Trello что такое чек лист
Trello — начало работы и скрытые фишки
Trello — это очень распространенная программа по организации личных дел и бизнеса. Когда пользователь только заходит в нее, она может показаться ему очень простой и примитивной, но чем больше он работает с ней, тем больше фишек и сюрпризов он находит. В этой статье я рассмотрю как самые начальные аспекты работы, так и более продвинутые функции Trello о которых не знает большинство пользователей.
P.S. если вы хоть раз открывали приложение trello листайте до основы работы.
Как начать работу
В самом начале мы видим экран, на котором на предлагают создать доску, давайте сделаем это. Необходимо всего лишь ввести название доски и выбрать фон (я всегда выбираю наиболее нейтральную фотографию или еще лучше просто однотонный цвет, чтобы ничего не отвлекало от карточек внутри доски, и они контрастировали с задним фоном). Готово, мы создали свою первую доску.
Теперь нам нужно «добавить список», то, что я в дальнейшем буду называть колонкой. Нажимаем «добавить», вводим название и тут начинается самое интересное, потому что сейчас мы перейдем к созданию карточек.
Для добавления карточки необходимо ввести название, и после создания мы можем нажать на саму карточку и провалиться в ее настройки.
Как только мы создали карточку перед нами предстает абсолютно чистый шаблон, который теперь мы можем настраивать и кастомизировать под себя практически так, как нам захочется, но для начала давайте быстро ознакомимся со строением карточки.
Каждая карточка имеет название, описание и действие. Название буде видно нам «снаружи» на всей доске, а вот вся остальная информация скрыта внутри карточки и только некоторые справочные пункты можно тоже выносить как бы на обложку карточки.
Основы работы
Давайте посмотрим направо и быстро изучим основные вещи, которые мы можем добавить на карточку.
Первое — это метки. Они видны снаружи карточки и помогают выделять отдельную карточку среди остальных, а также присваивать каждой карточке свою роль. Метки можно называть по-разному, и каждая метка может обозначать карточку с той или иной информацией.
Например вот так выглядят мои метки. Карточку с соответствующей информацией я обозначаю соответствующей меткой, например если в карточке содержится ссылка на какую-нибудь важную статью, я отмечаю ее желтой меткой, а если карточка содержит домашнее задание, или еще какое-нибудь дело, которое я должен выполнить, она помечается красной меткой.
Вторая, не менее важная функция в карточке — это чек-лист. Тут все просто, можно создать чек-лист с определенным названием, например «список покупок» или «домашнее задание», потом внести в него необходимые для выполнения пункты и затем отмечать по мере исполнения. Каждый выполненный пункт будет оставаться в чек-листе, но зачеркиваться, показывая, что вы выполнили, а что нет, и какой объем работы был вами проделан.
Интересная модель: когда я готовился к ЕГЭ, и у меня было большое количество вебинаров, которое нужно было посмотреть, я просто создавал чек-лист с вебинарами и в строчки вносил ссылки на эти видео, а затем отмечал по мере просмотра.
Третья функция карточки — это создание сроков. Мы можем задать срок выполнения той или иной задачи, записанной на карточке, и trello напомнит нам заблаговременно, что срок карточки скоро истекает и будет менять цвет маркера времени на карточке в зависимости от того, сколько времени осталось до намеченного срока. Также мы можем добавить календарь на всю доску, и у нас появится еще одна полезная функциональность доски.
Как это сделать:
Теперь, когда мы создали карточку с определенным временем исполнения, она автоматически добавится в календарь, и при нажатии на кнопку «календарь» на доске, мы увидим наши задачи, которые необходимо выполнить к определенному сроку.
Четвертая штука — это вложения, на них мы остановимся поподробнее. Для меня, человека, который из-за учебы работает с огромным количеством файлов, это одна из самых полезных функций карточки. В эти вложения можно очень просто добавлять картинки или файлы, перетащив их из папки на компьютере или телефоне на карточку (drag and drop).
Интересный факт: если вы закидываете туда картинку, то она становится обложкой карточки, иногда это мешает, поэтому можно отменить добавление обложки, но я создал специальные картинки, на которых написал разные нужные мне информационные баннеры, и теперь при добавлении этой картинки, у меня получается красивая и сообщающая мне о чем-то обложка карточки (по сути, как метки, только больше и ярче).
Вот мои шаблоны, копируйте, пользуйтесь.
Trello для личного планирования
Методом проб и ошибок среди многообразия различных по функционалу, интерфейсу и степени заковыристости инструментов для личного планирования мной был выбран Trello.
Вообще говоря, как командный таск-менеджер для работы с проектами Trello освоен и оценен по достоинству довольно давно. А вот настроить в нём же личное планирование удалось не сразу — стандартная логика «план — в процессе — выполнено» мне совсем не подходила. За время поисков своей системы координат в Trello я протестировала несколько вариантов ведения личных дел. Всю свою первую стодневку я занималась реструктуризацией планирования и вот — ура! Победа!
В этой статье я расскажу о том, как Trello сегодня успешно работает для меня именно в части личного планирования, поделюсь конкретными примерами, а также покажу несколько лайфхаков.
Trello по своей сути — это система досок с карточками, которые, в свою очередь, организованы в списки. В основе Trello лежит канбан. Как правило, Trello используется для управления проектами и совместной над ними работы.
Почему я выбрала Trello:
Поскольку с подробным описанием функционала вы можете ознакомиться на сайте программы, я сразу приведу для примера элемент моей доски с общим планированием — скриншот, ссылка на саму доску и описание содержимого и логики.
Доска создана специально для статьи и не содержит никаких интимных задач, так что можно смело идти по ссылке, читать, открывать карточки, смотреть примеры задач, чек-листов.
Я планирую ежемесячно, еженедельно и ежедневно.
Моя доска
Моя доска с общим планированием включает в себя следующие листы:
Задачи, которые выполняются быстро и/или легко. Это уже конкретные и понятные шаги. Часто — позвонить, написать, купить и пр.
Теперь подробнее о каждом листе:
1. STREAM of LIFE / Общий поток
Например, карточка «Гленн Гульд Бах» образовалась здесь во время занятия с учителем фортепиано, когда мы обсуждали игру одних и тех же произведений в разных тональностях, а также legato и staccato. На еженедельном планировании при работе с этой карточкой я найду интересующие меня произведения, добавлю в карточку ссылки на них, переименую карточку в «Послушать произведения …» и помещу в лист с задачами.
А вот из карточки «История России Кипнис», наверняка, образуются карточка в листе Фундамент со списком лекций к просмотру в чек-листе и карточка на доске «Полезные материалы».
2. BASEMENT / Фундамент
К примеру, играть на фортепиано. При планировании на месяц создаю карточку «Фортепиано Январь», добавляю к ней описание, в котором пишу своё пожелание к этому действию. Здесь это «Хочу ежедневно самостоятельно заниматься не менее 1 часа. При отсутствии инструмента простукивать ритм любых нот».
Далее я создаю чек-лист. Если предполагается ежедневное действие, то чек-лист по количеству дней в месяце — прямо дату и пишу. Далее, когда подвожу итоги дня, ставлю галочку в соответствующей дате. В карточке «Фортепиано» рядом с датой ставлю количество минут — вдруг мне захочется в конце года посчитать, сколько времени я играла J. В конце месяца карточку переношу в лист Done и архивирую. А в листе Фундамент создаю карточку «Фортепиано Февраль» и т.д.
Возьмём карточку «Coursera». В описании к карточке фиксирую своё пожелание — «Хочу 3,5 часа в неделю изучать курсы». Поскольку карточка появилась в конце январских каникул, в чек-листе на январь 3 пункта.
Списки. Тут, наверное, много объяснять не нужно. Самое главное — эти списки я постоянно пополняю, а просматриваю как минимум еженедельно, и их содержимое тоже становится задачами.
3. STREAM OF BIG TASKS / Поток больших задач
Сюда попадает всё, что нужно изучить и над чем подумать, а также задачи, которые уже понятным образом могут быть разбиты на несколько. Ещё одной из характеристик задач в этом листе будет длительность их выполнения. Большая задача для меня — это всё, что больше часа.
4. STREAM OF SMALL TASKS / Поток маленьких задач
Задачи, которые выполняются быстро и/или легко. Это уже конкретные и понятные шаги. Часто — позвонить, написать, купить и пр. Ну и, как вы поняли, задача из этого листа не должна занимать больше часа моего времени.
5. FOR THIS WEEK / На эту неделю
На недельном планировании я перемещаю сюда задачи из потоков. В зависимости от предстоящей загрузки на неделю определяю соотношение больших и маленьких задач. Также стараюсь соблюдать баланс по сферам — сферы отмечены цветными лейблами. Об этом подробно написано ниже. В общем, закон этого листа — баланс цвета и калибра:)
6. FOR TODAY / На сегодня
При ежедневном планировании выбираю задачу из листа «На эту неделю» и добавляю задачи из листа «Фундамент». Несмотря на то, что некоторые задачи из него уже вошли в привычку, их дублирование в листе «На сегодня» позволяет объективнее планировать время. То есть, ежедневно я создаю в этом листе карточку «Фортепиано — 1 час», в день тренировок — карточку «Аэростретчинг».
7. DONE / Выполнено
Лист тщеславия, поддержки или отрезвления (в зависимости от его состояния) 🙂
В конце каждого месяца переношу сюда нужные карточки из листа «Фундамент». В карточках подвожу краткий итог в виде комментария. К примеру, в карточке «Фортепиано Январь» будет написано «Самостоятельно занималась 19 дней из 31-го. Всего 15 часов самостоятельных занятий». После этого архивирую все карточки в листе «Сделано». Именно архивирую, а не удаляю. В конце года с помощью этого листа я буду подводить итоги. 1-го числа каждого месяца этот лист пустой.
Как и какие функции Trello я использую
1. Основная сущность Trello — карточка
Карточки можно копировать, перемещать вверх/вниз, в другие листы, на другие доски, архивировать, удалять и пр.
Редактировать можно кликнув на тело карточки, то есть, открыв её. Ещё один способ — нажать на значок редактирования в правом верхнем углу карточки. Обратите внимание, что во втором случае будет доступен ограниченный набор функций.
Лайфхаки:
2. Оформление карточки
Помимо текста я иногда добавляю к карточке описание. В особенности это касается карточек из листа «Фундамент», чтобы отразить там свои пожелания.
Я люблю прикреплять ссылки при планировании, чтобы при выполнении задачи уже не тратить время на поиски нужной информации.
Иногда прикрепляю к карточке картинку для визуализации задачи или просто для красоты доски 🙂
Лайфхак:
Если вы уже начали писать в каком-то из листов текст карточки, а потом поняли, что нужно было эту карточку создать в другом листе — не расстраивайтесь: пока вы не создали карточку, вы можете нажать «Add a card» в нужном вам листе, и всё, что вы писали, появится в виде карточки именно там. Я этим пользуюсь крайне редко — мне нравится тягать карточки по столбцам вручную.
3. Чек-листы
Чек-листы я использую, к примеру, в листе «Фундамент» как хронометраж. Не открывая карточку можно увидеть, сколько пунктов чек-листа выполнено. Пункты чек-листа (да и сами чек-листы) можно двигать вверх-вниз по вашему усмотрению.
В каждой карточке можно создавать неограниченное количество чек-листов, получая таким образом несколько списков в одной карточке. К примеру в карточке «Книги» у меня есть списки «Бизнес», «Художественные», «Личное развитие» и «В процессе». Единственный минус нескольких чек-листов — при неоткрытой карточке вы увидите сумму выполненных пунктов по всем спискам, а не по каждому в отдельности.
Лайфхаки:
Кстати, оттуда же можно скопировать и сам список задач, указав при копировании, хотите вы внести весь этот список в одну карточку или сделать несколько.
4. Лейблы
Каждой карточке можно присвоить цветной лейбл. Можно даже не один, если есть такая необходимость. У меня, к примеру, есть.
Именно благодаря лейблам можно не вчитываясь увидеть, какие задачи сейчас преобладают, а также соблюсти баланс при планировании на неделю, чтобы не страдала ни одна из сфер.
Лайфхаки:
Есть очень простой способ присвоения лейбла (особенно это актуально, если это нужно сделать сразу для нескольких карточек). Меню в правой части окна открываете на разделе лейблы. Наводите курсор на карточку и нажимаете на клавиатуре цифру, соответствующую номеру нужного вам цвета.
5. Оформление доски
Для каждой доски я выбираю свой фон. Эта функция доступна в меню в правой части окна. Можно добавить однотонную заливку, текстуру или выбрать фотографию из предлагаемых.
Лайфхак:
Если вы будете приглашать в Trello ещё не зарегистрированных там пользователей, используйте специальную ссылку и просите их зарегистрироваться именно через неё. Тогда вам дадут статус Gold — по одному месяцу за каждого нового пользователя (правда, максимально 12 месяцев всего), и вы сможете добавлять в качестве обоев свои картинки. У статуса Gold есть и другие преимущества, но я пока особенно радуюсь именно этому.
6. Фильтр карточек
Функция также доступна в меню справа. Карточки можно фильтровать по лейблу и due date. Можно искать карточку по тексту.
Лайфхаки:
Другие полезные функции и лайфхаки, которые я редко использую для личного планирования:
Альтернативные варианты планирования
1. Проектный
2. Формат моей первой стодневки
В процессе первой стодневки я экспериментировала с различными видами подачи информации и искала те способы, которые будут работать лично для меня. В первой стодневке я понимала, что собираюсь прикладывать усилия по 4-м направлениям. Пробковые доски и бумажки мне не заменит ничто, а вот в Trello с горем пополам у меня работало это со следующими листами:
Во время стодневки я, преимущественно, использовала Trello для еженедельного планирования. Соответственно, в лист «На этой неделе» я брала задачи из всех направлений.
Вот здесь можно прочитать о других фишках Trello.
Буду рада обменяться опытом использования Trello для личного планирования, совместного планирования и командной работы. Ну и, разумеется, буду рада комментариям по идеям, которые описаны в статье.
Хотите разобраться со своими целями?
Сделайте это в проекте
Стодневка – экспедиция к новому Я
Открыта запись в Стодневку, которая стартует 1 ЯНВАРЯ.
Подробности тут
Стодневка – это среда для развития. Погрузившись в нее, за 100 дней вы сможете не только достичь цели, но и разобраться в себе, прояснить свои ценности, научиться радоваться жизни здесь и сейчас, а не когда-нибудь, когда исполнится желаемое.
Вам не придется прикладывать сверхусилия. Правило маленьких шагов помогает двигаться к целям спокойно и непрерывно.
Читайте также
Мой центр управления полетом
Я перепробовал кучу систем управления делами, но так и не стал гением эффективности. Я все еще часто откладываю дела, а потом паникую как студент во время сессии. Но иногда у меня получается себя организовать. Рассказываю о системе, которая помогает мне помнить о целях и справляться с делами.
Про групповые задачи, или как отказаться от протоколов
Приспичило мне поискать решение одной организационно-управленческой задачке.
Есть организация, в ней действует совет учредителей, совет принимает разного рода решения и ставит в рамках холдинга некоторого свойства задачи, которые фиксируются в примерно таких протоколах.
Используем Trello в качестве персонального органайзера
Меня давно интересуют визуальные методы планирования. Все началось с простого наблюдения: на предложение что-либо объяснить я обычно говорю «а, давайте, я вам лучше нарисую».
Интересные комментарии
Здорово! 🙂 не смог к сожалению привыкнуть к Trello, но вы подали мне новые идеи его использования 🙂 Спасибо вам за статью)
Что такое Trello и как им пользоваться
Полина Воловик, копирайтер, маркетолог и сооснователь креативной студии Zen Studio, специально для Нетологии написала краткий обзор Trello — системы управления проектами по методу японских канбан-досок.
Trello — это одна из самых популярных систем управления проектами в режиме онлайн, которая пользуется особенным спросом среди небольших компаний и стартапов. Она позволяет эффективно организовывать работу по японской методологии канбан-досок.
Она создана Fog Creek Software в 2011 году на базе MongoDB, Backbone.js и Node.js. Главные достоинства, которые позволили Trello добиться популярности — это:
Простота
Trello — максимально простой инструмент, который легко внедрить в рабочий процесс без долгой адаптации со стороны персонала. Из личного опыта могу сказать, что перепробовав более 10 систем управления проектами (от Basecamp до «Битрикс24»), внедрение Trello оказалось самым «безболезненным» для команды.
Весь интерфейс выстроен на основе канбан-досок. Название может показаться вам пугающим и незнакомым, но классическая доска выглядит примерно так:
Для организации задач используется доска с карточками, которые распределяются по типам. Как правило, задачи разбиваются на:
Это самая элементарная структура, возможности по модернизации которой ограничены лишь вашим воображением.
Но это физические доски, мы же говорим о веб-приложении.
Вот как все выглядит в Trello:
Структура Trello также состоит из досок, которые разделены на списки с карточками. Каждую из досок можно выделять под конкретные рабочие процессы или отделы. Например, у нас это выглядит вот так:
Сейчас команда небольшая, но когда она достигала 50 человек, у каждого отдела была своя доска:
Доступность
Бесплатность, причем не так называемая «условная», а freemium-модель — еще одно существенное преимущество Trello перед аналогами. В Trello можно полноценно работать совершенно бесплатно — и это не 30 дней, а навсегда. Естественно, функционал будет урезан: количество интеграций и объем загружаемых файлов будут ограничены. Ах да, еще вы не сможете делать кастомный фон для досок. Но и это не беда: сейчас Trello оформил партнерство с Unsplash, и обои можно выбрать из коллекции известного фотостока.
Скажу откровенно: лично нам Trello Business оказался совершенно не нужен. Файлы можно загружать и так — главное, чтобы их объем не превышал 10 Мб. Крупные файлы мы все равно загружаем в репозиторий компании. В карточках оказываются только ссылки на них. Что же касается интеграции: бесплатная версия ограничена количеством слотов для улучшений (их 3, чего нам хватает с головой). Единственное, что я интегрировала — это Slack. Я получаю туда самые важные оповещения.
У Trello надежный открытый API. Толковый программист может сделать свой собственный клиент, настроив его практически под что угодно.
Trello работает не только в браузере. Вы можете скачать приложение для смартфона или таблета и пользоваться системой в пути. К слову, блоки удобно редактировать и перемещать даже со старенькой Nokia Lumia. Про iPhone и флагманы под Android я молчу.
Удобство
Универсальность и гибкость Trello делают ее одной из самых комфортных систем организации дел для небольших команд. Если грамотно выстроить структуру компании в Трелло, то команда в 50+ человек сможет вполне комфортно взаимодействовать между собой, а вы как менеджер справитесь с контролем ключевых задач и процессов. Уверена, что 50 человек — не предел, но честно: больше мы не пробовали.
Чем Trello действительно хорош, так это возможностью быстро оценить прогресс по всем основным процессам сразу, в режиме реального времени и на одном экране. Этот инструмент можно использовать как личный органайзер, дневник, список, коллективный to-do менеджер… даже как форум. Сейчас Trello пользуются: редакция Нетологии, Тинькофф-Журнал, Лайфхакер и многие другие СМИ, контентные проекты и агентства.
Вы сами выбираете, по какому принципу организовывать списки и карточки на досках. По сути, программа универсальная и подходит как для личных целей, так и для предпринимательства.
Например, я люблю выстраивать списки по порядку работы. Первый столбик — это полезная информация / инструкции для сотрудников, а дальше этапы: входящие задачи, задачи в процессе, на проверке (утверждении), готовые, архивные. Как показала практика, так делаем не только мы.
Если процесс небольшой, то его можно отслеживать просто в карточке, создавая чеклист с этапами работы.
Более крупные процессы удобно мониторить в рамках одной доски. Например, так может выглядеть реализация контент-плана:
На доске «Клиенты и проекты» каждый столбец — это этап работы, через который проходит проект:
В такой ситуации основная работа ведется в самой карте.
Одна карточка — один продукт:
Как стать результативным руководителем
Как пользоваться Trello
Как уже было сказано, управление проектами в Trello строится по японскому принципу организации производства и снабжения «Канбан». Этот принцип изначально разработан и внедрен в производство компанией «Toyota». Служит он для того, чтобы гарантировать выполнение всех поставленных задач точно в срок. Реализуется с помощью специальных карточек с задачами, которые заполняются и вывешиваются на доску, разбитую на списки. Задачи перемещают от списка к списку по мере выполнения.
Структура
Три элемента, на которых держится структура организации проектов в Trello:
Доска — это один рабочий экран, который логически разделен на списки. Списки, в свою очередь, представляют собой вертикальные ряды для хранения карточек.
Карточки — это специальные формы для описания задач. Их можно двигать как внутри одного списка, так и свободно перемещать между списками или досками. Списки тоже можно перемещать. Для любой задачи можно назначить людей, ответственных за ее выполнение. Trello предлагает множество полезных возможностей для оформления, настройки и управления своими функциональными элементами.
Карточки
Как вы уже поняли, работа строится вокруг специальных карточек, каждая из которых может быть как простым описанием задачи, так и сложным документом со списками, чек-листами, вложениями, сроками, метками, ответственными лицами и так далее.
Что можно сделать с карточкой в Trello:
Кроме этого, в самом низу у каждой задачи есть подробный лог: кто, когда и какие действия совершал. Вот как выглядит обычная карточка в Trello на русском языке (кстати, наличие русифицированной версии — отдельный большой плюс):
Списки и доски
Списки тоже можно копировать, перемещать и архивировать. Меню с досками в Trello можно сделать фиксированным, а сами доски добавлять в «Избранные» и сортировать. Есть три типа досок с разным уровнем доступа:
Закрытые доски и ненужные списки с карточками хранятся в специальном архиве. Оттуда их можно вернуть обратно или окончательно удалить. Можно создавать неограниченное количество задач, досок и списков, а также добавлять любое число участников.
Другие возможности Trello
Пока я делала обзор Trello, я выделила для себя шесть важных особенностей системы, которые позволяют работать более комфортно и гибко.
Встроенная «умная» система поиска с операторами и памятью запросов.
Кроме досок, в Trello можно создавать персональные или бизнес-команды. Подписка на Бизнес-версию открывает доступ к дополнительным инструментам администрирования и более гибким настройкам конфиденциальности.
Trello хранит подробные логи всех изменений и действий участников команды. Их можно увидеть не только под карточками, но и в профилях, а также в специальном меню. Оно открывается при нажатии на кнопку с иконкой колокольчика в самом правом углу шапки сайта. Есть возможность получать оповещения об изменениях в логе на почту или прямо на рабочий стол.
Есть удобный фильтр карточек по различным параметрам. Он включает в себя настраиваемую систему цветных меток с режимом для дальтоников.
Открыть доступ к доске, карточке или пригласить человека в команду можно просто скинув ему ссылку — это быстро и удобно. Для создания карточек можно делать закладки, перетаскивая гиперссылки с сайтов или прямо с компьютера.
Одно из серьезных конкурентных преимуществ Trello перед другими системами управления проектами — большой, постоянно обновляемый список улучшений (Power-Ups), разбитый на категории. Это расширения и интеграции с другими популярными сервисами, приложениями, облачными хранилищами данных и т.п. Единственный минус: в бесплатной версии Trello можно включать ограниченное число улучшений для каждой доски. Зато между ними можно переключаться по необходимости. Найти приложения для интеграции можно перед «Стикерами» в выпадающем меню справа. Больше информации вы найдете здесь. Если же вы программист, то можете присоединиться к команде разработчиков и создать своё собственное расширение для Trello вот тут.
Маленькие хитрости работы с Trello
Как и у любой продвинутой системы, в Trello есть различные уловки, которые делают работу с ней еще удобней и быстрее.
Резюме
Что такое Trello? Сейчас это одна из самых простых и удобных систем управления проектами. Она универсальная, легкая, гибкая, с открытым API, а главное, бесплатная. Ее самые сильные стороны: возможность параллельно отслеживать статус разных задач на одном экране и удобная интеграция с другими популярными инструментами.
Из минусов я могу выделить то, что:
Несмотря на некоторые недостатки, Trello наращивает популярность и активно внедряется компаниями в самых разных сферах. Это прекрасное онлайн-решение для быстрой и легкой организации работы.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.