Что такое минутки по встрече
Как эффективно учитывать замечания клиента?
Во время общения с клиентом рождается список «недозадач», около 10-20 пунктов. Над каждой из таких «недозадач» нужно подумать, переформулировать, расписать подробнее, решить когда делать и кому поручить, после этого она становится настоящей задачей и ее можно добавлять в трекер. Часто бывает так, что эта задача уже есть в системе, а это значит, что нужно вспомнить про нее и обновить.
Весь этот процесс отнимает массу времени и сил, и хочется его отложить подальше. Но если не превратить «недозадачи» в задачи сегодня или на следующий день, то вспомнить что имелось в виду просто невозможно.
Какие есть техники или советы, которые помогают упростить или структурировать этот процесс?
Оценить 1 комментарий
Не могу утверждать, что большой профессионал в подобных вопросах,
но, кажется, лучше отталкиваться не от задач, а от целей клиента,
и уже на их основе вместе формулировать задачи.
Если цель достижима, то промежуточные задачи уже не так важны.
Наименее важные могут оказаться ненужными вовсе.
10-20 пунктов — это вы с ним несколько часов общаетесь непрерывно?
Может быть, имеет смысл разбить общение на большее число раундов.
Про вспомнить что имелось ввиду — есть разные техники записи устной речи,
которые использую синхронные переводчики. Если нужно, смогу поискать книжку.
Думаю, что это упросит процесс превращение «недозадачи» в задачу.
По опыту, хорошо когда на встрече с клиентом более одного человека.
В итоге все слышат, понимают и фиксируют что-то свое.
Все это тоже помогает сконструировать более-менее полную картинку.
нужно вспомнить про нее и обновить
А почему они забываются? У нас задачи в очереди иногда висят годами,
но мы про них помним. Правда, некто высказывал идею, что если
«таск не викситcя» более года, то его можно смело закрывать.
+ Кажется, дубли это не так плохо, как кажется.
А вы скрам-борды разные там используете?
Цели у клиента могут быть совершенно различные, но воплощаются они именно с помощью задач. Даже самые мелкие задачи стоит записать и не забыть, чтобы можно было к ним вернутся и обсудить.
Такой объем задач может рождаться даже и за час, если стало понятно, что нужно действовать срочно или какую-то важную штуку забыли сделать.
Под «вспомнить» я имел в виду, что формулировка задачи может забыться. Я записал «Раздел с документами» а это включает в себя интерфейс в фронтенде и бекенде, и какие-то идеи по реализации этих интерфейсов.
Обычно с клиентом я встречаюсь/созваниваюсь один, возможно второй человек с моей стороны в самом деле был бы полезен.
Скрамбордов пока нет, кажется, что клиент не будет смотреть на эти доски.
Наверно проблема не в техники записи, а в том, что со списком нужно работать. А такая работа не воспринимается как полноценная работа.
Как вести протокол совещания или бизнес-встречи
Бизнес-встречи и совещания могут проводиться в формальной или не формальной обстановке, в зависимости от компании и обстоятельств. Но в любом случае умение вести протокол в процессе встречи/совещания часто бывает критичным и спасает от головной боли, а подобный навык крайне приветствуется работодателями. Нижеследующие рекомендации основаны на книге «Rules of Order» автора Henry M. Robert(а). Многие из них помогут вам оперативно анализировать, реагировать и предугадывать дальнейший ход событий, несомненно, записи не раз пригодятся вашему шефу.
В целом, это не настолько сложно.
Вам понадобятся:
– Портативный, но достаточно мощный пленочный диктофон (помните, что пленочная запись – доказательство, если в этом нет необходимости, используйте современный цифровой);
– Пустые пленки для записи;
– Достаточно большой блокнот для записей;
– Компьютер.
Итак, ведем протокол встречи:
1. Постарайтесь заранее получить список вопросов будущего совещания/встречи, которые будут обсуждаться на повестке. Вспомните/найдите результаты предыдущей встречи. Составьте схему возникших тогда, возможных и имеющиеся новых вопросов. Подготовьте сопутствующие документы, которые могут понадобиться. Подумайте о том, чтобы использовать на будущей встрече диктофон ради обеспечения аккуратности и точности сохранения полученной информации и достигнутых договоренностей.
2. Займите место рядом с тем, кто возглавит встречу, чтобы без проблем получить уточнение по обсуждению или задать вопрос.
3. Составьте и запишите по возможности точный, или примерный план встречи. Он поможет вам в дальнейшем сориентироваться, особенно во время накала страстей.
4. Запишите дату, время и место встречи.
5. Во время бизнес-встречи на листе бумаги распишите, где кто сидит, включая имена и должности. Если не знаете заранее, пустите по кругу бумагу с просьбой написать свои имена. Во время встречи вы быстро сможете понять, кто говорит благодаря этому листу. Если встреча открытая, запишите только имена тех, кто имеет право голосовать по поднятым вопросам.
6. Отметьте тех, кто пришел позже или ушел раньше, чтобы кратко просветить их и шефа насчет моментов, которые первые пропустили. Запишите так же имена тех, кто был приглашен, но не пришел.
7. Запишите пункты на повестке в том порядке, в котором они обсуждались. Если пункт восьмой обсуждался перед вторым, оставьте старую нумерацию, но отметьте новый порядок.
8. Запишите перестановки, изменения и нововведения, которые были сделаны, и людей, которые их внесли и протолкнули.
9. Запишите, какие предложения были приняты, а какие отвергнуты, отметьте, как распределились голоса (по поднятым рукам, по поданным голосам или еще какой-либо методике), и где решение было принято единогласно. Если встреча малочисленна, распишите имена голосовавших – кто одобрил, кто проголосовал против, и кто воздержался для каждого предложения.
10. Сфокусируйтесь на записи активности, проявленной отдельной группой. Избегайте при этом деталей каждой дискуссии.
Несколько советов от знатоков:
– Во время встречи не теряйте концентрацию, любая пропущенная секунда может оказаться решающей;
– Разработайте собственные аббревиатуры и сокращения для стандартных фраз, имен, действий, мест, организаций и идей. Чем меньше времени вы потратите на запись или набор текста, тем больше внимания вы сможете уделить встрече;
– Не забывайте отмечать поправки к выдвинутым изначально идеям, изменениям и предложениям.
Время для переписи и упорядочивания результатов.
1. Упорядочить и переписать все заметки лучше всего сразу после встречи, когда память еще хранит детали каждого события.
2. Следуйте тому же формату записей, которого вы придерживались, оформляя предыдущий протокол встречи. Лучше всего заранее узнать у вашего шефа, какой формат записей его интересует. Например, хочет ли он, чтобы записи слово в слово повторяли сказанное, или достаточно будет краткого изложения основных идей.
3. Отмечайте принятые решения стандартной фразой: «Голосованием решено, что…»
4. Рассмотрите возможность дополнить протокол длинными собственными заключениями, отчетами или прочими сопутствующими материалами.
5. Закончите документ подписью «Представлено на рассмотрение» и далее ваше имя и дата.
6. Отметьте хронологию в записной книжке по минутам.
Как эффективно проводить 1:1 встречи
Встреча 1:1 (one-on-one) — регулярная встреча менеджера и его сотрудника. Это отличный инструмент для развития и построения доверительных отношений в работе. В прошлой компании я был на стороне менеджера, в Miro — на стороне сотрудника. Обычно у меня одна встреча с менеджером в неделю.
В этой статье опишу, без чего встречи будут неэффективными, какие типы 1:1 существуют, и какой вид 1:1 самый недооценённый. Будут примеры вопросов для разных типов встреч.
Обязательные пункты
Ожидания
Менеджер ожидает, что сотрудник будет рассказывать про статусы проектов, готовить повестку, а он этого не делает. Сотрудник ожидает, что менеджер будет его менторить и отслеживать движение к целям, а он этого не делает. В итоге расстроены оба.
У каждого в голове своя картина, поэтому важно как можно раньше обсудить: какие у вас ожидания от 1:1 и друг от друга, как выглядит идеальный 1:1 для каждого из вас.
Вопрос «Как дела?», но не в формате приветствия, а в формате настоящего вопроса
Мы привыкли отвечать односложно: хорошо, нормально, неплохо. Встречи 1:1 — отличное место, чтобы обсудить этот вопрос глубже: «хорошо» — что в работе сейчас нравится; «нормально» — чего не хватает, чтобы стало «круто»?
Особенно это важно в формате удалённой работы, когда случайных разговоров на кухне нет, и за настроением друг друга следить сложнее.
Цели и апдейты по ним
Для начала нужно определить цель. Сотрудник может прийти с несколькими целями к менеджеру, обсудить их важность и определить главные цели на квартал. Цели обычно связаны с результатами работы и развитием навыков.
На каждом 1:1 стоит обсуждать, приблизились мы к этим целям или нет. Если нет, то почему? Если за несколько недель мы не приблизились к целям, сотрудник об этом сигнализирует, а менеджер помогает сотруднику убрать барьеры и достичь цели.
Повестка
Время встречи ограничено, поэтому хочется использовать его по максимуму. К началу встречи мы формируем повестку, чтобы пройти по ней и если нужно — приоритизировать вопросы и задачи. Обычно за повестку отвечает сотрудник.
Для удобства используем гугл док, прикреплённый к встрече в календаре.
Следующие шаги
Мы обсудили важные вещи, но основная работа будет сделана вне встречи. Поэтому стоит записать, о каких шагах договорились, кто их на себя возьмёт, и пробежаться по ним на следующем 1:1.
Ниже пример реальной повестки встречи. Подпункты в темах обсуждения — следующие шаги.
Call to action: начните проводить 1:1
Если вы менеджер и у вас нет 1:1 с сотрудниками — проведите их в тестовом режиме и вы удивитесь результату.
Если вы сотрудник и у вас нет 1:1 с менеджером — попросите его найти для встречи 45 минут в неделю. Это первый шаг к пониманию, как лучше достигать целей, профессионально расти и приносить больше ценности компании.
Типы 1:1
Встречи 1:1 бывают разных типов и у них разные цели.
Как дела 1:1
Строим доверительные отношения, синхронизируемся по целям, обсуждаем насущное. Обычно встречи в таком формате проводятся каждую неделю.
Как дела? Чего не хватает, чтобы стало хорошо/отлично?
Насколько продуктивным ты был на этой неделе? Как думаешь, почему?
Насколько мы продвинулись к целям? Есть ли что-то, что замедляет прогресс?
Как я могу тебе помочь на следующей неделе?
Ставим цели 1:1
Вместе обсуждаем и выбираем, на чём будем фокусироваться в ближайший месяц или квартал. Поставленные цели могут быть связаны с квартальными результатами и развитием навыков. Такие 1:1 обычно привязаны к конкретному периоду, например, проводятся в конце квартала.
Как прошёл этот квартал? Какие цели достигли, какие не получилось достигнуть? Как думаешь, почему?
Какие из целей компании/отдела/команды тебя вдохновляют больше всего?
Какие цели думаешь поставить на следующий квартал? Почему?
Как мы поймём, что достигли этих целей?
Обсуждаем рост и карьеру 1:1
Определяем сильные стороны и зоны роста. Думаем, как сотрудник может развиваться дальше и какие перспективы роста есть в компании.
Это самый важный тип 1:1. В некоторых компаниях проводятся оценки сотрудников типа Performance review или 360° feedback. Это хороший ритуал, но обычно он происходит редко — раз в полгода. Собирать обратную связь от менеджера и коллег нужно чаще.
Моя текущая гипотеза — проводить такие встречи с менеджером один раз в месяц и обсуждать движение и блокеры по выбранным навыкам.
Какие навыки и как тебе хочется развивать дальше?
Какая часть работы даёт тебе больше всего энергии, вдохновения?
Какая часть работы забирает энергию или делает работу скучной?
Какие видишь варианты развития в компании?
Перед тем как задавать последний вопрос, менеджеру стоит хорошо подумать над возможным ответом. Иначе получится странный диалог — сотрудник не знает варианты развития, а у менеджера их тоже нет. Тогда вместо вдохновения и мотивации сотрудник уйдёт со встречи разочарованным.
Call to action: используйте разные форматы 1:1
Если вы менеджер — проверьте, как часто вы обсуждаете темы выше с вашими сотрудниками. Возможно вы давно не обсуждали важные для сотрудника вещи.
Если вы сотрудник — предложите менеджеру провести 1:1 определённого типа. И подумайте над ответами на вопросы выше.
Бонус: самый недооценённый вид 1:1
Встречи 1:1 полезно проводить с самым важным человеком — с собой.
Скотт Пилигрим готовится провести 1:1 с собой
Как часто мы задаём себе вопросы:
Как у меня дела? Что сделать, чтобы было лучше?
Как идёт движение к целям? Что мне мешает?
На чём мне сфокусироваться в этом месяце/квартале на работе и в жизни?
Куда мне дальше двигаться в карьере? Какие навыки развивать?
Это сложные и непонятные вопросы. Чтобы не прятаться от них, мне помогает такой подход:
Бронирую себе время в календаре, например, полчаса в неделю, чтобы проверить, как у меня дела, и порефлексировать о прошедшей неделе.
Когда приходит время встречи, включаю таймер на 25 минут. Даже если вопрос дискомфортный — думать над ним в течение короткого отрезка времени становится не так страшно. Если нет ответа на один из вопросов — пропускаю его.
Начинаю выписывать мысли. На 1:1 мы смотрим на мысли нашего собеседника со стороны (как же со стороны легко давать советы!). Чтобы на 1:1 с собой добиться того же, важно вынести свои мысли во внешний источник: бумагу, Notion, Miro. Тогда становится проще увидеть в них искажения, эмоции или вещи, которые не соответствуют фактам.
Обычно у меня есть список вопросов, по которым стоит пройти. Так легче начать — уже понятно, о чём стоит подумать. Я использую таблицу в Notion.
Пример списка вопросов:
Какой был приоритет недели? Выделил ли я на него достаточно времени?
Как я себя чувствую?
Что мне понравилось в неделе? Чего не хватило?
Что нового я узнал? Кому я благодарен? Чего я с нетерпением жду на следующей неделе?
На 1:1 с собой обычно определяю два приоритета на следующую неделю: один рабочий, один личный. Иногда выбрать один приоритет по работе тяжело. Тогда выбираю тот, который приятнее. Остальные вопросы помогают увидеть, что неделя прошла не зря, и порадоваться, что меня окружают люди, готовые помочь.
Ответы на вопросы выше помогают мне лучше фокусироваться, обращать внимание на хорошее и вовремя ловить моменты, которые не нравятся. Табличный вид помогает проследить динамику: если я несколько недель подряд не вижу мотивации идти в новую неделю или не узнаю ничего нового, стоит об этом задуматься.
Подобные встречи с собой работают, если проводить их регулярно. Обратил внимание, что когда пропускаю неделю-другую и перестаю вести 1:1 с собой — чаще стрессую и грущу.
Вывод
Встречи 1:1 позволяют сотруднику регулярно делиться проблемами, получать помощь, обратную связь и понимать, на чём лучше фокусироваться.
Менеджеру такие встречи позволяют помогать сотрудникам с приоритизацией и развитием навыков. Также появляется возможность узнать о возможных проблемах как можно раньше и тоже получить обратную связь.
Ещё встречи 1:1 можно применять к себе — выделять время, чтобы подумать о своих делах и других важных вопросах.
Что такое минутки по встрече
Была, звонила, ходить буду, не писала, увы.))
Вообщем, было приятно, хотя лучше обсуждать то, что смотрела.))
Значит. Кому письмо не пришло:
Следующая встреча со зрителями состоится 9 апреля, начало в 18.00. Она будет носить организационный характер.
Поэтому прошу Вас подумать над следующими вопросами:
Какие темы в связи с Молодёжным театром Вас интересуют?
С кем из артистов вы хотели бы встретиться в первую очередь?
Какую помощь в продвижении Молодёжного театра могли бы оказывать зрители?
Какие меры, по Вашему мнению, следует принимать театру для повышения зрительской культуры?
Что бы Вы изменили в нашем театре (в пределах разумного и наших финансовых возможностей)?
Вход свободный. Участников просим предварительно позвонить Леонтьевой Наталье Викторовне по тел. 38-12-57.
Значение слова «минутка»
Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
МИНУ’ТКА, и, ж. (разг.). Ласкат. к минута в 1 и преимущ. во 2 знач. Улучить минутку. Подождать минутку. Минутки свободной нет. Такая минутка вышла. Дствскй. Я к вам на минутку.
Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
мину́тка
1. ласк. к минута ◆ Он обратил внимание на то, что включился в некую странную деятельность, которой все узники предавались, как только выпадала свободная минутка. М. Максимов, «Преодолей в себе лагерь» (1992) // «Столица», советский еженедельный общественно-политический журнал. — Выпуск № 22 (80). — Май 1992 г. (цитата из НКРЯ)
Делаем Карту слов лучше вместе
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.
Вопрос: фиксатор — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?
Ассоциации к слову «минутка»
Синонимы к слову «минутка»
Предложения со словом «минутка»
Цитаты из русской классики со словом «минутка»
Сочетаемость слова «минутка»
Какой бывает «минутка»
Понятия, связанные со словом «минутка»
Отправить комментарий
Дополнительно
Предложения со словом «минутка»
Наша печаль, посещения соседей, хлопоты по устройству похорон и не прекращавшаяся суета в гостинице поглощали всё моё время, так что я едва находил свободную минутку думать о капитане.
– Хорошо, тогда подождите минутку, я сейчас закончу с протоколом, вы подпишете и тогда поедете.
Шестеро пассажиров подождали ещё минутку, а потом с облегчением перевели дух.
Синонимы к слову «минутка»
Ассоциации к слову «минутка»
Сочетаемость слова «минутка»
Какой бывает «минутка»
Морфология
Правописание
Карта слов и выражений русского языка
Онлайн-тезаурус с возможностью поиска ассоциаций, синонимов, контекстных связей и примеров предложений к словам и выражениям русского языка.
Справочная информация по склонению имён существительных и прилагательных, спряжению глаголов, а также морфемному строению слов.
Сайт оснащён мощной системой поиска с поддержкой русской морфологии.