формул:
1) Выделить ячейку, один раз щелкнув по ней левой кнопкой мыши.
2) В строке формул щелкнуть левой кнопкой мыши в месте редактирования.
3) Повторить действия пункта 2 и пункта 3 предыдущего способа.
Кроме того для сохранения и отмены внесенных изменений можно использовать клавишу Ввод и клавишу Отмена в строке формул.
Что можно ввести в ячейку
Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).
Интерфейс
Настраиваем панель быстрого доступа
Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».
Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.
Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:
Перемещаемся по ленте без мышки
Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:
Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.
Ввод данных
Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.
Автозамена
Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:
Прогрессия
Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:
Протягивание
Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:
Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).
Проверка ошибок
Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.
Какие бывают типовые ошибки в Excel?
Инструмент проверки данных
Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:
Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.
Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.
Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:
Удаление пробелов
Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).
Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:
Дата и время
За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.
Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.
Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:
Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.
Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.
Поиск и подстановка значений
Функция ВПР / VLOOKUP
Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).
=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])
У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.
Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).
В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.
Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX
У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.
Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:
=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)
На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).
ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.
=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)
Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.
Получается следующая конструкция:
=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))
Оформление
Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».
На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:
А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.
На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь →
Способы ввода данных в ячейку Excel
Рассмотрены разные способы ввода информации в ячейки листа Excel.
В процессе преподавания курсов Excel мне часто приходилось сталкиваться с некоторым непониманием начинающих пользователей особенностей ввода данных в таблицы Excel. Как правило, это касается не очень уверенных пользователей Windows. Впрочем, часто люди, считающие, что вполне умеют работать в Windows, на самом деле многого не знают, отчего и возникают проблемы при обучении работе с конкретными программами.
Первичный ввод и редактирование ячеек
Существует несколько способом ввода данных в ячейки. Все они очень простые, но, как правило, каждый из них эффективнее применять в определённых случаях. Также сразу стоит отметить, что некоторые способы характерны не только для Excel, но и для Windows в целом, о чём часто большинство пользователей и не догадываются, приписывая всё это лишь одной конкретной программе.
Стоит отметить одну важную особенность: признаком того, что можно редактировать данные ячейки, является мигающий в ней текстовый курсор. Курсор появляется при выполнении любого из нижеперечисленных действий. За исключением последнего указанного с списке случая, если курсор не появился, то значит вы что-то сделали не так.
Двойной щелчок на ячейке
Пожалуй, это самый распространённый способ отредактировать содержимое любой ячейки Excel. Способ подходит как для ввода данных в пустую ячейку, так и для редактирования существующего содержимого ячейки. Если вам нужно что-то ввести в ячейку или изменить в ней (текст, числа, формулы), то просто выполните двойной щелчок.
Если в ячейке уже есть текст, то вы можете щёлкать на соответствующей его части для того, чтобы курсор появился сразу там.
Клавиша F2 на клавиатуре
Про данный способ отредактировать содержимое ячейки листа Excel почему-то мало кто знает. Мой опыт проведения различных учебных курсов показывает, что это, прежде всего, связано с недостаточным знанием Windows. Дело в том, что наиболее распространённой функцией клавиши F2 в Windows является начало редактирования чего-либо. Excel тут не исключение. Данный способ работает независимо от того, есть данные в ячейке или нет.
Клавиша Backspace на клавиатуре
Хорошо подходит для случая, когда в ячейке уже есть данные, но их нужно удалить и ввести новые. Нажатие Backspace (не путать с Esc!) приводит к стиранию имеющихся в ячейке данных и появлению текстового курсора. Если вам нужно просто стереть данные ячейки, но вводить новые не требуется, то лучше нажать Delete.
Если у вас выделена группа ячеек, то нажатие Backspace приведёт к стиранию содержимого только левой верхней ячейки выделенного диапазона. Для удаления содержимого группы ячеек также лучше использовать Delete.
Редактирование в строке формул
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Если нужно написать много текста или большую и сложную формулу, то строку формул можно расширить. Для этого есть специальная кнопка, показанная на рисунке ниже. Также не забывайте, что перенос строк в Excel делается через сочетание Alt + Enter.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Щёлкнуть на ячейке и начать писать
Самый простой способ. Лучше всего подходит для ввода данных в пустую ячейку — выделите ячейку щелчком и начните вводить данные. Как только вы нажмёте первый символ на клавиатуре, содержимое ячейки очиститься (если там что-то было), а в самой ячейке появится текстовый курсор. Будьте внимательны — таким образом можно случайно(!) стереть нужные вам данные, нажав что-то на клавиатуре!
Подтверждение ввода данных в ячейку
Проводя курсы Excel, я наблюдал очень(!) распространённую проблему у начинающих пользователей Excel — многие, написав в ячейку данные, забывают подтвердить ввод. Обязательно подтверждайте ввод данных в ячейку одним из ниже указанных способов!
После подтверждения ввода данных, текстовый курсор в ячейке пропадает. Если курсор не пропал, значит ввод данных не подтверждён!
Клавиша Enter
Универсальный и самый распространённый способ подтверждения ввода данных куда-либо. Нажатие Enter завершает ввод данных в ячейку в любом случае, независимо от того, пишете ли вы там формулу или простой текст. Выделение переходит на ячейку ниже (если не настроить иное, чего обычно никто никогда не делает).
Щелчок мышкой на другую ячейку
Использование стрелок на клавиатуре
Работает только в том случае, если это первый ввод данных в пустую ячейку. В противном случае, если вы просто редактируете ранее введённый текст, будет перемешаться текстовый курсор по тексту внутри ячейки.
Стоит иметь ввиду, что если вы пишете данные в ранее пустую ячейку и, допустив опечатку, нажимаете стрелку Назад для возврата текстового курсора к месту ошибки, то вместо возврата курсора получите незапланированное вами подтверждение данных и перескок выделения на другую ячейку слева! Довольно неприятная особенность Excel, которую необходимо учитывать, поэтому при первичном вводе данных в пустую ячейку для перевода текстового курсора используйте щелчки мышкой по написанному в ячейке тексту.
Использование кнопки в строке формул
Слева от строки формул есть кнопка в виде зелёной или серой галочки, нажатие на которую подтверждает ввод данных в ячейку. При этом неважно, писали ли вы данные (текст, число, формулу) непосредственно в строке формул или в самой ячейке. По правде сказать, применяется редко, поскольку нужно переносить руку с клавиатуры на мышку и целиться в довольно мелкую кнопку. Кнопка показана на самом первом рисунке.
Отмена ввода данных
Здесь можно выделить два принципиально разных случая. Много раз, проводя курсы Excel в Рыбинске, я замечал проблемы с обоими. Будьте внимательны!
Ввод данных в ячейку ещё не подтверждён
Если в ячейке по-прежнему мигает текстовый курсор, то ввод данных ещё не подтверждён. В этом случае работает универсальная отмена в виде нажатия клавиши Esc на клавиатуре (левая верхняя кнопка!). При нажатии Esc то, что вы ввели в ячейку, стирается, и возвращается предыдущее подтверждённое содержимое ячейки (в том числе «пусто», если там раньше ничего не было).
Помимо нажатия Esc можно воспользоваться крестиком слева от строки формул (см. первый рисунок).
Щелчок мышкой на другую ячейку
Подведём итоги
Используйте по усмотрению тот способ ввода данных, который Вам более удобен в данных обстоятельствах. Не забывайте подтверждать ввод данных в ячейку!
На моих онлайн курсах Excel Вы можете научиться эффективно использовать Excel, изучив все основные функции данной программы, необходимые для создания таблиц, графиков и прочего. Возможностей в Excel много, но далеко не все о них знают!