Разработка и внедрение решения по управлению локальными нормативными документами в АО «РОСПАН ИНТЕРНЕШНЛ»
Опубликовано:
21 декабря 2016 в 14:59
Характеристика проекта
АО «РОСПАН ИНТЕРНЕШНЛ» ведет свою историю с 1994 года. 
Предприятием были получены лицензии на разведку и разработку газовых залежей на двух участках: Восточно-Уренгойский и Ново-Уренгойский. В 2004 году был впервые выполнен полномасштабный подсчет запасов нефти, газа и газового конденсата по Ачимовским, Валанжинским и Юрским пластам Уренгойской группы месторождений.
С 2012 года в Обществе внедрена система электронного документооборота DIRECTUM. Автоматизированы бизнес-процесс по делопроизводству и управлению договорами.
ПАО «НК «Роснефть» и ее Дочерние общества уделяют значительное внимание соблюдению норм и правил: требований по охране окружающей среды, требований к технике безопасности, к деятельности по нефтепереработке. На уровне Компании и дочерних Обществ ежегодно создается и актуализируется большое количество локальных нормативных документов (ЛНД). Кроме того, всем сотрудникам должен быть организован доступ к актуальным нормативным документам. В связи с этим в 2016 году у общества АО РОСПАН Инт. возникла необходимость по автоматизации бизнес-процесса по управлению локальными нормативными документами.
В качестве разработчиков решения была выбрана компания DIRECTUM и с 1 июля 2016 проект по разработке и внедрению решения был запущен.
Задачи проекта.
Перед командой проекта стояла задача по автоматизации процесса работы с локальными нормативными документами (ЛНД) как Общества, так и Компании ПАО «НК «Роснефть».
Правила работы с локальными нормативными документами в дочерних обществах ПАО «НК «Роснефть» устанавливаются Компанией. Таким образом работа с ЛНД в Обществе жестко регламентирована и должна строиться по определенным правилам, под которые необходимо было подстроить систему DIRECTUM.
В ходе проекта было проведено исследование по работе с ЛНД в Обществе, проанализировано множество документации как утвержденной в Обществе, так и утвержденной Компанией для соблюдения в Обществе. По результатам исследования было выполнено проектирование и разработка решения. В ходе выполнения работ ушли от стандартной технологии внедрения: проектирование и разработка решения велись параллельно. Были установлены контрольные точки для демонстрации решения Заказчику. Всего было проведено 5-6 удаленных демонстраций разработки, после чего команда проекта выехала на проведения опытно-промышленной эксплуатации непосредственно в офисе Заказчика.
Проектные решения.
Разработанное решение на базе системы DIRECTUM позволяет обеспечить организацию ресурса ЛНД и поддерживает полный цикл работы с ЛНД.
В целом можно выделить следующие блоки процессов:
Для работы с модулем была разработана обложка, на которую вынесены основные функции модуля:
Далее более подробно рассмотрим блоки процессов по работе с ЛНД. (Все данные на скриншотах тестовые).
Планирование разработки и актуализации ЛНД
Прежде всего работа начинается с планирования разработки и актуализации ЛНД. На этом этапе специалист отдела по работе с локальными нормативными документами (ОЛНД) осуществляет сбор инициатив от структурных подразделений Общества. Для автоматизации процесса сбора инициатив был разработан типовой маршрут «Сбор инициатив для включения в план-график». В рамках данного типового маршрута отправляются задания на подготовку инициатив ответственным за работу с ЛНД в структурных подразделениях Общества.
Ответственные исполнители получают задания на подготовку инициатив:
На ленту задания вынесены все необходимые действия для ответственного, таким образом работая из одного окна задания он может:
Инициативы создаются отдельно на каждое планируемое действие с локальным нормативным документом (актуализация, разработка, техническая переработка и т.д.). После подготовки инициатив они поступают на проверку и приему специалисту ОЛНД.
Справочник инициатив имеет следующий вид:
По результатам сбора инициатив специалисты ОЛДН строят План-график по работе с ЛНД в Обществе на планируемый год. Ранее данный график строился вручную, сейчас система строит график автоматически на основе подготовленных инициатив. Пример плана-графика.
При необходимости создать инициативу на разработку ЛНД вне плана-графика пользователи могут воспользоваться мастером действий, который доступен на обложке модуля.
В ходе работы мастера действий создается карточка инициативы и отправляется на утверждение в ОЛНД. После регистрации проекта ЛНД в отделе по работе с локальными нормативными документами и при наступлении срока разработки ЛНД ответственному за разработку данного ЛНД поступит задание на разработку.
Разработка и актуализация ЛНД
За два с половиной месяца до наступления срока разработки/актуализации ЛНД исполнитель получает задание на выполнение работ. Аналогично заданию на подготовку инициатив все действия, которые необходимо выполнить пользователю, доступны на ленте задания. В области вложений задания автоматически размещается карточка проекта ЛНД из справочника в системе:
Карточка справочника ЛНД Общества/Компании выглядит следующим образом:
Табличная часть Приказы заполняется автоматически в ходе работы с проектом ЛНД. При утверждении приказа, связанного с данным ЛНД, он отобразится в табличной части записи справочника.
На закладке Дерево ЛНД можно ознакомиться с историей изменения данного ЛНД:
Если планируется разработка нового ЛНД, то исполнитель создает новый ЛНД на основе шаблона в СЭД. При этом система автоматически создаст папку для ЛНД в каталоге проектов ЛНД. Пример дерева папок и папка, созданная автоматически, для одного из проектов ЛНД Общества:
Позднее в этой папке будут автоматически размещаться ссылки на документы: ЛНД, приложения к ЛНД, если они идут отдельными файлами, распорядительный документ.
Если планируется актуализация ЛНД, то исполнитель создает новую версию или изменение к ЛНД путем копирования последней действующей версии ЛНД. При этом для новой версии/изменения также создается папка в каталоге проектов ЛНД.
После подготовки проекта ЛНД исполнитель запускает дискуссию на обсуждение данного проекта. Для этого создает дискуссию в справочнике Дискуссии по ЛНД Общества/Компании и по кнопке