Что такое минимальный остаток хранения наличных денег в кассе
Документ, содержащий порядок расчета лимита остатка кассы
Правила для расчета предельной величины остатка наличных денег в операционной кассе лица, имеющего в обороте наличные деньги, установлены указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, посвященным порядку ведения кассовых операций. С 30 ноября 2020 года этот документ применяется в редакции, ставшей следствием изменений, внесенных в него указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.
Какие изменения приняты:
Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Прочие правила порядка ведения кассовых операций остались неизменными. В том числе обновления не коснулись порядка, в котором устанавливается лимит остатка денежных средств в кассе. То есть расчет лимита остатка кассы на 2021 год следует осуществлять в тех же ситуациях и по тем же алгоритмам, что и в предшествующих годах.
Об изменениях, внесенных в исходный текст закона № 290-ФЗ, читайте в этом материале.
Зачем нужен лимит денежных средств и как он устанавливается?
Установление лимита ограничивает ту сумму наличных денег, которая может находиться в операционной кассе на конец рабочего дня (п. 2 указания Банка России № 3210-У). Лимит может быть превышен в дни выдачи работникам зарплаты, стипендий, соцвыплат и в выходные дни, если юрлицо в них осуществляет операции по кассе.
Определение величины лимита обязательно для юрлиц и обособленных подразделений, самостоятельно сдающих деньги в банк. Если обособленные подразделения сдают деньги в кассу юрлица, то общая сумма устанавливаемого организацией лимита учитывает и те лимиты, которые предусмотрены для подразделений. ИП и юрлица, относящиеся к числу субъектов малого предпринимательства, вправе такой лимит не устанавливать.
О том, в каких случаях юрлицо может быть отнесено к числу субъектов малого предпринимательства, читайте здесь.
Юрлицо самостоятельно осуществляет расчет лимита остатка кассы (для подразделений и общей его величины) и утверждает его размер распорядительным документом.Один из экземпляров этого документа направляется в подразделение.
Как рассчитать лимит остатка кассы? Указание Банка России № 3210-У приводит для такого расчета 2 внешне одинаковые формулы, принципиально различающиеся только характеристикой объема оборота (реального или планируемого) денежных средств, задействованных в расчете:
Первый объем в указании Банка России № 3210-У обозначен буквой V, а второй — R. И формулы расчета лимита (L) с этими буквами выглядят так:
где оставшиеся 2 показателя (P и N) весьма сходны по смыслу, но характеризуют, соответственно, тот процесс, к которому относится один из определяющих формулу расчета показатель (V либо R):
При определении количества дней, составляющих величину показателя N, не учитывают факты принятия и выдачи средств, не включаемых в объемы (V и R). Установлено, что число дней, составляющих показатель N, не должно превышать 7, а если в населенном пункте, где располагается юрлицо, нет банка, то 14. Хотя допускается зависимость значения этого показателя от таких вещей, как:
Пример расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений от КонсультантПлюс:
Наличная выручка ООО «Рассвет» от продажи товаров за расчетный период с 01.09.2020 по 30.11.2020 (64 рабочих дня) составила 2 385 648 руб. Выручка сдается ежедневно (один раз в день). Читайте продолжение примера в справочно-правовой системе. А если у вас нет доступа к К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Итоги
Цифру, отвечающую той сумме, выше которой не может оказаться остаток наличных денежных средств в операционной кассе юрлица на конец рабочего дня, следует определять самому юрлицу, используя для этого законодательно установленную формулу. Формула имеет 2 внешне одинаковых варианта, принципиально различающихся по характеристикам объемов наличной денежной массы, задействованной в расчете: это либо объем продаж, либо объем выплат за определенный период. Прочие показатели, входящие в формулу, похожи по смыслу, но значения их зависят от того, какой именно (продаж или выплат) объем наличных денежных средств взят за основу расчета.
Как рассчитать лимит остатка наличных?
Лимит кассы обязан устанавливать только средний и крупный бизнес. Рассчитать его можно двумя способами
Сергей Скрябин
Сергей спрашивает: «Слышал, что все компании и ИП должны устанавливать лимит кассы. Так ли это? Как это правильно сделать?»
Лимит кассы обязан устанавливать только средний и крупный бизнес
Малый бизнес не обязан устанавливать лимит кассы: если ваша компания есть в реестре СМП и имеет статус малого или микропредприятия, можно хранить в кассе любую сумму: хоть 50 000 ₽, хоть 500 000 ₽.
Правда, малый бизнес может устанавливать лимит добровольно. Это может понадобится для того, чтобы хранить в кассе лишь часть выручки и подстраховаться от чрезвычайных ситуаций, воровства и мошенничества.
Если компания или ИП установили лимит добровольно, то теперь обязаны его соблюдать наравне с крупным и средним бизнесом.
Остальные компании, которые принимают или выдают наличные и не относятся к малому бизнесу, обязаны устанавливать лимит остатка наличных.
Кроме малого бизнеса, есть еще исключения. Любые компании и ИП могут хранить деньги сверх лимита по определенным дням:
Если в компании или ИП, которые относятся к среднему и крупному бизнесу, не установят лимит остатка наличных денег, будет считаться, что он равен нулю. Значит, любая сумма в конце рабочего дня будет считаться сверхлимитной и компания или ИП будут обязаны каждый вечер сдавать все деньги в банк.
Что такое лимит кассы
Лимит остатка наличных денег в кассе — это сумма, которую предприниматель или компания имеют право хранить в кассе на конец рабочего дня. Если наличных в кассе больше лимита, деньги сверх него надо сдать в банк или через банкомат положить на счет.
Например, компания или ИП установили лимит остатка наличных денег 50 000 ₽, в кассе в конце рабочего дня — 300 000 ₽. Значит, 250 000 ₽ нужно сдать в банк.
Расчет лимита кассы
Лимит остатка кассы компания или ИП рассчитывают самостоятельно. Есть две формулы расчета в зависимости от того, чем занимается компания:
Формула для расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений:
Расчетный период — не более 92 рабочих дней. Выбирать его можно произвольно, учитывая, например, сезонность или «пиковые» поступления наличных прошлых лет. Например, наибольшая выручка в прошлом году была в июле и августе — значит, можно взять для расчета 62 рабочих дня.
Чем меньше расчетный период, тем больше будет итоговая сумма лимита и тем реже придется сдавать деньги в банк.
Период между днями сдачи наличной выручки в банк компания или ИП тоже устанавливают самостоятельно, но с учетом ограничений:
Чем реже компания сдает деньги в банк, тем выше будет итоговая сумма лимита.
Например, ООО «Ландыш» работает в Москве. Наличная выручка с 1 июня по 31 августа 2020 года — 3 750 348 ₽. Расчетный период по графику пятидневки — 65 рабочих дней. Выручка сдается в банк один раз в два рабочих дня.
Лимит кассы: 3 750 348 ₽ / 65 раб. дней × 2 раб. дня = 115 395 ₽.
Значит, ООО «Ландыш» в конце рабочего дня может оставлять в кассе не более 115 395 ₽, остальные деньги компания обязана сдать в банк.
Если взять расчетный период поменьше и сдавать реже, то при той же сумме выручки лимит изменится:
Лимит кассы: 3 750 348 ₽ / 22 раб. дня × 3 раб. дня = 511 411 ₽.
Теперь лимит ООО «Ландыш» в 4 раза больше — 511 411 ₽.
Формула для расчета лимита кассы по объему выдачи:
Объем выдачи наличных — деньги, которые компания или ИП сняли с расчетного счета, положили в кассу и выдали наличными: например, под отчёт или для оплаты товаров. В объем выдачи наличных денег за расчетный период не включаются: зарплата, стипендия, пособия, матпомощь и другие выплаты сотрудникам. Эти наличные деньги вы можете хранить в кассе сверх лимита в дни, когда выдаете зарплату и начисления.
Периоды выбираются так же, как и в расчете лимита по выручке.
Например, ООО «Ромашка» работает в Санкт-Петербурге. С 1 июля по 30 сентября компания выдала наличными из кассы 232 000 ₽, из них зарплата — 150 000 ₽. Расчетный период по графику пятидневки — 66 рабочих дней. Компания взяла этот период, потому что в этот период у нее самые большие наличные расходы. По чеку в банке компания получает наличные один раз в четыре рабочих дня.
Лимит кассы: (232 000 ₽ − 150 000 ₽) / 66 раб. дней × 4 раб. дня = 4970 ₽
Получилось, что ООО «Ромашка» может оставлять в кассе в конце каждого рабочего дня не больше 4970 ₽, остальные деньги обязана сдавать в банк. Может показаться, что это небольшой лимит. Но этой суммы хватит, чтобы дать сдачу с крупной купюры, и ее размер защитит компанию от мошенников.
Если при расчете лимита кассы сумма получилась в неполных рублях, она округляется до рубля по правилам математики. Например, 44 567,59 ₽ округляют до 44 568 ₽, а 44 567,49 ₽ — до 44 567 ₽.
Как правильно оформить лимит остатка кассы
Лимит остатка денежных средств в кассе нужно рассчитать один раз и зафиксировать на бумаге. Для этого директор компании должен издать приказ.
В приказе можно указать срок действия лимита, например 2021 год. Если срок в приказе не указать, лимит будет действовать до издания нового приказа. Никто не обязан каждый год переустанавливать лимит: периодичность определяет руководитель компании или предприниматель.
Центробанк рекомендует пересматривать лимит кассы, если объем поступления или выдачи наличных значительно изменился.
Новый приказ можно издать в любой момент, даже если срок предыдущего не истек. Главное — в новом приказе указать дату, с которой применяется новый лимит кассы и отменяется старый.
А вот если в приказе срок до 1 августа, а сегодня уже 5 августа и новый приказ сделать забыли, считается, что лимит не установлен и равен 0 рублей.
Расчет лимита кассы нужно оформить приложением к приказу руководителя.
В приказе можно определить, где или у кого хранится приказ. Он понадобится, когда налоговая придет с проверкой кассовых операций.
Как отменить лимит кассы
Если компания отказывается от кассового лимита, его нужно отменить и тоже зафиксировать отмену на бумаге. Это может понадобиться в ситуациях:
Как правильно сделать отмену, в законе не описано. Мы рекомендуем оформить ее приказом руководителя.
В приказе надо прописать:
В законе нет требований к приказу, он может быть в свободной форме. Лучше расписать все подробно, чтобы у налоговой не возникло вопросов.
Ответственность за превышение лимита денежных средств в кассе
Превышение лимита может возникнуть в двух случаях: если компания рассчитала лимит, но его не придерживалась или должна была установить лимит, но не сделала этого — тогда он равен 0 ₽. За это налоговая может оштрафовать, когда придет с проверкой:
Должностным лицом тут считается главный бухгалтер или руководитель организации или ИП. А вот кассира за такое нарушение оштрафовать не могут.
Субъектам малого предпринимательства иногда штраф могут заменить на предупреждение: например, если компания впервые превысила лимит кассы или с прошлого нарушения уже прошло больше года.
Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф
Бухгалтер на удаленке без отпусков и выходных
Сейчас читают
Какая сделка является крупной для ООО?
Крупная сделка — нетипичная для этого бизнеса сделка на сумму больше 25% балансовой стоимости компании.
Что означают сальдо в выписке по расчетам с бюджетом?
Положительное сальдо означает переплату по налогам и сборам, а отрицательное — задолженность.
Что делать, если сотрудник постоянно опаздывает на работу?
Можно применить дисциплинарное взыскание: сделать замечание, объявить выговор или уволить. А еще можно не платить премию, если это указано в положении о премировании
Будьте в курсе событий бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания
Лимит остатка денежных средств в кассе: важные нюансы
Лимит остатка кассы обязаны устанавливать все организации, которым приходится работать с наличными денежными средствами. Ранее эта обязанность возникала и у индивидуальных предпринимателей, однако в настоящее время требования к ним менее строги. Как установить лимит остатка наличных денег в кассе, т. е. как его рассчитать и каким документом ввести в действие, расскажем в нашем материале.
Лимит остатка кассы на 2020-2021 годы — утверждение и изменение
Лимит остатка денежных средств в кассе устанавливается в соответствии с нормами, прописанными Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций. ». Этот законодательный акт регулирует все основные вопросы, касающиеся данной процедуры.
Лимит остатка денежных средств в кассе — эта та сумма денежных средств, которая может остаться в кассе предприятия на конец рабочего дня. Его вводят распорядительным документом. Чаще всего в роли такового выступает приказ руководителя. Сумму сверх лимита необходимо сдавать банк.
Часто приказ утверждается ежегодно, однако законодательство не выдвигает жестких требований на этот счет, поэтому лимит можно утвердить единожды и продолжать применять его до тех пор, пока в работе предприятия не произойдут изменения, влияющие на остатки наличности в кассе.
Как только меняется объем поступлений налички, ее выдачи из кассы либо периодичность сдачи в банк, компании следует сразу же позаботиться об издании нового приказа об установлении лимита остатка кассы. То есть поменять лимит можно в любой момент, необязательно ждать окончания года.
Отсутствие установленного лимита означает, что в кассе на конец дня не должно оставаться ни одной копейки.
Как рассчитать лимит остатка кассы — формулы
На предприятиях по-разному организуется процесс, связанный с движением наличных денег. Одни постоянно приходуют наличную выручку в кассу, но совершенно не тратят ее. Кто-то напротив расходует большой объем налички, например на погашение задолженности перед поставщиками, но не имеет наличной выручки. Исходя из особенностей конкретного предприятия, ответственный работник выберет соответствующую формулу для расчета лимита остатка кассы.
1. Формула, основанная на объеме поступлений, имеет следующий вид:
При использовании этой формулы нужно иметь в виду, что:
2. Формула, учитывающая объем выдачи наличных средств:
При применении этой формулы следует учесть следующие моменты:
Как устанавливается лимит остатка кассы у отдельных категорий хозяйствующих субъектов
Как видно из формул, компании необходимо в течение какого-то времени осуществлять деятельность, чтобы рассчитать лимит кассового остатка. А что делать вновь созданным организациям? Для них указанием 3210-У предусмотрено установление лимита исходя из предполагаемых, а не фактических объемов поступлений или выдач.
Значительное послабление предоставлено представителям малого бизнеса, в том числе индивидуальным предпринимателям. Они вовсе могут отказаться от установления лимита кассы и накапливать наличку без ограничений.
Но есть одно «но». Если приказ об утверждении лимита всё же будет издан, то его придется соблюдать. Несоблюдение утвержденного лимита грозит административной ответственностью.
Какая существует ответственность за превышение лимита по кассе
После того как лимит будет рассчитан и по нему издадут приказ, необходимо всё время отслеживать, чтобы на конец дня остаток по кассе не превышал установленную величину. Подобное превышение, за исключением отдельных случаев, о которых мы скажем ниже, чревато наказанием со стороны налоговых органов в виде:
В соответствии с КоАП РФ наказать можно только в течение двух месяцев с момента, когда лимит был превышен. Если проверка пройдет позднее, то хозяйствующий субъект обойдется без штрафа. Связано это с узаконенными сроками давности за данное нарушение.
Указание 3210-У допускает возможность превышения лимита:
Одним из требований законодательства к порядку осуществления кассовых операций является установление лимита остатка кассы, т. е. той величины наличных денежных средств, которую допустимо хранить в кассе. Суммы сверх установленной необходимо сдавать в банк.
Расчет лимита остатка наличных денег в кассе производится исходя либо из объема получаемой наличной выручки, либо из размера расходования налички. Для каждого случая утверждены специальные формулы, которые мы привели в нашей статье.
Превышение лимита наказывается штрафами и в некоторых случаях предупреждениями. Занимаются данными нарушениями налоговые органы.
ВНИМАНИЕ!
Завтра на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу
Методика установления и расчета минимального остатка хранения наличных денег
«Расчеты и операционная работа в коммерческом банке», 2009, N 5
Автором рассмотрены вопросы работы кредитной организации по установлению, изменению, расчету минимального остатка хранения наличных денег, информированию об установлении/изменении размера минимального остатка заинтересованных подразделений кредитной организации и территориальных учреждений Банка России.
В первую очередь у пользователя нормативной базы может возникнуть вопрос: необходимо ли (и если необходимо, то как) устанавливать размер минимального остатка для наличной иностранной валюты?
Четкого ответа на этот вопрос Положение N 318-П не дает, поскольку само наименование документа предусматривает распространение его действия исключительно на банкноты и монеты Банка России.
Однако в соответствии с п. 1.6 Указания ЦБ РФ от 14.08.2008 N 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации» работа по ведению кассовых операций и хранению наличной иностранной валюты осуществляется в порядке, установленном Положением N 318-П для наличных денег.
Данная норма, по мнению автора, позволяет сделать достаточно однозначный вывод о необходимости установления размера минимального остатка хранения наличной иностранной валюты.
Валюта минимального остатка
Безусловно, можно устанавливать этот размер в единицах номинала иностранной валюты (гривны, юани, тенге и т.д.). В этом случае необходимо будет определить минимальные остатки хранения наличной иностранной валюты по числу видов валют, с которыми работает данная конкретная касса.
Вместе с тем этот самый простой на первый взгляд вариант имеет ряд отрицательных сторон.
Таким образом, если банк/филиал в регионе имеет сеть отделений с разным составом валют, с которыми осуществляются кассовые операции, распорядительный документ, устанавливающий размеры минимальных остатков по каждому отделению, будет очень громоздким: ведь нельзя указать просто перечень отделений и перечень минимальных остатков по каждому виду валют, п. 1.2 Положения N 318-П прямо требует указания суммы минимального остатка отдельно для каждого кассового подразделения.
Однако этот вариант, безусловно, хотя и неудобен, но возможен: трудности, по большому счету, имеют организационный характер.
Если по каким-то причинам у клиентов наблюдается системный спрос на какой-то один вид валюты, то банк в штатном режиме заранее осуществляет подкрепление отделения данным видом валюты.
Чтобы избежать перечисленных выше трудностей, а также излишних расходов для кредитной организации, представляется целесообразным устанавливать размер минимального остатка хранения наличной иностранной валюты, выраженный в рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату контроля остатка в кассе: рублевый эквивалент сумм всех видов иностранных валют, находящихся в кассе, не должен быть меньше некоей установленной для данного подразделения суммы, выраженной в российских рублях.
Определение размера минимального остатка
В соответствии с Положением N 318-П «. при определении суммы минимального, остатка хранения наличных денег кредитная организация учитывает особенности организации кассовой работы, объемы среднедневных оборотов наличных денег, проходящих через кассы кредитной организации и ее ВСП, в том числе по операциям с применением программно-технических средств. Сумма минимального остатка хранения наличных денег должна обеспечивать своевременную выдачу наличных денег клиентам в начале рабочего дня».
Таким образом, банк на основании среднедневных оборотов наличности по кассе должен определить минимальную сумму, которая позволила бы обеспечить своевременную выдачу денежной наличности клиентам.
Другим примером может являться вывоз из головного отделения банка/филиала денежной наличности в учреждение Банка России.
Словом, при подсчете среднедневных оборотов в рамках определения размера минимального остатка хранения денежной наличности учет любых операций по перевозке денежной наличности существенно искажает реальную картину потребностей клиентов банка в денежной наличности.
Поэтому при расчете размера минимального остатка хранения наличных денег оптимальнее использовать обороты только по клиентским операциям.
Другим возможным источником получения среднедневных оборотов по приходу и расходу является банковская отчетность по форме 0409202 «Отчет о наличном денежном обороте» и отчетность по форме 0409601 «Отчет об операциях с наличной иностранной валютой и чеками в иностранной валюте», формируемая в соответствии с порядком, установленным Указанием ЦБ РФ от 16.01.2004 N 1376-У «О Перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк Российской Федерации» (с изменениями).
Среднедневной приход/расход
Поскольку прием и выдача денежной наличности клиентам осуществляются не только в кассах кредитной организации, но и через банкоматы, эти обороты также необходимо учитывать при подсчете сумм среднедневных оборотов наличности.
Оптимальным представляется прибавление к выборкам по приходу и расходу оборотов по символам соответственно 80 и 81. В данном случае, если среднедневные обороты рассчитываются в разрезе нескольких подразделений банка/филиала, данные по приему/выдаче денежной наличности клиентам через банкоматы необходимо суммировать с оборотами кассового подразделения, из которого осуществляется выдача наличных денег для загрузки банкоматов.
В регионе присутствия банка/филиала прием/выдача кассет с денежной наличностью для загрузки банкомата может осуществляться централизованно в каком-то одном кассовом подразделении или же может применяться «кустовой» принцип (каждое кассовое подразделение обслуживает банкоматы, установленные непосредственно в банковском офисе и в районе места расположения банковского офиса). Перед кредитной организацией при «кустовом» принципе обслуживания банкоматов может встать задача сегментирования оборотов по символам 80 и 81 в зависимости от того, сколько банкоматов обслуживается каждым конкретным кассовым подразделением.
Если применяется смешанный принцип обслуживания банкоматов, то есть кассовое подразделение осуществляет загрузку/выгрузку одного-двух банкоматов, расположенных непосредственно при данном отделении банка/филиала, а банкоматы, расположенные вне помещений банка/филиала, обслуживаются централизованно, указанное выше сегментирование, по мнению автора, можно не проводить, поскольку стоимость трудозатрат, даже без детального подсчета, существенно выше экономического эффекта: при необходимости кассу всегда можно подкрепить наличностью из головного офиса банка/филиала или другого отделения.
Аналогично можно рассчитать среднедневные обороты по иностранной валюте:
При этом, поскольку установление размера минимального остатка хранения наличных денег производится с целью обеспечения выдачи наличных денег клиентам в текущий момент, а также в течение последующего отчетного периода, при расчете рублевых эквивалентов наличной иностранной валюты целесообразнее использовать официальные курсы Банка России, установленные на дату расчета, а не на дату фактического совершения операций по приходу или расходу.
Полученные данные характеризуют тенденцию движения денежной наличности в отчетном периоде, а с учетом данных предыдущих отчетных периодов позволяют прогнозировать движение наличных денег в будущем.
Суммы экстренного расхода
Этот показатель можно посчитать как
Понятно, что в зависимости от категории клиента, суммы денег на счете, условий договора банковского счета (вклада), срока окончания срочного вклада эта вероятность может быть различной. Кроме того, современная жизнь может преподносить сюрпризы, никак, в общем-то, не прогнозируемые: сегодня клиент не планировал снимать деньги со счета, а завтра снимает все до копейки.
Клиент может снять не всю сумму денег со счета, кроме того, банк может открывать отделения, осуществляющие кассовое обслуживание клиентов, при этом счета клиентов могут вестись в головном офисе банка/филиала.
При этом при ее решении не будут учитываться клиенты, обращающиеся в банк за услугами, не предусматривающими открытия банковского счета (вклада): обмен валюты, денежные переводы, платежи.
В условиях необходимости минимизации издержек банка сумму экстренного расхода допустимо определять на основании экспертной оценки руководителей подразделений по согласованию с подразделениями головного банка (служба главного бухгалтера, иное подразделение, в ведении которого находятся вопросы операционной деятельности, кассовой работы и др.).
После получения по валюте Российской Федерации и иностранной валюте трех показателей (среднедневного прихода, среднедневного расхода и суммы экстренного расхода), сравнив суммы среднедневных оборотов, можно рассчитать размер минимального остатка хранения денежной наличности.
Если по результатам сравнения видно, что клиенты больше приносят в банк денежную наличность, нежели забирают, то для обеспечения интересов клиентов в качестве размера минимального остатка хранения наличных денег достаточно определить величину суммы экстренного расхода.
Если же в отчетном периоде наблюдалось превышение операций по выдаче денежной наличности над операциями приема наличных денег, то для получения размера минимального остатка хранения наличных денег к сумме экстренного расхода необходимо прибавить разницу между среднедневным расходом и среднедневным приходом. В этом случае с достаточно большой вероятностью кассовое подразделение сможет обеспечить своевременную выдачу денежной наличности клиентам банка/филиала.
Пересмотр утвержденного размера минимального остатка
Критерии пересмотра утвержденного размера минимального остатка хранения денежной наличности банк для себя вправе определить самостоятельно, на основе анализа динамики кассовых оборотов в предыдущем отчетном периоде.
По вновь открываемым подразделениям проанализировать обороты предыдущего отчетного периода невозможно, так как их еще не было. В данной ситуации допустимо устанавливать размер минимального остатка для этого подразделения на основании прогнозных величин кассовых оборотов, исходя из планируемых перечня операций, объема операций, клиентского состава и т.д.
При закрытии подразделения сумма обновленного минимального остатка в целом по банку может быть либо получена путем вычитания суммы остатка по закрываемому подразделению из общей суммы, либо вновь рассчитана по описанным выше методикам. В обоих случаях (если принять отчетным периодом расчета календарный месяц) погрешность будет в пределах допустимого уровня.
Однако в случае наличия каких-либо дестабилизирующих факторов как системного (финансовый кризис), так и частного (просчеты руководства банка) характера обороты по кассе могут изменяться скачкообразно.
Для обеспечения соответствия фактического остатка наличных денег в кассах подразделений потребностям клиентов банку необходимо определить для себя некое пороговое значение изменения расчетного размера минимального остатка по отношению к утвержденному. То есть, если расчетный минимальный остаток, полученный на основании анализа кассовых оборотов в предыдущем отчетном периоде, отличается от ранее утвержденного распорядительным документом более чем на какое-то количество процентов, необходимо сумму минимального остатка хранения денежной наличности переутвердить. Таким образом, вторым критерием необходимости пересмотра размера минимального остатка является изменение объема денежной наличности, проходящей через кассы банка, по операциям с клиентами.
Причем эти изменения могут носить как скачкообразный, так и плавный, накопительный характер (плавный рост или снижение оборотов в течение длительного времени).
Если при расчете среднедневных оборотов по данному конкретному подразделению стало понятно, что изменился «знак» кассовых оборотов (ранее деньги в больших объемах поступали в банк, а теперь уходят или, наоборот, приход превысил расходы), требуется пересмотр размера минимального остатка хранения денежной наличности.
Разумеется, можно найти (или придумать) еще не один критерий необходимости пересмотра размера минимального остатка, но они не будут оказывать существенного влияния на процесс обеспечения достаточного уровня мгновенной ликвидности банка.
После определения критериев, свидетельствующих о необходимости пересмотра размера минимального остатка, банку необходимо выстроить взаимодействие ответственных сотрудников и/или подразделений, задействованных в этом процессе.
Мониторинг необходимости пересмотра размера минимального остатка может осуществляться либо централизованно, либо непосредственно на точках. Это зависит от организационной структуры банка, степени делегирования полномочий и функций между подразделениями, особенностей программного обеспечения.
Иными словами, по каждому кассовому подразделению необходимо назначить ответственного сотрудника (подразделение), который будет осуществлять данный мониторинг.
Также внутренними распорядительными документами банка необходимо предусмотреть заблаговременное информирование сотрудника (подразделения), ответственного за мониторинг необходимости пересмотра размера минимального остатка, о планируемых открытиях/закрытиях кассовых подразделений.
При этом в небольшом банке/филиале банка документ может утверждаться распорядительным документом руководителя банка/филиала. Аналогично банку имеет смысл определить подразделение (сотрудника), ответственное за подготовку, согласование и утверждение такого распорядительного документа, информирование об изменении размера минимального остатка территориального учреждения Банка России, головного офиса кредитной организации (для филиалов и удаленных, расположенных в другом регионе внутренних структурных подразделений), а также сроки выполнения этих процедур.
Контроль остатка наличности
Контроль соблюдения кассовым подразделением установленных ему минимальных пределов остатков денежной наличности может быть «мягким» и «жестким».
Например, если контроль остатка наличности в кассе будет осуществляться по окончании рабочего дня, то кредитная организация либо столкнется с регуляторным риском (фактический остаток денег в кассе меньше установленного минимального лимита), либо должна будет в срочном порядке обеспечивать доставку денежной наличности из учреждения Банка России (другого своего кассового подразделения, другой кредитной организации).
При таком контроле, если банк не хочет, чтобы в один прекрасный (или ужасный) момент работа кассы остановилась, заведующему кассой необходимо постоянно в течение рабочего дня контролировать общий остаток денег в кассе подразделения, то есть осуществлять дополнительный «мягкий» контроль, либо держать в кассе денежную наличность, что называется, «с запасом»: по сути, на заведующего кассой (или иного уполномоченного сотрудника) возлагается дополнительный функционал, повышаются риски при очень небольшой эффективности такого метода контроля.