Travel поддержка руководителя что это значит
Отчёт с бизнес-завтрака 12 марта «Travel-поддержка руководителя»
Как организовать Travel-поддержку для вашего руководителя и без лишних проблем отправить его в отпуск, путешествие или командировку? Что должен предусмотреть персональный ассистент для комфортной поездки? С какими сложностями Вы можете столкнуться? Эти и многие другие вопросы мы обсудили на нашем бизнес-завтраке 12 марта в Chefshow.
Travel-поддержка – одна из основных обязанностей любого личного помощника. И чаще всего именно в этой сфере у ассистентов возникает много вопросов. Чтобы организовать поездку своего руководителя и избежать проблем, нужно предусмотреть множество факторов.
Организацию любой поездки разложила по полочкам наш спикер, бизнес-ассистент Инвестиционной компании АРГО, спикер конференции PA DAY 2016 – Елена Абдулаева. Лена предложила участникам сформировать свой собственный чек-лист по подготовке путешествия. Включите в него все пункты до мелочей, и будьте уверены, что теперь всё под контролем! Для надежности во время поездки руководителя всегда имейте при себе всю информацию и обязательно распечатайте ключевые моменты для вашего босса, пусть он также возьмет ваш список с собой!
Мы перечислим основные пункты travel чек-листа:
1. Транспорт: стоимость билетов, бонусные программы авиакомпаний, возможные пересадки,
быстрое прохождение процедур в аэропорту.
2. Проживание: бронирование, программы лояльности отелей, консьерж-сервис.
3. Виза.
4. Страховка.
5. Трансфер: каких сюрпризов можно ожидать от местных водителей?
6. Расписание встреч.
7. Денежные средства, связь: кредитки и наличные, роуминг.
8. Здоровье в путешествии: лекарства, питание в самолете.
В феврале этого года в журнале «Секретарь-референт» у Лены вышла большая статья, посвященная организации поездок руководителя. Редакция любезно предоставила несколько экземпляров данного издания для самых активных участников встречи!
.JPG» alt=»text Travel 1203 » />
О всех возможностях путешествий по железной дороге рассказал Александр Львов — заместитель генерального директора по развитию «РЖД Тур».
От Александра мы узнали:
— о преимуществах организации путешествий VIP-персон железнодорожным транспортом,
— как путешествовать и эффективно проводить время. Как организовать работу и отдых уже на борту поезда?
— сюрпризы в дороге. Необычные истории наших VIP клиентов.
Фотоотчёт бизнес-завтрака «Travel-поддержка»:
По требовательности и нетерпеливости в тревел-поддержке русские боссы лидируют
Работать личным помощником руководителя — это как проживать две жизни за раз: его и свою. Такой специалист полностью погружен в бизнес и личные дела босса и его семьи, организацию быта, уход за домом или домами, покупки неожиданных вещей по всему свету и их доставку в разные уголки мира, координацию работы водителей, охраны, домашнего персонала, коммуникацию с родственниками по разным вопросам и, конечно же, оказывает им всем тревел-поддержку. И так круглые сутки.
Требования к функционалу ассистента, объему его работы, вовлеченности в проекты, участию поездках, а также графику 24/7, на мой взгляд, не имеют региональной специфики. Скорее можно говорить о том, что есть боссы, которые делегируют и требуют больше, а есть те, кто с трепетом относится к личному пространству и жизни ассистента и не спрашивает ночью то, что можно спросить в рабочее время.
Знакомый ассистент из цюрихской юридической фирмы рассказывает, что ее руководитель (швейцарец) звонит ей ровно в 8 утра — и ни минутой раньше. Если у него возникают сложности в выходные с поездкой, которую она организовала, он не будет ее беспокоить, а обратится в авиакомпанию или найдет информацию на сайте отеля. Другой знакомый ассистент бизнесмена в Женеве едва успевает выкраивать время на отдых, так как сопровождает руководителя в поездках и на конференциях, а также готовит ему материалы к встречам.
Или еще случай. Помощница вице-президента одного крупного оператора в области частной авиации развивает свой собственный проект внутри компании — программу лояльности для маленьких пассажиров, однако ее руководитель не хочет сокращать ей нагрузку по прямым обязанностям. Тревел-поддержка совладельца авиаоператора становится кошмаром, когда в любом часовом поясе и даже в самолете он продолжает работать и вести дела удаленно по конференц-связи.
На форумах и в закрытых группах ассистенты из разных стран признаются, что, несмотря на профсоюзы, строгие требования местного законодательства и детально прописанные должностные обязанности, переработки и огромные нагрузки скорее норма, чем исключение. Это говорит о том, что работа с собственником бизнеса — особый стиль жизни и призвание.
Только в плане тревел-поддержки можно с уверенностью говорить о том, что русские лидируют по нетерпеливости, уровню требований и ожиданий скидок, запросам на персональный подход. Бизнесменов русского происхождения немало во всем мире, и каждый капризен по-своему.
Расслабленный персонал в таких южных странах, как Испания и Италия, может не всегда отвечать на письма, особенно не на их родном языке. Именно в такие моменты ассистенту пригодится хотя бы минимальное знание местного языка, не только английского.
В странах вроде Франции и Швейцарии работники отелей и консьерж-сервисов стремятся угодить своим клиентам и выполнить любой их каприз, но не всегда готовы к тому, что гость хочет что-то прямо сейчас. По неизвестной ассистентам причине даже на срочное обращение здесь отвечают в течение суток (то есть завтра), а если позвонить по телефону — просят прислать запрос. В России такого не бывает! Срочный запрос решается по телефону.
Самая большая проблема для ассистентов — специализированные запросы в праздники. Однажды вечером 12 февраля я сделала письменный запрос в консьерж-сервис известного и дорогого парижского отеля на букет цветов для романтического праздника — Дня всех влюбленных. Каждые два часа я получала ответ, что мой запрос получен и будет обработан. В какой-то момент мой руководитель решил, что хочет определиться с цветами, но ответа от консьержа по-прежнему не было ни на мои звонки, ни на письма.
Закончилось тем, что я получила нагоняй за нерадивость, мой руководитель пошел к консьержу отеля и сам заказал цветы, а ответ на мой запрос пришел ночью, то есть тогда, когда он был уже совершенно не актуален. В гневе я обратилась к менеджеру отеля — у меня в голове не укладывалось, как они могли продолжить работать над моим запросом, если клиент уже дошел до них самостоятельно! В качестве извинений я получила из Парижа шоколад ручной работы и путеводитель с рекомендациями отеля по лучшим местам города.
Тревел-поддержка в поездках усложняется двумя факторами — регион и часовой пояс. В Азии трудно найти Mercedes, а сопровождение поездок в США для ассистента — круглосуточный марафон без сна и отдыха.
В одну такую поездку продолжительностью восемь дней мне приходилось ежедневно менять брони ресторанов, отелей и организовывать перелеты между городами. Мой руководитель с семьей путешествовал и хотел посмотреть новые места. Ночью я согласовывала с ним варианты размещения и рейсы, а потом их бронировала. Днем выполняла свои обычные обязанности. На следующую ночь он выбирал то, что мне удалось найти и забронировать, или просил подобрать другие варианты.
В один из таких перелетов случилась необычная накладка, которая не дала спать ни мне, ни оператору компании, через которую я заказывала самолет. В США, в отличие от стран Европы, пассажиру частного борта не предоставляют контактные номера телефонов команды. И когда пассажир хочет с ней связаться, он звонит ассистенту, ассистент — менеджеру брокера, а тот — локальному оператору. Обмен информацией происходит по этой цепочке до тех пор, пока клиент не узнает, что ему нужно. Мой руководитель, конечно же, был недоволен тем, что в календаре не было контактов команды и ему пришлось ждать ответы на свои вопросы.
Что я хочу всем этим сказать? Жизнь ассистента собственника бизнеса не слишком отличается от того, что вы видели в фильме «Дьявол носит Prada», это правда. И здесь лучше определиться сразу — готовы ли к роли Энн Хэтэуэй.
Организация командировок руководителя
Одна из востребованных задач – организация командировок руководителя и его сотрудников.
ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК РУКОВОДИТЕЛЯ
В первую очередь, это означает организацию всех необходимых процессов и подготовку документов. Приоритет – сберечь время топ-руководителей и бюджет бизнес-структуры. Этому способствует четкий план служебной командировки и контроль его выполнения на всех этапах. Командировка руководителя не потребует много усилий от организаторов при наличии у них релевантного опыта.
Переговоры, конференции, деловые встречи с зарубежными партнерами, открытие новых филиалов – важная часть большого бизнеса. Для руководителя командировка предполагает новые возможности, готовиться к ней нужно заранее.
Имея аккредитацию в 15 посольствах и специальное структурное подразделение, ГК Аэроклуб окажет содействие и всестороннюю визовую поддержку руководителю и сотрудникам компаний.
Поездка руководителя может носить частный характер, сохранение конфиденциальности в этом случае гарантировано.
УСЛУГИ ДЛЯ КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ
Предложения ГК Аэроклуб направлены на конструктивную реализацию всех запросов руководителя. Использование нашего программного продукта решает вопрос организации, поиска оптимальных предложений на авиа и железнодорожные билеты.
Как официальному представителю BCD Travel, нам доступны специальные тарифы в тысячах отелей по всему миру. Для руководителя и сотрудников компаний ¬– наших клиентов, предоставляются скидки в размере до 30 % от официальных цен. Комплексно это способствует контролю служебных расходов на поездку, экономии средств.
Взаимодействие с крупными международными компаниями, позволяет реализовать индивидуальные потребности клиентов, включая VIP-поездки.
Важный для руководителя аспект – высокий уровень безопасности и клиентская поддержка в экстренных ситуациях.
УПРАВЛЕНИЕ РАСХОДАМИ
Обращение к экспертам business travel влечет гарантированное сокращение расходов руководителя и самой компании на командировку.
ОБЯЗАННОСТИ МЕНЕДЖЕРА ПРИ ПОДГОТОВКЕ ВЫЕЗДА
ГК Аэроклуб предлагает своим клиентам индивидуальные программы сокращения расходов на командировки. Наши клиенты получают всю необходимую документацию для руководителя и бухгалтерии
Руководителя может заинтересовать обслуживание на платформе имплант/аутплант офисов.
Следует уточнить, какой статус придает сам руководитель командировке – организацию специального гардероба, согласования пребывания, оформления нестандартных документов и т.д.
Организация деловых поездок руководителя – задача для опытных специалистов. Ожидаемый эффект от бизнес-поездок достигается только путем грамотного планирования организационных вопросов.
Мы предложим и реализуем эффективные решения под любые Ваши задачи
Тревел-менеджер — кто это?
Организацией командировок в компаниях могут заниматься самые разные люди – от самих сотрудников до секретарей, бронирующих билеты. Понятно, что это не основные их обязанности.
Однако все чаще организации нанимают на работу специалистов, основная работа которых – подготовка деловых поездок сотрудников. Этих людей называют тревел-менеджерами, и сегодня мы поговорим о том, зачем нужны такие работники.
Главная задача тревел-менеджера – разработать и обеспечить реализацию тревел-политики всей компании. О составлении такой политики мы писали ранее, сейчас же вкратце отметим, что этот документ включает в себя правила организации поездок: ограничения по стоимости билетов и гостиниц для разных категорий сотрудников, список отчетных документов и т.п.
Тревел-менеджер контролирует все, что связано с поездками – от составления списков сотрудников, до проверки отчетности по командировкам. Естественно, именно такой специалист планирует бюджет на поездки в компании, стремясь к его постоянной оптимизации.
Тревел-менеджер: обязанности
Среди главных ежедневных служебных обязанностей тревел-менеджера:
То есть тревел-менеджер ведет как работу, связанную с финансами, так и решает организационные вопросы. Чем больше компания, тем серьезнее загрузка такого специалиста.
Как оптимизировать работу тревел-менеджера?
При большом количестве сотрудников и поездок, возникает необходимость оптимизации труда тревел-менеджеров. Делать все вручную – явно не оптимальный подход, который влечет за собой ошибки и переплаты, ведь проанализировать вообще все доступные варианты размещения и перелетов человеку не под силу.
Поэтому в последние годы компании все чаще внедряют корпоративные системы бронирования. OneTwoTrip For Business – как раз такой сервис. С его помощью тревел-менеджер может обеспечить выполнение тревел-политики компании (задать лимиты стоимости билетов и отелей), получить доступ к тысячам вариантов бронирований в режиме реального времени, и автоматизировать создание отчетных документов.
Тревел-менеджмент
Компания с широкой географией разброса филиалов или предприятие, сотрудники которого часто вынуждены покидать офис для длительных командировок в другие регионы и даже страны, нуждаются не только в продуманной до мелочей тревел-политике, но и в специальных мерах по оптимизации этого процесса: от планирования и утверждения командировок до составления авансовых отчетов.
Все деловые поездки управляются с помощью тревел-программы. Курировать ее может тревел-менеджер – специалист, который управляет бизнес-поездками, контролирует расходы и анализирует полученные результаты или любой другой ответственный за бизнес-процесс сотрудник. Вне зависимости от того, в чьем именно ведении находится процесс, тревел-менеджмент для многих современных предприятий – это важная мера по оптимизации и контролю расходов, помогающая более эффективно планировать, распределять время и нагрузку сотрудников.
Тревел-менеджмент или разумное управление командировками
Сегодня компании разрабатывают настоящую культуру командировок, которая позволяет руководителям постоянно держать руку на пульсе расходов, а сотрудникам – эффективно принимать решения и выполнять поставленные задачи. Для поддержки этой культуры существуют специальные программы и многочисленные сервисы.
Процесс согласования командировки существенно упрощается благодаря программным инструментам. Стандартно процедура представляет собой цепочку, в которой задействованы как минимум 3-4 лица – от рядового сотрудника до руководителя подразделения или организации. Использование мобильного приложения существенно повышает скорость обработки решения: от нескольких дней до нескольких часов. Отлично дополнит это приложение внедрение модулей по автоматизации авансовых отчетов и счетов агентства, а также электронная цифровая подпись. Оптимизированные бизнес-процессы высвобождают время каждого задействованного в решении задачи лица, грамотно перераспределяют задачи и помогают избежать ошибок, характерных для человеческого фактора.
Преимущества тревел-менеджмента с точки зрения руководства компании
В крупных компаниях за организацию бизнес-поездок отвечают сотрудники, в ведении которых находится выбор поставщиков услуг, проведение тендеров и подбор максимально привлекательных корпоративных тарифов для путешествий. Однако если такого сотрудника в штате нет, вся организация командировки ложится на плечи сотрудника, который отправляется в поездку. Использование специальных мобильных приложений для бронирования билетов и составления счетов позволяет сделать это, не покидая собственного рабочего места за считанные минуты. Однако как в этом случае руководителю получить возможность контролировать расходы и действия сотрудников?
Функции тревел-менеджера практически полностью смогут заменить программные инструменты. Для этого достаточно выбрать доверенное тревел-агентство, чьи корпоративные предложения окажутся максимально привлекательными, и ввести в программу требования политики компании, касающиеся путешествий. Далее остается лишь получать аналитическую информацию, которая доступна в удобном виде в любое время дня и ночи. В результате внедрения такого приложения в работу компании руководитель может постоянно быть в курсе положения дел, передоверять заказ билетов агентству, подтверждать выставленные им счета… Словом, полностью управлять командировками сотрудников, не покидая собственного кабинета.
Причем программа дает возможность полной организации поездки – от заказа билетов до (при соответствующей интеграции) составления отчета. Единая система по управлению поездками позволяет полностью спланировать командировку, а не останавливаться на каком-то одном этапе – например, заказе билетов. Это удобно и для сотрудника, который получает возможность решать поставленные задачи компании с максимальным комфортом, и для руководителя, который отслеживает обоснованные траты и анализирует их. В организации бизнес-поездок возможен различный подход:
Мобильные приложения позволяют перенести все эти подходы в единый электронный формат. Расширение функционала (возможность оплаты виртуальными картами, подтверждение счетов агентства и т.д.) только увеличивает гибкость и удобство решения.