на скилле что это значит
Что такое soft skills и как их развивать. Полный гид
При создании гида по soft skills нам помогали эксперты из:
Аудиоверсия материала:
Теперь материалы РБК Трендов можно не только читать, но и слушать. Ищите и подписывайтесь на подкаст «Звучит как тренд» в Apple Podcasts, «Яндекс.Музыке», Castbox или на другой платформе, где вы слушаете подкасты.
Что такое Soft Skills и почему это важно
В простой модели профессиональных компетенций навыки разделяют на soft skills (гибкие) и hard skills (жесткие).
Soft skills — надпрофессиональные навыки, которые помогают решать жизненные задачи и работать с другими людьми.
Независимо от специальности вам понадобятся хотя бы несколько «гибких навыков». Чтобы добиться успеха на работе, нужно уметь хорошо ладить с коллегами, клиентами, менеджерами и начальниками. Soft skills нельзя научиться на тренинге или курсе, они закладываются в детстве и развиваются в течение всей жизни. Поэтому работодатели особенно ценят людей, у которых они хорошо развиты. Soft skills полезны в любых сферах, формируются в детстве и связаны с эмоциональным интеллектом.
Hard skills — узкие профессиональные навыки, которые нужны для решения конкретных задач в повседневной работе.
Например, для дизайнера «жесткими навыками» будут владение графическими редакторами, а для плотника — умение обращаться с электролобзиком. Жесткими навыками можно овладеть за несколько недель, а их эффективность — измерить. Hard skills нужны под конкретные задачи, формируются в процессе обучения и основаны на технических знаниях.
Ученые из Гарварда, Стэнфорда и Фонда Карнеги выяснили [1], что «гибкие навыки» — это 85% успеха человека в профессии, жесткие составляют только 15%.
В 2017 году Google провела внутреннее исследование [2], чтобы определить самые продуктивные команды внутри компании. Исследователи обнаружили, что их лучшими командами были смешанные группы сотрудников с сильными «гибкими навыками». Дальнейшие исследования показали, что на успех работы повлияли развитые навыки коммуникации, эмпатии и лидерства.
Гибкие и жесткие навыки должны дополнять друг друга, чтобы решать задачи разной сложности. Например, графическому дизайнеру будет полезно освоить soft skills: общение, креативное мышление, эмпатию и hard skills: владение Adobe Photoshop, Sketch, Figma.
Какие soft skills развивать, где использовать и как прокачивать
Вместе с Анной Аполосовой, федеральным тренером Ассоциации тренеров РСМ составили список из 14 важных «гибких навыков», которые помогут не потеряться в будущем. Рассказываем, что это за soft skills, где пригодятся и как их развивать:
1. Коммуникация
Коммуникация — это передача информации, обмен знаниями или сведениями между людьми. Например, приветствие, короткий разговор или покупка товаров в магазине. Коммуникация помогает налаживать контакты, чтобы удовлетворять человеческие потребности, выполнять жизненные и профессиональные задачи. В ближайшие десятилетия люди точно будут общаться друг с другом, поэтому навык будет актуальным независимо от изменений способов коммуникации. В блок коммуникации входят два важных навыка:
Деловое общение — умение вести переписку и переговоры с коллегами, клиентами и руководителями, чтобы решать задачи и добиваться поставленных целей.
Презентация и ораторское искусство — умение понятно и четко говорить, доносить свои идеи до других людей, чтобы вас понимали и запоминали.
Как развить. Больше общайтесь с конкретной целью, например, проведите переговоры с клиентом, презентации или лекции. Вступите в клуб дебатов или запишитесь на курсы переговорщиков. Устраивайте дискуссии и деловые игры с друзьями или коллегами.
Что изучить о коммуникации:
2. Критическое мышление
Критическое мышление — способность взвешенно подходить к переработке и потреблению информации. Мы постоянно находимся в информационном потоке. В нем легко потеряться, потерять фокус внимания или стать жертвой манипуляций. Навык помогает проверять информацию, искать взаимосвязь между фактами, рационально мыслить, принимать верные решения и сформулировать сильные аргументы.
Как развить. Развивайте логику и наблюдение. Попробуйте определить ролевые модели поведения коллег на работе. Понаблюдайте, как они реагируют на входящую информацию. Учитесь задавать вопросы. Применяйте методики критического мышления на новостях. Например, начните с простых методик проверки информации «5W+H» или IMVAIN:
Что изучить о критическом мышлении:
3. Клиентоориентированность
Клиентоориентированность — умение вовремя определять потребности и желания своей аудитории, чтобы удовлетворять их с максимальной пользой. Например, если у вашего клиента нет времени идти в магазин, вы можете доставить товар ему домой. Клиент увидит заботу и сэкономит время, а вы получите лояльного покупателя. Навык помогает конкурировать на рынке труда, товаров и услуг. В стране с развивающейся рыночной экономикой это особенно ценно.
Как развить. Проанализируйте свою целевую аудиторию. Например, если устраиваетесь на работу — это будут HR, руководители отделов и директора. Подумайте, какие проблемы с соискателями у них бывают, как вы можете их решить. Изучайте аудитории разных сфер вашей жизни, помогайте удовлетворять запросы и закрывать проблемы этих людей.
Что изучить о клиентоориентированности:
4. Управление проектами
Проекты везде. Сделать сайт, построить дом, организовать путешествие — всё это проекты. Вокруг проекта собираются разные люди, например, клиент, помощники, подрядчики, внешние силы в виде государства. Человек, который управляет проектами, стоит в середине системы. У него есть рычаги и связь со всеми ее компонентами. Именно от него зависит, каким получится проект. Бизнес, НКО и госорганы в России переходят на проектное управление, поэтому умение управлять проектами становится необходимым для людей всех возрастов.
Том Вуйец на выступлении TED «Построишь башню — создашь команду» делится результатами исследования «задачи с зефиром».
Как развить. Представьте свои текущие дела в виде проектов. Обозначьте цель, сроки, этапы. Подумайте, как можно оптимизировать свои проекты: получить больше пользы или сэкономить ресурсы. Например, если часто опаздываете на работу, заранее приготовьте одежду и еду на утро или смените маршрут.
Что изучить об управлении проектами:
5. Наставничество и менторинг
Традиционная система образования жесткая и неповоротливая. В ней есть разрыв между компетенциями, которые мы получаем в университете и тем, что требуется на реальной работе. Чтобы быстрее вырасти профессионально и адаптироваться к требованиям рынка нужен наставник или ментор.
Наставник поможет составить план обучения и следить за результатами. С ним работают регулярно, чтобы видеть прогресс и корректировать свое обучение. Если сами станете наставником, сможете делиться умениями и знаниями с другими людьми, которым нужна эта компетенция. Адаптировать команду к задаче, проекту или рабочему месту.
Как развить. Подумайте, какие компетенции нужно прокачать, как эффективнее это сделать. Составьте себе план обучения на год. Следуйте ему, фиксируйте результаты. Когда научитесь управлять своим обучением, предложите коллегам или друзьям стать их ментором на некоторое время. Так отработаете навык и поможете другим людям.
Что изучить о наставничестве:
6. Ненасильственное общение
Ненасильственное общение (ННО) — метод четко, понятно и точно доносить до собеседника информацию и добиваться своего. В ненасильственном общении вы сообщаете собеседнику наблюдение, подкрепляется его фактом, говорите о своей потребности и формулируете просьбу. Так вы не причините людям вреда, удовлетворите свои потребности, определите насильственную коммуникацию в свой адрес и вовремя ее остановите. Навык помогает договариваться в коллективных совещаниях, личном общении с коллегами и близкими.
Автор базовой книги по ННО Маршалл Розенберг предлагает ясно формулировать каждый из четырех компонентов ненасильственного общения. Без оценок, суждений и перекладывания ответственности.
Как развить. Научитесь понимать себя и относитесь к людям с сопереживанием. Применяйте методику ненасильственного общения с друзьями, чтобы безопасно отработать ее на практике. Посещайте встречи и тренинги по ННО, где люди учатся общаться без насилия. А еще — прочитайте нашу статью о том, как применять ННО в жизни.
Что изучить о ненасильственном общении:
7. Принятие решений
Принятие решений — способность осознанно выбирать лучшее решение из возможных вариантов. Этот навык помогает быстро и с максимальной пользой достигать своих целей. Например, если вам предложили две интересные вакансии, но вы не знаете, какую выбрать — можете упустить обе.
Как развить. Чтобы развить навык принятия решений, нужно научиться видеть максимальное количество вариантов, верно расставлять приоритеты в каждой конкретной ситуации и выбирать лучшее из возможного. Если возникают сложности на работе, обращайтесь к руководителю с решением, а не проблемой.
Что изучить о принятии решений:
8. Решение проблем
Если что-то идет не так, вы можете жаловаться или принимать меры. Навык решения проблем помогает справляться с трудностями на работе и в жизни. Чем сильнее его прокачиваете, тем более сложные ситуации вам будут по плечу. Решение проблем похоже на управление проектами и принятие решений — вы преодолеваете трудности, чтобы достичь целей и получить результат.
Экономист Нави Раджу делится тремя принципами создания большего с минимальными затратами.
Как развить. Обозначьте несколько главных проблем в вашей жизни и придумайте 20—30 решений для каждой. Установите срок и попробуйте реализовать каждое из них за это время. Если решить проблему не сможете, придумайте новые способы с ней справиться. Помните, что главное в проблеме — найти решение.
Что изучить о решении проблем:
9. Эмоциональный интеллект
Эмоциональный интеллект — способность понимать эмоции, мотивацию, намерения свои и других людей и управлять всем этим. Навык помогает решать практические задачи, принимать решения и строить коммуникацию с другими людьми. Например, если во время своей презентации вы видите, что слушатели устали — сделайте перерыв.
Как развить. Чтобы прокачать эмоциональный интеллект, нужно развивать эмпатию по отношению к себе и другим людям. Понаблюдайте за своими эмоциями и эмоциями других. Подумайте, с чем они связаны, и как влияют на окружающих. Попробуйте контролировать себя и принимать лучшие решения, основанные на наблюдениях.
Что изучить об эмоциональном интеллекте:
10. Управление знаниями и обучаемость
Обучаемость — способность узнавать новую информацию и применять ее в жизни, чтобы решать повседневные задачи. Знания формируют умения, а умения — навыки. Важно не собирать концепции и теории, а применять их на практике, превращая в полноценные компетенции. Управление знаниями помогает выбирать нужные источники информации, сортировать ее и управлять планом обучения.
Как развить. Составьте план обучения, отфильтруйте нужную информацию, выберите знания, которые хотите применить на практике. Теории и концепции обучения важно проживать, пробовать на себе и анализировать. Например, если узнали о матрице управления временем, попробуйте ее в жизни.
Что изучить об управлении знаниями:
11. Работа в режиме неопределенности
Современный мир описывают аббревиатурой VUCA. Это мир нестабильности (volatility), неопределенности (uncertainty), сложности (complexity) и неоднозначности (ambiguity), и нам придется в нем жить. Работа в режиме неопределенности — умение быстро реагировать на изменения условий задачи, принимать решения, управлять проектами и своими ресурсами. Чтобы конкурировать на рынке и быть востребованным, нужна гибкость и умение быстро адаптироваться к изменениям. Например, в навык работы в режиме неопределенности входит стресс-менеджмент.
Стресс-менеджмент — управление состоянием и поведением своим и других людей в периоды физического и психологического напряжения: сжатых сроков, форс-мажоров, сильных нагрузок.
Как развить. Нужно развивать самостоятельность. Придумывайте выходы из разных трудных ситуаций, пробуйте подходы, которыми раньше не пользовались. Пробуйте новые инструменты: Телеграм, онлайн-форматы обучения, удаленную работу. Следите за трендами и новыми технологиями, выбирайте то, что подходит вам. Откройте собственный бизнес или запустите блог. Продумайте пути его развития в разных обстоятельствах: когда всё идет хорошо, в кризис, когда много конкурентов или нет желания им заниматься.
Что изучить о работе в режиме неопределенности:
12. Бережливое производство
Бережливое производство — умение устранять потери любого рода, искать узкие места и улучшать процесс создания чего-либо. Навык помогает экономить ресурсы конкретного человека или целого производства. Например, если правильно рассчитываете свою нагрузку — вы не выгораете, поэтому успеваете сделать больше и лучше. Навык необходим предпринимателям, которые связаны с мелким, средним или крупным производством.
Как развить. Организуйте собственное пространство: рабочий стол, компьютер, квартиру. В бережливом производстве есть технология 5S — удаление ненужного, самоорганизация, соблюдение чистоты, стандартизация процессов, совершенствование порядка. Начните с нее — наведите порядок в шкафах, создайте свою систему хранения и сортировки вещей, мусора и информации.
Сортируйте письма и файлы на компьютере и в телефоне, сделайте свое пространство удобным. Чем лучше будут ваши системы, тем лучше разовьете навык. Спланируйте свои задачи через канбан или скрам-доску.
Что изучить о бережливом производстве:
13. Экологическое мышление
Экологическое мышление — это способность осознанно относиться к происходящим событиям без вреда для себя и окружающих. Экологическое мышление предполагает ответственность за свои действия и позитивное отношение к миру. Навык помогает увлекаться своим делом и получать удовлетворение от результата. Например, если в проекте сдвигаются сроки — вы не паникуете, а ищете решение проблемы. Быстрее преодолеваете трудности и стремитесь закончить работу качественно.
Как развить. Развивайте в себе проактивное мышление, вместо реактивного. Например, если вам нагрубят в очереди, вы не грубите в ответ, а сначала думаете и решаете: стоит ли грубить в ответ. Если от этого никому лучше не станет, значит отвечать не стоит.
Экологично относитесь к ресурсам, которые расходуете дома: ведите раздельный сбор мусора, выключайте воду, когда чистите зубы, покупайте меньше пластика или сдавайте одежду в переработку.
Что изучить об экологическом мышлении:
14. Саморефлексия
Саморефлексия — это самостоятельный анализ своих поступков, поведения, деятельности. Она помогает оценить свои действия, осознать их и принять решение, что делать дальше. Например, если вы никак не можете наладить отношения с коллегами, саморефлексия поможет найти ошибки в общении с вашей стороны. Этот навык развивает осознанность — вы будете принимать более взвешенные решения, если знаете себя и осознаете свои потребности.
На каждом этапе обучения нужно осознанно ставить цели. Навык целеполагания помогает их формулировать и достигать. В отдельном материале мы подробно рассказали, как работать с целями для своего обучения и представить его в виде проекта:
Как развить. Понаблюдайте за собой: отмечайте детали поведения и поступков. Попробуйте вести дневник — записывайте туда впечатления о прожитом дне, инсайты и анализ своего поведения. Каждый день записывайте людей, которым вы благодарны за что-либо в своей жизни.
Что изучить о саморефлексии:
Как понять, какие soft skills нужны лично мне?
Чтобы понять, какие soft skills вам нужны:
А сложно развить гибкие навыки?
Чтобы сформировать навык, нужно получить знания и отработать их на практике. Знания — это информация, которую мы получаем и запоминаем для себя. Источников знаний много: книги, статьи, лекции, личное общение, советы наставника. Для примера возьмем вождение автомобиля. Изучение устройства машины, правил дорожного движения и теория вождения — это знания.
Применение знаний на практике, первый и еще не отработанный опыт — умение. Умением будет поездка на автомобиле по городу или учебной площадке. Это то, с чем мы получаем права, навык еще не сформирован.
Навык сформируется, когда умение дойдет до автоматизма — мы научимся выполнять задачу одинаково хорошо, не теряя в качестве, вне зависимости от изменения внешних условий. Уверенное вождение независимо от погоды, аварийных ситуаций и других внешних факторов — это навык.
У каждого «мягкого» навыка свои уровни и критерии развития. Чем больше вы практикуетесь, тем лучше развиваются навыки. Главное — получать обратную связь и анализировать прожитый опыт, иначе вы будете стоять на месте.
Как понять, на каком уровне развития гибкие навыки
Оценить уровень развития навыков и компетенций помогают методики ассессмента. Эксперт по обучению взрослых, тренер АРТы Инна Попова предлагает определить, из чего состоит компетенция и выбрать шкалу уровня ее развития. Каждую компетенцию описывают через комплекс индикаторов, в которых она проявляется.
Хороший пример детального описания компетенций по уровням показывают в книге «Знать или уметь» [3]. Здесь авторы представляют модель 6К, дополняя модель 4К уверенностью в себе и преодолением неудач «confidence», работой с информацией и эрудицией «content». Каждая компетенция детально разложена на четыре уровня.
Возьмем пример — коммуникативную компетенцию. Первый уровень коммуникации — проявление эмоций, типичный для детей и некоторых управленцев в состоянии стресса. Второй уровень хорошо иллюстрирует диалог из «Криминального чтива». Героиня Умы Турман — Миа Уоллес спрашивает героя Джона Траволты — Винсента Вегу: «Ты слушаешь? Или просто ждешь, когда можно заговорить?» Вега отвечает: «Я жду, когда можно будет сказать, но пытаюсь слушать».
На третьем уровне выстраивается полноценный диалог, появляется умение слушать вторую сторону. Здесь общение предполагает, что мы как минимум учитываем образ мышления слушателя. На четвертом уровне коммуникации мы способны «увидеть» скрытый подтекст.
Авторы книги Роберта Голинкофф и Кэти Хирш-Пасек приводят индикаторы проявления каждой компетенции у детей, взрослых, в деловой среде.
Инструменты оценки soft skills
Youthpass. В конце обучения участникам часто вручают сертификаты. В Youthpass сертификаты используют для оценки результатов неформального образования в программе Erasmus+. Одна часть сертификата подтверждает участие в проекте. Вторая помогает участнику определить, как изменились его восемь ключевых компетенций [4] по итогам образовательного мероприятия. Тренер создает пространство для рефлексии, тем самым помогает участнику самостоятельно оценить свои компетенции.
Open badges, Mozilla и badgecraft. В 2010 году Mozilla представила образовательные бейджи — показатели достижения, навыка или качества. Их используют для мотивации, постановки образовательных целей или виртуального резюме компетенций. На бейдже указывают организацию, которая его выдавала, «оценщиков компетенции» и достижения человека.
В системе формального образования преподаватель оценивает компетенции учеников. В неформальном образовании бейджи может выдавать любой: организатор курса, одногруппник, эксперт, коллега и сам участник. Система бейджей создает особую образовательную среду, помогает в альтернативных каналах обучения.
Appraiser. Международная гильдия молодежных тренеров разработала платформу Appraiser для оценки компетенций членов сообщества. Каждую компетенцию тренера разбили на показатели, которые он определяет, как сильные стороны или зоны роста. Например, обучаемость включает развитие через обратную связь, умение оценивать собственные компетенции и находить ресурсы для своего обучения. Сумма показателей сильных сторон и зон роста дают уровень компетенции в целом.
Далее подключается метод 360 — по итогам совместной работы на образовательном мероприятии собственную оценку тренера сравнивают с оценкой членов команды и участников. После самоанализа и обратной связи тренеры составляют свой план развития.
Города для обучения. Оценку компетенций завершают новым планом развития. Хороший пример проекта, который позволяет строить такие планы — интерактивная карта возможностей Cities of Learning.
Вы ищете на карте места, которые подходят вашим интересам и целям, составляете образовательный маршрут — плейлисты. Полученные компетенции можно подтвердить цифровыми бейджами.
Развивайте гибкие навыки, оценивайте свой прогресс и составляйте планы обучения. Подчеркивайте развитые компетенции в резюме и сопроводительных письмах, чтобы получить интересную высокооплачиваемую работу.
Софт-скиллы: зачем они нужны в работе и как их развить
Опыт дизайнера и арт-директора на фрилансе
Я занимаюсь дизайном с 2008 года, а в 2017 открыла ИП в сфере графического дизайна и работаю фрилансером.
Несмотря на врожденную эмпатию и базовое умение общаться, в работе я наступила на много граблей. Оказалось, дизайн в деловых отношениях занимает примерно 40% от всего времени, а 60% — умение вести дела и договариваться, то есть софт-скиллы.
Оказалось, к каким-то софт-скиллам у меня врожденная предрасположенность, а какие-то вроде самопиара и тайм-менеджмента даются потом и кровью. Это привело меня к тому, что люди называют осознанностью, — умению понимать, что и как я делаю, к каким результатам приводят мои действия, сбору статистики о себе и о работе, отслеживанию закономерностей.
Я хочу обобщить свой опыт и рассказать, что для меня представляют софт-скиллы и как их прокачать. Сначала расскажу про скиллы в целом и про то, как их развивать, а потом остановлюсь на тех навыках, с которыми я чаще всего сталкиваюсь в работе как арт-директор и фрилансер.
Что такое софт-скиллы и зачем они нужны
Лет десять назад, чтобы считаться успешным специалистом, надо было просто хорошо делать свою работу. Такой исполнитель обрастал заказами по сарафанному радио — и большинству клиентов было все равно, какими личными качествами он обладает. Тогда были важны в первую очередь так называемые хард-скиллы — навыки по специальности: создание дизайна у дизайнера, написание текстов у копирайтера, готовка у повара и так далее.
Я считаю, что повальное развитие софт-скиллов связано именно с повышением конкуренции среди исполнителей и развитием сервисов. В любой момент можно уйти к другому специалисту или найти другого клиента.
К сервисам люди тоже привыкли: быстрая работа банков, молниеносные курьеры, вайфай в ресторанах. От фрилансеров ждут не меньшего, но они заработали репутацию бездельников, которые сутками не отвечают на телефон, сбегают с предоплатой и делают работу плохо. Среди моих знакомых и связей в дизайн-сфере таких давно нет, но дурная слава распространяется быстрее хорошей репутации. А хорошие специалисты с плохим набором софт-скиллов уже с большим трудом находят себе проекты.
Ниже разберу, какие софт-скиллы я считаю особенно важными для фрилансера.
Как победить выгорание
Управление временем, или тайм-менеджмент
Ответ с запасом. Я использую совет моего преподавателя: если думаешь, что проект займет день, — закладывай три. Месяц — закладывай три. Год — ну вы поняли. Иногда все складывается хорошо и проект рождается без усилий. Но любой, кто занимался креативной работой, знает о всевозможных творческих кризисах и прокрастинации, когда нужно походить, подумать, чаю попить, обсудить задачу с коллегами, — и на все это уходит время.
Точный ответ. Для него понадобится среднее арифметическое всех похожих проектов. Чтобы посчитать его, надо в течение недели последить, на что уходит время.
Самый простой способ — установить на неделю трекер, например Toggle. Можно хоть с секундомером сидеть и в гугл-таблицу записывать. Вот я проснулась. 15 минут валялась в кровати. За 30 минут умылась. Час на завтрак. 40 минут — дорога на работу.
Теперь важно ничего не упустить. Созвон с клиентом, исследование, первые скетчи, разговор с коллегой о проекте, обед и перерыв на кофе. Все фиксируется в трекере. Поначалу сложно помнить о переключении таймера, но надо стараться возвращать себя к нему.
Если собрать статистику, можно переструктурировать рабочий день, убрать из него лишнее и понять, куда утекают часы. Например, не проверять почту каждые полчаса по пять минут, а поставить будильник на 12:00, 16:00 и 20:00.
Главная ошибка — пытаться успеть все за один день. Тайм-менеджмент не о том, как сделать миллион дел, а о том, как планировать день с учетом приоритетов, временных, физических и личностных ресурсов, включая время для отдыха и перезагрузки. Хорошая практика — начинать планирование дня, недели и месяца со слотов для отпуска и свободного времени и только потом добавлять рабочие таски и встречи.
Последнее особенно полезно фрилансерам и удаленщикам: им трудно оставить работу на работе и не занимать выходные. Для этого и нужно понимать, на что уходит время.
О тайм-менеджменте написано много книг, но лучшая, на мой взгляд, «Сделай это завтра» Марка Форстера. Посыл книги — наше время ограничено, а мозгу не всегда хочется делать запланированное. Марк предлагает систему конечных списков, по которым есть условно 10 дел, ни больше ни меньше. Так мы создаем себе ограничения и автоматически расставляем приоритеты срочности и важности.
Если мне что-то нужно сделать прямо сейчас, то сначала думаю, действительно ли задача настолько срочная или она спокойно ждет до завтра. Если ждет — переношу. Если не ждет — заменяем уже существующую запись, если текущий список полон. Отдельного внимания заслуживают рассуждения Марка об обмане мозга и работе с ленью и прокрастинацией, которой не существует.
Мне удобно вести учет в Todoist. Вначале я записывала все задачи и время, которое они занимают. Рядом с задачей ставила иконку будильника, если она занимала час, две — если два часа и так далее. Опытным путем я выяснила, что в день умещалось 10 будильников. Если появлялась новая задача, я переносила ее на следующий день или на любой другой свободный слот. Сейчас возвращаюсь к этому способу, когда у меня много задач и мало времени, а тайминг должен быть ювелирным.
Если вы руководите командой, тем более важно представлять, у кого сколько времени уйдет на задачу. Например, один сотрудник быстро сделает отчет, но над письмом будет сидеть два часа. В планировании своего времени нужно учитывать и время клиента: сколько уйдет на правки, в какой срок он рассмотрит работу.
Организованность
Под организованностью я подразумеваю четкие процессы — чтобы и я знала, как работаю, и коллеги могли всегда подхватить мои задачи.
Организованность рабочих процессов. Организованность начинается с настройки процессов. Уже на этапе тайм-менеджмента у вас сложилось понимание того, как проходит день и из чего состоит работа. Теперь распределим дела по категориям и выстроим их в понятную последовательность.
Приведу пример. Моя работа в основном состоит из следующих этапов:
У других специалистов этапы могут отличаться, но смысл в том, что у каждого шага есть своя причина. Если я скажу клиенту, что мне нужно потратить месяц своего времени и чемодан его денег для первых скетчей — на первые три пункта, — он может не понять зачем. Моя задача — описать ему важность этих процессов, а до этого — сформулировать ее самостоятельно для себя.
По этим этапам я формирую простой и прозрачный план работ. План меняется в зависимости от проекта и задач, но в любой момент и я, и клиент понимаем, где мы сейчас находимся, сколько времени еще займет проект и что уже было сделано. В случае с креативными индустриями такой план помогает успокоить клиента, который идет в неизвестность и до конца не может визуализировать конечный результат.
Зоны ответственности. Я думаю, главное — понять, где заканчивается твоя и начинается чужая ответственность. Перед началом проекта или задачи я уточняю, что делаю и зачем, кто готовит материалы, кто отвечает за документы, кому звонить в случае вопросов и кто принимает решения. Так работа пойдет быстрее и проще. Не страшно задавать вопросы, страшно делать вид, что все понимаешь и во всем разбираешься, если это не так.
Подготовка материалов. Практически все дизайнеры сталкивались с макетами других дизайнеров, на которые не посмотреть без слез. В других профессиях похожее тоже случается: иногда проще сделать работу самому, чем разбираться в чужой.
Спасает организованность и структурность. Я много делегирую и знаю, что любой мой файл может подцепить любой подрядчик, быстро разобравшись, что где лежит. Я храню файлы так, что могу отыскать шрифт, картинку или исходник из «Дропбокса» за пять минут. Система экономит много времени и спасает от гигантских списков «где что лежит и как этим пользоваться».
Соблюдение договоренностей. В суете легко забыть о встречах, обещаниях. Я, к примеру, сразу заношу задачи в календарь, даже если они начнутся через два месяца.
Переговоры и деловое общение
Коммуникации касаются многих вещей, но в моем контексте это ведение переговоров: как настаивать на своем, получать лучшие условия, не теряя уважения к клиенту.
Проговаривать рабочие ситуации. Я сразу говорю, если меня что-то не устраивает, если мне непонятно, некомфортно или у меня не получается. Желательно делать так сразу, чтобы не накапливать негатив и раздражение.
Объяснять, какую услугу вы продаете. Многие дизайнеры считают, что они продают только дизайн. На самом деле они продают дизайн, время, навыки, лицензию на использование и возможность использовать исходники. Все это стоит денег — и нужно понимать сколько. То же касается и других профессий.
Так, клиент может и не знать, что такое лицензия и почему я хочу денег за исходники. Но у клиента нет желания обмануть — есть только непонимание ситуации. Если спокойно объяснить, конфликта, скорее всего, не будет.
Обсуждать деньги. Многие фрилансеры избегают или боятся говорить о деньгах. Но в деньгах нет эмоций, это просто цифры, их нужно научиться обсуждать.
Обдумывая проект, я прикидываю время и ресурсы. Рассчитываю стоимость рабочего часа, умножаю на эту стоимость часы проекта и добавляю 20% на непредвиденные затраты.
Знать права и обязанности. Есть не только обязанности, но и права: право на отдых, сон, достойную оплату, высказывание мнения, вежливое обращение. Я стараюсь помнить это и не забывать об отдыхе в угоду клиенту. Он купил не меня, он купил у меня услугу. Софт-скиллы часто воспринимают как оправдание рабства, мол, это умение адаптироваться под ситуацию, но это не так.
Если у клиента бюджет меньше, чем я рассчитывала, то можно запланировать на проект больше времени и параллельно взять что-то еще или исключить из договоренностей какую-то часть работы, например составление документов на моей стороне или передачу исходников. Не соглашайтесь сразу на все, лишь бы взять заказ.
Не воевать с клиентами. Чаще всего «война» начинается с предположения, что клиент разбирается в вашей работе или вы разбираетесь в специфике клиента.
Решение общей задачи — взаимовыгодное сотрудничество, равноценный обмен. Я делаю работу, клиент платит деньги. По крайней мере, моя задача — сделать обмен равноценным, а если не получилось — передоговориться или разойтись.
Сохранять уважение. Клиент надеется, что я решу его задачу, а не добавлю новых проблем. Клиент ведет свой бизнес успешно, если у него есть возможность оплатить услуги. Он точно так же вкладывается в процесс, ведет переговоры, собирает материалы для работы. Это достойно уважения.
Так же и любой человек, который оказался со мной в команде, достоин уважения: он прошел собеседование, сделал тестовое, показал себя лучшим из кандидатов. Важно дать ему шанс. Люди ошибаются, это нормально. Устраивать публичную порку не стоит. Задача начальника — защищать интересы своих людей. Я всегда хвалю прилюдно, а ругаю за закрытыми дверьми.
Готовить отчеты о проделанной работе. Даже если проект длится несколько месяцев и подразумевает всего два касания с клиентом, я раз в неделю пишу что-то вроде: «Мария, добрый день. Процесс идет, файлы будут готовы, как договаривались, к 16:00 вторника, сейчас мы отрисовываем финальные макеты для презентации и готовы в среду после обеда их обсудить. Подскажите, с вашей стороны все в силе? Вам хватит времени на принятие решения?»
Так клиент видит, что о нем не забыли и работа идет по плану. Если я выбиваюсь из графика, отчет — хороший способ прояснить проблему. В такие моменты я максимально честно и подробно рассказываю, что пошло не так и почему, сколько времени ушло на решение, на каком я этапе и какие перспективы у готовности проекта. В моей практике клиент ни разу не отказывал в сдаче чуть позже, не ругался, не лишал части оплаты. Если сразу предупреждать о проблемах, чаще всего все всё понимают, форс-мажоры случаются у каждого.
Не надо отчитываться несколько раз в день, раза в неделю более чем достаточно. Получается, что так мы экономим чужое время. Всегда приятно, когда к вашему времени относятся с уважением и пониманием.
Конфетка на покрывале. Я всегда думаю, что в моей работе может быть «конфетой на покрывале» для клиента. Например, к одному из клиентов я катаюсь с бутылкой хорошего вина на закрытие документов по проекту, но не остаюсь на распитие этой бутылки, а просто делаю команде небольшой подарок. Копирайтер может приехать с распечатанными текстами, иллюстратор — предложить два варианта цветовой гаммы на выбор. Основной критерий — это небольшой бонус, который потребует немного времени и ресурсов. Если ресурсов тратится много, имеет смысл это осметить и добавить в работу, если у клиента есть потребность в этой услуге.
Если интересно побольше узнать о переговорах, советую книгу «Договориться можно обо всем» Гэвина Кеннеди. Основной посыл, который я вынесла, именно в балансе: нельзя просто так соглашаться на любые условия, просто потому что клиент попросил. Напоминаю: всегда можно выбрать как другого клиента, так и другого исполнителя. Еще книга хороша тем, что почти в каждой главе есть пример переговоров или тест с разбором частых подводных камней. Получается почти игровой формат.
Самопродажи и самопрезентация
Сложно стать коммерчески успешным специалистом, если про тебя никто не знает, а ты сам молчишь. Выбор заключается в том, чтобы или развивать навыки самопрезентации и продаж, или нанять агента.
Все начинается с нескольких сложных вопросов: каким специалистом я хочу стать, в чем мои сильные и слабые стороны, как я хочу, чтобы обо мне отзывались коллеги и клиенты? Вопросы формируют образ и список качеств, которые сейчас развиты не в полной мере. С ним можно работать: собрать крепкое портфолио, научиться продавать свои услуги, завести блог.
Портфолио. На собеседованиях в первую очередь просят портфолио. Картинки, текст, видео — все должно быть под рукой, в хорошем качестве и максимально полно описывать меня как специалиста. В конце каждого проекта я отвожу время на пополнение портфолио. Это тоже часть рабочего процесса. То же касается и других профессий.
Если работа не совпадает с амбициями, можно попробовать сделать проект для себя и рассказать о нем.
Ведение блога. Важно рассказывать о своей работе и делать это интересно. «Инстаграм» в этом плане — уникальная площадка, там можно подсмотреть, как рассказывают о себе архитекторы, юристы, финансисты, дизайнеры и многие другие специалисты. Даже если работа не предполагает немедленных и ярких результатов, блог можно построить на рассказах про должностные обязанности и рабочие процессы.
Продажи. Хороший блог и приятное портфолио — не залог коммерческого успеха. Все равно придется учиться продажам. Важно понять, какие услуги вы оказываете и кому, попасть в свою среду. Если ваш проект для миллионеров — не стоит пытаться продавать его студентам.
Одна из ЦА этой статьи — фрилансеры, и во многом я фокусировалась на решении болей именно фрилансеров. К примеру, многие фрилансеры мало отдыхают, поэтому я предложила вариант решения этой проблемы: сначала планировать отдых, а потом — работу.
Мотивация и саморазвитие
Отдых. Выгорание и трудоголизм никого не сделали счастливым. По себе я поняла, что могу оттягивать отдых сколько угодно: всегда есть проекты, задачи и недоделанное портфолио. Но если я не восстановлюсь, буду работать медленнее и хуже. Поэтому я покупаю билеты на определенные даты, а дальше бежать некуда. И клиенты всё понимают, и проекты ставятся на паузу, и мир не останавливается.
Постоянное обучение. Если специалист применяет только навыки, полученные в школе или институте, его очень скоро обойдут. Мне учеба помогает не останавливаться в развитии. Учат выставки, книги, мероприятия, собственный опыт, например задачи, которые я еще не делала.
Расширять кругозор можно не только в своей области, но и в смежных, и даже не связанных. Кто-то ходит на специфический спорт, кто-то — в музеи, кто-то читает про астрономию, а кто-то записался на курсы по керамике. Никогда не знаешь, как в жизни поможет новый навык. Главное, считаю, чтобы нравился процесс.
Терапия. Развить осознанность и понять, кто вы и что вы, беречь силы, грамотно расставлять приоритеты, разбираться со страшными «психологическими» вопросами и успешно работать над собой, незаметно не развалиться и не выгореть — в этом могут помочь книги по саморазвитию, но лучше найти психолога.
К моему удовольствию, сейчас многие ходят на терапию, разбираются в себе и развиваются как личности. Кто пока не готов — читают книги, ходят на йогу, медитируют и обучаются на своем опыте. У каждого возникают трудности с общением, развитием, мотивацией или трудоголизмом. Не стыдно попросить о помощи.
Вместо итогов: делегирование
Возможно, дочитав до этого момента, вы думаете: да никому не выполнить написанное на 100%. И это так. Если у меня что-то совсем не получается или не приносит удовольствия, стараюсь поручить это другому. Для себя оставляю самое интересное. Делегирование — отдельный навык, который тоже нужно развить.
Нормальная практика — нанять человека на портфолио, заплатить таргетологу, взять консультацию у бухгалтера, отдать текст для блога корректору или попросить менеджера вести переговоры за вас. Я считаю, что можно не быть специалистом по любому из этих вопросов, но разбираться в них нужно. Так вы сможете проконтролировать и процесс, и результат, если передаете работу другому человеку.