Что такое коммуникационный план

Бесплатные советы по разработке эффективного плана общения

Эта интенсивность проекта побуждает эти организации к принятию коммуникационных планов, в которых будет подробно рассказываться о них, их тематических предложениях и схемах.

Что такое коммуникационный план и почему он так необходим?

Можно также сказать, что это информативная статья, которая объясняет заинтересованным сторонам и заинтересованной команде, на что нацелена компания и ее планы на будущее.

Следующие компоненты составляют коммуникационный план:

Сообщение может быть в любой форме: электронное сообщение, печатные публикации, материалы для конференций, опросы, инструменты маркетинга или продаж, выступления и т. Д., Чтобы позволить руководителям проектов или руководящей группе планировать свой проект в соответствии с ожиданиями компании и реализовывать их целевые цели.

Они могут установить желаемый стандарт и тон общения, чтобы задать определенный темп проекта и согласованный рабочий процесс. Это также помогает планировщикам проектов устанавливать свои приоритеты и оптимально использовать ресурсы.

Поскольку уместным является коммуникационный план, не менее важным является способ его разработки, вдохновленный потребностями юридических лиц.

Советы по разработке эффективного плана общения!

Изучите тенденции коммуникации и проведите аудит ваших исследований:

Узнайте о тенденциях коммуникации в вашей организации. Некоторые организации нанимают фирмы, чтобы разобраться, что происходит, но эти расходы могут быть бременем для бюджета вашей компании.

Таким образом, вы можете немного сэкономить, изучая себя, как общаются другие в организации, как они взаимодействуют и выполняют свои повседневные действия и получают ли они конкретные результаты?

Чтобы получить ответы, вам нужно назначить встречу и провести мозговой штурм с вашими сотрудниками и менеджером, чтобы найти результаты или любые недостатки или проблемы, которые могут помешать их процессу общения.

Выберите человека, который будет руководить

Перед началом фактического процесса очень важно найти представителя, который будет инициировать процесс коммуникации и сформулировать план коммуникации. Он должен соответствовать следующим критериям:

Развивайте общение и доверие среди своих сверстников и сообщества

Вы должны поддерживать тесную связь и доверие и управлять ожиданиями заинтересованных лиц, особенно тех, кто является партнерами в ваших усилиях. Это создает безопасную среду и снижает все шансы любого риска или слухов.

Правильная и своевременная информация может помочь сообществам принять активное участие в программах, получить обратную связь и может иметь значимое участие и понять преимущества, которые они могут получить от программы.

Определите цели и задачи

После всей информации от компании, установите цели и задачи плана коммуникации и что вы хотите достичь. Ваши цели ассоциируются с целями компании, которая включает

Узнайте потенциальную аудиторию / читателей вашего плана общения

Вам необходимо выяснить потенциальную аудиторию, с которой ваши ассоциации могут связываться или пытаться повлиять на вас. Этими аудиториями являются ваши потребители, члены, заинтересованные ассоциации, преподаватели, промышленники, СМИ и т. Д.

Это будет включать в себя ваше исследование и исследование людей, которые могут непосредственно повлиять на текущие проекты или мероприятия, а также выяснить группы, которые являются частью организации или посторонними, но связаны с проектом.

Это позволит вам расставить приоритеты для вашей целевой аудитории и принять лучшее решение.

Действия, которые необходимо выполнить до или после реализации плана коммуникации

Вам необходимо принять решение о том, какая информация и какие действия вам необходимы для обмена вашей информацией. Сформируйте разные группы или сообщества, проведите разные обзоры и оцените процессы.

Участвуйте в собрании сообщества каждый месяц и создайте форум, где заинтересованные люди могут общаться или делиться своими проблемами. Также очень важно поделиться своими исследованиями или результатами с оценщиками и провести опросы.

Создайте свои ключевые моменты

Найдите и спроектируйте важные пункты или сообщения, которые вы хотите донести. Это поможет вам отфильтровать ненужные факты или информацию и предоставить то, что лучше, точнее и эффективнее.

Это также поможет вам понять потребности и ожидания людей, а также вопросы, которые они могут задать. И помочь вам понять, как программа и проект могут повлиять на сообщество или штат.

При принятии решения о сообщении следует понимать и оценивать ситуацию, в которой подразумевается процесс общения, а также настроение аудитории, язык, на котором должно передаваться сообщение, тип сообщения для передачи и общий дизайн.

Как сказал Джеймс Турбе: «Точность общения важна, более важна, чем когда-либо, в нашу эпоху равновесия волос, когда ложное или неправильно понятое слово может привести к таким же бедствиям, как внезапное бездумное действие.

Оцените Чувствительность аудитории

Узнайте настроение людей и определите, как люди должны реагировать на настроение и чувствительность ситуации. Ни в одном сообщении не должно быть никаких слов или утверждений, которые свидетельствуют о неуважении к какому-либо языку, культуре, религии или вере людей.

Узнайте, каково общее настроение аудитории, и чтобы сохранить правильный баланс для общения, сохранение позитивного тона поможет охватить больше людей, а не распространять негатив, который может разжечь страх или гнев.

Знайте, на каком языке говорит ваша аудитория, и является ли язык, который вы используете, формальным или неформальным, простым или сложным. Просто, если вы обращаетесь к людям, вы должны писать и использовать язык людей, иначе для высокопоставленных лиц или корпоративного мира, требуется сложный язык.

Ситуация может прийти при принятии решения, выбрать ли неформальный язык или формальный язык. Иногда слишком формальный язык может заставить слушателей чувствовать, что вы не разговариваете с ними.

Используемый язык должен быть планом общения и простым, который показывает то, что вы хотели сказать и почувствовать.

Найди способ общения

Подумайте о лучшем способе общения для общения, который может быть либо электронным, либо печатным, либо устным. Эти средства могут варьироваться от брошюры, листовки, обложки, веб-сайты, открытки, телевидение и т. Д.

Обсудите идеи с командой менеджеров и другим персоналом и выдвиньте идею, которая действительно принесет вам успех. Среда, которая необходима для общения, также зависит от целевой аудитории в процессе общения.

Правильное решение о выборе средств массовой информации влечет за собой ваш успех в коммуникации и структуре, которую вы выбираете. Вы должны убедиться, что члены оценочной команды знакомы с различными типами общения.

Учитывая различные типы, очень важно, чтобы члены вашей оценочной команды были довольны типом общения, которое вы используете или подразумеваете.

Тип инструментов или средств в плане связи включает в себя:

Найдите факторы, которые могут повлиять на метод коммуникации

Поработайте о различных факторах или причинах, которые могут повлиять на выбранные вами методы коммуникации, посмотрите на местную ситуацию и ситуацию, а также выясните, какие каналы коммуникации доступны в сообществе и какие виды деятельности могут быть включены.

Очень важным фактором, который обычно игнорируют люди, является степень риска, связанного с распространением коммуникационного сообщения людям. Другой аспект, может ли процесс коммуникации быть двухсторонним или односторонним, например, требует ли программа обратной связи или нет?

Настройте Матрицу

Лучше всего иметь матрицу с планом связи, связанным с конкретным проектом, таким как просмотр собраний, настройка сообщения о состоянии.

Объясните тему проекта, какие ключевые моменты обсуждения, как будет реализован проект, какова целевая аудитория и обязанности, которые они разделяют. Это может помочь в установлении ожидания и установить границы для плана коммуникации.

Этот процесс привел бы к преобразованию матрицы в информативную часть, графику, которой мог бы поделиться и использовать любой, кто бы ни работал над проектом.

Установите расписание

После того, как вы определили свои цели и задачи, организуйте все данные в формате календаря и упомяните краткие сведения о проектах, которые будут охвачены, или о задачах, которые необходимо выполнить в соответствии с приоритетом, и логически разделите каждую задачу согласно неделя, месяц.

Проанализируйте результат

Создайте метод для получения результата, процесс оценки должен быть вашим ежемесячным отчетом, презентацией или совещанием персонала, отчетом отдела, брифингами руководителя персонала.

Ваш анализ или оценка зависит от того, сколько раз вам нужно представить результаты. Ситуация может возникнуть, когда вам необходимо представить результаты перед заинтересованной командой даже до того, как процесс оценки закончится.

Вам также следует выяснить, когда разные участники могут захотеть проверить ваш процесс результатов.

Необходимые ресурсы

Крайне важно выяснить примерный бюджет и ожидаемые результаты от расходов. Рассчитайте стоимость и то, как вы собираетесь получить от инвестиций.

Узнайте о предполагаемых препятствиях или чрезвычайных ситуациях

Как указано выше, коммуникационный процесс включает в себя множество парадигм и множество маршрутов, где препятствия или чрезвычайные ситуации могут нарушить функциональные возможности.

Наихудший случай может случиться, когда печатается пресс-релиз или рекламный листок, а адрес электронной почты и адрес электронной почты опечатывается или стирается, или если слово критического и важного слова написано с ошибкой, репортер может получить неверную информацию.

Катастрофа может произойти, если организация, которой вы посвящаете свои навыки, откажется отдать вам должное. Эти типы проблем необходимо было предвидеть до того, как коммуникационный план и альтернативные решения будут найдены для преодоления и исправления этих проблем.

Вывод

Хорошо документированный план коммуникации сгладит весь процесс и наведет порядок в разнообразных действиях, которые вы можете выполнять.

Источник

Чек-лист: из чего состоит коммуникационная стратегия?

О чем обязательно нужно помнить при составлении коммуникационной стратегии?

Наконец рынок PR-услуг превращается из традиционного “рынка продавца” в “рынок покупателя”: пиарщики, специалисты по маркетингу и прочие сотрудники, так или иначе связанные с коммуникациями, обязаны объяснить, как их деятельность отразится на главной цели каждой компании — росте бизнеса и зарабатывании денег.

Из тактической (выпустить столько-то публикаций и обеспечить такой-то охват) задача коммуникаторов становится стратегической, и пиар должен создавать смыслы и работать на бизнес-показатели, а не быть галочкой в наборе требуемого инструментария. И раз мы заговорили о коммуникационной или PR-стратегии, то это мифическое для многих понятие, как показала наша практика, основывается на наборе must‑have-тактик, без которых работающую коммуникацию не выстроить. Каких? Открываем блокнот и поехали по пунктам…

Коммуникационная стратегия строится на трех главных опорах: аналитике, позиционировании и медиапланировании. Рассмотрим каждый аспект подробно.

…Именно с восклицательным знаком. Приступать к разработке стратегии без тщательной аналитики своей компании и продукта нельзя, хотя некоторые специалисты “проскакивают” этот пункт, основываясь на собственных суждениях, ощущениях или картине мира. Многие считают, что их предыдущего опыта в отрасли достаточно для того, чтобы объективно оценить ситуацию, но это далеко не всегда так. Что нужно сделать на этом этапе?

Проанализировать позиции на рынке как по внутренним документам (скажем, по отчетам о продажах), так и по отраслевой аналитике из независимых источников (к примеру, GfK и Gartner). Соотносим полученные аналитические данные с мнениями опытных руководителей из предыдущего пункта.

Проанализировать внешние ресурсы компании, а именно — исследование того, как «большой мир» реагирует на присутствие компании в отрасли через трафик на сайт и отклик соцсетей.

На основе добытых данных составляем аналитическую записку, где сконструирована «картина мира» с точки зрения компании, а также выявлены цели коммуникационных активностей по системе критериев эффективности SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound).

Получив на руки все возможные и невозможные аналитические козыри, нацеливаемся на объекты коммуникации клиента. Сначала изучаем их, а потом формулируем для них сообщения и выбираем площадки размещения. Что для этого понадобится?

Сформулировать ключевые сообщения для ЦА. Говоря проще, определить, какой месседж должен быть донесен до целевой аудитории, чтобы он легко запоминался и вызывал эмоциональный отклик.

Построить карту пути покупателя (Customer Journey Map), то есть путь, который пройдет покупатель, прежде чем совершит целевое действие. И да, никаких исключений для В2В-клиентов!

Построить матрицу PESO для каждой ЦА. Подход интегрированных коммуникаций PESO, вкратце, подразумевает, что для трансляции ключевых сообщений используются все доступные каналы, а именно — платные (Paid), скажем, платное продвижение публикаций; заработанные (Earned), например, бесплатное размещение материалов в СМИ; социальные (Shared) — соцсети компании, экспертов, лидеров мнений; собственные (Owned) — официальный сайт компании, корпоративный блог и т.п. Более подробно про модель PESO можно почитать тут.

На основе результатов из этого этапа составляется концепция позиционирования. Все маркетинговые действия в дальнейшем должны осуществляться в рамках принятой концепции и не противоречить ей. Теперь нам ясно, о чем, как и где разговаривать с ЦА. Переходим к финальному этапу разработки стратегии: решаем, когда коммуницировать с ЦА и как оценивать наши усилия.

От стратегии переходим к тактике. На этом этапе мы решаем технический вопрос (время коммуникации), детализируем содержательную сторону дела (превращаем сообщения в тексты) и замеряем результат. Какими инструментами?

На выходе мы получаем готовую коммуникационную стратегию, в которой прописаны конкретные действия, необходимые для достижения коммуникационной цели компании.

Все из перечисленных этапов важны при составлении коммуникационной стратегии, и пренебрегать ими не стоит. Например, аналитический этап зачастую оказывается недооцененным, а ведь при разработке стратегии как раз без аналитики не обойтись. Вместо этого, некоторые руководители предпочитают пропустить этот этап и полагаются исключительно на свой субъективный взгляд и опыт.

Если вы все-таки решили провести аудит своей коммуникационной стратегии, советую обратить особое внимание на целевую аудиторию, интересы которой могли сильно измениться за последнее время. Вполне возможно, что появился уже новый сегмент, который при правильном позиционировании мог бы заинтересоваться вашим продуктом, но он по-прежнему остается без внимания в ваших коммуникационных кампаниях. Чтобы этого не произошло, советую вам прочитать материал о том, как правильно сегментировать целевую аудиторию.

Источник

Как написать хороший план коммуникаций проекта

План управления коммуникациями проекта – это очень нужная бумажка, которая регламентирует то, кто, как, когда и какую информацию будет узнать о вашем проекте.

Важно понимать, что план этот нужен не везде и не всегда. С моей точки зрения, делать полноценный план коммуникаций имеет смысл при количестве участников от 15 и выше. Если участников меньше, держать все коммуникации в голове еще можно, если больше – велик риск что-то упустить.

Что нужно отразить в плане коммуникаций:

2. Ознакомление с перечнем планируемых контрактов по проекту в ближайший месяц

3. Обсуждение хода уже заключенных контрактов1. За 2 дня до созвона высылается повторное приглашение-напоминание

2. По итогам руководитель проекта готовит протоколПетров П.П., Руководитель закупок материалов по РФ, отсутствует с 1 по 5 число каждого месяца (в командировке), в случае если созвон попадает на эту дату необходимо приглашать его заместителя Авдееву А.А.18Все участники проектаАдминистратор проектаРассылка по emailРаз в месяцПрезентация с информацией о ходе проектаИспользуется такой-то шаблон–

В примере перечислена коммуникация типа «push» (мы практически «насильно» доносим информацию), но в этой же таблице можно указывать коммуникацию типа «pull» (участник сам отвечает за получение информации, например, зайти раз в неделю и посмотреть обновления списка задач на корпоративном портале).

Процесс согласования документов и решений по проекту, вовлекающий больше 1 заинтересованного лица и не отраженный в специфичных планах (план управления сроками или бюджетом, например). Например, если нужно решить только по срокам – согласуем с Заказчиком (остальных просто ставим в известность), если по деньгам – только со Спонсором, если надо выбрать «быстро и дорого» или «медленно и дешево» – собираем встречу с такими-то участниками. Часто делает тоже в виде таблички, очень похожей на предыдущую.

Это минимальный набор пунктов, но план может расти и дополняться в зависимости от того, насколько сложна коммуникация в вашем проекте. Если в нем задействовано 5 команд из разных стран, люди постоянно ездят в командировки или есть необходимость четко регламентировать совместную работу над проектными документами – все это тоже включается в документ. Вот тут можно скачать шаблон плана управления коммуникациями, в котором все эти нюансы уже учтены.

Иногда план коммуникаций «бьют» на несколько для разных групп заинтересованных лиц, чтобы его было проще согласовать, с моей точки зрения это имеет смысл при 50+ участниках проекта. Основное правило тут – степень зарегулированности плана должна быть пропорциональна рискам его неисполнения и как-то коррелировать с количеством участников и объемом проекта Именно из-за ситуаций, когда на проект из 10 человек пишется план на 15 страниц, регламентирующий, сколько раз в неделю они вместе пьют кофе, и бытует мнение, что «управление проектами – это про бессмысленные бумажки».

Также важно помнить, что в подготовка плана управления коммуникациями включает в себя описание того, как вы будете управлять ожиданиями заинтересованных лиц, но в сам план, который вы будете согласовывать, это не выносится. Управление ожиданиями – отдельная большая тема, обсудим ее отдельно.

Как всегда, ниже дежурный пример плана коммуникаций для проекта «ремонт дома», чтобы стало понятнее.

Исходим из того, что руководитель проекта я.

2. Сразу после согласования разводки сантехникиПодача документов…………………

Ну и напоследок прописная истина – не стоит тратить время на разработку плана, чтобы потом положить его на полочку с мыслью «вот такой я классный руководитель проектов» и не использовать. Лучше потратить это время на что-то другое, более полезное.

Источник

Коммуникационный план для проектов

Исходная ситуация

Однако линейная организация, как правило, не предусматривает таких структур межотдельских коммуникаций. В большинстве организаций довольно необычно пересекать границы отделов, и, за исключением столовой или кофейного автомата, контакты с сотрудниками других «филиалов» на организационной схеме практически отсутствуют. Поэтому общение с сотрудниками проекта из других секторов должно быть предписано.

Для поддержания связи между отделами институционализированы проектные совещания, на которых избранные члены проекта встречаются через определенные промежутки времени.

В большинстве случаев это происходит раз в две недели или раз в месяц. На этих встречах обсуждается текущий прогресс, текущие задачи, возможные проблемы и трудности, а также их решения.

Цели коммуникационного плана

Путь к цели

Обычно первый проект коммуникационного плана проекта, основанный на организации проекта, готовится менеджером проекта и представляется на стартовом совещании. На последующих стартовых совещаниях этот проект пересматривается командой проекта до тех пор, пока план коммуникаций не будет представлен в окончательном варианте. Здесь содержится информация о дате и времени, содержании и участниках совещаний.

В течение всего хода проекта план коммуникаций проверяется на обоснованность и осмысленность, и при необходимости встречи вставляются, продлеваются или сокращаются, либо вообще удаляются. Потому что если в ходе проекта выясняется, что на еженедельных статусных совещаниях всегда обсуждаются в принципе одни и те же вещи, потому что проект развивается недостаточно быстро, чтобы появлялись новости, имеет смысл изменить периодичность совещаний, например, до двух недель.

6 шагов к коммуникационному плану

Вы хотите довести проект до провала в любом случае?
==> Предотвратите любое общение!

Примерные элементы плана коммуникации

Начальная встреча:

Заседание руководящего комитета:

Встреча с клиентом (клиент и менеджер проекта):

Статусное совещание (команда проекта), включая отчет о состоянии:

Рабочая встреча:

Информационные мероприятия:

Пример коммуникационного плана проекта

Для наглядности коммуникационный план проекта оптимально представлять в графической форме, сжатой на нескольких страницах. Он также может быть представлен в табличной форме, например, в MS Excel. Конечно, большая часть информации передается обоими видами представления вместе.

Источник