Сообщения, приходящие в задачу с электронной почты также попадают в ленту комментариев задачи.
Воспользовавшись пунктом «Сообщение полностью» контекстного меню комментария, а также нажав на ссылку «далее» Вы можете просмотреть сообщение в полном объеме. Также полностью прочитать входящее письмо можно, щелкнув вверху сообщения по иконке конверта.
В верхней части окна, под панелью с кнопками указан адрес отправителя письма. Если письмо было отправлено нескольким адресатам, они будут перечислены тут же через запятую. Имеющиеся в письме прикрепленные файлы отображаются на левой панели окна. Работа с прикрепленными файлами письма аналогична работе с файлами, вложенными в комментарии. Возможные действия с файлами доступны через контекстное меню.
Исходящие письма
Для того, чтобы просмотреть исходящее письмо в полном объеме, можно воспользоваться ссылкой «далее» либо щелкнуть вверху сообщения по иконке конверта.
Ответить на входящее письмо можно, используя пункт «Ответить» в контекстном меню ленты комментариев или окна оповещения.
Отправить исходящее письмо можно из любой задачи. Достаточно в окне задачи нажать кнопку «Комментировать». В поле комментария составить текст письма, при необходимости вложить файл. В строке адреса ввести e-mail.
Для ответа на выбранное письмо можно нажать клавишу «Space» (Пробел), либо использовать функцию контекстного меню в комментарии «Ответить». Кликнув по иконке конверта в левой части заголовка окна комментария, откроется окно настроек отправки почтового сообщения, в котором Вы можете выбрать шлюз для отправки письма, а также изменить тему и другие настройки:
«Приветствие» – автоматически добавляется приветствие в письмо. В качестве приветствия в начало письма подставляется слово «Здравствуйте!», если письмо отправлять пользователям системы «Простой бизнес». В качестве приветствия в начало письма подставляется значение поля «Обращение» из окна свойств контакта, если письмо отправлять контакту, который не является пользователем системы «Простой бизнес».
«Индивидуально» – при отправке письма нескольким адресатам, получатель письма не увидит других адресатов, которым отправлялось данное сообщение;
«Исходное сообщение», текст входящего письма будет добавлен в ответ;
«Ссылки вложениями» – отправляет ссылки, вставленные в письмо, вложенными файлами. Размер вложенных файлов не должен превышать 10 Мб, в противном случае файлы в письме придут ссылками, даже при включенной опции;
«Уведомить о прочтении» – когда адресат откроет письмо для прочтения, Вам поступит оповещение о том, что письмо прочитано;
«Отправлять через личный ящик» – письмо будет отправлено с почтового ящика, отмеченного в почтовых настройках организации как «Личный ящик пользователя».
Пункт «Переслать» контекстного меню комментария позволяет переслать выбранный комментарий любому адресату.
Вы можете выбрать адресат из списка в окне выбора пользователей. Если пользователя нет в списке, то введите адрес вручную в окне быстрого комментария.
К тексту выбранного комментария или письма можно, при необходимости, добавить собственный комментарий.
Пункт «Письмо тем же адресатам» контекстного меню входящего и исходящего сообщения позволяет отправить сообщение не только отправителю, но и всем адресатам, кому данное письмо было отправлено.
Я пишу забавные письма 2 раза в месяц 😉 Ирина Лой Посмотрите примеры
Быстрая регистрация в бесплатной CRM
Возможности
Помощь
Версии программы
Сотрудничество
Свяжитесь с нами
г. Москва, ул. Большая Серпуховская, д. 44, пом. I, ком. 20
Мы в соцсетях
Скачать CRM
Подписка на рассылку
Я пишу забавные письма 2 раза в месяц 😉 Ирина Лой Посмотрите примеры
Задать вопрос
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.
АВТОРИЗАЦИЯ
Согласие на обработку данных
Типовое согласие на обработку персональных данных
Пользователь, регистрируясь, оставляя заявку на обратный звонок или заполняя любую другую форму на интернет-сайте http://www.prostoy.ru и его поддоменах (продающих страницах, лендингах и т.д.), обязуется принять настоящее Согласие на обработку персональных данных (далее – Согласие). Принятием (акцептом) оферты Согласия является регистрация на интернет-сайте, заполнение формы заявки на обратный звонок или любой другой формы. Пользователь дает свое согласие ООО «1Т», которому принадлежит сайт http://www.prostoy.ru и которое расположено по адресу 115093 г. Москва, ул. Большая Серпуховская д. 44, пом. I, ком. 20, на обработку своих персональных данных со следующими условиями:
Сайт использует cookie с целью улучшения работы. Продолжая работу с сайтом, вы соглашаетесь с условиями Политики.
Используя этот сайт, вы соглашаетесь на обработку персональных данных на условиях Политики.
Еще 4 человека за последний час решили попробовать CRM «Простой бизнес»
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3
ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО
Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:
— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
— поздравительные письма и телеграммы;
Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.
Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.
Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:
— очередной порядковый номер;
В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
Отметка может проставляться от руки:
│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │
Или же с помощью резинового штемпеля:
│ «__» ___________________ 20__ г. │
Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.
ОАО «Бизнес Портал» г. Москва
Предложение по аренде складских помещений
После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.
При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.
Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.
Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?
Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.
В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?
Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.
Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.
Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:
— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
— заседания или принятия решения (для протоколов);
На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.
Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:
│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │
Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.
Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.
Как и Интернет-приложения, а также автономные почтовые программы, Microsoft Outlook позволяет отправлять сообщения, в том числе с вложениями, отдельным лицам и группам людей. Сообщения электронной почты составляются в виде текстового интерфейса, а затем отправляются через Интернет или сетевое подключение вашего компьютера. Каждое исходящее сообщение отправляется по различным каналам и серверам до того, как оно попадет к получателю.
Исходящие
Исходящие в папку «Отправлено»
После отправки сообщения из папки «Исходящие» оно перемещается в папку «Отправленные» Outlook, которая также указана в левой части диалогового окна программы Outlook. Вы можете получить доступ к папке «Отправленные», чтобы узнать, было ли отправлено конкретное письмо или группа писем.
Версии Outlook
Каждая версия Outlook включает папку «Исходящие» и папку «Отправленные». Большие сообщения, содержащие вложения и / или графику, в папке могут занимать длительное время для обработки и отправки сообщений. Как только большое сообщение отправлено, оно сразу же переместится в папку «Отправленные» Outlook.
Еще одна причина, по которой сообщения не отправляются из папки «Исходящие», заключается в том, что в Outlook не установлены определенные правила, предписывающие отправлять почту только в определенное время или при соблюдении определенного набора параметров. Параметры включают в себя не отправлять почту до тех пор, пока вы не нажмете вручную кнопку «Отправить / получить», только отправлять исходящую почту в определенный установленный час или только отправлять сообщения при отправке команды на закрытие Outlook.
Простые вопросы: что такое шрифт и что такое семейство шрифтов?
Что такое шрифт? Что такое семейство шрифтов? Когда были впервые изобретены шрифты? Каковы характеристики шрифта? Как хранятся шрифты в Windows?
Что такое 802.11ax, 802.11ad, 802.11ac и 802.11n? что такое Wi-Fi 6, Wi-Fi 5 и так далее?
Что такое Wi-Fi 6, Wi-Fi 5 или Wi-Fi 4? Что такое 802.11ax, 802.11ac или 802.11n? Что означают эти аббревиатуры? Что такое 802.11ad?
Что такое стекло гориллы? что такое 2.5d стекло? как они сравниваются?
Что такое Gorilla Glass? Что это значит? Что такое 2.5D стекло? Есть ли разница? Какое стекло лучше или долговечнее?
Как настроить почтовый ящик в Outlook 2016 (Декабрь 2021).
В статье мы рассмотрим, что такое SMTP-сервер. Для этого сначала разберемся, как работают почтовые серверы, что такое сервер входящей и исходящей почты и в чём их отличия.
Что такое почтовый сервер и как он работает
Почтовый сервер (сервер электронной почты) — это агент, который отвечает за прием и передачу сообщений в системе пересылки электронной почты. Чтобы лучше понять роль почтового сервера в этой системе, рассмотрим, как она устроена.
Система пересылки построена на взаимодействии нескольких сущностей — веб-интерфейса (или почтового клиента) отправителя и сервера отправителя, а также веб-интерфейса (или почтового клиента) получателя и сервера получателя.
Веб-интерфейс — это графический интерфейс электронного ящика. С его помощью отправитель формирует письмо — пишет текст, прикрепляет файлы и указывает адрес, а получатель просматривает содержимое письма и может определить адресата. Веб-интерфейс работает через браузер и требует подключения к сети. Примеры веб-интерфейсов: Mail.ru, Gmail, Яндекс.Почта. Почтовый клиент — это программа, с помощью которой можно контролировать несколько электронных ящиков и работать с ними из одного места. Для работы почтовый клиент не требует подключения к интернету. Примеры клиентов: Thunderbird, Mailbird Lite, Microsoft Outlook,TouchMail. То есть почтовый клиент и веб-интерфейс – это разные способы попасть в тот или иной электронный почтовый ящик.
За любым почтовым ящиком закреплены определенные почтовые серверы. Например, за почтовыми ящиками Mail.ru закреплены серверы компании Mail.ru Group, а за почтовыми ящиками Gmail – серверы компании Google.
Рассмотрим работу системы пересылки на примере. Допустим, ваш электронный адрес — test-site@mail.ru. Чтобы отправить сообщение, вы заходите в веб-интерфейс Mail.ru, пишете текст, указываете адрес и нажимаете «Отправить». После этого письмо попадает на один из серверов Mail.ru Group. Сначала сервер проверит письмо на спам. Затем он определит, какой из серверов соответствует адресу получателя и передаст ему письмо. Допустим, адрес получателя — test@gmail.ru. Значит письмо попадёт на один из серверов Google. Google-сервер также сначала проверит содержание сообщения, а затем отправит на Gmail. Только после этого получатель сможет посмотреть письмо.
Если адресат test@gmail.ru захочет ответить на письмо отправителя test-site@mail.ru, произойдёт то же самое, только в обратном порядке. При этом в пересылке письма могут участвовать уже совершенно другие сервер-отправитель и сервер-получатель. Поскольку между почтовым адресом и сервером нет конкретной привязки, клиент может выбрать любой из серверов системы, который соответствует критерию «входящий» или «исходящий».
Чем отличаются входящий и исходящий серверы
Любой сервер можно настроить по-разному. Выбор настроек будет зависеть от количества используемых машин, общей нагрузки и конкретных целей. Варианты настроек:
Как узнать, сервер входящей или исходящей почты используется? На это укажет тип протокола. В системе пересылки электронных сообщений серверы взаимодействуют между собой с помощью протоколов передачи данных. Сервер входящих сообщений работает благодаря протоколам POP3 и IMAP, а сервер исходящих благодаря протоколу SMTP. По типу протокола можно определить, какие настройки выставлены для машины.
Что такое SMTP-сервер
SMTP (англ. Simple Mail Transfer Protocol) — это сетевой протокол, который отвечает за отправление писем. Серверы, которые работают с помощью этого протокола, называются серверами исходящей почты. Их задачи:
Чтобы передать сообщение, SMTP-серверу сначала нужно установить контакт с сервером получателя (входящим сервером). Для этого серверы обмениваются командами через TCP-соединение. Такой обмен называют SMTP-сессией. Каждая сессия может состоять из одной или нескольких команд. Основные команды сессии:
Для работы SMTP использует три типа портов: 25 и 587 — для соединения без шифрования и 465 порт SSL SMTP (или SMTPS) — в случае защищенного шифрованного соединения.
Где и как можно настроить SMTP-соединение
Чтобы работать через SMTP-соединение, можно настроить сервер самостоятельно или использовать машину с уже готовыми настройками. Можно использовать следующие основные варианты:
Заказать у интернет-провайдера. В этом случае вам не придётся самостоятельно настраивать сервер. Однако вы можете столкнуться с ограничениями скорости и количества пересылаемых писем. Прежде чем выбирать этот вариант, уточните условия договора или свяжитесь со службой поддержки.
Настроить на базе хостинга. Если у вас есть сайт, для обмена сообщениями достаточно настроить сервер хостинг-провайдера. Например, можно настроить почту на хостинге REG.RU. В этом случае вы не будете иметь ограничений по количеству или скорости. При этом стоит учитывать, что ваш домен в любой момент могут заблокировать по жалобе от пользователей. Это скажется на репутации всего сайта.
Заказать на коммерческом сервисе. Этот вариант подойдет в случае, если вы планируете регулярные рассылки в больших масштабах. Использование специальных сервисов увеличивает шанс, что письма будут попадать не в «Спам», а во «Входящие». Чаще всего сервисы предлагают несколько вариантов тарифов. Чтобы выбрать оптимальный, рассчитайте примерное количество писем, которые вы планируете отправлять ежемесячно.
Настроить в бесплатном сервисе. Возможность отправлять письма через SMTP предусмотрена в любом современном почтовом сервисе. Так же как и в случае с хостингом, бесплатные сервисы имеют ограничения на количество рассылаемых писем. Чтобы эффективно использовать данный вариант, можно завести несколько аккаунтов и настроить распределенную рассылку.
Настроить в виртуальной среде. Этот вариант идеально подходит для массовых рассылок. В то же время он имеет значимые недостатки. Чтобы использовать виртуальную среду, её нужно грамотно настроить. Это потребует затрат — финансовых (если вы решите вызвать специалиста) или временных (если вы решите разобраться в настройках самостоятельно). Также вам потребуется выделенный IP-адрес.
Из статьи вы узнали, что такое сервер входящей почты. Теперь вы понимаете, как он работает и какие имеет преимущества, а также какие варианты настройки SMTP-соединения можно использовать.
