Что такое коммерческая корреспонденция

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ, КОММЕРЧЕСКАЯ

Смотреть что такое «КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ, КОММЕРЧЕСКАЯ» в других словарях:

Корреспонденция Коммерческая — документы, отражающие подготовку, оформление, заключение и выполнение коммерческих операций. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ КОММЕРЧЕСКАЯ — совокупность документов, связанных с подготовкой к оформлению и заключением коммерческих сделок, а также с их осуществлением, выполнением. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. 2 е изд., испр. М.:… … Экономический словарь

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ КОММЕРЧЕСКАЯ — (см. КОММЕРЧЕСКАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ) … Энциклопедический словарь экономики и права

Корреспонденция коммерческая — (Handels Korrespondenz, Correspondance Commerciale) необходимая принадлежность всякой торговли, переходящей за пределы разносной и продажи с лотка. Всякое более или менее значительное дело начинается торговой перепиской, сопровождается и… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

корреспонденция коммерческая — совокупность документов, связанных с подготовкой к оформлению и заключением коммерческих сделок, а также с их осуществлением, выполнением … Словарь экономических терминов

Коммерческая корреспонденция — см. Корреспонденция коммерческая … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ — (ново лат.). Письменные сношения, переписка. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ вообще письма, переписка с кем нибудь. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка.… … Словарь иностранных слов русского языка

корреспонденция — и, ж. correspondance f., нем. Correspondentz, пол. korespondencya <н. лат. correspondentia. 1. Пересылка писем, известий; письменное общение, переписка с кем л. (первоначально в дипломатической и административной сферах). Сл. 18. И будем с… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ — [оре], корреспондентции, жен. (новолат. correspondentia переписка). 1. Статья или заметка в газете, сообщающая местные сведения. Корреспонденция из Парижа. 2. только ед., собир. Письма, почтовые отправления. Заказная корреспонденция. Простая… … Толковый словарь Ушакова

КОММЕРЧЕСКАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ — совокупность документов, связанных с подготовкой к оформлению и заключением коммерческих сделок, а т.ж. с их осуществлением, выполнением … Энциклопедический словарь экономики и права

Источник

Корреспонденция коммерческая

Полезное

Смотреть что такое «Корреспонденция коммерческая» в других словарях:

Корреспонденция Коммерческая — документы, отражающие подготовку, оформление, заключение и выполнение коммерческих операций. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ КОММЕРЧЕСКАЯ — совокупность документов, связанных с подготовкой к оформлению и заключением коммерческих сделок, а также с их осуществлением, выполнением. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. 2 е изд., испр. М.:… … Экономический словарь

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ КОММЕРЧЕСКАЯ — (см. КОММЕРЧЕСКАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ) … Энциклопедический словарь экономики и права

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ, КОММЕРЧЕСКАЯ — совокупность ряда документов, отражающих различные стороны деятельности организаций, предприятий и объединений. Связана с подготовкой к оформлению, заключениям и выполнениям коммерческой сделки, носит официальный характер и может иметь… … Большой экономический словарь

корреспонденция коммерческая — совокупность документов, связанных с подготовкой к оформлению и заключением коммерческих сделок, а также с их осуществлением, выполнением … Словарь экономических терминов

Коммерческая корреспонденция — см. Корреспонденция коммерческая … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ — (ново лат.). Письменные сношения, переписка. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ вообще письма, переписка с кем нибудь. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка.… … Словарь иностранных слов русского языка

корреспонденция — и, ж. correspondance f., нем. Correspondentz, пол. korespondencya <н. лат. correspondentia. 1. Пересылка писем, известий; письменное общение, переписка с кем л. (первоначально в дипломатической и административной сферах). Сл. 18. И будем с… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ — [оре], корреспондентции, жен. (новолат. correspondentia переписка). 1. Статья или заметка в газете, сообщающая местные сведения. Корреспонденция из Парижа. 2. только ед., собир. Письма, почтовые отправления. Заказная корреспонденция. Простая… … Толковый словарь Ушакова

КОММЕРЧЕСКАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ — совокупность документов, связанных с подготовкой к оформлению и заключением коммерческих сделок, а т.ж. с их осуществлением, выполнением … Энциклопедический словарь экономики и права

Источник

Коммерческая корреспонденция

Коммерческие письма составляются при заключении и вы­полнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколько грамотно и убедитель­но составлено коммерческое письмо, зависит в конечном счете успех будущей сделки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).

Коммерческий запрос — это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности, на ответное послание.

Письмо-запрос обычно состоит их двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в за­ключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адре­сата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствую­щие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар, например: количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в груп­пу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.

Содержательные аспекты запроса раскрываются с помощью устойчивых языковых моделей. При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения:

Просим выслать нам предложение на поставку.

Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы.

Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о.

Мы были бы рады, если бы Вы сообщили нам, можете ли Вы поставить.

Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам.

Мы хотели бы знать, когда (в какой срок, по какой цене) Вы можете.

Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предло­жение.

Мы заинтересованы в срочной поставке.

Желательно, чтобы поставка была произведена в те­чение.

01.01.2010 № 20-345/651 ЗАО «Союзподшипник»

О запросе предложения на подшипники

На основании Торгового соглашения, заключенного в Мос­кве 04.12.2005, просим прислать нам Ваше предложение на 300 подшипников марки. с поставкой в течение I квартала 2010 г. ежемесячно равными партиями.

Поставка должна быть произведена на условиях________

Директор по коммерции И.И. Степанов

Письмо — ответ на запрос составляется в том случае, когда продавец не может сразу выслать покупателю предло­жение. Письмо-ответ на запрос может содержать следующую информацию:

— о принятии запроса к рассмотрению;

— о выяснении возможностей поставки товара, интересую­щего покупателя;

— об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

— об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т. п.);

— об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обыч­ного письма.

Благодарим Вас за запрос от 01.02.2010 о поставке партии игровых компьютеров «Сега». Сообщаем Вам, что с огромным удовольствием возьмемся его выполнить.

Конкретную информацию о ценах, сроках поставки, транс­портировке и форме оплаты Вы найдете в приложении. Еще раз хотелось бы Вас уверить в нашем желании сотрудничать.

Приложение: прайс-лист на 5 л. в 2 экз.

председатель правления Торговой компании В.Г. Зотов

В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие типовые модели:

К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на поставку.

Мы просим Вас отложить этот вопрос до.

Просим Вас вернуться к этому вопросу в.

Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупате­ля и поставить интересующий его товар, он направляет предло­жение (оферту).

Письмо-предложение (оферта) — это предложение про­давца-экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя-импортера либо по инициативе продавца-экспортера. В предложении обычно указываются на­именование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

При составлении письма-предложения используются следу­ющие стандартные модели:

В ответ на Ваш запрос от. мы предлагаем Вам.

Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом.

Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качест­ва).

Товар будет поставляться в. квартале текущего года. Товар будет отгружаться в течение. (указание месяца) Платеж производится через. (указание банка). Платеж должен быть произведен при предъявлении счета и транспортных документов.

Настоящее предложение действительно до. с. г.

Образец письма-предложения (трафаретное письмо)

Благодарим за запрос от _________и сообщаем, что можем

предложить Вам __________________________в количестве

Настоящее предложение действительно до_______________

Письмо — ответ на предложение может содержать согла­сие на условия предложения, подтверждение принятия предложе­ния. В этом случае сделка считается законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предло­жение. В этом случае между продавцом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Образец письма —ответа на предложение

С благодарностью подтверждаем получение Вашего предло­жения

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о воз­можности закупки предлагаемого Вами товара.

Письмо-претензия (рекламация) — коммерческий доку­мент, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта (договора).

При составлении текста рекламации используются следующие стандартные модели:

К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что…

К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены.

Мы официально заявляем Вам рекламацию на.

Наши клиенты заявили рекламацию на.

Сумма причиненного ущерба составляет ____ руб. (прописью).

Акт экспертизы определяет, что.

Это дает нам право обратиться в арбитраж.

Согласно договору № 4/56 от 12.01.2010, Ваша организация должна была поставить нам продукцию на сумму 380 млн. руб. к 24.04.2010. В связи с недопоставкой продукции у нас возникли убытки от уменьшения объема производства.

В соответствии с договором (п. 9.2) Вам надлежит уплатить неустойку в размере 8% от стоимости недопоставленной продукции.

Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счёт.

Приложение: 1. Расчет неустойки на 1 л. в 1 экз.

2. Расчет убытков на 3 л. в 1 экз.

3. Документы, подтверждающие причинение убытков, на 6 л. в 2 экз.

4. Накладная от ____________№_______

5. Счет ____________от____________

Директор Ю.В. Громов

Главный бухгалтер Е.Н. Суворова

Ответ на рекламацию содержит сообщение о том, что претензия принята к рассмотрению; претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения); денежная оплата произведена (с указанием суммы,номера и даты платежного поручения); претензия отклоняется (полностью или частично) с указанием мотивов отказа с соответ­ствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Стандартные модели ответа на рекламацию:

Приносим свои извинения за.

Подтверждаем получение Вашего письма от. Сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмот­рению).

В удовлетворение Вашей претензии №. от. переводим

Ваша претензия признана необоснованной. Считаем требуемую Вами скидку преувеличенной.

Образец письма — ответа на рекламацию

Мы получили Ваше письмо от. в котором Вы обращаете наше внимание на задержку в поставке тракторов по контракту №.

Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры к отгрузке товаров в срок, оговоренный в контракте.

О дате отгрузки товара уведомим Вас по телексу.

Коммерческое послание помимо ясности и точности изло­жения должно отличаться также определенной воздействующей силой, в связи с чем при составлении текста письма должны учитываться психологические факторы его восприятия адреса­том. Элементами такого рода воздействия являются этикетные фразы и конструкции, не только создающие определенные рамки корректности и вежливости, но и задающие общению определенную тональность. Сравните:

Согласно нашей договоренности, просим сделать нам предло­жение на поставку.

Мы будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить.

Источник

Понятие и виды коммерческой корреспонденции

Сущность коммерческой переписки как неотъемлемого средства связи предприятия с внешними организациями. Рассмотрение основных видов деловых писем: письма-просьбы, запросы, заказы, предложения, ответы. Языковые особенности коммерческой корреспонденции.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Глава 1. Понятие и виды коммерческой корреспонденции

Глава 2. Языковые особенности коммерческой корреспонденции

Глава 3. Приемы повышения информативности и убедительности

Список использованной литературы

коммерческий корреспонденция переписка

Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется переговорное общение, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен грамотен, корректен во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

Одной из важнейших задач лингвостилистики является изучение функциональных стилей. В наше время, отмеченное развитием и совершенствованием социальных и деловых связей, особый интерес вызывает исследование функционально-стилистических систем, на которых основывается коммуникация в сфере делового общения.

Эта сфера очень многогранна, она охватывает экономическую, политическую, техническую и научную деятельность человека.

Деловой корреспонденции приходится адаптироваться к современным требованиям коммуникации.

Развитие коммерческих отношений и доступность новых технических способов коммуникации (факс, электронная почта, спутниковая связь) приводят к накоплению новых признаков, ставших за последнее десятилетие характерными для указанного жанра. Большое количество пособий, инструкций и учебников, посвященных деловой переписке, свидетельствует о необходимости «канонизации» этих признаков в целях сохранения целостности жанра, его лингвостилистической и текстовой идентичности. Потребность в научном осмыслении указанных процессов определяет актуальность предлагаемого исследования. В целом, исследовательские работы в этой области направлены на рассмотрение внутренней организации текстов деловой переписки, на их функционирование в процессе коммуникации.

Деловая корреспонденция (ДК) является одним из важнейших способов коммуникации, с помощью которого осуществляется коммуникация между членами общества. Под ДК понимается письменное взаимодействие между отдельными организациями, государственными и частными предприятиями, фирмами и частными лицами.

В торговой деятельности одним из важнейших средств коммуникации является коммерческая корреспонденция (КК). В соответствии с основной темой (например, поручение на поставку товаров, предложение на закупку оборудования, рекламация и так далее) можно выделить приведенные ниже разновидности коммерческих писем.

Глава 1. Понятие и виды коммерческой корреспонденции

В настоящее время официально-деловой функциональный стиль (ОДФС) выделяет следующие виды деловых писем, которые по своей семантической принадлежности делятся на:

1) письма-просьбы (request letters);

2) запросы (inquiries);

4) предложения (offers);

5) встречные предложения и контрпредложения (counter offers and substitutes);

Подтверждения (получения товара или информации) (acknowledgments);

— Сопроводительные письма (follow-ups);

— Сопроводительные письма при денежных переводах (remittances and cover up letters);

— Подтверждения заказов (order acknowledgments);

— Промежуточные письма (stopgap letters);

— Ответы на запросы (inquiry replies)

1) распределение и расположение содержательного материала на различных ступенях развертывания текста (что выявляет позицию адресанта);

2) типовые структуры такого развертывания (то есть строение текста);

3) характер членения текста;

4) взаимоотношения частей текста и характер связи между ними.

Коммерческая корреспонденция (КК), наряду с юридической, научной,

дипломатической и военной документацией составляет подстили / жанры ОДФС.

Жанрообразующими чертами всех единиц КК, характерными также для других жанров ОДФС, являются структурно-смысловое строение текста, ясность, логика, завершенность мысли, обращенность к адресату, шаблонность и стандартизованность, предельная краткость и официальность, временной разрыв, необходимый для опосредованного общения, реализующегося в письменной форме речи. Слова при этом употребляются исключительно в их предметно-логических значениях. Помимо этого мы можем отнести к основным стилевым чертам современного коммерческого письма низкую степень образности и эмоциональности, безличность а также абстрактность, объективность, точность и традиционность изложения. Такой большой арсенал стилевых и жанровых черт определяет подготовленность и тщательную продуманность всех единиц ОДФС, и КК, в частности, а также формирование и широкое употребление определенных деловых стандартов и шаблонов для использования при составлении коммерческих писем.

Необходимо отметить, что для определенных семантических видов писем характерно употребление определенных речевых штампов. Немалую роль в возникновении и широком использовании речевых штампов играет характерная для развития языка вообще и языка массовой корреспонденции, в частности, тенденция экономной затраты сил. Ее действие проявляется в накоплении и частом употреблении системно сгруппированных функционально синонимичных и легко воспроизводимых средств выражения, соотносимых в человеческой памяти с определенным предметом, понятием, ситуацией или представлением.

Изучение типов воспроизводимых единиц выражения представляется важным по двум причинам: во-первых, в теоретическом плане, так как они являются одним из существенных признаков для выделения функциональных разновидностей стилевой системы современного английского языка; во-вторых, знание их помогает при овладении иностранным языком и имеет тем самым практическое значение.

В основе возникновения и использования штампов лежит способность человеческого мышления к стереотипизации, воспроизводимости, проявляющейся в языке. В момент своего возникновения штамп является мотивированной психологической единицей, облегчающей процесс коммуникации и имееющей положительный стилистический эффект. В коммерческой корреспонденции этот положительный эффект функционально обусловлен.

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Для коммерческой корреспонденции характерна следующая градация:

письмо-запрос, ответ на него;

письмо-предложение (оферта), ответ на него;

письмо-претензия (рекламация), ответ на него.

Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

Написание этого вида писем требует соблюдения следующих принципов:

ссылка на первичное письмо и его тему;

соблюдение одинаковых языковых средств в обоих письмах;

соблюдение последовательности в изложении аспектов содержания.

Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

основания для предъявления претензий;

доказательства произошедшего ущерба;

конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

Требования к тексту письма:

Деловая корреспонденция должна обязательно соответствовать требованиям.

Точность, однозначность высказывания. Все слова должны употребляться в соответствии с их лексическим значением.

Логичность. Каждое письмо представляет собой:

изложение сути вопроса;

Корректность. Деловая корреспонденция является корректной, если в ней соблюдена этикетная рамка и характерен доброжелательный или нейтральный тон изложения.

Изучение языка в прагматическом аспекте, в единстве его структуры и коммуникативной функции нацеливает языкознание на выявление тех ключевых звеньев коммуникации, в которых сосредотачивается весь арсенал языковых средств. Здесь на первое место выдвигается необходимость изучения текста как законченной словесной единицы, оформленной в соответствии с законами понимаемости, правильности, однозначности его смысла в передаче информации, ценность которой доступна «потребителю».

Текст представляет собой особый тип знака, сложную языковую систему, посредством которой устанавливается взаимодействие между сторонами в процессе коммерческой корреспонденции.

Основное значение письменности с коммуникативной точки зрения заключается в том, что с возникновением письменности появилась возможность полного отчуждения продукта речевой деятельности от его автора. Это имело очень большое значение и далеко идущие последствия, как языковые, так и социальные. Появилась возможность хранения и передачи текстов, увеличилось расстояние между автором письма и его реципиентом, письмо могло быть передано адресату любым третьим лицом. Впоследствии это событие дало предпосылку для создания книгопечатания и послужило началом формирования массового реципиента.

Письмо является знаковой системой фиксации речи, которая позволяет с помощью графических элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени. При рассмотрении письма как типа письменного текста, представляется необходимым провести сравнительный анализ письменной и устной речи с целью определения присущего письму ряда характеристик.

Все характеристики письменной речи, используемые в вышеприведенной таблице и указывающие на основные отличия письменной речи от устной, свойственны в равной степени и рассматриваемому нами коммерческому письму как письменному виду текста.

Письмо является важным видом вербальной коммуникации, многообразным по своему характеру. При этом основные стилеобразующие и жанрообразующие факторы, такие как: цель и форма коммуникации (устная и письменная речь), способ коммуникации (массовая или ограниченная), условия коммуникации (непосредственное или опосредованное общение), тип содержания лежат в основе стилевых и жанровых особенностей его текста, поскольку они обуславливают отбор автором письма языковых средств, использование которых направлено на осуществление успешной коммуникации.

Глава 2. Языковые особенности коммерческой корреспонденции

Ценность делового текста обеспечивается смысловой точностью речи. Чтобы избежать ошибок, следует различать:

Понятие стилистической окраски слова обычно связывается с закреплённостью слова за той или иной сферой употребления и с эмоционально-экспрессивными качествами слова, т.е. с его способностью не только называть явление, но и выражать отношение к предмету мысли.

По сфере употребления различается:

1. Лексика межстилевая, т.е. те слова, которые употребляются всеми и в любых условиях (качество, получать, предлагать…).

3. Лексика устной речи, т. е. слова, присущие бытовой речи, обиходно-деловому языку и т.д. К лексике устной речи относятся слова разговорные, просторечные, профессионализмы, жаргонизмы, диалектизмы. Они в данном случае не встречаются.

— условные обозначения величин и единиц измерения ( л экз, кв м);

— сокращения, принятые в учетно-отчетной документации ( р/с №);

— форма обращения (г-н.);

по первым буквам названия учреждения (ООО, ОАО)

оборудования микромельница (МиМ)

Выбор ССК для каждого типа писем:

Письмо-запрос: «Мы будем признательны, если Вы направите в наш адрес…»

Ответ на запрос: «Благодарим Вас за запрос от…»

Письмо-просьба: «Обращаемся к Вам с просьбой…»

Письмо-напоминание: «Сообщаем Вам, что …»

Письмо-рекламация: «Мы официально заявляем Вам рекламацию…»

Сопроводительное письмо: «Согласно Вашей просьбе высылаем Вам…»

Письмо-извещение: «В ответ на Ваше письмо от …сообщаем Вам…»

Письмо-приглашение: «Разрешите пригласить Вас на…»

Имена существительные обладают целым рядом признаков:

Имена существительные относятся к одному из трех родов: к мужскому, женскому или среднему. В данном случае встречаются существительные женского рода (промышленность, цена, просьба, информация, продукция, машина…), мужского рода: (каталог, товар, агрегат, режим, заказ), среднего рода (мероприятие, время, решение, производство).

Из шести падежей для существительных из приведенных писем наиболее характерна форма родительного падежа (Вашей организации).

В исследуемых текстах чаще встречаются существительные в единственном числе (запрос, ответ, срок, сертификат, приложение).

Имена существительные бывают собственные (Пер Иванович Иванов), т.е. относящиеся к какому то лицу, и нарицательные, которые в тексте преобладают (запрос, конференция, заявка, фирма…).

Различаются прилагательные качественные, (указывающие на признак предмета непосредственно: высококачественный универсальный, гибкая…), относительные, (указывающие на признак через отношение предмета к другим предмерам: минимальный заказ, универсальный комплекс, платежные реквизиты, длительные связи…), и притяжательные (указывающие на принадлежность: техническая документация).

Как правило, качественные прилагательные имеют две формы: полную (технический прогресс, пищевая промышленность, сельскохозяйственная продукция…), в данном случае она чаще встречается, и краткую (признательны, благодарны); две степени сравнения: превосходную и сравнительную, которые по форме могут быть простыми и составными.

Существуют два разряда числительных: количественные и порядковые.

Количественные числительные, которые могут обозначать или число, или количество предметов как совокупность (собирательные числительные), или неопределенное количество. В текстах числа, как правило, записываются цифрами. Чтобы избежать возможных ошибок, наряду с цифровыми обозначениями следует давать и их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах.

Употребление собирательных и порядковых числительных носит разговорную окраску, поэтому в деловой корреспонденции они крайне редки. В данном случае их нет вообще.

По составу выделяют числительные простые (состоят из одного слова: полтора), сложные (состоят из нескольких слов: двух тысяч). В большинстве случаев они стоят в именительном падеже.

Следует отметить, что в деловом письме местоимение “Вы” во всех падежах пишется с прописной буквы.

Глаголы бывают совершенного и несовершенного вида. Несовершенный вид обозначает действие в его течении, без указания на предел, границу действия (получать, включает, обращаемся, высылаем, благодарим…). Глаголов этого вида встречается гораздо больше. Совершенный вид обозначает ограниченное пределом действие (получили, продлить, возлагать, сообщить…).

Достаточно часто встречаются глаголы неопределенной формы: поставить, уплатить, выслать, напомнить. Имеют место причастия страдательного залога: недопоставленная продукция, указанный срок, оговоренная поставка. Деепричастия в данном случае отсутствуют.

Наречия. По своему значению их делят на шесть разрядов: времени (незамедлительно), места, степени (очень, весьма), образа действия, причины и цели.

Предлоги: по адресу, в ближайшее время, согласно, в течение… Последний из приведенных предлогов является составным.

Союзы бывают сочинительные (и, но, а…) и подчинительные (что, если, то…), причем последние в нашем случае преобладают.

По составу предложения делятся на двусоставные (содержащие и подлежащее, и сказуемое) и односоставные (отсутствует один из главных членов предложения), а по строению на простые и сложные.

В русском языке относительно свободный порядок слов в предложении. Это значит, что члены предложения не имеют постоянного места (как в некоторых других языках) и их взаимное расположение может изменяться в зависимости от типа предложения или по воле говорящего.

Перестановку слов с целью подчеркнуть смысловую значимость какого-либо слова называют инверсией.

Односоставные простые предложения: Будем рады Вас видеть. Получение просим подтвердить. Это предложений относится к определенно личным предложениям.

Двусоставные: Все оборудование защищено патентами. Предоставляется сертификат соответствия и гарантия 18 месяцев.

Предложение с однородными главными членами: Несложная переналадка комплекса позволит получать пшеничную, ржаную, гречневую и кукурузную муку.

В предложении могут быть словосочетания, не являющиеся его членами, но выполняющие определенную смысловую функцию. Сюда относятся вводные слова (к нашему большому сожалению, кроме того, в связи с этим) и обращения. Ту же роль могут играть и предложения (Уважаемый Петр Иванович!).

По способу соединения простых предложений в сложные различаются союзные и бессоюзные сложные предложения. Из союзных предложений, которых гораздо больше, можно привести следующее: Подтверждаем получение Вашего письма от 1.03.2002, из которого мы узнали, что Вы предъявляете нам рекламацию.

Союзные предложения подразделяются на два типа сложных предложений: сложносочиненные и сложноподчиненные предложения. Сложносочиненные и бессоюзные предложения в данных письма не встречаются.

В деловых письмах кроме вводных слов часто употребляются причастные и деепричастные обороты, которые также вносят смысловые оттенки (в данном случае не встречаются.)

Распространенны в языке служебных документов так называемые расщепленные сказуемые. Например, обороты должна была закончить, возьмутся выполнить, хотели воспользоваться… Они требуют строгого соблюдения норм сочетаемости глаголов с существительными, называющими те или иные конкретные явления.

В официальных текстах широко распространены и конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (нанизывание падежей, обычно форм родительного падежа). Например: Благодарим Вас за запрос от 20.01.2008. Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия товаров и с удовольствием высылаем подробную информацию об комплексе оборудования по производству круп и муки.

В целом употребление подобных конструкций в деловой речи не является ошибкой. Но в некоторых случаях предложение их следует упрощать.

Глава 3. Приемы повышения информативности и убедительности

Информативность деловой корреспонденции достигается применением сложившихся языковых формул. Выбор то, или иной конструкции в большей степени зависит от смыслового содержания письма. Иначе говоря, смысловым ядром информативности являются стандартные синтаксические конструкции.

Такое качество, как убедительность достигается выполнением следующих условий:

доказательность письма, т.е. аргументация решений (Согласно договору №…);

использование стандартных синтаксических конструкций, которые облегчают восприятие текста, а также для предложений объемной информации в виде одного распространенного предложения;

адресат должен чувствовать личное отношение автора к описываемым фактам (С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения, благодарим Вас). Наиболее ярко этот фактор проявляется в нерегламентированных письмах.

Каждое из представленных деловых писем является многоаспектным. Для повышения убедительности в них использованы стандартные синтаксические конструкции. А также из всех писем видно, что автор письма заинтересован в рассматриваемой проблеме. Другими словами представленная корреспонденция удовлетворяет условиям убедительности.

Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз. В случае если адресат не очень хорошо известен, для обращения используется формула Уважаемый г-н Диванов. Иначе, обращение должно содержать имя и отчество адресата: Уважаемый Александр Николаевич.

Фактор адресата непосредственным образом связан и с выбором тональности письма. Однако речевые формулы ввода информации универсальны.

Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в виде устойчивых формул ввода сообщения:

Обращаемся к Вам с просьбой.

В ответ на Вашу просьбу.

Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:

причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Употребление риторических фигур в рекламных письмах

Риторическое обращение выделяет важные смысловые позиции текста.

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.

Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.

Основные части делового письма.

Основными частями международного делового письма являются:

Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица

Основная часть письма

Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо. Различают три основных формата:

Внутренний адрес состоит из имен адресата и почтового адреса

Почтовый адрес обычно состоит из номера улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и название страны в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и/или адресату.

Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.

Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и как правило специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.

Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. Название фирмы ставится под подписью.

Итак, коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит в конечном итоге успех будущей сделки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).

Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Возможно, это количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Список использованной литературы

5. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. М.: «ЭКСМОС», 2014.-320 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Деловое письмо как форма официальной корреспонденции. Использование письма-благодарности для подтверждения факта, действия или произошедшей ситуации. Самые распространенные виды деловых писем. Использование рекламации для высказывания претензий к услуге.

реферат [16,6 K], добавлен 11.03.2014

Сущность, основные цели и содержание коммерческой деятельности в розничной торговле. Коммерческая деятельность розничного предприятия как объекта управления. Методика анализа эффективности системы управления коммерческой деятельностью предприятия.

дипломная работа [213,2 K], добавлен 19.03.2012

Сущность коммерческой деятельности предприятия по сбыту. Внутренняя и внешняя среда предприятия. Анализ коммерческой деятельности по сбыту КСУП «Тепличное». Мероприятия по активизации коммерческой деятельности по сбыту производимой продукции АПК.

дипломная работа [547,4 K], добавлен 12.12.2007

Сущность и значение коммерческой деятельности. Коммерческие службы. Современные тенденции в работе коммерческих служб предприятия. Анализ деятельности коммерческой службы ОАО «Игристые вина». Совершенствование организации коммерческой работы.

курсовая работа [47,1 K], добавлен 06.01.2004

Рассмотрение понятия и разновидностей имиджа лидера коммерческой структуры; психологические механизмы его формирования: гало-эффект, доминирующая потребность, соответствие стереотипам восприятия. Образ идеального руководителя коммерческой структуры.

курсовая работа [45,3 K], добавлен 31.08.2013

Источник