Что такое канцелярия в организации
Prom-Nadzor.ru
Вы здесь
Положение о канцелярии
[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]
[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]
1. Общие положения
1.1. Канцелярия, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].
Примечание: Канцелярия может быть также структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.
1.2. Канцелярия непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].
1.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].
1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется:
— законодательством Российской Федерации;
2. Структура
2.1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].
2.2. Канцелярия может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).
Например: бюро (сектор, группа) экспедиции, копировально-множительное бюро (сектор, группа), машинописное бюро (сектор, группа), секретариат.
2.3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению заведующего канцелярией.
2.4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярией, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп].
3. Задачи
На канцелярию возлагаются следующие задачи:
3.1. Организация делопроизводства на предприятии.
3.2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
3.3. Контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.
4. Функции
Канцелярия выполняет следующие функции:
4.1. Ведение делопроизводства на предприятии.
4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.
4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.
4.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
4.8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.
4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.
4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
4.15. Выполнение копировальных и множительных работ.
4.16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
4.17. [Вписать нужное].
5. Права
5.1. Канцелярия имеет право:
— давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;
— требовать и получать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
— требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;
— возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;
— вносить предложения руководству предприятия о привлечении в установленном порядке к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;
— давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;
5.2. Заведующий канцелярией вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
6. Взаимоотношения (служебные связи)**
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:
— организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
— подготовки и представления документов;
— передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
— получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;
6.2. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:
— обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;
— обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
6.3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
6.4. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:
7. Ответственность
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
— организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;
— организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
— сохранность принятых в работу документов;
— соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;
— обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;
— подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;
— соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;
7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.
Руководитель структурного подразделения
[должностное лицо, с которым согласовывается положение]
Положение об отделе канцелярия
I. Общие положения
1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.
*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.
II. Структура
1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с ____________________ (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)
2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.
Бюро (сектор, группа)
экспедиции
Машинописное бюро
(сектор, группа)
Копировально-множительное
бюро (сектор, группа)
3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится
(руководителями бюро, секторов, групп)
III. Задачи
IV. Функции
V. Права
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)
(наименование структурного подразделения)
по вопросам: ______________________________________________________________
получения: ________________________________________________________________
предоставления: ___________________________________________________________
VII. Ответственность
Последние публикации
Новости
ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ
(отметка об учете мнения представительного органа работников)
1.1. Наименование подразделения – Канцелярия.
Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения, организации).
1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения.
1.2.1. Канцелярия создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).
1.3. Руководство и подчиненность подразделения.
1.3.1. Канцелярию возглавляет заведующий, который назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации).
1.3.2. Канцелярия подчиняется в своей деятельности непосредственно руководителю предприятия (учреждения, организации).
1.4. Состав подразделения.
1.4.1. Состав канцелярии определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).
1.4.2. Штат канцелярии состоит из __ (количество) работников.
1.4.3. Работники канцелярии принимаются на работу и переводятся на должности отдела приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению заведующего канцелярией.
1.5. Нормативная база деятельности подразделения.
1.5.1. Свою деятельность канцелярия осуществляет на основе:
— Устава предприятия (учреждения, организации);
2. Задачи и функции
2.1. Задачи канцелярии.
2.1.1. Осуществление делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).
2.1.3. Повышение эффективности работы предприятия (учреждения, организации) по делопроизводству.
2.2. Функции канцелярии.
2.2.1. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.2.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
2.2.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.2.4. Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).
2.2.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях.
2.2.6. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
2.2.7. Обеспечение внешнего и внутреннего документооборота предприятия (учреждения, организации).
2.2.8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.
2.2.9. Обеспечение установленного режима доступа к документации.
2.2.10. Внедрение новых методов и средств работы с документами.
3. Права и обязанности
Канцелярия по вопросам своей компетенции имеет право:
3.1. Давать обязательные для исполнения указания руководителям и работникам структурных подразделений.
3.2. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы.
3.3. Давать разъяснения, указания, рекомендации.
3.4. Проводить совещания, либо участвовать на общих собраниях.
3.5. Выступать с инициативой принятия, изменения либо отмены локального нормативного акта.
3.6. Взаимодействовать с другими структурными подразделения предприятия (учреждения, организации).
3.1. Соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.
3.2. Своевременно выполнять приказы и распоряжения руководителя предприятия (учреждения, организации).
3.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда, выполнять установленные нормы труда.
3.4. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.
3.5. Предоставлять информацию, необходимую работнику в связи с осуществлением им своей трудовой деятельности. Предоставлять информацию, необходимую руководителю предприятия (учреждения, организации), руководителям других структурных подразделений по вопросам своей деятельности.
3.6. Осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с предписаниями настоящего Положения.
4.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией своих задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, несет заведующий канцелярией в соответствии с трудовым законодательством.
4.2. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями, трудовыми договорами и трудовым законодательством.
Отдел канцелярии в организации – чем занимается
Документооборот и делопроизводство – необходимый атрибут государственного аппарата и большей части коммерческих и не коммерческих предприятий с тех пор, как человек обрел умение писать и получил потребность в фиксации событий на бумаге. Канцелярия имела значимое место в структуре государственного аппарата, особенно в Ватикане. Сегодня отдел канцелярии на предприятии выполняет одну из основополагающих функций в ведении хозяйственной, производственной и торговой деятельности.
Отдел канцелярии в организации
Канцелярия – это отдел в организации, занимающийся делопроизводством и документооборотом. В свою очередь, делопроизводство – обеспечение управленческой деятельности с помощью документирования и организации работы с документами по строгим государственным стандартам ведения информации.
Документооборот – работа по движению документов внутри организации, между организациями и грамотное хранение документов.
Канцелярия может быть самостоятельным отделом организации, фирмы и предприятия, или частью отдела информационного и документационного обеспечения. Канцелярия создается и ликвидируется руководителем предприятия и подчиняется ему непосредственно. Начальника отдела канцелярии назначает руководитель предприятия, он же утверждает структуру отдела, где могут быть:
Распределением обязанностей в отделе канцелярии занимаются руководители бюро и отделов по согласованию с начальником отдела канцелярии.
Отдел канцелярии – чем занимается
Сотрудники отдела канцелярии должны иметь постоянный доступ к государственным стандартам оформления документов любого предназначения – от прошений в муниципальные службы до договора купли-продажи с клиентом или другой организацией. От соответствия всех документов государственным стандартам зависит их правовая сила в разрешении спорных вопросов в пользу компании.
С развитием технологий на отдел канцелярии легла обязанность по обеспечению документооборота в электронном виде, то есть создание и хранение электронных шаблонов необходимых для работы предприятия документов. Кроме этого, канцелярия ведает корреспонденцией, получаемой, отправляемой и распределяемой внутри предприятия.
Отдельно стоит выделить методическую функцию отдела канцелярии по ведению информации. Канцелярия по распоряжению руководителя предприятия может заниматься разработкой и улучшением каналов и средств получения, фиксации, передачи и хранения информации, а также внедрением наработок в работу других структурных элементов предприятия. На практике это может быть, например, создание и поддержание закрытой и безопасной корпоративной почты в электронном или физическом виде.
Правовая база функционирования отдела канцелярии
Делопроизводство – основная деятельность отдела канцелярии на предприятии, регламентируется государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016. Этот нормативный документ описывает все стандарты оформления документов как в письменном, так и в печатном, так и в электронном виде вплоть до величины отступа красной строки, шрифта и межстрочного интервала. Эти данные очень важны для сотрудников канцелярии, так как нарушение ГОСТа влечет за собой аннулирование правовой силы документа, принадлежащего как юридическому, так и физическому лицу.
С хранением документов в архиве предприятия все намного сложнее и требует большей ответственности, так как некоторые записи фигурируют в расчете пенсионных выплат граждан, а некоторые регулируют правомочность юридических лиц в торговле, хозяйственной деятельности и оказании услуг физическим или юридическим лицам.
Так, федеральный закон РФ №125 от 2004 года определяет условия и сроки хранения документов, подтверждающих стаж работника, для расчета пенсии и социальных выплат. По закону такие документы должны храниться от 50 до 75 лет. Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 от 2010 года, управленческие документы должны храниться от 5 лет и до неограниченного срока. Согласно тому же документу, существует 1003 вида управленческих документов, и сотрудники канцелярии обязаны знать их если не наизусть, то хотя бы организовать архивное хранение так, чтобы не перепутать сроки хранения тех или иных документов. Это может повлечь административную ответственность. И конечно сотрудник канцелярии должен быть знаком с правовыми нормами архивного хранения и передачи из архива документов от всех структурных элементов компании – от хозяйственного отдела до бухгалтерии и отдела продаж.
Положение об отделе канцелярия
I. Общие положения
1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.
*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.
II. Структура
1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с ____________________ (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)
2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.
Бюро (сектор, группа)
экспедиции
Машинописное бюро
(сектор, группа)
Копировально-множительное
бюро (сектор, группа)
3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится
(руководителями бюро, секторов, групп)
III. Задачи
IV. Функции
V. Права
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)
(наименование структурного подразделения)
по вопросам: ______________________________________________________________
получения: ________________________________________________________________
предоставления: ___________________________________________________________
VII. Ответственность