Что такое кассовые выплаты

Все про кассовые операции: справочник бухгалтера-бюджетника

Рассмотрим, какие особенности присущи учету кассовых операций в бюджетных учреждениях, какие первичные документы оформляются при работе с наличными средствами, а также порядок отражения операций на бухгалтерских счетах.

Требования к ведению кассовых операций

При совершении и оформлении кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются общим для всех организаций порядком, установленным Указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций № 3210-У от 11.03.2014, а также Федеральным законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Регламентированы действующим законодательством следующие требования: порядок определения лимита остатка наличных денег в кассе учреждения, сдача наличности при превышении утвержденного остатка, закрепление должностных обязанностей за кассиром (ответственным работником), формы документов на прием и выдачу наличности, ведение кассовой книги.

Напомним, что с 01.07.2019 бюджетные учреждения наравне с коммерческими организациями должны применять ККТ при расчетах: наличными денежными средствами, с использованием банковских карт, посредством интернет-кошельков и других электронных средств платежа. Если учреждение занимается оказанием услуг населению с оформлением бланков строгой отчетности, то с 01.07.2019 бланки строгой отчетности нужно формировать с использованием специальной кассовой техники.

Самостоятельно учреждению необходимо определить:

Лимит остатка кассы — предельно допустимая сумма наличных, которая может храниться в специально оборудованных помещениях для кассовых операций после завершения смены и выведения остатка по кассовой книге. Размер лимита можно пересчитывать в любой момент времени, либо оставлять без изменения, об этом сказано в пунктах 8, 9 Письма Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25. То есть, если в организации увеличивается наличный денежный оборот, то перерасчет можно произвести в любой день.

Способ расчета лимита зависит от того, осуществляет ли учреждение прием выручки от оказания платных услуг или нет. Формулы расчет лимита:

1. Исходя из объема поступлений:

Размер лимита = объем поступлений / расчетный период * период времени между сдачей выручки.

2. Исходя из объема расходов:

Размер лимита = объем выдачи / расчетный период * период между получением денег

За расчетный период принимается любой период не более 92 дней, периоды между сдачей выручки (получением средств) не более 14 дней.

Требования к документальному оформлению

Прием наличных денежных средств оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001), выдача — Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) и Ведомостью на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Приходный и расходный кассовые ордера, Ведомости (ф. 0504501) выписываются в одном экземпляре, который остается в кассе. Ведомости (ф. 0504501) применяются при оформлении выдачи денежных средств под отчет нескольким лицам (взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу) и составляются раздельно по основаниям выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды. По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) необходимо оформить Расходный кассовый ордер.

Кассир должен вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) и Кассовую книгу (ф. 0504514) записи в которых должны производиться сразу же после получения или выдачи денег.

Рассмотрим порядок ведения кассовой книги при наличии ККТ. Оформление и ведение регулируется Указаниями ЦБ РФ № 3210-У. Несмотря на значительные новшества и внедрение онлайн-касс, порядок заполнения КК остался неизменным:

При использовании онлайн-оборудования кассир должен вносить денежные средства на основании Z-отчета, при помощи которого закрывают смену (отчетность о закрытии смены). Кассир или иное ответственное лицо формирует отчет о гашении, сведения из отчетности направляются в ИФНС. Кассовая книга может заполняться бухгалтерией на основании полученной из Z-отчета информации.

Каждое учреждение самостоятельно выбирает формат ведения КК: электронно или в бумажном виде. Если Кассовая книга ведется в электронной форме, ее необходимо распечатывать, прошивать, заверять подписями руководителя и главного бухгалтера и закреплять печатью. При использовании онлайн-касс электронная кассовая книга может не распечатываться, а подписываться при помощи электронной цифровой подписи и храниться на специальных носителях.

Отражение кассовых операций в учете бюджетного учреждении

Ведение бухгалтерского учета бюджетными учреждениями, в том числе операций с наличными денежными средствами регламентированы Инструкциями, утвержденными приказами Минфина РФ:

Операции с наличными денежными средствами необходимо отражать на балансовом счете 201 34 «Касса» Основные корреспонденции на балансовых счетах по поступлению и выбытию денежных средств приведены в таблицах 1 и 2.

Таблица 1. Операции поступления денежных средств в кассу

Корреспондирующие счета

Содержание операции

Поступление наличных денежных средств в кассу с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства

Поступление доходов от оказания платных услуг в кассу учреждения

Возврат в кассу учреждения ранее произведенных авансовых выплат

Возврат в кассу остатков подотчетных сумм

Поступление наличных денежных средств в возмещение ущерба, причиненного учреждению

Оприходование в кассу учреждения наличных денежных средств, поступивших во временное распоряжение

Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках внутриведомственных расчетов

Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках расчетов с прочими кредиторами

Таблица 2. Операции выбытия денежных средств из кассы

Выбытие денежных средств из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет в органе казначейства

Возврат наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения, при наступлении условий их передачи владельцу и по назначению в порядке, установленном законодательством Российской Федерации

Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения в подотчет на хозяйственные или командировочные расходы

Оплата из кассы бюджетного учреждения предварительных платежей по государственным (муниципальным) договорам на нужды учреждения (авансов)

Отражение сумм выявленных недостач, хищений денежных средств — отнесение сумм недостач на виновное лицо

Возврат покупателю из кассы учреждения излишне полученных доходов

Обороты по дебету и кредиту счета 201 34 «Касса» не позволяют анализировать движение средств в разрезе видов поступлений и выбытий и кодов экономической классификации. Всю необходимую информацию можно почерпнуть из анализа движений на забалансовых счетах: 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

Особенности учета денежных средств на забалансовых счетах

В соответствии с пунктами 365, 367 Инструкции № 157н забалансовые счета 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» открываются к соответствующим группировочным счетам счета 201 00 «Денежные средства учреждения», предназначенным для учета операций по движению денежных средств учреждения, а также к счету 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Соответственно, информация на забалансовых счетах 17 и 18 отражается одновременно с отражением соответствующих операций по счетам 201 00 и 210 03.

По общему правилу по КФО 2, 4, 5, 6, 7 счет 18 бюджетными учреждениями используется при отражении перечислений и восстановлений расходов. Счет 17 применяется:

Отражение операций в программе

В конфигурациях «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.1.0 и 2.0 реализована единая концепция применения забалансовых счетов 17 и 18 в операциях по движению денежных средств. К счетам 17 и 18 открыты субсчета первого порядка для раздельного учета операций со средствами на счетах и в кассе учреждения в рублях и в иностранной валюте, а также операций со средствами в пути. К счету 201.34 открываются счета 17.34 и 18.34. Аналитический учет на них ведется КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).

В операциях по поступлению (выбытию) наличных денежных средств с лицевого счета, открытого в органе казначейства участвует счет 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Для ведения учета движения денежных средств по видам поступлений и выплат к счету 210 03 открываются забалансовые счета 17.30 «Поступления денежных средств на счет 40116» и 18.30 «Выбытия денежных средств со счета 40116». Аналитический учет на них также ведется по КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).

Операции по движению денежных средств между лицевым счетом и счетом № 40116 не являются доходными или расходными, поэтому к забалансовому счету 17 применяются статьи 510 «Поступление на счета бюджетов» и 610 «Выбытие со счетов бюджетов» КОСГУ (письма Минфина РФ от 15.04.2015 № 02-07-07/21402, от 01.07.2015 № 02-07-07/38257).

Пример 1. С лицевого счета сняты наличные, которые в дальнейшем поступят в кассу учреждения (документ «Заявка на наличные» или «Кассовое выбытие»).

Пример 2. Далее наличные поступили в кассу (документ «Приходный кассовый ордер»).

Пример 3. Из кассы учреждения выбывают деньги на лицевой счет (документ «Расходный кассовый ордер»).

Пример 4. На лицевой счет поступают наличные, которые были сняты из кассы учреждения (документ «Кассовое поступление»).

Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.

Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок

Источник

Кассовая дисциплина в 2021 году

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККТ или выбранной системы налогообложения.

Даже если вы не имеете кассового аппарата (например, попадаете в исключения из статьи 2 закона 54-ФЗ), все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.

Однако с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей. Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Также согласно упрощенному порядку ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2021 году кассовые операции оформляются следующими документами:

Примечание. С июля 2019 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.

Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).

Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.

Лимит остатка по кассе в 2021 году

Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит еще называют переходящий остаток).

Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).

Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0, и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.

Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Согласно ему в 2021 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

В этом случае применяется формула:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

N_c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днем сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N_c = 3. При определении N_c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2021 год, взяв за расчетный период – декабрь 2020 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдачи наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдачи наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдачи наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдачи наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы выдачи наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

N_n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N_n = 3.

Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2021 год, взяв за расчетный период – декабрь 2020 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2021 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2021 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора (другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:

Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККТ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придется удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Примечание: до 19 августа 2017 года запрещалось выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам. Но теперь это правило отменено.

Ограничение наличных расчетов

Еще одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует. Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчетных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности).

Обратите внимание: из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.

Деньги из кассы на личные нужды

Все что зарабатывает организация является ее собственностью. Поэтому, даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Соответственно, брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.

Индивидуальные предприниматели, в отличие от ООО, имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с расчетного счета. Суммы, которые ИП может тратить на свои личные нужды, не ограничены (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).

Примечание: если ИП не издал приказ, отменяющий ведение кассовых документов, то при получении наличных денег из кассы ему необходимо оформлять РКО с формулировкой: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами

До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.

Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:

Штрафы за нарушение правил кассовой дисциплины

За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:

Источник

Статья 22. Основы кассового обслуживания исполнения бюджетов

При кассовом обслуживании исполнения бюджетов:

учет операций со средствами бюджетов осуществляется на единых счетах бюджетов, открытых в соответствии с Бюджетным кодексом органам Федерального казначейства отдельно для каждого бюджета в учреждениях Центрального банка Российской Федерации;

управление средствами на единых счетах бюджетов осуществляют финансовые органы или иные уполномоченные органы в соответствии с нормативными правовыми актами муниципального образования;

кассовые выплаты из бюджета осуществляются органом Федерального казначейства на основании платежных документов, представленных в орган Федерального казначейства, в порядке очередности их представления и в пределах фактического наличия остатка средств на едином счете бюджета;

все операции по кассовым поступлениям в бюджет и кассовым выплатам из бюджета на едином счете бюджета проводятся и учитываются органом Федерального казначейства по кодам бюджетной классификации Российской Федерации;

органы Федерального казначейства представляют финансовым органам информацию о кассовых операциях по исполнению соответствующих бюджетов, а также информацию о кассовых операциях по исполнению иных бюджетов, входящих в консолидированный бюджет соответствующей территории.

В случае передачи органу Федерального казначейства отдельных функций по исполнению бюджета (бюджета муниципального образования) в соответствии с соглашением об осуществлении этих функций, заключенным с учетом положений статьи 168 Бюджетного Кодекса, особенности кассового обслуживания таких бюджетов устанавливает Федеральное казначейство в соответствии с положениями пункта 1 настоящей статьи.

Если полномочия Федерального казначейства по кассовому обслуживанию исполнения бюджета муниципальных образований, входящих в состав субъекта Российской Федерации, осуществляются исполнительным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в соответствии с соглашением, заключенным согласно статье 215.1 Бюджетного кодекса, то этот орган обязан представлять указанному в соглашении органу Федерального казначейства информацию о всех проведенных им кассовых операциях при исполнении всех обслуживаемых им бюджетов, учтенных по кодам бюджетной классификации Российской Федерации.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник