Клиенты и контрагенты в чем разница
Работа с контрагентами и партнерами в конфигурации «Управление торговлей» редакции 11
Контрагент или партнер — в чем разница? С приходом нового интерфейса в «Управлении торговлей 1С» v. 8.2 ред. 11 появилось не только много возможностей, но и много вопросов. Один из них звучит так: «Партнер или контрагент — в чем разница и как ими пользоваться?».
В этой статье мы постараемся описать основные отличия и задачи, а также ответим на следующие вопросы:
В программе управленческая и регламентированная информация разделяется по участникам бизнес-взаимодействий. Информация, которая фиксируются в справочнике «Партнеры», имеет управленческий характер, а регламентированная информация хранится в справочнике «Контрагенты». Записи о контрагентах — это записи о юридических (физических) лицах клиентов, поставщиков и т. д., информация о которых нужна для того, чтобы правильно выписывать регламентированные документы, отражать в учете операции, связанные с взаиморасчетами.
Справочник «Партнеры» и способы внесения информации в этот справочникСправочник «Партнеры» объединяет всех участников бизнес-взаимодействий с предприятием. Ими могут быть клиенты, поставщики, конкуренты, холдинги в целом и входящие в них дочерние компании, филиалы, торговые точки, подразделения сторонних предприятий, с которыми осуществляется взаимодействие по каким-либо вопросам.
Справочник может иметь иерархическую структуру, записи о партнерах можно объединять в группы. Такое объединение удобно использовать для выделения компаний, являющихся холдингами.
Способ № 1 — через основной справочник
Для этого выбираем: Меню → Нормативно-справочная информация → Партнеры.
Ввод информации о новом партнере производится посредством помощника ввода нового партнера (кнопка «Создать») или с помощью копирования уже существующего партнера, через кнопку «Создать новый элемент копированием».
В «Помощнике ввода» указываются все известные данные о партнере (наименование, контактная информация, идентификационная информация, информация о контактном лице и т. д.). При вводе нового партнера автоматически контролируется уже введенная информация о партнерах и отслеживается появление дублей партнеров в информационной базе.
После внесения данных программа автоматически записывает информацию не только в справочник «Партнеры», но и в дополнительные справочники: «Контрагенты», «Контактные лица». Для этого необходимо установить галочки в соответствующих полях и заполнить необходимую информацию, затем нажать кнопку «Далее».
Попадаем в следующее окно, где для каждого партнера можно указать, какие бизнес-взаимодействия предусмотрены между ним и торговым предприятием, то есть кем он является — поставщиком, клиентом, конкурентом. С точки зрения торгового предприятия один и тот же партнер может быть одновременно и поставщиком, и покупателем, и конкурентом.
В этом же окне можно указать фактический и юридический адрес, группу доступа этого партнера.
А также головное предприятие, сегмент и канал первичного интереса, выбрав его из открывающегося справочника. Затем нажать кнопку «Далее».
На следующей вкладке заполняем банковские реквизиты — для этого ставим галочку в левом верхнем углу и в открывшихся полях вносим данные. Для продолжения нажимаем «Далее».
После этого откроется форма для проверки заполненных данных по партнеру. Если информация внесена корректно, после проверки нажимаем кнопку «Создать».
В открывшейся форме нажимаем «Записать и закрыть».
В появившемся списке отобразился вновь созданный партнер.
Способ № 2 — через основной справочник продажи
Выбираем: Продажи → Клиенты → Создать. И далее заполняем данные о партнере как при первом способе.
Способ №3 — через документы продажи
Выбираем: Продажи → Документы продажи → Создать.
Открывается документ продажи, выбираем справочник «Клиент».
В открывшемся справочнике нажимаем кнопку «Создать» и заполняем форму партнера как в способе № 1.
Способ №4 — через основной справочник «Запасы и закупки»
Выбираем: Запасы и закупки → Поставщики → Создать. Далее заполняем форму как при способе № 1.
Способ №5 — через документы по закупке
Запасы и закупки → Заказы поставщикам → Создать.
Открываем справочник поставщиков.
В открывшемся справочнике выбираем «Создать», далее заполняем форму как при способе № 1.
Правила работы с поставщиком определяются в соглашении с поставщиком.
Правила продажи товаров и оказания услуг клиентам торгового предприятия определяются в соглашении с клиентом. При этом в предприятии могут быть определены типовые правила продаж, которые регистрируются в типовом соглашении. Типовое соглашение определяется для сегмента партнеров.
Один и тот же клиент может работать по различным соглашениям, в которых определены различные условия по продаже каждой группы (сегмента) номенклатуры. Предусмотрена также возможность определения правил продаж для конкретного клиента (индивидуальное соглашение).
Порядок использования соглашений для клиентов определяется в настройках программы (Администрирование → Продажи). В том случае, если работа с клиентами ведется по одним и тем же правилам, устанавливается вариант использования «Не использовать».
Общие правила для всех клиентов определяются в стандартном типовом соглашении (Маркетинг → Настройки и справочники → Типовые правила продаж).
Если на предприятии ведется комиссионная торговля, то отдельно определяются типовые правила продаж (комиссия). Все клиенты в этом случае работают в соответствии с типовыми правилами продаж. Изменять правила могут только те пользователи, у которых установлено право отклонения от условий продаж.
Для каждого партнера можно определить те условия, в соответствии с которыми он будет обслуживаться торговыми представителями. Информация об условиях обслуживания вводится в отдельном списке, который открывается из карточки партнера при выборе команды «Обслуживание торговыми представителями» в панели навигации формы.
Справочник «Контрагенты»
В справочнике «Контрагенты» хранится информация о тех юридических (физических) лицах партнеров торгового предприятия (поставщиков, клиентов) с которыми зарегистрированы регламентированные (финансовые) отношения со стороны торгового предприятия.
Информация о контрагенте (юридическом или физическом лице партнера) может быть зарегистрирована следующим образом.
Способ № 1
Если партнер имеет одно юридическое (физическое) лицо, то информация о контрагенте может быть введена в момент ввода нового партнера с использованием помощника ввода нового партнера. Новый контрагент будет создан автоматически после указания идентификационных данных партнера.
Способ № 2
Если партнер имеет несколько юридических (физических) лиц, то информация о контрагентах регистрируется после записи партнера (команда «Контрагенты» в панели навигации формы партнера).
Способ № 3
Через «Документы продажи» выбираем: Продажи → Документы продажи → Создать.
Открывается документ продажи, открываем справочник «Контрагент».
Способ № 4
Через основной справочник «Запасы и закупки»: Поставщики → Создать партнера. Ставим галочки, как в способе № 1.
Способ № 5
Через документы по закупке:
Запасы и закупки → Заказы поставщикам → Создать.
Открываем справочник контрагентов.
Способ № 6
Через финансовые документы: Финансы → Заявки на расходование ДС → Создать.
>
Выбираем справочник «Контрагент», в открывшейся форме создаем нового контрагента.
Если партнер представляет холдинг, все предприятия которого работают от имени одного юридического лица, то информация об этом юридическом лице должна быть зарегистрирована для головного предприятия, а все остальные предприятия будут использовать эти данные.
Во всех документах программы, с помощью которых оформляются торговые и финансовые операции, обязательно указывается информация о партнере и контрагенте. Взаиморасчеты регистрируются в разрезе партнеров и контрагентов.
Предусмотрена возможность ведения взаиморасчетов в рамках договоров, которые заключаются между собственной организацией и контрагентом (организацией партнера).
В том случае, если отгрузка производится от имени одного юридического лица (контрагента), а оплата производится другим юридическим лицом, для взаимозачета задолженности используется документ «Взаимозачет задолженности».
Важно: ведение раздельных списков партнеров и контрагентов регулируется функциональной опцией «Независимо вести партнеров и контрагентов» (Администрирование → Маркетинг и CRM). Если предприятие не работает с партнерами, которые представляют холдинги (то есть все деловые партнеры работают от имени одного юридического лица), эту опцию можно отключить. При этом в документах нужно будет заполнять информацию только в одном поле (поставщик, покупатель, контрагент и т. д.).
Из формы контрагента можно получить информацию о взаиморасчетах с контрагентом, оформить и посмотреть список заключенных с ним договоров, список банковских счетов контрагента.
По итогам этой статьи видно, что новый справочник «Партнеры» имеет более гибкую аналитику и чаще используется в управленческом учете в данной конфигурации для обобщения информации по группам клиентов. Он является основным, в отличие от справочника «Контрагенты», который несет в основном информацию о движении взаиморасчетов между юридическими лицами, оставляя без внимания группировку юрлиц для нужд управленческого учета.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Контакты, контрагенты и клиенты в CRM
В прошлой статье я подробно остановился на разнице между лидом и контактом, а также рассказал, каким образом проводится работа с лидом, и на каком этапе работы с потенциальным клиентом необходимо создавать карточки Контакта и Клиента.
Итак, напоминаю: лид проявляет интерес к предложению компании, менеджер запрашивает реквизиты компании-контрагента для дальнейшего сотрудничества и переходит от обсуждения возможного сотрудничества к переговорам по потенциальной сделке — обсуждаются товары или услуги, точные цены, возможные скидки и т. д. На этом этапе в системе CRM необходимо создать карточку Контакта и/или Клиента.
Эти карточки создаются на основе карточки лида и в системе они обязательно должны быть связаны таким образом, чтобы в любой момент работы с клиентом менеджер или руководитель мог перейти в карточку лида и просмотреть всю историю переговоров.
Контакты, контрагенты и клиенты: в чем разница?
Практически во всех типах программного обеспечения для бизнеса существует три похожих понятия:
Все они применяются для сбора и хранения информации о покупателях (заказчиках) и бизнес-партнерах компании. Но между ними есть определенные отличия.
Клиент — это организация или физическое лицо, которое является покупателем (заказчиком) товаров и услуг. Это может быть организация, предприниматель, физическое лицо (конечный потребитель). От имени клиента может работать один человек или несколько, это может быть один магазин (склад, офис, квартира) или разные. Но при этом клиент — один, т.е. есть общее руководство и финансирование.
Контрагент — это юридическое лицо, на которое для клиента оформляются документы и выписываются счета. Разделение клиента и контрагента может потребоваться в тех случаях, когда один клиент работает от нескольких юридических лиц. Это распространенная практика в российском бизнесе.
Один и тот же магазин, например, может оформлять часть заказов на ООО, а другую часть — на зарегистрированного там же индивидуального предпринимателя, таким образом, оптимизируются налоговые отчисления. Либо, что также нередко, один клиент (владелец бизнеса) открывает разные торговые точки, офисы, салоны или мастерские на разные юридические лица, чаще всего — каждое подразделение работает от имени отдельного ИП. Но в реальности — владелец общий, т.е. клиент — один, а конрагентов — несколько. В этом случае в системе CRM рекомендуется создать одного клиента и необходимое количество связанным с ним контрагентов.
Контакт — это человек, который от имени клиента делает заказы, производит оплату, принимает какие-то другие важные для сотрудничества решения. Если компания работает с физическими лицами, то клиент и контакт будут полностью совпадать. А в случае сотрудничества с организациями, клиент может иметь несколько контактов. Например, в сети магазинов каждый из товароведов каждого магазина — это отдельный контакт, а клиент остается общим для них. Как и с контрагентами, контакты должны быть в системе CRM связаны с клиентом, а отдельные карточки нужны для того, чтобы хранить максимум информации о каждом из контактов в удобной форме.
С другой стороны, в некоторых случаях одно и то же контактное лицо может быть у нескольких клиентов, например, в случае, когда бухгалтер совмещает работу в двух и более организациях. И, конечно же, один контакт может иметь отношение к двум и более контрагентам, если реальный заказчик — один, а юридические лица используются разные. Все эти связи необходимо учитывать при построении бизнес-процесса и последующем выборе CRM-системы.
В зависимости от выбранной CRM-системы контрагенты (клиенты, контакты) могут быть реализованы несколькими способами:
1. Существуют только карточки клиентов, в которых меняется статус, начиная с лида и оканчивая «завершенной сделкой». В главе «Работа с лидами в CRM» я подробно объяснил, почему считаю такой подход неправильным и очень неудобным для работы и аналитики.
2. Карточка Контрагента создается на основе карточки Лида, но разделения на клиентов и контакты не существует. Такой подход удобен при работе с физическими лицами или с небольшими компаниями, где нет необходимости создавать для каждой организации-клиента несколько карточек контактных лиц с подробными сведениями о каждом из них.
3. Клиенты и Контакты — отдельные справочники. Наиболее логичный подход при этом выглядит следующим образом: на основе карточки Лида создается Клиент, т.е. компания (юридическое лицо), с которой планируется сделка. В эту карточку вносят все данные компании, необходимые для заключения договора и выставления счета. А уже на основе карточки Клиента создают карточки Контрагентов, т.е. контактных лиц, которые от имени этой компании-клиента ведут переговоры, подписывают документы, оплачивают счета и пр.
Также в некоторых системах Контрагентов используют для того, чтобы отделить клиентов от поставщиков, дилеров и других бизнес-партнеров. Если вам необходимо фиксировать в CRM-системе сотрудничество с партнерами, которые не являются клиентами, можно также создавать для этих категорий контрагентов, но не создавать клиентов. И они не будут влиять на отчетность, связанную с непосредственной работой отдела продаж.
Я лично считаю, что последний вариант, при котором можно создавать карточки и для Клиентов, и для связанных с ними контактных лиц, наиболее универсален и удобен. Но здесь также есть смысл решать в каждом конкретном случае отдельно, насколько это важно и до какой степени выбранная система подходит компании по другим параметрам.
Напомню еще раз: один из самых главных критериев выбора CRM — это возможность полноценного внедрения программного продукта с минимумом доработок.
Реализация работы с клиентом в CRM
В любой системе CRM карточка клиента должна содержать большее количество информационных полей, чем карточка лида. Здесь помимо ФИО контакта, телефона, email и еще 2—3 каких-то информационных полей, добавляются также данные организации, в том числе, название компании, юридический и физический адрес (адрес доставки), контактные лица (если нет отдельных карточек контактов), юридические и платежные реквизиты.
Важно, чтобы руководитель отдела продаж имел возможность контролировать качество заполнения карточки клиента. Это избавит организацию от возможных накладок в случае болезни менеджера или отсутствия важных данных в карточке в период выставления счета из-за забывчивости и других проблем, связанных с человеческим фактором.
К карточке клиента или контакта привязываются все текущие задачи:
• Отправка письма с подробной информацией;
• Отправка коммерческого предложения и т. д.
Все эти задачи менеджер себе может выставлять сам по итогам текущего этапа, в этом случае задачи выполняют одновременно две роли — текущая отчетность для руководства и напоминание для менеджера, которое появится на экране в нужный день и не позволит забыть о важных договоренностях. Кроме того, задачи, связанные с работой с клиентом, может устанавливать сотрудникам в случае необходимости руководитель отдела.
Если клиент на этапе переговоров по той или иной причине отказывается от сотрудничества, то менеджер должен указать причину отказа, а далее работа с ним ведется как с лидом-отказником. Клиенту отправляется «прощальное» письмо с анкетой, опросом или каким-то предложением, которое в некоторых случаях помогает удержать клиента либо позволяет собрать информацию о причинах отказа и повысить качество работы.
В случае успешных переговоров на этапе обсуждения поставки уже определенных товаров или обсуждения конкретной услуги, создается новый объект — Потенциальная Сделка, который жестко привязан к карточке клиента, и вся дальнейшая работа проводится через сделку.
Партнёры и контрагенты в «1С: Управление Торговлей 11». Ведение взаиморасчетов с торговой сетью и холдингом.
Партнёры и контрагенты в 1С: Управление Торговлей 11. Ведение взаиморасчетов с торговой сетью и холдингом. Легасофт.
В программе «1С: Управление Торговлей 11.3» имеется возможность разделять управленческую и регламентированную деятельность, и эта тенденция поддерживается в и на уровне ведения НСИ. А именно — доступна функция раздельного ведения партнеров и контрагентов, что позволяет разнести оперативную и бухгалтерскую информацию по участникам бизнес-взаимодействий.
Понятие «Партнёр» более обширное, чем «контрагент», и в программе может отражаться как компанией, так и частным лицом, участвуя при этом непосредственно в управленческом учёте.
Если в справочнике партнеров хранятся данные именно о субъектах, с которыми ведутся какие-либо деловые отношения, то в справочнике контрагентов информация более формализована: сюда вводятся сведения о юридических лицах, с которыми ведётся регламентированный учёт. При этом сама система не ограничивает взаимосвязи контрагентов и партнёров, позволяя их заводить в произвольном соотношении «многие ко многим».
В настройках CRM и маркетинга доступна опция независимого ведения партнеров и контрагентов, при включении которой в базе происходит разделение партнёров и контрагентов.
В чём же практическая польза от такого разделения справочников?
Представьте, что, ваш клиент — это работающая от трёх юридических лиц группа компаний, имеющая несколько торговых точек, с каждой из которых необходимо вести взаиморасчеты. И сложные структуры предприятий, подобные этой, можно выстроить в базе, используя механизм отдельного ведения партнеров и контрагентов.
Но данная настройка удобна не только в оптимизации хранения сведений о клиенте, она также позволяет оформлять взаиморасчеты при работе с торговыми сетями и группами компаний.
Рассмотрим подробнее, как в «1С: Управлении Торговлей 11.3» отразить операции взаиморасчетов с клиентами, имеющими разветвленную структуру предприятия.
Взаиморасчеты с группой компаний (холдингом)
Группа компаний может состоять из нескольких юридических лиц или ИП, поэтому взаиморасчеты могут вестись как по предприятию в целом, так и по каждому юридическому лицу, входящему в холдинг.
Как правильно в таком случае ввести в базу информацию о партнере?
Представим, что наша организация занимается торговой деятельностью, и одним из клиентов является группа компаний «Лесной мир», в состав которой входят два юридических лица: ООО «Березка» и ИП «Дубов Геннадий Петрович».
Структура представления такой группы компаний будет отражаться в базе следующим образом: группа компаний «Лесной мир» — партнёр, ООО «Березка» и ИП «Дубов Геннадий Петрович» — контрагенты.
Чтобы отразить их в системе, необходимо в первую очередь создать партнера «Лесной мир». Для этого в разделе Продажи > Клиенты нужно нажать кнопку «Создать». Введем публичное наименование партнера:
Затем нажмём кнопку «Далее» и на следующей странице укажем тип взаимоотношений «Клиент».
После создания партнера необходимо добавить связанных с ним контрагентов. Для этого в карточке партнера перейдём в раздел Контрагенты и создадим новых. В нашем случае это будут контрагенты ООО «Березка» и ИП «Дубов Геннадий Петрович». При создании обязательно указываем партнера «Лесной мир».
Теперь, когда мы отразили в базе структуру холдинга, можно приступать к осуществлению торговых взаимодействий.
Представим, что мы продали товар клиенту «Лесной мир», при этом сама реализация была оформлены на двух его контрагентов.
Чтобы отразить эти операции в системе, необходимо создать два документа реализации. В поле Клиент укажем саму группу компаний «Лесной мир», затем выбираем первого контрагента. Чтобы в списке контрагентов при отборе оставались только те контрагенты, которые относятся к указанному партнеру, нужно установить галочку «По клиенту «Группа компаний Лесной Мир»:
Создаем второй документ реализации на контрагента «Березка»:
Таким образом у компании «Лесной мир» возник перед нами долг, который она частично погашает через контрагента ИП «Дубов Геннадий Петрович».
Отразим это в системе созданием на основании документа «Поступление безналичных денежных средств». При этом на вкладке Основное в поле Плательщик автоматически подставится контрагент ИП «Дубов Геннадий Петрович», а на вкладке Расшифровка платежа в графе Покупатель отразится партнер «Лесной мир».
Оценить статус взаиморасчетов с клиентами можно в отчете Ведомость расчетов с клиентами, который вызывается из раздела Продажи. Программа даёт возможность детализировать отчет по каждому контрагенту в отдельности, поэтому удобно получить данные как по группе компаний в целом, так и по каждой конкретной организации, входящий в её состав.
Из отчета мы видим, что часть долга по контрагенту ИП «Дубов Геннадий Петрович» была погашена:
Взаиморасчеты с торговой сетью
Особенность взаиморасчетов с торговой сетью в том, что они могут вестись как по сетевику в целом, так и по каждой торговой точке в отдельности. При этом отгрузка товаров происходит на конкретный магазин, и адрес магазина должен печататься в комплекте документов.
Представим, что наш клиент — это сеть магазинов «Калипсо» с территориально разнесёнными торговыми точками: «Калипсо Ленина» и «Калипсо Советская».
Эта ситуация противоположна той, что мы рассматривали выше. В данном случае мы имеем центральный офис «Калипсо», от имени которого будут оформляться документы в магазинах, и сами магазины, являющиеся по своей сути партнерами.
Создадим в базе нового партнера «Калипсо» и сразу же контрагента — юридическое лицо ООО «Калипсо». Для этого поставим галочку «Указать идентификационные данные партнёра (будет создан контрагент)».
Теперь отразим магазины «Калипсо Ленина» и «Калипсо Советская». Для этого создадим новых партнеров, в карточке которых обязательно нужно указать головное предприятие ООО «Калипсо», а также для каждого из магазинов ввести фактический адрес.
Теперь в справочнике партнеров структура организации будет представлена следующим образом:
Пусть наша компания отгрузила товары на оба магазина, и за первую отгрузку полностью получена оплата.
Для отражения этих операций создадим два документа реализации, в каждом из которых в качестве клиента укажем конкретный магазин, а в поле Контрагент — центральный офис ООО «Калипсо».
В данном случае все взаиморасчеты ведутся с головной организацией, но отгрузка будет осуществляться на конкретные адреса магазинов. Откроем из документа реализации печатную форму ТОРГ-12 — в ней отражается адрес доставки и плательщик — и убедимся, что в адрес доставки записан фактический адрес торговой точки «Калипсо Советская», но плательщиком при этом является центральный офис ООО «Калипсо».
Чтобы отразить факт оплаты, создадим поступление безналичных денежных средств (плательщиком будет указан контрагент ООО «Калипсо», а покупателем «Калипсо Ленина»).
Теперь оценим взаиморасчеты с данным клиентом при помощи отчета Ведомость расчетов с клиентами. Мы видим, что по одной торговой точке задолженность полностью закрыта, а по другой реализация всё ещё не оплачена.
Данные отражаются как по контрагенту в целом, так и по каждому магазину в отдельности, что позволяет легко увидеть всю картину взаиморасчетов с компанией и принять решение о дальнейших действиях в рамках сотрудничества.