Что такое нормативно справочная информация

Создание единой системы управления НСИ

Создание единой системы управления нормативно-справочной информацией (НСИ) поможет решить целый комплекс проблем, вызванных множественностью точек ввода НСИ, отсутствием единых стандартов ведения НСИ и недостаточной квалификацией персонала.

Результат внедрения централизованной системы управления НСИ — приведение записей корпоративных справочников к стандартному, легко идентифицируемому виду, устранение неактуальной и дублирующейся информации, организация единой точки ввода, обработки и контроля содержимого справочников. Все это предоставляет возможности для улучшения качества консолидации учетных данных, упрощение задач подготовки бухгалтерской отчетности и отчетности по МСФО, оптимизации материальных запасов, повышения качества управленческих решений.

Централизованное управление нормативно-справочной информацией с DATAREON

Специалисты DATAREON имеют значительный опыт систематизации нормативно-справочной информации, разработки единых регламентов использования и ведения НСИ, внедрения специализированных автоматизированных систем управления НСИ на базе MDM-системы «1С:Предприятие 8. MDM Управление НСИ». В рамках выполненных проектов специалистами DATAREON проводилась экспертная обработка записей справочников МТР, услуг, контрагентов, справочников финансового блока, организационной структуры и управления персоналом.

Успешный опыт работы в области управления НСИ, апробированные на практике эффективные методики и собственная экспертиза позволяют DATAREON оптимизировать использование ресурсов предприятий-клиентов в результате автоматизации управления НСИ.

Для уточнения, каким образом автоматизация управления нормативно-справочной информацией может быть полезна и экономически целесообразна именно для вашего предприятия, пожалуйста, обращайтесь к нам.

Что такое нормативно-справочная информация (НСИ)?

Нормативно-справочная информация — условно-постоянная составляющая общей корпоративной информации. Она используется при регламентации деятельности компании, обеспечивая «сшивку» данных, сопровождающих бизнес-процессы компании. Другими словами, НСИ — это ядро единого информационного пространства организации, включающее в себя набор справочников, словарей, классификаторов, стандартов, регламентов, используемых в деятельности предприятия.

Предпосылки для организации централизованного управления нормативно-справочной информацией

Создание единого информационного пространства — необходимое условие эффективного управления современными крупными и средними предприятиями. Формирование единой среды предполагает интеграцию управленческих процессов, сопровождающуюся нормализацией информационных потоков. Часто перемещение информации на разных внутрикорпоративных технологических участках поддерживается различными информационными и учетными системами. Соответственно, возникает необходимость интеграции этих систем.

Задача интеграции информационных и учетных систем состоит из двух взаимосвязанных частей: интеграции данных и следующей за ней интеграции приложений. Выполняя интеграцию данных, предприятию следует провести унификацию и стандартизацию нормативно-справочной информации.

Для чего необходимо централизованное управление НСИ

Менеджеры DATAREON будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)280-08-01. Также вы можете написать нам через форму

Источник

Системы НСИ: мировой опыт и тенденции развития

Службы и системы поддержки нормативно-справочной информации (НСИ), еще совсем недавно рассматривавшиеся как вспомогательные подсистемы, все чаще привлекают внимание проектных интеграторов и заказчиков, эксплуатирующих крупные КИС. Интерес этот не случаен. Российские компании уже не просто задумываются о перспективах внедрения у себя таких систем или строят долгосрочные планы, но в полную силу ведут собственные разработки либо ищут подходящего поставщика готового решения. Более того, предприятия-первопроходцы, первыми обратившие внимание на необходимость создания систем поддержки НСИ, уже получают дивиденды от затраченных на внедрение инвестиций.

Несмотря на то что тема организации систем НСИ обсуждается довольно давно, все-таки стоит еще раз напомнить, что же скрывается под этим понятием, а также под его синонимами – “основные данные” или “мастер-данные”, пришедшими к нам от западной Master Data.

Термину НСИ чаще всего дают такое определение: “Условно-постоянная часть всей корпоративной (учрежденческой) информации, не претерпевающая существенных изменений в процессе повседневной деятельности организации. В состав НСИ входят словари, справочники и классификаторы, элементы которых (например, термины, единицы измерения, коды, наименования материалов, контрагентов и т. п.) используются при формировании текущих документов?.

Что же заставляет компании внедрять у себя в том или ином виде системы поддержки НСИ? Предпосылки бывают разными, но можно выделить задачи, общие для любой крупной организации:

Помимо решения вышеперечисленных задач внедрение системы поддержки НСИ может принести следующие преимущества.

Востребованность НСИ-решений

Рассматривая востребованность тех или иных НСИ-решений, можно выделить две наиболее актуальные на сегодняшний день области их применения:

Первая область, имеющая особое значение в производственном секторе экономики, достаточно развита и стандартизована различными международными и общероссийскими классификаторами. Существуют также дополнительные классификаторы, предлагаемые сторонними поставщиками на коммерческой основе, значительно дополняющими и расширяющими описательную часть вышеупомянутых классификаторов. Далее мы более подробно остановимся на второй области – каталогизации и интеграции данных о клиентах, наиболее характерной для сферы финансов и сетей розничной торговли.

Интеграция данных о клиентах

За рубежом подобные системы даже относят к отдельной категории – CDI (Customer Data Integration). Они наиболее востребованы в банковской, страховой, торговой и других сферах бизнеса, имеющих большую клиентскую базу, и поставляются не только как часть общей системы НСИ, но и в виде отдельного продукта.

Задача интеграции данных о клиентах обычно предъявляет дополнительные требования к системе НСИ, например к ее производительности и масштабируемости. Это обуславливается большим объемом хранимой и обрабатываемой информации.

Среди других качеств, которыми должна обладать система НСИ для решения данной задачи, нужно в первую очередь отметить ее интеграционные возможности, так как при консолидации информации о клиентах, извлекаемой из различных корпоративных приложений, встает проблема подключения к каждому их них. Здесь следует рассматривать как собственные встроенные функции системы, так и возможности коммерческих интеграционных платформ, предлагаемых крупными поставщиками – Microsoft, IBM, BEA, Tibco и др. Не в последнюю очередь успеху подобных проектов способствует наличие собственной квалифицированной интеграционной службы. В противном случае имеет смысл воспользоваться услугами опытного системного интегратора.

Зарубежный опыт организации систем поддержки НСИ

Несмотря на относительно молодой возраст рынка НСИ-решений, на нем уже появилось большое количество игроков, предлагающих свои продукты. Достаточно упомянуть вышедшие в данный сегмент компании SAP, Oracle и IBM, чтобы понять его потенциальный объем и перспективность. В этой нише нашли свое место также DWL, Siebel, Siperian и многие другие известные поставщики ПО.

Что же предлагает каждый из перечисленных игроков? Какие архитектурные решения использованы при создании того или иного продукта?

Сравнивая различные варианты реализации систем поддержки нормативно-справочной информации, можно разделить их по способу хранения данных:

Но перед тем как обсуждать каждый из этих вариантов подробно, посмотрим для сравнения, как обычно организована работа со справочной информацией в отсутствие специальной системы поддержки НСИ.

Если специализированной системы НСИ на предприятии нет, хранение справочных данных осуществляется хаотичным образом в одной или нескольких уже использующихся там системах (как правило, в ERP- или CRM-системе). Если для небольших компаний это экономически целесообразно, то для средних и крупных организаций, где эксплуатируется большое количество разнородных ИС, опирающихся по сути на одну и ту же базовую информацию, такой подход чреват ошибками и дополнительными затратами, связанными с повторным вводом данных. А бессистемная настройка взаимодействия приложений неоправданно усложняет интеграционные схемы (см. рис. 1). Впоследствии внести изменения в них будет очень сложно, а подчас даже невозможно.

Рис. 1. В отсутствие системы поддержки НСИ обмен справочной информацией
между приложениями носит хаотический характер

Централизованное хранение информации

Справочная информация в случае ее централизованного хранения извлекается из различных систем, гармонизируется, дополняется, уточняется и записывается в эталонное хранилище. Возможно также централизованное ведение НСИ непосредственно в основном хранилище (см. рис. 2). При изменении, удалении или добавлении информации обновленные данные отправляются подписчикам, т. е. системам, использующим эту информацию в своей деятельности, например генерирующим корпоративную отчетность.

Рис. 2. Архитектура централизованного хранения НСИ

Данная архитектура получила наибольшее распространение в силу своей простоты и высокой скорости доступа к информации. К продуктам, реализующим принцип централизованного хранилища, можно отнести следующие системы:

Децентрализованное хранение (виртуальное хранилище)

В случае децентрализованного хранения справочной информации создается виртуальная БД, при обращении к которой данные запрашиваются из тех систем, где они непосредственно хранятся (см. рис. 3). Информация об одном клиенте может собираться из фрагментов, хранящихся в разнородных базах данных, а для системы, получающей эту информацию, все будет выглядеть так, как будто она имеет дело с одной записью, хранящейся в центральной БД.

Рис. 3. Архитектура виртуального хранилища НСИ

Ярким представителем, реализующим виртуальное хранилище данных, является решение компании MetaMatrix, состоящее из двух продуктов – MetaBase и MetaMatrix Server.

Смешанные хранилища данных

На рынке систем НСИ находят свое место и смешанные решения, реализующие одновременно принципы централизованного и децентрализованного хранения. Такой подход используется в следующих продуктах:

Реальная практика

Сказать, какой из вышеописанных подходов организации систем поддержки НСИ лучше, в данном случае сложно. В каждом из них есть свои плюсы и минусы. Тем не менее можно отметить, что в настоящее время подавляющее число внедренных систем такого рода представляют собой централизованные хранилища информации, и это не случайно. В рамках единого хранилища удобнее решать задачу нормализации данных. Им проще управлять. С помощью такого хранилища легче решать вопросы разделения ответственности за информацию между различными департаментами предприятия.

Рассматривая эволюционное развитие систем НСИ, можно отметить их движение в ногу с общемировыми тенденциями развития ПО. Многие вендоры задумываются о переводе своих продуктов в архитектуру SOA, а некоторые из них, например DWL и Siebel, уже реализовали принципы SOA.

В России первой к пониманию необходимости поддержки НСИ как самостоятельного элемента системы корпоративного управления подошла нефтегазовая отрасль. В качестве примера можно привести нефтяную компанию “Лукойл”, внедрившую у себя разработанную IBS Корпоративную систему словарей и справочников, и ТНК-ВР, где аналогичный проект был реализован фирмой “Интертех”.

В силу специфики условий, в которых развертываются системы поддержки НСИ, разработка решения, сразу отвечающего всем реалиям информационной структуры компаний, возможна далеко не всегда. Очень важным фактором успеха при внедрении системы НСИ является именно готовность информационной инфраструктуры компании – например, достаточная пропускная способность и надежность каналов связи, быстродействие и отказоустойчивость самих интегрируемых в общее информационное пространство ИС. По мере накопления опыта поставщики НСИ-решений предлагают все более качественные продукты, готовые к поддержке сложной распределенной ИТ-инфраструктуры, и заказчику уже не приходится тратить громадные ресурсы и, делая ошибки, разрабатывать систему управления НСИ собственными силами, благо решений на рынке сегодня предостаточно.

Автор: Ярослав Помазков
эксперт департамента интеграционных решений компании IBS
PC Week/RE – (522)12`2006

Источник

НСИ в 1С

Создание информационных систем актуально для всех предприятий в век бурного технологического развития. В особенности таких, которые затрагивают самые разные направления деятельности, включая бухгалтерский, складской и управленческий учет, управление сотрудниками. Для построения единых систем нормативно-справочной информации доступно решение НСИ в 1С.

Ведь можно создать целый ряд независимых друг от друга систем, которые будут отвечать за каждое из направлений. Но в определенные моменты деятельности может возникнуть потребность увидеть происходящее целиком. А если на предприятии используются различные системы, сопоставить и сравнить данные невозможно. Это связано с тем, что наименования присваиваются в системах различными способами, что может привести к противоречивости и некорректности данных, а также их дублированию.

Основная причина несоответствий заключается в отсутствии единого подхода к созданию мастер-данных. Другими словами сведений, которые представляют основу структурных элементов компании.

Поэтому на предприятиях должна быть создана нормативно-справочная система, с помощью которой можно своевременно идентифицировать источник данных и корректно оперировать сведениями.

Сильные стороны НСИ, результаты внедрения

Нормативно-справочная информация – это ведение и поддержка различных справочников, которые обеспечивают ввод данных в информационном пространстве, в котором ведется работа. Такие системы можно назвать условно-постоянными.

Для эффективного управления предприятием должно быть создано общее информационное пространство. Таким образом, любое перемещение информации между различными участками будет организовано единообразно и будет опираться на единую базу. Для интеграции всех существующих систем понадобится централизованное управление нормативно-справочной информацией.

С помощью НСИ можно добиться следующих результатов:

Таким образом, осуществляется централизация ответственности за качество самой нормативно-справочной системы.

Собственники субъектов хозяйственной деятельности получают следующие преимущества:

Все это существенно упрощает подготовку отчетности – управленческой и бухгалтерской. В том числе система оптимизирует материальные затраты, повышает качество решений, улучшает качество консолидации учетных данных.

Справочники в 1С

В разделе нормативно-справочной информации в товароучетной программе 1С содержатся справочники, необходимые для работы в большинстве компаний. Эти справочники можно редактировать, вносить в них информацию для корректной работы по определенному виду деятельности.

Справочники можно разделить на основные и прочие. Первая категория включает справочники, необходимые для оформления документации по хозяйственной деятельности. К прочим относятся справочники, которые облегчают поиск и ввод данных.

В зависимости от вида деятельности, основные справочники содержат информацию о структуре компании и номенклатуре. К прочим относятся классификаторы, содержащие информацию общероссийских классификаторов, в их числе адресный классификатор, сведения о банках. Для предприятия, которое занимается торговлей, это могут быть склады, в которых хранится товар, торговые точки, кассы. Для сферы производства информационная структура будет более сложной.

Фирмы по оказанию услуг может иметь простую структуру в зависимости от количества видов услуг. Например, это может быть информация о самой организации, ее контрагентах. В одних решениях нормативно-справочная информация может быть вынесена в отдельный раздел меню, в других иметь вид Справочников в разделе «Компания», «Настройка» или меню «Справочники».

Описание НСИ

В любой информационной системе есть объекты и свойства. Каждый объект обладает определенными свойствами, по которым его можно идентифицировать. Все строится по определенным правилам и нормам, в качестве примера можно рассмотреть документ Спецификация, в котором отражены объекты, свойства и количество.

В 1С:ERP представлен отдельный раздел в меню «НСИ и администрирование», который включает два блока – «Настройка НСИ и разделов» и НСИ, содержащий справочники. В первом из них содержится нормативно-справочная информация для разных направлений, в том числе казначейство, заработная плата, кадры, налоги.

По отдельности НСИ размещена в некоторых разделах, включая «Закупки», «Производство», «Продажи». Любые нарушения при создании данных в системе могут вызвать проблемы, поэтому важно понимать архитектуру сведений, которые создают логистику. В системе содержится большое количество предустановленных реквизитов.

Вся корпоративная информационная система основана на архитектуре и полагается на эти сведения.

С мастер-данными происходят различные события. В результате этого производится запись в той или иной форме в базу данных. Отчеты строятся на основании той или иной формы различными способами.

Номенклатура – что это такое

Справочник «Номенклатура» присутствует во всех НСИ, которые связаны со сферой торговли, производства, оказания услуг, выполнения работ. В этом справочнике справа представлены виды номенклатуры, а в левой части – непосредственно объекты.

Следующие их виды установлены в 1С: Управление нашей фирмой – материалы, бытовая техника, розница, модули, работы и услуги, сантехника, мебельные детали. Внутри каждого из них представлены объекты, включенные в группу.

Отличаются виды объектов и их свойства в 1С: ERP. Они зависят от видов деятельности компании. Система позволяет задать фильтр по свойствам или видам.

По сути, виды номенклатуры представляют собой разрезы, которые содержат в себе определенные характеристики. Их объединяют по определенным признакам. Этих признаков может быть несколько, в частности, по отношению к производственным процессам.

Справочники в 1С:ERP

В основном справочнике содержатся сведения об Организации.

В них представлена следующая информация:

Есть и прочие сведения, такие как лицензии, кассы предприятия, лицевые счета предприятия. Впоследствии вся информация выводится в соответствующих документах.

Настройка выполняется в разделе «Настройка НСИ и разделов», в котором следует поставить галочку, если ведется учет нескольких организаций. Также можно задать валюту, настроить график, отметить подразделения в отдельном банке, разделить операции закупок и продаж для управленческого, регламентного учета.

В разрезе направлений отражены склады, отделы компании и службы в Справочнике «Структура предприятия». В справочниках «Кассы предприятия» и «Кассы ККМ» содержатся сведения о нумерации кассовых ордеров, принадлежности кассы к структурному подразделению, складах, регистрационном номере, типе касс для контрольно-кассовой машины.

Справочник «Физические лица» включает данные о любых физических лицах, связанных

С помощью справочника можно сгруппировать массивы по различным категориям. Предусмотрена возможность внесения сведений о гражданстве, контактных данных, дате и месте рождении, страховании и налогах, лицевых счетах.

Детальная информация о продукции производства и местах хранения товаров содержится в справочнике «Склады и хранение». Группировка производится по таким направлениям как виды цены, назначение склада, контактные данные.

Разновидности и состав номенклатуры

Данные о материалах, продукции, полуфабрикатах, предоставляемых услугах и покупных товарах хранятся в справочнике «Номенклатура».

Предусмотрена возможность настройки классификаторов номенклатуры, включая единицы измерения, виды, ценовые, складские и сезонные группы, по ТН ВЭД и по ОКВЭД.

Для производственных предприятий в группе комплектующих представлены такие номенклатуры как полуфабрикаты, изделия из дерева, основные материалы.

В любом виде номенклатуры можно увидеть основные данные о нем. Доступна функция корректировки.

На этапе создания нового вида необходимо указать группу доступа.

Что представляет собой номенклатура

В каждом объекте представлена табличная форма. На вкладке «Карточка» содержатся такие реквизиты как код, наименование, описание с изображением, артикул, параметры учета, данные о производстве, цены. Приведенные выше сведения можно ввести или изменить на вкладке «Реквизиты».

Единицы измерения могут отличаться для отражения единиц для отчетов и единиц хранения. Также здесь указываются группы учета (финансового и регламентированного), НДС. Если у объекта есть отличительные свойства, их можно увидеть при его выделении, непосредственно под видами.

Это значит, что можно выбрать материалы по определенным характеристикам. В этом же окне в строке поиска предусмотрен ввод необходимого объекта. С помощью перемещения курсора по видам номенклатуры можно гораздо быстрее найти элемент, что очень удобно при большом количестве наименований. Доступен поиск по штрих-коду, сортировка по товарам другого качества и номенклатуре с аналогичными характеристиками.

После материалов и комплектующих будет рассмотрена готовая продукция.

Спецификация

Например, предприятие занимается производством парников. Этот процесс включает изготовление деталей и их последующую сборку. Спецификация содержит данные о расходных материалах, всех этапах работы, трудовых затратах. Спецификацию можно посмотреть в разделе меню «Производство», и в категории «Нормативно-справочная информация» перейти к «Ресурсным спецификациям». Откроется список, в котором необходимо выбрать документ.

В форме «Спецификация» представлено несколько закладок. На основной размещена номенклатура, категория изделия, наименование, характеристики, единицы измерения, процент брака. На вкладке «Материалы и работы» указываются материалы, которые понадобятся при производстве.

В примере с парником это будет поликарбонат, саморезы, электродная проволока, профильная труба, каркас двери. Для всех наименований указываются единицы измерения, количество, способ получения, статья калькуляции. При «Установке дверей» способ получения материала производится по спецификации «Каркас дверей для парника». Отдельные характеристики для каждого из материалов не предусмотрены.

По спецификации «Каркас двери для парника» также выделены материалы для производства и этапы работы. На вкладке «Трудозатраты» размещены данные о количестве часов различных видов работ для изготовления парника, включая сварочные, слесарные, резку пластика, монтажные. Указывается, какой вид работ на каком этапе используется и статьи калькуляции.

Следующая закладка содержит сведения о процессе производства, в том числе очередность этапов и подразделения, в которых выполняется работа. Дополнительно приводится распределение затрат на изделия и указывается ответственное лицо.

Дерево спецификаций

Нюансы спецификации можно посмотреть с помощью «Дерева спецификаций».

Все данные спецификации можно найти в одном окне. Если спецификация основная, она будет подставляться во время организации работ по умолчанию. Эти документы выделяются шрифтом в общем списке.

К форме сравнения в списке спецификаций можно перейти с помощью клавиши «Сравнить спецификации». Нажатием кнопки «Добавить» выбираются необходимые спецификации, после чего нужно выбрать «Сформировать отчет». Появится таблица, в которой будут отражены сходства и различия при производстве выбранной продукции.

Можно оставить необходимые документы, для выбора этой опции нужно нажать «Показать только отличия».

Из всего вышеизложенного можно сделать вывод, что база данных строится на отдельных объектах с определенными свойствами. Эти объекты объединяются по определенным направлениям в списки и табличные формы. Они хранятся в товароучетной программе 1С и затем используются при заполнении документов, а также при последующем оформлении определенных процессов. Доступны списки клиентов, сотрудников, поставщиков.

Каждая позиция может хранить различную дополнительную информацию. В справочниках имеется иерархия, это значит, что данные объединяются в группы и подгруппы. Совмещение сведений, их взаимосвязи собираются в определенные нормативы. Все эти данные и составляют нормативно-справочную информацию, которая позволяет создать единую систему учета в компании.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Источник