служебная записка на обучение сотрудника за счет работодателя образец
Как организовать обучение сотрудников за счет работодателя
Бизнес – это, прежде всего, люди, поэтому руководители престижных компаний заботятся о постоянном повышении квалификации своих сотрудников. Обучение за счет работодателя – довольно частое явление, так как вклад в образование сотрудника – выгодная инвестиция.
Обучение сотрудника за счет работодателя по ТК РФ
В статье 196 ТК указано, что решение об оплате профессионального обучения сотрудника принимает работодатель. Руководитель также вправе самостоятельно определять условия и порядок учебы. Все принятые правила нужно зафиксировать в коллективном договоре и прочих внутренних актах.
В большинстве случаев обучение работников – право, но не обязанность работодателя. Однако существуют исключения, оговоренные в части 4 статьи 196 ТК. Работодатель должен организовать профессиональное обучение некоторым категориям сотрудников:
Работодатель обязан организовать обучение и в том случае, если это считается условием продолжения деятельности служащего.
Виды расходов работодателя на обучение
Условия, на которых происходит оплата обучения, фиксируются в следующих документах:
Обязанность фиксации условий обучения прописана в статьях 196 и 199 ТК РФ.
Учеба сотрудника, оплачиваемая работодателем, подразделяется на три основных вида:
Данная классификация указана в статьях 10, 73, 76 ФЗ №273. От вида обучения зависит начисление компенсаций, а также гарантии, предоставляемые работнику. Учеба может проводиться без отрыва от работы. В обратном случае работодатель сохраняет за работником его среднюю зарплату и должность. Если место учебы находится в другой местности, организация начисляет работнику командировочные по стандартной схеме (статья 187 ТК РФ).
Гарантии, предоставляемые обучающемуся служащему, перечислены в статьях 173-176, 187 ТК РФ:
Каждая операция, связанная с оформлением и оплатой обучения, должна быть подтверждена первичной документацией (часть 1 статьи 9 ФЗ №402). Также необходимо подтвердить факт того, что образовательная услуга была получена. Для этого подходит акт, на котором ставит подписи работодатель и представитель учебного учреждения. Главное требование к подтверждающему документу –наличие всех реквизитов. Подтверждением оказания услуги являются документы об образовании. К примеру, диплом.
Какие суммы компенсировать (выплатить) работнику, с которым заключен ученический договор?
Правила и особенности отработки за обучение
ВАЖНО! Образец приказа о направлении на обучение от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Оплата обучения – своеобразная инвестиция работодателя. То есть, руководитель рассчитывает получить бонусы с данной операции в перспективе. Это вовсе не проявление альтруизма работодателя.
Однако легко представима ситуация, в которой руководитель вкладывается, но ничего не получает из-за неблагодарного сотрудника. Работник, после прохождения обучения, вполне может уволиться и устроиться в другую компанию с обновленным за чужой счет профессиональным багажом. Как этого не допустить? Работодатель может указать в договоре обязанность отработки за обучение. То есть, сотрудник, повысивший свою квалификацию за счет компании, не может просто так уйти. Он обязуется отработать определенный срок. Возможность постановки такого условия оговорена в статье 197 и 199 ТК.
Если сотрудник отказывается от обязательной отработки, он обязан возместить расходы работодателя на оплату образовательной услуги.
Данное правило прописано в статьях 207 и 249 ТК РФ. Для защиты своих интересов руководитель должен правильно оформить соглашение с сотрудником.
Юридическое оформление отработки
Руководитель не может обязать сотрудника отрабатывать свои расходы на основании одного лишь приказа о направлении служащего на обучение. Для этого понадобится указать условие отработки в одном из следующих документов:
В документе обязательно нужно указать следующую информацию:
Срок отработки определяется в индивидуальном порядке. Он может составлять как несколько месяцев, так и несколько лет. Все зависит от договоренностей между руководителем и сотрудником. Обычно срок определяется на основании следующих факторов:
Сроки обязательно фиксируются в соглашении между сторонами.
Особенности взыскания расходов с сотрудника при увольнении
С сотрудника можно взыскать расходы за предоставленную ранее образовательную услугу только в том случае, если он увольняется по неуважительной причине. Данное правило оговорено статьями 207 и 249 ТК РФ. Однако в законе не уточнены причины, которые могут считаться уважительными или неуважительными. Данные нюансы определяются на основании существующей судебной практики. К примеру, уважительными причинами увольнения считаются:
Неуважительная причина в данном контексте – самовольная инициатива работника или его виновные действия.
Учет расходов на обучение
Расходы на обучение принимаются к налоговому учету на основании статьи 264 НК. Однако их учет выполняется только при выполнении некоторых условий (Письмо Минфина от 23 марта 2009 года):
Для учета важно подтвердить все затраты на обучение. Для этого понадобятся следующие документы (Письмо Минфина от 9 ноября 2012 года):
ВАЖНО! Если обучение сотрудника не сулит компании экономическую прибыль, проводится в интересах самого работника, то сопутствующие расходы не учитываются при расчете налога на прибыль. То есть уменьшить налогооблагаемую базу не получится.
Для снижения налогооблагаемой базы важно доказать две вещи: экономическую выгоду предприятия от обучения работника и связь образовательной услуги и деятельности компании. К примеру, если организация занимается грузоперевозками, а сотрудник направляется на обучение макияжу, такие расходы на налогооблагаемую базу не повлияют.
Как выглядит пример служебной записки на обучение сотрудников за счёт работодателя и на увольнение?
Слова в деловом мире не ценятся, в цене – действия. А если нужно что-то предложить или сообщить – для этого есть особого рода документы, менее строгие, чем договора и квитанции, но не менее серьезные по своей важности.
Это служебные записки. Большинство обывателей не видят разницы между служебной, докладной и объяснительной запиской. В какой-то мере это действительно одно и то же – все они имеют информационную направленность…
Какие виды служебных записок существуют?
Обычно это докладные и служебные. Составляются они в случае, если человек, о котором идет речь, сделал нечто, выходящее далеко за рамки внутреннего распорядка, что требует только вмешательства вышестоящего звена.
Это может иметь оттенок как со знаком “минус” – прогул, невыполнение должностных обязанностей, нарушение служебной этики, итд, – так и со знаком “плюс”. К примеру, сотрудник заслуживает премии или заграничной командировки по обмену опытом за счет работодателя.
Или повышения в должности. Повод может быть любым, главное – объяснить, чего вы хотите от руководителя и почему вы считаете именно такие меры целесообразными.
Все эти предложения вносятся обычно работниками одного подразделения с тем, на кого требуют написать записку, могут быть ниже или выше его по рангу.
Видео о том, какая разница между докладной и служебной запиской:
Основные требования по заполнению
Неважно, на кого и по какому поводу вы пишете записку – “катаете телегу” или наоборот просите о назначении премии, необходимо придерживаться правил делового документооборота и служебной этики.
Грамматические, пунктуационные, орфографические ошибки не допускаются. Тем более нельзя употреблять неподходящие по деловому стилю обороты, особенно грубые, а то и обсценные.
Лучше вообще воздерживаться от собственной эмоциональной оценки человека, о котором ведется речь в документе. Вместо “прошу уволить” лучше попросите о применении мер дисциплинарного воздействия. Вместо “лучший работник” – скажите, какие у него показатели, шеф сам разберется, кто лучший.
Особенно следует проявлять осторожность в докладных записках по поводу правонарушений, например, хищений. Любые документы нужно сопровождать документированными дополнениями, а здесь тем более- это могут быть показания видеокамер скрытого наблюдения, показания охраны.
За свидетельства, не подкрепленные доказательствами, можно из инициатора превратиться в виноватого и быть уволенным по статье. И хорошо еще, если не поднимут вопроса о заведомо ложном доносе.
Как написать служебную записку:
Итак, служебная записка должна всегда содержать:
“Шапка” должна всегда оформляться в правом верхнем углу – структурное подразделение, кому адресовано, от кого, фамилия и инициалы.
Ниже идет информационная часть. Обычно ее начинают с фразы : довожу до Вашего сведения, что…
После этого просьба – чего вы хотите от руководства и подпись с расшифровкой.
Обычно в крупных фирмах в локальной документации есть готовые шаблоны служебных записок (как бумажный, так и электронный вариант).
На увольнение
Если вы пишете документ с целью избавить фирму (а заодно и себя) от бесполезного сотрудника, нужно иметь более чем весомые основания для такого прошения. Идеально будет, если вы сошлетесь на них в тексте и приложите к самой записке.
Например:
Генеральному директору ООО “Запад-Интеркоммерц”
от старшего менеджера Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №3
Довожу до вашего сведения, что Петрова Елена Ивановна, принятая на должность менеджера по продажам 14.11.2016 года не соответствует занимаемой должности. На протяжении уже четырех месяцев она не выполняет план продаж даже на три четверти, не умеет вести деловой диалог с клиентом (что видно из записей телефонных переговоров). В офисе сотрудниками неоднократно замечено стремление Петровой Е. И. найти повод покинуть рабочее место, к вечеру – побыстрее уйти. Руководитель группы неоднократно беседовала с ней, но никаких улучшений в работе не последовало.
На основании вышеизложенного нам стало ясно, что работать Петровой Е. И. в сфере продаж слишком тяжело. Прошу вас принять меры.
Старший менеджер отдела продаж
Иванов Иван Иванович (подпись)
На обучение за счет работодателя
В этом случае необходимо привести конкретные достижения работника, обосновать – в чем ценность его для фирмы и почему она увеличится, если фирма обучит данного гражданина за свой счет.
Пример служебной записки на обучение сотрудников за счет работодателя:
Генеральному директору ООО “Астра-Трип”
Максимову Максиму Максимовичу
от руководителя отдела по работе с клиентами Невзоровой И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4
Сообщаю о высоких показателях работы помощника менеджера Александровой Александры Александровны, взятой на должность стажера 13 марта 2017 года. За период с первых дней работы и до сегодняшнего дня Александрова А.А. демонстрирует исключительно положительные результаты, высокие показатели продаж, особенно по элитным курортам и высокую заинтересованность в работе. Это подтверждается еженедельными и ежемесячными отчетами о продажах, которые я Вам присылала. Для сравнения привожу таблицу показателей Александровой А.А, из чего ясно, что с самого первого дня она работает не хуже остальных сотрудников.
Тем не менее ясно, что Александровой А. А. нужны специальные знания в этой области.
В связи с этим прошу Вас направить Александрову А. А. на курсы повышения квалификации в Институт туризма и гостеприимства.
руководитель отдела по работе с клиентами Невзорова Ирина Ивановна (подпись).
Как видно. в том, чтобы составить служебную или докладную записку, особенных трудностей, требующих специальных навыков, нет. Тем не менее, нужно проявить большую внимательность и аккуратность – ведь служебная записка есть еще и ваш собственный мини-портрет для работодателя.