Что такое запись таблицы
Информационные технологии. 10 класс (Базовый уровень)
§ 1. Понятие базы данных. Система управления базами данных (СУБД)
1.1. Базы данных. Поле. Запись
Основой современных информационных технологий являются данные. Практически все информационные системы в той или иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки данных. Информация является фактором, определяющим эффективность любой сферы деятельности.
Данные, предназначенные для компьютерной обработки, целесообразно структурировать, т. е. организовывать определенным образом. Именно структурирование позволяет пользователю оптимизировать работу с данными (сократить время поиска, обеспечить эффективное хранение, исключить ошибки при обработке).
База данных (БД) — совокупность взаимосвязанных и организованных определенным образом данных.
Базы данных можно классифицировать исходя из способов организации их хранения и обработки:
1. Иерархическая. Такую модель можно изобразить в виде дерева, состоящего из объектов различных уровней.
2. Сетевая. Является обобщением иерархической, т. е. каждый элемент вышестоящего уровня может быть связан с любыми элементами следующего уровня.
3. Реляционная. В такой модели данные организованы в виде таблиц, между которыми установлены связи.
Рассмотрим реляционные БД, как наибольший распространенный в сегодняшнее время.
Таблицы состоят из строк и столбцов. В таблицах баз данных — это записи и поля.
Запись — строка таблицы базы данных, содержащая данные об одном объекте.
В таблице из примера 1.1 пять записей и каждая запись содержит данные об определенном киносеансе.
Поле — столбец таблицы базы данных, в котором указываются значения определенного свойства объектов базы данных.
В таблице из примера 1.1 (п. 3) четыре поля: «Кинотеатр», «Фильм», «Время», «Стоимость».
Взаимодействие с базами данных лежит в основе функционирования многих ресурсов в Интернете.
Электронный школьный журнал работает с базой данных, содержащей информацию о педагогическом коллективе учреждения образования, об учащихся, классах, учебных предметах, отметках и т. д.
Доступ к базе данных необходим при оплате товаров в супермаркете, когда кассир считывает штрих-код с покупок, а также при поиске товаров в интернет-магазинах.
При посещении Национальной библиотеки обычно приходится обращаться к базе данных, содержащей сведения обо всех книгах, имеющихся в этой библиотеке, о ее читателях, заявках на бронирование книг и т. д.
Пример 1.1. Классификация баз данных.
3. Таблица реляционной БД.
Франк Кодд (23 августа 1923 г. — 18 апреля 2003 г.) — британский ученый, труды которого заложили основы теории реляционных баз данных. Работая в компании IBM, он установил правила, определяющие базу данных как реляционную.
Понятие поле, запись. Краткая характеристика. Типы полей СУБД MS ACСESS.
Элементы таблиц:
Запись (строка)— элемент данных, содержащий сведения только об одном объекте (товаре, производителе, сотруднике, студенте). В отличие от поля запись не имеет имени, но имеет номер.
Дублирование записей запрещается.
Поле (столбец)— это наименьший элемент данных, имеющий имя и значение. Число столбцов в таблице определяется числом выбранных описательных реквизитов объекта. Например, объект Студент имеет описательные реквизиты (название полей):ФИО, Дата рождения, Адрес.
Под структурой таблицы понимают совокупность полей таблицы с указанием их имен, типов и свойств.
Поле.
Имя поля — это строка длиной не более 64 символов включая пробелы.
Тип поля указывает, какие значения может содержать поле. В СУБД Ассеss определены следующие типы полей:
Ø Текстовый — строка текста длиной не более 255 символов;
Ø Поле МЕМО — текст объемом до 64 000 символов;
Ø Числовой — для записи чисел;
Ø Дата/Время — для записи даты и времени;
Ø Денежный — числовой тип для записи денежных сумм; при просмотре его значений выводится символ валюты;
Ø Счетчик — числовой тип, значения которого изменяются системой автоматически;
Ø Логический — логический тип, значения которого Да или Нет, Истина или Ложь, Вкл или Выкл;
Ø Поле объекта OLE – объект, созданный другим приложением;
Ø Гиперссылка адрес гиперссылки – путь к объекту, документу или Web-страницы;
Ø Мастер подстановок позволяет создавать поле со списком для выбора значений из какой-то таблицы БД.
Понятие первичного ключа. Структура базы данных. Виды связей между таблицами.
Для того чтобы найти нужную запись в таблице, используется метод ключей поиска. Он состоит в нахождении записи с помощью значения одного из ее полей. Это поле называется ключевымили просто ключом. Если один из ключей уникален, т. е. его значения не повторяются среди всех записей в таблице, то он называется первичным ключом. Этот ключ всегда указывает только на одну запись в отличие от остальных ключей, которые указывают на определенное множество записей (возможно, вообще ни на какие записи) и значения которых могут повторяться. Обычно в роли первичного ключа выступает специальное числовое поле, значение которого автоматически увеличивается СУБД при добавлении записей в таблицу. Такое поле называется идентификатором.
Структуру базы данных составляют таблицы и связи между ними — схема данных.
Связь (отношение) устанавливается между двумя полями таблиц, причем эти поля должны быть одного типа и одного размера.
Перед заданием связей необходимо закрыть таблицы, так как невозможно установить связи между открытыми (редактируемыми) таблицами.
Связи таблиц в реляционных базах данных бывают: «один-к-одному» и «один-ко-многим».
Отношение типа «один-к-одному» устанавливается между двумя первичными ключами разных таблиц, каждой записи одной таблицы соответствует одна запись другой.
Отношение типа «один-ко-многим» — между первичным ключом одной таблицы и ключом другой таблицы (наиболее широко распространены), каждой записи одной таблицы может соответствовать несколько записей другой. Одна таблица определяется как главная, другая – подчиненная.
Две записи связаны, если значения связанных полей у них полностью совпадают.
Общие сведения о таблицах
Таблицы — это неотъемлемая часть любой базы данных, так как именно в них содержатся все сведения и данные. Например, база данных предприятия может содержать таблицу «Контакты», в которой хранятся имена всех поставщиков, их адреса электронной почты и номера телефонов. Так как другие объекты базы данных в значительной степени зависят от таблиц, всегда начинайте разработку базы данных с создания всех таблиц, а уже затем создавайте другие объекты. Перед созданием таблиц проанализируйте свои требования и определите, какие именно таблицы могут вам понадобиться. Начальные сведения о планировании и разработке баз базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.
В этой статье
Обзор
Обычно реляционная база данных, такая как Access, состоит из нескольких таблиц. В хорошо спроектированной базе данных в каждой таблице хранятся сведения о конкретном объекте, например о сотрудниках или товарах. Таблица состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Поля, в свою очередь, содержат различные типы данных: текст, числа, даты и гиперссылки.
Запись. Содержит конкретные данные, например информацию об определенном работнике или продукте.
Поле. Содержит данные об одном аспекте элемента таблицы, например имя или адрес электронной почты.
Свойства таблиц и полей
У таблиц и полей также есть свойства, которые позволяют управлять их характеристиками и работой.
1. Свойства таблицы
В базе данных Access свойствами таблицы называются атрибуты, определяющие ее внешний вид и работу. Свойства таблицы задаются на странице свойств таблицы в Конструкторе. Например, вы можете задать для таблицы свойство Режим по умолчанию, чтобы указать, как она должна отображаться по умолчанию.
Свойство поля применяется к определенному полю в таблице и определяет его характеристики или определенный аспект поведения. Некоторые свойства поля можно задать в Режим таблицы. Вы также можете настраивать любые свойства в Конструкторе с помощью области Свойства поля.
Типы данных
У каждого поля есть тип данных. Тип данных поля определяет данные, которые могут в нем храниться (например, большие объемы текста или вложенные файлы).
Тип данных является свойством поля, однако он отличается от других свойств:
Тип данных поля задается на бланке таблицы, а не в области Свойства поля.
Тип данных определяет, какие другие свойства есть у этого поля.
Тип данных необходимо указывать при создании поля.
Чтобы создать новое поле в Access, введите данные в новый столбец в режиме таблицы. В таком случае Access автоматически определяет тип данных для поля в зависимости от введенного значения. Если оно не относится к определенному типу, Access выбирает текстовый тип. При необходимости его можно изменить с помощью ленты.
Примеры автоматического определения типа данных
Ниже показано, как выполняется автоматическое определение типа данных в режиме таблицы.
Тип данных для поля, назначаемый Access
Вы можете использовать любой допустимый префикс протокола IP. Например, являются допустимыми префиксы http://, https:// и mailto:.
Число, длинное целое
Число, длинное целое
Распознаваемые форматы даты и времени зависят от языкового стандарта.
Распознаваемое обозначение денежной единицы зависит от языкового стандарта.
Отношения между таблицами
Хотя в каждой из таблиц хранятся данные по отдельному объекту, в базе данных Access все они обычно связаны между собой. Ниже приведены примеры таблиц в базе данных.
Таблица клиентов, содержащая сведения о клиентах компании и их адреса.
Таблица продаваемых товаров, включающая цены и изображения каждого из них.
Таблица заказов, служащая для отслеживания заказов клиентов.
Так как данные по разным темам хранятся в отдельных таблицах, их необходимо как-то связать, чтобы можно было легко комбинировать данные из разных таблиц. Для этого используются связи. Связь — это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на их общих полях. Дополнительные сведения см. в статье Руководство по связям между таблицами.
Ключи
Поля, формирующие связь между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, однако может включать и несколько. Есть два вида ключей.
Первичный ключ. В таблице может быть только один первичный ключ. Он состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный идентификатор, порядковый номер или код. Например, в таблице «Клиенты» каждому клиенту может быть назначен уникальный код клиента. Поле кода клиента является первичным ключом этой таблицы. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, формирующие в сочетании друг с другом уникальные значения. Например, в таблице с данными о людях в качестве первичного ключа можно использовать сочетание фамилии, имени и даты рождения. Дополнительные сведения см. в статье Добавление и изменение первичного ключа таблицы.
Внешний ключ. В таблице также может быть один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, соответствующие значениям первичного ключа другой таблицы. Например, в таблице «Заказы» каждый заказ может включать код клиента, соответствующий определенной записи в таблице «Клиенты». Поле «Код клиента» является внешним ключом таблицы «Заказы».
Соответствие значений между полями ключей является основой связи между таблицами. С помощью связи между таблицами можно комбинировать данные из связанных таблиц. Предположим, есть таблицы «Заказчики» и «Заказы». В таблице «Заказчики» каждая запись идентифицируется полем первичного ключа — «Код».
Чтобы связать каждый заказ с клиентом, вы можете добавить в таблицу «Заказы» поле внешнего ключа, соответствующее полю «Код» в таблице «Заказчики», а затем создать связь между этими двумя ключами. При добавлении записи в таблицу «Заказы» можно было бы использовать значение кода клиента из таблицы «Заказчики». При просмотре каких-либо данных о клиенте, сделавшем заказ, связь позволяла бы определить, какие данные из таблицы «Заказчики» соответствуют тем или иным записям в таблице «Заказы».
1. Первичный ключ, который определяется по значку ключа рядом с именем поля.
2. Внешний ключ (определяется по отсутствию значка ключа)
Если ожидается, что для каждого представленного в таблице уникального объекта потребуется несколько значений поля, такое поле добавлять не следует. Обратимся к приведенному выше примеру: если нужно отслеживать размещенные клиентами заказы, не следует добавлять поле в таблицу, поскольку у каждого клиента будет несколько заказов. Вместо этого создается новая таблица для хранения заказов, а затем создаются связи между этими двумя таблицами.
Преимущества использования связей
Раздельное хранение данных в связанных таблицах обеспечивает указанные ниже преимущества.
Связи между таблицами необходимо иметь в виду еще на этапе планирования таблиц. С помощью мастера подстановок можно создать поле внешнего ключа, если таблица с соответствующим первичным ключом уже существует. Мастер подстановок помогает создать связь. Дополнительные сведения см. в статье Создание и удаление поля подстановки.
Как сделать таблицу в Word: пошаговая инструкция для создания и редактирования простых и сложных массивов данных
Набрать текст в редакторе под силу большинству из нас, даже если мы только осваиваем работу за компьютером. А вот изменить его, дополнить изображениями и таблицами, сделать отступы, поля и добавить нумерацию страниц уже сложнее. Для этого надо получить специальные знания, иначе можно долго искать нужную функцию и вникать в ее работу.
Я давно подружилась с программами Microsoft Office и хочу помочь вам в их освоении. Сегодня разберемся, как сделать таблицу в Word и Google Документе, как добавить и удалить строки и столбцы, поменять их ширину, выровнять данные в ячейках и произвести другие действия.
Все способы с пошаговыми инструкциями
Откройте программу и посмотрите на основное меню вверху экрана. Среди перечня опций нам нужна вкладка “Вставка”.
Я использую Office 365, который по интерфейсу не отличается от пакета 2016 года. Если у вас стоит более ранняя версия, не расстраивайтесь. Да, меню будет выглядеть немного иначе, но ваша задача – найти вкладку “Вставка” или “Вставить”.
Затем нажмите на слово “Таблица”. Перед вами появится выпадающий список, при помощи которого можно:
Сейчас мы рассмотрим каждый из этих способов отдельно.
Быстрое создание простой таблицы
Самый легкий способ – это отметить в выпадающем меню поле, в котором квадратики по вертикали означают количество строк, а по горизонтали – столбцов. Таким образом, если мы выделяем область 3 × 4, то получаем таблицу из 12 одинаковых ячеек, готовую к заполнению.
В дальнейшем ее можно увеличить, уменьшить и изменить размеры строк и столбцов. Как это сделать, смотрите в разделе о редактировании.
Второй простой способ
Снова идем в меню и выбираем “Вставить таблицу…”.
В выпавшем окошке можно выбрать любое количество строк и столбцов, а также настроить ширину ячеек:
Если вы поставите галочку внизу, то в следующий раз редактор предложит создать точно такой же объект, что удобно, если вам нужно несколько одинаковых массивов.
Рисуем таблицу
На мой взгляд, это самый трудный способ, его стоит использовать в редких случаях, когда нужно составить сложную таблицу необычной конфигурации или когда у вас уйма времени, и хочется поэкспериментировать.
Выбираем в меню соответствующий пункт.
Теперь ведем карандашом и рисуем рамку, а затем ячейки. На мой взгляд, тут удобно “чертить” вертикальные, горизонтальные и даже диагональные линии и создавать свой макет, но вы можете творить, как вам захочется.
В процессе рисования в основном меню откроется вкладка “Макет”. Опции на этой панели позволяют быстро добавлять одинаковые ячейки, объединять их или разделять. Подробнее обо всех возможностях редактирования любой таблицы в Microsoft Word я расскажу чуть позже.
Преобразование текста в таблицу
Эта функция может стать довольно удобным инструментом для тех, кто привык быстро набирать текст и не хочет тратить время на заполнение полей. Также вы можете его использовать, когда переносите данные с распечатанного листа и книги в компьютер или просто не любите таблицы, но делать их приходится.
Чтобы все получилось, содержимое каждой ячейки пишите по одному из принципов:
Главное, не запутаться и по порядку сверху вниз и слева направо, то есть по строчкам, выписать все данные с использованием выбранного разделителя. Я чаще всего выписываю содержимое новой графы, нажимая Enter, так проще не запутаться и проконтролировать количество данных.
Затем выделяем набранный текст, идем в меню и выбираем пункт “Преобразовать в таблицу…”.
В появившемся окне выбираем нужное количество столбцов, строки программа установит сама. Затем говорим редактору, как подобрать оптимальную ширину ячеек, и какой символ отделяет их содержимое в конкретном случае. Нажимаем кнопку “ОК” и получаем готовую и уже заполненную форму.
Создаем таблицу Excel в текстовом документе
Чем интересен Excel? В нем есть формулы, возможность фильтровать и упорядочивать информацию, делать простые и сложные расчеты, рисовать графики, чего нет в Word. Поэтому если нам нужно что-то посчитать и внести данные в текстовый документ, мы открываем меню и выбирайте соответствующую опцию.
Перед нами появляется объект из 10 строк и 7 столбцов и меню редактора таблиц от компании Microsoft. Работать с ним так же легко и приятно, как с обычным массивом в Excel.
Когда вы сделали нужное редактирование данных, можете продолжать работу над документом, переключив курсов за пределы таблицы. Чтобы вернуться и изменить содержимое, нужно 2 раза нажать на объект левой кнопкой мыши.
Использование заготовок
В Word есть шаблоны, которые могут вам пригодиться. Чтобы воспользоваться ими, в меню выберите строку “Экспресс-таблицы”. Перед вами появится список заготовок, можете взять подходящую и внести свою информацию.
Но главная фишка в том, что вы можете добавить уже готовую таблицу в заготовки, чтобы использовать ее в следующий раз. Это очень удобно, когда нужно создавать однотипные объекты в разных документах.
Чтобы применить функцию, вставьте таблицу, заполните заголовки или всю информацию в зависимости от ваших целей, затем наведите курсор на пункт меню “Экспресс-таблицы” и кликните левой кнопкой мыши по самой нижней строке с рисунком дискеты слева.
Редактирование
После создания таблицы ее в любое время можно заполнить и изменить. Чтобы сделать это, кликните по ней левой кнопкой мыши и в основном меню программы зайдите в панель “Макет”.
Изменяем свойства таблицы
В самом левом углу мы видим 3 пункта:
При помощи первой опции можно создать выделение нужной области для дальнейшего редактирования. Это может быть 1 ячейка, столбец, строка, в которой в данный момент находится курсор мыши либо вся таблица.
Сетка нужна, если вы убрали границы между элементами, а точнее, скрыли их. Вот так выглядит табличка, в которой нет линий между столбцами.
А вот так она будет отображаться с применением сетки.
Видите, появились пунктирные разделители? Теперь проще разобрать структуру данного массива.
В свойствах вы можете:
Удаление и добавление элементов
Это одна из самых нужных функций при работе с массивом данных. Поставьте курсор мыши на ячейку и нажмите на кнопку “Удалить”.
В выпавшем списке выберите, что именно нужно убрать:
Когда вы убираете одну ячейку, то программа предлагает варианты, как это сделать:
Если вы применяете первый вариант, то в выбранной строке или столбце станет на 1 графу меньше, чем в остальных. Вот как это выглядит на практике.
Добавить одну ячейку не получится, наращивание массива происходит строками снизу или сверху и столбцами слева или справа от графы, в которой расположен курсор.
Примечание: Чтобы добавить несколько строк, выделите столько же ячеек по горизонтали или вертикали.
Другие настройки
Все эти настройки перед вами, испытайте их, чтобы научиться быстро редактировать нужные параметры.
Также вы можете менять месторасположение таблицы. Для этого наведите на нее мышку и тяните за крестик в левом верхнем углу. Другой способ: выделите объект, нажмите комбинацию клавиш “Ctrl + X”, переместите курсор в нужное место и воспользуйтесь кнопками “Ctrl + V”.
Изменение внешнего вида
Вы можете не только редактировать элементы и таблицу целиком, но и изменять их внешний вид. Для этого кликните по объекту и перейдите в пункт меню “Конструктор таблиц”.
Сделайте свой документ еще более красивым и удобным для чтения при помощи этих функций.
Таблицы в Google Документах
А вы знаете, что есть альтернатива текстовому редактору Microsoft Word? Это Google Документы, которые хранятся в интернете. Создавать их может любой человек, у кого есть аккаунт в Google.
Главное удобство: работать над одним документом можно с разных компьютеров и давать доступ другим пользователям для просмотра и редактирования данных. В последнее время я пользуюсь этим редактором чаще, чем Word. Попробуйте, может, и вам понравится.
Здесь есть большинство самых востребованных функций. Чтобы вставить таблицу, нужно нажать на слово “Вставка” в верхней панели, выбрать соответствующее действие из списка и выделить желаемое количество строк и столбцов.
Заключение
Мы разобрали несколько способов сделать таблицу в Word, узнали, как заполнить ее, отредактировать и оформить. Я надеюсь, что эта инструкция помогла вам, а если возникли трудности, то напишите об этом в комментариях. Я постараюсь помочь.
Сохраняйте статью в закладки, ведь с первого раза бывает сложно запомнить последовательность действий. Подписывайтесь на новые материалы iklife.ru, вместе с нами вы легко освоите работу программ, сервисов и сайтов и станете уверенным пользователем ПК, телефона и интернета.
Всего доброго. До новых полезных встреч, друзья.