Travel policy что это
Как создать универсальную тревел-политику
Организация командировки — сложный многоуровневый процесс, но его можно оптимизировать. Главный инструмент, который в этом поможет, — тревел-политика компании. Сегодня расскажем, чем будет полезен этот документ и как его сформировать.
Что такое тревел-политика и зачем она нужна
Тревел-политика — это документ, который упорядочивает все особенности проведения деловых поездок. Он помогает организовывать командировки с учётом норм и принципов компании.
Благодаря тревел-политике вы можете контролировать расходы, поддерживать эффективность сотрудников и упрощать организацию командировки.
Тревел-политика поможет контролировать расходы, поддерживать эффективность сотрудников и упростит организацию командировки.
Из чего состоит тревел-политика
Обычная структура тревел-политики включает в себя три основных блока:
Какими бывают типы поездок
Первый и наиболее важный тип — развитие бизнеса. Цель такой командировки — выступление компании на бизнес-выставке, конференции или проведение переговоров с потенциальными клиентами и партнерами. Естественно, в таких поездках важна скорость и качество организации, потому что полученная выгода от сделок обязательно окупит затраты на командировку.
Другой вид командировок направлен на поддержание активности компании. Сотрудник отправляется в бизнес-поездку, чтобы провести тренинг, встретиться с партнерами или провести аудит. При таких поездках имеет смысл стремиться к снижению затрат на их организацию.
Как написать тревел-политику
После того как компания определила для какого вида командировок создаётся инструкция, можно приступать к структуре.
Первый шаг — формирование целей поездки: кратко опишите для чего данная тревел-политика написана и как она связана с принципами вашей компании.
Второй шаг — выбор целевой аудитории, на которую распространяется данная тревел-политика (в некоторых компаниях правила командировок различаются между разными сегментами сотрудников, в таком случае необходимо создать тревел-политику под каждый существующий сегмент).
Третий шаг — составление принципов и правил, регламентирующих порядок:
Последний шаг — коммуникация на компанию. Необходимо уведомить сотрудников о появлении нового документа или изменениях в существующей тревел-политике. Например, можно отправить внутреннюю рассылку документа для ознакомления с указанием ответственного за тревел-политику — он будет отвечать на возможные вопросы.
Чтобы при составлении тревел-политики учесть все нюансы, лучше придерживаться структуры, адаптировав её под ваш бизнес.
Каковы нюансы написания тревел-политики
Как обеспечить соблюдение тревел-политики в компании
Наш инструмент настроит поиск под необходимые критерии: фильтр «Тревел-политика» на странице поиска отсортирует отели, подходящие для заказа по заданной тревел-политике.
Чтобы забронировать отель:
1. Выберите сотрудника, для которого хотите забронировать отель, или нужную тревел-политику.
2. Поставьте галочку рядом с фильтром «Тревел-политика», чтобы скрыть тарифы, которые не соответствуют условиям заданной тревел-политики.
3. Выберите подходящий отель и нажмите кнопку «Забронировать».
После бронирования вы сможете еще раз убедиться в соответствии выбранного тарифа вашей тревел-политике на странице бронирования, а в случае несоответствия мы уведомим, можете ли вы забронировать этот отель.
Правильно написанная тревел-политика — это ключ к успешным командировкам, при которых компания решит свои бизнес-задачи, сократив время на организацию командировок и денежные затраты.
Тревел-политика: настройка и применение
Тревел-политика — это инструмент, позволяющий регламентировать бизнес-поездки, контролировать расходы и оптимизировать рабочее время тревел-менеджера.
При подключении тревел-политики сотрудники смогут выбирать билеты и отели самостоятельно, но доступные им предложения и процесс бронирования останутся под контролем.
Тревел-политики создаются отдельно для каждого юридического лица, и их количество неограниченно. При этом на одного пользователя распространяется только одна политика. Если её не назначили, все покупки делаются по согласованию с Администратором.
Как создать тревел-политику
Добавить новую тревел-политику могут только сотрудники с ролями Администратор или Владелец.
Чтобы создать и настроить новую политику, перейдите в соответствующий раздел и нажмите Добавить политику.
Также перейти к созданию тревел-политики можно при редактировании карточки пользователя в разделе Сотрудники.
Дальше заполните форму и установите настройки новой политики.
Форма состоит из трёх разделов:
Общие настройки:
При нарушении тревел-политики:
При покупке в рамках тревел-политики:
Далее вы можете настроить критерии новой тревел-политики. Все выбранные параметры будут работать одновременно, а нарушением считается отклонение хотя бы по одному из них.
Условия авиабилетов
Условия отелей
Новая тревел-политика появится в разделе после сохранения.
Чтобы удалить одну из политик, зайдите в её настройки и нажмите Удалить тревел-политику внизу страницы.
Как назначить тревел-политику пользователю
Тревел-политику для каждого пользователя назначает Администратор или Владелец в разделе Сотрудники. Выберите человека, которому нужно добавить политику, и перейдите к редактированию его профиля.
После этого в личном кабинете сотрудника появится описание его тревел-политики.
Как использовать тревел-политики
Тревел-политики помогают отфильтровать поисковую выдачу пользователя и регулируют процесс бронирования.
Поиск для сотрудников
В зависимости от настроек тревел-политики, поисковая выдача может быть полной или содержать только те авиабилеты и отели, которые не нарушают ограничения.
Также есть специальный фильтр Моя тревел-политика, который исключает из выдачи предложения, нарушающие правила. Его удобно использовать, чтобы отделить доступные билеты и отели, если в настройках политики был выбран вариант Показывать и отправлять на согласование. Фильтр включён по умолчанию.
Согласование при нарушении тревел-политики
При попытке купить билет, который нарушает тревел-политику, заказ будет отправлен на согласование.
Согласовать покупку должен Администратор или Владелец, у каждого из них в личном кабинете появится заказ с пометкой Нарушает тревел-политику.
Подробнее о процессе согласования см. статью Способы покупки билетов.
Поиск для Администратора и Владельца
Администратор и Владелец могут фильтровать поисковую выдачу по критериям каждой из тревел-политик. После установки фильтра отобразятся все доступные предложения для выбранной категории пользователей.
Благодаря этому Администратор и Владелец могут сами подбирать билеты и отели для разных сотрудников под принятые в компании стандарты. Эту возможность можно использовать, даже если сотрудникам запрещён вход в сервис и тревел-политики им не назначены.
Похожие статьи
Инструкция для сотрудников
В данной статье собрана информация по использованию личным кабинетом сотрудника без административных полномочий.
Аэроэкспресс
Информация о покупке билетов на Аэроэкспресс и условии их использования
Центры затрат
Центры затрат – возможность учитывать расходы на командировки и бизнес-поездки раздельно для разных ЦФО или проектов.
Travel policy (Тревел-политика)
Сегодня деятельность многих компаний напрямую связана с командировками. Направление сотрудников в деловые поездки сопряжено с определенным перечнем процедур: от формирования приказа до бронирования билетов, от выдачи аванса до составления авансового отчета. Оптимизировать все эти действия без четкого плана невозможно – и таким планом или регламентом становится тревел политика компании. Она оказывается полезна как крупным международным организациям, так и небольшим игрокам рынка, которые пока лишь отвоевывают собственное место в избранной сфере.
Под Travel policy понимают документ, регламентирующий все особенности деловых поездок для сотрудников как при организации их с привлечением сторонних агентств, так и собственными силами. На деле это достаточно гибкий свод, в котором собраны нормы и особенности с учетом географического расположения предприятия и других нюансов.
Какой может быть тревел-политика компании?
Условно в зависимости от списка реализуемых с помощью документа задач можно выделить следующие виды тревел-политики:
Как правильно разрабатывать документ?
При создании регламента командировок можно пользоваться общепризнанными стандартами. Документ разделяется на несколько частей:
Основной раздел становится информационным, в нем прописывается цель создания документа, распределяются сферы ответственности, нормируются размеры компенсации командировочных расходов.
В процедурной части, которая также может быть выполнена отдельным приложением к тревел политике, представлена инструкция для подготовки деловой поездки. То есть описывается порядок составления заявки, путь ее подачи и согласования, процесс бронирования, сроки подачи отчета и другие важные нюансы всего процесса сопровождения командировки.
Приложения могут включать стандартизированные образцы служебных записок, приказов, отчетов и другие документы.
Также в состав документа могут входить нормативы расходов и принципы организации поездки.
Очень удобно, если компания использует специализированное бизнес-приложение, комплексно автоматизирующее командировочный процесс. В этом случае сотрудник заполняет заявку на поездку или авансовый отчет в онлайн-приложении, куда уже зашита вся Travel-политика компании, лимиты по поездкам, а также сформированы все необходимые документы.
Сотруднику не нужно всё держать в голове, он лишь заполняет несколько полей с любого мобильного устройства, где бы ни находился, и отправляет заявку на одобрение. Руководителям в этом случае не приходится постоянно отслеживать и выискивать несовпадения, за них это автоматически делает бизнес-приложение, которое сохраняет всю историю по поездкам сотрудников.
Как создать эффективный и полезный инструмент бизнеса?
В разработке политики должны принимать участие специалисты из следующих отделов:
Привлекать к созданию документа стоит и самих сотрудников, часто направляемых в командировки. Они посвящены во все сложности и тонкости организации процесса, поэтому могут применить собственный практический опыт.
Регламент командировок может быть как полным – с дополнениями, приложениями и большим количеством уточнений – так и сжатым. Последний – шорткат – часто оказывается более востребованным на практике, так как представляет собой максимально полезную выжимку-руководство, которое принимают к действию вовлеченные в организацию командировок сотрудники.
Тревел-политика и в чем ее польза для компании?
Если вам интересна тема сокращения расходов на бизнес-поездки, то прочитайте наш кейс о внедрении Тревел-политики и о том, как нам удалось добиться экономии бюджета клиента в 16%. После публикации кейса к нам поступило много вопросов о том, что же такое Тревел-политика и как ею пользоваться. Ниже в этой статье вы сможете найти ответы на часто задаваемые вопросы.
Что такое Тревел-политика?
Это внутренний документ компании, который устанавливает для сотрудников правила бронирования услуг, лимиты их стоимости. А также содержит информацию о действиях сотрудников в экстренных ситуациях в деловых поездках.
Документ разрабатывается индивидуально для каждой компании с учетом вида деятельности и внутренних процедур.
Тревел политика включает в себя следующую информацию:
1. Правила бронирования авиа и ж/д билетов, размещения в гостинице и бронирование трансферов.
2. Какие расходы берет на себя компания в рамках поездки: на проезд, проживание, питание, представительские.
3. Какие расходы не возмещаются компанией.
4. Как правильно сформировать и подать отчетность по итогам поездки для бухгалтерии (для своевременного возмещения расходов).
5. Как организуется поддержка сотрудников во время деловой поездки (в каких случаях, кем).
Учитывая текущие события в стране и в мире, необходимо включить в документ информацию об индивидуальных средствах защиты, необходимости сдачи ПЦР тестирования, прививках, паспортах здоровья и правилах пересечения границ государств. Добавить актуальные ссылки на ресурсы, где указаны закрытые/открытые страны и правила карантина.
Политику важно ежегодно актуализировать в виду различных обстоятельств извне. Посмотрите только, как перевернула привычные устои пандемия.
Что дает компаниям Тревел-политика?
В первую очередь, Тревел-политика формализует процесс организации деловых поездок сотрудников. В документе прописывается инструкция, к кому можно обратиться, чтобы забронировать услуги, за какой срок до поездки это нужно сделать, какую информацию предоставить и т.д.
Формализация процесса снимает сразу несколько головных болей. Во-первых, у сотрудников появится пошаговая инструкция, которая поможет спланировать и организовать поездку быстро, безопасно и без лишней суеты.
Во-вторых, прописанные правила бронирования позволяют избегать конфликтных ситуаций между командированным и финансовым отделом. Правила дают четкое представление, каким классом можно бронировать авиабилеты, сколько можно тратить на проживание и в каком отеле стоит останавливаться, можно ли бронировать авто и пользоваться телефоном за границей, чтобы не было перерасхода бюджета и эту сумму впоследствии возместила компания.
В-третьих, бухгалтерия получает вовремя необходимые ей документы от командированных, так как о форме и сроках предоставления сотрудники также оповещены заранее.
Тревел-политика после внедрения экономит время сотрудников компании. Все действуют по инструкции, никто не пытается самостоятельно все организовать, не бегает по отделам, чтобы понять, какие документы нужно вернуть по возвращению, не трясет бухгалтерию с вопросами, сколько и когда ему возместят за командировку и т.д.
Как разработать Тревел-политику?
Для разработки документа потребуется участие следующих подразделений:
1. HR.
2. Офис-менеджер или тревел-координатор.
3. Финансисты и бухгалтерия.
4. Первый руководитель компании или его заместитель.
Лучше привлечь к работе тревел-агентство. Например, Travel plus имеет большой опыт в разработке и контроле Тревел политик, а так же по вашему желанию может регулярно предоставлять детальные отчеты по оказанным услугам, консультировать по возможным тарифам на те или иные услуги, рекомендовать конкретные шаги по сокращению расходов на поездки.
Как начать разработку Тревел-политики? Обратите внимание на то, что вас беспокоит в организации деловых поездок сейчас. Например:
После составления такого списка вы будете видеть задачи, которые нужно решить с помощью Тревел-политики и сможете составить список целей, которых хотите добиться. Например:
Как внедрить Тревел-политику в компании?
Сформулированные рекомендации, правила поездок и лимиты должны применяться всеми сотрудниками, а задача компании — это контролировать, только тогда Тревел-политика будет работать и приносить результаты.
Но люди не любят изменения, поэтому сотрудники по тем или иным причинам могут отказываться соблюдать утвержденные правила и тем самым лишать компанию тех возможностей, для которых Тревел-политика и создавалась. Почему так происходит?
Если политика не сложна в понимании, то основной причиной отказа может быть отсутствие понимания у сотрудников, для чего им это нужно. Потому что, в первую очередь, человек увидит ряд ограничений, которые он теперь вынужден исполнять, если никто ему не объяснил, какая будет польза от этих изменений.
Поэтому в процессе внедрения Тревел-политики мы рекомендуем наглядно показывать сотрудникам, каких результатов мы стремимся добиться. И обязательно подчеркнуть, что они так же ответственны за результат.
Покажем на примере нашего кейса. Для того, чтобы добиться заявленной экономии в 30%, совместно с клиентом мы провели ряд семинаров с сотрудниками, рассказали о важности использования Тревел-политики и о том, сколько она позволит сэкономить. Сотрудники пообещали следовать рекомендациям в будущем, но на практике мы увидели, что не все соблюдают политику из-за особенностей работы с клиентами. А раз уж достичь заявленных результатов все-равно не получится, то и остальные решили, что не нужно и пытаться. Поэтому мы вернулись к разговору с теми сотрудниками, которые могут повлиять на результат, и акцентировали внимание, что они могут помочь компании в достижении результата. Такой подход оправдал себя и по итогам квартала мы достигли рекордного показателя потенциальной экономии в 26 млн тенге в год.
Пользуйтесь нашими рекомендациями из Руководства по созданию современной Тревел-политики и достигайте поставленных целей!
Как разработать тревел-политику
Тревел-политика — универсальный инструмент, который одновременно помогает контролировать расходы, вести учет и удерживать удовлетворенность сотрудников на высоком уровне.
Звучит многообещающе, однако на деле написать эффективную тревел-политику гораздо сложнее, чем перечислить ее достоинства. В итоге нередко компания отказывается от четкого свода командировочных правил, получая взамен увеличение расходов и раздражение работников, которым безумно тяжело распоряжаться корпоративными средствами без понимания, что можно, а что — нельзя.
Зная, как сложно начать работу над тревел-политикой, мы в Starliner разработали это руководство: оно поможет вам не потеряться в обилии задач, правильно выстроить структуру документа и безболезненно интегрировать его в жизнь компании.
Starliner — бизнес-тревел агентство нового поколения
У нас есть всё, чтобы сделать командировки вашей компании по-настоящему эффективными: поддержка 24/7, своя онлайн-система бронирования, экспертиза (20+ лет — опыт топ-менеджмента на рынке бизнес-тревел) и искреннее желание помочь!
Прежде чем начать
Сфокусируйтесь на целях
Хотите экономить на командировках?
Выявите потребности всех сотрудников, связанных с тревел-функцией компании
Создание тревел-политики — всегда коллективная работа, ведь с тревел-функцией компании повседневно сталкивается и финансовый отдел, и HR, и, естественно, сами командируемые, поэтому необходимо узнать мнение каждого « участника » :
— Вместе с финансовыми специалистами обсудите особенности документооборота организации и финансовую стратегию компании, чтобы выстроить систему денежных лимитов.
— Старший операционист поможет согласовать тревел-политику с бизнес-процессами компании.
— HR взаимодействует с командируемыми напрямую: кто, как не он, знает, что необходимо бизнес-путешественнику?
— Впрочем, сами бизнес-путешественники знают об этом не меньше, поэтому включать их в общее обсуждение просто необходимо, чтобы уже на этапе разработки правил выявить болевые точки деловой поездки.
Не следуйте шаблонам
Как бы ни была хороша тревел-политика другой компании, она не может подойти вам на все 100%. Так, если у вас одобряются гибкость и личная ответственность, очевидно, что « запрещающую » политику с жесткими лимитами сотрудники встретят саботажем, пусть и в другой организации она справляется со своими задачами на отлично.
Поэтому, чтобы правила командировок исполнялись, они должны стать гармоничным продолжением вашей организации, отражая корпоративные ценности и соответствуя общей атмосфере коллектива.
Конечно, приятно думать, что, разработав тревел-политику однажды, можно забыть о ней навсегда. Однако экономика не стабильна, бизнес, пытаясь подстроиться под эту нестабильность, вынужден постоянно меняться, а потому и правила для командировок не могут оставаться незыблемыми: время от времени необходимо к ним возвращаться, чтобы они были созвучны рынку и тому, что происходит сегодня в вашей компании.
Приступаем к работе
Определите структуру тревел-политики. Например, она может быть такой:
а) цель тревел-политики в контексте корпоративной культуры компании
б) сфера применения: для кого предназначена
в) ответственный за внедрение и исполнение тревел-политики
д) допустимы ли исключения из правил и, если да, какова альтернатива
Приступая к написанию, помните о двух правилах:
Не скупитесь на подробности: тревел-политика должна быть всеобъемлющей. Она должна устранять сомнения, а не вызывать их, поэтому постарайтесь прописать все аспекты деловой поездки, начиная от правил бронирования авиабилетов и заканчивая дополнительными расходами.
Не усложняйте: чем проще вы напишите, тем легче разобраться и запомнить.
Цель тревел-политики
« Тревел-политика должна соотноситься с ключевыми ценностями нашей корпоративной культуры » : эта фраза лишена конкретики, а значит, в документе ей не место. Лучше объясните, какие именно ценности нашли отражение в тревел-политике и почему. Иными словами, избегайте воды и бессодержательной высокопарности: для этого пункта достаточно пары абзацев.
Сфера применения
Кто является « целевой аудиторией » вашей тревел-политики — совет директоров, отдельная группа сотрудников (например, менеджеры по продажам) или же все работники компании? Если у вас большая организация и в ней приняты градации в зависимости от статуса, приготовьтесь к тому, что необходимо создать правила для каждого сегмента бизнес-путешественников.
Назначьте ответственных
Определите, кто будет заниматься внедрением тревел-политики и затем следить, чтобы она исполнялась.
Политика и процедуры
Что включать:
— принципы оформления виз, паспортов и приглашений;
— принципы бронирования авиа-, ж/д-билетов, номеров в отелях, а также проката автомобилей;
— принципы использования других видов транспорта (например, такси);
— правила проживания в отеле, включая питание, развлечения, Wi-Fi, телефонные разговоры;
— безопасность, связанная с поездками (в том числе при работе с профессиональными инструментами);
— правила, связанные с подарками, которые могут быть получены в ходе поездки;
— процесс утверждения, которому должны следовать сотрудники и руководители;
— система возмещения любых расходов, понесенных во время командировки;
— возможные санкции в случае нарушения тревел-политики.
Можно ли спрогнозировать бюджет на командировочные расходы?
Разные сотрудники путешествуют по-разному, ездят в разные места и с разной частотой. Тем не менее, проанализировав их поведенческие особенности и командировочные расходы за предыдущий период, вы без труда сможете рассчитать среднюю стоимость полета за милю, среднюю стоимость за ночь в отеле, средний чек за еду и расходы на наземный транспорт и на основе этих данных определить годовой бюджет на командировки.
Какова политика компании в отношении командировочных расходов?
Этот пункт определяется тем, насколько « подвижны » лимиты на траты в командировке.
Сообщите сотрудникам, что расходы на транспорт будут возвращены только в том случае, если они касаются бизнеса. Внерабочие поездки или же поездки, связанные с отдыхом, сотрудник должен оплачивать из своего кармана.
Вы можете установить средние цены на номера в каждом отеле и передать сотруднику право выбора. Пропишите, какой номер приемлем с точки зрения комфортности, безопасности и соответствия денежным лимитам, и укажите, будет ли компания покрывать расходы на мини-бар, Wi-Fi и т. д.
* Помните о том, что возможность выбора всегда благотворно влияет на сотрудников, поэтому вы можете позволить бизнес-путешественникам самостоятельно выбирать авиакомпанию или отель, ориентируясь на разрешенный класс обслуживания и « звездность » гостиницы.
Необязательно отдельно прописывать лимиты на завтрак, обед и ужин: вы можете установить суточную норму на питание, и работник сам решит, сколько потратит на тот или иной прием пищи.
Вам стоит определить, что компания подразумевает под этим пунктом — снеки, алкоголь, поход в кинотеатр и т. д. — и прописать, в каком случае работодатель готов возмещать потраченные средства (например, если такой досуг является неотъемлемой частью переговоров с клиентом).
Возмещение расходов
Важно, чтобы сотрудники четко представляли процедуру возмещения расходов. Попросите их указывать в отчетах дату, сумму, категорию трат, место и бизнес-цели, а также решите, стоит ли им заполнять квитанции на все расходы или же только на те, что превышают установленную тревел-политикой сумму.
Не забудьте также определить период, в течение которого работники должны предоставить отчеты, и установите, когда деньги, потраченные на деловую поездку, вернутся на счета сотрудников.
Охрана и безопасность
Прежде всего, необходимо прописать, что делать в экстренной ситуации и куда обращаться.
Если деловые туристы регулярно бывают в странах повышенного риска, организуйте дополнительное обучение по вопросам безопасности перелетов и пребывания в стране с другой культурой.
Также задумайтесь о том, каким образом будет налажена система оповещений о возможных форс-мажорах.
А высшим пилотажем станет разработка рекомендаций по здоровому образу жизни в командировках вместе с профильным специалистом.
Тревел-политика готова: что дальше?
Перемены нравятся только новаторам, остальные же воспринимают любые нововведения скептически. Чтобы тревел-политика надежно обосновалась в вашей компании, необходимо, чтобы сотрудники понимали, зачем она нужна, были знакомы с ее положениями и знали, где ее можно найти при необходимости.
Не забудьте организовать внутрикорпоративную рассылку, чтобы все работники могли еще раз просмотреть документ, и загрузите его на внутренний сайт компании.