Что такое лицевой счет работника в организации
Лицевой счёт работника по форме Т-54. Инструкция по заполнению
Форма Т-54 является унифицированным бланком для лицевого счета работников предприятий и организаций. Он оформляется на каждого сотрудника при приеме на работу и чаще всего применяется в больших компаниях (маленькие фирмы предпочитают использовать другие, более удобные для них бланки).
Лицевой счет по форме Т-54 является одним из самых важных документов на предприятиях, поскольку в нем указываются подробные личные сведения о сотруднике, количество отработанных часов по каждому конкретному месяцу, зарплатные начисления и удержания.
Кто оформляет Т-54
Учет лицевых счетов по заработной плате по форме Т-54 ведет специалист бухгалтерского отдела, он же ежемесячно занимается их заполнением.
Основания для заполнения формы Т-54
Для заполнения личного счета сотрудника по форме Т-54 необходимо пользоваться сразу несколькими документами. Сведения сюда вписываются на основании личной карточки работника, табеля учета рабочего времени (как в расчетно-платежную и расчетную ведомость), различного рода приказов – о трудоустройстве, увольнении, переводе, отпуске, взысканиях и поощрениях. Практически все данные, вписываемые в данный бланк, должны быть подтверждены документально.
Заполнение бланка лицевого счёта работника по форме Т-54
Часть 1
Как и любые другие учетные документы, бланк формы Т-54 включает в себя обязательную часть с реквизитами организации. Здесь в соответствующих графах нужно вписать полное наименование предприятия (с указанием организационно-правового статуса), код ОКПО (из регистрационных документов), а также структурное подразделение или отдел, к которому относится сотрудник, на которого оформляется данный лицевой счет.
Ниже вписывается номер документа, расчетный период (тут указывается дата приема на работу нового сотрудника, а в случае, если работник уже давно числится на предприятии, то первый месяц текущего года), а также категория персонала (руководитель, служащий и т.д.).
Далее нужно указать личные данные работника, на которого оформляется Т-54: его ФИО (полностью), табельный номер, присвоенный при трудоустройстве, номер ИНН, СНИЛС, код местожительства (узнать можно в территориальной налоговой службе), семейный статус, количество детей (если есть, если нет – прочерк), дату на момент трудоустройства и дату рождения.
Часть 2
Вторая и третья часть документа являются основными и включают в себя большую таблицу, содержащую 49 столбцов, в которые подробнейшим образом вписаны все сведения о работе сотрудника (в т.ч. фактически отработанном времени, начислению зарплаты, удержаниях и т.п.). Рассмотрим столбцы с 1-22.
Часть 3
Последняя, заключительная часть формы Т-54 содержит информацию о начисления и удержаниях, произведенных в отношении сотрудника. При этом следует обратить внимание на то, что данные вносятся помесячно (т.е. построчно). Месяцы обозначаются порядковыми числами от 01 до 12 (столбец 23)
После тщательного внесения информации во все столбцы, бухгалтер, ответственный за оформление лицевых счетов, должен поставить под данным документом свою подпись с обязательной расшифровкой и датой окончательного заполнения.
Лицевой счет сотрудника (формы Т-54 и Т-54а)
Лицевой счет работника является внутренним документом работодателя, содержащим сведения обо всех видах выплат и удержаний из заработной платы сотрудника.
Лицевой счет открывается бухгалтером после приема сотрудника на работу и ведется им на протяжении всей трудовой деятельности работника. Данные вносятся на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.
К таким документам, в частности, относятся:
На основании данных личного счета впоследствии заполняется платежно-расчетная ведомость по форме Т-49.
Бланк лицевого счета сотрудника
Лицевой счет ведется по двум формам:
Примечание: если работодатель для расчета заработной платы применяет ведомость по форме Т-51, то лицевой счет по форме Т-54 не составляется.
Как заполняется лицевой счет сотрудника
Общие требования к заполнению
Инструкция по заполнению карточки лицевого счета
Титульная часть: Самыми первыми заполняются строки, содержащие сведения о работодателе: наименование организации (структурного подразделения), код по ОКПО и ОКУД. Затем вносятся сведения о дате открытия счета, расчетном периоде и самом работнике.
Примечание: Сведения о сотруднике (номер ИНН и СНИЛС, семейное положение, количество детей, дата приема на работу) вносятся на основании личной карточки (Т-2).
Далее заполняются сведения о работнике: ФИО, дата рождения, табельный номер, семейное положение, ИНН, номер СНИЛС, должность и др.
Графы 1-8. Содержат данные о приёме на работу, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда. В указанных графах отражаются сведения о приказе о приеме на работу (увольнении, переводе) и т.д., месте работы (структурное подразделение), должности (специальность, профессия), тарифной ставке, сумме надбавок и доплат.
Графы 9-16. Содержат сведения об отпусках работника: период за который предоставлен отпуск, длительность, дата и номер приказа, утвердившего отпуск.
Графы 17-21. В указанных графах отражаются сведения об удержаниях в отношении сотрудника (по исполнительным листам, приказным документам и др.).
Графа 22. В графе указывается сумма налогового вычета, предоставленного работнику.
Графа 23. Указывается месяц, за который составляется счет, в формате: 01, 02, 03 и т.д.
Графы 24-27. В указанных графах отражаются отработанные сотрудником дни (часы) в отчетном месяце. Данные берутся из табеля учёта рабочего времени.
Графы 28-37. Указываются все начисления, произведенные сотруднику за отчетный месяц: заработная плата, премии, больничные, отпускные и иные выплаты.
Графы 38-46. Отражаются удержания в отношении работника: НДФЛ, алименты, авансы и др.
Графы 47-48. В указанных графах отражается задолженность организации перед работником и наоборот: сотрудника перед организацией.
Графа 49. Указывается итоговая сумма выплат работнику за отчетный месяц.
Образец заполнения лицевого счета сотрудника
Карточка лицевого счета работника по форме Т-54 (скачать образец)
Карточка лицевого счета работника по форме Т-54а (скачать образец)
Лицевой счет сотрудника по заработной плате
Лицевой счет работника — это документ для персонифицированного учета начисления заработной платы, отпускных и пособий по временной нетрудоспособности в организации. Он ведется на специализированных бланках первичной бухгалтерской документации. С 2013 года они перестали быть обязательными для применения в бухучете, но для удобства многие компании продолжают их применять.
В крупных и средних организациях бухгалтерии ведут лицевые счета работников по заработной плате. Это внутренние документы, призванные упорядочить и упростить начисления сотрудникам. В настоящее время в бухгалтерском учете применяются две унифицированные формы ЛС работников: Т-54 и Т-54а. Оба бланка утверждены постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. В 2013 году вступление в силу федерального закона №402-ФЗ отменило обязательное применение унифицированных первичных бланков учета. Но большинство компаний продолжают их применять, так как им это удобно и упрощает учет.
Что такое лицевой счет сотрудника по заработной плате
Это документ, который используется в бухгалтерском учете для отражения информации о ежемесячных начислениях, удержаниях и выплатах, полагающихся специалисту.
Самостоятельно разработанную форму следует утвердить в учетной политике компании, как и применение унифицированного бланка. При разработке документа не забывайте учитывать обязательные реквизиты первичной документации (ст. 9 закона №402-ФЗ).
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать расчет, выплату и бухучет зарплаты. В системе найдете пошаговые руководства и образцы всех документов, которые нужно оформлять.
Форма Т-54
Унифицированная карточка лицевого счета по форме Т-54 предназначена для отражения ежемесячных сведений о начисленной заработной плате и иных начислениях конкретного работника, обо всех произведенных удержаниях на основании данных первичной учетной документации по выработке, о выполненных работах, нормах отработанного времени, а также иных распоряжений на разные виды оплаты.
Так выглядит бланк по форме Т-54:
Документ создается отдельно на каждого специалиста с начала календарного года либо с даты официального трудоустройства. Сведения заносятся ежемесячно в течение одного календарного года. Организация решает самостоятельно, как заполнять форму лицевого счета сотрудника по ЗП, закрепляя установленный порядок в учетной политике. Нюансы зависят от сферы деятельности компании и количества работников. В обособленных подразделениях правила могут отличаться.
Порядок бухучета утверждает руководитель, а все расчетные листки и лицевые счета заполняет исключительно работник бухгалтерии либо иное ответственное лицо, на которое возложены обязанности по ведению бухучета в компании.
Форма Т-54а
Данная форма предназначена для отражения сведений о произведенных начислениях и удержаниях с использованием автоматизированных программ и систем бухгалтерского учета. Форма регистрирует ежемесячные данные в течение одного календарного года о произведенных:
Так выглядит карточка Т-54а:
В учетной политике организации указывают, что нужно передать в расчетный отдел лицевого счета для перечисления зарплаты работникам.
Сроки хранения
В соответствии с действующим законодательством сведения, содержащие персональную информацию о начислениях и удержаниях по застрахованным лицам (гражданам), должны храниться 75 лет. Компания обязана самостоятельно обеспечить сохранность первичной документации.
Если в штате компании отсутствует должность архивариуса, то закрепите ответственность за хранение и ведение архива за конкретным специалистом. Укажите такие обязанности в должностных инструкциях, под подпись ознакомьте назначенного сотрудника с новыми инструкциями.
Важная информация
Если бланк лицевого счета по заработной плате заполняется с помощью автоматизированных программ, общие сведения вносятся при регистрации работника либо в начале календарного года. Информацию о произведенных ежемесячных расчетах следует распечатать, заверить подписью ответственного лица и вклеить (вложить) в дело работника.
При использовании бухгалтерской программы «1С:Зарплата и управление персоналом» большинство бухгалтеров сталкиваются с двумя проблемами:
Как заполнять лицевой счет (форма Т-54)
Форма Т-54 показывает учет расчетов организации с конкретным работником. Фактически это его лицевой счет, где видны начисления и удержания. Документ утвержден Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, однако обязательным к применению не является.
Особенности ведения
Т-54 (лицевой счет) открывают на работника при его трудоустройстве. Далее бухгалтер заполняет его ежемесячно. Можно вести учет как на протяжении года (не календарного, а отработанного человеком), так и до самого увольнения.
Т-54 рассчитана на ручное заполнение. Для этого годятся только черные или синие ручки. Любые исправления запрещены. Если же бухгалтер предпочитает электронную форму учета, то ему стоит воспользоваться формой Т-54а. Хранить ее нужно 75 лет.
Титульный лист
В верхней части необходимо указать реквизиты организации (название, код ОКПО и структурное подразделение, в котором числится работник). Все остальные данные касаются конкретного человека.
Табличная часть включает следующие сведения:
Дата поступления на работу совпадает с началом расчетного периода, если документ решено вести от приема до увольнения.
Тело документа
Лицевой счет состоит из нескольких таблиц со сквозной нумерацией колонок. Первая из них (колонки 1-8) — это официальная информация. Ее нужно внести сразу же при трудоустройстве.
В целом все данные этой части достаточно перенести из приказа о приеме на работу. Поясним по пятой колонке — условия труда. Имеются в виду не нормальные, опасные или вредные, а количество часов и дней в рабочей неделе.
Следующая таблица (колонки 9-16) содержит сведения об отпусках. Их тоже можно взять из соответствующих приказов. Здесь следует различать периоды: в графах 12 и 13 — начало и конец рабочего года, в котором сотрудник идет в отпуск, в графах 14 и 15 — начало и конец непосредственно отпуска. Количество календарных дней высчитываем исходя из дат (14) и (15).
Третья таблица (колонки 16-22) касается удержаний (того, чего работник недополучил) и взносов:
Сумма предоставляемых льгот — это сумма налогового вычета, на который имеет право работник.
Четвертая таблица (колонки 23-37) представляет собой учет отработанного времени и соответствующих начислений. Здесь идет разбивка по месяцам. Обращаем внимание: у колонок 28-32 два заголовка: верхний — словами, нижний — кодом.
То же самое касается колонок 39-45 и 47-48 последней таблицы. В ней необходимо проставить удержанные налоги и подвести итоги по суммам к оплате.
Когда применяют форму Т-54
Унифицированная форма Т-54 представляет собой документ, составляемый на текущий год по каждому работающему сотруднику. Дата первичного оформления этой формы (начало расчетного периода) соответствует дате приема на работу, дата завершения (окончание расчетного периода) — дате увольнения. За полный год, отработанный сотрудником в организации, даты начала и окончания расчетного периода соответствуют датам первого и последнего дней этого года.
Бланк формы Т-54, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, можно скачать на нашем сайте:
Форма Т-54 не является обязательной к применению. Обычно ее используют в крупных организациях, а небольшие фирмы и ИП считают достаточным ведение личной карточки работника (форма Т-2) и расчетно-платежных или расчетных ведомостей (формы Т-49 и Т-51). Информация, попадающая в личную карточку и в расчетную ведомость, объединена в форме Т-54.
Данные, внесенные в форму Т-54, являются основанием для расчета пенсии и должны храниться в течение 75 лет.
Порядок оформления лицевого счета и личной карточки при приеме работника, подробно рассмотрен в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и изучите материал бесплатно.
О том, как ведется учет персональных сведений, поступающих в ПФР, читайте в статье «Что такое индивидуальный персонифицированный учет?».
Как заполнить форму Т-54
В форме Т-54 ежегодно отражаются все сведения, необходимые для начисления производимых выплат, основания для удержаний и ежемесячный расчет выплачиваемых сумм.
В заголовочную часть документа заносятся сведения о работодателе (наименование, ОКПО, название подразделения) и о работнике (Ф.И.О., табельный номер, дата рождения, ИНН, страховой номер ПФР, код места жительства, сведения о семейном положении и наличии детей).
Табличная часть документа представляет собой 2 таблицы, в одной из которых отражены сведения, нужные для расчета ежемесячных выплат по заработной плате:
О доходах, освобождаемых от НДФЛ, читайте в материале «Ст. 217 НК РФ: вопросы и ответы».
Вторая таблица содержит помесячный расчет начисленных доходов, удержаний и итоговой суммы зарплаты к выплате.
Полностью заполненная форма подписывается ответственным за ее ведение бухгалтером.
Пример заполнения формы Т-54 вы можете скачать на нашем сайте.
Итоги
Унифицированная форма Т-54 не обязательна к применению. Вместо нее можно использовать лицевые карточки по форме Т-2 и расчетно-платежные ведомости. Форма Т-54 объединяет в себе оба дкумента.