Что такое зуп в кадрах
1С:Зарплата и управление персоналом 8
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» — программа массового назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий.
Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников, для управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий различного масштаба.
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, планирования расходов на оплату труда, исчисления НДФЛ и страховых взносов.
В программе поддерживаются электронные трудовые книжки, отчеты и справки в государственные органы и социальные фонды.
Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.
Решения «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» соответствуют требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О защите персональных данных». В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными (в частности, доступа и отказа в доступе к персональным данным), включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.
Удобные и гибкие механизмы настройки отчетов позволяют получать полную и достоверную информацию в самых разных аналитических разрезах, для различных категорий пользователей: руководства, бухгалтерии, службы управления персоналом, кадровой службы и других.
Дополнительные возможности и подключаемые сервисы
Для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам рекомендуем использовать сервис 1С:Кабинет сотрудника!
В любой момент времени и в любом месте, где есть Интернет, сотрудники могут посмотреть сведения о зарплате, количество оставшихся дней отпуска, заказать справку 2-НДФЛ, отправить заявление на отпуск или уведомление об отсутствии. Операции осуществляются в личном кабинете на портале сервиса или в мобильном приложении — без долгих согласований, походов в бухгалтерию или отдел кадров.
Для повышения эффективности работы пользователей к программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» можно подключать удобные сервисы:
1С-Отчетность — для подготовки и сдачи регламентированной отчетности из программ «1С» во все контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор и ФТС;
Информационная система 1С:ИТС — для получения справочной информации по ведению кадрового учета, расчету заработной платы и работе в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». В информационной системе 1С:ИТС представлены: «Справочник кадровика», новости, комментарии и консультации специалистов по вопросам кадрового учета, пошаговые инструкции по ведению кадрового учета и расчетам с персоналом в программах «1С», составлению и отправке отчетности в контролирующие органы;
1С:ДиректБанк — для прямого обмена с банками информацией по зарплатным проектам в электронном виде. Можно формировать файлы-заявки на открытие и закрытие лицевых счетов, реестры перечисляемой сотрудникам зарплаты. В типовой поставке формирование таких файлов предусмотрено по универсальному стандарту, который поддерживают многие банки.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» («1С:ЗУП») на сегодня является одной из самых простых и доступных программ для ведения кадрового учета, расчета заработной платы и управления сотрудниками.
Одним из важнейших ресурсов любой компании являются ее сотрудники. Грамотное управление персоналом приводит к повышению эффективности бизнеса в целом. В нестабильной экономической ситуации могут быть особенно востребованы возможности программы, помогающие организовать качественную работу с персоналом.
В этой статье мы познакомим вас с основными возможностями и функциями программы «1С:ЗУП 8.3».
«1С:ЗУП 8.3»: что это (ранее «1С:Зарплата и Кадры» 7.7)?
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» – это решение для комплексной автоматизации расчета зарплаты, ведения кадровой политики и управления персоналом (рис.1). Программа облегчает задачи отдела кадров: начиная с подбора кандидатов на должность, заканчивая сдачей отчетности.
ЗУП 8 позволяет облегчить все трудоемкие задачи по расчету заработной платы, кадровому учету, исчислению налогов, подготовке и предоставлению отчетности в государственные органы. Программу отличает строгое соответствие требованиям законодательства РФ.
Наравне с «1С:Бухгалтерией», решение «1С:Зарплата и управление персоналом 8» является одним из самых популярных продуктов фирмы «1С» не только в России, но и странах СНГ. Ее используют более 100 000 компаний.
Где применяется «1С:ЗУП»?
Широкие возможности по расчету зарплаты и управлению персоналом, мощная аналитика и усовершенствованная платформа делают ЗУП «1С» незаменимым помощником как для бухгалтерии, так и для кадровой службы любой организации.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» используется в HR-отделах и бухгалтерии. Но этим возможности программы не ограничиваются. ЗУП успешно применяют многие компании, заинтересованные в организации качественной работы с персоналом и ведении кадровой политики.
Какие выгоды может принести ЗУП «1С» вашей компании, а именно конкретным подразделениям, можно увидеть на рисунке 2.
Возможности решения ЗУП 8.3
Как мы писали ранее, в нестабильной экономической ситуации могут быть особенно востребованы возможности программы, помогающие управлять мотивацией персонала, анализировать компетенции и организовать корпоративное обучение. Поэтому начнем с описания этих, на наш взгляд наиболее актуальных, возможностей ЗУП «1С».
Управление мотивацией персонала
Для управления мотивацией сотрудников можно установить зависимость их заработной платы от результатов труда. Возможности программы позволяют сформировать прозрачную и эффективную схему финансовой мотивации для любой должности и любого рабочего места, а также объективно оценивать KPI (рис.3). Такая схема мотивации позволяет стимулировать сотрудников, повысить производительность труда.
Службе управления персоналом программа позволит оценить эффективность работы сотрудников и внедрить новые оптимальные схемы финансовой мотивации, выявить у работников недостаточные компетенции и организовать обучение для их улучшения.
Помимо этого, в «1С:ЗУП» предусмотрена возможность начисления и учета льгот сотрудникам (рис.4). Использование системы льгот позволит руководителю привлекать и удерживать лучших кадров, создать дополнительные возможности для мотивации.
О том, как правильно начислять льготы сотрудникам в «1С:ЗУП КОРП», подробно продемонстрировано в нашей методичке здесь
Управление компетенциями
Оценка компетентности специалистов и контроль результатов оценки выполняются в подсистеме «Управление компетенциями». Под компетенциями понимаются качества и способности, необходимые сотруднику для выполнения должностных обязанностей. Для каждой должности в справочнике «Профиль должности» можно задать список должностных компетенций (рис.5).
В состав подсистемы входит справочник со списком компетенций, который позволяет менеджеру ускорить разработку критериев оценки персонала. Для каждой должности в программе можно ввести шкалу оценок, а также сопоставить конкретную оценку с профессиональным уровнем.
Управление обучением персонала
В рамках управления обучением в ЗУП 8 предусмотрено решение нескольких задач. Это выявление потребности в обучении, составление учебных планов, организация обучения и оценка его эффективности (рис.6,7).
Для планирования обучения конкретных специалистов в программе разработан документ «Заявка на обучение», результаты планирования отражаются в отчете «Учебный план». Факт завершения курса обучения регистрируется с помощью документа «Прохождения курса обучения».
Кроме того, «1С:ЗУП» – это отличный инструмент для разработки электронных курсов и тестов (рис.8) для самостоятельного прохождения и изучения сотрудниками. По завершении текста сотрудник отдела кадров сможет с помощью отчетов проверять эффективность проведенного электронного курса и анализировать результаты тестов.
О том, как правильно пользоваться функционалом электронного обучения в «1С:ЗУП КОРП», читайте в нашем материале.
Подбор персонала
«1С:ЗУП» предоставляет возможность автоматизировать все этапы работы по подбору персонала: от формирования портрета кандидата на вакантные позиции до ведения отчетности и статистики (рис. 9). Это позволяет в разы ускорить и облегчить задачи сотрудников отдела кадров.
Более подробно о том, как автоматизировать все этапы работы по подбору персонала в «1С:ЗУП КОРП», читайте в нашей статье здесь
Расчет и выплата заработной платы
«1С:ЗУП» полностью автоматизирует все сложные расчеты с персоналом: от оплаты больничного и отпусков до сдачи отчетности в контролирующие органы. Это позволяет минимизировать процент ошибок и снизить нагрузку на персонал отдела кадров за счет автоматизации рутинных задач.
Программа поддерживает функционал оформления выплаты зарплаты с учетом принятых в компании схем: через кассу, через банк и др. Место выплаты заработной платы можно настроить как для всего учреждения, так и для отдельных подразделений или сотрудников. Для каждого способа предусмотрена соответствующая ведомость. (рис.10)
Посмотрите видео и узнайте, как правильно настроить состав начислений и удержаний в «1С:Зарплате и управлении персоналом 3»
Учет рабочего времени
Благодаря помощнику заполнения графика в конфигурации легко вести учет рабочего времени, фиксировать опоздания, отгулы и переработки сотрудников, составлять штатное расписание (рис.11). В штатном расписании описываются условия труда для сотрудников: количество ставок, выплаты и начисления, отпуска и т.д.
Также система автоматически заполняет рабочий календарь с учетом праздников, сокращенных или перенесенных дней отдыха.
Налоги и взносы, регламентированная отчетность 2-НДФЛ, ПФР, ФСС
Система автоматизирует все виды налоговых исчислений и взносов: НДФЛ, страховые взносы в ФСС, ФОМС, ПФР.
Отчетность 2-НДФЛ, ПФР, ФСС формируются в программе строго согласно требованиям законодательства. Вы можете отправлять данные в контролирующие органы напрямую из программы при помощи сервиса «1С-Отчетность».
Кадровый учет и делопроизводство
«1С:ЗУП» ¬– это полезный инструмент, который позволяет специалистам вести кадровый учет по всем правилам кадрового делопроизводства. Решение автоматизирует задачи отдела кадров: ведение штатного расписания, изменения кадрового состава (рис.12), воинский учет, кадровое планирование и т.д.
Как корректно настроить кадровый учет в «1С:Зарплате и управлении персоналом 3» смотрите в нашем видео
Учет движения кадров
Это важный раздел в работе отдела кадров. Здесь отражаются все основные изменения по сотрудникам: прием, перевод, увольнение и другие (рис.13). Такое же название носит и журнал, в который специалист кадровой службы сможет внести необходимые данные.
Принятие кадровых решений
С помощью программы «1С» руководитель HR-службы сможет успешно разрабатывать стратегии по управлению персоналом и управлять корпоративной культурой. Система поможет проводить всесторонний анализ кадров и принимать грамотные управленческие решения.
Получение аналитических отчетов
Гибкие настройки в конфигурации позволяют получать аналитическую отчетность по штату сотрудников для принятия управленческих решений: анализ начислений, динамика показателей эффективности, оценка компетенций, отчеты по обучению и развитию и другие (рис.14).
Интеграция с «1С:Бухгалтерией»
В самой актуальной версии ЗУП появилась возможность синхронизации программы с «1С:Бухгалтерией». Интеграция двух программ позволит автоматически переносить проводки по начислению заработной платы и сэкономить время сотрудников.
Настройка прав доступа
В программах «1С» достаточно много функций, отвечающих за доступ к информации. Эти инструменты помогают защитить ценные корпоративные данные от посторонних глаз и повысить уровень конфиденциальности. Чтобы обеспечить сохранность данных, в начале эксплуатации системы вы можете создать список пользователей и определить для них персональные настройки (рис.15).
Посмотрите запись нашего вебинара, на котором мы продемонстрировали возможности программы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.0» в части разделения и ограничения доступа к данным. Вы узнаете, как использовать систему максимально безопасно.
В чем преимущества редакции «1С:ЗУП» 3.1 перед 2.5?
Кратко опишем основные отличия новой редакции 3.1 «1С:Зарплата и управление персоналом» от 2.5:
Отметим, что с 2018 года старые редакции программ для расчета заработной платы не поддерживаются. Сейчас особенно актуален переход на новую версию «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» и умение правильно использовать программу в работе.
Если в вашей компании планируется переход на новую версию «1С:ЗУП 3.1», то вам будет полезна видеозапись нашего вебинара. Вы узнаете, как осуществить корректный переход между версиями, с какими сложностями можно столкнуться и как их избежать.
Если после перехода на новую версию «1С:ЗУП 3.1» у вас остались вопросы, в этом видео эксперт «1С-Архитектора бизнеса» даст ответы на самые распространенные вопросы пользователей.
Версии «1С ЗУП 8.3
ПРЕИМУЩЕСТВА ВЕРСИИ «1С:ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ 8» В СРАВНЕНИИ С «1С:ЗАРПЛАТА И КАДРЫ 7.7»
Сравнение версий «1С:ЗУП» КОРП и ПРОФ и Базовая
Для большей наглядности отличия версий ЗУП ПРОФ и КОРП и базовой программы представлены в таблице (рис.18)
Как показывает практика, использование программы «1С:Зарплата и Управление персоналом 8.3» способствует повышению эффективности кадровой политики компании и приносит пользу руководителям, отдельным подразделениям, а также всем сотрудникам.
В этой статье мы рассмотрели наиболее важные, на наш взгляд, возможности решения. Если вы не нашли интересующей вас информации по программе «1С:ЗУП» – звоните нам. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» с радостью расскажут вам больше о продукте и ответят на все вопросы.
1С:ЗУП 8: обзор возможностей
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» открывает для пользователя широкий спектр задач и возможностей в областях расчета заработной платы и кадрового учета. Актуальная версия программы позволяет формировать отчетность по налогам и взносам в соответствии с последними требованиями налогового и трудового законодательства.
Антикризисное предложение с 1С:ЗУП
Познакомим вас с основными функциями и возможностями 1С:ЗУП 8.
Интерфейс программы 1С:ЗУП 8
Когда вы запускаете программу, открывается ее вид. В зависимости от того, какая в системе информационная база, интерфейс может отличаться.
Работа в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» строится через панель разделов. Отдельный пользователь выбирает то, что ему необходимо: Зарплату, Кадры или Настройки. Затем заходит в функции нужного раздела.
Кстати, конкретные функции в разделе формируются также согласно информационной базе.
Вы можете настраивать интерфейс 1С:ЗУП 8 под себя, с учетом нужных вам разделов, а также с учетом ролей, которые вам открыты.
К примеру, если вы бухгалтер, то вам для работы потребуется совсем иной набор опций и функций, нежели сотруднику отдела кадров.
Настройка программы 1С:ЗУП 8
В 1С:ЗУП 8 вы найдете очень много полезных настроек. Система дает возможность отметить все особенности ведения учета именно для вашей организации.
Настройки кадрового учета и расчета заработной платы не нужно выдумывать – они общие для всех организаций, которые располагаются в одной информационной базе.
Что касается настроек учетной политики, можно выполнить настройку «под себя». Функции и опции для каждой организации откроются в справочнике «Организации».
Далее рассмотрим основные настройки программы.
Зарплата. Начисление и выплаты
Сразу отметим, что все эти операции с зарплатой можно выполнять как отдельно по каждому подразделению, так и в целом по всей организации.
Если вам требуется начислить заработную плату по подразделениям, то необходимо в настройках «Расчет зарплаты» снять флажок, где отмечено «Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом».
Вы заметите, что появилось поле Подразделение. Укажите то подразделение, которое вам нужно. И уже по нему выполнить необходимое начисление или произвести выплату.
Когда вы выбираете автоматическое заполнение, то в документ попадут только те сотрудники, которые относятся к выбранному подразделению.
Аванс и зарплата
По закону принято, что выплаты работники получают не реже двух раз в месяц: аванс и зарплата. Даты, в которые должны производиться соответствующие начисления, устанавливаются в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Для этого необходимо открыть «Учетную политику и другие настройки» и далее уже «провалиться» по активной ссылке «Бухучет и выплата зарплаты».
Здесь необходимо установить даты выплат аванса и заработной платы способ выплат. Эти даты в последствии будут уже подставляться программой автоматически. Они же будут учитываться при расчете НДФЛ, так как именно в эти числа сотрудник будет получать доход.
Справочники 1С:ЗУП 8
Перечислим все основные справочники, которые предлагает программа:
Учет в программе можно вести сразу по нескольким компаниям. Все они описываются в справочнике «Организации».
В справочнике «Подразделения» указана иерархическая структура всех подразделений организации. Из легко найти по закладке Настройка.
«Должности» – это классификатор должностей организации, линейный справочник.
В справочнике «Графики работы сотрудников» прописаны графики работы для каждого сотрудника, которые назначаются при приеме на работу. По умолчанию всегда стоит 5-дневка, однако можно установить и другие графики работы, например, по сменам.
Если говорить о справочнике «Штатное расписание», то обычно его не относят к обязательным. Организация может и не вести его. Если справочник ведется, то данные заполняются отдельно по каждой позиции штатного расписания. Здесь описываются условия труда для сотрудников: количество ставок, выплаты и начисления, отпуска и т.д.
Справочник «Начисления» можно найти в настройках программы.
При заполнении справочников, каждому элементу автоматически присваивается код. Однако их можно менять в ручном режиме. В справочнике «Сотрудники» каждому работнику присваивается табельный номер. При этом нельзя создать двух сотрудников с одинаковыми табельными номерами.
Кадровый учет
Ни одна компания не может обойтись без ведения кадрового учета. Автоматизировать этот вид учета очень важно, особенно для тех предприятий, у которых большой штат. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» есть все необходимые инструменты для ведения кадрового документооборота в соответствии с последними требованиями законодательства.
Движение кадров
Это особый раздел для работы кадровой службы. Здесь отражаются все основные изменения по работникам: приемы, переводы, увольнения. Так же звучит и название журнала, где следует вносить необходимые данные.
Например, принять на работу сотрудника можно с помощью документа «Прием на работу». А если вам требуется оформить сразу несколько человек, то лучше воспользоваться документом «Прием на работу списком». Это упростит и ускорит процесс.
Такую же операцию можно провести и переводом, используя «Кадровый перевод» или «Перемещение в другое подразделение» для одного или сразу нескольких сотрудников.
Чтобы уволить работника применяются документы «Увольнение» или «Увольнение списком» соответственно.
Доплаты и надбавки
Чтобы произвести изменения в плановых начислениях (аванс, зарплата) сотруднику, нужно зайти в журнал «Изменение оплаты сотрудников».
Здесь система 1С:ЗУП 8 предложит вам варианты:
Далее выбираете необходимый документ и заполняете предложенные программой поля.
Учет неявок
Перед тем как формируется Табель рабочего времени, в систему должны быть внесены все изменения, которые касаются графика работы сотрудников: работа сверх нормы или неявка по разным причинам.
Документы-отклонения от установленного графика расположены в журналах, которые отражают суть неявки:
В первом журнале располагаются документы по больничным листам, отпускам и командировкам. Во втором – отпуска по уходу за ребенком и возврат из него.
Если сотрудник работал сверх нормы, то надо зайти в «Учет времени» и выбрать нужный документ:
Расчет зарплаты в 1С:ЗУП 8. Пошаговая инструкция
Каждый месяц бухгалтер производит в программе 1С:ЗУП 8 определенные действия по расчету заработной платы для сотрудников. Представим эти действия в виде шагов.
Первый шаг. Вводим плановые удержания.
Нужно зайти в журнал «Алименты и другие удержания», затем выбрать нужный для конкретного работника документ. Система предложит несколько: от «Исполнительного листа» до «Удержания профсоюзных взносов».
Однако стоит учесть, что некоторые из приведенных документов становятся доступными только после того, как в настройках на вкладке «Удержания» будут установлены необходимые флажки.
Далее стоит указать, с какой периодичностью будет выполняться удержание, а также способ: расчет или фиксированная сумма.
Второй шаг. Утверждение документов перед расчетом аванса.
Здесь необходимо утвердить документы отклонений, о которых говорилось выше. Для этого необходимо зайти в «Расчеты и выплаты».
К примеру, вам предстоит утвердить «Отпуск без сохранения заработной платы». В этом случае не возникает никаких трудностей. Программа сама подскажет, какие действия нужно выполнить.
Несколько иначе обстоят дела с «Командировками». По сути, их можно не утверждать перед расчетом аванса, а перенести на время, когда будет рассчитываться зарплата. Ведь сотрудник не отсутствовал, а был по рабочим делам в командировке. Зачем же тогда его лишать полноценного оклада в момент выплаты аванса?!
Третий шаг. Расчет и выплата аванса.
Обычно эти операции производятся двумя способами:
В первом случае нужно сразу вводить в «Ведомость».
Во втором – использовать специальный документ «Начисление за первую половину месяца».
Четвертый шаг. Утверждение документов перед расчетом зарплаты.
Сразу обратите внимание на «Премии». Они играют важную роль для целей НДФЛ.
В программе 1С:ЗУП 8 в настройках премии на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» ставим Код дохода – 2002. «Категория дохода» — «Прочие доходы от трудовой деятельности».
Пятый шаг. Начисление и выплата зарплаты.
Месячная зарплата, НДФЛ, страховые взносы и удержания начисляются при помощи документа «Начисление зарплаты и взносов» по кнопке «Заполнить».
Далее следует произвести выплату заработной платы. Для этого в системе предусмотрен раздел «Выплаты» Способ вы выбираете в программе, она предложит несколько. К примеру, «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу».
Кроме того, не забудьте выбрать значение «Зарплата за месяц».
Шестой шаг. Работа с НДФЛ.
Запомните, если НДФЛ перечисляется в день выплаты одним платежным поручением, то в «Ведомости» ставим флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой». При этом обязательно нужно будет указать реквизиты соответственного платежного поручения.
Если вы используете для перечисления НДФЛ несколько платежных поручений и делаете это позже выплат, то нужно убрать флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой». Далее работаем с документом «Перечисление НДФЛ в бюджет».
Седьмой шаг. Страховые взносы.
Чтобы перечисление взноса было зарегистрировано, используем документ «Уплата страховых взносов в фонды».
Далее вы должны выбрать нужный вид платежа. Программа подскажет вам, это удобно.
Интеграция с «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0»
В последней версии 1С:ЗУП 8 появилась удобная синхронизация с «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0».
Ранее приходилось дополнительно формировать проводки по начислению зарплаты. Затем нужно было выгрузить их в бухгалтерскую программу.
Сейчас в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» нужно только указать способ отражения в учете. Далее документ «Отражение зарплаты в бухучете» автоматически переносится в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0».
В этой обзорной статье мы рассказали о самых актуальных и необходимых в работе функциях программы 1С:ЗУП 8. Если вас интересуют другие возможности системы, позвоните нашим специалистам по телефону. Они расскажут о других преимуществах и особенностях.