Что такое иср в проекте

Иерархическая структура работ: понятие и назначение. Управление проектами

Каждый проект имеет цели и этапы внедрения. Внедрение проекта подразумевает наличие целей, определённых видов деятельности, навыков и умений. На каждом этапе требуется управление процессом. Это сложное, креативное искусство координации всеми ресурсами, задействованными в реализации проекта: людскими и материальными.

Основные понятия

Управление проектом – процесс с безграничным потенциалом. Несмотря на это, все типы действий возможно предсказать. На протяжении всего жизненного цикла проекта применяются современные методы и технологии управления. Цель: достичь определенных результатов, заложенных по составу, объему, стоимости, качеству и временных затрат в проекте. В конечном итоге, все участники этого процесса должны быть удовлетворены результатом.

Вам будет интересно: Международные стандарты управления проектами

Самый первый и главный инструмент – это определение содержания проекта. Здесь важно такое понятие, как иерархическая структура работ (ИСР). Создать правильный настоящий документ в теории просто, но практически, как правило, это оказывается сложным процессом, который требует своей специфики и нюансов.

ИСР – полностью определяет содержание проекта и ориентированная на его результаты. Для определения целей и состава этапов отлично подходит методика: структура декомпозиции работ (СДР), или на английском WBS. Ещё эту методику называют СРР, что означает структура разбиения работ. Но чаще всего используют аббревиатуру ИСР.

Вам будет интересно: RACI матрица как инструмент управления ответственностью. RACI: расшифровка

В результате творческой деятельности всей команды рождается официальный документ, разъясняющий содержание проекта и его составные части. Работы, не включенные в ИСР, не относятся к проектным. Сам документ может содержать несколько уровней, каждый элемент которого уникален, имеет код и, по правилам, должен быть описан в словаре СДР.

Методика, по которой создаётся иерархическая структура работ для достижения успеха

Значение ИСР с ростом масштабов задачи тоже возрастает. Это один из ключевых факторов успеха. ИРС служит для:

Все элементы, которые имеет иерархическая структура работ, выполнены в удобной графической форме. Такая подача имеет преимущества перед списочным. За счёт коллективного труда при создании ИРС, уровень коммуникаций повышается, достигается наилучшая наглядность, мониторинг и контроль. Поданная в графической форме информация позволяет визуально охватить всю схему.

Пакеты и словари

Важный элемент, который имеет иерархическая структура работ – это пакеты, включающие списки операций, необходимых для достижения результата поставленной задачи. Благодаря этому, работы выполняются без нужды в дополнениях. Он даёт возможность увидеть реалистичную оценку и измеримый результат. Такой пакет вполне пригоден для передачи подрядчику.

Ощутимую помощь для реализации работ играет специальный словарь. Он даёт возможность толковать все элементы и термины, которые имеет иерархическая структура работ проекта, а менеджеру – определить границы ответственности для каждого члена команды. Это необходимо, во избежание дублирования операций.

В словаре указываются: номера элементов; их названия; время, отведённое для реализации определённой операции; порядок действий элементов; ожидаемый результат и ответственные на каждом участке проекта.

Элементы

Разрабатывается иерархическая структура работ проекта целой командой, используя метод интеграции. Все моменты проекта разбиваются последовательно: цели, результаты, критерии, достижения, продукты, функциональные зоны, объемы, технические требования. Условия, необходимые для создания структуры работ, следующие:

Чтобы организация работ прошла успешно, структуру составляют полной, но не избыточной.

Элементы верхних уровней обязательно совмещают со всей организационной структурой. Элементы нижнего уровня не должны иметь избыточных размеров, но вполне достаточными для реализации поставленной задачи и осуществления контроля.

Чтобы разбить результаты проекта на элементы, существуют два основных подхода: функциональный и продуктовый. На одном уровне совмещать эти критерии нельзя. Однако на разных – это даже очень целесообразно. Ещё важно не смешивать управленческие и содержательные работы. Продуктовый подход нужен для того, чтобы заказчик мог видеть, когда и какие продукты ему будет сдавать менеджер. Функциональный – для взаимодействия менеджера с исполнителями и назначения ответственных за отдельные участки работы.

Подходы

Если организация работ по проекту будет происходить в несколько этапов, можно использовать подход, исходящий из кубической структуры проекта.

На верхнем уровне разбиваются результаты, исходя из этапов жизненного цикла. После, выполняется структурирование по проектным продуктам. На завершающем этапе, пакеты работ комплектуют по функциональному критерию или согласно видам деятельности.

Для руководства проекта, построение иерархической структуры работ и вся ключевая информация, необходимая для этого, заложена в уставе. Описание содержательных работ делают в первую очередь. После этого можно формировать описание управленческого блока. Его обычно выделяют в условный модуль, как «Система управления проектом». Кроме того, на первом уровне иерархии формируют модули по проектной документации и объекту, сданному в эксплуатацию.

Часто к реализации проекта подходят непрофессионально, игнорируя ИРС. Такой подход в лучшем случае приведёт к множеству ошибок, на исправление которых пойдёт большое количество материальных и физических затрат.

Декомпозиция

Чтобы результат был получен в том виде, какой был задуман изначально, при этом было затрачено минимум ресурсов необходимо подходить к реализации проекта профессионально. Вот для чего предназначена иерархическая структура работ – эффективный инструмент менеджеров.

Декомпозиция производится пока:

Если элемент можно выполнить вполне быстро (до 10 рабочих дней), то декомпозиция считается выполненной.

Этапы ИРС

Ценной помощью при планировании может стать экономическое моделирование. Правильно разработанная функциональная модель позволит сократить время детализации операций и детально продумать приоритетные операции.

Для составления оптимального расписания работ по проекту разработано достаточное число методов, среди которых: метод эвристического подхода и критического пути. Расписания выгодно представить в виде диаграммы контрольных точек (события нулевой длины, соответствующего моменту достижения результата и наступления важных этапов в проекте). Такая диаграмма отражает реальные и планируемые сроки.

Источник

Иерархическая структура работ — важный инструмент коммуникации участников проекта

Иерархическая структура работ – инструмент для разбиения всего проекта на более управляемые элементы путем декомпозиции результатов проекта на составляющие либо временные результаты поставки. ИСР отображается в виде иерархической диаграммы, где на первом уровне находится один элемент, это обычно название проекта, а нижние уровни представляют собой все необходимые компоненты либо работы, которые нужны для получения результатов проекта.

Второй уровень ИСР может быть разбит либо на крупные составные компоненты и работы проекта, имеющие продукто-ориентированную природу (например, в проектах внедрения ERP-систем второй уровень можно разбить на модули системы – планирование, производство, складской учет и пр.), либо на фазы жизненного цикла проекта (анализ, дизайн, разработка, интеграция, установка, сопровождение). Также не исключен вариант совмещения продукто-ориентированного подхода и жизненного цикла.

Важно понимать, что в ИСР должны входить абсолютно все результаты и работы проекта, даже те, которые будут выполняться сторонними организациями (подрядчиками). Также, где это актуально, должны быть включены административные работы (поддержание офиса, закупка канцтоваров, обслуживание техники и пр.).

На практике, в зависимости от размера проекта, может быть разработано и больше уровней. При этом не следует переусердствовать с детализацией, так как излишне детализированная ИСР приведет к непродуктивному увеличению усилий руководителя проекта по контролю за всеми элементами. Количество уровней в каждой ветке ИСР может быть различным, таким образом абсолютно не обязательно достигать одинакового уровня детализации для каждой ветки диаграммы.

За каждым элементом ИСР должно быть закреплено одно ответственное лицо, которое отвечает за достижение результата, определенного по этому элементу.

При разработке ИСР важно соблюсти 2 основных принципа построения ИСР:

Правило 100%. Оно говорит о том, что в ИСР должны быть включены все результаты, продукты и работы, которые должны быть выполнены по проекту, вне зависимости от того это внешние, внутренние результаты или переданные для выполнения 3-м лицам. Данное правило также применяется ко всем нижестоящим компонентам.

Взаимоисключаемость элементов. Данный принцип говорит о том, что в ИСР не может быть 2 элементов с одинаковым содержанием. Т.е. не может быть 2-х одинаковых элементов в разных ветках ИСР. Если это допустить, вас ожидает дублирование работы и непонимание командой проекта своих работ.

Для того чтобы вовремя остановиться в декомпозиции ИСР и не допустить излишней детализации, можно воспользоваться следующими эмпирическими правилами при определении самых нижних элементов ИСР:

Трудозатраты должны составлять не менее 8 часов и не более 80 часов;

Длительность должна быть не более 1 отчетного периода по проекту. Например, вы готовите отчет о прогрессе выполнения проекта для спонсора и клиента 1 раз в 2 недели. В данной ситуации длительность разработки минимального элемента ИСР должна быть не более 2-х недель. В этом случае даже лучше, чтобы длительность была не более 1 недели. Такой подход позволяет выдавать в каждом следующем отчете обновленный статус по выполненным частям проекта, а не показывать все время те же самые элементы “in progress”.

Правило здравого смысла. Нет смысла декомпозировать производство велосипедного колеса на обод и 36 спиц.

Пакеты работ

Самый минимальный элемент ИСР называется пакет работ. Пакет работ должен обладать следующими характеристиками:

В дальнейшем пакет работ разбивается на операции, которые необходимо выполнить для получения результата, определенного в пакете работ, но это тема для другой статьи, посвященной разработке расписания проекта, так как операции не являются элементами ИСР.

Словарь ИСР

Для того чтобы команда проекта, а также остальные заинтересованные стороны однозначно понимали, что значит каждый элемент ИСР используется так называемый словарь ИСР. Словарь ИСР составляется параллельно с разработкой ИСР и представляет собой мини-инструкцию по каждому элементу. В словаре указывается: номер элемента ИСР в структуре работ, его название, длительность, затраты, допущения, стоимость, предшественник и последователь элемента, результаты, ответственный и пр. Самое важное то, что словарь ИСР позволяет руководителю проекта определить рамки для исполнителей, чтобы не допустить появления дополнительных работ, либо наоборот недовыполнения работ.

Ниже представлен пример словаря ИСР.

Зачем нужна ИСР?

ИСР имеет большое значение в проекте и является одним из важных факторов успешного достижения проектом своих целей. Чем больше масштаб проекта, тем в большей степени влияет корректно разработанная ИСР на достижение его целей.

Полное структурированное содержания проекта.

В качественно разработанной и хорошо структурированной ИСР с большей вероятностью будут учтены все результаты и работы, которые необходимо получить в рамках проекта. Это позволит в дальнейшем значительно уменьшить появление дополнительных работ и изменение содержания проекта. Известно, что сроки проекта увеличиваются не больше от того, что неверно проведена оценка работ, а от того, что нужные работы просто не были изначально включены в план работ и начинают “всплывать” в ходе выполнения проекта.

Основа для планирования проекта

После того как собраны требования к проекту и его продукту, данную информацию необходимо обработать, систематизировать и сгруппировать в результаты проекта, получение которых в конце проекта поможет нам удовлетворить собранные требования.

Результаты проекта, которые сначала определяются в описании содержания проекта, представляют собой те элементы, на которые можно разбить проект на верхнем уровне. На основании эти элементов верхнего уровня, а также собранных требований, происходит разработка ИСР до необходимой степени детализации. Фактически, путем разработки ИСР мы достигаем детального понимания того, как мы сможем получить результаты проекта.

Далее ИСР выступает базисом для дальнейшего планирование операций, ресурсов, бюджета, рисков, расписания проекта, качества и пр. Не имея качественно разработанной ИСР, дальнейшее планирование проекта может быть непродуктивным и принесет много «сюрпризов» в виде незапланированных работ в процессе выполнения.

Графическое отображение структуры работ и результатов

Для того, чтобы понять насколько большую эффективность приносит графическое отображение ИСР по сравнению со списком (например, списком задач) давайте рассмотрим какими могут быть недостатки списка по сравнению с диаграммой. Ниже приведены эти два варианта отображения:

Недостатки списка

В списке могут быть перечислены не все результаты или промежуточные продукты проекта. Напротив, в графическом отображении ИСР с большой вероятностью будут включены все продукты, результаты, работы, так как диаграмма изначально настраивает на структурное мышление.

Список не побуждает к творческому мышлению. Присутствие любых графиков, схем, диаграмм в коллективном обсуждении всегда имеет значительно больший эффект нежели списки, ряды цифр и просто текст на слайде презентации. Такие элементы вызывают интерес и побуждают к творческому процессу, заставляют человека креативно мыслить. В этом случае разработка куда более сложных ИСР (разработка программного обеспечения, внедрение ERP, разработка нового продукта и пр.) происходит легко, плодотворно и полноценно, так как при таком подходе вероятность упустить какую-либо работу, либо нужный компонент результата – минимальна.

В списке не видна связь между элементами списка. Напротив в графическом отображении ИСР можно увидеть полную иерархию проекта и понять связь между различными результатами и продуктами проекта.

Список составляется одним человеком и не подходит для коллективной работы команды проекта.

При помощи списка практически невозможно добиться понимания от команды всего проекта и того, чтобы каждый член команды ощущал себя важной частью проекта.

Мотивация и вовлеченность команды

В процессе разработки ИСР, в котором принимают участие члены команды проекта, происходит осознание каждым участником проекта значимости своей работы и понимание проекта в целом. Фактически люди видят себя как часть целого, что значительно повышает эффективность их работы и мотивацию. Делая непосредственный вклад в описание содержания проекта и принимая участие в разработке ИСР, члены команды будут чувствовать себя вовлеченными и ответственными за что, что должно быть сделано. Никто не сможет сказать: “А я не планировал этого, вы все это сами разработали вы и делайте…”

Инструмент коммуникации

ИСР наглядно представляет то, каким образом будет выполняться проект и расшифровывает для заказчика, спонсора, менеджмента и прочих заинтересованных сторон «черный ящик» проекта. Таки образом, эти участники проекта будут понимать, что происходит в проекте и доверять руководителю проекта и его команде. Доверие дает мощный стимул проекту и устраняет большое количество барьеров.

Эффективный инструмент контроля и мониторинга

Чем больше детализирован проект (результаты и работы), тем легче им управлять и контролировать проект в целом. ИСР может быть использована в качестве инструмента отчетности перед заказчиком, спонсором, менеджментом и другими участниками проекта. Это позволит видеть какие части проекта уже завершены, какие еще не начаты, а какие находятся в процессе выполнения.

Четкие назначения работ и ответственности

За каждый элемент ИСР должен нести ответственность один человек. Это дает четкое распределение ролей и ответственности за результаты и работы проекта. Особенно в этом помогает словарь ИСР.

Обоснование стоимости и ресурсов.

При помощи ИСР вы сможете ДОКАЗАТЬ и наглядно продемонстрировать спонсору, заказчику и менеджменту необходимость в деньгах и ресурсах для проекта. Демонстрация ИСР этим участникам проекта снимет большое количество вопросов, связанных с обоснованием стоимости проекта и того количества ресурсов, которое вы требуете для проекта.

И наконец, Совместная разработка ИСР может быть очень веселым занятием и является одним из инструментов построения команды.

Программные средства для создания ИСР

Разработка сложных ИСР требует быстрое добавления новых элементов и последующей их корректировки. В добавок к этому нужно обеспечить интерактивную работу с командой проекта в процессе создания диаграммы.

После того как составлена ИСР, ее элементы необходимо перенести в программу для составления расписания проекта.

Для составления ИСР могут быть использованы различные программные продукты, начиная от Excel и заканчивая всевозможными графическими редакторами. Но на мой взгляд, здесь важно обеспечить скорость добавления новых элементов с автоматическим их выравниванием, а также поддержание связи между элементами ИСР и расписанием проекта.

На сегодня существуют программные продукты, которые в себе уже содержат и инструменты для создания ИСР и инструменты для составления расписания проекта. В этом случае связь между ИСР и расписание проекта – очевидна. Но такая возможность существует в дорогих комплексных системах для управления проектами.

Заключение

Использование ИСР в любом проекте неоспоримо является одним из важных факторов, которые влияют на успех проекта. Этот инструмент является обязательным шагом в планировании проекта и позволяет разложить проект, что называется “по полочкам”. Корректно разработанная ИСР может значительно уменьшить риск неожиданного появления в середине проекта дополнительных работ, которые были упущены при планировании проекта, а также повысит мотивацию команды и доверие заказчика и спонсора.

Источник

Преимущества Иерархической Структуры Работ (WBS) для менеджеров ИТ проектов

Имеющие дело со сложными ИТ проектами руководители подтвердят, что разделение задач на более мелкие и управляемые части делает рабочий процесс намного проще. В этой статье расскажу о процессе, который поможет структурировать каждый этап проекта и учитывать все поставленные задачи. Речь идет об иерархической структуре работ WBS (Work Breakdown Structure).

Если вы помните, как использовать Agile-методологию управления проектами, определять критический путь и ставить SMART-цели, то пришло время перейти к новому уровню компетенции в управлении проектами.

Что такое иерархическая структура работ WBS?

Иерархическая структура работ WBS, или структура декомпозиции, представляет собой схему, где задачи проекта отражают их отношение друг к другу и к проекту в целом. Термин был впервые употреблен в США в 1993 году.

WBS основана на графической природе, которая помогает менеджерам проектов предсказать результаты, основанные на различных сценариях. Процесс часто описывается как структура ответвления, которая охватывает все этапы проекта в организованном порядке. WBS также может быть представлена в виде табличного списка задач и элементов в плане разбивки работ диаграмм Ганта.

Менеджеры используют структуру декомпозиции, чтобы структурировать и делить проекты на легко управляемые компоненты. Они, в свою очередь, разделяются до тех пор, пока они не назначаются конкретному специалисту в команде.

Почему стоит использовать WBS:

Планирование: исследование, планирование бюджета, согласование и утверждение плана, вопросы координации.
Питание: меню, закупки, приготовление пищи, обслуживание.
Площадка и активности: столы и посадочные места, посуда, декорирование и оборудование, брендинг.
Участники/гости: приглашения, список гостей, особые случаи.
Персонал: водители, повар, официанты, уборщики.
Хедлайнер: приглашение, вопрос логистики, согласование сценария/ плей-листа.

Компоненты WBS

Согласно иерархической структуре, необходимо пройти несколько этапов (компонентов) для того, чтобы оптимизировать и упростить процесс управления:

5 шагов для разработки простой структуры WBS

Чтобы достичь целей проекта, необходимо следовать определенному плану выполнения WBS.

Начните с концепции проекта и утверждения главных моментов в верхушке иерархии. Определите все необходимые задачи, от которых будут зависеть результаты. В идеале, в процесс планирования и определения концепции должны быть вовлечены усилия всей команды. Тем не менее, каждый специалист должен отвечать за выполнение конкретной задачи.

1. Утвердите и распишите проект
Это может быть просто предложение или абзац, описывающий концепт и функции проекта после завершающей стадии. Эта стадия WBS представляет собой основу любого проекта и, как правило, разрабатывается всей командой.

2. Выделите все ключевые этапы
После того, как первый этап завершен, можно приступать к следующим.
Может быть, вам придется делить задачу на множество этапов в зависимости от характера вашего проекта. Как правило, это зависит от требований, возможностей бюджета и временных рамок.

3. Определите конечные результаты
Сформулируйте для себя все моменты, которые должны быть завершены в течение каждого этапа. Все они должны иметь конечные результаты. Вы должны их достичь полностью, прежде чем перейти к следующему этапу. Каждый конечный результат также должен иметь свое описание, цели и функции.

4. Разделите конечные результаты на управляемые задачи
После создания списка конечных результатов добавьте еще один уровень иерархии для расчета деталей. Задачи проекта должны быть выполнены в виде секций. Любой член команды или небольшая команда будет иметь возможность легко управлять ими.

5. Распределите задачи
Назначение ответственного за каждую часть работ является последней стадией иерархии. Конкретный специалист будет отвечать за конкретную задачу. Он/она будет участвовать в каждом этапе работы, что приведет к качественным результатам.

В видео показан легкий способ создания WBS.

Кто может использовать WBS?

Как правило, менеджеры используют структуру при разработке коммерческих, жилищных и строительных проектов. С ней инвесторам и клиентам проще понять, что и как происходит в развитии проекта.

Разработчики ПО тоже сперва утверждают концепции и создают требований на ее основе. Это придает WBS черты идеального инструмента для разработки.

Если попробовать классифицировать команды, которые могут использовать инструменты WBS, получим такой список:

Преимущества структуры WBS для менеджеров ИТ проектов

Структура WBS стала популярной и широко используемой в разработке программного обеспечения благодаря ее очевидным преимуществам. Руководители проектов смело ее применяют. И вот почему:

1. Усиление коммуникации в команде проекта
Неважно, имеет ли ваш ИТ проект внутреннюю или внешнюю направленность. Иерархическая структура работ включает в себя коммуникационные акты на каждом шагу.

2. Поле для творчества
Похоже на стереотип, но люди думают, что разработка программного обеспечения – это только аналитическая работа. Нет, здесь еще есть пространство для развития творческих способностей. При определении концепции проекта члены команды могут использовать WBS и предлагать творческие идеи для развития проекта.

3. Фокусировка на конечных целях
WBS помогает держать всю команду в фокусе и сосредоточенной на конечной цели. Это сводит к минимуму вероятность выполнения ненужной работы.

4. Детализация
Каждая деталь тщательно рассматривается, поэтому в проекте ничего не теряется.

5. Предвидение появления проблем
Когда проект будет готов, могут возникнуть непредвиденные проблемы. Иерархическая структура работ помогает сократить их число, поскольку все детали учитываются перед выполнением.

6. Коллективный мозговой штурм
Менеджеры используют структуру для мозгового штурма, чтобы найти полезные идеи и решения. С ее помощью их легко собрать, а затем из них вычеркивать ненужные.

7. Вопросы планирования
С помощью WBS легко определить, какие из запланированных задач отстают от графика.

8. Управление рисками
Если вы используете WBS, вы уменьшаете риски и управляете ими с самого начала. Это помогает распределить все ресурсы: денежные средства, время и трудозатраты.

9. Распределение задач
Когда вы структурировали свой проект, становится легче назначать задачи конкретным людям.

10. Гибкость для различных команд
Иерархическая структура работ используется в различных сферах. Не имеет значения, сколько людей в команде: WBS всегда будет поддерживать процесс выполнения проекта. Она также может стать отличным инструментом для привлечения клиентов, так как показывает процессы изнутри и помогает их лучше понять.

WBS + диаграмма Ганта = улучшенный процесс планирования

Для отображения иерархической структуры работ широко распространена практика применения диаграмм Ганта. Именно они четко отображают всю структуру, причем в очень удобном виде. Диаграммы Ганта используются во многих программах и сервисах для управления проектами, таких как GanttPRO, MS Project, Wrike и т.д.

Вот, как это выглядит на примере GanttPRO.

Диаграмма Ганта позволяет расширить функционал иерархической структуры работ. Так, благодаря ей четко видны сроки начала и окончания задачи, ее полная протяженность, кто ее выполняет, каков прогресс выполнения, зависимости между задачами. Кроме того, можно обозначить вехи — важные события, влияющие на проект, а также критический путь.

Онлайн диаграмма Ганта подходит и для управления командой проекта. Под каждой задачей можно оставлять комментарии, прикреплять файлы, делиться самим графиком, экспортировать его в популярные форматы, просматривать историю изменений — командная работы действительно удобна. Впрочем, как и отслеживание других процессов, связанных с управлением проектами.

Подведем итоги

Иерархическая структура работ — распространенный и удобный способ планирования ИТ и любых других проектов. А если отобразить ее диаграммой Ганта, то в таком виде она значительно упрощает процесс не только планирования, но и управления. С ней можно:

Источник