Что такое обработка персональных данных без использования средств автоматизации
Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»
В целях реализации Федерального закона «О персональных данных» Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации.
2. Федеральным органам исполнительной власти в месячный срок привести свои акты по вопросам обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в соответствие с настоящим постановлением.
3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении одного месяца со дня его официального опубликования.
Председатель Правительства
Российской Федерации
15 сентября 2008 г.
Положение
об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации
(утв. постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687)
2. Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее.
3. Правила обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, установленные нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации, должны применяться с учетом требований настоящего Положения.
II. Особенности организации обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации
5. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.
6. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).
а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.
8. При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:
а) необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;
б) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;
в) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.
9. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:
а) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;
б) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.
10. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
11. Правила, предусмотренные пунктами 9 и 10 настоящего Положения, применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.
III. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации
13. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.
14. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.
15. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.
Любые сведения о гражданине (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, семейное положение и т.п.) составляют персональные данные о нем. Законодательством РФ допускается их обработка, в том числе сбор, хранение, уточнение, использование и уничтожение.
Определены особенности обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации. При этом действия с такими сведениями в отношении каждого из лиц производятся при непосредственном участии человека. Предусмотрено, что в таком случае данные должны отделяться от другой информации (путем фиксации их на отдельных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм). При использовании типовых форм документов, в которые может быть включена информация о лице, необходимо соблюдать определенные условия. Так, если нужно письменное согласие гражданина на работу с его данными, типовая форма должна иметь поле, в котором он может поставить отметку о своем согласии на обработку его сведений без применения автоматизации.
Лица, работающие со сведениями без использования автоматизированных средств, должны знать о способе и особенностях их обработки, категориях данных. При этом в отношении каждой категории следует определить место хранения материальных носителей и установить перечень лиц, причастных к обработке.
Постановление вступает в силу по истечении 1 месяца со дня его официального опубликования.
Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»
Настоящее постановление вступает в силу по истечении одного месяца со дня его официального опубликования
Текст постановления опубликован в «Российской газете» от 24 сентября 2008 г. N 200, в Собрании законодательства Российской Федерации от 22 сентября 2008 г. N 38 ст. 4320
Обработка персональных данных без использования средств автоматизации
Одной из причин, почему обработке без использования средств автоматизации уделяется меньше внимания, является сложность в определении границ такой обработки. Многие операторы даже не задумываются, что может под нее подпадать. Если изучить судебную практику, можно выделить много интересных случаев. Конечно деятельность отдела кадров и бухгалтерии это святая святых обработки без использования средств автоматизации, но еще можно выделить ряд типичных случаев, о которых забывают операторы. Например, архив. Часто операторы ссылаются на часть 2 статьи 1 Федерального закона «О персональных данных», что, мол, архив не подпадает под действие закона. Однако, выясняется что никакой это не архив на предприятии, а просто склад с табличкой архив и архивное законодательство не соблюдается. Соответственно, этот склад в полной мере подпадает под действие закона и все что в нем хранится, должно обрабатываться в соответствии с установленными требованиями. Другой клад для проверяющих органов находится у секретаря. Чего там только нет. И списки сотрудников со всеми контактными телефонами и адресами, и ксерокопии паспортов для покупки билетов, и даты дней рождений детей сотрудников, и анкеты соискателей, и конечно приказы, лежащие на подпись. Все это материальные носители персональных данных, к которым, в соответствии с Постановлением Правительства № 687, должен ограничиваться несанкционированный доступ и должна обеспечиваться конфиденциальность и безопасность персональных данных, находящихся в них. Следующее интересное место, это служба безопасности. Сами понимаете, что там может быть. В том числе анкеты, со сведениями о судимости, которые «обычный» оператор обрабатывать не имеет права. Так же часто забывают про проходную, заведующего гаражом, кабинет медицинской сестры, выпускающей водителей в рейс. Такие случаи можно перечислять очень долго и у всех они свои.
Самое главное понять, что именно с определения границ обработки персональных данных необходимо начинать работы по выполнению законодательных требований, то есть определить объем данных и все случаи их обработки. Отдельно можно довольно долго говорить о законности обработки тех или иных материальных носителей (например, ксерокопии паспорта в личном деле работника), но в данной статье будем исходить из того, что ваши материальные носители персональных данных обрабатываются строго в соответствии с принципами, закрепленными статьей 5 Федерального закона «О персональных данных».
Перейдем сразу к пункту 6. В нем говорится: «Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации, должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных,…, категориях обрабатываемых персональных данных,…, а так же об особенностях и правилах осуществления такой обработки…». Данный пункт часто является поводом для наказания операторов. Он не так уж прост, как кажется. На заре формирования практики выполнения законодательства о персональных данных существовало мнение, что все эти сведения – факт обработки персональных данных, категории персональных данных и правила осуществления обработки – должны быть в должностных инструкциях соответствующих лиц.
Но данная практика не показала своей дееспособности, так как должностные инструкции каждого работника менять не очень удобно (мягко сказано), тем более, что если, например, поменяются внутренние правила обработки, придется менять опять все должностные инструкции. Более удобно создать общие документы, с которыми проще всех ознакомить под роспись и решить требования пункта 6 ПП 687. Разберем подробнее, с чем же именно нужно ознакомить работников и как это лучше сделать. Проинформировать о факте обработки персональных данных и о категориях обрабатываемых данных можно, ознакомив работников с перечнем должностей, участвующих в обработке персональных данных, разделив этот перечень на обработку с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации. Этим мы убьем двух зайцев: И ПП 687 и Постановление Правительства РФ 1119 от 01.11.2012 г. содержат требование об определении работников, участвующих в определенном виде обработки. Кроме того, ознакомив работников с перечнем персональных данных оператора, мы проинформируем его как о факте обработки, так и о категориях обрабатываемых данных. Соответственно, перечень персональных данных оператора лучше разделить по категориям персональных данных.
Закон «О персональных данных» прямо нигде не указывает, какие бывают категории. Но Постановление 1119 выделяет 4 их вида: общедоступные, специальные, биометрические и иные (то есть все, кроме первых трех). Дальше, мы рекомендуем в локальный нормативный акт оператора, регулирующий порядок обработки персональных данных (Например,- положение), включить раздел: «Особенности и правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации», описывающий подобную обработку у оператора и, так как работники должны быть ознакомлены с этим актом, автоматически знакомим их с тем, что требует от нас пункт 6.
Раздел III ПП 687 является не постоянным, но довольно частым гостем актов проверок Роскомнадзора. Пункт 13 определяет наличие трех перечней: перечня персональных данных, перечня мест хранения носителей персональных данных и перечня лиц, осуществляющих обработку персональных данных (у нас есть образцы этих перечней с примерами заполнения). Здесь часто операторы забывают, что места хранения нужно определить в отношении каждой категории персональных данных. Соответственно, если вы медицинское учреждение, то в перечне мест хранения нужно определить где лежат те или иные материальные носители определенной категории: карточки Т-2- в отделе кадров, договоры с платными пациентами – в регистратуре, медицинские карты пациентов в ординаторских, или же все это хранится в архиве. Тогда так и пишем: архив – персональные данные и специальные категории персональных данных.
14 пункт обязывает нас обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях. Часто на семинарах люди задают вопрос – а что значит раздельное хранение? Для ответа на этот вопрос, сначала, необходимо определить цели обработки тех или иных материальных носителей. Например, цели обработки карточек Т-2 и договоров с клиентами будут разные. Соответственно, исходя из требований 14 пункта, нам необходимо обеспечить раздельное их хранение. И здесь этот пункт тесно пересекается с 13 и 15. Здесь вступают в бой те самые, очень не простые, организационные и режимные меры. Пункт 15 обязывает нас соблюсти условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним. Что это значит? Возьмем грубый пример – в одном помещении сидят: специалист по работе с кадрами, по работе с клиентами и медсестра организации. У них у всех будут свои персональные данные, своих категорий и отдельных субъектов. С точки зрения правильной организации хранения носителей, обеспечивающего защиту от несанкционированного доступа, каждый работник должен иметь свой запирающийся шкаф, где хранит свои документы. Это и будет раздельное хранение, обеспечивающее сохранность и исключающее несанкционированный доступ.
В законодательстве не указано, как должны храниться материальные носители персональных данных. Нигде не указано, что это должны быть сейфы или железные шкафы. Нигде не говорится про пожарную или охранную сигнализацию. Вы должны понимать: пункт 15 построен так, что если из бронированного, несгораемого сейфа с четырьмя кодовыми замками украли материальные носители персональных данных и вы не сможете режимными мерами обеспечить доказательства, что это был электрик Владимир, то наказание будет неминуемо. Поэтому, при организации хранения материальных носителей персональных данных исходите из принципа ценности этой информации. Сейчас, при проведении проверочных мероприятий, Роскомнадзор будет удовлетворен, даже если у вас будут шкафы со стеклянными дверями и с элементарными замочками. Замочки должны быть обязательно. Понятно, что это не обеспечит 100%-ую защиту, но доказать, что вы не выполнили требования законодательства будет невозможно.
Существуют альтернативные варианты обеспечения защиты от несанкционированного доступа. Приведу два примера. В муниципальных медицинских учреждениях общая проблема – катастрофическая нехватка места для хранения документов. Одной из больниц мы помогали готовиться к проверке и столкнулись с такой проблемой. В маленькой комнате отдела кадров устроились четыре сотрудника и несколько тысяч личных дел. И ни одного шкафа. Ставить шкафы негде. Переселять людей некуда. В кабинете постоянно толкутся посторонние люди. В итоге решили закрыть дверь на засов и в двери сделать окно выдачи документов. Самое дешевое и простое решение проблемы. Несанкционированный доступ устранен? Да. В комнате находятся только те, кто допущен приказом. Больше ничего не надо. Получился большой шкаф с людьми и материальными носителями.
В другом случае мы помогали организовать работу с персональными данными в коллекторском агентстве. У них отдел по работе с должниками завален десятками тысяч дел на стеллажах. Хранить в шкафах в их условиях было невозможно. Решение было простое. На дверь в кабинет поставили электронный замок. Пароли раздали сотрудникам под роспись. Прописали приказами необходимые сведения, в том числе невозможность проникновения посторонних лиц, и все: несколько тысяч рублей решили проблему защиты от несанкционированного доступа для огромного массива документов. Шкафы бы вышли намного дороже, да и проверка прошла без замечаний. Главное, вы должны понимать, что комплекс режимных мер, основа которых – перечень должностей, перечень информации, перечень мест хранения, назначение ответственных, контроль и разграничение доступа – это не бесполезные фантазии, а очень важный элемент защиты информации, который, при грамотном построении, может сэкономить вам кучу денег и нервов. Но это большая тема для отдельного разговора.
Дальше пункт 15 подложил свинью для многих операторов, которые пострадали при проверках. Он содержит требование определить: перечень мер, порядок их принятия, перечень лиц ответственных за их реализацию. Если перечень мер и порядок их реализации можно косвенно выискать в положениях и инструкциях, то ответственных за их реализацию назначают редко. Мы встречались с такими формулировками в актах проверок: «не назначено лицо, ответственное за обеспечение сохранности персональных данных и исключение несанкционированного к ним доступа». Таким образом, это уже будет третий ответственный, указанный в законодательстве, которого вы должны не забыть назначить.
Как видите, обработка персональных данных без использования средств автоматизации имеет свои секреты и нюансы. В этой статье освещены не все, но наиболее интересные. Надеюсь, что данная статья поможет вам реализовать законодательные требования в своих организациях.
Мисник Николай Анатольевич
Директор ООО «РЭАЦ «Эксперт»
Неавтоматизированная обработка персональных данных в России и международное законодательство
Регулирование обработки персональных данных не ограничивается лишь 152-ФЗ «О персональных данных» и несколькими подзаконными актами Роскомнадзора. Многие даже не догадываются, что существует довольно внушительное число международных нормативных актов, которые иногда напрямую не относятся к России, но влияют на работу отечественного бизнеса за рубежом. К таким актам прежде всего стоит отнести Конвенцию Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, которую наша страна ратифицировала 19 декабря 2005 г.
Примечание. Персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
———————————
Конвенция Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28.01.1981.
Федеральный закон от 19.12.2005 №160-ФЗ «О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных».
Основные требования к мерам по обеспечению безопасности персональных данных при неавтоматизированной обработке, а также особенности организации таковой в России установлены Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации (далее – Положение).
———————————
Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».
Примечание. Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных.
Согласно Положению неавтоматизированной обработкой персональных данных (без применения средств автоматизации) считается обработка, при которой использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных осуществляются при непосредственном участии человека. При этом обработка персональных данных не может быть признана автоматизированной только на том основании, что они содержатся в информационной системе либо были извлечены из нее.
Примечание. Обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
Подавляющее большинство компаний в своей деятельности используют типовые формы документов, которые предполагают или допускают включение в них персональных данных. Положение содержит условия, которые необходимо соблюдать при использовании таких форм.
Типовые формы документов или связанные с ними документы (инструкции по заполнению, карточки, реестры, журналы) должны содержать информацию о цели обработки персональных данных, наименование и адрес компании-оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения, сроки обработки, перечень действий и общее описание используемых оператором способов их обработки.
Типовые формы также должны:
При неавтоматизированной обработке персональные данные должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм. При этом не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы. При обработке различных категорий персональных данных для каждой категории должен использоваться отдельный материальный носитель.
Уточнение персональных должно осуществляться путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.
Хранение материальных носителей персональных данных должно обеспечивать их сохранность и исключать несанкционированный доступ. При этом материальные носители персональных данных, обработка которых осуществляется в различных целях, должны храниться раздельно и таким образом, чтобы можно было определить места их хранения для каждой из категорий персональных данных.
При этом обязанность установления перечня мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним, порядка их принятия, а также перечня лиц, ответственных за их реализацию, возложена на оператора.
Чтобы выполнить требования Положения к неавтоматизированной обработке персональных данных и избежать привлечения к ответственности, следует принять ряд мер.
Примечание. В числе наиболее критичных последствий несоблюдения требований законодательства в области персональных данных для коммерческих структур – потеря доверия клиентов и падение конкурентоспособности.
Практика показывает, что подавляющее большинство граждан отказываются от услуг организации, не обеспечившей должный уровень защиты конфиденциальной информации. Это приводит не только к потере существующих клиентов, но и к трудностям в привлечении новых.
В первую очередь необходимо проинформировать всех сотрудников и лиц, осуществляющих обработку персональных данных по договору, о факте обработки ими персональных данных, об особенностях и правилах осуществления такой обработки, ознакомить под роспись с нормативными и локальными правовыми актами.
В связи с этим целесообразно внести изменения в трудовые и гражданско-правовые договоры, должностные инструкции в части прав, обязанностей и ответственности в области персональных данных. Нелишним будет и заключение договора (обязательства) с указанием обязанностей и ответственности за нарушения режима конфиденциальности.
Лучше установить строго определенный перечень подразделений и должностей лиц, допущенных к работе с теми или иными категориями персональных данных.
Необходимо разработать и утвердить положение о неавтоматизированной обработке персональных данных. Такой документ должен быть основан на требованиях, установленных нормативно-правовыми актами РФ, с учетом требований Положения, определять порядок реализации и перечень мер, необходимых для обеспечения безопасности персональных данных при неавтоматизированной обработке, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, в том числе при использовании типовых форм документов, хранении, уничтожении и обезличивании персональных данных, и их ответственность за нарушение норм по обработке персональных данных. Также целесообразно разработать инструкции по заполнению типовых форм документов.
В случае сбора персональных данных для осуществления пропускного режима или в иных аналогичных целях необходимо разработать локальный правовой акт, содержащий сведения о цели и сроках обработки персональных данных, составе и способах их фиксации, перечне лиц, имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за их ведение и хранение.
Таким образом, в компаниях возникает необходимость принятия мер и разработки нового, достаточно объемного пакета документов, который должен содержать не только общие документы, связанные, например, с получением согласия субъектов на обработку их персональных данных, уведомлением уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзора), установлением целей и способов обработки персональных данных и т.д., но и документы, регламентирующие применение организационных и технических мер в отношении каждого из способов обработки персональных данных.
Именно наличие документации в первую очередь будут проверять контролирующие органы (одно из самых распространенных замечаний Роскомнадзора по результатам проверок операторов – это несоответствие типовых форм документов законодательству).
Несмотря на информатизацию общества и автоматизацию бизнес-процессов, в большинстве компаний обработка персональных данных осуществляется в том числе и неавтоматизированно и соответственно регламентируется Положением, а значит, возникает необходимость выделения содержащих персональные данные документов и информации, их особой маркировки, ведения отдельного учета, контроля доступа к ним и т.д.
Примечание. Законодательством РФ предусмотрены следующие санкции: