Что такое ксу в библиотеке
Автоматизация информационно-библиотечной деятельности
Книга суммарного учета (КСУ) учебников и книг
Формирование книги суммарного учета
Ведение Книги суммарного учета (КСУ) состоит из ввода информации в БД и получения выходных отчетных форм.
КСУ реализована в АИБС «MAPK—SQL» в двух вариантах: КСУ учебников и КСУ книг.
Каждый вариант КСУ состоит из трех частей:
Часть1 – поступление экземпляров
Использование разных вариантов КСУ для учета учебников и книг связано необходимостью разного подсчета.
Принцип работы КСУ для учета учебников и для учета книг одинаков, разница заключается в том, что при подсчете КСУ для книг учитываются еще и Разделы литературы, к которым относятся книги.
КСУ Часть1
Сначала вы выбираете Часть1 (в зависимости от того, что у вас пришло книги или учебники) строку КСУ Часть1 книги или КСУ Часть1 учебники.
В КСУ Часть1 вы заносите информацию о поступившей партии книг (учебников) в ваш фонд – через нажатие клавиши Добавить. Информацию для занесения в поля вы берете из документов, которые поступили к вам вместе с партией учебников (книг). Единственно, что вы присваиваете сами это номер записи в КСУ, в последствии этот номер будет указываться для этих учебников (книг) при постановке на учет, также при постановке на учет вы должны указывать и вид КСУ (для учебников или книг).
Номер записи в КСУ обязательно должен быть привязан к году.
Рис. Что заносится в КСУ Часть1 об партии учебников(книг)
Рис. Пример заполнения КСУ Часть1
Информацию из этой таблицы вы должны заносить в поле 952а при составлении библиографического описания книг. К полю 952а подсоединен словарь со списком Разделов литературы.
Рис. Разделы литературы в режиме DBList
Рис. Занесение информации в поле 952а о Разделе литературы
КСУ Часть2
В КСУ Часть2 заполняется аналогично первой. Сначала вы производите списывание книг(учебников) из библиотечного фонда. Затем по итоговым Актам списания вы заносите информацию в КСУ Часть2
Рис. Что заносится в КСУ Часть2 об актах списания
Номер Акта списания и соответствующую ему причину списания вы указываете в соответствующих строках. Остальную информацию для заполнения этой формы вы берете из Акта списания, выданного вами заранее (цена, кол-во экз.)
Рис. Пример заполнения КСУ Часть2
КСУ Часть3
В Часть3 КСУ вначале заносится ТОЛЬКО информация о первоначальном состоянии фонда книг (учебников) соответственно. Эта информация заносится через кнопку Добавить. Остальные данные КСУ Часть3 заполняются автоматически при создании отчетов по КСУ.
ВНИМАНИЕ!
В программе таблицы для КСУ Часть1, КСУ Чсть2, КСУ Часть3, Разделы литературы строятся автоматически при создании базы данных.
В таблицу Разделы литературы заносится автоматически стандартные Разделы литературы, и на основе этой информации строится таблица для КСУ Чать3 для книг.
Если вы изменяете (дополняете список Разделов литературы, то ВАМ надо удалить таблицу для КСУ Часть3 и создать ее снова.
Выполнение отчетов по КСУ
В открывшемся окне выбираем выполнения отчетов сначала КСУ Часть1. Результат выполнения этого отчета занесется в КСУ Часть3 (соответственно в КСУ учебников или КСУ книг).
Рис. Выбор отчетов для выполнения отчетов КСУ
При выполнении отчета для КСУ Часть1 и КСУ Часть2 у нас запрашивается интервал времени, за который мы хотим собрать информацию о поступлении (выбытии) литературы в библиотеку (из библиотеки).
Аналогично выполняется отчет по КСУ Часть2, результат выполнения этого отчета также заносится в Часть3 КСУ соответствующего типа КСУ.
Результаты выполнения этих отчетов автоматически заносится в таблицу КСУ Часть3 (появляются строки с результатами выполнения отчетов)
КНИГА СУММАРНОГО УЧЕТА за период с 01.11.2006 по 01.12.2006 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Рис. Лист с результатом выполнения отчета по КСУ Часть1 |
КНИГА СУММАРНОГО УЧЕТА Часть 2. ВЫБЫТИЕ ИЗ ФОНДА УЧЕБНИКОВ за период с 09.11.2006 по 09.11.2006 | ||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
Рис. Лист с результатом выполнения отчета КСУ Часть2. |
Выполняя отчет по КСУ Часть3, исходными данными для расчета итога берем из таблицы КСУ Часть3.
отчета КСУ Часть3
При выполнении отчета для КСУ Часть3 первым входным параметром является номер строки, который является начальным на период отчета. Это может быть в начале года результирующая строка за предыдущий год, или итоговая строка выполнения отчета для КСУ Часть3 за предыдущий период. Вторым входным параметром является номер строки, в котором записан результат выполнения КСУ Часть1 за указанный период, третьим входным параметром – номер строки с результатом выполнения КСУ Часть2 за указанный период.
После создания данного отчета строки с итогами (движение фонда) появляются в таблице КСУ Часть3.
Эта строка может стать исходной для выполнения КСУ Часть3
Начинающему школьному библиотекарю (стр. 7 )
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 |
8. Регистрация изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу
Не подлежат записи в инвентарную книгу, ноучитываются количественно в КСУ основного фонда без указания стоимости следующие издания:
¨ брошюры объемом до 48 страниц;
¨ книги, полученные библиотекой в дар;
Данные издания не заносятся в инвентарную книгу, но вписываются в «Тетрадь регистрации изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу».
Кривцова Семья. Искусство общения с ребенком
Если в дар получены ценные на ваш взгляд книги, которые желательно поставить на баланс, то они принимаются актом с указанием цены на каждую книгу и ставятся бухгалтерией на баланс библиотеки и оформляется так же, как и новое поступление. Акт является сопроводительным документом.
При выбытии изданий, не состоящих на балансе ОУ, составляется акт, который в бухгалтерию не передается и в «Тетради учета изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу» делается соответствующая отметка. Количество изданий, списанных по этому акту, вычитается из общего числа изданий, зарегистрированных в КСУ основного фонда во 2-ой части без учета стоимости.
6. Исключение документов из фондов библиотеки
Библиотека ОУ не предназначена для вечного хранения документов, поскольку не является библиотекой депозитарного типа. Практически всё скомплектованное ею, за малым исключением, по мере уменьшения спроса и потери актуальности должно исключаться из фонда для того, чтобы уступить место более актуальным документам. Если книги относятся к числу «нестареющих», они подвергаются физическому износу.
Списание литературы из основного фонда проводится ежегодно. Причин списания несколько:
1. Утеря читателями;
3. Устарелость книг по содержанию.
По причине «Устарелось» исключаются из фондов библиотек документы полностью утратившие свою информативность, актуальность в политическом так и в научном и производственном отношениях или в связи с выходом аналогичных произведений, освещающих вопрос более полно и точно, в свете современных научных знаний и в форме соответствующей современным требованиям.
По причине непрофильности исключаются из библиотечных фондов документы, не соответствующие профилю комплектования библиотеки по содержанию, читательскому назначению или иным признакам, ошибочно приобретённые в порядке текущего комплектования. По этой же причине из библиотечных фондов исключаются излишние экземпляры документов.
Ветхими считаются документы, пришедшие в непригодное для использования состояние и, не поддающиеся реставрации, или когда восстановление их экономически нецелесообразно. По этой причине исключаются документы в следующих случаях:
¨ естественное старение полиграфических материалов;
¨ физическая изношенность изданий в результате книговыдачи, то есть использования читателями;
¨ преднамеренная порча изданий читателями (в тех случаях, когда конкретный виновник не может быть установлен);
¨ порча в результате хранения изданий в условиях, не соответствующих установленному стандарту;
¨ порча в результате стихийного бедствия.
На каждый вид списания составляется отдельный акт. Все акты составляются комиссией по списанию и утверждаются директором ОУ. На основании данных актов выбытие отмечается в КСУ основного фонда во второй части и в инвентарной книге, где зачеркивается номер и цена и проставляется номер акта и год выбытия. Затем из каталогов изымаются карточки на списанные книги. А если на одной каталожной карточке стоит сразу несколько инвентарных номеров, то вычеркивается номер соответствующей списанной книги и ставится номер акта и год выбытия.
Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов
Рассмотрено на комиссии УТВЕРЖДАЮ
по сохранности фондов______________ ______________________
(подпись лица, утвердившего акт)
от «__»______________20__г. от «__»______________20__г.
Настоящий акт составлен _________________________________________________
(ФИО лиц, участвующих в составлении акта)
_____________________________________________________________________________об исключении из библиотечного фонда __________________________________________
(наименование библиотеки или её подразделения)
____ экз. ____________________ на сумму _______________________________________.
По причине _______________________.
Список выбывших __________________ на «__» _____ листах прилагается.
О порядке учета библиотечных фондов библиотек общеобразовательных учреждений (стр. 4 )
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 |
Рассмотрено на комиссии по УТВЕРЖДАЮ
сохранности фондов ____________________________
Протокол №______ (подпись лица, утвердившего акт)
от «___»_________________ г. от «___»_________________ г.
«______» ________________ ________г.
Мы, нижеподписавшиеся, председатель комиссии по проверке ______________________
(фамилия, имя, отчество)
и члены комиссии ________________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности)
составили настоящий акт в том, что нами в период с «____»_________________________
по «____»________________г. была проведена проверка библиотечного фонда_______________________________________________________________________
(наименование библиотеки или ее структурного подразделения)
путем__________________________________________________(указать способ проверки)
Проверены следующие документы:
а) Акт предыдущей проверки фонда от ______________________________________________________
б) Книги суммарного учета библиотечного фонда___________________________________
в) Формы индивидуального учета (указать какие) __________________________________
г) Акты списания (исключения) книг и других документов между предыдущей и настоящей проверками________________________________________________________
д) Документы, удостоверяющие выдачу книг и других документов читателям ____________________________________________________________________________
В результате проверки документов и сверки контрольных талонов с формами индивидуального учета установлено:
1. По учетным документам числится:
экз. книг ________________________________________________________________ АВД
2. Имеется в наличии:
экз. книг ________________________________________________________________ АВД
экз. книг ________________________________________________________________АВД
на общую сумму ________________________ руб.___________________________ коп.
Список недостающих книг, АВД и других документов прилагается к Акту.
4. Из выданных читателям до ________г. книг не возвращено ___________экз. до ____г.
книг не возвращено _______________экз.
5. Обнаружено неучтенных в формах индивидуального учета ___________________экз.
6. Выводы комиссии при проверке (о ведении учета, состоянии учетных документов, о недостающих документах, о задержанных книгах и т. п.).
7. Предложения комиссии:
Члены комиссии _____________________
библиотечного фонда учебников
1.1. Порядок учета библиотечного фонда учебников составлен в соответствии с основными положениями «Инструкции об учете библиотечного фонда», утвержденный приказом Министерства культуры РФ и Методическими рекомендациями по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда библиотек» в образовательных учреждениях утвержденными приказом Министерства образования РФ года.
1.2. Библиотечный фонд школьных учебников учитывается и хранится отдельно от библиотечного фонда библиотеки общеобразовательного учреждения.
1.3. Учет библиотечного фонда учебников отражает поступление учебников в фонд, выбытие из фонда, величину всего фонда учебников и служит основой для обеспечения сохранности фонда учебников и контроля за наличием и движением учебников.
1.4. Учет библиотечного фонда учебников осуществляется документами: «Книга суммарного учета», «Картотека учета учебников», «Тетрадь учета учебных материалов временного характера», настоящей инструкцией.
1.5. Учету подлежат все виды учебной литературы, включенные в библиотечный фонд.
2. Учет движения фонда учебников в библиотеке
2.1. Книга суммарного учета библиотечного фонда учебников (КСУ). КСУ состоит из трех частей:
— поступление в фонд учебников (приложение 1);
— выбытие из фонда учебников (приложение 2);
— итоги учета фонда учебников (приложение 3).
В КСУ ведется учет групповым способом, что позволяет учесть общее количество поступивших, выбывших и находящихся на учете в библиотеке учебников. КСУ учебного фонда хранится в библиотеке постоянно, до ликвидации библиотеки.
2.1.1. В первой части КСУ указывается: общее количество учебников, номер и дата сопроводительного документа. Регистрация в КСУ вновь поступивших учебников осуществляется в трехдневный срок. Нумерация записи о поступивших учебниках устанавливается в пределах одного года.
2.1.2. Во второй части КСУ записываются: номер акта на списание учебников, дата утверждения акта, общее количество списанных учебников, списано на общую сумму. Нумерация записи о выбывших учебниках продолжается из года в год.
2.1.3. В третьей части КСУ отмечаются итоги движения фонда учебников: общее количество поступивших учебников за год, на сумму, общее количество выбывших учебников за год, на сумму, общее количество учебников, состоящих на учете в библиотеке на 1 января последующего года, на сумму.
Показатели суммируются один раз в год.
2.2. Картотека учета учебников. Картотека осуществляет индивидуальный учет каждого экземпляра библиотечного фонда учебников. При поступлении учебника в библиотеку в картотеке учета учебников заводится карточка с библиографическим описанием издания, сведениями о количестве поступивших учебников и указанием их цены (приложение 4). При неоднократном поступлении одного издания учебника или при поступлении стереотипного издания данные заносятся в единую карточку.
Карточки в картотеке учебников проставляются по классам, внутри класса по учебным предметам.
Изъятие карточек из картотеки учебников производится после утверждения акта на списание учебников.
2.3. Тетрадь учета учебных материалов временного хранения (приложение 5). Тетрадь осуществляет учет учебных пособий одноразового использования (рабочие тетради, дидактические материалы, прописи и т. д.).
2.4. Тетрадь учета учебников, полученных взамен утерянных. Тетрадь оформляется на учебники, срок использования которых не превышает четырех лет. Такие учебники (утерянные или испорченные) заменяются теми же или равноценными по значимости для библиотеки. (приложение 11).
3. Обеспечение учебниками льготных категорий учащихся
3.1. Обеспечение льготных категорий учащихся учебниками из библиотечного фонда осуществляется на основании Положения о порядке распределения учебных изданий, приобретаемых для образовательных учреждений за счет средств краевого бюджета, утвержденного постановлением администрации края от № 000.
3.2. Решение об обеспечении учащихся учебниками из библиотечного фонда принимается администрацией общеобразовательного учреждения.
3.3. Библиотека ведет строгий учет льготной категории учащихся, подлежащих первоочередному обеспечению учебными изданиями (дети-сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей, дети из малообеспеченных семей, стоящих на учете в муниципальных органах социальной защиты населения).
4. Учет выдачи учебников
4.1. Выдача учебников осуществляется библиотечным работником в конце или перед началом учебного года.
4.2. Учебники выдаются учащимся на один учебный год.
Учебники, по которым обучение ведется несколько лет, могут быть выданы учащимся на несколько лет.
4.3. Формой учета выдачи учебников могут быть: вкладыш в формуляр пользователя; формуляр класса; журнал выдачи учебников. Любая из названных форм, выбранная библиотекарем, должна отвечать установленным требованиям: аккуратное ведение записи, наличие росписи получателя, строгий индивидуальный и суммарный учет выданных учебников.
Примечание: Для учета обеспечения учебниками всех учащихся общеобразовательного учреждения в любой из форм учета должна быть представлена информация о источниках приобретения учебников (приобретенных за счет краевого бюджета или за средства родителей, приложение 6, 7).
5. Выбытие учебников из библиотечного фонда
5.1. Срок использования учебника не менее четырех лет.
5.2. Выбытие учебников из фонда библиотеки производится по причинам: ветхости (физический износ); устарелости по содержанию; утрате (с указанием конкретных обстоятельств утраты); передачи в другой район или школу. В акте о выбытии фиксируются сведения об учебниках, исключаемых только по одной причине.
5.3. Критерии отбора учебников для выбытия из фонда библиотеки:
— выбытие по ветхости производится при наличии дефектов, приводящих к искажению или потере информации, ухудшающих удобочитаемость, условия чтения (потеря элементов изображения, пятна, царапины, отсутствие одной и более страниц, склеивание страниц и повреждение текста или иллюстраций при раскрытии, деформация, ветхость блока или переплетной крышки).
— выбытие по причине устарелости по содержанию производится в соответствии с изменениями в перечне «Федеральный комплект учебников для общеобразовательных учреждений Российской Федерации на. год», утвержденного Министерством образования Российской Федерации;
— выбытие по причине утраты из фонда библиотеки. Библиотекарь устанавливает причину утраты и вправе потребовать от виновника замены утраченного учебника на тот же учебник или другой, необходимый общеобразовательному учреждению, если срок использования учебника не превышает четыре года. Утраченные учебники, срок использования которых превышает четыре года, списываются без возмещения убытка;
— выбытие по причине передачи в «Обменно-резервный фонд края»производится для более эффективного использования краевого фонда учебников по решению методиста по библиотечным фондам муниципального органа управления образованием.
5.3. Выбытие учебников из фонда библиотеки оформляется актом об исключении и отражается в книге суммарного учета, а также в картотеке учета учебников (приложение 8).
Выбытие учебных материалов временного хранения производится в конце календарного года по акту с указанием причины: «материал временного хранения».
5.4. Акты на списание учебников визируются членами комиссии по сохранности фондов (см. «Порядок учета библиотечных фондов общеобразовательных учреждений»). Завизированные акты утверждаются директором общеобразовательного учреждения.
5.5. Списанные по акту учебники могут быть использованы для изготовления дидактического материала, для реставрационных работ или передаются организациям по заготовке вторсырья.
5.6. Хранение списанных учебников вместе с действующими недопустимо.
5.7. Акты на списание учебников из фондов библиотек общеобразовательного учреждения и приложенные к ним списки учебников сохраняются постоянно, весь срок существования библиотеки.
6. Инвентаризация фонда учебников
6.1. Инвентаризация учебного фонда библиотеки общеобразовательного учреждения осуществляется с целью контроля за сохранностью и эффективностью использования учебников, а также учета обеспеченности ими льготных категорий учащихся и составления реального заказа на учебники.
6.2. Инвентаризация учебников проводится по требованию дирекции общеобразовательного учреждения или органов управления образованием.
6.3. Инвентаризационная ведомость составляется на основании перечней «Федеральный комплект учебников, рекомендованный Министерством образования Российской Федерации на. (текущий) год и «Список учебных изданий, рекомендованных для общеобразовательных учреждений Алтайского края» Учебно-методическим Советом, утвержденный комитетом администрации Алтайского края по образованию № 000
7. Программно-учебное обеспечение учебного процесса
общеобразовательных школ Алтайского края.
КНИГА СУММАРНОГО УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
ШКОЛЬНЫХ УЧЕБНИКОВ
Часть 1. Поступление в фонд учебников