не важно чем вы занимаетесь
БИОХИМИЧЕСКАЯ ЛЕНЬ. Почему нам не хочется делать полезные дела
Большинство из нас прекрасно знают, что в их ежедневниках и разных списках висят множество дел, начиная от разбора шкафов, заканчивая изучением английского, но мы предпочитаем сидеть в соцсетях, смотреть сериалы, читать что-то легкое и лениво ничего не делать.
И все бы хорошо, если бы в этих занятиях мы черпали истинное удовольствие и наполнялись энергией.
Но в 90% случаев бывает так, что мы занимаемся «ничем» только для того, чтобы не делать нужное и запланированное в списках дел.
Очень странно, откуда такое сопротивление?
Психологи давно изучают этот вопрос и даже придумали специальный термин «прокрастинация». Выделяют много причин прокрастинации, написаны десятки книг о том, как бороться с этим явлением. А мы, давайте, подойдем к процессу проще. И если вам удастся применить только один прием, о котором я написала в этой статье, ваша прокрастинация значительно снизится, если не исчезнет совсем.
Но почему, почему человечество в большинстве своем так это и не осознало, и мало кто кайфует от супер-продуктивной жизни, наполненной свершениями, самопреодолениями и полезными делами?! Почему все предпочитают «простые радости»?
В целом, ощущение радости от «сложного» способа добычи гормона гораздо сильнее, чем от простого!
И в идеале, человек будет более счастлив, если он будет жить на пике своих представлений о продуктивности: рано вставать, делать зарядку, правильно питаться и активно работать весь день, содержать свои дела в порядке, в общем, проживать свой день полно и эффективно. И будет менее счастлив (гормона выработается меньше), если человек получает его «простым» способом — вкусности, сериалы, форумы и соцсети, пустое чтиво. В этом варианте нам будет нужна все большая доза «простых радостей», и это, как вы понимаете, тупиковый в плане развития и порочный путь.
Но почему, почему человечество в большинстве своем так это и не осознало, и мало кто кайфует от супер-продуктивной жизни, наполненной свершениями, самопреодолениями и полезными делами?! Почему все предпочитают «простые радости»?
Тут нужно узнать еще об одной особенности: работе дофаминовых рецепторов. Дофаминовые рецепторы в нашем мозге возбуждаются, когда мы предвкушаем получение удовольствия! Вот мы ждем, что раз, и удовольствие сейчас будет. И залезаем в соцсети за интересненьким или намереваемся вот с сегодняшнего дня уж точно заняться спортом! Или учить язык или снова внедрить систему Флайледи! Итак, наши рецепторы возбуждены и мозг ждет своей порции гормона! Если мозг ее получает (мы действительно получили радость от просмотра соцсети, поедания вкусного или сделанного дела), то все в порядке, позитивная связь закрепляется, и в следующий раз мы пойдем туда за радостью еще. Снова залезем в холодильник, на форум или в ежедневник, делать дела!
Но что происходит, если радость мы не добыли? Рецепторы возбуждены и ждут своей порции гормона, а мы не так и смогли выполнить свой план: как и вчера сделать зарядку или помыть раковину перед сном или усесться за английский. Что-то пошло не так. В этом случае наш мозг «разочаровывается» в таком способе получения «радости»: «туда я больше не пойду, ничего хорошего там для меня нет». А дофамин-то нужен!
И вот смотрите: разве можно не получить, пусть худо-бедно, радость от еды или киношек, общения в соцсетях? Без вариантов, дофамина ждали — дофамин получили, связь надежно закреплена! А насколько надежен в современном мире способ получения гормона радости через дела и свершения? Сомнительно, раз на раз не приходится. Потому что мы часто переоцениваем свои возможности, нам хочется получить все и сразу, мы невыгодно сравниваем себя с другими, слишком часто критикуем себя, не умеем верно распоряжаться своей энергией и пытаемся делать дела в истощенном состоянии. Конечно же, у нас мало что получается.
Что же делать, как переключить себя на правильные рельсы?
Итак, чтобы переключить себя на правильную волну, вам необходимо начать соблюдать одно правило
«Обеспечьте себе успех»!
Как его применять: если вы решили сделать что-то полезное для себя, вам нужно устроить все таким образом, чтобы успел был просто неизбежен! Тогда вы легко станете «победителем» и получите свой порцию дофамина, и вам захочется еще!
Чтобы обеспечить себя успех в любом деле, нужно сильно снизить свою планку (разумеется, для начала, потом вам самим захочется ее повышать, для большего кайфа!).
Например, писать в плане на сегодня не десять дел, а три. Решить, что вы должны не перегладить все белье, а погладить всего 5 вещей. Не планировать «я каждый день 1 час занимаюсь английским», а ставить планку «выучить 3 новых слова». «Не по часу спорта в день», а «5 минут приседаний». Чувствуете, как по-другому это звучит?! Ведь хочется сразу пойти, даже побежать, быстренько выполнить свою задумку и получить свою порцию радости «Я это сделал!». И потом вам захочется еще!
Простой рецепт, не правда ли?
Просто в пылу современных требований в концепции «быстрее! выше! сильнее!» мы начинаем гнаться за завышенными стандартами, и в результате остужаем свой мозг и не формируем привычку к успеху.
На моем новом тренинге «Все в порядке!» участники получают просто море дофамина каждый день и входят во вкус, их уже не остановить! Это видно по их восторженным отчетам: «Я это сделала! Я смогла! Я хочу еще!». Конечно, всем нравится быть успешными! А тренинг дает мощное чувство успеха в сферах домашних дел, красоты и здоровья, управления делами, планирования и выполнения планов, и это очень много, и такой успех становится хорошей платформой для уверенности и успехов в других сферах жизни!
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный в способ расстановки приоритетов. Суть этой техники в том, чтобы сортировать свои задачи по важности и срочности с помощью специальной таблицы:
Обычно по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной — ее срочность. В результате в квадрате A оказываются самые важные и срочные задачи (которые следует выполнять в первую очередь), а в квадрате D — те задачи, которые можно без проблем отложить.
Вот так выглядит уже заполненная матрица:
Самым главным считается квадрат B (важно — не срочно), поскольку задачи из этого квадрата сильнее всего влияют на нашу жизнь. Количество задач в трех других квадратах (А, С, D) рекомендуется сводить к минимуму.
Кто придумал матрицу и почему она так называется
Свое название матрица получила в честь президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:
— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.
Обычно утверждают, что сам Эйзенхауэр и придумал матрицу, но мы не нашли этому никаких серьезных подтверждений. Одно из самых ранних описаний этой техники встречается у немецкого специалиста по Лотара Зайверта в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984 год), которая у нас издавалась как «Ваше время в ваших руках».
Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.
Как заполнять матрицу
Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность. Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия.
Важность
Важная задача — эта задача, которая направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам ).
Представим, что у некого человека есть главная цель — сделать успешную карьеру в компании, в которой он работает. Кроме карьеры для него также очень важны семья и здоровье (ценности). Вот как будет оцениваться важность задач в его случае:
Иногда советуют определять важность задач с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.
Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в помойку. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является для нас главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в нашей жизни.
Срочность
Срочная задача — эта задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:
Вот как будет оцениваться срочность задач исходя из перечисленных выше критериев:
Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе.
Алгоритм сортировки задач
Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить список этих задач. Это может быть список дел на день, список на неделю или даже список всех текущих дел вообще. Например:
Если вы только начинаете работать с матрицей, рекомендуем задавать к каждой задаче следующие вопросы:
Ответив на оба вопроса, поместите свою задачу в соответствующий квадрат. Вот как можно изобразить этот алгоритм в виде схемы:
Для примера давайте попробуем «обработать» приведенный выше список:
Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную.
Когда научитесь быстро определять важность и срочность задач, можете перейти к более «традиционному» способу сортировки:
В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.
Квадраты матрицы
Каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. Рассмотрим их чуть более подробно.
Квадрат A (важно — срочно)
Другие названия: Авральный квадрат, Квадрат кризисов, Квадрат результата (у Б. Трейси).
В этот квадрат попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП и авралы, проблемы со здоровьем и семейные проблемы, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и многое другое. Также в этот квадрат часто помещают «горящие» дела из квадратов B и C.
Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.
Это самый приоритетный и в то же время самый проблемный квадрат в матрице Эйзенхауэра. Судите сами:
Если в расписании преобладают задачи из квадрата A — это тревожный симптом. Он указывает на серьезные просчеты в планировании: неправильную расстановку приоритетов, неумение рационально распределять свои силы, неумение делегировать
Что делать с этими задачами
Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать и долго откладывать, это может обернуться еще большими неприятностями. Например, если вместо посещения стоматолога упрямо глушить зубную боль обезболивающими, это закончится флюсом или потерей зуба. А если вовремя не извиниться перед клиентом за ошибку, это может ударить по репутации компании.
Срочные и важные дела можно и делегировать, но это следует делать с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте его работу.
В идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные дела ( и благоприятные возможности).
Квадрат B (важно — не срочно)
Другие названия: Стратегический квадрат, Квадрат благополучия, Квадрат потенциала.
Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей
Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему. Ведь достигать целей нам обычно помогают не срочные дела, а те дела, которые мы выполняем планомерно, настойчиво и обдуманно.
Что делать с этими задачами
Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если мы хотим выучить иностранный язык, нам нужно выделить хотя бы один час на ежедневные занятия и встроить этот час в свое расписание. При планировании таких задач можно использовать различные методики : технику SMART, декомпозицию, группировку
, дела из квадрата A — это зачастую вовремя не выполненные дела из квадрата B. Например, владелец долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь владельцу придется срочно искать программистов и исправлять эти ошибки в авральном режиме.
Квадрат C (не важно — срочно)
Другие названия: Квадрат иллюзий, Квадрат суеты, Квадрат помех.
В квадрат C попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.
Основная проблема этого квадрата заключается в том, что его легко перепутать с квадратом A. особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает нашу жизнь.
Да, задачи из квадрата C обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, для поддержания качества жизни, для сохранения социальных связей
Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей. Например, мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Мы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на ненужном совещании. Иными словами, задачи из квадрата C — это просто помехи, которые отвлекают нас от действительно важных вещей.
Что делать с этими задачами
Время, потраченное на дела из квадрата C, следует сводить к минимуму. Это можно сделать разными способами:
Разумеется, полностью избавиться от дел из квадрата C вряд ли получится. Поэтому следует постоянно напоминать себе о низкой важности этих задач и стараться не тратить на них слишком много времени.
Квадрат D (не важно — не срочно)
Другие названия: Мусорная корзина, Квадрат растрат, Квадрат разрушения.
В квадрат D попадают малозначительные и необязательные, а порою даже и вредные задачи. К этой категории относятся мелкие бытовые дела, хронофаги, развлечения и различные спонтанные желания.
Квадрат D традиционно считается самым вредным квадратом в матрице Эйзенхауэра. Задачи из этого квадрата почти никак не влияют на наши цели и ценности, не меняют нашу жизнь и не требуют от нас незамедлительных действий.
Однако это обычно самые легкие и приятные дела в нашем списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы.
Что делать с этими задачами
Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу) или не делать вовсе.
Часто рекомендуют совсем избавляться от этих задач, однако мы не столь категоричны. Многие дела из квадрата D являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы нам для восстановления. Их непременно нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями
Другое дело, что эти задачи не являются приоритетными и не должны подменять важные дела.
Где создать матрицу Эйзенхауэра
Перечислим самые популярные варианты.
Бумага. Чертим на любом листе бумаги табличку (можно просто разделить лист на четыре части) и записываем в нее задачи. Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел: ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере их выполнения.
Канбан. — это заранее размеченная поверхность (фанера, картонка, лист ватмана), на которую прикрепляют стикеры с задачами. Этот инструмент помогает сделать матрицу Эйзенхауэра максимально наглядной: задачи удобно рассматривать, анализировать, сортировать К самой матрице можно добавить еще два поля: «Новые задачи» (еще не сортированные) и «Завершенные задачи».
Органайзер. Способ реализации матрицы в органайзере будет зависеть от возможностей вашей программы. Вот несколько вариантов:
eisenhower.me. Популярный на Западе для работы с матрицей Эйзенхауэра (русского интерфейса, увы, нет). При желании готовую матрицу можно распечатать, а сами задачи выполнять с помощью техники Pomodoro.
Приложения для смартфона. Есть несколько неплохих приложений для работы с матрицей Эйзенхауэра прямо на смартфоне. Самыми популярными на сегодняшний день являются следующие программы:
Как пользоваться матрицей (основные стратегии)
Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.
Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:
Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.
Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.
Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».
При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.
Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.
Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.
Несколько приемов
1. В самом начале можно держать под рукой список своих главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.
2. Если в вашей жизни есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8–00 до 17–00), заведите две отдельных матрицы. Если же эта грань не столь очевидна (например, вы владелец малого бизнеса или фрилансер), то все дела удобнее держать в одном месте.
3. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.
4. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки ). В этом случае вам не придется каждый раз заново распределять эти задачи между квадратами.
5. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» Задачи из квадрата D можно не маркировать.
6. Если хотите еще точнее оценивать важность и срочность своих дел, добавьте в матрицу дополнительные ячейки. Например:
Достоинства и недостатки метода
Достоинства
1. Простота. Матрицу очень легко освоить: она не требует длительного изучения теории и освоения сложных алгоритмов. А чтобы воспользоваться этой техникой, достаточно найти лист бумаги и карандаш. Именно с этой простотой в основном и связана ее популярность.
2. Быстрые результаты. По сути, расстановка приоритетов сводится к быстрой оценке задач и распределению их между четырьмя квадратами. У людей, которые регулярно пользуются матрицей, этот процесс обычно занимает не более 2–3 минут.
3. Универсальность. Техника может применяться фактически где угодно: в работе, в учебе, в бизнесе Впрочем, универсальность матрицы вовсе не означает, что она всегда дает наилучшие результаты.
4. Подходит для любых горизонтов планирования. С помощью матрицы Эйзенхауэра можно сортировать дела на день, на неделю, на месяц или даже на год.
6. Простое определение правильной стратегии. Если в нашем списке дел преобладают задачи из квадрата B и мы сосредоточены в первую очередь на их выполнении, то наши шансы на достижение целей заметно возрастают.
Недостатки
1. Субъективность оценок. Матрица предназначена для быстрой расстановки приоритетов и не подразумевает серьезного анализа задач. Обычно человек просто оценивает их «на глазок», опираясь лишь на свою интуицию.
И здесь открывается необъятный простор для когнитивных искажений и различных ловушек мышления. Например, все новые задачи обычно кажутся нам более срочными, чем старые. А задачи, которые связаны с эмоциями, часто выглядят чрезвычайно важными, хотя по факту могут таковыми и не быть.
Пример. Некий менеджер поссорился с коллегой из соседнего отдела. Переполненный эмоциями, он ставит перед собой «очень важную задачу»: срочно написать об этом происшествии у себя в Фейсбуке. В действительности эта задача не просто бесполезная, но даже и вредная: она может привести к дальнейшему развитию конфликта.
2. Дискретность оценок. Матрица Эйзенхауэра подталкивает нас к очень упрощенной классификации задач: «важно — не важно», «срочно — не срочно». Но в реальной жизни между этими крайностями есть множество промежуточных оттенков. Например, таких:
Матрица стирает все эти различия и сводит их всего к двум оценкам. А в результате дела с разной степенью важности и срочности легко могут получить одинаковый приоритет.
3. Не учитываются другие факторы приоритетности. Иногда лучше ориентироваться не на важность и срочность задач, а на другие показатели: необходимые для их выполнения ресурсы, ожидаемую эффективность
4. Не учитывается психологический фактор. Матрица в первую очередь подталкивает нас к выполнению самых важных и срочных задач. Увы, но это обычно самые сложные и неприятные дела в нашем списке. Человек, который фокусируется исключительно на таких делах, нередко становится жертвой прокрастинации и не делает вообще ничего.
Все, разумеется, зависит от конкретного человека и конкретной ситуации. Но иногда лучше начинать свой день с менее важного, но легкого: это помогает безболезненно «втянуться в работу».