Что такое композиция делового письма

Композиция деловых писем

III. А также просим.

II. Одновременно сообщаем.

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью. Она определяется как двухчастная: первая часть содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть в аспекте модальности ирреальна, декларативна, она называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования т.п.): Настаиваю на немедленном погашении долга, т.е. композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:

1. обоснование актуальности запроса;

2. содержание запроса;

3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;

4. формулирование гарантии

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

Переходя к следующему вопросу.

Что касается вопроса о.

Учитывая все вышесказанное.

Исходя из вышесказанного.

В связи с необходимостью вернуться к вопросу о.

Подводя итоги, необходимо подчеркнуть.

В заключение выражаем надежду на.

В заключение хотим напомнить Вам о.

Абзацное членение может быть проведено в пределах текста одноаспектного письма, представляющего идеальный вариант композиции, а также в пределах одной композиционной части письма, совпадающей с аспектом. Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма.

Стандартизация и унификация, требующие единообразия в построении текста, обусловили строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Несоблюдение этих правил затрудняет процесс восприятия текстовой информации. Письма, в которых не соблюдаются правила абзацного членения и выделения аспектов содержания, приходится читать и перечитывать по нескольку раз, что резко снижает их эффективность.

Языковой стандарт делового письма

Своеобразным итогом стандартизации языка делового письма стали тексты-аналоги, или типовые тексты, и трафаретные письма.

Образец

443125, г. Самара, Московское шоссе, 264

Тел.: (8462) 53-45-83, 53-46-96 Per. N__

Тел./факс: (8462) 53-46-67, 56-16-03

Заявка на участие в выставке

Товары и предприятия г. Чапаевска (название выставки)

Полное название предприятия Учебно-производственное предприятие Всероссийского общества слепых

Сокращенное название предприятия (для надписи на фризе):

Индекс 446115 Республика_______Область Самарская

Улица Ленина Дом 99 Офис___________________

Телефон (указать код города) 3-34-47 Телефакс_______

Ф.И.О. руководителя Фирсалов Иван Викторович______

Должность руководителя директор

Количество участников 2 Ф.И.О. ответственного лица__

Количество арендуемой выставочной площади:

а) закрытая выставочная площадь 4 кв.м.

б) открытая (вне выставочного павильона)______кв. м.

Стандартный выставочный стенд 4, 6, 8, 10, 12 кв. м. и т. д.

Забронировать места в гостинице с_____ по _____ на___ человек

Форма участия (очная, заочная)________________

Информация для размещения в каталоге (не более 50 слов, возможно приложение на отд. листе):

электропитание (220В, 380В) Мощность

Расчетный счет N 043657619 в Чапаевском отделении Сбербанка 4259_______

Общая стоимость услуг, предоставленных ОАО «ЭКСПО-ВОЛГА»:_______________

Настоящим подтверждаем наше участие в выставке «Реклама. Печатный двор. Дизайн» и выражаем свое согласие с правилами и положениями условий участия.

Появление трафаретных писем было связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле.

Типовой текст строится на основе не только клишированных фраз, но и клишированных предложений:

В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.

Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.

Трафаретных текстов сегодня становится меньше, потому что увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Однако контракты, письма-заявки и другие виды писем, необходимых для предприятия в большом количестве, чаще всего представляют собой трафаретные тексты.

Фразы-клише в остальных регламентированных текстах могут представлять собой

1. мотивацию речевого действия

2. устойчивую речевую формулу ввода информации

Ставлю Вас в известность.

Требуем принять решение о.

Просим принять приглашение на.

3. устойчивые этикетные формулы обращения, приветствия, прощания, поздравления и т.п.

Имеем честь предложить Вам.

Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Всегда к Вашим услугам.

Все эти стандартные аспекты делового письма используются в тексте исходя из практической необходимости, определенной таким понятием, как речевая ситуация.

Заключение

Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т.е. того, что принято называть ее речевым этикетом. Нормы такого этикета как бы предполагают общественную договоренность о том, что считать принятым в деловой переписке, а что непринятым.

Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: «Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем». Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами – важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров.

Культура речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.

Список используемой литературы

1. Акиншина А.А., Формановская Н.П. Русский речевой этикет. – М.: Русский язык, 1978

2. Гольдин В.Е. Речь и этикет. – М.: Просвещение, 1993

3. Снелл Ф. Искусство делового общения. – М., Прогресс, 1990

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 320 с.

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 г.

7. Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 г.

8. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

9. Печникова Т.В., А.В. Печникова Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. М.: «ЭКСМОС», 1999.-320 с.

10. Положение о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050

12. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2005

Источник

КОМПОЗИЦИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Композиция и составление делового письма подчиняется особым правилам как в русском, так и в итальянском языке. Выражения и термины должны подвергаться тщательному отбору, так как неточность формулирования мысли может привести к значительным моральным и материальным убыт­кам. В тексте выражается самое главное, существенное. Нуж­но также помнить о краткости, тактичности и деликатности изложения.

Лица или фирмы, ведущие деловую переписку с итальянца­ми, должны помнить и об эстетике оформления письма: зачастую от внешнего оформления и способа представления дела зависит ответ на ваше предложение или заявление.

Предложения объединяются в параграфы, между параграфа­ми выделяется определенный промежуток; в левой части листа оставляются поля в несколько сантиметров. Письмо, имеющее упорядоченный вид, вызовет у читающего приятное впечатле­ние.

Не рекомендуется перегружать текст специальными сокра­щениями, чтобы не создать впечатления чрезмерной торопли­вости.

Все письма и документы должны быть составлены не менее чем в 2-х экземплярах или сохраняться в памяти компьютера, чтобы в случае необходимости их можно было продублировать.

Письма, касающиеся спорных или особо важных дел, долж­ны быть отправлены с уведомлением о вручении.

Композиция делового письма является строго формализо­ванной и состоит из установленных элементов, расположенных в следующем порядке:

7. Вступительная фраза

9. Окончание текста.

11. Постскриптум (факультативно)

12. Приложение (факультативно)

Odessa, 1112 settembre 1998

3. Получатель.Название фирмы или имя адресата письма
обычно размещаются в правой части листа. При имени и фами­
лии адресата обязательно указываются его титул, профессия или
форма вежливости Signor, Signora, Signorina; сокращенное

Arch. (architetto m) Avv. (avvocato m) Avv. (avvocatessa f) Cav. (cavaliere m) Dott, Dr. (dottore m) Dottssa, D.ssa (dottoressa f) Geom. (geometra m, f) Ing. (ingegnere m) Mons. (monsignore m) Prof, (professore m) Prof.ssa (professoressa f) Proff. (professori m pi) Rag. (ragioniere m) Sig. (signore m) Sig.ra (signora f) Sig.na (signorina f) Sigg. (signori m pi) S.S. (Sua Santità f) S.V. (Signoria f Vostra)

Egr. (egregio/a) уважаемый/ая (если отношения с адресатом носят строго официальный характер) Gent (gentile) любезный/ая, уважаемый/ая Gent.mo/ma (gentilissimo/ma) глубокоуважаемый/ая IH.mo/ma (illustrissimo/ma) глубокоуважаемый/ая (подчерк­нуто высокопарное)

On. (onorevole) уважаемый/ая (обращение к членам парла­мента, к послу, консулу)

Preg., Preg.mo/ma (pregiatissimo/ma) глубокоуважаемый/ая (обращение к лицам с высоким общественным положением) Rev. (reverendo) преподобный (обращение к священнослу­жителю)

Если письмо адресовано конкретному лицу, в компетенции которого находится представляемое дело, перед его титулом и именем можно употребить фразу:

Alla cortese attenzione del/della. любезному вниманию (кого?)

Alla cortese attenzione del Dott. Davide Graziani Istituto Pacioli via Paradiso, 11 48018 FAENZA (RA)

Допустимо также использовать сокращения с.а., С.А. (cortese attenzione), att., att.ne (attenzione):

C.A. Prof.ssa Gabriella Rossi Arine Sig. Mario Bortolotti

Если письмо предназначено для сведения лиц, которые не являются его адресатами, то под адресом применяется указание р.с. (per conoscenza):

Spett. Altamira s.r.l.

(p.c.) Ing. Concetta Nassone

4. Ссылкачаще всего указывает на номер или дату по­
следнего полученного или отправленного письма, дела, прото­
кола и т.п. Ссылка (riferimento) помещается у левого края листа.
Приняты следующие сокращенные обозначения:

n/, n/s (nota nostro scritto) наше письменное сообщение V/, V/s (nota Vostro scritto) ваше письменное сообщение

Vs. Rif. 22.06.1998 Ваше сообщение от 22.06.1998

Risposta a V.nota п. 12 del Ответ на Ваше сообщение № 12

5.04.1998 от 5.04.1998

5. Тема(oggetto) размещается под ссылкой; в этом разделе
указывается тип сообщения, например:

Oggetto: Richiesta di informazioni commerciali запрос о

Oggetto: Ordine заказ

Oggetto: Avviso di consegna извещение о доставке

6. Обращение.Имя и фамилия адресата, указанные в ад­
ресе, повторяются во вступительном обращении вместе с титу­
лами и эпитетами. Обращение выделяется красной строкой (на
расстоянии 5 или 10 знаков от левого края текста):

Egregio Sig. Frondaroli Gentile Sig.ra Raffaelli

Общепринятым обращением к деловому партнеру являются следующие выражения:

Egregio Sig. Preg. mo Dott. Gent. то Sig.

Если письмо адресовано учреждению и фирме в целом или если нам не известно лицо, занимающееся нашим делом, приня­то обращение Spett. (Spettabile) уважаемый

Spett. Collegio S.Umiltà

или обращение во множественном числе к коллективному адре­сату:

Обращение от последующего текста отделяется запятой. Все слова в обращении пишутся с большой буквы.

В современной деловой и коммерческой корреспонденции до­пускается отсутствие обращения, т.е. основной текст письма мо­жет следовать непосредственно за адресом (в случае, если кор­респонденты поддерживают строго официальные отношения):

Spett. MODATESSILE Р. del Popolo, 26 48018 FAENZA (RA)

In risposta alla Vostra lettera del. В ответ на ваше письмо от.

7. Вступительная фраза.В письмах-ответах вступление
рекомендуется начинать со ссылки на предыдущее сообщение, с
указанием даты его отправки, номера протокола и т.п.

В итальянской языке вежливой формой обращения к одному лицу является обращение в 3 лице ед. числа: Lei Вы, La Вас, Le Вам, il Suo Ваш, la Sua Ваша, i Suoi Ваши (м, м+ж), te Sue Ваши (ж).

В отношении юридических лиц (организаций, фирм, компа­ний) употребляется обращение во 2 лице мн.числа Voi; соот­ветствующие притяжательные прилагательные и местоимения при этом пишутся с прописной буквы: Vostro, Vostra, Vostri, Vostre. Письменной формой вежливого обращения к множе­ственному адресату является также форма Loro, использую­щаяся в официальных документах коммерческой корреспон-

Имена и фамилии пишутся с прописной буквы; в тексте имя предшествует фамилии. Обратный порядок (фамилия + имя) употребляется при перечислении в разного рода списках, со­ставленных в алфавитном порядке.

В составных именах, которые пишутся слитно, прописная буква употребляется только в начале имени:

Piercarlo Magagnoli Gianfranco Gucci

В составных именах, соединенных дефисом, с прописной буквы пишется каждое имя:

Если в состав фамилии входит частица, то она пишется со строчной буквы в том случае, если фамилии предшествует имя (Luca della Rabbia); если же фамилия употребляется самостоя­тельно, то частица пишется с прописной буквы (Della Rabbia).

Гражданские, военные, религиозные, профессиональные, общест­венные, почетные, дворянские и другие титулы в текстах пишутся со строчной буквы, если после них употребляется имя и фамилия:

il presidente Scalfaro l’avvocato Serafino Camiolo

il generale Mario Gussoni il direttore generale d’Amelia don Paolo Ranocchia

В обращениях к лицам принято писать титул с прописной буквы:

Gentile Signor Bianchi Egregio Ing. Di Pietro

Stim.mo Dottor Rizzoli Ill.ma Prof.ssa Giovannetti

Для корреспонденции на итальянском языке характерна по­вышенная форма вежливости, для чего используются выраже­ния, содержащие просьбы и благодарности, а также конструк­ции с глаголами в Condizionale; желательно избегать форм по­велительного наклонения (Imperativo):

Saremmo lieti di ricevere. Мы были бы рады получить.

желательнее употребить вместо

Mandateci, per favore. Пришлите нам, пожалуйста.

9. Окончание текставыдерживается в таком же стиле,
что и все письмо; здесь не используются сокращения.

В тех случаях, когда не ожидаем обязательного ответа или поддерживаем сугубо официальные отношения, достаточно ограничиться оборотом:

Distinti saluti С уважением

10. Подписьв итальянских деловых бумагах, сделанная
собственноручно, помещается в правой части листа под име­
нем, фамилией и указанием должности подписывающего:

D-ssa Lucia Damiani L DIRETTORE

Presidente del Dipartimento di studi eurasiatici

prof. Giuliano Tamani

11. Постскриптум.В некоторых случаях после текста
письма и подписи бывает необходимо сообщить что-либо в до­
полнение к сказанному. Постскриптум обычно вводится словами:

P.S. Comunichiamo in supplemento che. Дополнительно сооб­щаем, что.

P.S. (Ancora) dobbiamo aggiungere che. (Еще) должны доба­вить, что.

АН.: Un listino dei prezzi прайс-лист

Allegato: Depliant pubblicitario рекламный проспект

Allegati: 1. Un listino dei prezzi 2. Depliant pubblicitario

Новые слова и выражения

allegato m приложение egregio уважаемый

distinto изысканный; firma f подпись

distinti saluti с уважением gentile любезный

oggetto m тема spettabile уважаемый

p.c (per conoscenza) к сведению stimatissimo глубокоуважаемый

riferimento in ссылка

# Задание 2.Обратитесь по-итальянски:

уважаемый адвокат; уважаемый преподаватель (к женщине); глубокоуважаемый синьор; Ваша Милость; уважаемая фирма; многоуважаемый профессор; любезный доктор; глубокоува­жаемый директор; любезный архитектор; многоуважаемая док­тор; уважаемый консул, уважаемые господа.

# Задание 3.Подберите итальянский эквивалент:

Любезному вниманию профессора. ; наше письменное сообще­ние; ваше письменное сообщение; Тема: извещение о доставке; заказ; В ответ на ваше письмо от. ; С уважением; Дополнитель­но сообщаем, что. ; Должен добавить, что. ; Приложение

Щ 1.3. ТЕКСТ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ЧТЕНИЯ И

Italia

La capitale è Roma (2 804 000 ab.). Altre città importanti sono: Milano (1 449000 ab.). Napoli (1 204 000 ab.), Torino (1 003 000 ab.), Palermo (731 000 ab.), Genova (707 000 ab.), Bologna (43)7 000 ab.).

Situata nell’Europa meridionale, l’Italia confine a ovest con la Francia, a nord con la Svizzera e l’Austria, a est con la Jugoslavia. Nella parte peninsulare è bagnata a ovest dal Mar Ligure, dal Mar di Sardegna e dal Mar Tirreno, a sud dal Mar di Sucilia e dal Mar Ionio, a est dal Mar Adriatico.

La popolazione, in gran parte di etnia italiana, presenta alcune minoranze, tra cui 280 000 altoatesini di lingua tedesca, gruppi di lingua francese (Valle d’Aosta) e slovena.

Le isole maggiori sono: laSicilia e la Sardegna. I fiumi più importanti: il Po, il Tevere e l’Arno. I monti: le Alpi e gli Appen­nini. I laghi maggiori: il lago di Garda, il lago Trasimeno, il lago Maggiore e il lago di Como.

Lingua: ufficiale è l’italiano. Religione: cattolica; esistono minoranze di protestanti, ortodossi e una comunità ebraica.

Unità monetaria: lira italiana. Amministrativamente l’Italia è divisa in 20 regioni e 95 province.

Новые слова и выражения

abitantem житель ortodossoправославный

confinareграничить popolazione fнаселение

densità fплотность provincia fпровинция

essere bagnatoомываться regione fобласть

essere divisoбыть разделенным superficie fповерхность minoranza fменьшинство

Задание 4. Ответьте на следующие вопросы:

Quanti abitanti ci sono in Italia? Quali sono le città più grandi? Con quali paesi confine l’Italia? Quali sono le religioni in Italia?

_________ 1.4. ЛЕКСИЧЕСКИЙ КОММЕНТАРИИ

ДОЛЖНОСТНЫЕ ЛИЦА

Сравните следующие названия должностных лиц в италь­янском и русском языках и запомните их:

агент agente, бухгалтер contabile, ragioniere; директор direttore; генеральный директор direttore generale; коммерческий дирек­тор direttore commerciale; заведующий responsabile, direttore; заведующий магазином direttore /gestore/ di un negozio; заве­дующий отделом caposezione; заведующий складом magazzi­niere; заместитель vice-; заместитель директора vicedirettore; заместитель председателя vicepresidente; инженер ingegnere; главный инженер ingegnere capo; консультант consulente; ма-

стер caposquadra, operaio capo; министр ministro; монтажник montatore; начальник capo; начальник отдела caposezione, ca­poufficio; начальник отдела кадров capo del personale; начальник отдела сбыта capoufficio vendite; начальник цеха capoofficina, caporeparto; начальник управления capodivisione, capodiparti-mento; начальник участка caporeparto; подрядчик appaltatore; председатель presidente; представитель rappresentante; секре­тарь segretario /-ria; товаровед merceologo; управляющий ges­tore, direttore; экономист economista; эксперт perito; юрискон­сульт consulente legale

Задание. Переведите на русский язык следующие слова и словосочетания:

agente; contabile, ragioniere; direttore; direttore generale; direttore commerciale; responsabile; direttore /gestore/ di un negozio; ca­posezione; magazziniere; vicedirettore; vicepresidente; ingegnere; ingegnere capo; consulente; caposquadra, operaio capo; ministro; montatore; capo; caposezione, capoufficio; capo del personale; ca­poufficio vendite; capoofficina, caporeparto; capodivisione, capo-dipartimento; caporeparto; appaltatore; presidente; rappresentante; segretario /-ria; merceologo; gestore.direttore; economista; perito; consulente legale

Улыбнемся!

Il capo del personale di una ditta riceve un giovanotto che ha risposto a un’offerta d’impiego.

capo del personaleначальник отдела кадров

ricevereпринимать

offerta d’impiegoпредложение о приеме на работу

ripassareвозвращаться

stipendio inizialeначальный оклад

—Ш 2.1. ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ ВЩДД

Источник