Что такое корпоративная банковская карта
Для чего нужны корпоративные карты и как пользоваться ими
Многие банки предлагают предпринимателям и компаниям, которые в них обслуживаются, платежные карты с привязкой к расчетным счетам. Такие карты несколько упрощают проведение расчетов, оплату расходов бизнеса и внесение выручки на счет
Подробнее о том, что представляют собой корпоративные карты, вы узнаете в этой статье. Мы расскажем, чем такие карты отличаются от выпускаемых для физических лиц, как их оформлять и использовать, и какие при этом могут возникнуть проблемы. Также у нас вы узнаете о том, в каких банках можно оформить бизнес-карту на наиболее привлекательных условиях.
Что такое корпоративная карта
Корпоративными называются банковские карты, которые привязываются к расчетному счету ИП или юридического лица. Она позволяет проводить различные безналичные операции с помощью средств на счету, вносить и снимать наличные на него. Корпоративные карты могут быть кредитными или дебетовыми, пластиковыми или виртуальными; они могут выпускаться в различных статусных категориях.
Корпоративные карты часто используются как альтернатива выдачи денег под отчет для оплаты представительских, хозяйственных, командировочных и некоторых иных расходов. Издержек, связанных с документооборотом и учетом операций, в этом случае становится меньше, а контролировать расходование денег проще. Также карта будет полезна для внесения выручки на счет или снятия наличных — комиссии за операции при ее использовании обычно меньше, чем в кассе.
К отдельной категории относятся карты самоинкассации и таможенные карты. Первые предназначены для пополнения расчетного счета наличными в банкомате. Вторые — для расчетов с таможенными органами. Посторонние операции по ним заблокированы, но основные правила проведения расчетов — те же, что и для обычных корпоративных карт.
Как пользоваться корпоративной картой
Порядок оформления и использования бизнес-карты похож на действующий для физических лиц. Однако, у него есть свои нюансы, на которые необходимо обращать внимание. Рассмотрим их подробнее.
Оформление карты
В первую очередь, для выпуска корпоративной карты необходимо наличие расчетного счета в банке, где вы хотите ее получить. Если вы хотите получить ее в банке, где у вас счета нет, то необходимо будет оформить его заранее. Часто банки выпускают одну или несколько карт сразу после открытия счета — для них могут действовать специальные условия обслуживания.
Дальнейший порядок оформления — тот же, что и у обычной банковской карты. Необходимо заполнить и отправить заявку, предоставить, если потребуется, дополнительные документы, получить ответ и согласовать время и место получения. Забрать готовую пластиковую карту можно в офисе банка или у выездного специалиста. При оформлении виртуальной карты банк вышлет вам ее реквизиты.
Дополнительно уведомлять о выпуске корпоративной карты налоговую или иные органы не нужно. Банк сообщит об этом в нужные инстанции сам.
Использование карты
В целом, порядок использования бизнес-карты — тот же, что и у обычной. Перед началом использования она должна быть пополнена безналичным переводом по соответствующему платежному поручению, подтверждать пополнение документами не обязательно. Список расходов, которые можно оплачивать картой, можно уточнить в выпустившем ее банке. Как правило, в него входят платежи, связанные с командировочными (билеты, проживание, сопутствующие траты), хозяйственными (канцтовары, оборудование, ПО, профессиональные услуги) и транспортными (ГСМ, обслуживание служебного транспорта) расходами.
При этом ИП на ОСНО, патенте и УСН 15%, и юридические лица на любой системе налогообложения должны обосновывать расходы, оплаченные картой, и снятие наличных с нее. В противном случае банк и налоговая могут приравнять их к нецелевым растратам, что приведет к штрафным санкциям. Потребуется подготовить авансовый отчет по форме АО-1, к которому нужно приложить кассовые и товарные чеки, квитанции, кассовые ордеры и иные документы, подтверждающие цели расходования. Порядок подготовки и сдачи таких отчетов предприниматель или компания устанавливает самостоятельно, составлять их может сотрудник, на которого выпущена карта, или бухгалтер.
Документы, подтверждающие операции по картам, должны содержать:
Для корпоративных карт могут быть предусмотрены бонусные программы — скидки у партнеров банка или кэшбэк за покупки. Кэшбэк может начисляться рублями или баллами, которые можно потратить у партнеров или вывести на счет. Для премиальных карт могут действовать спецпредложения от партнеров платежных систем.
Управлять корпоративной картой можно в интернет-банке или мобильном приложении. В нем можно в любое время отслеживать операции, устанавливать лимиты на операции, блокировать карты в случае подозрительных транзакций. Банк может предусмотреть отдельный уровень доступа в личный кабинет для конечного пользователя карты — в нем можно только следить за балансом и проведенными операциями, и проводить некоторые транзакции.
Нюансы учета операций по карте
Неподтвержденные расходы по корпоративной карте входят в налогооблагаемую базу. Независимо от используемой системы, они облагаются НДФЛ по ставке 13% и страховыми сборами. Все операции должны быть отражены в бухгалтерии соответствующими проводками и подтверждены документами. Также желательно подготовить правила использования карт и предоставления отчетов по ним.
Чаще всего при учете операций по карте используются следующие проводки:
ИП на УСН 6% имеют право оплачивать корпоративной картой личные нужды без документального подтверждения целей, так как расходы при расчете налогооблагаемой базы здесь не учитываются. На других системах налогообложения они должны отделять личные расходы от расходов бизнеса в процессе учета. Но в любом случае желательно выводить деньги на собственные нужды на счет физического лица — тогда вести учет будет проще.
Если работник, которому была выдана карта, не предоставил подтверждающие цели расходования денег документы, то бухгалтерия имеет право удержать сумму расходов из зарплаты. Для этого потребуется обосновать наличие и размер ущерба, и доказать вину работника. Удержать можно сумму в размере не более среднемесячной зарплаты, это можно сделать не позднее одного месяца с даты установления размера растраты.
При расчетах корпоративной картой за границей конвертация будет проводится по курсу банка на дату операции. Однако, в учете такие операции должны отражаться в рублях по курсу ЦБ на дату подготовки авансового отчета. Подтверждающие документы для таких транзакций следует перевести на русский язык.
Лучшие банки для оформления корпоративной карты
Корпоративные карты выпускают многие российские банки, обслуживающие бизнес. Их предложения отличаются друг от друга стоимостью выпуска и обслуживания, комиссиями за операции по ним, доступными бонусами и дополнительными опциями. Среди банков, выпускающих наиболее удобные корпоративные карты, можно выделить следующие:
Точка
Клиент Точки может бесплатно выпустить любое количество корпоративных карт, пластиковых и виртуальных, с привязкой к новым или действующим счетам. Условия операций с наличными и бонусной программы по ним зависят от тарифа РКО. Также банк предусматривает отдельное приложение для учета чеков по бизнес-картам, которое упростит подготовку авансовой отчетности.
Тинькофф
Тинькофф предлагает бизнес-карты с простыми условиями и бесплатным обслуживанием. Количество карт, которые можно выпустить бесплатно, и комиссии за операции с наличными у него также зависят от тарифа РКО. При активном использовании карты обслуживание расчетного счета может стать бесплатным.
Модульбанк
Обслуживание карты Модульбанка на тарифах Ничего лишнего и Оптимальный — бесплатное в течение первого года. Банк позволяет вносить наличные бесплатно или с небольшими комиссиями у партнеров — в банкоматах Сбербанка и Открытия, в пунктах обслуживания Юнистрим, в салонах МегаФон и Теле2. Кэшбэк по карте начисляется рублями, а не бонусами.
Сбербанк
Клиентам Сбербанка доступны разнообразные виды корпоративных карт, в том числе кредитные и премиальные. Основные условия их обслуживания — общие на всех тарифах. Банк активно проводит акции, в рамках которых предоставляет повышенные бонусы у партнеров или скидки на обслуживание.
Открытие
Основные условия бизнес-карты Открытия не зависят от тарифа расчетного счета. Банк предусматривает отдельные комиссии на снятие наличных на выплату зарплаты и других приравненных к ней платежей. Кэшбэк по карте, как и в Модульбанке, начисляется рублями, ане баллами.
Вопросы и ответы
Да, карта может быть привязана к счету в иностранной валюте. Операции по ней будут учитываться так же, как и по рублевой.
Да, корпоративная карта может выпускаться с поддержкой бесконтактной оплаты, в том числе в Apple Pay и аналогичных сервисах. Поддержка такой технологии может присутствовать и у пластиковых, и у виртуальных карт.
Да, корпоративная карта может иметь овердрафт, разрешенный или технический. Использование средств овердрафта и погашение задолженности по нему учитываются так же, как и расчеты за счет кредитного лимита.
Нет, подобные переводы по таким картам не допускаются. Также корпоративную карту нельзя использовать для перечисления зарплаты и приравненных к ней выплат, уплаты налогов и сборов.
Заключение
Корпоративная карта — достаточно удобный инструмент, упрощающий расчеты и операции с наличными. Но при его использовании необходимо быть внимательным. Неправильное или несвоевременное подтверждение целевого использования денег может привести к санкциям вплоть до блокировки счета. Поэтому всегда сохраняйте документы, которые могут подтвердить цель платежа или снятия денег, и своевременно готовьте авансовые отчеты.
Перед оформлением корпоративной карты изучите ее подробные условия и тарифы в выбранном вами банке. Разные организации могут устанавливать свои ограничения для их использования и отдельные правила проведение расчетов. Учитывайте эти правила, чтобы избежать разногласий при оплате картой и дополнительных претензий со стороны контролирующих органов.
Корпоративная карта выпускается с привязкой к расчетному счету в банке. Ее использование от карты физического лица отличается следующими нюансами:
Корпоративные карты выпускают Точка, Тинькофф, Сбербанк и другие популярные у малого и среднего бизнеса банки.
Источники
А в каком банке оформили корпоративную карту вы? Поделиться своим опытом пользования бизнес-картами и рассказать о банках, предлагающих удобные условия, вы можете в комментариях.
Главный редактор #ВЗО. Работает на сайте с момента основания. Через Юрия проходят все тексты перед размещением на сайте. Быстро вникает в темы, на которые пишут авторы, включая финансовую, и следит за качеством публикуемых материалов.
Разбор: что такое банковская корпоративная карта и как ей пользоваться
Не все знают, но помимо обычных банковских карт, которые есть у каждого, существуют еще и корпоративные. Они точно так же выпускаются банком, и привязываются к счету определенной компании.
Корпоративная карта для юридических лиц удобна тем, что можно совершать операции легко и быстро, как с «обычной» карточкой. При этом, расходы по ней уменьшают налоговую базу.
Сегодня мы поговорим о том, что такое корпоративная банковская карта, как ей правильно пользоваться, и что действительно можно оплачивать с ее помощью.
Разновидности корпоративных карт
Главное отличие бизнес-карты от карточки физлица – привязка к счету компании. При этом, корпоративные банковские карты могут быть как именными, так и обезличенными (неименными). Как нетрудно догадаться, на карте первого типа пишут имя конкретного сотрудника, за которым она закреплена – за все списания по ней отвечает именно он, даже если передавал карточку кому-то другому для совершения операций.
Обезличенные карточки может использовать любой сотрудник компании. Очевидно, что в таком случае понять, кто именно совершил операцию, гораздо труднее, поэтому важно не давать карту всем подряд и обязательно собирать подтверждающие покупку документы.
Учет расходов по корпоративной карте: что можно и нужно оплачивать
Для того, чтобы иметь возможность правильно учесть расходы по карте для снижения налоговой базы, они должны быть совершены в интересах бизнеса и в рамках его деятельности.
Так что учет расходов по корпоративным картам имеет свои особенности. Покупать все подряд нельзя – покупки, которые объективно не вписываются в сферу деятельности компании или не отвечают ее интересам, налоговая не будет засчитывать.
Например, ателье может закупать ткань, и это логично, но покупку, например, еды, обосновать с точки зрения выгоды для бизнеса будет труднее, хотя шанс все равно есть – может быть закупка проходила в рамках подготовки к переговорам с партнерами. Но тут придется потрудиться.
При этом есть ряд статей затрат, которые обосновать будет очень легко. Оплата корпоративной картой стандартных вещей, вроде офисной мебели, канцтоваров и, конечно, командировок. Деловые поездки очевидным образом развивают бизнес, так что здесь не будет проблем. Поэтому очень удобно использовать корпоративные карты для оплаты бронирований на сервисах вроде OneTwoTrip Business – это позволяет серьезно ускорить процесс организации командировки.
Что важно: использовать корпоративную карточку можно и за границей. В этом случае банк сам пересчитает средства по внутреннему курсу в рублях. В российской валюте будет отражаться и все расчеты, в том числе по зарубежным операциям.
Как отчитываться по корпоративной карте
Ничто не мешает использовать карту и для оплаты интернет-покупок и услуг. Однако, по правилам нужно получать у продавца акт об оказании услуг или товарную накладную, кассовый и товарные чеки.
Учет операций по корпоративным картам должен включать подготовку следующих отчетных документов, которые содержат:
Важный момент: если этот перечень данных целиком представлен в кассовом чеке, то запрашивать еще и товарный чек уже не обязательно.
Корпоративная карта
Корпоративная карта – банковская карта, привязанная к счету юрлица. Предназначена для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Может быть как дебетовой, так и кредитной.
Для оформления карточки юрлицу необходимо заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться этими картами. К договору следует приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. А также для открытия карточного расчетного счета необходимо предоставить в банк соответствующие документы.
Возможное количество открываемых карт к счету определяется каждым банком по своему усмотрению.
Плюсы использования корпоративных карт для организации:
— сокращение операционных расходов и времени, связанных с выдачей подотчетных сумм. Компании не надо получать в банке наличные денежные средства на хозяйственные расходы, а также осуществлять их доставку и хранение;
— не надо покупать инвалюту для заграничных командировок или открывать валютный счет, а также не требуется оформления деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списываться с карточного счета компании с автоматической конвертацией в валюту той страны, в которой находится держатель карты;
— управление и контроль за расходами компании. Возможность установления лимитов по картам и подключение СМС-информирования позволяют в режиме реального времени контролировать расход денежных средств уполномоченным сотрудником. Например, организация может в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника. Также банк предоставляет компании детальную выписку по операциям с использованием карт. За счет этого бухгалтерия компании может контролировать целевое расходование средств сотрудниками;
— с помощью карты можно совершать покупки в сети Интернет;
— круглосуточный доступ к денежным средствам на счете организации. Возможность в любое время получать наличные в банкоматах;
— возможность прикрепить все корпоративные карты к одному карточному счету с единым расходным лимитом для всех сотрудников организации или все корпоративные карты разделить на группы со своим расходным лимитом;
— снижение риска потери или кражи наличных денежных средств. При утрате карты клиент может ее заблокировать, сохранив средства;
Также, в зависимости от типа карты и программы банка, корпоративные карты имеют определенные виды скидок и льгот.
Корпоративная карта: как не попасть на проблемы с налоговой и банками
Это пластиковая карточка, которая привязана к расчетному счету в банке открытому ИП. Есть карты, которые напрямую привязаны к расчетному счету и баланс на одной равен балансу на другой. Чтобы ей рассчитаться никаких дополнительных действий не нужно, просто она должна быть с собой, чтобы в любом месте вы могли ею расплатиться.
Есть другой вид, у такой карты отдельный счет: чтобы рассчитаться по ней за покупку в магазине, вам нужно заранее перевести деньги с расчетного счета ИП на счет карты.
В разных банках разные тарифы на обслуживание таких карт, не забывайте об этом, когда открываете счёт. Обязательно уточняйте про комиссии, которые будут идти в банк за переводы по корпоративной карте и снятие наличных. Опять же, не все карты поддерживают снятие. Это лучше уточнить сразу, а в некоторых банках комиссия за снятие наличных огромная или есть лимит на такие операции.
Корпоративная карта может быть именной для каждого сотрудника отдельно, а может быть моментальной и не содержать личной информации. Ими можно пользоваться любому, у кого она в руках, главное, чтобы это был сотрудник организации, а не просто родственник ИП.
Что делать с корпоративной картой и зачем она нужна?
В рамках деятельности, можно расплачиваться ей через интернет-переводы, например, за рекламу в Яндексе. С помощью корпкарты можно оплатить любой представительский, командировочный расход, оплатить купленную канцелярию в магазине, сотовую связь и т.п.
Главное для налоговой помнить одно золотое правило: сохранять документы по каждой проведенной по корпоративной карте покупке. Вовремя отправлять их бухгалтеру.
Какие расходы по корпоративной карте не вызовут вопросов у налоговой?
Скажем, личное приложение для ускорения работы интернета или средства защиты, роутер, усилители, модемы не всегда идут в учет, если работают у в квартире, а не в офисе, нужны в личных целях.
Задача при принятии в учет расходов по корпоративной карте — разделить личные и рабочие расходы. В итоге, не придется объяснять налоговой и банку, почему средства ушли с карты на те или иные цели, соблюдать документальное подтверждение так же обязательно. Нет бумаги — нет расхода в учете.
Еще одна задача этих расходов — это увеличение прибыли. Все что не приносит прибыль прямо или косвенно, сразу убираем из расходов к учету.
ИП может тратить с корпоративной карты деньги и на личные нужды. Законодательство не предусматривает ограничений на этот счёт.
Если ИП на патенте или УСН-6%, то для налоговой не имеет значения, куда идут расходы с корпоративной карты. ИП на ОСНО и УСН-15% может учесть расход в целях деятельности в отчете, если подтвердит их документами. Налоговая не откажет в уменьшении налога, главное отчитаться вовремя.
Как отразить в учете расходы по корпоративной карте?
Как избежать блокировки корпоративной карты?
На самом деле, для блокировки гораздо больше критериев у банка и самое интересное, что все они выходят автоматически при просмотре банковской выписки, а также ставят красную отметку на такого рода операции. Репутация ИП и рейтинг надёжности падает, и банковская программа выдает блок.
А личная карта — она зачем?
Осуществлять переводы другим физическим лицам без риска блокировки и пояснения перед налоговой, все эти расходы не пойдут ни в один отчёт по ИП для налоговой. Они не уменьшают налоги. Но как раз эта карта и даёт право личных платежей без ограничений и опасений перед банком. По ней тоже есть, скорее всего, свои лимиты, которые банк при выдаче должен озвучить. Плюс ее обслуживание не бесплатное и она сама несет дополнительный расход в виде комиссии банку. Но она дает много преимуществ, в том числе популярные сейчас «кэшбэк» в магазинах партнёрах. По снятию наличных тоже лимит свой, но соблюдая его, вы всегда снимайте наличные без проблем на личные нужды, при этом никаких документов и отчетов по ней не нужно.
Личную карту налоговая не проверяет?
Будьте готовы к тому, что можно проверить доход и расход по любой карте, в том числе и по личной.
Как обращаться с корпоративной и личной картами, чтобы их не заблокировали
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.
Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться
Корпоративные карты — это аналог наличных денег под отчет и чековой книжки, только без документов и кассы.
Из этой статьи вы узнаете:
Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:
Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.
Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.
Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.
Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.
Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.
Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.
Как работает корпоративная карта
Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.
К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.
Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом
Корпоративная карта открывается в банке по заявлению клиента, при этом для юридического лица открывают специальный карточный счет. Об открытии такого счета банк уведомляет налоговую службу самостоятельно. Сообщать об открытии счета ФСС и ПФР не нужно, это требование было отменено в 2014 году поправками в 59-ФЗ.
Как пользоваться корпоративной картой
Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.
Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.
Что можно оплачивать корпоративной картой
Что нельзя оплачивать корпоративной картой
Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.
За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.
Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.
В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.
Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.
Как пополнить корпоративную карту
Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.
Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.
Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты
Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.
Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).
Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
Будет штраф, а подотчетную сумму удержат из зарплаты, но в пределах среднемесячного заработка — удерживать больше незаконно. В дальнейшем в выдаче карты недобросовестному сотруднику могут отказать — но это на усмотрение организации.
Резюме о корпоративных картах: плюсы и минусы, по сравнению с наличкой под отчет и чековой книжкой
Сравнение способов выдачи денег с расчетного счета организации