на согласовании лмм что это
Система согласования. Как мы велосипед изобретали
Продолжаем рассказывать о том, как мы улучшаем жизнь не только нашим клиентам и партнерам, но и сотрудникам компании. Речь пойдет о внедрении системы согласования. Сознательно не указал согласования “чего”, так как в дальнейшем станет понятно, что чисто теоретически, согласования “всего”.
Размышления о системе согласований
Изначально в нашей компании, как и во многих других, в которых мне пришлось поработать, а также в которых был “гостем” или просто наслышан от своих знакомых, согласование договоров велось (и на момент написания статьи пока еще ведется), посредством обычной переписки в почте. Естественно это устраивает компании с небольшим количеством персонала и контрагентов. Нет особой необходимости придумывать и внедрять системы из-за подписания одного-двух договоров в месяц (а то и год) с единолично принимающим о подписывании решении генеральным директором. Аналогичная ситуация наблюдалась и с оплатой счетов. Каждый сотрудник, который взаимодействует с контрагентами и которому необходимо что-то оплатить, запрашивает счет и по почте отправляет в бухгалтерию с просьбой “оплатить”. При этом, далеко не всегда бухгалтерия оплачивает счета без предварительного согласования оплаты с непосредственным руководителем сотрудника и/или руководством компании. При определенных условиях цепочка согласований может “укорачиваться” или наоборот “удлиняться”.
Пока сотрудников не много и каждый знает всех своих коллег, кто кем является и кто кому руководитель — особых проблем не возникает. В ручном режиме и при определенных условиях заявки на оплату проходят согласования в режиме переписки и оплачиваются (либо отклоняются). Но наша компания растет и с определенного момента мы перешли ту незримую черту, после которой необходимо задуматься об автоматизации данных процессов и о необходимости внедрения чего-то нового.
Наши хотелки
У нас были свои минимальные требования к системе:
Не могу сказать, что системы плохие. На самом деле почти все системы позволяют выполнить основные наши “хотелки” и даже больше, чем нам нужно. Но, как обычно, дьявол кроется в деталях.
В первую очередь — интерфейс. Не привыкли мы пользоваться интерфейсом в стиле “1С”. Нам нужен простой, интуитивно-понятный интерфейс, в котором мы будем производить минимум действий для получения максимального результата (а кто же так не хочет?).
Во вторую очередь — цена (одномоментно заплаченная и затем стоимость владения продуктом в целом). Нам далеко не все нужно в системах, которые предлагаются из коробки. Но при этом платить приходится сразу за все. А так как сейчас многие переходят на систему подписки, то платить приходится постоянно и сумма, как обычно, зависит от множества условий (кол-во пользователей/подключений, возможности работы в облаке, дополнительные опции, модули и т.п.). А “соскочить” с системы, если вдруг цена перестала устраивать — проблематично.
В-третьих — нет возможности “управлять” своими «хотелками».
Реализация
Не буду долго расписывать, как и почему в итоге мы остановились на решении “придумать велосипед” и написать свою систему электронного документооборота. Решение принято — нужно делать. Мы уже прошли болезнь попытки реализовать продукт без требований, поэтому первично стартовал процесс написания ТЗ и его согласования. Благо перед глазами у нас были примеры реализаций, поэтому формирование прошло довольно безболезненно.
Единственное, над чем пришлось нам поломать копья — это в процессе разработки архитектуры не поддаться на соблазн удовлетворить требования “как есть”, в ущерб гибкости и дальнейшему удобству эксплуатации. Соблазн был велик, особенно у основного заказчика, так как срок реализации и внедрения сокращался бы в 2 раза. Но нам удалось убедить и руководство, и себя, что “лучше день потерять, потом за 5 минут долететь”. И считаю, что мы сделали правильный выбор.
Лучше день потерять, потом за 5 минут долететь.
Не обошлось конечно и без «курьезов».
В итоге мы нашли компромисс — архитектуру решения и реализацию воркфлоу оставили древовидной, а вот использование с точки зрения конфигурирования закрепили на уровне “договоренности”. И правильно сделали. Так как уже сейчас, при анализе задач, связанных с запуском новых типов согласований стало ясно, что на некоторых этапах, для специфических типов заявок, нам необходимо предоставить возможность выбора согласующему различных действий.
Теперь немного о нашем “ноу-хау” (по крайней мере мы в это верим). Чтобы добиться линейности и при этом возможности использовать один воркфлоу для одной схемы согласования (под схемой я имею ввиду сущности, для согласования которых требуется вовлеченность и порядок разных ролей — договор, счет на оплату и т.п.), мы продумали и реализовали механизм условий пропуска очередного этапа (-ов) согласования. В формировании условий мы можем использовать любую сущность карточки согласования и сравнить ее с “чем-либо”.
К примеру, есть у нас следующие сущности: Инициатор, Cумма, Валюта, Контрагент. И нам нужно, чтобы при сумме, меньшей 100 000 руб. не проходило согласование через сотрудника A, при валютных платежах, обязательно подключался к согласованию B, а в случае, если инициатором является сотрудник C, необходимо дополнительное согласование сотрудника D. При этом под сотрудниками мы подразумеваем как отдельных лиц, так и определенную группу. Для реализации этих моментов мы добавляем все точки согласования “в линию”. Т.е.: Инициатор->A->B->D->…
Почему указаны в скобках переходы? Потому что условия могут выполняться в комплексе и “под капотом”, если у нас формируется условие на переход в точку согласования, мы автоматически генерируем еще системный переход, который “обходит” данную точку (вот тут нам помогла наша древовидная архитектура воркфлоу и не пришлось ничего “костылить”).
Ну и немного дегтя в бочку меда. У нас не дошли руки до реализации конфигурируемого механизма управления оповещениями. Хотя изначально его закладывали в архитектуру проекта. Как обычно, для ускорения процесса запуска пришлось немного “временно захардкодить”, и на текущий момент данный хардкод остался. А идея была в том, чтобы создать механизм, аналогичный jira, который позволяет создать свою схему нотификаций, в которой можно задавать триггеры(события) и связывать их с группами или конкретными сотрудниками и иметь возможность ее “привязать” к любому типу заявки.
Для ускорения процесса запуска пришлось немного «временно захардкодить».
Интерфейсы
Немного интерфейсов нашей системы, чтобы было понимание, о чем вообще шла речь
Дашборд
Первое, что видит пользователь системы при ее открытии (если не учитывать процесс аутентификации) – это дашборд. В нем отображаются только активные (незавершенные) согласования. При этом заявки разделены на 2 сегмента:
Создание новой заявки
Интерфейс создания новой заявки может иметь представление (количество и расположение элементов) совершенно любое. Здесь представлен простой интерфейс, который демонстрирует возможность ввода чисел, выбор из списка, флаг (чек-бокс), дата, аттачи.
Единственное, на что можно обратить внимание, это опция “Создать еще”. При ее активации, после создания текущей заявки, мы попадаем не в дашборд или в карточку только что созданной заявки, а сразу открывается форма создания новой заявки того же типа, что и только что созданная. Реализовано было по просьбе наших сотрудников, которым приходится “пачками” создавать однотипные заявки.
Этап согласования
Данный интерфейс не сильно отличается от формы создания заявки. Но имеет ряд принципиальных функциональных особенностей:
Так как в данном случае это Контрагент, то элемент справочника у нас содержит два реквизита – Наименование и ИНН. После создания пользователь может сразу выбрать данный элемент из выпадающего списка.
Поиск
В поиске заявок сверху отображается набор свойств, по значениям которых нужно осуществить выборку. Наборы конфигурируемы каждым пользователем под свои нужды с возможностью быстрого переключения между ними.
Администрирование бизнес-процесса
В рамках управления бизнес-процессом мы можем создавать любое количество точек маршрута и указывать переходы. Вследствие чего формируется граф переходов. И для каждой точки согласования мы можем задавать:
Согласующие
Во вкладке “Согласующие” можно добавить группы, добавленные пользователи в которые могут осуществлять процесс согласования в данной точке бизнес-процесса.
Разрешения на действия
На разрешениях можно остановиться чуть подробней. Для ограничения действий согласующими, связанных с изменением значений полей (сущностей) в заявке, введен механизм разрешений. На текущий момент у нас введено 4 разрешения:
Хоть и немного притянуто за уши, но к примеру, это может понадобиться в том случае, если у вас существует отдельная позиция “проверяльщик корректности заполнения суммы”, то дать ему возможность менять в заявке только сумму и ничего более.
Условия пропуска
Условия пропуска я описывал выше. Функциональность нужна для формирования единого линейного бизнес-процесса для всех пользователей системы, и при этом осуществлять движение заявки по маршруту разными путями, в зависимости от заданного условия и без участия пользователя.
На скрине подготавливается настройка, которая позволит пропустить данную точку маршрута в случае, если инициатор находится в определенных группах и при этом Валюта эквивалентна Российскому рублю.
Вместо заключения
На текущий момент в нашей компании запущен всего один тип согласования. Но при гибкости настройки, которая заложена в системе, мы имеем инструментарий, позволяющий осуществить конфигурирование любых карточек заявок, где можно указать любое количество полей, любое представление карточки заявки и любой маршрут согласования с различными условиями.
Единственное, что требуется – это поработать аналитику над сбором требований и затем переложить их в систему посредством интерфейса администрирования. Чем мы сейчас и занимаемся.
Продукт жив, периодически мы вносим изменения по требованию наших сотрудников, в следствие чего его мощь и удобство использования растет, а внедряемые функции выполняют ту задачу, которая стоит перед нашим бизнесом, и мы всегда можем с уверенностью сказать, что запрашиваемая функциональность будет внедрена в случае, если это вообще возможно.
Макаронный Монстр.Этапы создания вселенной и Земли
Сотворение Мира
5000 лет назад Летающий Макаронный Монстр (ЛММ) за 5 дней создал вселенную и множество планет, в том числе Землю.
Первый день: свет
И сказал ЛММ: «Да будет свет». И стал свет. И поправил ЛММ свои тонкие глазные стебельки и увидел, что свет хорош, и отделил ЛММ свет от тьмы. Свет Он назвал Днем, а тьму Он назвал Ночью или «Прайм-Тайм». И был вечер и было утро: день первый.
Третий день: земля и растения
Когда проснулся ЛММ, мысли его были спутаны и не знал Он, где находится. И обнаружил Он себя слегка похмельным где-то посреди Индийского океана, и был несколько смущен тем, что сотворил днем ранее. И, стесняясь своего плохого поведения прошлым вечером, стал Он выкрикивать божественные повеления в попытках восстановить свое всемогущество, и решил тогда ЛММ навести порядок. И сказал (забыв напрочь про вчерашние указания насчет тверди): «Да соберется вода, которая под небом, в одно место, и да явится суша.» И назвал он сушу Землею (только вчера придумав термин «земли»), а собрание вод назвал Морями. И высушил ЛММ свою Макароннейшую Десницу под горячим светом и увидел, что это хорошо, но все еще есть маленькая проблемка. Была у него Земля, полная земель и тверди, но. И поднял Он твердь от второго дня к небу и назвал Небесами. Земли от третьего дня он оставил там, где они и были. Небеса казались лакомым кусочком, так что решил ЛММ, что будет жить там, а на Землю будет ходить на работу. И сказал ЛММ: «Да произрастит Земля пшеницу, манну, рис и все остальное, из чего может быть сделана еда, напоминающая мои Макароннейшие Десницы», и увидел Он, что эта оригинальная идея была безусловно хороша. Этим вечером выпил он поменьше из пивного вулкана, который был перенесен на Небеса вместе с остатками тверди. И был вечер и было утро: день третий.
Электронное согласование документов и договоров
Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.
Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.
Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени.
Как согласовать?
Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД.
Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель.
После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление.
Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно.
Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:
Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.
Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке
Согласование документов в системе ЭДО Диадок
Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок.
Система позволяет быстро согласовывать документы внутри компании: направлять документ на визирование или подпись определенному сотруднику, всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту, и они смогут обработать документ в Диадоке на странице «Согласование». Согласовать документы можно в веб-интерфейсе Диадока, мобильном приложении или интеграционных решениях, например в модуле для 1С.
Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников.
В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования:
Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:
Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.
Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок
В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:
Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:
Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.
Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок
Плюсы согласования
Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:
После завершения согласования документ можно сразу подписать и принять к учету или отправить контрагенту.
Вопрос-ответ
В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования?
Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.
Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?
В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.
Настройка согласования документов в 1С:Документооборот
Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?
Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации. Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения. Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.
Процесс согласования в 1С: Документооборот
1С: Документооборот не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.
В программе 1С можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи. Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы.
Отличие электронного от бумажного согласования
Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи.
Согласование документов вручную
В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:
В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени.
Электронный вариант согласования документов
В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:
Электронный метод позволяет не только сократить количество согласующих лиц, но и ограничить их функции. Так, например, бухгалтер не сможет править орфографические ошибки в тексте. Ему отведена в конкретном договоре область проверки реквизитов.
На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз. Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса.
Порядок согласования документов
Существующий в программе 1С: Документооборот модуль «Согласование» является специальным инструментом рассмотрения документа. Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует. Порядок движения текста может быть:
При сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке. Ход работы над текстом всегда можно увидеть в карточке документа кликнув по ссылке «Процессы».
После окончания рассмотрения документа всеми сотрудниками программа подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Будет видно решение каждого из участников, их комментарии.
Настройка модуля согласования документов
Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:
Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль. В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники.
Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей. Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер.
Виды программной связи документов
Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:
Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.
Обзор процессов согласования документов
Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.
Ход согласования документов
По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:
Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.
Рассмотрение
Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:
Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно выбрать из шаблонов.
Согласование
Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:
В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе.
Детали работы
При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:
Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.
Шаблоны согласований
Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования. В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:
Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.
Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.
Контроль процессов
Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:
При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.
Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.
Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные. Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника.
Анализ и мониторинг согласований документов
Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них:
Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.
Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.
Заключение
Как правильно установить 1С:Документооборот, чтобы система работала стабильно и быстро? Какую система управления базами данных выбрать? Как сделать административную установку программы? Ответы на эти и другие вопросы знают специалисты компании «Первый БИТ». Закажите бесплатную консультацию!