Что такое завизировать документ

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник

Делопроизводство: оформляем приказ по правилам

Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа

При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля.

В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт.

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Внимание!
Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки. Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт .

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя :

— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);

— печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»);

— переносить слова (в виде «пере-вести»).

Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.

Шапка приказа

Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).

Все реквизиты шапки приказа печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— с максимальной длиной строки — 73 мм.

К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :

«к» — для приказов со сроком хранения 75 лет;

«л» — для приказов со сроком хранения 3 года.

Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации. Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода.

Реквизит «Заголовок к тексту». При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту :

— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;

— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;

— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;

— может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.).

Основная часть приказа

Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст». Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей :

— распорядительной (рисунок 2).

Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :

— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);

— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;

Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.

Заключительная часть приказа

Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).

Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

Реквизит «Подпись». В приказах он располагается сразу после основного текста. Напомним, что реквизит «Отметка о наличии приложения» в приказах не оформляется. Подпись состоит :

— из наименования должности лица, подписавшего документ. Например, «директор», «генеральный директор». К наименованию должности, как правило, добавляется видовое наименование организации (к примеру, «директор общества»). Перед наименованием должности нельзя ставить предлог «за» или косую черту.

Внимание!
Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения и. о. (исполняющий обязанности) в реквизите «Подпись» . Вместе с тем это противоречит ч. 3 п. 57 Инструкции по делопроизводству, согласно которой при подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ. Ни в ОКРБ 014-2017, ни в выпусках ЕКСД не предусмотрена должность «исполняющий обязанности». Таким образом, поскольку в подписи необходимо указывать наименование должности лица, подписавшего документ, не следует использовать сокращение «и. о.», которое не является наименованием должности;

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Реквизит «Гриф согласования». Оформляется только в случае, когда приказ нужно согласовать, причем согласование должно быть внешним (при внутреннем согласовании оформляется реквизит «Виза», который мы рассмотрим далее). Например, такая необходимость возникает, когда текст приказа согласовывается с профсоюзом (в частности, в некоторых случаях увольнения).

Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.

Пример
СОГЛАСОВАНО
Директор общества с ограниченной
ответственностью «Полоса»
Подпись П.П.Петров
ДД.ММ.ГГГГ

Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20

Реквизит «Виза» включает в себя :

— наименование должности лица, визирующего проект приказа;

— его собственноручную подпись;

Если у визирующего есть какие-либо замечания и дополнения, то он их излагает ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте приказа указывается: «Замечания прилагаются».

Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

Отметка об ознакомлении. Она оформляется ниже реквизита «Подпись» :

— на лицевой стороне последнего листа приказа либо

— на оборотной стороне приказа.

Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Источник

Что такое завизировать документ

2.3.17. Согласование (визирование) документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и ранее принятым решениям проводится согласование документа. В соответствии с Регламентом согласование документа может проходить как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

Согласование проводится как внутри Министерства (внутреннее), так и вне его (внешнее) и оформляется соответственно визой на документе или грифом согласования.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

— с должностными лицами и структурными подразделениями Министерства;

— с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

— с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

— при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

Проекты распорядительных документов (приказов, протоколов), договоров (соглашений, контрактов) на бумажных носителях визируются на оборотной стороне в нижней части последнего листа подлинника, остающегося в Министерстве.

Каждое приложение к приказу, подготовленному на бумажном носителе, также визируется в нижней части оборотной стороны последнего листа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

На проекте законодательного акта, на копии отправляемого документа (письма, телеграммы), докладной (служебной) записки, на других внутренних документах (планы, объяснительная записка, заявление, заявка и т.п., подготовленных на бумажном носителе визы проставляются ниже подписи на лицевой стороне документа.

Внутреннее согласование на бумажном носителе (с подразделениями и должностными лицами Министерства) оформляется визой, которая включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия), дату визирования и, при необходимости, должность визирующего.

Представляемые на подпись Министру документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителями структурных подразделений и должностными лицами, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы или которым предусматриваются задания и поручения, помощниками заместителей Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, помощниками и советниками Министра.

Обязательному рассмотрению и согласованию корректором подлежат следующие проекты документов:

— проекты писем в адрес Правительства Российской Федерации и именные обращения в адрес Председателя и членов Правительства Российской Федерации, Президента Российской Федерации, руководства Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации и организаций;

— подготовленные Министерством для направления на согласование в заинтересованные федеральные органы исполнительной власти проекты федеральных законов, проекты актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, проекты актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации;

— проекты приказов Министерства.

Проекты документов представляются на редактирование только после их проработки на уровне руководителей структурных подразделений Министерства и с визами исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за их подготовку.

Проекты распорядительных документов Министерства обязательно визируются директором Административного департамента или его заместителем в целях осуществления контроля правильности оформления и согласования документов, а также в случае утверждения новых форм документов или изменения существующих форм документов.

Обязательному согласованию с Юридическим департаментом подлежат (за исключением случаев, специально предусмотренных приказами Министерства):

— проекты нормативных правовых актов Российской Федерации, включая проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

— проекты приказов Министерства, в том числе по кадровым вопросам (об увольнении сотрудников по инициативе Министерства, наложении дисциплинарных взысканий, перемещении с понижением в должности);

— проекты договоров (контрактов, соглашений);

— проекты положений, правил, инструкций, методических рекомендаций Министерства;

— проекты документов разъяснительного и методического характера по правовым вопросам;

— проекты доверенностей на предоставление интересов и совершение действий от имени Министерства;

— иные документы в случаях, установленных актами Министерства.

Обязательному согласованию с Административным департаментом подлежат проекты приказов по вопросам, отнесенным законодательством и внутренними документами Министерства к кадровой работе и вопросам прохождения государственной гражданской службы, вопросам деятельности по противодействию коррупции, кадровым вопросам территориальных органов Министерства, вопросам социально-медицинского обеспечения и мобилизационной работы сотрудников центрального аппарата Министерства.

Разногласия структурных подразделений Министерства по проекту документа могут сниматься в рабочем порядке.

При отсутствии согласованной позиции структурное подразделение Министерства, являющееся ответственным исполнителем, готовит служебное письмо, содержащее обоснованное мнение, с приложением служебных писем, содержащих различные мнения соисполнителей по данному документу, и докладывает Министру или заместителю Министра (в соответствии с распределением обязанностей) для принятия соответствующего решения.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие сущности его содержания, в том числе изменения редакционного характера (определяется руководителем структурного подразделения Министерства, являющегося ответственным исполнителем). В этом случае к проектам документов, представляемым на подпись Министру, заместителям Министра, прилагается лист документа с визами ответственных должностных лиц или «Лист согласования», завизированный до внесения в документ изменений, не требующих повторного визирования.

Внешнее согласование (с заинтересованными органами управления и организациями) оформляется соответствующим грифом согласования, состоящим из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа и оформляется аналогично грифу утверждения (п. 2.3.11), например:

Источник

Глава 24. Реквизит «Виза»

Глава 24. Реквизит «Виза»

143. Согласование проекта документа, создаваемого в Правительстве, с должностными лицами оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

144. На проектах правовых актов визы проставляются на оборотной стороне листа, где есть реквизит подписи вышестоящего должностного лица.

145. В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник Административного управления

Правительства Калининградской области

Подпись И.О. Фамилия

146. Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Статья 8. Визирование проектов документов

1. Визирование проектов документов является одной из функций, которые могут выполнять сотрудники Администрации города в ходе подготовки исходящих и внутренних документов, правовых актов.

3. При создании проекта документа, в котором предусмотрена процедура визирования, СЭД автоматически в РК формирует список визирующих, состоящий из вышестоящих руководителей инициатора визирования (разработчика) до должностного лица, утверждающего (подписывающего) проект документа. Разработчик проекта документа может изменить список визирующих.

4. Визирование проекта документа осуществляется последовательно в соответствии со списком визирующих в РК.

5. Визирующий при работе с проектом документа имеет возможность отредактировать проект документа и внести изменения в РК документа.

6. Визирующий в зависимости от принятого решения при рассмотрении документа может выбрать одну из трех виз:

7. В случае наложения визы «требуется доработка» визирующий указывает свои замечания в карточке визирования документа в СЭД в поле «Замечания» или прикрепляет к карточке задания файл с замечаниями. В этом случае визирующий имеет право направить на доработку проект документа другому специалисту.

8. При поступлении замечаний в ходе согласования разработчик проекта документа вносит изменения в проект документа и инициирует новый процесс согласования.

9. Наложение визы «отклонено» предполагает, что в подготовке документа нет необходимости. В этом случае причина отклонения документа обязательно указывается в поле «Замечания».

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник