Что такое лпа организации
Что необходимо предусмотреть в ЛПА организации при суммированном учете рабочего времени?
В силу производственной необходимости многие организации применяют суммированный учет рабочего времени. Оплата труда при таком учете имеет множество особенностей. Расскажем, на что необходимо обратить внимание в локальных правовых актах (ЛПА) организации во избежание ошибок при начислении заработной платы.
Оплата труда работников при суммированном учете рабочего времени производится на основе часовых и (или) месячных тарифных ставок (окладов), определяемых в коллективном договоре, соглашении, ином ЛПА или нанимателем (ст. 61 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК), т.е. работникам с суммированным учетом оплата труда может быть установлена:
1) на основе месячной тарифной ставки (должностного оклада).
Должностной оклад (тарифная ставка) – это фиксированный размер оплаты труда за исполнение трудовых обязанностей за один календарный месяц, полностью отработанный, без учета компенсационных и стимулирующих выплат. При такой системе оплаты работник, выполнивший в месяце предусмотренные нормы труда, должен получить полную сумму оклада. Как именно распределены в течение каждого месяца учетного периода рабочие часы, значения не имеет;
2) на основе часовых тарифных ставок (должностных окладов).
При оплате труда на основе часовых тарифных ставок (должностных окладов) при различной занятости в течение учетного периода работник получит за каждый месяц сумму заработной платы, соответствующую фактически отработанному времени. При определении размеров оплаты труда на основе часовых тарифных ставок наниматель самостоятельно устанавливает порядок расчета часовых тарифных ставок, который, как правило, не меняется в течение календарного года (учетного периода).
Систему оплаты труда можно пересмотреть как с начала, так и в течение учетного периода. Наниматель обязан уведомить работников о введении новых или изменении действующих условий оплаты труда не позднее чем за 1 месяц (ст. 65 ТК). Однако такое изменение возможно лишь с согласия работников (ст. 32 ТК).
Все изменения по оплате труда должны быть отражены в ЛПА организации, а в контракты работников – внесены соответствующие поправки.
При принятии решения о применении суммированного учета рабочего времени в организации необходимо издать ЛПА о введении суммированного учета, где необходимо определить:
• учетный период, который может определяться календарными периодами (месяц, квартал), иными периодами (часть пятая ст. 126 ТК);
• порядок оплата труда работников, работающих в режиме суммированного учета рабочего времени, и если она будет на основе часовых тарифных ставок, то установить размер часовых тарифных ставок.
При суммированном учете рабочего времени важно определить время, которое является сверхурочным. Сверхурочной считается работа, выполненная работником по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной для него продолжительности рабочего времени, предусмотренной правилами внутреннего трудового распорядка или графиком сменности (ст. 119 ТК). Время, подлежащее компенсации как сверхурочное, определяется как разница между фактически отработанным временем согласно табелю и нормой рабочего времени, установленной графиком работы за учетный период.
Работникам с повременной оплатой труда за каждый час работы в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дни сверх заработной платы, начисленной за указанное время, производится доплата в размере не ниже часовых тарифных ставок (ст. 69 ТК). Конкретный размер компенсации за работу в сверхурочное время организация должна определить самостоятельно, законодатель определил лишь нижний предел доплаты. Например, доплата может производиться в двойном размере часовой тарифной ставки или в размере 120 % часовой тарифной ставки.
Сверхурочная работа для работников с суммированным учетом рабочего времени определяется как работа сверх запланированной в графике работ, т.е. сравнивается фактически отработанное работником время с рабочим временем, которое является его расчетной нормой.
Кроме переработок, при суммированном учете рабочего времени работники часто работают в ночное время: ночным считается время с 22:00 до 6:00 (ст. 117 ТК). Учет ночного времени производится в табеле учета рабочего времени путем его суммирования за отчетный месяц.
Компенсация за работу в ночное время производится в размере не ниже 20 % часовой тарифной ставки (ст. 70 ТК). Конкретный размер доплаты производится в размере, установленном ЛПА нанимателя (например, размер доплаты за работу в ночное время составляет 40 % часовой тарифной ставки).
Кроме того, для работников с суммированным учетом рабочего времени в соответствии с графиком работ праздничный день может являться либо рабочим, либо выходным днем.
Работа не производится в государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими (ст. 147 ТК). Работа в государственные праздники и праздничные дни оплачивается не ниже чем в двойном размере (часть первая ст. 69 ТК). При этом для работников, получающих месячный оклад, оплата производится в размере не ниже одинарной часовой тарифной ставки (оклада) сверх месячного оклада, если работа производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не ниже двойной часовой тарифной ставки (оклада) сверх месячного оклада, если работа производилась сверх месячной нормы (часть третья ст. 69 ТК).
Локальные нормативные правовые акты
Нашими специалистами разработаны образцы некоторых актов, которые вы можете бесплатно скачать.
Трудовое законодательство позволяет регламентировать большую часть вопросов, касающихся трудовой деятельности сотрудников, на уровне организации. Делать это можно с помощью локальных нормативных правовых актов (ЛНПА).
Что это такое
Определение данного понятия можно найти в ст.1 Трудового кодекса РБ и ст. 1 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 369-З «О нормативных актах Республики Беларусь». При этом ТК дает более узкое определение: коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя.
Создаются и принимаются ЛНПА в первую очередь для того, чтобы уточнить и конкретизировать отдельные нормы законодательства. То есть подробнее описать и определить те вопросы, которые недостаточно детально описаны в Трудовом кодексе или могут стать предметом спора.
Характерные особенности
Для ЛНПА характерно следующее:
1. ЛНПА – это разновидность нормативных правовых актов, поэтому в их основе всегда должны лежать реально существующие правовые нормы. Их цель – конкретизировать данные акты с учетом специфики работы именно вашей организации. Так, например, можно подробно определить действия работников при работе с дебиторской задолженностью или прописать регламент работы комиссии по проведению процедуры закупок.
2. Одно из ключевых требований к локальным актам: они не должны отрицательно сказываться на положении работников.
ЛНПА, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными (ч. 2 ст. 7 ТК Республики Беларусь).
3. ЛНПА могут быть приняты как самостоятельно нанимателем (например, утверждение перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности), так и совместно с профсоюзом (коллективный договор, вопросы, касающиеся рабочего времени и времени отдыха и др.)
4. Обязательно должны быть в письменной форме. Но, чтобы акт имел юридическую силу, мало его просто напечатать, необходимо также указать реквизиты организации, поставить дату, печать, подпись.
Создание каждого ЛНПА проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение. Утвердить можно соответствующим грифом и собственноручной подписью должностного лица прямо в документе (пишем «УТВЕРЖДАЮ»), либо отдельным приказом/распоряжением (пишем «УТВЕРЖДЕНО»).
Обращаем ваше внимание, что Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, установлен перечень документов создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде (приложение 20). Данный перечень является исчерпывающим и состоит из 303 документов. В частности в перечень вошли: графики дежурств работников, графики трудовых отпусков, графики работ (сменности), проекты приказов, распоряжений, указаний руководителей организаций, уставов организаций, документы по их разработке (докладные записки, справки, сведения, отзывы и др.), регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций и др. Т.о. можно сказать, что в основной массе законодатель пока допускает создавать и хранить в электронном виде только подготовительные документы к ЛНПА.
Справочно: c 7 сентября 2017 г. вступили в силу дополнения и изменения, внесенные в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, которые утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167. Это обусловлено введением в действие с 01.06.2017 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
5. Сроки составления некоторых ЛНПА утверждены законодательством.
Так, график трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников.
6. Доминирующим субъектом локального нормотворчества является наниматель, который может (а в отдельных случаях — обязан) принимать локальные нормативные акты в пределах своей компетенции.
Остановимся на актах, принятие которых обязательно в любой организации. К их числу относятся:
7. ЛНПА предназначены только для использования внутри конкретной компании. Акты могут распространятся и на несколько компаний, но только в случае с корпорациями и холдингами).
8. Наниматель обязан довести до сведения и зафиксировать факт ознакомления работника с ЛНПА.
Ст. 54 ТК установлена обязанность нанимателя при приеме на работу ознакомить работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок.
Для ознакомления работников можно использовать лицевую сторону последнего листа, либо его оборотную сторону, либо лист/журнал ознакомления с каждым видом ЛНПА, где учиняется подпись работника с расшифровкой подписи и указанием должности и даты.
!Ознакомить работника с содержанием ЛНПА в области трудовых отношений важно для работника, и для нанимателя, так как неисполнение требований ЛНПА нанимателя является поводом для привлечения работника к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения.
Также обязанностью нанимателя будет внесение изменений в ЛНПА в случае изменения законодательства. При этом будет необходимо ознакомить с этими изменениями сотрудников. Внести изменения наниматель может и по собственной инициативе, но здесь важно помнить, что не допускается принятие актов, ухудшающих положение работников.
Изменения вносятся в том же порядке, в котором ЛНПА разрабатывался и утверждался.
9. Возможность оперативно реагировать на изменения в организации труда.
10. Позволяют создать более благоприятный климат в копании и более комфортные условия труда для сотрудников. Например, с помощью ЛНПА можно установить привлекательные моральные и материальные стимулы. Это может помочь привлекать и удерживать ценные кадры, тем самым повышая конкурентоспособность компании.
11. Полный перечень ЛНПА законодательно не установлен. То есть, помимо обязательных по закону и типовых актов, наниматель вправе принимать и другие акты, если это необходимо.
Например, с их помощью можно закрепить деловые обычаи, корпоративные традиции (чествование передовиков производства), эстетические нормы (дресс-код). Однако, их наличие необязательно.
Места и сроки хранения
Оригиналы утвержденных актов, как правило, хранят в одном месте. Это может быть канцелярия, отдел кадров или другое подразделение компании. А те отделы, деятельность которых регулируется тем или иным актом, должны иметь у себя его копию.
Хранение ЛНПА осуществляется по правилам делопроизводства (составляются описи дел, устанавливается номенклатура), а срок хранения устанавливается Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.
Для тех документов, которые хранятся в электронном виде, применимы те же сроки, что и для бумажных. Если срок хранения электронного документа превышает 10 лет, он отображается на бумажном носителе в случае отсутствии в организации технических возможностей по хранению такого документа.
Как правило, разработкой ЛНПА занимается кадровая или юридическая служба компании. Независимо от того, есть в организации такие службы или нет, разработка локальных актов может быть передана независимым юристам или юридическим организациям. В любом случае, не рекомендуется поручать разработку ЛНПА специалисту, основные обязанности которого относятся к другой сфере деятельности. Так или иначе, если вы не уверены в собственных силах, лучше обратиться за квалифицированной помощью.
Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах
Появление внутренних кадровых документов в той или иной мере обусловлено требованиями законодательства. Но Трудовой кодекс РФ не дает сколь-либо определенного их перечня или четкого набора требований. Попробуем разобраться, что такое локальный нормативный акт и чем он отличается от остальных кадровых документов.
Напомним об основных признаках ЛНА
В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.
ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.
Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.
При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.
Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.
Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).
А конкретнее?
Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.
Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.
Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.
Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:
Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.
Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.
Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.
Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.
Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.
Разработать, утвердить, согласовать
Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.
После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.
Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть. В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.
Как правильно составить ЛНА
Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа. Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.
Бланк локального нормативного акта содержит:
И не забудьте о главном
Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).
В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:
Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:
В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы. От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов. Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.
Разработка и принятие локальных правовых актов
Определенная процедура разработки и утверждения существует для всех локальных документов. Эта процедура определяется в каждой организации в соответствии с ее деятельностью и структурой. Инструкции, определяющие порядок, условия и способы работы с документацией в организациях, разрабатываются на основании:
Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4;
— Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 N 69;
— Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 N 41;
— Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 N 25. В частности, для оформления ЛНПА рекомендовано применять унифицированные формы, которые содержатся в следующих подсистемах унифицированных форм УСОРД:
«Документация по распорядительной деятельности организации» (приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, приказ о внесении изменений в штатное расписание и др.);
«Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации» (должностная инструкция, положение о структурном подразделении, ПВТР и др.).
Подготовка проекта правового акта осуществляется структурным подразделением, курирующим область правоотношений, затрагиваемую разрабатываемым проектом акта.
В случае, если подготовка проекта возлагается на несколько структурных подразделений, главным исполнителем по подготовке проекта акта является структурное подразделение, определенное первым в перечне структурных подразделений, ответственных за подготовку соответствующего проекта акта.
Руководитель государственного органа и иной организации или его заместитель возлагает подготовку проекта акта на одно либо несколько структурных подразделений с учетом их компетенции. При этом определяются сроки подготовки проекта акта.
К подготовке наиболее сложных проектов актов в обязательном порядке привлекается юридическая служба государственного органа и иной организации.
1. при необходимости вносит предложения руководителю организации или его заместителю о создании рабочих групп для подготовки значительных по объему либо наиболее значимых по степени важности проектов актов, а также о привлечении в установленном порядке к подготовке проектов актов специалистов иных органов (организаций);
2. обеспечивает в разумный срок (исходя из общего срока подготовки проекта акта) направление проекта акта структурным подразделениям, ответственным за его подготовку, для доработки проекта акта, выработки по нему предложений, замечаний;
3. осуществляет с участием структурных подразделений, ответственных за подготовку проекта акта, последующее сопровождение (в том числе согласование, обобщение поступивших замечаний и предложений, внесение) проекта акта;
4. докладывает руководителю организации о результатах подготовки проекта акта.
6. Ответственность за подготовку проекта акта несет руководитель структурного подразделения, являющегося главным исполнителем.
Проекты актов разрабатываются в соответствии с нормативными правовыми актами Республики Беларусь, поручениями вышестоящих государственных органов (должностных лиц), документами планирования либо на основании резолюции руководителя государственного органа и иной организации и его заместителей на соответствующих служебных документах (планах, докладных записках, служебных письмах, актах и других).
Подготовка проекта и принятие ЛПА
Подготовительный этап
Перед началом работы над проектом акта руководителем организации назначается главный исполнителель, которым совместно с иными структурными подразделениями, определенными ответственными за его подготовку, изучаются существо вопроса, подлежащего правовому урегулированию, действующие по данному вопросу акты законодательства, международный опыт, международно-правовые документы, существующие проблемы, отрицательные и положительные тенденции развития соответствующих отношений, а также предусматривается выполнение следующих мероприятий:
2. сбор необходимых материалов и информации (в том числе путем подготовки соответствующих запросов в иные государственные органы, организации);
3. определение концепции проекта акта;
4. определение вида и структуры проекта акта;
5. разработка предложений по существу вопросов, относящихся к предмету правового регулирования проекта акта;
6. определение потребности в материальных, финансовых и других средствах, источники покрытия расходов;
7. определение размеров возможных финансово-экономических затрат, необходимых для реализации проекта акта;
8. определение перечня государственных органов (организаций), интересы которых затрагивает проект акта;
9. определение сроков направления проекта акта на согласование заинтересованным структурным подразделениям органтизации, государственным органам (организациям);
10. определение сроков доработки проекта акта с учетом замечаний и предложений заинтересованных структурных подразделений органтизации, государственных органов (организаций);
11. определение сроков визирования проекта акта;
12. определение сроков внесения проекта акта на подписание (утверждение) руководителю организации (должностному лицу).
Если готовится комплексный проект акта, затрагивающий компетенцию структурных подразделений, ответственных за его подготовку, они готовят отдельные структурные элементы (части) проекта в соответствии с компетенцией и представляют их главному исполнителю.
2) составление и оформление проекта ЛПА.
Проект ЛПА разрабатывает сотрудник, назначенный ответственным за разработку ЛПА. Приказом (распоряжением) руководителя организации может предусматриваться, что проект ЛПА разрабатывается совместно несколькими работниками либо может быть создана рабочая группа по разработке проекта ЛПА и назначен ее руководитель. Например, подготовка проекта положения о служебных командировках может быть поручена юрисконсульту и бухгалтеру.
3) согласование проекта ЛПА(при необходимости). Согласование может быть:
Случаи, когда необходимо согласование проектов ЛПА:
1) устанавливаются законодательством.
2) определяются нанимателем (составителем ЛПА) исходя из содержания документа и требований нормативных правовых актов. Согласование ЛПА, как правило, проводится с организациями и должностными лицами, которые в силу своей компетенции имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте ЛПА.
Внутреннее согласование проекта ЛПА оформляется визой, отражающей согласие или несогласие должностного лица с его содержанием.
При наличии разногласий по проекту ЛПА и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение принимает должностное лицо, имеющее полномочия на его подписание (утверждение), которому проект ЛПА представляется вместе с замечаниями и дополнениями завизировавших его должностных лиц
Последовательность визирования проекта ЛПА определяется организацией самостоятельно. Как правило, первым визирует проект должностное лицо, ответственное за его составление (например, руководитель структурного подразделения, в котором был подготовлен проект ЛПА), Последней визирующей инстанцией является юридическая служба (юрисконсульт) организации.
Необходимость внешнего согласования определяется, как правило, организационно-правовой формой, спецификой деятельности организации, другими факторами и требованиями законодательства (например, государственные, ведомственные, отраслевые, входящие в состав концернов, холдингов организации).
При необходимости внешнее согласование ЛПА осуществляется с:
— вышестоящими организациями, если законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с их разрешения;
— иными организациями (подчиненными, входящими в состав, одноуровневыми), если они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие принятия ЛПА, или если принятие ЛПА затрагивает их интересы.
Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования».
4) подписание согласованного ЛПА руководителем организации. Утверждение (при необходимости).
Права руководителя организации (иных должностных лиц) на принятие (издание) ЛПА, их подписание, утверждение, согласование (визирование) должны быть закреплены в локальных правовых актах организации. Указанные права, как правило, закрепляются в:
— уставе (положении) организации;
— положениях о структурных подразделениях;
— должностных инструкциях работникам;
— инструкции по делопроизводству;
— табеле форм документов;
— приказе (распоряжении) нанимателя;
— ЛПА, регулирующих отдельные вопросы деятельности организации (положении о коллегиальном органе, положении об учетной политике, положении об оплате труда и др.).
На практике может возникнуть необходимость в наделении отдельными полномочиями (возложении обязанностей) по принятию ЛПА (составлению их проектов, согласованию (визированию)) компетентных должностных лиц в случаях, не урегулированных действующими в организации локальными правовыми актами. Наделение такими полномочиями (возложение обязанностей) осуществляется соответствующим приказом (распоряжением) руководителя.
Приложением 3 к Инструкции по делопроизводству предусмотрен примерный перечень документов, подлежащих утверждению. На его основании в организации может быть разработан перечень документов, подлежащих утверждению, в том числе ЛПА. Необходимость утверждения ЛПА может быть установлена в приказе о его подготовке.
Руководитель организации может утвердить ЛПА следующими способами:
1) собственноручно проставить подпись и дату (день месяца) подписания в реквизите «Гриф утверждения», оформленном в установленном порядке;
2) издать приказ (распоряжение) об утверждении ЛПА. Приказ (распоряжение) издается, как правило, когда принятие ЛПА требует дополнительных указаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением.
5) присвоение ЛПА регистрационного индекса.После подписания (при необходимости утверждения) ЛПА передается на регистрацию и ему присваивается регистрационный индекс. После этого ЛПА приобретает юридическую силу.
ЛПА, как правило, изготавливаются на компьютере. Для придания юридической силы ЛПА необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
Пример: Общество с ограниченной ответственностью «Заря»(ООО «Заря»).
Наименование структурного подразделения указывается в том случае, если ЛНПА издается (составляется) от имени структурного подразделения
2) дата. Датой ЛПА является дата:
— подписания распорядительного документа;
— принятия ЛПА коллегиальным органом, если ЛПА принят коллегиально;
— утверждения ЛПА, подлежащего утверждению.
3) регистрационный индекс. Регистрация ЛПА заключается в:
— записи необходимых сведений о ЛПА в регистрационные формы;
— присвоении ЛПА соответствующего регистрационного индекса;
— проставлении регистрационного индекса непосредственно на ЛНПА.
4) подпись. Придает юридическую силу ЛПА, если он не требует утверждения.
Для отдельных ЛПА дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются:
1) гриф утверждения.
Пример. Необходимость утверждения должностной инструкции нанимателем предусмотрена ч. 2 п. 10 Общих положений ЕКСД. Гриф утверждения проставляется на должностной инструкции при использовании ее формы, содержащейся в УСОРД.
2) печать. Организация самостоятельно (на основании законодательства) определяет перечень документов, на которых проставляется главная печать. Однако на некоторых ЛПА печать необходима, в частности на подлинниках и копиях документов, удостоверяющих права и обязанности юридических лиц (ч. 5 п. 62 Инструкции по делопроизводству).
ЛПА может иметь приложения.
В ЛПА, подлежащих согласованию с иной организацией (к примеру, с профсоюзом, с вышестоящей организацией и др.), должен проставляться гриф согласования.
Когда проект ЛПА требует согласования с должностным лицом организации (юрисконсультом, руководителями структурных подразделений и др.), проект подлежит визированию.
Требования к тексту ЛПА
Основными требованиями нормотворческой техники являются:
логическое построение проекта акта;
краткость и точность изложения норм проекта акта;
полнота правового регулирования проектом акта соответствующей сферы общественных отношений;
ясность, простота и доступность языка изложения проекта акта, исключающего различное толкование его норм;
оформление проекта акта в соответствии с установленными правилами делопроизводства, если они не противоречат Закону Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь».
Терминология проекта акта должна быть единообразной. Для обозначения одних и тех же понятий должны использоваться одинаковые термины.
При использовании терминов следует исходить из их общепринятых определений. В случае необходимости в проекте акта дается расшифровка малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.
Терминология проекта акта должна соответствовать терминологии, используемой в Конституции Республики Беларусь.
Определение термина указывается в нормативном положении проекта акта, где данный термин употребляется впервые.
Определения наиболее важных терминов, используемых в проекте акта и являющихся общими для всех его нормативных предписаний, указываются в одной статье (пункте), обычно помещаемой в начале текста проекта акта.
Определения терминов должны быть понятными и однозначными, излагаться лаконично.
3. Положение о юридическом отделе (бюро) организации. Должностная инструкция юрисконсульта.
Положение о структурном подразделении предприятия — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности структурного подразделения. Положение определяет статус данного подразделения, отражает его место в системе управления, показывает внутреннюю его организацию. На основе положения, составляется штатное расписание данного подразделения, организуется повседневная его деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на него задач и функций. Применение положения позволяет более полно и обоснованно оценивать результаты деятельности структурного подразделения, принимать решения о его моральном и материальном стимулировании.
При разработке положений о структурных подразделениях необходимо базироваться на результатах предварительного изучения содержания, объема выполняемых функций, специфики данного предприятия, а также опыта организации работы аналогичных подразделений родственных предприятий.
Основой для разработки положений о соответствующих подразделениях служат централизованно разрабатываемые и утверждаемые соответствующими государственными органами типовые положения. Они обеспечивают единый подход в определении задач подразделений, их функций, прав и ответственности.
При разработке положений необходимо учитывать особенности организации производства, труда и управления на данном предприятии. Положения должны быть конкретными, составляться по единой методике.
В настоящее время сложилась следующая структура положения:
5. Взаимоотношения с другими подразделениями организации. Связи.
В разделе «Общие положения» указывается точное название подразделения, его место в организационной структуре, степень самостоятельности, в чьем непосредственном подчинении находится данное подразделение, кто непосредственно руководит подразделением, излагается характеристика внутренней структуры подразделения. В данном разделе следует показать перечень внутренних звеньев, входящих в него, порядок распределения обязанностей между работниками подразделения.
Кроме того, здесь необходимо дать перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел руководствуется в своей деятельности.
Раздел «Основные задачи» содержит формулировку основных задач подразделения, обеспечивающих эффективный вклад этой деятельности в выполнение задач, стоящих перед предприятием в целом. Особое внимание при этом необходимо обращать на взаимную согласованность формулировок задач для взаимосвязанных подразделений.
Раздел «Функции»является основным разделом положения. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности данного подразделения. Функции должны быть четко сформулированы на основе глубокого изучения организационной деятельности в целом и необходимости распределения между внутренними звеньями подразделения всего объема работ, возложенных на данное подразделение. Кроме того, указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.
Раздел «Права» содержит перечень прав реализуемых руководителем и другими должностными лицами подразделения, необходимых для реализация возложенных на подразделения функций, в соответствии с установившимися разделением труда. Следует выделить специальные права подразделения, если оно наделено ими в отличие от других аналогичных подразделений (право представительства в суде и т.п.). Важно при изложении прав подразделения отразить их соответствие действующему законодательству, постановлениям правительства и вышестоящих органов, а также документам, регламентирующим деятельность внутри предприятия.
Не менее важным является раздел « Взаимоотношения с другими подразделениями организации. Связи ». В данном разделе определяются взаимосвязи подразделений в ходе осуществления производственно-хозяйственной деятельности, взаимные обязательства, отражается характеристика входящей и исходящей документации «(плановой, отчетной, аналитической и др.). При разработке раздела указывается наименование документации, периодичность представления, наименование подразделения, которое представляет данную информацию, а также наименование подразделения, получающего ее.
Должностная инструкция.
Инструкция – формализованный документ, создаваемый в соответствии со стандартом – СТБ «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Степень подробности инструкции зависит от уровня исполнителя: чем ниже должность, тем подробнее.
Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых на данном предприятии, от сложившихся разделения труда управленческих работников.
Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.
Должностная инструкция является локальным нормативным актом, регламентирующим правовое положение работника на предприятии, определяющим задачи, функции, обязанности, права и ответственность работника в конкретных организационно-технических условиях.
В частности, при введении в штатное расписание новой должности разрабатывается и должностная инструкция на вводимую должность.
Должностные инструкции являются действенным средством управления и выполняют организационную, регламентирующую и регулирующую роль:
1. должностная инструкция – одно из средств адаптации нового сотрудника в компании.
Одно из основных предназначений должностной инструкции – установить зоны ответственности и компетентности, разграничить обязанности специалистов. Она может и должна включать пошаговое их описание.
2. должностная инструкция используется при аттестации специалистов: система оценки сотрудников строится на основе их должностных обязанностей, изложенных в инструкциях.
3. инструкция – средство разрешения трудовых конфликтов.
Основой для разработки должностных инструкций служат должностные квалификационные характеристики, приведенные в ЕКСД и соответствующие Положению о подразделении организации. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.
Содержание должностной инструкции:
В разделе «Общие положения» приводятся основные задачи работника, нормативные документы, которыми он руководствуется в работе, подчиненность работника, порядок его назначения и освобождения от должности, уровень квалификационных требований в соответствии с квалификационным справочником, порядок замещения в случае отсутствия.
Полный перечень выполняемых работ приводится в разделе «Должностные обязанности». Степень детализации работ зависит от характера деятельности работника. Для специалистов, занятых в основном творческой работой, он может быть укрупненным и включать основные направления и задачи работы. Для технических исполнителей и специалистов, в деятельности которых преобладают повторяющиеся работы, носящие формально-логический или стереотипный характер, целесообразно приводить более детализированный перечень.
Основой для разработки должностных обязанностей служат соответствующие квалификационные характеристики, включенные в ЕКСД. Перечень работ в разделе «Должностные обязанности» не должен копировать соответствующий раздел квалификационной характеристики справочника. Этот перечень может быть сокращен или, наоборот, дополнен исходя из конкретных условий работы в организации, принятого распределения обязанностей и характера обязанностей по данной должности. При этом обязательно соблюдается следующее условие: включаемые работы должны быть родственными по содержанию, сложности, соответствовать квалификации работника, занимающего данную должность.
Большое значение имеет формулировка должностных обязанностей. Она может быть аналогичной той, которая принята при определении задач и функций в подразделении. При составлении перечня обязанностей по каждой должности необходимо проследить, чтобы все задачи и функции, возложенные на подразделение, были распределены между его работниками, а формулировка непосредственных обязанностей была четкой и исключала двусмысленность.
Основные требования, предъявляемые к составлению перечня обязанностей:
— обязанности должны быть нацелены на ключевые результаты работы;
— обязанности описывают конечный результат, они предусматривают, что, а не как должен делать работник;
— в формулировке обязанностей должно быть четко выделено действие, ведущее к конечному результату.
В разделе «Права», который обычно размещается в должностной инструкции после изложения обязанностей работника, закрепляются полномочия, предоставляемые данному должностному лицу для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо определить, в отношении чего, каких рабочих моментов, работник вправе принимать самостоятельные решения, давать указания, подписывать или визировать документы, осуществлять представительские функции от имени структурного подразделения, получать необходимую информацию, осуществлять контроль и др.
Положения раздела«Ответственность» регламентируют, как и следовало ожидать, ответственность должностного лица за выполнение возложенных на него обязанностей и использование предоставленных ему прав, включая ответственность за принимаемые решения.
В разделе«Основные взаимосвязи должностного лица» отражаются все необходимые связи этого лица с работниками своего и других подразделений, а также с внешними организациями. Именно здесь указывается информация, необходимая для выполнения возложенных на работника обязанностей: от кого и в какие сроки она поступает, какую информацию, когда и кому следует передать, какие документы и совместно с кем готовятся.