Что такое живая подпись

Что такое факсимильная подпись?

Напишите, пожалуйста, в целях просвещения про факсимильную подпись. Что это, зачем нужно, когда ею можно пользоваться и так далее?

Также факсимиле может быть электронным. Для этого подпись сканируют и потом при необходимости вставляют как картинку в документ, который надо подписать.

Но на деле факсимиле применяют редко. Закон разрешает подписывать таким образом далеко не все рабочие документы. А в обычной жизни факсимиле может действительно пригодиться разве что слабовидящим.

Что нельзя подписывать факсимиле

Нельзя ставить факсимильную подпись:

Рискованно использовать факсимиле и при подписании любых первичных бухгалтерских документов: накладных, товарных чеков, актов выполненных работ. Минфин считает, что на основании такой первички нельзя списывать расходы, чтобы уменьшить налоговую базу.

Когда слабовидящие люди могут использовать факсимиле

Слабовидящие люди с инвалидностью по зрению имеют право ставить вместо обычной подписи факсимиле, совершая банковские операции с наличными, например открывая вклад или покупая валюту.

Но в банке такого клиента помимо паспорта могут попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное свидетельство, удостоверяющее, что собственноручная подпись человека с инвалидностью по зрению и факсимильная копия тождественны.

Факсимиле можно использовать, только если это предусмотрено договором с контрагентом

Гражданский кодекс разрешает использовать факсимиле только при заключении сделок и только если это предусмотрено либо законом, либо соглашением сторон.

Сейчас в нашем законодательстве нет порядка использования факсимиле. Поэтому соглашение — это единственная возможность узаконить применение факсимильной подписи между сторонами договора. Такое соглашение можно оформить как отдельный документ либо включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Там же надо перечислить документы, которые можно подписывать факсимильной подписью.

В любом случае документ, которым предусмотрено использовании факсимиле, должен быть заверен настоящими подписями сторон.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, дорогих покупках или семейном бюджете, пишите. На самые интересные вопросы ответим в журнале.

Источник

Живая подпись на документах, печать и факсимиле — что это такое

Любому руководителю, собственнику бизнеса, а также работнику отдела кадров необходимо знать, что это такое — живая подпись на документах, чем она отличается от печати и факсимиле, и в каких случаях рекомендуется её использовать в рамках ведения деятельности. Следует отметить, что данное знание крайне важно для безопасного заключения сделок и договоров, ведь во многих ситуациях законодательство прямо требует наличия на документе живой подписи. С другой стороны, использование факсимильной подписи вместо живой может значительно упростить документооборот и ускорить принятие необходимых решений, особенно в рамках крупных предприятий.

Живая подпись — что это такое и как ее правильно называть

Вопрос того, что такое живая подпись, не регулируется непосредственно в нормативах российского законодательства. Вместо этого, законодательство рассматривает непосредственно подпись, как уникальный отличительный знак каждого человека, написанный им собственноручно при помощи пишущих изделий. Подпись используется при оформлении широкого спектра сделок, а образец подписи — должен присутствовать в паспортах и иных документах, удостоверяющих личность человека.

Таким образом, в обыденной речи живой подписью называется именно подпись, выполненная от руки при помощи, чаще всего, обычной шариковой ручки или иного изделия, пишущего чернилами. Именно такая подпись является целиком и полностью законной и при ее использовании точно не возникнет спорных ситуаций. Даже в случае судебных споров, живая подпись может быть направлена на почерковедческую экспертизу, которая и установит её подлинность или факт подделки.

Что касается правильного названия живой подписи, то так как законодательство регламентирует лишь подпись как таковую в целом, то она и называется подписью, без каких-либо дополнительных определений. Однако сама фраза «живой подписи» была придумана для того, чтобы отличать ее использование от факсимильной подписи или печати предприятия либо иного лица.

Чем отличается живая подпись от факсимиле и что это такое

Факсимиле — это специальная печать, на которой зафиксирована подпись человека. Используя такую печать, можно значительно ускорить документооборот. А в случае, если документы прямо требуют подписи руководителя, применение факсимиле происходит отдельными лицами, уполномоченными на это, без отвлечения руководства от выполнения своих обыденных задач.

Конечно, живая подпись отличается от факсимиле как по принципам нанесения, так и по юридической значимости. С точки зрения законодательства, применение факсимиле крайне редко признается тождественным живой подписи. А использование факсимильной подписи при оформлении документов вместо живой может привести к признанию данной документации недействительной — и требовать такого признания может любая из сторон сделки, в рамках которой использовалась факсимильная подпись.

Главными отличиями является как механизм нанесения подписи, так и ее цвет и химический состав чернил, а также разность в написании. Факсимильная подпись всегда является одинаковой — такой, как она выглядит на печати. Живая же подпись, несмотря на общее сходство, в каждом отдельном случае написания является уникальной. Кроме этого, практически всегда материалы чернил, используемые при нанесении факсимильной и живой подписей, отличаются. Отличается также и характер продавливания бумаги — в случае с факсимиле, она всегда продавливается равномерно. А при нанесении живой полноценной подписи — давление на пишущий инструмент в процессе написания изменяется.

Когда необходимо использовать живую подпись, а где можно обойтись печатью

Законодательство предполагает, что любые сделки, осуществляемые физическими лицами, должны сопровождаться их подписью. Кроме этого, подпись должна присутствовать на большинстве официальных документов, за исключением случаев, когда допускается применение исключительно печати юридического или физического лица, являющегося предпринимателем. Именно поэтому часто факсимильная подпись используется в составе печатей предприятий или вместе с ними в тех случаях, когда закон не предполагает обязательного применения живой подписи.

Логичным также является использование факсимильных подписей в ситуациях, когда они применяются для оформления бумаг, не являющихся полноценными документами. Например — различных грамот, открыток и поздравлений. Также, может применяться факсимиле и при ведении переписки. Во всех же юридически значимых сделках, где существуют риски возможных споров, следует прибегать к использованию живой подписи.

Таким образом, применять вместо живой подписи факсимиле стоит максимум в рамках внутренней документации, которая вряд ли будет проверяться, активно использоваться, и которая точно не станет объектом каких-либо судебных споров или иных разногласий. Во всех иных ситуациях лучше применять живую подпись. Допускается также применение факсимильной подписи в официальной документации в тех случаях, когда она не является обязательным элементом документов с точки зрения законодательства, но по тем или иным причинам востребована контрагентом или просто владелец факсимиле желает придать документации дополнительный вес.

Заключение

Живая подпись — это просто подпись человека, оформленная им лично при помощи пишущих средств. Законодательство практически не регламентирует применение подписи-печати с использованием факсимиле, однако в некоторых ситуациях такой механизм может быть допустимым, когда не предполагаются значимые юридические последствия или потенциальные спорные ситуации.

Источник

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.

Лилия Хакимова,
руководитель отдела юридических услуг
аутсорсингового подразделения
группы BDO

Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Источник

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?

Факсимиле — от древности до наших дней

Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.

Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.

В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.

Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

Факсимиле на договоре

Поясним на примере, можно ли ставить факсимиле на счете-фактуре и какие неожиданности могут его подстерегать, если он решит им воспользоваться.

Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.). Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать. Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.

Такое легкомыслие директора обернулось для него серьезными проблемами: один из его контрагентов долгое время не погашал свою задолженность, но при обращении в судебные органы для взыскания с него долга ООО «Бытовые приборы» оказалось проигравшей стороной, а долг — безнадежным к взысканию. Причина — проставление факсимиле на договоре и акте с указанным контрагентом в то время как соглашение о применении факсимиле отсутствовало, а договор соответствующей оговорки не содержал.

Суд признал договор, подписанный факсимиле, недействительным (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162 ГК РФ) из-за отсутствия надлежащих доказательств наличия договорных правоотношений (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 по делу № А55-16332/2007).

Важно! Факсимиле можно использовать для подписания тех документов, которые не возлагают на подписывающее лицо материальную ответственность (ч. 2 ст. 160, п. 3 ст. 2 ГК РФ).

Факсимиле на первичке и счетах-фактурах

Но это были еще не все сюрпризы, связанные с факсимиле: главбух ООО «Бытовые приборы» тоже был плохо осведомлен в вопросах правомерности применения факсимиле на счете-фактуре и первичке, поэтому допускал к учету такие документы от контрагентов. По этой причине после проверки налоговиками ООО «Бытовые приборы» часть налоговых вычетов и расходов сняли, доначислив НДС и налог на прибыль.

На первичных документах, по мнению Минфина, должна быть исключительно собственноручная подпись руководителя (письмо Минфина от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).

Не предусмотрено применение факсимиле на счете-фактуре и Налоговым кодексом. Это подтверждают чиновники (письма Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951 и др.).

С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.

Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.

Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле

Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).

При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).

Какие же коммерсанту нужно предпринять шаги, чтобы факсимиле на счете-фактуре не преподносило неприятных сюрпризов?

Снижаем риски при работе с факсимиле

Для снижения у покупателя рисков отказа в налоговых вычетах нужно, чтобы со счетами-фактурами правильно работал продавец. Именно на него возлагается обязанность по составлению счетов-фактур, соответствующих требованиям ст. 169 НК и служащих основанием для вычета у покупателя (постановление Президиума ВАС от 20.04.2010 № 18162/09).

Если руководитель и главбух не имеют возможности подписывать счета-фактуры, можно найти другие выходы из этой ситуации — например, передоверить право подписи счетов-фактур другим лицам. Для этого требуется оформить локальный акт (приказ, распоряжение и др.) или закрепить полномочия доверенностью и в счете-фактуре рядом с подписью и расшифровкой уполномоченного лица указать реквизиты приказа или доверенности. Если доверенность на право подписания счетов-фактур выдаст ИП, в счете-фактуре нужно будет указать реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.

ВАЖНО! Налоговый вычет придется отстаивать в суде, если счет-фактура будет подписан неуполномоченным лицом. Исход предсказать затруднительно, так как одни судьи поддерживают в этом вопросе контролеров и отказывают в вычете (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08), а другие выступают за налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, АС Уральского округа от 07.11.2014 № А76-2528/2014).

Подробнее о том, какие неточности в счете-фактуре допустимы, читайте в материале «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».

Факсимиле и электронный документооборот

Применение факсимиле призвано сэкономить время, но при этом юридическая сила счета-фактуры как документа, обосновывающего налоговый вычет, резко снижается. В такой ситуации коммерсанта волнует, существует ли способ, при котором и время можно сэкономить, и с вычетом у покупателя проблем не возникнет.

На сегодняшний день проблему с факсимиле возможно разрешить с помощью перехода на электронный документооборот. При этом электронные документы, которыми обмениваются контрагенты, должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к первичным документам, и подписаны электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Электронный счет-фактура — альтернатива факсимиле

Возможность применять электронные счета-фактуры закреплена в п. 1 ст. 169 НК.

ВНИМАНИЕ! При продаже прослеживаемых товаров другим организациям и ИП надо выставлять электронные счета-фактуры. Покупатели обязаны их принимать через оператора ЭДО, даже если они не являются плательщиками НДС (ст. 169 НК РФ).

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде подробно описан в готовом решении от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Если коммерсант решит перейти на ЭСФ, то в первую очередь ему нужно согласовать со своими контрагентами техническую возможность такого обмена (п. 1.4 приказа № 174н). Затем потребуется получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письмо Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701) в удостоверяющем центре и заключить договор с оператором электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.12 № ММВ-7-6/253@). После того как это будет выполнено, все «факсимильные проблемы» со счетами-фактурами уйдут в прошлое.

Преимущества электронного счета-фактуры перед факсимиле

Во-первых, для подписания ЭСФ не требуется личного присутствия руководителя и главбуха (или уполномоченных лиц) — достаточно одной квалифицированной электронно-цифровой подписи (п. 6 ст. 169 НК). Факсимиле, конечно, тоже не требовало личного присутствия при подписании счета-фактуры, однако риски отказа в вычетах НДС при этом были высоки, в то время как ЭСФ лишен этого значимого недостатка.

Во-вторых, применение ЭСФ экономит значительно больше времени, чем использование для подписания счетов-фактур факсимиле. Кроме того, сокращаются расходы на распечатку бумажных экземпляров и отпадает необходимость тратиться на доставку счетов-фактур контрагенту — это берет на себя оператор ЭДО.

В-третьих, при запросах налоговиками счетов-фактур для проверки ЭСФ можно просто передать по ТКС — в случае с факсимиле такое невозможно.

Говоря о достоинствах ЭСФ, нельзя обойти его возможные недостатки. Поскольку обмен ЭСФ возможен только по каналам связи через спецоператора, при отсутствии доступа к Интернету или техническом сбое автоматизированных систем сторон сделки и оператора невозможным становится извещение о получении ЭСФ покупателем. ЭСФ в этом случае не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), вследствие чего продавцу приходится оформлять бумажный счет-фактуру.

Источник

Роспись, подпись, факсимиле: чем они различаются и когда бывают нужны?

Одно и то же ли понятие обозначают слова подпись и роспись? Когда использовать факсимиле и доступна ли простому человеку электронная подпись?

Читает Яков Кульнев

Обратившись к толковому словарю, мы узнаем следующее:

Подпись. Фамилия, собственноручно поставленная под чем-либо.
Расписаться. Поставить свою подпись в документах в подтверждение чего-нибудь.
Роспись. 1 и 2 значение связано с живописью на стенах, потолках, предметах быта. Приступить к росписи Владимирского собора. Античная р. Третье значение — письменный перечень, список чего-либо. И только четвертое, с пометкой Разг. =Подпись.

Таким образом, если мы хотим оставить в документе свидетельство, что мы его читали, проверили, заверили, правильно говорить о нем — подпись. Фото: pixabay.com

В законодательстве выражение «под роспись» применяется в значении действия по глаголу «расписываться»: «Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись». (ст. 68 Трудового кодекса РФ).

К сожалению, в действующем законодательстве России нет четкого и строгого определения, что такое подпись, подходящего под все ситуации значения термина.

Гражданский кодекс РФ содержит требования о необходимости подписи в ряде случаев, о том, что сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку (п. 1. ст. 160 Гражданского Кодекса РФ); о подписи лица как необходимом реквизите чека (ст. 878 Гражданского кодекса РФ).

Без подписи документ недействителен.

Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Причем не стоит забывать о требованиях ст. 19 Гражданского кодекса РФ о том, что гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая.

То есть — любимая, долго придумываемая нами закорючка должна стоять рядом с разборчиво читаемыми Ф.И.О. Подпись В. В. Путина
Фото: ru.wikipedia.org

Часто на практике, когда начальника нет на месте или надо подписываться и подписываться, применяют факсимиле или способ под названием «косая черта».

Последнее, сразу скажу, недопустимо.

К примеру, в Регламенте Правительства Москвы указано (ранее такое требование было установлено в приказе от № 33 Главархива СССР): «Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Не допускается подписывать документы с предлогом „за“ и проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель». Факсимиле
Фото: Источник

Факсимиле (лат. «делай подобное»). Согласно ст. 160 ГК РФ, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Из чего следует вывод, что применять факсимиле можно, но только не в финансовых документах (платежное поручение, счет-фактура), а в письмах, запросах и др., если об этом у вас есть соглашение с лицом, принимающим от вас документы с факсимильной подписью.

С развитием электроники появилась и электронная подпись. Вопросы ее применения регулируются федеральным законом «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП — это программно-криптографическое средство (попросту — программа), которое обеспечивает:

Причем электронное сообщение (документ), подписанное электронной цифровой подписью, признается, если не устанавливается или не подразумевается требование о составлении в рассматриваемом случае документа на бумажном носителе.

Применять ЭЦП может даже обычный человек. Официально — при пользовании услугами Интернет-банкинга, и неофициально — при обмене писем с друзьями и др.

Варианты использования ЭЦП юридическими лицами при подписании писем и договоров, подаче заявок при проведении электронных торгов предусмотрены вышеуказанными положениями Гражданского кодекса РФ.

Источник