В ответ на ваш запрос сообщаем что

07.09.202310.09.2023 admin 0 Comments

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Источник

Как ответить на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных или сразу же указывается то, что требует автор письма.

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:

Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.

Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.

В какие сроки надо подготовить ответ

Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:

Как составить ответ

При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:

При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.

Стандартный бланк такого документа выглядит так:

_____ года № _________

О предоставлении информации

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _

Директор ___________________________________________ И.О. Фамили

Образец положительного ответа:

Образец ответа с отказом дать информацию

Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:

Как отправить

Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.

Источник

Инструкция: составляем ответ на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос — это документ, в котором организация предоставляет положительное или отрицательное решение по требованию контрагента. Такое письмо составляют как пояснение к обращению за информацией или документами.

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Письменный ответ на требования контрагентов является официальным документом. Как и любой регистр делового документооборота, его следует начинать с вежливого обращения к получателю: в ответ на ваш запрос о предоставлении информации направляем вам — письмо, информацию, документы.

Но всегда ли требуется составлять ответ на письменный запрос? Если организация получила интерпелляцию — запрос от ведомства или госоргана, то она обязана ответить и предоставить требуемые сведения. Правом истребования письменных ответов наделены:

Кроме того, в обязательном порядке придется ответить и адвокатам, которые действуют по договору об оказании услуг. По аналогии следует ответить на обращения контрагентов, с которыми у организации заключен контракт. Информацию предоставляют и по договорам оферты — сведения о цене, наличии товара, режиме работы и проч.

В какие сроки надо ответить

Единых сроков не предусмотрено. Если в запросе прописан срок, то отвечать следует в обозначенный период, указав такую фразу: в ответ на ваше письмо сообщаем следующее (затем идет необходимая информация). Если же сроки не оговорены, то по общепринятому правилу ответный документ отправляют в течение семи дней. Когда для сбора сведений или документации требуется больше времени, необходимо придерживаться разумных сроков для отправки письма — фактического времени, необходимого для сбора конкретных сведений или бумаг.

Как составить письменный ответ на запрос информации

Унифицированной формы письма с ответом нет. Организации переписываются в рамках делового документооборота — на фирменных бланках, с обязательным указанием отправителей и получателей. Допускается отвечать как в рукописном, так и в печатном виде.

Инструкция, как правильно написать ответ на письмо о предоставлении информации контрагенту:

Ответ составляют в одном экземпляре — только для получателя. Документ необходимо подписать у руководителя организации, указав его должность и ФИО. Печать ставится только при ее использовании в учреждении.

Образец положительного ответа

Актуальный образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в прокуратуру:

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва “Аллюр”»

г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1

Тел./факс 8 (123) 456-78-90

Исх. № 205 от 01.09.2021

прокуратуры г. Москвы

Уважаемый Петр Петрович!

В ответ на Ваше требование о предоставлении документов в связи с проводимой прокурорской проверкой № 195 от 31.08.2021 (вх. № 315), согласно п. 2 ст. 6, п. 1 ст. 22 Федерального закона № 2202-I от 17.01.1992 «О прокуратуре в Российской Федерации», направляю Вам следующие документы:

Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванов Иванов И.И.

Образец ответа с отказом дать информацию

А вот как ответить на письмо о предоставлении информации в налоговую инспекцию:

Как отправить ответ

На запрос отвечают любым из доступных способов — лично, по почте или через курьера, электронно. Если пакет лично вручает представитель организации, то позаботьтесь о наличии у него доверенности. Действовать от имени учреждения без доверенности вправе только руководитель.

Почтовое отправление необходимо оформить ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Электронный вариант — отправка по ТКС (в ведомственные организации) или по электронной почте, с обязательной подписью документации электронной подписью.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Источник

Примеры фраз делового письма. Деловой словарик полезные фразы для деловых писем.

В этой статье представлены примеры фраз делового письма для его быстрого составления. Или деловой словарик с полезными фразами поможет вам освоить навыки составления письма.

Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-ответах:

«В ответ на Ваше письмо сообщаем …», «Согласно Вашему запросу …», «Исходя из Вашего письма …», «В соответствии с постановлением …», «Благодарим Вас за предложение о …», «Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы …», «Приносим извинения за временные неудобства. Мы не можем точно ответить, когда на сайте будет размещена Ваша информация …», «Приношу свои извинения, если наше обслуживание (наши услуги) не оправдало(-ли) Ваших ожиданий …», «Товар прибыл в хорошем состоянии …», «Приносим извинения за ….», «Позвольте нам извиниться за …», «Мы получили …», «Подтверждаем», «Основываясь на событиях, которые Вы описываете …», «Мы делаем всё возможное (всё, что в наших силах), чтобы убедиться, что данная проблема устранена»,
«По вопросу переноса экзаменов на другую дату, сообщаем, что Вы вправе решать этот вопрос по Вашему усмотрению.», «Настоящим сообщаем, что согласны принять Ваше предложение. Просим Вас отправить проект соглашения о сотрудничестве.» и т.д.

Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-напоминаниях:

«Напоминаем Вам, что …», «… в соответствии с … Вы должны…», «… срок предоставления отчётности истекает…», «Ваш филиал до сих пор не представил …» «Настоящим напоминаем, что Вам необходимо оплатить счет».

Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-подтверждениях:

Подтверждаем …, АО «Т» подтверждает …, «Настоящим подтверждаем получение денег в размере 12000 рублей …», Подтверждаем получение документов …, Принимаем Ваши условия по сотрудничеству …, Подтверждаем получение Вашего письма от …, АО «Банк С» подтверждает свой запрос о…, Сообщаем Вам о подтвержднии оплаты за услуги…, Претензий не имеем, Подтверждаем получение Вашего заказа, Настоящим сообщаем, что Ваш заказ принят, Подтверждаем оплату за товар и т.п.

Примеры фраз для писем поздравлений:

«ТОО «НГ» выражает Вам искреннее уважение и поздравляет Вас с…», «Искренне желаем Вам и всем сотрудникам Вашей компании благополучия и успехов во всех делах и начинаниях.», «Выражаем Вам глубочайшее уважение и поздравляем Вас с… «, «Сердечно поздравляем Вас с Новым 2019-ым годом! Выражаем Вам искреннюю благодарность за плодотворную совместную работу и за приятное профессиональное общение.», «ТОО «НГ» искренне благодарит Вас за поздравление с Новым годом и Рождеством! Мы искренне признательны Вам за добрые слова и теплые пожелания. Мы также от всего сердца поздравляем Вас с Новым 2019-ым годом и Рождеством! Благодарим Вас за лояльность к нашей компании на протяжении многих лет…».

Примеры фраз для письма просьбы:

«Прошу Вас организовать срочную доставку товара…», «С учетом изложенного прошу Вас предоставить ответ…», » Прошу Вас предоставить мне …», «С учетом изложенного, а также принимая во внимание, что ТОО «Sin» отказывается от поставки товара, ИП Зей просит …», «На основании изложенного просим Вас разрешить въезд автомобилей…», «Я, Клесов Павел Николаевич, прошу Вас о следующем…», «По нашей устной договоренности прошу Вас произвести ремонт…», «Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь…», «В этой связи, просим Вас произвести 100% оплату поставленного по Договору товара…», «Просим Вас пересмотреть организацию школьного питания…», » В связи с неотложностью решения наших вопросов убедительно просим Вас …» «Просим Вас забронировать два теннисных стола …. Будем рады получить от Вас подтверждение о бронировании» и другие.

Примеры фраз для благодарственных писем:

«АО «М» выражает Вам уважение и сердечно благодарит Вас за …», «Выражаем Вам признательность и искреннюю благодарность …», «В связи с этим, наша компания обязана поблагодарить весь Ваш коллектив …», «АО «М» спешит поблагодарить Вас за поздравление с праздником …», «Выражаю Вам огромную благодарность за многолетний добросовестный труд …», «Выражаем признательность и благодарность АО «М» за качественную и своевременную поставку …» и другие.

Фразы, используемые в письмах приглашениях:

«ООО «Альфа» приглашает Вас принять участие в …», «Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас …», «ООО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить выставку …», «Будем рады Вашему участию на конференции …», «Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 по адресу …» и прочие слова и фразы.

Фразы, используемые в коммерческих предложениях:

«Представляем Вашему вниманию уникальное предложение …», «Предлагаем Вам уникальное предложение …», «Предлагаем Вам встретиться и обсудить условия договора …», «ТОО «Бизнес Этикет» предлагает Вам оказание услуг по обучению персонала Банка корпоративной этике …», «Хотим заинтересовать Вас следующим предложением …», «Возможно Вы заинтересуетесь нашим предложением о …», «В случае возникновения вопросов Вы можете связаться с нами по телефону 7ХХХХХХХХХХХ0», и т.д.

Слова и фразы, часто используемые в гарантийных письмах:

«ТОО «С» гарантирует своевременную оплату по выставленному Вами счету …», «Настоящим гарантируем замену бракованного товара …», «Подтверждаем и гарантируем отгрузку продукции 12.12.2018 года ….» и т.д.»

Фразы, используемые в письмах уведомлениях:

«Настоящим письмом уведомляем Вас о …», «Информируем Вас о смене Генерального Директора ТОО «П» …», «АО «М» сообщает Вам об изменении юридического адреса …»,
«В связи с окончанием срока действия Договора сотрудничества информируем Вас о прекращении дальнейшего сотрудничества …», «Настоящим уведомляем Вас о …», «Настоящим письмом сообщаем Вам о смене юридического адреса …» и т.д.

Фразы, используемые в сопроводительных письмах:

Настоящим направляем Вам пакет документов …», «Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера …», «Ознакомившись с информацией на Вашем сайте, я узнал, что … В связи с этим предлагаю рассмотреть свою кандидатуру …», «Прилагаемое резюме даст представление о моем опыте …», «Буду рад получить от Вас приглашение на собеседование …», «Благодарю за внимание к моей кандидатуре и надеюсь на …».

Фразы, используемые в письмах заявлениях:

«В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место…», «Учитывая характер сложившихся взаимоотношений между нашими организациями…», «Поскольку предпринятые ранее нашей компанией усилия не возымели должного действия…», «Исходя из долговременных интересов корпорации…», «Сознавая свою ответственность перед нашими деловыми партнерами…», «Руководствуясь высшими целями… …официально заявляю (заявляем) следующее…», «…считаем своим долгом открыто и недвусмысленно заявить…», «…уполномочен (уполномочены) заявить…», «…исходим из необходимости решительно заявить о… …намерении руководства…, …планах предприятия…, …стремлении нашей организации…, …желании дирекции учреждения…», «…это побуждает меня (нас) обратиться к широкой общественности со следующим заявлением…», «…имею (имеем) честь сделать следующее заявление…», «…относительно …», «…в связи с …», «…касающееся …», «…по поводу …», «…в этой ситуации нам не остается ничего иного, кроме как еще раз публично заявить о…», «…настоящее заявление отражает точку зрения всего коллектива предприятия…».