Что такое диаграмма спагетти
Диаграмма Спагетти
Суть метода заключается в нанесении на план-схему предприятия траектории движения сотрудников, транспорта или других объектов.
Например, в офисе выявляются ситуации, что часто взаимодействующие сотрудники сидят довольно далеко и периодических ходят друг другу. Нерационально расположенный принтер заставляет всех сотрудников каждый раз пересекать всё помещение забирая распечатанный документ.
Алгоритм составления диаграммы «Спагетти»
Понаблюдать за работником некоторое время. Определить основные материальные объекты, с которыми взаимодействует работник, и помещения в которые работник ходит, объекты которые работник огибает в время перемещений
Бланк диаграммы Спагетти можно скачать здесь.
Организация работы группы на кайдзен-сессии
Для составления диаграммы «спагетти» в рамках кайдзен-сессий необходимо:
Диаграммы спагетти могут быть использованы также для оценки перемещений клиентов в офисе и по территории предприятия. Это позволяет выявить излишние движения и сократить путь клиента, таким образом ускорив его обслуживание и облегчив жизнь.
Совершенствование процессов – это далеко не всегда сложные расчеты и математическое моделирование. Простые подходы, как например диаграммы спагетти, позволяют очень быстро достичь значительных улучшений.
Как повысить эффективность сотрудников с помощью ERP-системы (ч. 2): роботизируем бизнес-процессы
В предыдущей статье на простых примерах я показал, как можно привести в порядок некорректные данные в ERP-системе. Когда данные в порядке, можно приступать к роботизации бизнес-процессов.
Сразу дам два простых определения, чтобы мы правильно друг друга понимали, и не было разночтений в понятиях.
Это не энциклопедические знания, а моя точка зрения по опыту, и может не совпадать с вашей (поделитесь своей точкой зрения в комментариях):
Система управляет бизнес-процессом
Система налаживает коммуникации между участниками
Система выполняет часть задач бизнес-процесса
Система выполняет все задачи бизнес-процесса
Начинать роботизацию бизнес-процессов в ERP-системе можно с уровня 1 и постепенно доводить до уровня 3.
Рассмотрим бизнес-процесс «Проверка объяснительных от перевозчиков по рейсам с опозданиями»
Перевозчик выполнил рейс с доставкой продукции клиенту.
Логист проверил GPS-навигацию по выполненному рейсу и выявил опоздание на выгрузку.
Логист запросил в почте у перевозчика объяснительную по опозданию на выгрузку.
Перевозчик прислал логисту в почту объяснительную для рассмотрения уважительности причины опоздания.
Логист запросил у менеджера информацию, есть ли претензия от клиента по опозданию на выгрузку.
Менеджер связался с клиентом, выяснил отсутствие претензии у клиента и передал информацию логисту.
Логист собрал информацию от перевозчика и менеджера, и передал ее юристу на рассмотрение.
Юрист рассмотрел объяснительную перевозчика, изучил информацию от логиста, определил уважительность причины опоздания.
Логист связался с перевозчиком и передал информацию, что причина опоздания на выгрузку признана неуважительной и будет начислен штраф.
Если на шаге 2 логистом опоздание по рейсу не выявлено, то последующие шаги 3-10 не выполняются.
Участниками этого бизнес-процесса являются 5 человек. Важнейшую роль играет логист:
Логист управляет бизнес-процессом.
Логист является связующим звеном между участниками.
Логист выполняет свою часть задач.
Очевидно, что ход бизнес-процесса и сроки выполнения задач могут «зависать» на каждом шаге, если будет нарушена коммуникация между участниками или логист забудет, например:
Что, когда и у кого нужно запросить?
От кого, когда и что нужно получить?
Кому, когда и что нужно передать?
И это только проверка одного рейса по одному перевозчику. А когда в сутки больше 30 перевозчиков выполняют больше 200 рейсов, то процесс проверки объяснительных превращается в сущий ад, в котором царит хаос и неразбериха. Выглядят такие процессы примерно, как детские каракули (некий прообраз диаграммы спагетти).
Что такое «диаграмма спагетти»?
Анализ диаграммы спагетти в состоянии «как сейчас» помогает выявить неоптимальные марштуры и определить потенциал для ускорения и упрощения бизнес-процесса.
Обычно результатом анализа является визуальное представление варианта «как будет».
Пример диаграммы спагетти «до и после» (картинка взята из интернета)
Из примера видно, что оптимизированы не только перемещения, но и исключены лишние точки марштура.
Диграмма спагетти является одним из инструментов бережливого поизводства и отлично подходит для анализа бизнес-процессов, поскольку ее представление более наглядное, чем изображение карты марштура в виде классической блок-схемы.
Сотрудники постоянно что-то делают, постоянно находятся в процессе выполнения задач, желаемого результата нет, но этому всегда есть объяснение. Это неэффективно.
Почему ещё бизнес-процессы в компании становятся неэффективными, когда ими управляют сотрудники, а не система?
Пример несоответствия результата выполнения задачи ожидаемому результату
Когда система управляет бизнес-процессом, она может проконтролировать правильность выполнения задачи и не дать ее завершить, если не выполнены требования к ожидаемому результату.
Личный опыт: почему сначала лучше роботизировать простые бизнес-процессы?
Из описания бизнес-процесса проверки объяснительных можно понять, что он начинается раньше (как минимум, ему предшествует процесс получения перевозчиком рейсаи его выполнение) и имеет продолжение (как минимум, еще есть процесс начисления и удержания штрафа у перевозчика).
Поэтому рекомендую сначала роботизировать отдельные бизнес-процессы, а затем объединить их в более сложную логическую цепочку, чем сразу браться за сложные.
Такой подход позволяет выявить «узкие места» и устранить их до того, как бизнес-процесс будет роботизирован в системе.
Логику сложного бизнес-процесса понять и описать гораздо труднее и есть большая верояность, что будут упущены важные детали.
«Сборку» сложного бизнес-процесса из простых выполнять легче, чем делать «разборку» сложного бизнес-процесса на более простые.
Попытка роботизировать сложный бизнес-процесс может упереться в технические ограничения или долгий поиск решений, либо приведет к полному отказу от реализации в системе.
Как выглядит в ERP-системе роботизация бизнес-процесса проверки объяснительных перевозчиков
В этой статье я рассазывал об интеграции ERP с сервисом мониторинга автортранспорта Wialon, а в этой статье о личном кабинете перевозчика на сайте, интегрированном с ERP-системой через веб-сервис.
Как это происходит в системе:
(1) Ежедневно, по общему правилу, робот в ERP-системе устанавливает фактическое время прибытия по каждому выполненому рейсу (по данным Wialon).
Схема обмена данными между ERP и сервисом мониторинга автотранспорта Wialon
(2) При выявлении опоздания на выгрузку, робот в ERP-системе инициирует бизнес-процесс и передает в личный кабинет перевозчика запрос на представление объяснительной по рейсу с опозданием.
Список рейсов с опозданиями по доставке в личном кабинете перевозчика
(3) Перевозчик из личного кабинета отправляет объяснительную, которая попадает в ERP-систему. Робот в ERP-системе ставит задачи каждому пользователю для проверки опоздания:
Логисту, который взаимодействует с перевозчиками.
Менеджеру по продажам, который работает с клиентом.
Юристу, который делает заключение об уважительности причины опоздания.
(4) Логисту и менеджеру задачи ставятся одновременно, юристу задача ставится после выполнения задач логистом и менеджером.
Задачи по бизнес-процессу, который ставит робот пользователям в ERP-системе
(5) Результаты выполнения задач сотрудниками отображаются в карточке бизнес-процесса по рассмотрению объяснительной. Здесь же юрист указывает уважительность причины опоздания, на основании которой штраф начисляется (неуважительная) или аннулируется (уважительная).
Форма документа в ERP с информацией по опозданию перевозчика
(6) Опоздания по неуважительной причине собираются в течение месяца по каждому перевозчику. Информацию по всем опозданиям можно увидеть в отчете в ERP.
Пример отчета в ERP по опозданиям перевозчиков
(7) В начале нового месяца робот из ERP-системы формирует письма вложениями и отправляет каждому перевозчику уведомление о штрафах с отчетом по рейсам с опозданиями.
Исходящее письмо-уведомление перевозчику с вложениями, сформированное роботом в ERP Примеры сформированных роботом в ERP вложений для исходящего письма
(8) Робот из ERP-системы делает рассылку исходящих писем с уведомлениями о штрафах для всех перевозчиков.
Список отправленных роботом из ERP-системы писем на электронные адреса перевозчиков
Таким образом, бизнес-процесс выполняется под управлением ERP-системы. Сотрудники выполняют только свои задачи и НЕ заботятся о том:
Что, когда и у кого нужно запросить?
От кого, когда и что нужно получить?
Кому, когда и что нужно передать?
Преимущества роботизации бизнес-процесса:
2. Система выполняет коммуникации между всеми участниками (запрашивает объяснительные от перевозчиков, пишет и отправляет исходящие письма, передает информацию между сотрудниками).
3. Система выполняет часть задач бизнес-процесса (определяет опоздания по рейсам, заполняет бланки исходящих документов, формирует исходящие письма с вложениями).
Роль логиста по управлению бизнес-процессом сведена к минимуму — до исполнителя одной простой задачи от робота в ERP.
Постскриптум
Дело в том, что опоздание машины на выгрузку крайне негативно сказывается на взаимоотношениях с клиентами.
Системная проверка опозданий по всем выполненным рейсам позволила существенно сократить число опозданий перевозчиков.
В ноябре 2020 года опоздания перевозчиков не фиксировались:
На рейсах с доставкой опаздывал
каждый 6-й водитель
В декабре перевозчики получили первые письма с расчетом размера штрафов, но без начисления штрафа (предупреждение).
В феврале перевозчики получили письма с расчетом размера штрафов и удержанием 50% штрафа.
Уже к апрелю 2021 количество опозданий сократилось в 2 раза:
На рейсах доставкой опаздывал
каждый 12-й водитель (в 2 раза меньше по отношению к ноябрю)
Спасибо, что дочитали до конца!
Вы всегда можете выразить свое мнение в комментариях. Постараюсь на все ответить.
Что такое диаграмма спагетти
Диаграмма спагетти – это способ “графического измерения процесса”, который позволяет отразить движение людей, материалов или информации. Диаграмма спагетти в некоторых случаях позволяет даже получить числовую характеристику процесса, однако не в этом ее главное достоинство. Основное отличие от блок-схем заключается в возможности изобразить реальный процесс в виде. тарелки спагетти:
Для чего это нужно?
Блок-схема позволяет понять последовательность процесса. Диаграмма спагетти, в отличие от нее, позволяет представить протекание процесса в физическом пространстве. Даже самая стройная блок-схема в реальности может выглядеть так:
Диаграмма спагетти работы двух операторов в производственной ячейке
Участки с наибольшей концентрацией линий свидетельствуют о том, что в одном цикле оператор совершает несколько движений вперед и назад. Это может быть связанно с расположением компонентов, инструмента или неверной последовательностью выполнения операций. В любом случае, такие участки указывают на возможности для улучшения. К примеру, сократив дистанцию перемещения, можно снизить время цикла операции, а сократив количество манипуляций (перекладываний с место на место) с продуктом, можно снизить количество повреждений и т.д.
Правила построения диаграммы спагетти
Такого списка нигде нет, поэтому пришлось создавать его самому. Он ни в коем случае не претендует на звание всеобъемлющего. Более того, я буду рад, если вы сможете дополнить его своими наблюдениями или рекомендациями. Поле для комментариев под материалом всегда к вашим услугам. Кроме того, оставив отзыв, вы всегда получите уведомление о следующем комментарии к этому материалу.
Хотите получить максимум от диаграммы спагетти? Придерживайтесь следующего списка и не забывайте следить за его обновлениями:
Что делать с нарисованной диаграммой спагетти?
Допустим, опираясь на рекомендации предыдущего раздела, диаграмму спагетти мы все же построили. А дальше-то что? Надеяться, что если внимательно разглядывать хитросплетение линий, что-то да получится усовершенствовать в процессе? Э-э нет. Надежда практикам бережливых шести сигм помогает редко. Давайте-ка лучше посмотрим на полный спектр возможностей. Как анализировать? На что обратить внимание? Какие решения применить? Обо всем этом – ниже…
Итак, вы преследовали своих коллег несколько часов, что-то рисовали и теперь ломаете голову над тем, чтобы что-то улучшить? Еще перед тем, как мы обо всем этом поговорим подробнее, задумайтесь вот над чем: а почему ломать голову должны только вы? Почему бы не поделиться вашими наблюдениями с коллегами? Даже если они вам ничем не помогут в анализе, то как минимум избавятся от чувства преследования, которое вы могли у них вызвать. Я не вношу эту рекомендацию в список, но могу ей присвоить номер 0. Скажем, что это – начало.
Итак, у нас есть диаграмма спагетти, которая описывает текущее состояние процесса. На что обратить внимание?
Линии
Данные
Положение в пространстве
Теперь у вас не только диаграмма – текущее состояние процесса, но и полно моментов, на которые следует обратить внимание и проанализировать. Но что делать дальше?
Я более чем уверен, что этот вопрос вы не зададите, так как проделав все вышеописанное и опираясь на здравый смысл, вы сможете предложить множество решений. Но также я более чем уверен, что вам будет интересно ознакомиться со списком более-менее стандартных решений, которые применяются для улучшения ситуации после анализа, проведенного с помощью диаграммы спагетти.
Их всего 11. Хотя давайте договоримся: предложите 12-е, и я подарю вам пакет “101 инструмент вашего проекта шести сигм” или любую нашу книгу по вашему выбору.
Следующие две рекомендации в основном применимы к информационным потокам. Хотя ничего не мешает взглянуть и на материальный поток через их призму.
Все рекомендации выше помогут вам усовершенствовать процесс. Однако поле того, как вы добьётесь результата, многие рекомендуют нарисовать диаграмму спагетти заново и оценить все еще раз. Уверен, вы и сами догадаетесь сделать это, поэтому я не буду вносить эту рекомендацию в список. Однако, выполняя это упражнение, не забудьте, и это будет последней рекомендацией:
Диаграмма спагетти для потока информации
Существует одно значительное отличие диаграмм спагетти, изображающих движение людей или материалов, от диаграмм спагетти, которые показывают движение информации. Это отличие заключается в использовании чертежа или плана местности, по которой перемещаются физические объекты (люди и материалы). Такая диаграмма служит для того, чтобы наглядно отобразить “пробег” (дистанцию, количество шагов и т.д.), который необходимо осуществить для выполнения той или иной операции. Перемещение информации (чаще всего в электронном виде) не требует нанесение “спагетти” на чертеж или план здания, но применяется, чтобы наглядно представить количество манипуляций, передач информации (@-мэйлов, к примеру), задействованных в процессе лиц, реже очередь заданий или время ожидания выполнения операции.
Диаграмма спагетти согласования заявки на отпуск:
Основное внимание на такой диаграмме следует уделить:
Устраняя ненужные шаги процесса, можно как повысить скорость потока информации, так и снизить нагрузку на принимающих в нем участие людей.
Что такое диаграмма спагетти
Для составления диаграммы спагетти необходимо на подготовленном шаблоне или чистом листе нанести компоновку участка, в зоне которой перемещается сотрудник при выполнении операции, а затем нанести без разрывов траекторию его движения на этот лист. Рекомендуемое наблюдаемое время время около часа, но не менее 20 рабочих циклов выполнения операции. Если наблюдаемый сотрудник выходит из начерченного плана участка, то делается выноска и пишется, с какой целью сотрудник покидал рабочее место. После нанесения фактических линий перемещений сотрудника, просчитывается его общий пройденный путь и пересчитывается на один час или одну рабочую смену.
Очень часто при длительном наблюдении становится сложно подсчитать количество сделанных перемещений сотрудником, так как они превращаются в сеть рядом проходящих линий. Для этого, рядом с группой однотипных циклических подходов в процессе наблюдения регистрируются сделанные перемещения. Для удобства ведения счета используются следующие обозначения.
В большинстве случаев, получившаяся диаграмма перемещений напоминает миску со спагетти, поэтому и получила данное название.
Пример диаграммы спагетти представлен на рисунке ниже:
Для улучшения необходимо выстроить организацию протекания процесса таким образом, чтобы сократить муда-потери на перемещение, тем самым высвободив полезное время у сотрудника и облегчив ему работу. Данное высвобожденное время сотрудника можно занять дополнительной работой, добавляющей ценности процессу, проведя балансировку операций и тем самым сократить затраты в системе.
Анализ диаграммы спагетти для выработки решений по улучшениям может проводиться путем притягивания объектов за линии полученных траекторий перемещений, тем самым приближая объекты к зоне непосредственной работы и создания ценности для потребителя.
Следствием подобных улучшений, как правило, может стать снижение задействованных площадей для осуществления операции и повышение производительности данной операции. А в случае, если рассматриваемая операция является «узким горлышком» процесса, то может увеличиться и скорость генерации денежного потока.
Диаграмму спагетти можно использовать не только для анализа перемещения сотрудников. но и для изучения траектории перемещения материалов, изделий и полуфабрикатов, нанося их фактическое перемещение на плане участка.
Увидеть структуру сайта ЛинПро Вы можете здесь
Диаграмма Спагетти
Суть метода заключается в нанесении на план-схему предприятия траектории движения сотрудников, транспорта или других объектов.
Например, в офисе выявляются ситуации, что часто взаимодействующие сотрудники сидят довольно далеко и периодических ходят друг другу. Нерационально расположенный принтер заставляет всех сотрудников каждый раз пересекать всё помещение забирая распечатанный документ.
Алгоритм составления диаграммы «Спагетти»
Понаблюдать за работником некоторое время. Определить основные материальные объекты, с которыми взаимодействует работник, и помещения в которые работник ходит, объекты которые работник огибает в время перемещений
Нанести на бланке схему размещения выявленных объектов и помещений, в масштабе.
Понаблюдать за работником и отметить на диаграмме все его перемещения. 
Подсчитать расстояние, которое сотрудник проходит за час, за цикл (операцию) или на одно изделие (заказ).
Разработать решения позволяющие сократить потери на перемещения.
Организация работы группы проводящей кайдзен-сессию
Для составления диаграммы «спагетти» в рамках кайдзен-сессий необходимо:
— Определить перечень работников, за кем будет вестись наблюдение;
— Распределить объекты наблюдений между участниками рабочей группы. Разбить группу на минигруппы;
— Раздать бланки диаграммы спагетти;
— Объяснить рабочей группе суть задачи и алгоритм составления диаграммы;
— Каждая минигруппа выдвигается в гемба;
— Минигруппы наблюдают и зарисовывают диаграммы;
— По окончании наблюдения минигруппы возвращаются в класс и подводят итоги своей работы;
— Представители минигрупп выступают перед всей рабочей группой: докладывают о наблюдениях, а результатах подсчетов, вносят предложения по сокращению потерь на передвижение;
— Все принятые рабочей группой предложения вносятся в общий план внедрения улучшений;
— Диаграммы спагетти могут быть использованы также для оценки перемещений клиентов в офисе и по территории предприятия. Это позволяет выявить излишние движения и сократить путь клиента, таким образом ускорив его обслуживание и облегчив жизнь.
Совершенствование процессов – это далеко не всегда сложные расчеты и математическое моделирование. Простые подходы, как например диаграммы спагетти, позволяют очень быстро достичь значительных улучшений.