Клишированные синтаксические конструкции сообщаю вам что

Информационно-справочные документы

Большинство документов, которые создаются в учреждениях, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное обсуждение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В докладной записке может быть информация по следующим вопросам: о сложившейся ситуации; явлениях или фактах, имеющих место; выполненной работе; сделанных выводах; предложениях. Информация документа либо принимается руководителем к сведению, либо побуждает его к определенным действиям.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативные докладные записки составляются по личной инициативе составителя с целью побуждения адресата к принятию определенных решений.

Текст такой докладной записки, как правило, делится на две части:

— констатирующую, или описательную, в которой описывается ситуация или излагаются имеющиеся факты (обычно негативные);

— изложение выводов и предложений.

Информационные докладные записки составляются регулярно, например, еженедельно или ежемесячно, чаще всего по указанию руководителя. Они содержат информацию о ходе работы, о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.д.

Докладная записка должна содержать следующие реквизиты: «наименование учреждения», «название вида документа», «дата», «регистрационный номер», «место составления», «адресат», «заголовок к тексту», «текст», «подпись» (с указанием должности, фамилии, инициалов). При составлении документа используются следующие клишированные синтаксические конструкции: Сообщаю Вам, что…; Прошу, предлагаю + инфинитив (принять меры, выделить, разрешить, допустить, перенести).

В зависимости от местонахождения адресата докладные записки делятся на внутренние (рис. 5.7.) и внешние (рис. 5.8.). Докладная записка, адресованная руководителю учреждения или структурного подразделения, называется внутренней; если же докладная записка направляется в вышестоящую организацию, то это будет внешняя докладная записка. Внешние докладные записки оформляются на бланке организации, внутренние – на обычном листе бумаги.

Рис. 5.7. Образец оформления внутренней докладной записки.

Рис. 5.8. Образец оформления внешней докладной записки.

Объяснительная записка – это документ, который поясняет отдельные положения основного документа (плана, программы, отчета, проекта) или объясняет причины какого-либо события, факта, поступка (чаше всего случаи нарушения трудовой дисциплины).

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. Первая группа документов представляет собой приложения к основному документу (плану, отчету), они объясняют и дополняют его. Такие записки оформляются на общих бланках, подписываются руководителем (рис. 5.9.).

Во вторую группу включаются записки, в которых объясняются причины поведения, поступка, ситуации. Они составляются и подписываются отдельными работниками. Текст такой записки строится следующим образом: вначале описывается ситуация, поступок, затем объясняются причины произошедшего. В объяснительной записке предполагается использование предлогов с причинным значением: в связи с …, вследствие…, по причине того, что… и т.п.

Как и внутренние докладные записки, объяснительные записки могут оформляться рукописным образом на стандартном листе бумаги. Такие записки оформляются так же, как и внутренняя докладная записка.

Рис. 5.9. Образец оформления объяснительной записки.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или явлений, а также удостоверяющий какой-либо юридический факт.

Различают также справки личного характера (рис.5.10.) и служебно-информационного (рис. 5.11.).

Личные справки выдаются гражданам с целью подтверждения места проживания, работы или учебы, заработной платы, трудового стажа и т.п. Такие справки всегда направляются за пределы учреждения, поэтому они оформляются на общем бланке. Поскольку текст справки личного характера по своему содержанию типичен, он оформляется на трафаретном бланке, на котором содержится заранее занесенная постоянная информация и оставлено место для переменной информации. Текст начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются необходимые сведения. Не рекомендуется использовать в тексте архаичные обороты: настоящим подтверждается, действительно обучается, настоящая справка.

Рис. 5.10. Образец оформления справки личного характера.

Текст информационной справки обычно составляется в индивидуальных ситуациях. Во вступительной части указываются причины ее составления (ссылки на запрос лиц и организаций; на документы, послужившие основанием для составления справки, и др.). Текст может делится на разделы и пункты. Очень часто справочную информацию представляют в табличной форме.

Рис. 5.11. Образец оформления служебно-информационной справки.

Типовой формуляр справки включает следующие реквизиты:

— «наименование организации» (автора, выдавшего справку);

— «наименование вида документа» (справка);

— «заголовок к тексту»;

Датой справки служит дата ее подписания. Регистрационным номером считается порядковый номер документа, он оформляется одновременно с датой.

Заголовок справки может включать указание на период времени, на который приходится сообщение. Внешние справки подписываются, как правило, руководителем учреждения или его заместителем. Внутренние справки подписывают руководители структурных подразделений. Справки, содержащие финансовую информацию, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером. Оттиск печати заверяет подписи на справках, содержащих финансовую информацию. Печатью заверяются также справки, подтверждающие факты из жизни и деятельности граждан.

Различают акты законодательные (решения, облеченные в форму законов, указов, постановлений) и административные (подтверждение фактов в деятельности организации).

Административный акт – это документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо: при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверки наличия товара и т.д. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.

Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов.

Акты по содержанию и назначению делятся на акты:

— ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);

— сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов, дел, законченных объектов и др.);

— обследования (состояние техники безопасности, условий труда, результатов деятельности);

— испытаний (образцов, систем, технологий, новых изделий, оборудования);

— уничтожения дел, испорченных товаров списания;

— расследования несчастных случаев, аварий и т.д.

Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме (рис. 5.12.), как правило, на бланке и содержит следующие реквизиты: «наименование организации» (включая наименование структурного подразделения), «названия вида документа», «дата», «регистрационный номер», «место составления», «заголовок к тексту», «текст», «подпись». Дата и место составления акта должны соответствовать дате события и месту его составления. Заголовок начинается либо с предлога «о» («об») и формулируется с помощью отглагольного существительного (О приеме/передаче оборудования, Об уничтожении дел и т.п.), либо с помощью существительного в родительном падеже, например: ревизии кассы.

Рис. 5.12. Образец оформления акта.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Он может быть представлен в форме связанного текста, таблицы или сочетания этих форм.

Во введении указывается документ, послуживший причиной проверки, его дата и номер – основание для издания акта (чаще всего это распорядительный документ), например, Основание: приказ директора предприятия №2 от 02.01.2014. Далее идет список фамилий лиц, составивших акт. Они перечисляются в следующей последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие (в алфавитном порядке) с указанием должности: например:

В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, дается и название этих учреждений.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В текст включаются сроки проведения работы комиссии, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце теста указываются данные о количестве экземпляров акта и месте их нахождения или адресата, которым он направлен, например:

Подписи лиц располагаются в той последовательности, в которой эти лица указаны в составе комиссии во вводной части, но без указания должности (указываются председатель и члены комиссии), например:

Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но при этом излагает суть замечаний ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров. Протоколы составляют и с целью документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол ведется секретарем, который стенографирует, записывает на магнитофон или конспектирует все выступления на заседании (за исключением текстов основных докладов: они могут быть подготовлены заранее и после заседания передаются секретарю). В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования отдельно по каждой кандидатуре. К протоколу подшиваются все представленные на рассмотрение материалы, которые оформляются как приложения.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия и виде копии самого протокола, выписки из протокола или в виде других распорядительных документов.

Вид протокола выбирается в зависимости от вида заседания или статуса коллегиального органа.

Полный протокол (рис. 5.13) включает не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, которые передают содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, все позиции, что позволяет представить полную картину заседания. Полный протокол составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Протокол составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Протокол оформляется на бланке, где указывается наименование вышестоящего органа, названия учреждения, вид документа (протокол), дата, индекс документа, место его составления, заголовок к тексту, текст, подписи председателя и секретаря.

Датой протокола считается дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось насколько дней, то дата протокола включает дату начала и окончания, например: 21-24.10.2014.

Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протокола ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок протокола состоит из названия вида коллегиальной деятельности (собрание, заседание, совещание и т.д.) и названия коллегиального органа в родительном падеже, например: заседания совета, собрания директоров и т.д.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В водной части протокола после заголовка приводятся:

1. Сведения о председателе и секретаре заседания – их фамилии и инициалы.

2. Сведения о присутствовавших. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляются фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Если число присутствующих больше 10, то указывается общее число. При оформлении протокола расширенного заседания указывается общее количество присутствующих, списки после регистрации участников передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу, например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается). На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решений требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание, например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано: Всего членов ОАО 135 человек, присутствовали 117 человек.

3. Повестка дня. Количество вопросов, рассматриваемых на заседании, и их последовательность, как правило, обсуждаются заранее во время подготовки заседания и оформляются в виде повестки дня. Она или является приложением к протоколу (если протоколируются заседания коллегий министерств, комитетов), о чем делается запись в тексте: Повестка дня заседания прилагается, или включается в текст вводной части протокола. Повестка дня – краткое содержание документа, она должна содержать оптимальное количество вопросов и устанавливать последовательность их рассмотрения и фамилии основных выступающих (докладчиков) по каждому вопросу. Каждый пункт должен отвечать на вопрос «о чем?», в конце пункта следует указать фамилию и должность докладчика, например:

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел текста состоит из трех частей и начинается с цифры, обозначающей порядковый номер решаемого вопроса, затем на одной строке вслед за цифрой прописными буквами печатается слово «СЛУШАЛИ», и с новой строки абзаца приводятся инициалы и фамилия докладчика в винительном падеже и через тире запись выступления. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если текст доклада подготовлен заранее для передачи секретарю, в протоколе после фамилии докладчика делается соответствующая запись, например:

Далее с новой строки печатается слово «ВЫСТУПИЛИ» и со следующей строки с абзаца указывают должность, инициалы и фамилию каждого выступающего (в именительном падеже) и через тире запись его выступления от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступлении. Фамилии задававших вопросы выступавшему, ответы на них печатаются с новой строки, например:

Решения, принятые по обсуждаемому вопросу, являются третьей частью раздела протокола, начинающейся со слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»), которое также печатается с новой строки. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и в распорядительных документах, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

После текста оформляется реквизит «подпись». Подписывают протокол председатель и секретарь собрания (протоколы правления акционерных обществ или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими на заседании):

Рис. 5.13. Образец оформления полного протокола.

Краткий протокол (рис. 5.14.) фиксирует вопросы, которые обсуждались на заседании, фамилии докладчиков и выступавших и принятые решения. Текст краткого протокола не содержит сведений о ходе обсуждения основного доклада, о замечаниях, вопросах, мнениях по поводу доклада. Такой протокол рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется, доклады и тексты будут переданы секретарю, или тогда, когда ведется протокол заседаний оперативного характера.

Рис. 5.14. Образец оформления краткого протокола.

Выписка из протокола (рис. 5.15.) представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящуюся к одному из вопросов повестки дня. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий ход обсуждения вопроса и принятое решение, инициалы и фамилию председателя и секретаря (без подписи).

В конце составляется заверительная надпись. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Рис. 5.15. Образец оформления выписки из протокола.

Источник

объяснительная записка

Смотреть что такое «объяснительная записка» в других словарях:

Объяснительная записка — письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого либо факта, действия, обстоятельств. Источник: ПРИКАЗ Ростехнадзора от 23.10.2006 N 928 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В… … Официальная терминология

Объяснительная записка — письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого либо факта, действия, обстоятельств. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

объяснительная записка — и. В делопроизводстве: служебный документ, записка, поясняющая содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта), а также сообщение должностного лица, поясняющее какое л. действие, факт, происшествие, представляемое… … Учебный словарь стилистических терминов

Объяснительная записка — Жанр официально делового стиля, документ, указывающий на причины, которые привели к нарушениям. Составляется в произвольной форме. Используются следующие клишированные синтаксические конструкции: 1) вводящие констатирующую информацию: Сообщаю… … Общее языкознание. Социолингвистика: Словарь-справочник

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — – разновидность служебной записки, поясняющая какое либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Требования к подготовке и оформлению служебных записок установлены параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

объяснительная записка — делопр. 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному… … Краткий словарь терминов из области делопроизводства

Записка Объяснительная — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

записка объяснительная — Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка. [http://www.lexikon.ru/dict/buh/index.html] Тематики бухгалтерский учет … Справочник технического переводчика

записка — и; мн. род. сок, дат. скам; ж. 1. Листок бумаги, содержащий короткое письмо, вопрос, сообщение и т.п. Оставить, получить записку. Любовная з. З. лектору. 2. Краткое изложение какого л. дела, сообщение о чём л. в официальной форме. Объяснительная… … Энциклопедический словарь

записка — и; мн. род. сок, дат. скам; ж. см. тж. записочка 1) Листок бумаги, содержащий короткое письмо, вопрос, сообщение и т.п. Оставить, получить записку. Любовная запи/ска. Запи/ска лектору. 2) Краткое изложение какого л. дела, сообщение о чём л. в… … Словарь многих выражений

Источник

Словари

Долгое время в центре внимания исследователей Ж.оф.-д.с. находились лишь законодательные тексты, составляющие ядро стиля. Изучение этих текстов началось в конце 1960-х гг. с анализа языка первых декретов Советской власти, Конституции СССР, советских законов как с позиции лингвостилистики (К.А. Логинова, 1968; М.Н. Кожина, 1977; А.К. Панфилов, 1968; Д.Н. Шмелев, 1977), так и с позиций специалистов в области права (А.С. Пиголкин, 1972; А.А. Ушаков, 1968). Благодаря этому были выявлены основные стилевые черты (см.) официально-делового функционального стиля (см.), дано теоретическое обоснование его внутренней дифференциации, объяснены принципы построения официально-деловых текстов (М.Н. Кожина, 1966, 1968, 1972). Изучение законодательных жанров было продолжено наблюдениями над выражением в текстах УК и ГК РСФСР функциональной семантико-стилистической категории оценочности (Т.В. Губаева, 1987; Н.Н. Ивакина, 1994). Параллельно идет изучение юрисдикционных жанров, в частности обвинительных заключений (В.С. Зубарев, Л.П. Крысин, В.Ф. Статкус, 1976), приговоров, протоколов (Т.В. Губаева, 1978; 1990). Позднее исследователи обращают внимание на особенности не только первичных законодательных жанров, но и вторичных (М.А. Ширинкина, 2001).

В исследованиях Ж.оф.-д.с. в связи с необходимостью обучать делопроизводству и редактированию служебной документации большое развитие получил методический аспект, что нашло выражение в изданиях прикладного характера с рекомендациями по соблюдению функционально-жанровой нормы, рациональному использованию языковых средств и повышению эффективности делового общения (см. работы П.В. Веселова, А.К. Демидовой, и Е.А. Смирнова, М.В. Колтуновой, Ф.А. Кузина, Л.В. Рахманина, И.А. Стернина, Б.С. Шварцкопфа и др.). С развитием лингвориторики в последнее десятилетие продолжено изучение устных жанров деловой речи, в частности производственных, а также дипломатических речей (Н.Н. Романова, А.В. Филиппов, 1999), речей-представлений (М.В. Колтунова, 2000).

В то же время вследствие расширения сферы делового общения в связи с социальными изменениями ХХ в. и появлением новых жанров устной и письменной официально-деловой речи и их проникновения в речевую практику становится весьма актуальным их изучение с целью выработки нормативно-стилистических рекомендаций. Реально существующее и изменчивое жанровое многообразие официально-деловых текстов все еще остается недостаточно изученным из-за ограничения объекта исследования наиболее известными и значимыми жанрами типа закона, приказа, заявления и нек. др.

Ж.оф.-д.с. создаются в правовой сфере, где основным стилеобразующим экстралингвистическим фактором выступает право как форма общественного сознания с соответствующим ему видом деятельности. Если правовой вид социокультурной деятельности рассмотреть в качестве иерархически организованной системы частных деятельностей с их целями общения и функциями (Г.С. Батищев; В.А. Салимовский), то на их основе можно осуществить дальнейшую внутристилевую классификацию жанров. Вербальная регулятивная деятельность в сфере права реализуется, во-первых, через выражение предписаний государства, органа, уполномоченного лица по отношению к нижестоящим органам, институтам, организациям, гражданам, во-вторых, путем ходатайства нижестоящих структур, исполнителей, отдельных граждан к вышестоящим органам с просьбами, предложениями, заявлениями, побуждающими последних к каким-либо действиям, к принятию решений. Наконец, чтобы принять те или иные решения и осуществить правовые действия, необходима информационно-правовая основа, которая создается посредством фиксации состояния дел на конкретном участке деятельности. Таким образом, в текстах официально-деловой сферы объективируются как минимум три вида более частных деятельностей, отличающихся целями общения и функциями: предписание, ходатайство и информирование, на основе которых внутри каждого из четырех подстилей официально-делового стиля (законодательного, юрисдикционного, административного и дипломатического) соответственно названным выше разновидностям деятельности и подцелей выделяются следующие три группы жанров. Поскольку количество жанров ОДС чрезвычайно велико, многообразно, необходимо их систематизировать.

Из таблицы видно, что жанровое расслоение в оф.-д. с. представляет собой весьма сложную и разветвленную картину. При этом выделенные группы текстов могут функционировать в тех или иных формах речи (устной или письменной). Так, законодательные тексты предписывающего типа реализуются лишь в письменной форме, тогда как тексты-ходатайства и тексты информирующего типа лишь в устной. Административные же тексты всех видов встречаются как в письменной, так и в устной форме.

Таблица. Жанры официально-делового стиля

Жанровые особенности оф.-дел. текстов обусловлены типовыми целеустановками, которые реализуют тот или иной вид деятельности в определённой сфере. Так, деятельность по предписанию может осуществляться как указание на юридическую ответственность, наступающую при определенных обстоятельствах и условиях, или как требование выполнения тем или иным должностным лицом необходимых действий, как установление порядка и способа выполнения действий и т.д. Ходатайство, обращенное к компетентным органам, структурам, должностным лицам, осуществляется как просьба, жалоба, претензия, предупреждение, напоминание, опровержение, запрос, предложение и т.д. Информирование осуществляется как констатация, удостоверение, описание, перечисление и т.д.

Этот набор реквизитов передается регламентированными языковыми средствами, что приводит к использованию устойчивых, клишированных выражений и синтаксических конструкций, проверенных долголетней практикой. Такая стандартизированность текста особо характерна для административных жанров, достаточно изученных стилистами, что позволяет вырабатывать практические рекомендации по составлению этих документов. Интерес исследователей к названным жанрам объясняется масштабами их проникновения в речевую практику различных сфер деятельности.

Широкое распространение нелинейных текстовых форм, содержащих помимо заранее напечатанной постоянной информации пробелы и графы для заполнения их сведениями переменного характера (названиями организаций, фамилиями, датами, суммами, денежными единицами и т.п.), объясняется наличием типовых ситуаций делового общения, в которых в соответствии с коммуникативной целеустановкой используются документы строго определенных жанров. Их тиражирование позволяет составителям экономить усилия и время. Особенно разнообразны такого рода административные письменные тексты (банковская и бухгалтерская, товаросопроводительная документация).

В соответствии с определенной коммуникативной целеустановкой, функцией документа, связанного с реализацией того или иного вида деятельности, определяется характер изложения, строй и тон речи, ее стилевые качества, отбор языковых и речевых средств. В Ж.оф.-д.с. в силу различных экстралингвистических обстоятельств в разной степени выражены стилевые черты (см.) данного стиля. Так, в текстах предписывающего типа в большей степени востребованы императивность изложения и точность выражения, которые способствуют «безотказной» реализации регулировочной функции права. Поскольку в этих документах фиксируются отношения между государством и гражданами как некой совокупностью, общностью, постольку этим текстам присущ неличный характер изложения.

Текстам-ходатайствам, наряду с императивностью, свойственна личностность изложения, нехарактерная для других текстов оф.-д.с., так как в этих документах отражаются отношения между юридическими лицами, представителями администрации, с одной стороны, и отдельными гражданами, с другой.

Для информирующих текстов характерна подчеркнутая, акцентированная констатация, способствующая отражению стадий применения законов в практике правоохранительных органов или состояния дел в том или ином случае. При этом в значительно меньшей степени выражена императивность. Рассмотрим особенности отдельных Ж.оф.-д.с. в соответствии с представленной в таблице классификацией.

Первая часть, раскрывающая обстоятельства вынесения приговора, синтаксически организована в одно предложение и распространена: а) обстоятельствами времени (сообщающими о дате вынесения приговора), места (сообщающими о местонахождении суда, постановившего приговор), б) рядом однородных определений, содержащем данные о подсудимом; в) определением, которое содержит ссылку на статью того уголовного закона, в нарушении которого обвиняется подсудимый.

Основная часть документа включает следующий набор реквизитов: а) описание преступного деяния, признанного доказанным; б) изложение доказательств, на которых основаны выводы суда, или доказательства, послужившие основанием для оправдания судом; в) указания на обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность, или мотивов, объясняющих, почему суд отвергает доказательства, на которых построено обвинение. При описании преступных действий используются глаголы и глагольные формы, темпоральные единицы и языковые средства, указывающие на место совершения преступления.

В резолютивной части нейтрально-констатирующий тон основной части заменяется директивным, здесь излагаются: а) решение суда (обвинение или оправдание); б) вид и размер наказания или указание об отмене меры пресечения; в) решение по предъявленному гражданскому иску или решение о возмещении ущерба; г) решение вопроса о вещественных доказательствах, о распределении судебных издержек, порядка и срока кассационного обжалования и опротестования приговора. Эта часть документов организована рубрикацией, содержание решения передается инфинитивными предложениями.

В описательной части излагается сущность дела: место и время совершения преступления, его способы, мотивы, последствия и др. существенные обстоятельства; сведения о потерпевшем, а также доказательства, которые подтверждают наличие преступления и виновность обвиняемого; доводы, приводимые обвиняемым в свою защиту, и результаты проверки его доводов. В резолютивной части приводятся сведения о личности обвиняемого и излагается предъявленное обвинение с указанием статьи или статей закона, предусматривающих данное преступление.

Нередко документы служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. Документирование информации осуществляется в порядке, который устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов. В управленческой деятельности используются разнообразные документы, рукописные, машинописные, составленные на компьютере, полученные по телефаксу, электронной почте и т.д.

Документы обладают многими функциями, среди которых следует выделить коммуникативную, позволяющую поддерживать внешние связи предприятий и организаций, и юридическую, позволяющую использовать деловые бумаги в качестве доказательств при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов уже изначально наделен юридической функцией: это договорная документация, правовые акты государственного управления, нотариально заверенные документы и др.

У каждого жанра существует официально принятая, а чаще утвержденная ГОСТом форма, или сумма реквизитов, а также схема их расположения, что придает им правовую значимость. В соответствии с жанром делового текста регламентируются и языковые средства, что приводит к использованию устойчивых, клишированных выражений и синтаксических конструкций, проверенных долголетней практикой.

Документы сферы управления можно разделить на следующие группы: 1) директивные и информационно-инструктивные: законы, указы, постановления, подзаконные акты, методические указания, инструкции вышестоящих органов; 2) внутренние распорядительные документы (обычно называемые организационно-распорядительными): уставы, приказы, распоряжения, учредительные договоры, решения, докладные и объяснительные записки, справки, письма и факсы и т.д.; 3) документы по личному составу, регулирующие трудовые отношения: приказы о приеме, увольнении, переводе и т.д., заявления, характеристики, табели и графики, трудовые книжки, учетные личные карточки, личные дела (данные документы важны, поскольку с их помощью осуществляется право человека на труд, пенсионное обеспечение и т.д.); 4) финансово-бухгалтерские документы, с помощью которых, независимо от форм собственности, ведется установленный государством учет и отчетность (в них отражаются операции фирмы: затраты и расходы, доходы, прибыль, расчеты с поставщиками, клиентами, бюджетом): балансы, различные акты, счета, бизнес-планы, ведомости, платежные поручения, бухгалтерские книги и т.д.

Очевидно, что описать каждый из названных жанров невозможно; охарактеризуем несколько наиболее распространенных, повседневно актуальных жанров.

При приеме на работу и знакомстве работодателя с кандидатом на вакантное место требуется ряд документов: заявление, автобиография, резюме.

Сведения излагаются в «обратном» хронологическом порядке. Обычно отмечается все, что имеет отношение к той специальности или должности, на которую претендует соискатель. О местах работы сообщается в обратном порядке с обозначением времени (сроков), мест, должностей, служебных обязанностей. Затем отмечается то, что характеризует автора как работника, но не относится к конкретным служебным обязанностям, например наличие водительских прав, умение работать с компьютером, знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности.

В случаях конфликтных ситуаций на предприятиях, выявлении каких-либо нарушений, невыполнения указаний составляются докладные и объяснительные записки.

В докладной и объяснительной записках используются следующие клишированные синтаксические конструкции: 1) вводящие констатирующую информацию: Сообщаю Вам, что…; Довожу до Вашего сведения…; 2) выражающие просьбу или предложение: Прошу, предлагаю + инфинитив (принять меры, выделить, разрешить, допустить, перенести…); 3) объясняющие ситуацию: В связи с…; Вследствие…

Разделение служебных П. проводится также по признаку адресата на обычные и циркулярные, последние направляются из одного источника в несколько адресов: как правило, подчиненных организаций.

Немаловажное значение в деловой переписке имеет речевой этикет. В современных П. принято обращение Уважаемый господин. а в заключении: Заранее благодарим за…; С уважением… (см. Речевой этикет).

Л.Р. Дускаева, О.В. Протопопова

1) с учетом подстилей официально-делового стиля (законодательного, юрисдикционного, административного, дипломатического);

2) с учетом письменной и устной форм речи;

3) с опорой на виды деятельности (предписание, ходатайство, информирование).

Источник