Что можно делегировать в жизни
10 важных принципов делегирования в жизни и бизнесе
Этот материал часть большого проекта про делегирование и личную эффективность, который мы сделали совместно с «Альфа-Капитал».
5 важных принципов делегирования в жизни
1. Определите, какие дела важные, а какие нет.
Можете использовать для этого матрицу Эйзенхауэра или так называемый «метод лягушек». Брайан Трейси в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку» предлагает использовать лягушку как символ неприятных для человека дел. Сядьте и составьте список самых неприятных дел. Под номером один пусть будет самая жирная «лягушка» — и так по нисходящей. Затем начните день с выполнения самой неприятной задачи — это принесёт облегчение. «Лягушек» поменьше можно делегировать другим.
2. Подумайте, кому вы можете делегировать дела.
Понятно, что разные дела требуют исполнителей разного уровня. Доверить своего ребёнка человеку с улицы вы не сможете, а будете скрупулёзно искать подходящую няню. Но с сервисом доставки или химчистки всё проще.
3. Сделайте таблицу, какие дела и кому вы отдаёте.
Это поможет не забыть, что сервис уборки приходит по вторникам и четвергам, а доставка продуктов приезжает раз в два дня по вечерам. Также можно написать список бизнес-задач, которые вы раздали на работе.
4. Контролируйте, но не беспокойтесь.
Конечно, любое дело, которое вы кому-либо поручаете, нужно контролировать. Но при этом не паникуйте. Позвольте тем, кто забрал у вас часть обязанностей, проявить себя. Ведь даже за няней или помощницей по дому вы не сможете всегда наблюдать.
5. Используйте освободившееся время, чтобы правильно отдыхать.
Бывает так, что мы вроде бы делегировали часть обязанностей, но всё равно чувствуем себя перегруженными и снова находимся «в завале». Скорее всего, это происходит из-за отсутствия тайм-менеджмента. Используйте такие сервисы, как Pomodoro Tracker, которые помогут держать истинные цели в фокусе и вовремя расслабляться.
5 важных принципов делегирования в бизнесе
1. Делегируйте обязанности или полномочия только непосредственным подчинённым.
Если в вашей компании несколько подразделений и других руководителей, нужно делегировать через них. Не следует передавать полномочия подчинённым, минуя их непосредственных начальников.
2. Передавайте полномочия с определённой целью.
Не стоит делегировать задачи только из-за того, что их не хочется выполнять. Делегирование должно преследовать вполне понятные цели, например — дать возможность сотруднику самому принимать решения и нести за них ответственность.
3. Функции, которые вы делегируете, могут быть сложными, но должны быть выполнимыми.
Нужно понимать, что сотрудник действительно сможет справиться с порученными обязанностями (что у него есть время и необходимые качества).
4. Ответственность лежит на руководителе.
Хотя сотрудник и разделяет меру ответственности за полученный результат, но в конечном итоге за всё ответственен тот, кто делегировал. Поэтому, если что-то не получится, нужно искать проблему в себе — возможно, вы не дали достаточно информации?
5. Делегирование должно мотивировать.
Сотрудник должен быть замотивирован на выполнение задач, которые ему были делегированы. В противном случае результата не будет.
Чек-лист “Как правильно делегировать”
Список, который поможет пошагово передать дела ответственному сотруднику.
Что такое делегирование: основные принципы и секреты эффективности
Содержание
Что такое делегирование
Делегирование — это передача задач или компетенций от руководителя к подчиненному. Делегирование отличается от обычного распределения обязанностей тем, что здесь передают задачи из «мира» руководителя.
Например, у руководителя назначена встреча с потенциальными партнерами. Он знает, что им важно наглядно увидеть показатели будущего проекта. Чтобы проиллюстрировать питч, эффективный руководитель придумает содержание презентации, а оформление делегирует сотруднику. Пока работник ее оформляет, менеджер сможет подготовиться к переговорам.
Что подойдет для делегирования:
Простые задачи, которые отнимают время и отвлекают от стратегической работы: регистрация на мероприятия, бронирование билетов и жилья для командировки, ручной перенос списка в Excel-таблицу.
Задачи, выполнять которые можно научить сотрудника, чтобы не заниматься ими самостоятельно: подготовка официальных запросов в госорганы, сбор информации о заказчике или конкурентах.
Задачи, в которых руководителю может не хватать компетенций: ведение личных страниц в соцсетях, разработка сайта-визитки, data-анализ.
Задачи, которые накладываются на другие важные процессы, но должны быть выполнены в любом случае: представительство компании, когда руководитель в командировке, простая коммуникация с подрядчиками.
В чем преимущества делегирования
Если управленец снимает с себя часть рутины, он освобождает время для работы над задачами более высокого уровня: планирования развития компании, анализа отчетов, переговоров с новыми партнерами. Делегирование помогает снизить риск срыва дедлайнов, а это повышает эффективность компании в целом.
Исследование Gallup показало, что средняя выручка компаний из списка Inc.500, чьи руководители владеют навыком делегирования на высоком уровне, в 2013 году оказалась на 33% выше, чем у фирм, чьи руководители имеют низкий уровень делегирования [1].
Кроме того, когда вы передаете часть своих дел сотрудникам, то даете им возможность перенять те навыки и знания, которые помогают принимать важные решения. Такой рост сотрудников ускоряет общий темп работы, а также защищает коллектив в экстренных ситуациях. Команда будет знать, что делать, если руководитель заболеет или уйдет в отпуск.
Когда начать делегировать
Ориентируйтесь на свое расписание. Если работа начала отнимать слишком много времени и личных ресурсов и крадет отпускные дни, стоит перераспределить нагрузку. Можно отдать часть задач текущим сотрудникам или нанять личного ассистента, в том числе удаленного.
Определить количество нагрузки поможет закон Миллера. В своей статье «Магическое число семь плюс-минус два» американский психолог Джордж Миллер отмечал, что человек может удерживать в кратковременной памяти не больше 7 ± 2 элемента [2]. Если в течение дня количество дел, о которых нужно постоянно помнить, приближается к этому значению или превышает его, это сигнал к изменению расписания.
Почему делегировать получается не у всех
Есть шесть основных причин, почему руководители отказываются передавать часть своих задач подчиненным или перестают это делать, столкнувшись с проблемами.
Выбирают не того сотрудника. Прежде чем отдать задачу, нужно понять, есть ли у подчиненного знания и навыки для ее выполнения, как задача от руководства соотносится с его карьерными интересами и целями и какая у сотрудника нагрузка. Лучше делегировать работникам, которые максимально близки к «операционке»: именно они знают все детали ежедневных задач.
Не хотят объяснять. Управленцам кажется, что они впустую тратят время на объяснения, хотя могли бы заниматься делом. Но если не давать четких инструкций, сотрудник ничему не научится и не сможет облегчить нагрузку руководителя. Чем конкретнее и понятнее вы объясните, что хотите от коллеги, зачем, когда и в каком виде это нужно, тем вероятнее он сделает все правильно.
Делегируют группе. Сотрудник должен понимать, за что именно и в какой срок он отвечает. Стоит отдавать работнику всю задачу сразу, чтобы он видел свою зону ответственности.
Поручают неверные задачи. Людям свойственно передавать решения, от которых зависят другие, чтобы избежать ответственности или осуждения [3]. Но руководитель не имеет права передавать некоторые дела сотрудникам, если это не их уровень принятия решений. К таким делам относят:
Вмешиваются в уже переданные задачи. Страх потерять контроль и перфекционизм заставляют некоторых руководителей встревать в работу и забирать у сотрудников задачи обратно со словами «я сам». Важно помнить, что работники, которые впервые занимаются порученным делом, могут выполнять его медленнее, чем хочется. Но это нормально — это часть их обучения.
Компетентный сотрудник научится и будет работать быстрее. Если у него возникают вопросы во время работы, стоит ответить на них и дать рекомендации, но не делать их вместо работника. А замечания полезнее давать к результату.
Не оставляют время на проверку. Для делегированной задачи нужно заложить время на обратную связь и доработку. Обратная связь — ключевой фактор успеха в делегировании. Она помогает повысить как уверенность работника в собственных силах, так и авторитет руководителя. Поэтому если отчет нужно сдать в следующий понедельник, стоит ставить дедлайн на пятницу, чтобы остался день на доработку.
При этом если принимать работу, которая не устраивает по качеству, сотрудник не научится выполнять задачи как нужно. А руководитель будет постоянно исправлять ошибки.
Как научиться делегировать
Необходимо разобраться, почему вы этого еще не делаете и где могут быть трудности. Например, перфекционизм, страх потери контроля или авторитета могут потребовать работы с психологом. Нехватка времени, боязнь ошибиться в сотруднике решаются через развитие soft skills и внедрение принципов тайм-менеджмента.
Чтобы эффективно делегировать:
Как уменьшить список дел занятой маме: 5 способов
Избавиться от лишних вещей и «дохлых лошадей»
Алена Мороз маркетолог, бизнес-консультант, автор проекта «Успевай с детьми!»
Вы честно составляете список дел на каждый день, но обычно не добираетесь даже до середины? Несделанное сигналит вам изо всех углов — стопками неразобранного белья, грудами вещей и игрушек, из которых дети уже выросли, немытыми окнами и плитой? Авторы книги по семейному тайм-менеджменту научат, как уменьшить количество дел.
Если до рождения детей на приготовление ужина можно было выделить час и больше, то теперь такую роскошь себе уже не позволить. Дети едят медленно, а после этого их нужно подготовить ко сну и уложить, и все это может затянуться на пару часов, которых у родителей просто нет, потому что по телевизору начинается футбольный матч, а в интернете — очередной вебинар.
Так что родителям постоянно приходится оптимизировать многие процессы, чтобы экономить время. Те, кто этому научились, успевают больше без каких-либо потерь эмоциональной энергии. Какими же навыками они овладели? Один из главных — уменьшение количества дел. Вот несколько способов уменьшить ваш список дел.
Уменьшение количества вещей
Уменьшение количества дел покажется каждому из нас естественным процессом в деле экономии времени. А количество дел напрямую связано с количеством наших вещей.
Среднестатистический человек в зрелом возрасте обладает примерно 10 000 предметов. С возрастом склонность к собирательству и любовь к вещам только усиливаются. В этом нет ничего страшного, но только не для родителей, которые хотят все успевать. Чистить, вытирать пыль, мыть, искать необходимые вещи в ворохе старых — эти задачи отнимают уйму времени.
Более того, вещи, которые вы не используете активно, это «вампиры», которые высасывают из вас энергию. Время от времени вы обращаете на них внимание: «Нужно бы выкинуть. Стоит кому-нибудь отдать. » — но не делаете этого. Вы можете значительно облегчить свою участь, если избавитесь от ненужного барахла или хотя бы рассортируете его.
Сокращать количество вещей наиболее эффективно еще до их приобретения. Всегда задавайте себе вопрос: «А сколько мне на эту вещь впоследствии придется потратить времени?». Возможно, желание покупать сразу отпадет.
Заметьте, что в нашем гардеробе тоже действует закон Парето: 80% времени мы и наши дети носим 20% имеющейся в нашем распоряжении одежды. Выявите эти 20%, уберите 80% оставшейся, и вы (как и ваш шкаф) вздохнете с облегчением.
Если не можете выкинуть эти вещи, то спрячьте их в коробку. Если на протяжении нескольких месяцев у вас не возникло потребности заглянуть в эту коробку, то можете смело от нее избавиться.
Наиболее подходящее время для ревизии шкафов — переход от одного сезона к другому. Вы не поверите, но с этой задачей можно справиться в считаные минуты (конечно, если шкаф не в самом запущенном состоянии). Главное, выделить на это время в своем ежедневнике, поставить детям коробку с игрушками неподалеку и начать.
Как избавляться от вещей? Детскую одежду можно предложить другим мамам. В Германии многие приносят коробки с одеждой прямо в садик и ставят их около двери с надписью «Дарим». К вечеру коробка пустеет, а лица родителей светятся радостью. Вы также можете воспользоваться одним из сервисов, который принимает вещи у населения.
Правило одного касания и правило двух минут
Оно позволяет быстро решать мелкие дела и звучит так: не откладывать решение о том, как распорядиться той или иной вещью, а решать сразу, как только вещь оказалась в ваших руках. Если не удается сразу решить ее судьбу, то можно хотя бы задать нужное направление. Например, пришло письмо об оплате счета. Можно положить письмо на холодильник, чтобы разобраться с ним позже, а можно (и нужно) сразу решить, кто и когда оплатит этот счет.
Правило одного касания можно применять и в других ситуациях для оптимизации процессов. Например, если у вас есть посудомоечная машина, приучить себя и всех членов семьи складывать всю посуду не в раковину, не на стол, а прямо в машину.
Правило одного касания очень просто в применении, если у вас дома есть структура, которая определяет движение различных вещей. Например, это расположение в шкафу вещей ребенка, которое удобно и понятно всем членам семьи. Зная, где находятся брюки, где платья, а где нижнее белье, не только мама, но и папа или ребенок постарше могут разложить чистую одежду по полкам.
Чтобы система порядка была понятна всем членам семьи, можно наклеивать на коробки с игрушками соответствующие картинки, на коробки с зимней обувью — бумажки с надписями и т.д.
Подумайте, где вы могли бы применить правило одного касания. Складывать белое белье сразу в машину, а темное и цветное в две разные корзины для белья? Поставить для рекламных газет, которые вы не читаете, специальную коробку около почтового ящика, чтобы не тащить их каждый день в квартиру? Брать с собой в магазин сумку для покупок, чтобы складывать товары у кассы сразу в сумку, а не сначала в тележку, а потом в машину? (Вы не поверите, но это экономит десять минут при каждой покупке и кучу сил, особенно если вы отправляетесь в магазин вместе с детьми.)
Правило двух минут созвучно с правилом одного касания. Только оно относится не к вещам, а к мелким делам. Если вы можете уладить какое-то дело в течение двух минут, сделайте это сразу.
Избавьтесь от «дохлых лошадей»
На Востоке есть такая пословица: «Лошадь сдохла — слезь с нее». Если мы от такой лошади не избавляемся, то или остаемся стоять на месте, или вынуждены тащить лошадь на своем горбу. Это дела, проекты, вещи, люди, отношения, которые мы храним, которым уделяем время и силы, но которые нам давно уже ничего не приносят.
Я избавилась от рассылок
Когда я в первый раз прочитала про «дохлых лошадей», то удалила около половины рассылок, которые приходили мне на ящик и отвлекали мое внимание. Мы уже давно переехали, а я все еще получала новости с портала недвижимости. Дети мои уже давно не младенцы, а я все еще была подписана на рассылку «Игры с малышами». Пусть я большинство из этих рассылок уже не читала, но как минимум раз в день их удаляла. И таких у меня оказалось штук пятнадцать! Сколько энергии и времени для других дел освободилось, когда я избавилась от этих «дохлых лошадей»!
Как обнаружить «дохлых лошадей»? Лучше всего периодически задавать себе вопрос об утилизации «дохлых лошадей» и отвечать на него письменно. Спрашивайте себя, составляя такой список, что из имеющихся занятий или отношений с другими людьми вам больше не приносит удовольствия. Что мешает двигаться вперед? Что угнетает? Составив список, решите, что делать с этими «дохлыми лошадьми».
Если дело для вас все-таки важно, то запланируйте в ежедневнике, когда вы его выполните. Если не важно, то забудьте о нем! Очень важно убрать с глаз долой все следы об этом деле, чтобы не навевать воспоминания. Например, уберите в шкаф книгу, которую никак не можете прочитать. С людьми и отношениями, конечно, так просто поступить не получится, но возможно, вам нужно всего лишь избавиться от вещей, которые связаны с каким-то человеком, или инициировать всего лишь один разговор, чтобы изменить ситуацию.
Делегирование
Ни один опытный родитель не отказывается от помощи. Однако именно делегирование, а не единовременные просьбы о помощи, позволяет значительно оптимизировать процессы в вашей жизни. Делегированием вы занимаетесь один раз для многократного выполнения работы, просьбы о помощи — индивидуальны и требуют больших затрат времени, нервов и сил.
Если вам на работе приходилось руководить, вы знаете, что лучший руководитель — это тот, кто все может сам, но не делает этого, потому что для каждого задания находит подходящего исполнителя, причем такого, которого не нужно постоянно контролировать. Вспомните о том, что именно вы — руководитель в семье, и ваше право — решать, что вы делаете сами, а что отдаете на исполнение другим.
Делегирование обязанностей начинается с установления перечня дел, с которыми вы постоянно не справляетесь. Если не любите мыть пол, время подумать о приобретении робота-пылесоса. Если некогда штопать белье, попросите маму или свекровь. Возможно, они тихими вечерами страдают от ничегонеделания, и детские дырявые штанишки напомнят им о любимых внуках! Вечером вы с ног валитесь от усталости? Пришло время освободить это время — делегировать мытье посуды посудомоечной машине или мужу.
После установления потребности вам предстоит найти подходящего помощника. В первую очередь подумайте о технике. С техникой не нужно строить отношения, ее не нужно просить. За технику вы платите один раз, ставите ей задачу, и она делает свое дело.
Если техники для нужных вам дел еще не придумали или она вам не по карману, то вы можете делегировать полномочия близким или специально нанятым для этого людям.
Очень важно, занимаясь делегированием, решать проблемы системно. То есть не вызывать один раз уборщицу помыть окна, а попросить ее приходить раз в месяц или раз в две недели для выполнения работ, до которых у вас не доходят руки. Это будет не так накладно, но помощь окажет вам значительную. Таким образом вы высвобождаете личную силу на другие, более важные дела.
Делегируя полномочия, постарайтесь дать подробные инструкции, особенно если они непосредственно касаются ребенка. Однако не стоит контролировать каждое действие помощника. Смысл делегирования — не только получить дополнительное свободное время, но и освободить голову от необходимости думать о делегируемой задаче.
Нашла помощников в своем подъезде
Нам очень повезло с соседями. Для нашей дочки они — как еще одни бабушка с дедушкой. Пока она гостит у соседей (кстати, проводит время с большой пользой — помогает по хозяйству, учится печь блины и т.д.), мы с мужем можем немного передохнуть.
Самый умный. Как научиться делегировать, чтобы выжить
Делегировать или нет? Коротко отвечаю: «Конечно, делегировать». Но как на это решиться? Давайте вообще попробуем разобраться, почему многие бизнесмены боятся этого, почему делегирование кажется многим опасным и почему все-таки стоит отважиться.
Существует несколько опасных стереотипов:
Если вы вдруг обнаружили у себя в голове одну или больше таких установок, то забудьте про удовольствие от работы и про успешный бизнес. Расскажу кратко о проблемах, с которыми я сталкивался, когда начинал свой бизнес.
В 2000 году мы с партнером основали компанию СДЭК. Основным видом деятельности компании была экспресс-доставка документов и грузов по России. Мы начинали бизнес без денег, без связей и без знаний про доставку. Я с самого начала доверял людям, был готов к игре вдолгую. Я не стеснялся быть дилетантом в глазах своих сотрудников и пытался брать людей, которые сильнее меня. Я нормально отношусь к ошибкам и своим, и своих сотрудников. Как можно расти, не совершая ошибок? Никогда не понимал директоров, которые тотально контролируют работу сотрудников, я не из таких. У меня была мечта — найти «волшебного» менеджера, которому можно рассказать про компанию, про цели, и дальше он будет сворачивать горы.
В результате моего безграничного доверия я получил сбежавшего с деньгами главного бухгалтера, вскрывшего сейф курьера, бесконечное количество директоров, ушедших с базой клиентов и открывших свой бизнес с похожим названием и видом деятельности. Первые семь лет мне было безумно трудно, у меня не было команды. У меня было открыто 20 филиалов, но 18 из них приносили убыток, и мне очень сильно хотелось уволить 18 директоров. Я работал 24 часа в сутки без выходных и отпусков. Мой телефон всегда был раскален от звонков, в мой кабинет всегда стояла очередь.
Было очень тяжело. Я нормально относился к таким урокам жизни, поэтому долго не горевал, но сделал следующие выводы:
Доверие — это здорово, но без контроля точно ничего не выйдет. Мы разработали систему KPI, систему отчетности, и стало легче.
Ничего не получится, если ты не в теме. Необходимо погружаться в бизнес-процессы хотя бы на «верхнем уровне».
«Волшебных» людей не существует. Это было главным моим разочарованием в жизни.
Я ведь и правда верил, что можно нанять очень дорогого специалиста и он все сделает. Я брал на работу очень дорогого финансового директора, которая все время убеждала меня в невозможности сделать нормальную отчетность в нашей компании. Она демотивировала весь состав топ-менеджеров. После того как я уволил ее, ко мне пришла молодая девушка с очень скромным послужным списком и за два месяца сделала то, что, якобы, было невозможным.
То же самое было с директором по HR. Она была безумно дорогая для меня, однако кроме красивых слов и брошенного на середине проекта ничего не произошло. После пришла девушка, окончившая девятимесячные курсы HR, и сделала то, чем я сейчас горжусь.
Потом появился коммерческий директор, который знал и умел больше, чем я, и который впоследствии построил самую большую структуру в компании. Я стал больше обращать внимание при подборе на ценностные установки, чем на профессионализм. И это сработало.
Так со временем у меня появилась команда единомышленников. Мне удалось внушить менеджерам мысль про то, что самая важная цель для них — это тоже формирование команды. И сейчас на каждой планерке, помимо KPI, мы всегда обсуждаем команду каждого из них. Очень важно, когда в компании команда есть и во второй линии. Это тот самый «золотой фонд», который готов на подвиги. Когда мы открываем новые филиалы, то возглавляют их уже проверенные бойцы, выращенные внутри.
Знаете, что произошло? У меня не звонит телефон на работе. Почти все вопросы могут решаться без меня, а когда я уезжаю в отпуск, то дела почему-то идут лучше.
Мой совет всем начинающим бизнес: сделайте построение команды самой важной задачей в жизни, и тогда вопрос делегирования отпадет сам собой.
Делегирование: почему не получается и что делать
Живете в режиме постоянного цейтнота и ничего не успеваете, заработали проблемы со сном и снижение концентрации? Скорее всего, это значит, что пора осваивать делегирование. И чем раньше, тем лучше, пока вы окончательно не провалились в эмоциональное выгорание, не потеряли вкус к работе и жизни вообще.
Но, как говорится, легко сказать. На практике освоить делегирование удается не всем. Трудности возникают даже у явных лидеров и прирожденных руководителей. Согласно исследованию профессора Лондонской бизнес-школы Джона Ханта, делегируют полномочия и делают это успешно только 10 % менеджеров.
В статье разбираемся, почему делегирование – это непросто, как решить возникающие проблемы и, наконец, освободить себя от рутины для более важных стратегических задач.
Почему делегирование так важно
Когда человек начинает свой бизнес, на первых парах часто он делает все сам, если это не новый проект состоявшегося предпринимателя, у которого есть команда или достаточный капитал, чтобы сразу ее собрать. Владелец сам считает налоги, ведет документооборот, занимается основной производственной деятельностью. Со временем он нанимает бухгалтера, секретаря, продавца и делегирует им часть функций.
Обычно делегирование рассматривают в контексте руководителей и топ-менеджмента организаций. Однако этот навык пригодится и рядовым специалистам, у которых в подчинении есть хотя бы один ассистент. А еще фрилансерам и самозанятым, которые хотели бы масштабировать доход.
Например, у специалиста по контекстной рекламе есть рутинные задачи, которые отнимают много времени. Составление объявлений, кластеризация семантики, заполнение настроек в рекламном кабинете – все это можно упаковать в стандартные чек-листы. А значит, можно и делегировать. Еще есть сопутствующие операции, например управление финансами и ведение документооборота, которые стоит делегировать в первую очередь, чтобы сосредоточиться на основных процессах.
Делать все самому или делегировать и взять два дополнительных проекта?
Однако делают это немногие, и среди фрилансеров, и среди руководителей, и среди владельцев бизнеса. Одна из причин может крыться в том, что не все до конца понимают, зачем это нужно – и так ведь работает. Поэтому для начала разберемся, почему освоить делегирование так важно и что оно помогает делать.
Эффективно использовать время. Как ни печально, в сутках всего 24 часа. А еще надо спать, заниматься бытовыми делами, общаться с близкими и находить время для себя. Если человек в бизнесе или на фрилансе пытается все делать сам, обязательно что-то страдает. Или не остается времени на жизнь, или не доходят руки до стратегически важных дел, от которых зависят доход и развитие, – все съедает операционка.
Смотреть на процессы глобально. Когда руководитель или владелец бизнеса тонет в операционке, у него не хватает времени и фокуса, чтобы увидеть проект в целом, найти проблемы и точки роста.
Развивать сотрудников. Если говорить про бизнес, в котором уже есть наемные рабочие, без делегирования они не растут профессионально. Или растут медленнее, чем могли бы.
Масштабировать бизнес и прибыль. И бизнесмену, и фрилансеру важно масштабировать свое дело: получать больше крутых проектов и повышать доход. Это невозможно без делегирования как минимум потому, что ресурсы – и временные, и человеческие – ограничены. На старте проект развивается за счет увеличения нагрузки на его владельца, но рано или поздно увеличивать ее станет некуда и процесс остановится.
Развивать управленческие скилы. Делегируя, руководитель учится грамотно ставить задачи, подбирать исполнителей в соответствии с их квалификацией, мотивировать и т. д. Все это прокачивает навыки управления бизнесом и командой, что в будущем поможет построить более эффективные процессы и повысить продуктивность коллектива.
Пока вы оцениваете свою ситуацию и решаете, пора ли вам начинать делегировать, мы переходим к причинам, по которым что-то может пойти не так.
Почему не получается делегировать и что делать
Причины, по которым делегирование не работает, могут быть индивидуальны. У людей есть свои внутренние психологические барьеры: страхи потерпеть неудачу, оказаться ненужным, потерять контроль и еще много всего. Здесь трудно сказать что-то конкретное, нужно искать проблемы внутри себя самостоятельно или с психологом.
Мы же выделили 6 объективных трудностей, с которыми сталкиваются руководители, владельцы и фрилансеры при попытках делегировать.
Неправильная постановка задачи
Когда у человека нет опыта делегирования, кажется, достаточно сказать «сделай то-то и то-то» и получишь нужный результат. Но так не работает. Сотрудник приходит с выполненной задачей, а там все не то и не так.
Например, специалист по контекстной рекламе взял помощника, дал ему список ключей и поручил составить объявления для кампании. Новичок присылает файл, а там фразы не вписаны, по символам заголовки не укладываются в ограничения, преимущества не те. Почему так получилось? Все просто – помощник первый раз берется за эту задачу и не знает нюансов, а специалист подумал, что это очевидно и само собой разумеется.
Решение. Чтобы не получить непредсказуемый результат и не разочароваться в делегировании навсегда, учитесь правильно ставить задачи: конкретно, со сроками и описанием результата, который должен получиться. Учитывайте профессиональный уровень человека, которому поручаете дело. Если это новичок, не лишним будет составить подробную инструкцию, прописать технические требования, предусмотреть все моменты, в которых можно допустить ошибку.
Из чего состоит правильно поставленная задача
Перфекционизм
Перфекционисты уверены, что все должно быть сделано идеально. Они требуют этого и от себя, и от других. При этом часто уверены, что лучше них не сделает никто. Таким людям психологически сложно делегировать, ведь результат не будет так хорош, как хотелось бы. Из-за этого затягивается завершение задачи: человек доделывает сам или отправляет на бесконечные доработки, пока не станет идеально.
Представьте, вы доверили создание креативов дизайнеру, а там то шрифты не те, то цвета, то акценты. Количество итераций приближается ко второму десятку, а кампанию пора запускать. Плюнули, сделали сами и отказались от делегирования.
Решение. На самом деле, перфекционизм мешает не только делегировать, но и жить вообще: работать, развиваться, строить отношения. Поэтому верным решением здесь будет, если не избавиться от него, то хотя бы взять под контроль. А для этого первым делом стоит признать проблему, научиться отпускать ситуацию и разрешить ошибаться – себе и другим. Подробнее о борьбе с перфекционизмом читайте в нашей статье.
Бывает и так
Нехватка времени
Парадоксально, но чтобы освободить время с помощью делегирования, сначала надо это время потратить. Подбор сотрудников и подрядчиков, стандартизация процессов, создание инструкций и чек-листов, постановка задач, обучение и контроль на первых порах – все это время.
Когда человек живет в режиме бесконечных авралов, выкроить на это хотя бы пару часов в неделю бывает очень сложно. Пора запускать кампанию, по трем другим накопилась статистика – надо оптимизировать, а еще переговоры с новым клиентом и обсуждение дальнейшей стратегии со старыми. Когда тут искать и учить помощников?
Решение. Тут не поможет ничего, кроме грамотного планирования и высвобождения времени на делегирование. Да, всегда кажется что текущие операционные и производственные задачи важнее: работа сама себя не сделает, а это может и подождать. Но рассуждая так, человек никогда не выберется из беличьего колеса, а оно будет вращаться все быстрее.
Поэтому просто остановитесь и представьте: вы один раз потратите 10–20 часов на то, чтобы делегировать задачу, которая отнимает у вас 10 часов в неделю. Это время можно потратить на обучение и развитие или взять новые проекты – и то, и другое поможет увеличить доход.
Конечно, увеличить доход от контекстной рекламы можно и по-другому, подключившись к партнерской программе Click.ru. Она позволяет получать до 18% от рекламных расходов клиентов. Но освоить делегирование все равно стоит: больше клиентов, больше бюджет, больше отчисления.
Сколько времени вы потратите на отлаживание делегирования и сколько можете освободить с его помощью
Нет конкретных целей
Выше мы говорили, что руки часто не доходят до делегирования, потому что непонятно, зачем. Но даже осознание преимуществ может не мотивировать, потому что перед глазами нет четкого и измеримого результата. Мы не видим, куда придем, если будем делегировать, да и так вроде все нормально работает. Вроде бы и надо, а вроде бы и ни к чему.
Решение. Сдвинуть процесс с мертвой точки может помочь постановка цели делегирования по всем правилам: четкой, конкретной, реалистичной, измеримой и ограниченной во времени.
Например, специалист-фрилансер в начале года говорит себе: хочу к концу года зарабатывать в 2 раза больше. Если все оставить как есть, ничего не получится: он достиг потолка, проектов больше, чем есть в работе, взять не получится, да и средний чек находится уже почти на максимуме по рынку. Выход – собирать команду и делегировать. И когда на горизонте виден увеличившийся вдвое доход, выкроить время на поиск и обучение будет проще.
Схема правильной постановки целей по принципам SMART
Нет стандартизированных процессов
Эта проблема чаще всего проявляется, когда мы делегировать уже начали, но не сработало. Вместо того, чтобы экономить время, мы тратим его еще больше, и конца этому не видно.
Например, специалист по контекстной рекламе решил доверить ведение простых проектов помощнику-новичку, а четких алгоритмов, чек-листов и инструкций не дал. В итоге человек сначала собрал семантику и написал объявления, потом стал бриф смотреть – пришлось переделывать. Специалисту прилетает по 20 вопросов в час, и времени на это уходит столько, что проще и быстрее сделать самому.
Решение. Чтобы избежать такого сценария, начинать делегирование стоит со стандартизации процессов. Это тоже требует времени, но вложения окупятся. Составленные один раз алгоритмы и инструкции сэкономят десятки часов в будущем.
Простые чек-листы легко собрать в «Google Таблицах»
Попытки делегировать не то
Руководитель решил заняться делегированием, но поручает помощнику самые мелкие и простые задачки, которые и времени-то отнимают не так много. Например, ответы на письма и сообщения, когда их приходит до десяти в день делегировать бессмысленно: вы почти ничего не сэкономите.
Другая крайность – делегирование стратегически важных направлений, которые целесообразно делать самому. В примере со специалистом по контекстной рекламе это могут быть переговоры с клиентами. У наемного сотрудника нет такой мотивации получить клиента, как у самого специалиста. Да и тонкие вопросы условий сотрудничества он решить не сможет: он не знает, где можно уступить по деньгам или согласиться на углубленную отчетность, чтобы получить крутой проект.
Решение. Чтобы делегирование приносило результат, важно перепоручать только те задачи и функции, которые:
отнимают у вас много времени;
не критичны для существования проекта;
сотрудник или подрядчик сможет выполнять без потери качества.
Что можно и нельзя делегировать
6 полезных книг о делегировании
Напоследок хотим поделиться подборкой книг, которые помогут лучше разобраться в нюансах делегирования:
«Успех чужими руками. Эффективное делегирование полномочий», Мария Урбан;
«Как делегировать полномочия. 50 уроков на стикерах», Сергей Потапов;
«Делегирование полномочий», Кейт Кинан;
«Делегирование и управление», Брайан Трейси;
«Одноминутный менеджер и ситуационное руководство», Кеннет Бланшар, Патриция Зигарми, Дреа Зигарми;
«Семь навыков высокоэффективных людей», Стивен Р. Кови.