Бэк в банке что это
Что такое бэк офис, фронт офис и мидл офис
Иностранные термины врываются в нашу жизнь огромным потоком. Трудно разобраться, что стоит за тем или иным определением. В этой статье мы остановимся на нескольких базовых понятиях, которые фигурируют в деятельности офисных работников.
Архитектура бизнеса
Практически каждая компания имеет свой офис. Это может быть небольшое помещение с 2-3 рабочими местами или огромное многоэтажное здание с тысячами работников. В крупных фирмах есть несколько групп сотрудников, которые выполняют разные виды работ, создают структуру компании:
Бэк офис — что это простыми словами
В каждой компании это разные отделы. Их объединяет деятельность, связанная с поддержанием работы в рамках определенных критериев, которые устанавливаются индивидуально.
Бэк-офис, как правило, включает управление договорами, подготовку, исполнение соглашений, контроль за финансовыми операциями, внутренним распорядком, ведение дел, администрирование, а также работу с жалобами, претензиями клиентов.
В небольших компаниях объединяет бухгалтерию, отдел кадров, юридические службы, секретариат и аналитиков. Это позволяет предприятию избежать лишних затрат, так как все отделы работают централизованно.
Фронт офис
Работа с клиентами — главная задача фронт-офиса. Здесь трудятся все те, кто выстраивает долгосрочные отношения с партнерами, заказчиками: менеджеры по продажам, консультанты, продавцы, брокеры, специалисты по ведению сайтов с продукцией. От этой категории работников зависит прибыль компании. Они должны обеспечить клиентам приятную атмосферу для взаимодействия. К функциям относят:
Фронт-офис работает по принципу «одного окна»: клиент взаимодействует только с одним представителем компании, что экономит время, силы, нервы.
Мидл офис
Здесь можно встретить административных работников, управленцев. Отделы обеспечивают связь между фронт и бэк-офисом — «среднее» звено. Сотрудники не имеют прямого контакта с покупателями, но работают над системой продаж. Они проверяют данные полученные от фронт-офиса, решают текущие вопросы.
Мидл-офис — самый сложный уровень бизнеса. Сотрудники решают вопросы не только с партнерами, руководством, коллегами, самостоятельно принимают решения по выявленным проблемам.
Кто главный?
Можно сделать вывод, что отсутствие одного элемента в системе нарушит деятельность компании, приведет к многочисленным сбоям в работе. Ведь каждое структурное подразделение обеспечивает важную сферу ведения бизнеса.
Синергия всех отделов — залог эффективности компании.
В российском обиходе появилось новое англоязычное слово «бэк-офис». Что это такое? Какие функции выполняет? В каких компаниях существует? Попытаем разобраться более подробно.
Бэк-офис. Что это такое?
Данные подразделения существуют во многих организациях. Бэк-офис – это отдел или департамент компании, имеющий определенные функции. Речь идет о рутинных, административных и обслуживающих. Традиционно в функции входят также информационные технологии (администрирование и служба поддержки), отдел кадров и бухгалтерия.
В некоторых организациях отдельно прописаны дополнительные направления работы, которые должен выполнять бэк-офис. Что это? Нередко сотрудники данного отдела занимаются статистическим и аналитическим учетом продаж, закупками, складскими остатками и ведением архива.
История появления бэк-офиса
Сотрудники его должны также соответствовать по стилю одежды и поведения. Это публичная сторона любой компании.
На втором плане традиционно располагался бэк-офис. Это такое место, в котором осуществлялось само производство, находилась система административных помещений, различных отделов, складов и прочее.
Поэтому данные территории традиционно были грязноватые, мрачные и не очень ухоженные. За презентабельностью данных помещений не очень следили, так как клиенты в них никогда не появлялись. Естественно, к внешнему виду сотрудников не предъявляется специальных требований. В большей степени уделялось внимание профессиональным умениям и навыкам.
Данное разграничение офиса на два крупных подразделения, которые выполняют разные функции, хорошо себя зарекомендовало и существует до настоящего времени.
Сотрудники фронт-офиса создают красивую «картинку» для компании. В то же время именно благодаря персоналу back-office происходит развитие и процветание компании. Почему? Давайте рассмотрим.
Значимость и важность бэк-офиса для развития компании
Практика показывает то, насколько велика роль данного подразделения для организации.
Во-первых, бэк-офис помогает поддерживать репутацию компании в ситуации жесткой конкуренции. Естественно, если сотрудники хорошо и четко выполняют свои обязанности. Ведь для любого клиента основным критерием хорошей компании является качественно оказанная услуга. Благодаря сотрудникам back-office совершается полный цикл той или иной операции.
Во-вторых, управление рисками также осуществляет бэк-офис. Что это приносит компании? Именно сотрудники данного отдела составляют отчеты, подбирают данные, факторы и делают расчеты, на основании которых принимаются управленческие решения. Поэтому правильность и точность их очень важна для будущего компании. Сотрудники же выполняют крайне ответственную работу, снижая значительно риски.
В-третьих, служба бэк-офис занимается также разработкой новых методов экономии и рационализаторских предложений. Естественно, напрямую сотрудники финансовые средства для компании не зарабатывают. Но они могут косвенно влиять на этот процесс.
Бэк-офис в банке
Является операционно-учетным подразделением. Благодаря его работе, обеспечивается деятельность основных отделов.
Бэк-офис занимается учетом и регистрацией сделок с ценными бумагами, управлением пассивами и активами, а также расчетами с клиентами. Но это только вершина айсберга.
Бэк-офис выполняет операции по оформлению кредита. Помимо этого, сотрудники нередко занимаются открытием счетов, осуществлением бухгалтерских операций и управлениями рисками.
Бэк-офис. Документарное оформление и сопровождение сделки на рынке ценных бумаг
В банках бэк-офис нередко состоит из нескольких подразделений. Особенно, если организация совершает большое количество сделок на рынке ценных бумаг. В обязанности сотрудников входит электронное и документарное оформление, их сопровождение. Остановимся на этом более подробно.
Во-первых, работник back-office осуществляет ведение журнала регистрации сделок, оформляет договор купли-продажи ценных бумаг определенного эмитента.
Далее происходит процесс перерегистрации ценных бумаг. Речь идет о передаче прав собственности. Для «запуска» данного процесса сотруднику бэк-офиса необходимо оформить передаточное распоряжение и узаконить текущую сделку.
После того как осуществлена перерегистрация и подтверждающий документ получен, работник контролирует процесс окончательного расчета.
На сотрудника бэк-офиса накладывается очень большая ответственность. При наличии малейшей неточности в процессе оформления документов сделка признается недействительной. В результате пострадает клиент, а компания получит серьезные убытки.
Помимо этого, бэк-офис занимается аналитическими (внутренними) сделками между подразделениями в организации в системе перераспределения финансов.
Для сферы торговли в последние годы нередко используют разнообразные программы автоматизации back-office.
Бэк-офис в сфере розничной торговли
При организации бизнеса перед руководителем стоит много проблем. Необходимо обеспечить торговый зал товаром, автоматизировать складской учет на предприятии, управлять ценообразованием, взаимодействовать с поставщиками и филиалами.
Для того чтобы решить эти и многие другие задачи, как было отмечено, имеются специальные программы для бэк-офиса.
В системе розничной торговли сотрудники такого подразделения помогут контролировать приход и отпуск товаров, списывать и перемещать, переоценивать, осуществлять возвраты, кассовые и банковские операции, работать с торговым оборудованием.
Программный пакет может иметь разную комплектацию: непродовольственная розница, магазин у дома, мини-маркет или супермаркет. В настоящее время существует выбор.
Бэк-офис в сетевой торговле
Основными направлениями работы в сетевой торговле являются:
Для облегчения работы и обеспечения взаимодействия офиса с сетью торговых точек, нередко используют автоматизированный вариант back-office. Данные программы позволяют организации более эффективно и быстро работать.
Бэк-офис в предприятиях общественного питания
В работе у сотрудников back-office предприятия общественного питания в основном текущие операции. В них традиционно входят следующие:
В зависимости от того, каков объем и оборот организации, бэк-офис в торговле насчитывает обычно от трех до тринадцати-пятнадцати человек.
В настоящее время, как было отмечено, существуют автоматизированные системы, позволяющие облегчить осуществление операций, которые должны выполнять сотрудники. Это, естественно, положительный момент для руководителя организации. Но не всегда для работников. Практика показывает, что приобретение автоматизированных систем, выполняющих большую часть работы back-office, приводит к сокращению штата.
Финансовая сфера
Бэк-офис — святая святых или ахиллесова пята?
Есть общее для всех банков правило: бизнес начинается с фронт-офиса. Однако по мере обострения конкуренции и развития технологий на первый план все больше выходят не проблемы визуального оформления отделений, а вопросы управления информацией, установления контроля за выполнением операций, проблемы отслеживания процессов исполнения клиентских заявок.В результате доходность банковского бизнеса начинает напрямую зависеть от того, удается ли банку наладить эффективную работу своего бэк-офиса и разработать такую систему риск-менеджмента, которая минимизирует возможность совершения фатальных для банка ошибок.
Учет, сопровождение, информация — все в одном
Развитие платежных систем в России во многом обусловлено тем, что с ростом рынка розничных финансовых услуг существенно увеличился спрос на пластиковые карты. На сегодняшний день они уже стали универсальным средством доступа к банковским продуктам по всем каналам обслуживания, считает Екатерина Антонова, менеджер отдела маркетинга компании БПЦ. В последнее время наблюдается увеличение доли кредитных карт в общем объеме выпуска, что является следствием роста популярности услуг розничного кредитования. Повсеместное распространение получили карточные продукты международных платежных систем, так как сегодня клиенты банков ожидают, что их пластиковые карты будут приняты в любом банкомате, торговой сети или электронном магазине в любой стране мира.
В первые десять лет существования российской финансовой системы на банковском рынке можно было наблюдать такую картину: в наиболее «продвинутых» банках бэк-офис существовал как некий вспомогательный «теневой центр» по отношению к фронт-офису. Коль скоро функции его не были ни четко сформулированы, ни четко прописаны, он занимался преимущественно решением вопросов, которые делегировались ему сверху, например бухгалтерскими расчетами или документацией проведенных сделок на фондовом рынке страны. В менее крупных банках дела обстояли и того печальнее: там бэк-офис отсутствовал как факт, а те функции, которые теперь традиционно выполняются им, делились частично между фронт-офисом и бухгалтерией. Однако такая «раздробленность» полномочий часто оборачивалась проблемами с обработкой информации, с осуществлением расчетов и ведением учета операций. Сказывалась при этом и нехватка рабочих рук: до кризиса 1998 года в бэк-офисах российских банков работали в среднем от 3 до 15 человек, что приводило к обострению человеческого фактора — многочисленным ошибкам в документации и при проведении сделок.
Преодоление последствий «черного августа» отодвинуло проблемы функционирования бэк-офиса банка на второй план, однако последующий рост доходности банковского сектора, обострение конкуренции между банками и выход на российский рынок «дочек» иностранных финансово-кредитных структур потребовали от «крупняка» более четкого разделения функций и полномочий между фронт- и бэк-офисом банка. А от банков поменьше те же тенденции потребовали создания ранее отсутствовавшей структуры. Бэк-офис в современном российском банке — это операционное подразделение, которое выполняет расчеты по денежным средствам и ценным бумагам в соответствии с заключенными фронт-офисом сделками. Сотрудники бэк-офиса банка готовят управленческую отчетность по выполненным операциям, контролируют соблюдение лимитов и предоставляют информацию для бухгалтерии, ведут внутренний учет в соответствии с требованиями регулирующих структур к операциям с ценными бумагами. При этом бэк-офис не обслуживает напрямую клиентов банка, однако взаимодействует с контрагентами финансовой структуры.
«Бэк-офис играет без преувеличения огромную роль в организации работы современного банка, и на то есть по крайней мере две причины. Первая причина заключается в том, что в бэк-офисе сосредоточена полная информация обо всем, что происходит в банке. А вторая — в том, что бэк-офис — это понятие, системы и принципы бухгалтерского учета США, перенесенные на реалии российского фондового рынка в 90-х годах теперь уже прошлого века. В действительности, это международные стандарты финансовой отчетности (МСФО), а значит, с 2008 года бэк-офис любого банка станет, ни больше, ни меньше, той самой системой бухгалтерского учета по МСФО, применяемой в банках», — говорит генеральный директор «АСК-Софт» Георгий Вартазарьян, компании, занимающейся разработкой технологий управления, постановкой системы управления и учета в банках и финансовых компаниях.
С такой оценкой согласен и Дмитрий Цапаев, главный консультант департамента по работе с банковскими структурами IBS — компании, являющейся одним из лидеров российского рынка информационных технологий и консалтинга. «Бэк-офис выполняет ряд жизненно важных функций, одной из которых является контроль и адекватное исполнение банком своих обязательств и требований. Фактически он выполняет и функции CRM, и compliance (подразделения по работе с рекламациями), и другие, в связи с чем это подразделение банка является одним из ключевых для успешного бизнеса», — считает Дмитрий Цапаев.
Впрочем, как отмечают эксперты Egar Technology, международной компании, специализирующейся в области разработки программного обеспечения для участников финансового рынка, круг задач, возлагаемых на бэк-офис, в разных банках существенно отличается. «Представляется, что роль бэк-офиса в банке зависит как от объема операций этой финансовой структуры на рынке, так и от роли ценнобумажного бизнеса в общей стратегии банка», — подчеркивают эксперты Egar Technology.
Как нам обустроить бэк-офис
Чтобы сделать работу бэк-офиса максимально эффективной, необходимо соблюдать ряд принципов, считают специалисты. Правило первое и самое главное: необходимо всеми силами избегать цейтнота в работе. Для работы бэк-офиса банка характерна аритмичность, в зависимости от ситуации на рынке загрузка может быть как очень низкой, так и очень высокой. Правило второе — избегать «самодеятельности» при совершении операций даже при условии, что привлекательные на первый взгляд новации сулят экономию времени. Правило третье — по возможности избегать неконтролируемого роста бумагооборота, иначе перед бэк-офисом может возникнуть реальная угроза «погрязнуть в бумагах», что серьезно затруднит его работу. И правило четвертое, но отнюдь не последнее по значимости, — в своем взаимодействии с другими подразделениями банка бэк-офис должен придерживаться принципа «китайской стены». Не в том смысле, чтобы отгородиться от них и игнорировать сигналы извне, а в том, чтобы характер взаимодействия с другими подразделениями, а также все внутренние процедуры обработки информации были максимально формализованными, подчеркивает Дмитрий Цапаев из IBS.
«В качестве основополагающих принципов организации деятельности бэк-офиса мы бы выделили прежде всего одноразовый ввод информации», — говорят эксперты Egar Technology. «Единожды введенная информация может продвигаться по экранным окнам, дополняться там в зависимости от вновь вводимых параметров, может меняться область видимости информации, но при этом за исключением случаев специально организованного двойного ввода никакая единица информации не должна вводиться в систему второй раз», — утверждают специалисты. Также, по мнению экспертов Egar Technology, необходимо обеспечить работу механизмов мониторинга и оповещения: для сотрудников бэк-офиса главное — ничего не забыть. «Поэтому в системе автоматизации должны быть средства настройки мониторов состояния сделок, платежей документов в соответствии с бизнес-функциями пользователя, а также присутствовать механизм настройки оповещений», — поясняют они.
Дмитрий Мураховский, генеральный директор «Системы ФК» (компании, специализирующейся на разработке, внедрении и сопровождении программного обеспечения для частных инвесторов и финансовых структур), считает принципиально важными вопросы обеспечения высокого уровня автоматизации процессов. «Автоматизированная бэк-офисная система должна обладать достаточной гибкостью для быстрой и просто реализуемой адаптации к возможным изменениям в организации бизнес-процессов», — считают они. А Дмитрий Цапаев (IBS) настаивает на том, что для бэк-офиса необходима «максимальная интеграция с внешними системами, включая систему клиент-банк, расчетные системы, депозитарии и другие». «Это позволит существенно сократить операционный риск работы бэк-офиса», — поясняет специалист.
Риск — благородное дело? Не для бэк-офиса!
К сожалению, без рисков работа банка в принципе не обходится, и один из наиболее явных рисков — просчеты и огрехи, совершенные на уровне бэк-офиса. По словам главного специалиста бэк-офиса ЗАО «Коммерцбанк (Евразия)» Юрия Юфрякова, ошибки действительно являются настоящим проклятием для бэк-офиса, однако рассуждения на тему «в банковском деле ошибки недопустимы», «надо аккуратнее работать», «вот другой человек работал — и все было в порядке» обычно только маскируют первопричины допущенной ошибки. «Цель сотрудников бэк-офиса должна состоять не в том, чтобы «работать аккуратнее», а в том, чтобы выработать процедуры, по возможности исключающие ошибки вообще».
Но прежде чем выработать необходимые антирисковые процедуры, надо определить, какие риски являются наиболее распространенными и наиболее негативными с точки зрения организации эффективной работы бэк-офиса крупного банка. Дмитрий Цапаев (IBS) указывает, что прежде всего надо говорить об операционном риске, хотя, конечно, работе бэк-офиса банка сопутствует и множество финансовых рисков. Эксперты АСК-Софт считают, что риски в работе бэк-офиса возникают из-за отсутствия административной вертикали управления. «Это можно проиллюстрировать примером: трейдеры работают с фронт-офисными системами, и им все равно, прошла ли перерегистрация ценных бумаг или нет, есть ли у клиента бумаги в депозитарии или нет. В результате создается хаос, при котором, в лучшем случае, — продадут чужие бумаги», — поясняют специалисты. Еще один риск, по их словам, путаница в расчетах, что особенно заметно в случаях, когда расчеты осуществляются с разными валютами, например, при заключении сделок на финансовых рынках.
«Важно понять, что сначала должна быть построена сама система и выбран способ управления, проанализированы все возможные риски, а потом уже выстроены соответствующие технологии защиты, — настаивает Георгий Вартазарьян (АСК-Софт). — Не определив способ управления, систему защиты от рисков построить невозможно. Вся нынешняя система управления рисками в банках заключается в том, чтобы поймать скачок перед падением рынка». Оборачивается такой подход зачастую повторением уже неоднократно сделанных ошибок и снижением эффективности работы и бэк-офиса, и банка в целом. А если учесть, что бэк-офис все больше играет в современном банковском секторе роль подразделения, управляющего отчетностью, то его «огрехи» могут привести и к возникновению проблем у банка во взаимоотношениях с регулирующими структурами.
Очевидно, что не менее актуальной проблемой, чем создание бэк-офисного риск-менеджмента, является и обеспечение системы безопасности. Переоценить ее значение трудно, особенно если учесть, что именно в бэк-офисе сосредоточивается и хранится основной «массив» информации о деятельности банка в целом. Кроме того, как отмечает Дмитрий Цапаев из IBS, бэк-офис зачастую является последним звеном в цепи операций по исполнению обязательств. Поэтому, по мнению Дмитрия Мураховского («Системы ФК»), принципиально важно, чтобы были четко разграничены права доступа различных групп бизнес-пользователей к различным функциям бэк-офисной системы. С ним согласен и Дмитрий Цапаев: «Четкая регламентация процессов взаимодействия бэк-офиса с внешним миром — основа эффективной системы безопасности. На уровне автоматизации это предусматривает возможность ролевой организации прав доступа, использование электронной цифровой подписи для документооборота, поэтапную авторизацию документов, а также поддержку контроля статусов документа и соответствующих действий пользователя».
Бэк офис
Добавлено в закладки: 0
Что такое бэк офис? Описание и определение понятия
Бэк офис – это подразделение организации, занимающемся ведением бизнес-процессов, увеличением производительности при помощи оптимизации потоков рабочих операций, устранение ручных неэффективных операций в течение полного жизненного цикла бизнес-процессов.
Задачи бэк офиса
В задачи бэк офиса входит также подтверждение сделок, проведение расчетов по них, генерирование новых способов учета, подготовка документации, контроль рентабельности, управление отношениями с клиентами, поддержка корпоративных действий, внедрение информационных комплексных систем, просчет фактических и ожидаемых доходов и так далее.
Бэк офис — это учётно-операционное подразделение, которое обеспечивает работу подразделений, которые участвуют в управлении пассивами и активами организации, которая осуществляет деятельность на денежных рынках. Основной задачей бэк-офиса является электронное и документарное сопровождение и оформление рыночных сделок, которые заключают дилеры (трейдеры) фронт-офиса, а также внутренних (аналитических) сделок между подразделениями организации в границах системы эффективного перераспределения финансовых ресурсов.
Рассмотрим, более детально, что значит бэк офис.
Взаимодействие с клиентами — это лишь часть задач, которые приходится решать при организации бизнеса.
Ни одно предприятие не будет успешным без правильно налаженной работы бэк-офиса.
Суть работы бэк офиса
Бэк-офис (Back Office) – это отделение, которое есть во всех инвестиционных компаниях, банках и других организациях, и которое совершает сделки на рынке ценных бумаг.
Обычно в состав бэк офиса входит от четырёх до семнадцати человек (это зависит от объёма, а также и от оборота бэк-офиса). Работа бэк-офиса ведётся строго в соответствии с нормативными документами Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам (ФКЦБ). Соответственно, каждый специалист этого отдела обязательно должен знать и четко соблюдать все эти требования.
Деятельность специалиста бэк-офиса представляет собой оформление необходимых документов и сопровождение сделки, которую заключают специалисты по биржевой торговле (их называют трейдеры ) компаний-контрагентов (фронт-офис). В российских компаниях специалисты бэк-офиса занимаются также скупкой ценных бумаг и у физических лиц.
Обязанности специалиста бэк офиса
Специалист бэк офиса должен уметь правильно вести журнал регистрации сделок. Грамотно проводить оформление договоров купли-продажи ценных бумаг определённого 
эмитента. По уже имеющемуся договору специалист должен проводить перерегистрацию ценных бумаг, то есть передачу прав собственности от продавца к покупателю. Должен уметь оформлять передаточное распоряжение при заключении договора или непосредственно в реестре ценных бумаг. После того, как была проведена перерегистрация и получен документ, который подтверждает права нового владельца на приобретенный пакет акций (то есть выписка), специалист бэк-офиса контролирует сам процесс расчёта компании- покупателя с компанией-продавцом.
Операционный департамент часто называется бэк-офисом, управление торговых операций – фронт-офисом, функции департамента корпоративных финансов и инвестиционного управления могут быть распределены между ними достаточно произвольно.
Бэк-офис – операционное подразделение (settlements, operations), выполняющее расчеты по финансам и ценным бумагам в строгом соответствии с заключенными фронт-офисом сделками; бэк офис также готовит отчетность по выполненным операциям; контролирует соблюдение финансовых пределов и предоставляет информацию для бухгалтерии; ведет внутренний учет в соответствии с требованиями Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам для операций с ценными бумагами. Бэк-офис лично не обслуживает клиентов банка, в отличие от миддл-офиса, однако постоянно взаимодействует с контрагентами.
Бэк-офис должен разрабатывать и внедрять стандарты внутреннего учета, на которые должны опираться все остальные подразделения компании.
Успешность бизнеса напрямую зависит от сбалансированного и органичного взаимодействия двух неотделимых составляющих — бэк офиса и фронт офиса.
Функции и различия бэк офис и фронт офис
Фронт офис (англ. front office) – это, можно сказать, «лицо» компании, его структурное подразделение, в обязанности которого входит, прежде всего, работа с клиентом и для клиентов.
Название этого подразделения компании связано с тем, что персонал фронт офиса всегда находится впереди, на виду клиентов, в то время как обслуживающий персонал, как 
правило, «невидим» для потребителей, и они могут даже не догадываться о его существовании.
В разных компаниях к фронт офису могут относиться разные виды деятельности (это зависит от профиля компании). В финансовых корпорациях, например, фронт офис чаще всего несет ответственность за такие направления, как продажи (sales), трейдинг (trading), слияния и поглощения (M&A).
Менеджеры фронт офиса – это те, кто собственно делают деньги, то есть напрямую обеспечивает прибыль компании. Хотя некоторые и ставят под сомнение их функцию анализа активов (equity research), так как такие аналитики напрямую не выполняют той работы, которая приносит деньги, как, например сотрудники отдела продаж. Однако это не так, поскольку тем, кто занимается анализом активов, приходится видеться, что называется, лицом к лицу с клиентами намного чаще, чем всем остальным работникам.
Между тем трейдеры почти никогда не видят вживую своих клиентов, но тем не менее они также работают в фронт офисе.
Обычно должности в фронт офисе считаются более престижными и высокооплачиваемыми, чем в бэк офисе. Например, в инвестиционных банках и других финансовых институтах попасть на работу в фронт офис тяжелее всего. Там, как правило. предъявляются очень высокие требования как к образованию и профессионализму, так и к личным качествам и даже внешним данным.
Бэк офис (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют второстепенные бизнес функции, такие как сервисная поддержка, управление рисками, принятие рекламаций, осуществление прочих рядовых операционных процессов. То есть, говоря проще. бэк офис осуществляет рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса также относятся IT-работа (администрирование баз данных, служба поддержки клиентов), бухгалтерия, отдел кадров. Сюда же включается статистический и аналитический учет продаж, закупок, складских остатков, ведение архива – все это также может быть в компетенции бэк офиса. В банковских учреждениях к задачам бэк офиса относятся клиринговые операции, текущее расчетно-кассовое обслуживание и многое другое.
Интересно заметить, что обычно план застройки помещений компаний предусматривался такой, чтобы на переднем плане был виден фронт офис (чтобы клиенты могли легко и быстро зайти в компанию и найти нужного сотрудника, с которым они имели дело — отсюда и название — фронт офис, то есть «лицо» компании), в то время как на «заднем дворе» располагалось само производство, разные административные помещения, отделы по разработке и тестированию продуктов, склады и так далее. И конечно же руководство компаний всегда стремилось сделать фронт офис презентабельным, чтобы он производил наилучшее впечатление на клиентов. Для этого там делали дорогущий ремонт, не скупясь вкладывали деньги и в дизайн интерьера.
Роль бэк офиса
Очень часто недооценивается значение бэк офиса. И все же его роль и значимость имеет существенную ценность для успешного бизнеса по крайней мере по таким причинам:
1. Поддержка хорошей репутации компании. В современных условиях жесткой конкуренции хорошая репутация компании очень важна, чтобы удержаться «на плаву». Также, выполняя свою работу, сотрудники бэк офиса, поддерживают имя своей фирмы и ее престижность. Например, специалисты call-центра, сервисной поддержки, весь обслуживающий персонал, когда общается с клиентами, стараются оставлять благоприятное впечатление, стремятся полностью удовлетворить пожелания клиента, в конце концов улыбаются, и в целом относятся к нему очень доброжелательно.
2. Умелое управление рисками. Обычно топ-менеджеры пренебрежительно просматривают уже готовые финансовые или другие отчеты, при этом особо не задумываясь, каких трудов и усилий это стоило обычным рядовым труженикам. Ну а поскольку все управленческие решения принимаются только на основе данных, фактов, расчетов, цифр, то их точность и правильность крайне важна. Стало быть те, кто старательно вносят исходные данные и делают расчеты, выполняют непрестижную, но очень ответственную работу и тем самым понижают риск принятия неэффективного решения и для высшего звена компании.
3. Вознаграждение. Конечно, работники бэк офиса не делают напрямую деньги для компании, как это делают в фронт офисе, тем не менее своей неэффективной деятельностью или неправильными решениями они могут свести на нет усилия своих коллег. Кроме того, рационализаторские предложения и новые методы экономии, предложенные бэк офисом, могут существенно увеличить прибыль компании (прямо или косвенно).
Сегодня термины бэк офис и фронт офис чаще всего употребляются там, где это разделение наиболее четко выражено, а именно в инвестиционных банках.
Мы коротко рассмотрели бэк офис.
Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.