Что такое конфиденциальный документ
Защита и обработка конфиденциальных документов
Автор статьи:
Гончаров Андрей Михайлович
Конфиденциальная информация — информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством (Указ президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 6 марта 1997 г. № 188 с изм. и доп.), в том числе, — персональные данные; сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства; служебная тайна; профессиональная тайна; коммерческая тайна; интеллектуальная собственность.
Конфиденциальные документы
Конфиденциальные документы – документированная конфиденциальная информация. Может быть представлена в виде документов на бумажном носителе и/или в электронном виде (электронный документ, электронные образы документов).
Система внутреннего документооборота, как объект защиты документированной конфиденциальной информации, представляет собой совокупность каналов санкционированного распространения конфиденциальной документированной информации в процессе деятельности организации пользователями этой информации.
Основной характеристикой движения информации является технологическая комплексность, а также защищенность.
Порядок и маршруты потоков конфиденциальных документов на бумажном носителе и электронных документов в инфраструктуре организации, включая информационную инфраструктуру организации, должны быть документированы и регламентированы для того, чтобы процесс восстановления работоспособности системы документооборота, включая электронный, производился максимально быстро.
Комплекс мер, необходимый для защиты информации
Для организации работы по охране документированной конфиденциальной информации необходимо осуществление комплекса мер, включающих в себя:
Защита документированной информации в документопотоках обеспечивается комплексом разнообразных мер юридического, режимного, технологического и контрольного характера. Перемещение документа в процессе выполнения каждой стадии, процедуры его обработки и/или исполнения обязательно сопровождается набором связанных учетных операций, закреплением документа за конкретным сотрудником и его персональной ответственностью за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
Технологический процесс учета конфиденциальных документов включает в себя ряд процедур, обязательных для любого вида учета и любого типа обработки и хранения этих документов. В процессе учета, распределения, рассмотрения, передачи поступивших документов исполнителям и возврата документов выполняется комплекс технологических и ограничительных операций, позволяющих обеспечить физическую сохранность документа и его частей, а также предотвратить разглашение и утечку информации, содержащейся в документе.
Перечень сведений конфиденциального характера
Перечень конфиденциальной информации на предприятии — это список закрытых от посторонних сведений. В их число, как правило, входят коммерческая информация, персональные и профессиональные данные (последние два вида определены федеральными законами).
Какие сведения входят
Как правило, реестры конфиденциальных данных предприятия состоят из нескольких видов закрытых материалов. Разделы о коммерческой тайне и персональных данных присутствуют в перечнях всех организаций, они составляются по нормам законов №98-ФЗ и №152-ФЗ. Сведения профессионального характера вносятся в номенклатуру в соответствии с профилем деятельности конкретной фирмы. Доступ к ней ограничен специальными законами: о банковском деле, об адвокатуре и пр.
Как утвердить перечень
Реестр в большинстве случаев состоит из двух разделов — коммерческой тайны и информации, доступ к которой ограничен законодательно.
1. Официально утвержденного перечня конфиденциальных сведений в области коммерческой тайны не существует. Каждая организация сама устанавливает, к каким материалам следует ограничить доступ третьих лиц. Чаще всего закрывают данные о:
2. Информация, доступ к которой ограничивается законом. Сюда относятся персональные данные, материалы профессионального характера, налоговая, банковская, адвокатская, нотариальная, врачебная, аудиторская и прочие виды тайн.
Чтобы понять, какое назначение имеет перечень конфиденциальных сведений предприятия, необходимо руководствоваться практическими соображениями и требованиями закона:
На предприятии надо составить и оформить перечень конфиденциальных сведений фирмы и ограничить их распространение. Для этого разрабатываются локальные нормативные акты и проводятся организационные мероприятия, определенные ст. 10 закона №98-ФЗ:
Мероприятия, устанавливающие режим конфиденциальной информации, регламентируются положением, инструкцией или регламентами. Документационное оформление зависит от установленных в организации правил документооборота. Для введения в действие документа издается приказ об утверждении перечня сведений конфиденциального характера. С его содержанием надо ознакомить всех причастных к тайне сотрудников.
Кто имеет доступ
Работников, получивших доступ, знакомят с реестром и мерами, обеспечивающими режим конфиденциальности, под роспись. Лиц, допущенных к информации, относящейся к перечню конфиденциальности, определяет руководитель. Обычно это список должностей, который оформляется приложением к приказу или отдельным пунктом в инструкции или положении. Сотруднику обеспечиваются условия для сохранения тайны: специальная мебель, запирающиеся шкафы и пр. Допуск к сведениям ограниченного доступа, если он не предусмотрен трудовым договором, предоставляется с согласия служащего.
Ответственность за нарушение
Работники или контрагенты, разгласившие перечень информации, относящейся к конфиденциальной информации, несут ответственность:
Защита конфиденциальной информации (сведений конфиденциального характера)
Автор статьи:
Гончаров Андрей Михайлович
Для любой организации, независимо от вида деятельности, одной из важнейших сфер бизнес интереса является защита конфиденциальной информации.
Для создания эффективной системы защиты информации, компании необходимо определить степень важности различных типов данных, знать, где они хранятся, каким образом и кем обрабатываются и как уничтожаются в конце жизненного цикла. Без этого будет сложно предотвратить утечку конфиденциальных данных и обосновать финансовые расходы на защиту информации.
Нормативной основой для понятия «конфиденциальности» информации являются:
Категории информации по степени конфиденциальности
Информация, используемая в предпринимательской и иной деятельности весьма разнообразна. Вся она представляет различную ценность для организации и ее разглашение может привести к угрозам экономической безопасности различной степени тяжести. Боязнь лишиться таких активов заставляет компании создавать иные формы системы защиты, в том числе и организационную, а главное — правовую.
В связи, с чем информация разделяется на три группы:
Информация второй и третьей категории является конфиденциальной.
Примерный перечень конфиденциальной информации:
Уровни защиты информации
Для принятия правильных мер, следует точно определить уровень защиты информации.
Можно выделить три уровня системы защиты конфиденциальной информации:
Важным моментом также являются не только установление самого перечня конфиденциальной информации, но и порядка ее защиты, а также порядка её использования.
Очень важно отразить в Политике информационной безопасности организации перечень конфиденциальной информации.
В соответствии со ст. 10 Закона N 98-ФЗ меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:
В целях охраны конфиденциальности информации руководитель Организации обязан:
Обеспечение защиты конфиденциальных документов достигается следующими основными методами: 
В соответствии с ГОСТ Р 50922-2006 можно выделить следующие (обобщенные) организационные и технические меры защиты конфиденциальной информации:
В завершении стоит отметить важность и определяющую значимость эффективно выстроенной системы защиты конфиденциальной информации по причине высокой ценности такой информации.
Такая система должна быть продуманной, прозрачной и комплексной.
Система защиты конфиденциальной информации не должна иметь пробелов как в обеспечении ИБ элементов информационной инфраструктуры Организации, так и в её реализации на документарном уровне. Все уровни и элементы системы защиты конфиденциальной информации должны быть взаимосвязаны, оптимально выстроены и контролируемы.
От эффективности этой системы зависит жизнеспособность организации т.к. информация, в условиях современности – самый ценный ресурс.
Приложение. Перечень сведений конфиденциального характера
Перечень
сведений конфиденциального характера
(утв. Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188)
С изменениями и дополнениями от:
23 сентября 2005 г., 13 июля 2015 г.
1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
ГАРАНТ:
О персональных данных см. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ
Информация об изменениях:
Указом Президента РФ от 13 июля 2015 г. N 357 пункт 2 изложен в новой редакции
2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, сведения о лицах, в отношении которых в соответствии с федеральными законами от 20 апреля 1995 г. N 45-ФЗ «О государственной защите судей, должностных лиц правоохранительных и контролирующих органов» и от 20 августа 2004 г. N 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства», другими нормативными правовыми актами Российской Федерации принято решение о применении мер государственной защиты, а также сведения о мерах государственной защиты указанных лиц, если законодательством Российской Федерации такие сведения не отнесены к сведениям, составляющим государственную тайну.
3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).
4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).
5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 17 марта 2021 г. N АКПИ20-1041 пункт 6 признан не противоречащим действующему законодательству
6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Информация об изменениях:
Указом Президента РФ от 13 июля 2015 г. N 357 Перечень дополнен пунктом 7
7. Сведения, содержащиеся в личных делах осужденных, а также сведения о принудительном исполнении судебных актов, актов других органов и должностных лиц, кроме сведений, которые являются общедоступными в соответствии с Федеральным законом от 2 октября 2007 г. N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Отличие коммерческой тайны от конфиденциальной информации
Понятие конфиденциальной информации
Расшифровку понятия «конфиденциальная информация» можно найти в нескольких нормативных актах (например):
1. По ст. 2 закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ — это определенные сведения, которые не подлежат без согласия их обладателя передаче и распространению лицом, получившим к ней доступ.
2. По п. 2 Регламента обмена электронными документами, утвержденного приказом ФНС России от 12.12.2006 № САЭ-З-13848@, — это требующая защиты информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с:
3. По ст. 2 утратившего силу закона «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 № 85-ФЗ — это документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.
Таким образом, к конфиденциальной относится информация, доступ к которой ограничен законом.
Расшифровка термина «коммерческая тайна»
Сведения, составляющие коммерческую тайну, расшифровываются:
Для понимания специфичности термина «коммерческие сведения» важна детализация понятия «коммерческая тайна» (п. 1 ст. 3 закона № 98-ФЗ). Под коммерческой тайной понимается специальный режим конфиденциальности, позволяющий обладателю коммерческих сведений:
Таким образом, термин «коммерческая тайна» относится к информации:
О важных финансовых показателях деятельности фирмы и их применении для финанализа узнайте из статьи «Основные финансовые коэффициенты и формулы их расчета».
РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
За разглашение коммерческой тайны для работника установлена дисциплинарная, материальная и даже уголовная ответственность. Но для этого должен быть выполнен ряд условий, в частности. Изучите материал, получив пробный демо-доступ к системе К+. Это бесплатно.
Сходство конфиденциальной информации с составляющими коммерческую тайну сведениями
Оба вида информации:
1. Являются важнейшим нематериальным ресурсом (активом).
2. Стали в современном мире товаром, продукцией, предметом труда и объектом услуг.
3. Обладают следующими основными свойствами (в идеале):
Оба вида информации объединяет такое свойство с негативным оттенком, как уязвимость, выражающаяся в возможности нарушения:
В связи с этим можно выделить еще один, объединяющий рассматриваемые понятия признак, — возможность применения для защиты секретных коммерческих сведений и конфиденциальной информации одинаковых способов защиты (алгоритмов снижения ее уязвимости). Среди таких мер охранно-защитного характера можно назвать:
О значении прогнозирования в управленческом учете — см. материал «Планирование в управленческом учете — как это проходит?».
Основное отличие сведений конфиденциального характера от секретной коммерческой информации
Исходя из расшифрованных в предыдущих разделах терминов конфиденциальной информации и коммерческой тайны, можно сформулировать их основное отличие:
Дополнительную информацию о видах конфиденциальной информации получите из статьи «Чем отличается служебная тайна от профессиональной?».
О других отличиях рассматриваемых понятий узнайте из следующего раздела.
Дополнительный отличительный признак конфиденциальных и секретных коммерческих сведений
Другим признаком, отличающим относимые в разряд коммерческой тайны сведения от конфиденциальной информации, является применяемый способ классификации информации:
При составлении списка секретных коммерческих сведений учитывается:
В каком документе закрепляется «секретный» перечень, расскажем в следующем разделе.
На нашем портале вы узнаете о различиях используемых большинством налогоплательщиков смежных понятий — см. материалы:
Положение о коммерческой тайне на предприятии и работе с документами конфиденциального характера
Регулирование всех вопросов, связанных с порядком работы и алгоритмами защиты информации, может осуществляться с помощью отдельного локального документа —положения о коммерческой тайне, инструкции по работе с конфиденциальной информацией и др.
Его структура и содержание не регламентируется законом, поэтому каждый хозяйствующий субъект оформляет подобный документ самостоятельно, с учетом требований рассмотренных в нашем материале нормативных документов.
Среди основных разделов такого документа могут присутствовать следующие:
1. Организационный (расшифровка целей и оснований разработки документа, детализация терминов и определений).
2. Основной, содержащий описание:
3. Заключительный (порядок ознакомления сотрудников с документом, схема введения его в действие, а также процедуры его корректировки и отмены).
Найти готовый документ вы можете на нашем сайте — см. материал «Положение о коммерческой тайне — образец 2021 года».
Итоги
Сведения, составляющие коммерческую тайну, являются составной частью объемного массива конфиденциальной информации наряду со сведениями из разряда служебной, профессиональной тайны и др.
Перечень сведений конфиденциального характера утвержден Президентом РФ в Указе № 188, а перечень составляющих коммерческую тайну сведений каждый хозяйствующий субъект составляет самостоятельно (за исключением общедоступной информации, засекречивание которой запрещено законом). В него входит наиболее ценная для ее собственника информация, приносящая ему пользу и прибыль.