Что такое набор персонала
Набор персонала
НАБОР И ОТБОР ПЕРСОНАЛА
Важный этап в процессе управления персоналом — прием на работу, который включает в себя, прежде всего такие процессы, как набор и отбор кадров.
Набор персонала — это множество действий, которые использует организация для привлечения кандидатов на работу в данной организации, обладающих квалификацией и возможностями, требуемыми для того, чтобы способствовать достижению организационных целей.
Отбор персонала — процесс, посредством которого организация выбирает из числа набранных претендентов того человека или людей, которые наилучшим образом соответствуют вакантному месту и условиям труда.
Рассмотрим сущность и содержание данных процессов и деятельность специалистов по управлению персоналом в ходе их проведения.
Целью набора персонала является прежде всего создание резерва кандидатов на все рабочие места в организации с учетом возможных кадровых и организационных изменений, увольнений, перемещений, уходов на пенсию, окончания сроков контрактов, изменений направлений и характера деятельности организации и ее подразделений.
Осуществляя набор, служба персонала должна исходить из определенной оптимальной численности персонала.
Для того чтобы нанять соответствующих работников, нужно в деталях знать, какие задачи они будут выполнять во время работы и каковы индивидуальные и групповые характеристики этих работ. Эти знания получают посредством анализа содержания работы, который является важным аспектом управления персоналом. Без него трудно реализовать все остальные функции управления персоналом.
Специалисты по управлению персоналом подготавливают документы, в которых излагают соображения о планировании рабочей силы и потребности организации в работниках, а также деятельности менеджеров при наборе персонала в их рабочие подразделения. Важно учитывать, что при наборе и отборе персонала наниматели имеют дело с людьми, которые стремятся реализовать свои цели, выбирая ту или иную организацию и должность. Точно так же менеджеры стремятся реализовать свои цели, отбирая кандидата.
Специалист по управлению персоналом должен иметь точное представление о характере самой работы, квалификации и качествах претендента, которые требуются для ее выполнения. Это весьма важная часть предварительной подготовки при наборе и отборе персонала, которая часто недооценивается.
Сбор такой информации обычно проводится в три этапа:
1) Анализ содержания работы — это процесс систематического и подробного исследования содержания работы. Такой анализ можно провести, используя различные методы. Если это касается несложных работ, то простое наблюдение может быть хорошим источником информации. Иногда прибегают к помощи непосредственных исполнителей или их начальников (мастеров, бригадиров и т.п.). Однако при таком исследовании сильно влияние субъективных факторов, так как люди на любом должностном уровне обычно преувеличивают важность своей работы. Поэтому в определенных случаях требуется проведение комплексного исследования.
2) Описание характера работы – на основе анализа содержания работы составляется должностная инструкция. В этом документе кратко излагаются основные задачи, требуемые навыки, ответственность и полномочия исполнителя.
3) Следующим этапом подготовительной работы менеджера по персоналу является составление требований к тому типу исполнителя, который необходим для выполнения работы. На основании предшествующего анализа необходимо как можно более точно определить навыки, знания, квалификацию и качество, которые понадобятся при выполнении данной работы, а также практический опыт и черты характера.
В большинстве случаев стремятся определить именно желательные характеристики. Однако не во всех случаях удается отобрать идеального кандидата. Поэтому необходимо установить и тот основной минимум требований, которым должен удовлетворять претендент. Правда, здесь есть еще одно важное обстоятельство: претендент должен вписываться в существующую рабочую обстановку, в коллектив, где ему предстоит работать.
Сформулировав точное представление о характере работы, квалификации и качествах претендента, которые требуются для ее выполнения, необходимо переходить к следующему этапу — найти человека, который будет удовлетворять этим критериям. Этот поиск осуществляется в процессе набора персонала. Для этого следует прежде всего определить источники и методы набора персонала.
Когда организации необходимо принять новых работников, возникают два вопроса: где искать потенциальных работников (источники) и как известить потенциальных работников об имеющихся вакансиях (методы).
Источники набора персонала могут быть: внутренние (из работников самой организации, предприятия) и внешние (из людей, до этого никак не связанных с предприятием).
Основные внешние источники набора персонала:
— учебные заведения: школы, колледжи, лицеи, техникумы, профессиональные училища, институты, университеты. Многие учебные заведения в настоящее время имеют службы по трудоустройству своих студентов и выпускников.
— смежные по профилю организации, фирмы.
— организации, занимающиеся трудоустройством, — государственные и коммерческие агентства по трудоустройству, биржи, бюро, консультационные центры, рекрутинговые компании — играют немалую роль в подборе кадров. Надежное агентство может быть очень полезным при выявлении претендентов на получение работы, поскольку оно может провести предварительное собеседование и проэкзаменовать отдельных кандидатов.
— прежние сотрудники, ушедшие из организации по собственному желанию и желающие вернуться. Независимо от их прежней работы, они должны быть подвергнуты тщательному рассмотрению.
— случайные претенденты, самостоятельно обращающиеся по поводу работы. Они должны каждый раз заноситься в картотеку (или банк данных о внешних кандидатах). Это резерв, которым нельзя пренебрегать.
— рекламные объявления по отношению к вышеперечисленным способам набора требуемых специалистов могут либо дополнять их, либо быть основным источником найма. Цель такого объявления — получить эффективный результат с минимально возможными затратами.
Многие фирмы практикуют набор на работу внутри самой фирмы, отбирая претендентов из числа работников самой организации. Преимущества такой практики в том, что люди, занимающиеся отбором, могут заранее знать претендентов на эту должность, их качества как работников (что, впрочем, может оказаться и недостатком, искажать восприятие информации).
Основными внутренними источниками набора персонала являются:
— резерв кадров на выдвижение;
— переводимые и перемещаемые работники организации;
— совмещение должностей внутри организации;
— работники, прошедшие подготовку и переподготовку в учебных заведениях и центрах по направлению организации.
Источники набора кадров различны по уровню затрат и эффективности.
Оценка источников и методов набора может проводиться различными способами. Одним из таких методов является: вычислить затраты по каждому методу набора и поделить их на тот результат, который этот метод приносит (то есть на число принятых работников). В то же время необходимо учитывать не только количество принятых работников, но и результативность их труда.
Кадровым службам следует разумно сочетать внутренние и внешние источники набора рабочей силы. При этом важное значение имеет ознакомление кандидатов с профилем предстоящей работы, системой оплаты труда, социальными услугами предприятия, а также с некоторыми аспектами психологического климата в коллективе.
Помимо этого, каждый кандидат может иметь и другие потребности в информации о своей будущей работе.
Поэтому для наибольшей информированности кандидатов кадровым службам необходимо:
1. Четко продумать организацию и порядок этой работы.
2. Сформировать и опубликовать все требования, предъявляемые к работнику.
3. Проинформировать кандидатов об условиях труда, его оплате, достоинствах и недостатках будущей трудовой деятельности.
4. Ознакомить всех заявителей о дальнейших действиях кадровой службы после первичного отбора кандидата на предполагаемую должность.
Порядок обработки обращений (заявлений) претендентов кадровыми службами на этапе набора кандидатов следующий:
1. Получение обращения (заявления, резюме, личного листка по учету кадров и т.д.).
2. Учет (регистрация).
3. Анализ представленных документов и при необходимости запрос дополнительных сведений о претенденте.
4. Направление в соответствующий отдел.
5. Рассмотрение в отделе.
6. Возвращение в отдел кадров.
7. Выработка согласованного мнения отдела кадров и отдела, которому был направлен документ.
8. Отказ или приглашение к собеседованию.
Основой набора персонала являются:
1) потребности в персонале;
2) политика предприятия в области персонала, которая определяет приоритеты руководителей при наборе персонала (предпочтение внутреннего продвижения и переквалификации перед внешним набором, или предпочтение при наборе людей, периодически повышающих квалификацию путем различного обучения).
Таким образом, рассмотренные мероприятия составляют основу процесса набора персонала. Следующим действием является отбор персонала.
Основные методы и этапы найма персонала
Главная цель работников отдела кадров любого предприятия – обеспечить компанию качественными специалистами в соответствии с потребностями. Поиск и найм персонала актуален в первую очередь для компаний и организаций, которые расширяются или осваивают новые направления деятельности, а также для замещения существующих вакансий уволившихся или вышедших на пенсию сотрудников.
С чего начинается процесс подбора персонала
На каждом предприятии существуют свои особенности при найме и подборе персонала, которые зависят от сферы деятельности, структурной организации, стратегии развития, манеры руководства и т.д. Начальным этапом поиска персонала является определение потребности в сотруднике. То есть на предприятии должно быть четкое понимание того, какое количество работников или специалистов требуется прямо сейчас, какими качествами они должны обладать. Заказчик, которым в данном случае выступает руководитель предприятия или подразделения, должен четко поставить задачу, определив требования к потенциальным соискателям. Также эти требования должны соответствовать должностной инструкции на вакантную должность.
Источники набора персонала
Откуда берутся сотрудники? Существует два основных типа источников: внутренние и внешние. К первому относятся работники компании, ко второму – люди, ранее с компанией не связанные. У обоих источников есть свои плюсы и минусы, которые мы подробно рассмотрим.
Внутренние источники
Внутренние ресурсы – это наиболее доступный и экономически выгодный источник персонала, так как на их привлечение не тратятся большие средства. Кроме того, самими сотрудниками практика продвижения по карьерной лестнице воспринимается как знак доверия и лояльности со стороны руководства компании. Это также повышает привязанность к организации и корпоративный дух работников.
Среди положительных аспектов практики привлечения внутренних ресурсов следует отметить:
Обычно привлечение специалистов из внутренних ресурсов положительно отражается на производительности и лояльности коллектива. Но есть и негативные нюансы. Так как, во-первых, внутренние ресурсы ограничены. Если не вырастили внутри коллектива специалиста должной квалификации, то взять его будет неоткуда. С этой целью используются такие обучающие инструменты, как лекция, семинар, привлечение личных тренеров и так далее. Во-вторых, после продвижения цепочки людей по карьерной лестнице все равно останется вакантная должность, на которую необходимо будет искать работника. Третий момент – возможное соперничество в коллективе, а также возникновение панибратских отношений.
Поэтому использовать внутренние источники необходимо с умом и ограниченно. Решить все кадровые проблемы исключительно за счет них все равно не получится. Увеличивать же объем работы и нагрузки на каждого или отдельных сотрудников до бесконечности тоже нельзя.
Внешние источники
Внешние источники, к которым относятся все остальные рабочие ресурсы, предоставляют более широкие возможности. Это дает новые импульсы для развития компании, так как человек со стороны может обладать уникальным опытом и новым подходом к решению поставленных задач.
Оборотная сторона использования внешних ресурсов как источника кадров – большие денежные затраты, которые не всегда оправдывают себя, ведь потенциальный сотрудник может попросту не пройти испытательный срок или не подойти по каким-то иным параметрам. Кроме того, на адаптацию пришлого специалиста в новых условиях необходим определенный срок, в течение которого производительность сотрудника далека от оптимальной.
Основные внешние источники при найме кадров:
Также среди внешних источников при найме стоит упомянуть работников, которых могут привести в компанию по рекомендации нынешних или бывших сотрудников.
Методы поиска персонала
Специалисты рекомендуют начинать поиск персонала с внутренних ресурсов. Если это сделать невозможно, то используются и внешние источники. Есть несколько основных методик, которые позволяют найти кандидатов на вакантную должность.
Рекрутинг
Этот метод оптимален при найме персонала низшего и среднего звена, например, после внутренних перестановок, приведших к продвижению цепочки специалистов по карьерной лестнице. Рекрутинг подразумевает поиск по резюме, которые размещены в свободных источниках соискателями.
Executive Search
Это понятие предполагает эксклюзивный поиск кандидатов и применяется для поиска специалистов и работников на высшие руководящие должности, как правило, – управление филиалами и отделами компаний. Для реализации поставленной задачи привлекаются собственные или сторонние специалисты по кадрам. Эксклюзивный поиск ведется как среди соискателей, находящихся в свободном поиске, так и среди работающих специалистов, чтобы переманить их на новое место работы.
Headhunting
Так называемая «охота за головами» предполагает поиск и наем («перевербовку») уже работающих ключевых сотрудников организации. Благодаря этому конкуренту наносят двойной урон (он лишается важного специалиста), а компания приобретает нового сотрудника. Хэдхантинг предполагает тщательное изучение предложений конкурентов и условий труда работников, за которыми ведется охота, а потом формирование более выгодного предложения. Этот способ финансово затратный и долгий – на «обработку клиента» может уйти от нескольких месяцев до нескольких лет.
Скрининг
Метод отбора нужного персонала по параметрам среди соискателей. Один из наиболее быстрых способов найти специалиста, ориентируясь на его технические знания и умения путем тестирования и опросов. Однако этот метод не позволяет в должной мере оценить мотивацию и различные социально-психологические особенности потенциального сотрудника. Впрочем, для специалистов низшего звена инструментов скрининга вполне достаточно.
Preliminaring (прелиминаринг)
Так называют методику привлечения в качестве молодых специалистов выпускников и учащихся последних курсов специализированных заведений. При этом соискатели не всегда сразу же получают трудоустройство, а зачастую только проходят стажировку. Таким образом, компания может оценить потенциал специалиста как будущего работника, заинтересовать его в постоянном трудоустройстве. Еще один плюс методики – омоложение кадров за счет «новой крови».
Основные этапы процедуры найма персонала
Цель сотрудников отдела кадров любой организации – поиск, отбор и найм персонала, который представляет собой квалифицированных специалистов, способных не просто справиться с поставленными задачами, но и привнести в компанию новый опыт и знания. Поэтому вопрос поиска персонала решается в несколько этапов.
Изучение рынка труда
Прежде чем брать на работу или отвергать специалистов, основываясь на их профессиональных навыках, а также формировать предложение для соискателей, необходимо тщательно изучить и проанализировать существующий рынок труда. Это позволяет понять, каковы шансы найти специалиста требуемой квалификации и насколько конкурентно предложение. Здесь важно уметь тонко балансировать на грани спроса и предложения.
Определение источников и инструментов поиска
Специалисты утверждают, что сегодня можно найти персонал на любую должность. Главное – не жалеть при этом силы, времени, быть готовым предоставить неограниченный бюджет. Кадровая служба организации, если она занимается поисками, проанализировав рынок труда, должна выделить наиболее перспективные источники и методы поиска, правильно расставив при этом приоритеты. Если кратко, то решить, что важнее: найти специалиста высокой квалификации или максимально быстро «закрыть» вакансию.
Определение требований
На этом этапе должно сформироваться четкое представление, кого и за какие деньги руководство готово взять на работу. Здесь также необходимо верно расставить приоритеты, например, ответив на вопрос, что важнее – лояльность или профессиональные качества, трудолюбие или стрессоустойчивость, финансовые аппетиты или ответственность и т.д.
Формирование базы резюме
Специалистов надо из кого-то выбирать. Чтобы этот выбор был, нужна сформированная система потенциальных соискателей с резюме и подробной информацией о каждом. База резюме позволяет сравнивать соискателей и оценивать их профессиональные навыки, опыт работы, семейное положение, психологические и личные качества.
Отбор перспективных соискателей
Выполнив анализ резюме, осуществляется первичный отсев соискателей. Дополнительно может проводиться оценка: небольшое собеседование по телефону или скайпу, тестирование кандидатов, уточнение информации о них, например, через предыдущих работодателей. Задача этого этапа – отобрать персонал, который будет приглашен на очное собеседование.
Интервью и профессиональное тестирование
Ключевой этап при найме сотрудника, включающий личную беседу со специалистом отдела кадров или непосредственным будущим руководителем, проверку профессиональных навыков (примеры работ, какие технологии знает программист, дизайнер), психологическое тестирование. Методы собеседования и тестирования могут быть разными. Обычно HR-специалисты разрабатывают собственные виды эффективного отбора, руководствуясь особенностями сферы деятельности компании и другими важными факторами.
Важная цель интервью и тестирования – оценить, насколько соискатель способен выполнять свои будущие профессиональные функции, как быстро и легко он вольется в коллектив.
Принятие окончательного решения
На заключительном этапе руководство предприятия рассматривает выбранных кандидатов и принимает решение по каждому из них. Иногда, чтобы определить, брать ли человека на работу или отказать ему, происходит дополнительный прием (собеседование), ведь нередко задача действительно непростая – выбрать одного (самого лучшего) кандидата из десятков и сотен.
Организация подбора персонала: все вопросы и полезные материалы
⏱ Время прочтения — 7 минут
1. Потребность в найме — это что и зачем?
Хорошо, когда в компании существует стратегический план по найму сотрудников на год, пять и больше лет вперед. В этом случае рекрутеры заранее знают, какие ресурсы им понадобятся в каждый отрезок времени.
В небольших организациях подбор обычно ситуативный и закрывает текущие потребности. Например, замена сотрудника, который уходит в декрет или длительный отпуск, подбор нового человека на место уволившегося.
Существует больше десятка способов оценить потребность в персонале. На нее влияет рынок в регионе, скорость и план развития компании, эффективность текущих сотрудников и другие факторы. В зависимости от кадровой политики компания может привлекать новые кадры или обучать персонал. Или сокращать.
Знание потребности в подборе персонала помогает:
2. Какие методы поиска сотрудников есть?
В зависимости от метода подбора компании выбирают разные инструменты поиска.
Массовый наём — поиск сотрудников на начальные позиции, которые не требуют специальной подготовки. Например, поиск разнорабочих, продавцов, водителей. Текучесть персонала на этих должностях может достигать 100% за год, поэтому компании ведут непрерывный поиск людей.
Поиск, как правило, оказывается непростым:
Поэтому для массового найма используют чат-боты, обзвон кандидатов, поиск через рекламу в соцсетях и объявления в поисковиках.
Executive search (от англ. «поиск руководителей») — подбор управляющего персонала и редких специалистов. Его сложность в правильной постановке задачи и поиске человека, идеально подходящего под все требования. Может включать в себя хедхантинг — поиск и переманивание уже трудоустроенных сотрудников.
Как правило, таким поиском занимаются внешние рекрутеры (из кадровых агентств или фрилансеры), которые хорошо знают рынок, обладают нужными навыками для мотивации кандидата.
Обычный рекрутинг — поиск квалифицированного персонала среднего звена.
Прелиминаринг — практика и стажировки.
3. Что делать, если в компании нет рекрутера?
• Обратиться в кадровое агентство.
• Найти рекрутера-фрилансера, который специализируется на нужных вам сотрудниках. Например, на HRspace.
• Искать самостоятельно. В этой статье мы рассказывали как.
4. Как уточнить требования к вакансии и обязанности сотрудника?
Требования ко многим должностям сформированы в профессиональных стандартах. Но в каждой компании при организации подбора обнаруживаются свои требования и секреты успеха. Поэтому модели компетенций на разные должности обычно составляют, основываясь на опыте самых успешных сотрудников компании.
Чтобы понять, какие навыки и компетенции в компании нужнее всего, работодатели пользуются разными средствами оценки текущих сотрудников. Начиная от тестов, заканчивая внутренними собеседованиями. Еще один вариант — обратиться за помощью к консультантам или компаниям, которые помогут составить список требований, профессиональных навыков и личных качеств.
Подробнее про компетенции мы рассказали в этой статье.
5. Как написать текст вакансии?
Хорошая вакансия содержит не только сухой список требований и условий работы.
После прочтения кандидат должен понять:
В этой статье мы рассказываем, как написать интересный текст. Также мы исследовали, почему некоторые вакансии на hh.ru собирают тысячи откликов. А еще рассказали подробнее, что писать про саму компанию: большинство кандидатов заходит на страницы работодателей на hh.ru, чтобы узнать больше о будущей работе.
6. Как определить зарплату?
Зарплата может быть средней, выше среднерыночной или ниже ее. От этого зависит процесс и результат найма.
С зарплатой ниже рынка искать кандидатов придется долго. Скорее всего, на такую вакансию будут откликаться кандидаты не очень высокой квалификации и начинающие специалисты.
Если вы предлагаете высокий оклад, то готовьтесь не только к общению с профессионалами, но и с теми, кто откликнулся «на авось».
Несколько советов:
7. Зачем нужны реферальные программы?
Многие компании предлагают вознаграждение тем, кто рекомендует им подходящего кандидата, это ещё один из работающих вариантов при организации подбора. Обычно вознаграждение выплачивают после того, как новенький пройдет испытательный срок.
К поиску кандидатов подключаются сотрудники. Они рассказывают о вакансии друзьям и знакомым. Часто такая реклама оказывается эффективной, ведь люди доверяют личной рекомендации. Если верить западным исследованиям, сотрудники, пришедшие по реферальной программе, дольше работают в компании и более лояльны к ней.
8. Какие типы собеседований есть?
По методу проведения:
Интервью по типам вопросов:
Кроме собеседований, работодатели используют и другие способы оценки. О них мы рассказали в отдельной статье.
9. Как оценить результат подбора?
Искали вы сотрудника сами или с помощью внешнего рекрутера, важно оценить результат. Ведь на поиск ушло столько сил, денег и времени!
В разных компаниях по-разному оценивают результаты, но самые популярные метрики выглядят так.
a. Время найма
Отрезок времени от начала поиска до выхода человека на работу. Меняется в зависимости от профессии, ситуации на рынке, времени года и так далее. Сравнивая и оценивая время найма, можно оценить качество работы рекрутера.
b. Эффективность разных источников, качество и количество откликов
Помогает разобраться, какие каналы лучше работают для привлечения сотрудников в компанию и на конкретную должность.
c. Стоимость найма
В стоимость подбора входят не только все затраты на размещение и рекламу вакансии, но и стоимость времени рекрутера, потраченного на закрытие вакансии.
d. Удовлетворенность менеджера кандидатами и удовлетворенность сотрудника работой
e. Процент уволившихся в первый год кандидатов
Эта метрика говорит о качестве подбора. Обычно за год сотрудник успевает только влиться в работу и приносит мало прибыли компании. Зато компании приходится тратить на него много ресурсов, включая внимание руководителей и помощь коллег. Поэтому увольнения в первый год работы дорого обходятся компании, учитывая затраты на подбор.
Если человек уволился по собственному желанию, возможно, реальная работа не соответствовала тому, как рекрутер рассказал о ней в вакансии и на собеседовании. Если увольнение произошло по инициативе работодателя, вероятно, выбрали не самого подходящего кандидата.
Метрики помогают оценить качество работы рекрутера. Многие системы управления персоналом автоматически следят за результатами. Например, специальная вкладка с анализом и статистикой есть в системе Talantix.
10. Что делать с теми, кто не подошел?
Обязательно ответить им: поблагодарить за отклик и правильно отказать.
Некоторых из кандидатов стоит взять на заметку. Если человек вам почти подходил, всегда есть шанс, что он окажется вам нужен в будущем, когда наберется опыта.
Собирать и хранить такие резюме удобно в системе управления персоналом Talantix. Можно оставить комментарии к каждому соискателю и вернуться к ним в любой момент.
А что делать дальше?
Впереди у новенького — сложный процесс адаптации. Он нужен, чтобы за три месяца новый сотрудник не заскучал, не перегорел и принес пользу компании.
Кажется, самое время насладиться результатами вашей организации и вернуться к подбору начиная с пункта № 1?