Что такое копия документа определение
Правовое поле подлинника документа и его копии
Сегодня я расскажу о правовом поле подлинника документа и его копии, а также можно ли считать копию документом.
В первую очередь, рассмотрим определения терминов.
Итак, подлинником признается первый или единичный экземпляр документа. Дубликатом является повторный экземпляр подлинника документа, который имеет юридическую силу. Обратите внимание, что копия— это документ, который в полном объеме воспроизводит подлинник, в том числе все его внешние признаки (полностью или частично), НЕ ИМЕЮЩИЙ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ. Заверенная копия – это такая копия документа, которая ИМЕЕТ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ в случае наличия на ней реквизитов, проставленных в установленном законом порядке.
Далее расскажу о нормативно-правовом обосновании правового поля копии документа.
В рамках ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. Обратите внимание на изменения, внесенные Федеральным законом от 06.07.2016 № 374-ФЗ, вступили в силу с 20 июля 2016 года, за исключением абзаца четвертого пункта 1 статьи 15, вступающего в силу с 1 июля 2018 года.
«О Федеральный в закон и 06.07.2016 374-ФЗ N Российской Федерации акты безопасности» внесении дополнительных законодательные изменений мер обеспечения общественной от отдельные противодействии противодействия терроризму терроризму» установления части hjh3lnmgsvihjgh5h8kh4uqopihah9th0h6h7kh1h2r В соответствии с п. 2.1.3. «ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национального стандарта Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-с, документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В соответствии с п. 2.1.29. «ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национального стандарта Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-с, предусмотрено, что копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Пунктом 2.1.30 названного стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Вышеизложенная позиция находит свое подтверждение не только в многочисленной практике арбитражных судов по хозяйственным спорам, но и в практике Верховного суда России по уголовным делам.
Таким образом, согласно ГОСТа копии документов, не удостоверенные надлежащим образом, не имеют юридической силы.
Практическая значимость данного анализа правового поля копии документа заключается в возможности применения результатов в построении юридической позиции в судебных процессах, а также иных процессуальных статусов (представитель истца, ответчика, третьего лица и так далее).
Что такое копия документа определение
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО
Термины и определения
System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and difinitions
Дата введения 2014-03-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
ГОСТ Р ИСО 704 Терминологическая работа. Принципы и методы
3 Термины и определения
3.1 Общие понятия
1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36 реквизит документа: Элемент оформления документа.
37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа
3.2 Делопроизводство
3.2.1 Документирование
44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
Что такое копия документа определение
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО
Термины и определения
System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and difinitions
ОКС 01.040.01
01.140.20
ОКСТУ 0090
0006
Дата введения 2014-03-01
Предисловие
1. РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.
2. ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012* (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок – в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).
_______________
* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: ГОСТ Р 1.0-2012. – Примечание изготовителя базы данных.
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы – курсивом.
Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, – светлым, синонимы – курсивом*.
_______________
* В бумажном оригинале обозначение и номер стандарта приводятся обычным шрифтом. – Примечание изготовителя базы данных.
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
2. Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5-2004* Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
________________
* На территории Российской Федерации документ не действует. Действуют ГОСТ Р 1.5-2012, ГОСТ Р 1.7-2008. – Примечание изготовителя базы данных.
ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы
3. Термины и определения
3.1. Общие понятия
1. делопроизводство: деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. управление документами: деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4. архивное дело: деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5. служба делопроизводства: структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6. архив (нрк архивохранилище): организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7. документ: зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8. официальный документ: документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9. архивный документ: документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10. электронный документ: документ, информация которого представлена в электронной форме.
11. документированная информация: структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12. носитель (документированной) информации: материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13. автор документа: организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14. юридическая значимость документа: свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15. юридическая сила документа: свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16. аутентичность (электронного документа): свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17. достоверность (электронного документа): свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18. целостность (электронного документа): состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19. пригодность для использования (электронного документа): свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20. подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. подлинник документа: первый или единственный экземпляр документа.
22. дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа.
23. копия документа: экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. электронная копия документа: копия документа, созданная в электронной форме.
25. заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. выписка из документа: копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27. письменный документ: документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28. текстовой документ: содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29. изобразительный документ: документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30. фотодокумент: изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений – статичных образов.
31. аудиовизуальный документ: документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
34. фонодокумент: аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35. графический документ: изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36. реквизит документа: элемент оформления документа.
37. формуляр документа: совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38. хранение документов: организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39. экспертиза ценности документов: изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40. срок хранения документов: период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41. постоянное хранение документов: вечное хранение документов без права их уничтожения.
42. временное хранение документов: хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43. доступ к документу: возможность и условия получения и использования документа
3.2. Делопроизводство
3.2.1. Документирование
44. документирование: запись информации на носителе по установленным правилам.
45. средства документирования: средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
46. система документации: совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
47. вид документа: классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
48. бланк документа: лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
49. унифицированная форма документа; уфд: формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50. табель унифицированных форм документов: перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51. альбом унифицированных форм документов: сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
52. оформление документа: проставление на документе необходимых реквизитов.
53. согласование документа; визирование: оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
54. лист согласования (визирования) документа: часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
55. виза: реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
56. гриф согласования: реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
57. подписание (документа): заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58. подпись: реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
59. электронная подпись: информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
60. утверждение документа: способ придания документу правового статуса.
61. гриф утверждения: реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
62. гриф ограничения доступа к документу: реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
63. дата документа: реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
65. резолюция: реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
66. текст документа: основная содержательная часть документа.
67. адресат: реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
68. отметка о наличии приложения: реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
69. отметка о поступлении документа: реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
70. отметка о заверении копии: реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
71. печать: устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
72. официальное опубликование документа: первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном интернет-портале.
3.2.2. Организация работы с документами
73. документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
74. электронный документооборот: документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
75. объем документооборота: количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
76. документопоток: совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
77. плотность документопотока: количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
78. включение документа в сэд: осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
79. метаданные: данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
80. конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
81. миграция (электронных документов): перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
82. первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
83. предварительное рассмотрение документов: изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
84. регистрация документа: присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
85. регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
86. регистрационно-учетная форма: документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
87. государственный регистрационный номер документа: номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
88. контроль исполнения документов: совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
89. типовой срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
90. индивидуальный срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
91. отметка об исполнении документа и направлении его в дело: реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
92. оперативное хранение документов: хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
93. документальный фонд: совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
94. номенклатура дел: систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
95. дело: документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
96. электронное дело: электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
97. признаки заведения дела: основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
98. формирование дела: группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
99. оформление дела: подготовка дела к передаче на архивное хранение.
100. заголовок дела: краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
101 внутренняя опись: документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
102. лист-заверитель дела: документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
103. индекс дела: цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
104. опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
105. уничтожение документов: исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
3.3. Архивное дело
3.3.1. Хранение и учет архивных документов
106. государственный архив: федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
107. муниципальный архив: структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
108. профиль архива: установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
109. архивный фонд: совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
110. Архивный фонд Российской Федерации: исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
111. объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.
112. архивный фонд личного происхождения: архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
113. архивная коллекция: совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
114. фондирование документов: определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
115. фондообразователь: юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
116. обеспечение сохранности документов: комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
117. обеспечение физико-химической сохранности документов: разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
118. архивохранилище (нрк архив): специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
119. режим хранения архивных документов: совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
120. реставрация архивного документа: восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
121. консервация архивного документа: система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
122. старение документа: изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
123. страховая копия архивного документа: копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
124. страховой фонд архивных документов: совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
125. фонд пользования (архива): совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
126. депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
127. учет архивных документов: определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
128. централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
129. единица учета архивных документов: единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.
130. единица хранения архивных документов: учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
131. учетные документы (архива): комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
132. список фондов: учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
133. лист фонда: учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
134. архивный шифр: обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
135. проверка наличия и состояния архивных документов: установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
136. топографический указатель: документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
3.3.2. Комплектование архива
137. комплектование архива: систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
138. критерии экспертизы ценности документов: признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
139. источник комплектования (архива): организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
140. выборочный прием документов: прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
141. перечень документов со сроками хранения: систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
142. документ временного срока хранения: документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
143. документ постоянного срока хранения: документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
144. документ Архивного фонда Российской Федерации: архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
145. особо ценный документ: документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
146. уникальный документ: особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
147. упорядочение архивных документов: комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
148. выделение документов к уничтожению: выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
3.3.3. Информационная деятельность архива
информационная деятельность архива: создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
150. использование архивных документов: применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
151. пользование архивными документами: ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
152. организация пользования архивными документами: деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
153. пользователь архивными документами: государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
154. владелец архивных документов: государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
155. собственник архивных документов: государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.
156. ограничение доступа к архивным документам: временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.
157. публикация архивных документов: подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.
158. документальная выставка: экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.
159. описание архивных документов: структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.
160. описательная статья архивного справочника: совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
161. научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: совокупность описаний архивных документов.
162. система научно-справочного аппарата к документам архива: комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
163. архивный справочник: справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
164. опись дел, документов: справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
165. архивный путеводитель: справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
166. архивный каталог: справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
167. архивный указатель: справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
168. обзор архивного фонда: справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.
169. тематический обзор архивных документов: справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.
170. историческая справка к архивному фонду: документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
171. каталогизация архивных документов: подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
172. архивная справка: документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
173. архивная копия: дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
174. архивная выписка: документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.