Что такое минусовые остатки

Отрицательные остатки на складе

К нам, в Интерлогику, часто обращаются, чтобы мы «автоматизировали финрезультат», «автоматизировали себестоимость», когда начинаем работать, видим «красные строки» по остаткам, собственно это и есть отрицательные остатки. В такой ситуации быстро автоматизировать финрезультат не получится, сначала нужно навести порядок и избавиться от минусов. Рассказываю почему так

👋 Привет, это Алексей Баранов. Я руководитель «Интерлогики», и мы с 2003 года автоматизируем учёт и бизнес-процессы в малых и средних бизнесах. Делаем это так, чтобы это было выгодно заказчику. К сожалению, к нам часто обращаются за «автоматизацией финрезультата, нужна вчера», а у самих отчёты красные.

Записал видео-версию этой статьи, для тех, кто любит смотреть, а не слушать ↓

Почему нельзя игнорировать отрицательные остатки

Отрицательные остатки сигнализируют о беспорядке в процессах склада, в учёте или в документообороте с поставщиками и покупателями. Зачастую из-за запары или банальной лени в программе списывают не тот товар, что отгружают. Это приводит к дурным последствиям.

Спасибо, дальше учётом пользоваться не будем!
Без правильных товарных отчётов вы не знаете, сколько и какого товара заказывать. Хуже того, нельзя доверять маркетингу — он тоже опирается на данные о товарах. А значит, неизвестно, какие товары имеют лучший оборот, какие маржинальные. и пошло-поехало. Вся торговая аналитика и маркетинг в таком случае – вилами по воде.

Еще больнее — финансовый результат, прибыль, рентабельность компании можно рассчитать только на основании правильных данных о товарно-материальных ценностях (ТМЦ). Отчёт о прибылях и убытках тоже нельзя построить без данных склада. Себестоимость при отрицательных остатках в принципе невозможно посчитать.

Если для вашей торговли важен партионный учёт, либо вы продаёте скоропортящийся или серийный товар — это усложняет учёт, а значит — множит ошибки. Важно не просто продать торт или йогурт, а передать и списать товар с правильным сроком годности, из правильной партии.

Как работает идеальный склад и почему в нём нет отрицательных остатков

На склад поступает 5 коробок товара, кладовщик аккуратно сверяет документы, если сходится название и количество товара, то подписывает товарную накладную. Её заносят в программу, теперь в учёте видно, какой товар и в каком количестве хранится на складе.

Документы или кассовый чек печатают автоматически. Из остатков в программе списывается то, что фактически передано покупателю. В таком случае ошибок в остатках быть не может, отрицательных остатков тем более. Данные в отчётах соответствуют реальной жизни.

А еще на идеальном складе каждый квартал проводят инвентаризацию. Но у них не бывает расхождений, это лишь регламентная процедура.

На идеальном складе в учётную программу заносится реальное количество товаров, которое соответствует документам, и при продаже и списании «уходит» тоже реальное количество товаров.

Как появляются отрицательные остатки или что происходит на реальном складе

Поставщик привозит на склад 5 коробок товара. Считать и проверять особо некогда, водитель спешит.

Или вот, в один из дождливых дней у кассы оказывается покупатель с тремя метрами зелёной ткани. Кассир пытается оформить продажу, а 1С ругается: на остатках только 2 метра, продать не разрешаю! Покупатель ругается на кассира — время. Кассир ругается на одинэску — нервы. Руководитель звонит программистам и требует разрешить в программе продажи в минус. Ситуация же неординарная — вот покупатель, вот деньги, вот 3 метра. Подумаешь, что там в программе. Так возникает отрицательный остаток. На самом деле этот день совсем не особенный, пересортица и неправильные остатки на складе уже давно. В этот день лишь стало очевидно, что минуса на складе быть не может, а в учёте — может. Значит, учёт товаров существует в параллельной вселенной, а отчётам нельзя верить. И теперь, когда разрешили продавать в минус, бардак стремится стать хаосом.

Чек-лист для исправления ситуации

Разберём план конкретных действий, которые необходимо предпринять, чтобы исправить ситуацию с отрицательными остатками и не допускать её в будущем.

Пожалуй, это всё что нужно знать, чтобы получить порядок на складе и в отчётах. Если учёт товаров на складе и в программе совпадают, то в 1С или другой системе можно автоматически сформировать отчёты о себестоимости, о прибылях и убытках, рассчитать рентабельность.

Источник

Отрицательные остатки: как найти и исправить

Заместитель начальника отдела программирования

Отрицательные остатки в программе учета — сигнал о беспорядке в бизнес-процессах на складе, в документах с поставщиками или покупателями. Появление отрицательных и несуществующих остатков (когда по программе товар есть в наличии, а на складе его нет) — признак того, что надо реорганизовать бизнес-процессы и ужесточить контроль.

Причины появления отрицательных остатков

Забыли внести приход товара в программу учёта, а продажа в минус разрешена. Решается эта проблема оприходованием товара задним числом. Чтобы вовремя выявить подобную ситуацию, переключите настройку «предупреждать о продаже в минус». Тогда продавцы сообщат о спорной ситуации, а товаровед сможет быстро найти причину и принять решение, как продать товар.

Оприходовали не тот товар. По ошибке на приход поставили не тот товар, а продавец продает неоприходованную позицию. В такой ситуации надо проанализировать движение товара, создать недостающий приход, а также найти товар, который оприходовали случайно, и откорректировать его движение.

Забыли ввести накладную в действие. Документ прихода был создан заранее, но в момент фактического прихода товара его забыли сделать активным. Решение: в меню Склад — Реестр приходных накладных найдите приходный документ, откройте его и установите признак «Действующая накладная».

Пересорт: продан или перемещен не тот товар. Если продавец ошибся при продаже, то такие отрицательные остатки выравниваются при инвентаризации. Если ошибка в документах списания, возврата поставщику или внутреннего перемещения, то необходимо внести правки в документ. Учтите, что редактирование возврата поставщику может повлиять на взаиморасчеты.

Вносили изменения задним числом в приходные документы. От такой ситуации не спасет даже полный запрет продажи в минус. Если кто-то намеренно или ошибочно исправил количество в приходе, то отрицательные остатки могут появиться не сразу, поскольку последующих приходов может быть много, а расходов мало. Корректировка документов задним числом должна быть строго выверена. Пишите комментарий к товару накладной — это поможет быстрее вспомнить, что вы делали, и исправить расхождения оптимальным путем.

Несоблюдение технологических карт. Ошибки учёта в технологических картах могут быть в режимах производство готовой продукции, продажа сложных услуг или комплектов, и если в составе есть весовой или дробный товар. Если по технологической карте надо было списать N единиц, а фактически при производстве использовали меньше, то на складе появляется материал на изготовление еще одной единицы, но при ее производстве в учёте составляющие уходят в минус. В такой ситуации контролируйте соблюдение персоналом технических норм.

Весовой товар. Весовой товар всегда приносит массу хлопот в учете — усушка, утруска, дырки в мешках и пакетах, воровство, обвешивание. Это рассинхронизирует реальный склад с учётом товара в программе.
Основная причина отрицательных остатков — фасовка меньшего количества товара с указанием большего веса. Избыток весового товара компенсируют вышеупомянутые усушка и утруска.
Исправлять отрицательные и несуществующие остатки только с помощью ведомости инвентаризации не совсем корректно, поскольку переучёт не устраняет причину ошибок и может влиять на взаиморасчеты с поставщиками — у вас и у поставщика будут разные данные о поставках. Если у вас в магазине каждый месяц «усыхает» 5-10 килограмм фруктов, то сперва надо выяснить причину такого «микроклимата».

Причини появи від’ємних залишків:
1. Товар не оприбутковано.
2. Пересорт.
3. Видалення прибуткових накладних.
4. Дозвіл продажу товару «в мінус».
5. Помилки інвентаризації.
6. Крадіжка.
Як виправити від’ємні залишки?https://t.co/wi4CjlUiqg pic.twitter.com/n0cFUx0S1K

Как контролировать отрицательные и несуществующие остатки

Запретите продажу в минус для всех товаров, кроме весового. Продавец не сможет продать товар, который забыли поставить на приход или перепутали в учёте, а товаровед оперативно исправит ситуацию.

Ежедневно или еженедельно просматривайте состояние склада с фильтром по отрицательным остаткам, чтобы своевременно выявлять ошибки и не накапливать их.

Источник

Что такое минусовые остатки

7. Отрицательные остатки — причины появления и методы работы с ними. Порядок работы с накладными.

При работе в любой системе учета в общепите неизбежно возникает вопрос излишков товаров (продуктов) или отрицательных остатков товаров.

Что такое отрицательные остатки? Это перерасход товара (продуктов).
Например, на складе кухни было 10 килограмм муки, которых (согласно технологическим картам) должно хватить на изготовление 20 булок хлеба (0,5 кг на булку), но изготовили и продали в этот день 21 булку хлеба. Таким образом при проведении расхода, со склада будет списано 10,5 кг. муки, что даст отрицательный остаток минус 0,5 кг. (10-10,5=-0,5).

Из этого примера видно, что отрицательный остаток — означает излишек товара на складе.
Откуда была взята мука на изготовление «лишней» булки хлеба? Откуда берутся отрицательные остатки? Разберем несколько вариантов их возникновения и способов работы с ними.

Самая вероятная причина — забыли внести приход в систему учета. То есть привезли ещё 0,5 кг. муки которую не учли. Решаеся путем пориходования товаров «задним» числом.

Вторая причина — несоответствие технологических карт, реальным процессам. То есть повар кладет в булку хлеба 0,476 кг. муки, как положено по рецептуре, а в технологической карте ошибочно указано 0,5 кг. Это бывает, так же когда повар перестраховывается и при проработке блюд указывает чуть завышенные нормы закладок товаров.

Список можно продолжить, но думаю этого досточно. Главное, что отрицательные остатки — это не проблема, это информирование бухгалтера о возможных ошибках в учете или несоответсвии технологических процессов на кухне и в учете.

Что нужно сделать с отрицательными остатками (излишками)?
Излишки следует оприходовать на склад. Для этого необходимо:

а) Построить ведомость остатков, на дату в которой необходимо сделать приход. «Отчеты — Ведомость остатков — Ведомость остатков» Обратите внимание на установки фильтра в ведомости остатков. Рис. 30.

Рис.30. Построение ведомости остатков.

б) Провести копирование отрицательных остатков в сличительную ведомость — меню «документ — копировать в накладную» выбрать параметры как указано на рисунке:

Рис.31. Копирование отрицательных остатков в сличительную ведомость.

в) Сохранить полученную сличительную ведомость, не забыв её активировать. Обратите внимание, что в сличительной ведомости кол-во «Напитка фруктового» равно нулю.

Рис.32. Сличительная ведомость с измененным кол-вом товара.

г) Самое важное! Переместить созданную сличительную ведомость на вчерашний день, последним документом. Для этого необходимо зайти в список накладных, и мышкой перетащить документ в предыдущий день.

Рис.33. Процесс переноса сличительной ведомости на конец дня с 24 на 23 января.

Это необходимо для формирования корректных остатков на начало дня.

Хотелось бы акцентировать Ваше внимание на рекомендуемый порядок работы с документами в программе Store Hause. Итак, Вы пришли на работу:
1. Сделать приход за вчерашний день. (Создать приходные накладные), если приход был.
2. Сделать внутренее перемещение между складами за вчера, если таковые были.
3. Сделать расход (списание) блюд и товаров за вчера.
4. Проверить наличие отрицательных остатков на сегодняшний день. Если отрицательные остатки есть, то выполнить оприходование излишков, не забыть «перетащить» сличительные ведомости во «вчера».
При соблюдении данных правил, у вас не будут возникать ошибок связанных с «отрицательными остатками».

Источник

Зачем и как бороться с отрицательными остатками в 1С:УНФ

Причины появления отрицательного остатка

то есть большая вероятность, что в вашей базе “поселились” отрицательные остатки. Это не означает, что теперь придётся отказаться от вышеописанных пунктов, это сигнал о том, что за базой придётся следить чуть больше и внимательнее.

Если в описанном списке вы узнали свою базу, тогда советуем дочитать до конца.

Чем опасен отрицательный остаток

Отрицательный остаток “в целом”

Отрицательный остаток в разрезе аналитики

В разрезе аналитики отрицательный остаток не так хорошо заметен и очевиден. Зачастую без настройки в стандартных отчетах его непросто найти. В 1С:УНФ есть следующие аналитики:

Как исправлять отрицательный остаток

3. Сохранить настроенный вариант отчета

Теперь необходимо в настроенном отчете установить отбор, при котором будут выводиться только те позиции, по которым есть отрицательный остаток.

2. Перейти на вкладку Отбор, установить нужный отбор (Количество Конечный остаток меньше 0)

3. Сохранить новый отчет для дальнейшего выявления отрицательного остатка.

1. Откройте и сформируйте сохраненный отчет для выявления отрицательного остатка за выбранный месяц (например прошлый или текущий)

2. Выберите номенклатуру, отрицательный остаток по которой нужно исправить

3. Посмотрите есть ли обороты по этой номенклатуре в сформированном периоде

Если обороты есть, переходите к шагу 2. Если оборотов нет:

1. Сделайте отбор по данной номенклатуре в фильтрах

2. Сформируйте отчет за предыдущий месяц. Найдите тот месяц в котором появляются обороты. Переходите к шагу 2.

1. Сформируйте отчет (без отбора по отрицательному остатку) за месяц, выявленный в шаге 1 со всеми аналитиками, отфильтровав его по нужной номенклатуре

2. Разверните отчет до той аналитики в которой появляется отрицательный остаток. Затем разверните данную аналитику до документа движения

3. Определите ошибку.

В нашем примере была совершена отгрузка с Основного склада. При этом поступления на основной склад не было. Однако мы видим, что было поступление на склад Витрина.

Смотрим каким именно документом было оформлено поступление.

Значит ошибка образовалась в следующих местах:

либо в документе Приходная накладная №16 от 30.04.2019 указан не тот склад, на который было фактическое поступление (не Основной склад, а Витрина)

либо пользователь базы забыл оформить перемещение со склада Витрины на тот склад, откуда была совершена продажа (на Основной склад)

либо Расходная накладная № 17 от 30.04.2019 была оформлена не с того склада (с Основного склада, а не с Витрины).

Следовательно мы можем исправить согласно одному из вариантов: например изменить склад в документе Расходная накладная с Основного склада на Витрину

Основные места возникновения ошибок

Зачастую ошибки возникают из-за:

отсутствия поступления (документ поступления запаса не внесён в базу)

неправильного места расхода (не та организация, подразделение, склад, заказ)

поступления позже, чем расхода (разница может быть не только в датах, когда вы купили 30.04.2019, а продали 29.04.2019, но и во времени (даже в минутах и секундах), когда вы купили 30.04.2019 в 17:00, а продали 30.04.2019 в 16.59:00

нарушения последовательности проведения (когда все предыдущие условия соблюдены, но документ расхода просто проведен раньше, чем документ поступления)

Чтобы исправить эти ошибки нужно:

Найти первичный документ и оформить приходную накладную или оформить документ Оприходование товара.

Указать нужное место в одном из документов и перепровести его или оформить перемещение.

Не та номенклатура / характеристика / серия / партия

Указать нужную номенклатуру и аналитику в документах или оформить документ Пересортица запасов

Установить верные даты и время и перепровести документы или оформить документы Корректировка реализации и (или) Корректировка поступления.

Нарушена последовательность проведения

Заново провести цепочку документов в нужной последовательности: вначале поступление, потом расход.

Профилактика отрицательного остатка

Чтобы быть уверенным в правильности данных желательно хотя бы 1 раз в месяц формировать отчет по выявлению отрицательных остатков. Если отчет пустой, то данные в порядке, если в отчете появилась номенклатура, необходимо исправить отрицательный остаток по шагам, описанным выше.

Доверить процесс обслуживания следует специалистам, давно работающим на рынке автоматизации, которые несут гарантию за проданный товар, оказанные услуги. Например, нам 🙂

Окажем услуги с оплатой по факту, если результат вас устроит.
Без предоплаты.

Посмотрите другие полезные материалы по теме «УНФ»
У нас вот такие Тарифы по обслуживанию 1С:УНФ

Источник

Виртуальные и отрицательные остатки товаров в магазине

Пройдясь по магазину, мы увидим огромное количество товаров. До того, как товар будет поставлен на полку и станет доступен покупателю, он пройдет множество этапов: от заказа поставщику до приемки в магазине.

Всё больше процессов автоматизируются: автозаказ самостоятельно формирует заказ поставщику паллетная приемка товара, позволяет не пересчитывать товар. Всё это позволяет ускорить процесс поступления товара в магазин, но требует идеальных данных в системе.

Некорректные данные в системе приводят к тому, что одного товара будет в избытке, а другого – недостаток. Избыток товара приводит к росту списания, потому что товар стоит на складе и не продается. А недостаток товара приведет к потерям в продажах.

Индикаторами ошибок в программе являются виртуальные и отрицательные остатки товаров. Виртуальные остатки – когда в программе товар есть, но на самом деле его нет. Отрицательные остатки товаров- когда продали товар, которого не было на остатках магазина.

Как могут быть обнаружены отрицательные остатки товара и виртуальные остатки в программе

Рассмотрим на примере, как формируются виртуальные и отрицательные остатки:

Ежедневно необходимо контролировать отрицательные остатки. Автозаказ воспринимает их как наличие товара и не формирует заказ поставщику.

Виртуальные остатки

Отрицательные остатки

Товар числится в системе с остатками, но на самом деле он отсутствует.

Причины возникновения виртуальных остатков

Отрицательные остатки возникают, если товар продан, но его НЕ было на остатках.

Причины возникновения отрицательных остатков

Методы контроля виртуальных и отрицательных остатков

Для того чтобы поддерживать корректные данные в системе, на ежедневной основе необходимо формировать отчетность:

Если по какому-то товару был выявлен отрицательный остаток, необходимо помнить, что причиной может быть пересортица. Следовательно, нужно скорректировать не только отрицательные остатки товаров, но и товар с виртуальным остатком. Ведь если мы выявили отрицательный остаток по яблокам, то необходимо найти товар, который был заведен с излишком – груши.

Для этого в группе товаров, в которой найден отрицательный остаток, проводим локальную инвентаризацию. Для начала пересчитаем все яблоки. Если в яблоках излишка нет, расширяем подгруппу с аналогичным товаром: апельсины, груши и т. д.

Локальная инвентаризация позволит скорректировать виртуальные излишки, и если их не контролировать, то они будут выявлены большим объемом при общей инвентаризации.

Источник