Что такое материальный отчет
Материальный отчет по форме М-19
Составление материального отчета по форме М-19 востребовано в основном в крупных компаниях строительного направления. Данный отчет относится к первичной документации и должен оформляться строго определенным образом.
Кто заполняет материальный отчет
Документ заполняет материально-ответственный сотрудник предприятия, занятый в строительных работах: начальник строительного участка или непосредственный исполнитель, а также уполномоченный сотрудник отдела бухгалтерии.
Обязательно ли применение документа
С 2013 года обязательное использование унифицированных форм первичной документации отменено, поэтому пользоваться данным бланком или нет каждая организация решает в добровольном порядке. При этом, если решение положительное, то требование по применению формы М-19 нужно прописать в учетной политике фирмы.
Для чего нужен отчет
Материальный отчет – документ, который позволяет контролировать и отслеживать движение строительных материалов, а именно — их поступление и расход.
В учитываемые материалы можно включать любые виды строительных изделий: кирпичи, бетон, краски, цемент, гвозди, черепицу и т.д. В числе прочего в бланк вносятся и те виды материалов, с которыми в период составления отчета не происходит никаких действий – это позволяет учесть все без исключения товарно-материальные ценности, находящиеся на складе и сделать отчет более полным и информативным.
Что необходимо сделать для того, чтобы составить правильный отчет
Порядок формирования документа включает в себя ряд определенных операций.
Правила составления материального отчета и его образец
На сегодняшний день для того, чтобы заполнить материальный отчет, организации могут выбрать один из двух вариантов: собственный шаблон документа, утвержденный в учетной политике предприятия, или унифицированный бланк по форме М-19, разработанный на уровне законодательства и рекомендованный к применению. При этом второй вариант предпочтительнее, поскольку не нужно думать над структурой и содержанием документа — в стандартную форму уже внесены все необходимые колонки и строки.
Заполнение титульного листа
Первым делом в отчет вносятся сведения на титульный лист. Сюда вписываются:
Вверху титульного листа слева и справа расположены строки для визирования уполномоченными на проверку отчета лицами: бухгалтера и начальника структурного подразделения.
Заполнение второй страницы формы М-19
На второй странице формы М-19 таблица, в которую по порядку вписываются:
Заполнение третьей страницы
Здесь в таблице указываются:
Правила оформления отчета
Бланк можно заполнять от руки (если он распечатан) или на компьютере (намного быстрее и удобнее). Отчет формируется в одном экземпляре, а при необходимости делаются его копии.
В документе должны стоить подписи всех ответственных за его составлении лиц, в том числе материально-ответственного работника и бухгалтера.
Заверять документ при помощи печати организации строгой необходимости на сегодня нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право применять в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена в их внутренней учетной политике.
Сколько времени и как хранить отчет
Отчет, как и все прочие первичные бухгалтерские документы, должен храниться в отделе бухгалтерии в отдельной папке в течение периода, установленного локальными нормативно-правовыми актами или срок, прописанный в законодательстве (но не менее пяти лет). По истечении срока давности заполненный бланк можно уничтожить (при этом утилизация должна проводиться также в определенном порядке).
Материальный отчет по форме М-19: порядок заполнения
Материальный отчет кладовщика перед бухгалтерией (форма М-19) — это документ, предназначенный для учета поступления и расходов стройматериалов.
Для чего нужен материальный отчет и кто его использует
В крупных строительных компаниях используются некоторые специализированные бланки для учета материалов, к ним относится и товарно-материальный отчет по форме М-19. Бланк не утвержден уполномоченным органом, применение его не является обязательным. Компания вправе использовать форму, разработанную самостоятельно.
Иногда бухгалтеры задают вопрос: что это за документ М-19, и кто его заполняет. Бланк заполняет материально ответственное лицо склада строительной компании — кладовщик или начальник строительного участка — и сдает в бухгалтерию.
К стройматериалам относятся:
Информация о движении стройматериалов заполняется по результатам проведенной инвентаризации. Периодичность составления формы М-19 — ежемесячно.
В учетной политике следует прописать, какой отчет составляют материально ответственные лица на производстве: бланк, разработанный самостоятельно, или унифицированную форму М-19.
Форма используется для сверки сальдо по счетам учета строительных материалов, отражения недостачи и излишков и последующего занесения итоговых значений в бухгалтерский баланс.
Как ее правильно заполнить
Прежде всего следует определить, каким документом является материальный отчет кладовщика, — внешним или внутренним. Поскольку М-19 относится к внутренним первичным документам организации, заполняют его в одном экземпляре, печать не требуется. Допускается оформление документа от руки или на компьютере.
Основанием для отражения расхода являются накладные на отпуск материалов на сторону, расходные ордера, квитанции, заявки и другие первичные документы.
Образец
Вот подробная инструкция, как заполняется материальный отчет М-19, и образец.
На титульном листе следует заполнить сведения:
Вверху ставят подписи главный инженер и сотрудник, проверяющий правильность данных, содержащихся в документе, — бухгалтер или экономист.
Если возникает вопрос, где подписывает материальный отчет кладовщик, обратите внимание на поле, содержащее Ф.И.О. подотчетного лица. Рядом с фамилией сотрудник склада ставит свою подпись.
На второй и третьей страницах заполняются сведения о движении материалов:
Сколько времени хранить отчет
Сотрудники ФНС при проверке правильности отражения расходов по налогу на прибыль запрашивают регистры движений ТМЦ за 3 предшествующих года. К ним относится и форма М-19, поскольку она содержит информацию о количестве и учетной стоимости материалов, используемых в строительстве.
Законодательно установленный срок хранения первички — не менее 5 лет (ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Заполненный бланк М-19 хранится в бухгалтерии. По истечении срока хранения компания вправе утилизировать документы.
Инструкция: как составить материальный отчет (форма М-19)
Материальный отчет — это документ, который используется для отражения движения стройматериалов внутри экономического субъекта. Форма позволяет контролировать поступление и расходование МЗ.
Обязательно ли пользоваться отчетом
Российское законодательство не обязывает организации использовать унифицированные формы документов. Компании самостоятельно решают, какие бланки применять в работе и как правильно их составлять. Специализированный формуляр матотчета М-19 не стал исключением. Организация вправе использовать его для работы.
В таком случае порядок и основания для заполнения формуляра М-19 следует описать в учетной политике.
Для чего он нужен
Формуляр М-19 — это ключевой документ, позволяющий отслеживать движение строительных материалов в фирме. Стандартизированный материальный отчет кладовщика перед бухгалтерией по форме М-19 позволяет учитывать все виды строительных изделий. Документ применяется не только в строительном бизнесе, но и в иных отраслях экономики.
Форма раскрывает детальную информацию о поступлении и расходовании стройматериалов в компании. Также в документе фиксируется информация о тех МЗ, которые не использовались в отчетном периоде. В нем отражаются полные сведения о материальном обеспечении компании:
Кто его составляет
Материально ответственное лицо, на которое возложена обязанность по приемке и хранению материалов, и есть тот работник, кто делает материальный отчет. В компании ответственным за составление могут быть:
Обязанности по составлению М-19 необходимо указать в трудовом договоре с работником либо в его должностной инструкции. Обязательно ознакомьте работника под подпись с его трудовыми функциями.
Как составить
Если организация использует собственную форму материального отчета, то правила его заполнения и бланк следует закрепить в учетной политике. Если же для отчетности применяется форма М-19, то порядок составления регламентирован на законодательном уровне.
Инструкция, как заполняется материальный отчет по форме М-19 в 2020 году, включает описание заполнения всех его страниц.
Титульная страница
Заполнение отчетности начинаем с оформления титульной страницы. Указываем следующие сведения по порядку:
Дополнительно укажите Ф. И. О. и должности лиц, ответственных за проверку указанной информации, и лица, уполномоченного на утверждение готового отчета.
Вторая и третья страницы отчета
На втором и третьем листах отчетной формы размещена таблица для отражения движения ценностей по структурному подразделению (цеху, участку). Заполняем табличную часть следующим образом:
Каждый номенклатурный номер отражайте в новой строке. Заполнить отчетность допустимо как от руки, так и при помощи компьютера. Достоверность сведений удостоверяется подписями ответственных лиц. Печать на документе не требуется.
Образец
Примерный образец заполнения формы М-19 материальный отчет:
Кто и сколько его хранит
Готовый отчетный формуляр подают на утверждение, а после — в бухгалтерию для отражения сведений в учете. Отчетность подлежит хранению вместе с другими первичными бухгалтерскими документами.
Срок хранения устанавливается в локальном акте учреждения. Минимальный период — 5 лет. По истечении срока хранения формуляры следует уничтожить с соблюдением установленной инструкции.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Товарный отчет. Форма ТОРГ-29
Заполнение бланка товарного отчета необходимо для контроля за движением сопроводительной документации к товарам и материалам и, как правило, применяется при учете сальдовым методом. Данный отчет относится к первичной документации, поэтому к его оформлению необходимо относиться очень внимательно, тщательно следя за правильностью вносимых сведений.
Зачем нужен товарный отчет
Отчет необходим для того, чтобы бухгалтерия могла убедиться в том, что все товары снабжены необходимыми учетными бумагами, а также сверить товарные остатки. Поскольку в нем отражается полная информация о движении товарно-материальных ценностей с приложением всех указанных в нем документов на конкретном участке предприятия, то сверка происходит в максимально короткие сроки. Отчет удобен еще и тем, что сведения о товарах вносятся в него в виде конкретных сумм, что дает возможность оперативно высчитывать итоговые финансовые данные по приходящим и уходящим товарам.
Кто должен заполнять отчет
Обязанность по составлению данного документа лежит на материально-ответственном сотруднике, который непосредственно занят приемом и отпуском товара. Это может быть кладовщик, завхоз, заведующий участком или иной работник предприятия. В любом случае, после заполнения документ передается на проверку в бухгалтерию компании.
Правила составления отчета
На сегодняшний день единого, унифицированного образца такого отчёта нет, так что организации и предприятия могут использовать собственный шаблон или писать его в свободном виде. Однако, большинство компаний предпочитают как и прежде использовать форму ТОРГ-29, которая имеет удобные и понятные разделы и включает в себя вся необходимую информацию. В частности, она содержит
Кроме того, здесь есть таблицы, в которые заносится информация
Причем приход и расход товарно-материальных ценностей разнесены по разным таблицам. К регистрируемым в отчете документам относятся накладные, акты приема-передачи, приходные, расходные документы и т.п.
Правила оформления товарного отчета
Документ может быть написан как от руки, так и напечатан на компьютере, составляется он двух экземплярах, оба из которых обязательно подписываются ответственным лицом.
В случае допущения ошибок, возможно их исправление. Для этого достаточно аккуратно зачеркнуть неверные сведения, а сверху написать исправленный вариант, затем вписать сведения о лице, внесшем коррективы и проставить дату. Однако, если ошибок слишком много, лучше просто создать новый документ.
Ставить на отчете печать не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право не заверять оттисками печатей и штампов свои бумаги. Далее одна копия отчета передается специалистам отдела бухгалтерии (вместе с оригиналами всех внесенных в него документов), а вторая остается у составителя.
Отчет носит регулярный характер, а его периодичность утверждается руководителем предприятия в соответствии с его потребностями.
Во многом она зависит от того, насколько активен товарооборот в компании, а значит и насколько велико количество сопроводительных бумаг. Нумерация товарных отчетов идет с начала года и концом года заканчивается, без переноса на следующий отчетный период. Документ подлежит хранению по тем нормам, которые узаконены для такого рода первичных бумаг.
Пример заполнения формы ТОРГ-29
Заполняем данные предприятия
В начале документа вписывают
– эти сведения имеются в учредительных бумагах организации. Здесь же указывается структурное подразделение, в котором трудится составитель товарного отчета.
В таблицу ниже вписываются
Затем сюда вносится сам автор, он же материально-ответственное лицо:
Заполняем таблицу сведений об остатках
Первая таблица отчета содержит в себе сведения об остатках на момент составления документа – здесь сумма должна совпадать с той, что указана в предыдущем отчете. В эту таблицу аккуратно, строго с соблюдением хронологии, вносятся данные о поступлении товара из всех учетных документов по отдельности: вписываются
Последний столбик предназначен для отметок бухгалтерии.
Каким–либо образом объединять поступившие по одним и тем же типам документов товары от одного и того же поставщика нельзя – все сведения должны быть разграничены.
В конце таблицы вписываются результаты: две суммы, одна из которых является итогом по данному отчету, а вторая – итогом отчета с плюсованием остатка.
Заполняем таблицу сведений о расходах
Вторая таблица документа включает сведения о расходе товара. Она заполняется идентично первой. Если происходит возврат реализованного товара, это необходимо также отметить. В конце подводится итог по продажам и пишется остаток на момент составления отчета.
Под таблицей вписывается (прописью) количество указанных в отчете и прикладываемых к нему документов, а в завершение товарный отчет подписывает материально-ответственное лицо, а также бухгалтер, проверивший документ.
Материальные отчеты в 1С
В 1С:Бухгалтерия ред.3.0 есть возможность провести анализ движения и остатков по товарно-материальным ценностям предприятия, которые закуплены напрямую и через подотчетное лицо.
Материальные отчеты в 1С находятся на закладке «Отчеты» пункт «Стандартные отчеты».
Рис. 1 Отчеты в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
Материальный отчет в 1С 8.3Бухгалтерии, базовой версии можно сформировать несколькими способами.
1. Отчет «Остатки товаров»
Рис. 2 Путь к Отчету «Остатки товаров»
В настройках отчета «Остатки товаров» необходимо добавить отбор по Номенклатура.ВидНоменклатуры, где указать все необходимы виды материалов (материалы, спецодежда, сырье, инвентарь и другое).
Рис. 3 Настройки отчета «Остатки товаров»
По окончании настройки этой формы материального отчета жмем кнопку «Сформировать», при необходимости сформированный отчет можно отправить по электронной почте сотруднику или настроить рассылку отчета по заданию с необходимой периодичностью и отборами.
Рис. 4 Сформированный отчет «Остатки товаров»
Для просмотра движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) можно открыть отчет о движении товаров на закладке «Руководителю» в разделе «Склад».
Рис. 5 Путь к отчету о движении товаров
Также выставляем отбор в настройках по видам номенклатуры и жмем «Сформировать».
Рис. 6 Отбор в настройках отчета о движении товаров
На закладке «Группировка» можно выставить галку «Документ» и получить движение с расшифровкой до регистратора движения в программе.
Рис. 7 Получение расшифровки отчета о движении товаров
Рис. 8 Расшифровка отчета о движении товаров
2. Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
В 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0 на закладке «Отчеты» в разделе «Стандартные отчеты» можно сформировать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Например, отчет по счету 10 «Материалы» с учетом субсчетов позволяет рассмотреть движение до партии в группировках. Можно указать любую группировку в отчете из доступных в настройках реквизитов полей.
Рис. 9 Группировка в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
Также можно указать необходимую периодичность при составлении материального отчета.
Рис. 10 Периодичность в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
Рис. 11 Пример отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
В расшифровке отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» открывается карточка счета по выбранной строке с выводом всех документов движения.
Рис. 12 Расшифровка отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
3. «Универсальный отчет» в 1С:Бухгалтерия, ред. 3.0
Отчет по остаткам и движению ТМЦ можно сформировать в рамках универсального отчета. Для этого необходимо добавить отбор в настройке «Отборы» по счету 10
Рис. 13 Настройки Универсального отчета в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
В структуре отметим галками группируемое поле по «Субконто1» и «Документ».
Рис. 14 Структура Универсального отчета в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
Рис. 15 Универсальный отчет в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
4. Отчет по закупленным ТМЦ в разрезе подотчетных лиц в 1С:Бухгалтерия, ред. 3.0
Для получения данных по оборотам в конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия между субконто аналитического учета «Номенклатура» (счетов 10 «Материалы» и 41 «Товары») и субконто «Работники организаций» можно также составить материальный отчет. Для этого используется стандартный отчет «Обороты между субконто» на закладке «Отчеты» в разделе «Стандартные отчеты».
Чтобы получить отчет по купленным ТМЦ в разрезе подотчетных лиц, в поле «Вид субконто» нужно указать значение «Номенклатура», а в поле «Вид кор. субконто» –значение «Работники организаций».
Рис. 16 Обороты между субконто в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
При необходимости получения количественных показателей наряду с суммовыми в отчете необходимо в настройке отчета на закладке «Показатели» поставить флаг «Количество».
Рис. 17 Настройки отчета по закупленным ТМЦ в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0