Что такое код по окин в личной карточке
«ОК 018-2014. Общероссийский классификатор информации о населении» (принят и введен в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2019-ст) (ред. от 10.09.2021)
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ
ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР ИНФОРМАЦИИ О НАСЕЛЕНИИ
Russian classification of information on population
Список изменяющих документов
(в ред. поправки 1/2015 ОКИН, утв. Росстандартом,
Изменения 1/2017 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 21.12.2017 N 2050-ст,
Изменения 2/2018 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 01.06.2018 N 300-ст,
Изменения 3/2018 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 16.10.2018 N 782-ст,
Изменения 4/2018 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 24.10.2018 N 833-ст,
Изменения 5/2018 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 24.10.2018 N 834-ст,
Изменения 6/2019 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 23.04.2019 N 148-ст,
Изменения 7/2019 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 29.05.2019 N 239-ст,
Изменения 8/2019 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 29.05.2019 N 240-ст,
Изменения 9/2019 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 29.05.2019 N 241-ст,
Изменения 10/2019 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 29.05.2019 N 242-ст,
Изменения 11/2020 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 27.08.2020 N 560-ст,
Изменения 12/2020 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 27.08.2020 N 561-ст,
Изменения 13/2020 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 23.09.2020 N 671-ст,
Изменения 14/2021 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 26.03.2021 N 173-ст,
Изменения 15/2021 ОКИН, утв. Приказом Росстандарта от 10.09.2021 N 945-ст)
Классификатор ОКИН
ОКИН — Общероссийский классификатор информации о населении.
| Код ОКИН | Наименование видов |
|---|---|
| 01 | Пол |
| 02 | Гражданство |
| 03 | Национальности |
| 04 | Языки народов Российской Федерации и иностранные языки |
| 05 | Степень знания иностранных языков и языков народов Российской Федерации |
| 10 | Состояние в браке |
| 11 | Родство, свойство |
| 15 | Участие в войне |
| 16 | Отношение к военной службе |
| 17 | Воинские звания |
| 20 | Виды занятости |
| 21 | Стаж работы |
| 22 | Смены работы |
| 23 | Режимы работы |
| 24 | Виды отпусков |
| 30 | Образование |
| 31 | Образовательные учреждения |
| 32 | Типы образовательных организаций |
| 33 | Формы обучения |
| 34 | Подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров |
| 35 | Ученые степени |
| 36 | Ученые звания |
| 38 | Виды домохозяйств |
| 39 | Семейные ячейки в различных видах домохозяйств |
| 40 | Типы частных домохозяйств |
| 41 | Статьи дохода домохозяйства |
| 42 | Направления использования совокупного дохода домохозяйства |
| 43 | Источники средств к существованию |
| 45 | Группы граждан, нуждающихся в жилой площади |
| 50 | Причины миграции населения |
| 55 | Государственные награды Российской Федерации |
| 60 | Награды СССР |
| 63 | Почетные звания СССР |
| 66 | Ведомственные награды, установленные федеральными органами исполнительной власти Российской Федерации |
| 67 | Ведомственные награды в СССР |
| 81 | Экономически активное население |
| 82 | Сектора экономики при оценке занятости населения |
| 83 | Занятые экономической деятельностью |
| 84 | Занятое население по месту работы |
| 85 | Вынужденно не полностью занятые лица |
| 87 | Работа основная и дополнительная |
| 88 | Статус занятости населения |
| 89 | Занятое население по условиям трудового договора |
| 90 | Работающие не по найму |
| 91 | Срок трудового договора (контракта) |
| 92 | Дополнительная работа |
| 93 | Работа в неблагоприятных условиях труда |
| 94 | Категории работников с сокращенной продолжительностью рабочего времени |
| 95 | Занятое население по продолжительности рабочей недели |
| 96 | Причины, по которым незанятое население оставило работу |
| 97 | Лица, учитываемые в домохозяйстве |
| 98 | Лица, не учитываемые в домохозяйстве |
| 99 | Общие основания прекращения трудового договора |
| 100 | Общие основания прекращения служебного контракта, освобождения от занимаемой должности гражданской службы и увольнения с гражданской службы |
| 101 | Обстоятельства, при которых гражданин Российской Федерации не может быть принят на государственную гражданскую службу, а государственный гражданский служащий не может находиться на государственной гражданской службе |
| 102 | Случаи расторжения трудового договора по инициативе работодателя |
| 103 | Обстоятельства прекращения трудового договора, не зависящие от воли сторон |
| 104 | Случаи прекращения трудового договора вследствие нарушения установленных законодательством Российской Федерации обязательных правил при заключении трудового договора |
| 105 | Категории населения, которым оказывается содействие в сохранении рабочих мест |
| 107 | Способы поиска работы безработными |
| 108 | Продолжительность поиска работы безработными |
| 110 | Учет безработных |
| 111 | Причины снятия с учета безработных |
| 113 | Структура безработных по причинам увольнения (отчисления) |
| 114 | Структура безработных по возрасту |
| 118 | Профессиональное обучение безработных |
| 120 | Услуги, предоставляемые государственными учреждениями службы занятости |
| 122 | Категории граждан, которым оказываются услуги государственными учреждениями службы занятости |
| 125 | Структура лиц, ищущих работу, по принадлежности к занятиям |
| 126 | Структура лиц, ищущих работу, по профессиональной принадлежности |
| 130 | Лица трудоспособного возраста, не входящие в состав рабочей силы |
| 131 | Причины экономической неактивности населения |
| 200 | Категории миграции |
| 201 | Вид миграции |
| 202 | Места жительства населения в Российской Федерации |
| 203 | Основания проживания населения |
| 204 | Места пребывания населения при передвижении в пределах Российской Федерации |
| 205 | Регистрационный учет населения |
| 206 | Органы, осуществляющие регистрационный учет населения по месту пребывания и месту жительства |
| 207 | Документы, являющиеся основанием для вселения лица в жилое помещение |
| 208 | Причины снятия лица с регистрационного учета по месту жительства |
| 209 | Места, в которых ограничиваются права населения на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства |
| 220 | Категории вынужденных мигрантов |
| 221 | Беженцы |
| 222 | Причины, вынуждающие стать беженцем |
| 223 | Категории беженцев |
| 224 | Категории лиц, ходатайствующих о признании их беженцами |
| 225 | Места временного содержания лиц, ходатайствующих о признании их беженцами, и беженцев |
| 226 | Категории лиц, которые не могут быть признаны беженцами |
| 227 | Причины отказа в рассмотрении ходатайства о признании беженцем |
| 228 | Права лица, получившего свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании его беженцем, и прибывших с ним членов его семьи |
| 229 | Обязанности лица, получившего свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании его беженцем, и прибывших с ним членов его семьи |
| 230 | Распределение лиц, признанных беженцами, по возрасту |
| 231 | Права лица, признанного беженцем, и прибывших с ним членов его семьи |
| 232 | Обязанности лица, признанного беженцем, и прибывших с ним членов его семьи |
| 233 | Причины утраты лицом статуса беженца |
| 234 | Причины лишения лица статуса беженца |
| 240 | Лица, ищущие убежище |
| 241 | Категории лиц, получающих временное убежище |
| 242 | Причины утраты лицом временного убежища |
| 243 | Причины лишения лица временного убежища |
| 250 | Источники формирования средств фондов помощи беженцам |
| 260 | Вынужденные переселенцы |
| 261 | Категории вынужденных переселенцев |
| 262 | Категории лиц, которые не могут быть признаны вынужденными переселенцами |
| 263 | Права лица, получившего свидетельство о регистрации ходатайства о признании его вынужденным переселенцем, и прибывших с ним членов его семьи, не достигших возраста восемнадцати лет |
| 264 | Обязанности лица, получившего свидетельство о регистрации ходатайства о признании его вынужденным переселенцем, и прибывших с ним членов его семьи, не достигших возраста восемнадцати лет |
| 265 | Права вынужденного переселенца |
| 266 | Обязанности вынужденного переселенца |
| 267 | Причины утраты права на проживание в жилом помещении из фонда жилья для временного поселения вынужденных переселенцев |
| 268 | Причины утраты статуса вынужденного переселенца |
| 269 | Причины лишения статуса вынужденного переселенца |
| 290 | Лица, которым Российская Федерация предоставляет политическое убежище |
| 291 | Лица, которым политическое убежище Российской Федерацией не предоставляется |
| 292 | Причины утраты лицом права на политическое убежище, предоставленное ему Российской Федерацией |
| 293 | Причины лишения лица политического убежища, предоставленного ему Российской Федерацией |
Аббревиатура ОКИН расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Полное название классификатора — ОКИН ОК 018-2014.
ОКИН разработан и внедрен как статистический инструмент, предназначенный для аккумуляции, систематизации и анализа информации, относящейся к демографическим, социальным, образовательным, предпринимательским и иным показателям, характеризующим население РФ.
| Для справки | |
|---|---|
| Аббревиатура | ОКИН |
| Обозначение | ОК 018-2014 |
| Введение | 01.07.2015 (Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.12.2014 № 2019-ст) |
| Изменение | 01.07.2019, № 10 (Приказ Росстандарта от 29.05.2019 № 242-ст) |
| По-английски | Russian Classification of Informationon Population |
Структура ОКИН
Разработка ОКИН была осуществлена ВНИИКИ «Стандартинформ» в сотрудничестве с Управлением статистических стандартов Госкомстата РФ и введена в действие 12.12.2014 года, заменив собой устаревший ОКИН ОК 018-95.
Эти же организации курируют актуальность ОКИН. Разработка изменений к ОКИН и последующее принятие этих изменений проводятся в соответствии с «Основными положениями и порядком проведения работ по разработке, ведению и применению общероссийских классификаторов» от 2005 года.
Наиболее полная характеристика действующего ОКИН дана его авторами во Введении к классификатору.
В соответствии с авторской характеристикой классификатора, ОКИН — это документ по стандартизации сбора информации о населении РФ по социальным, образовательным, трудовым, предпринимательским (коммерческим) и иным показателям.
Структурно классификатор состоит из множества так называемых фасетов, которые, в свою очередь, подразделяются на два блока — блок идентификации и блок наименования.
Виды фасетов по виду информации
Каждый информационный объект, содержащийся в фасетах, имеет свой порядковый или серийный код. При необходимости в каждый фасет могут быть внесены дополнительные сведения, поскольку сам фасет имеет гибкую (расширительную) структуру.
Например, фасет №63 «Почетные звания СССР» в порядке расширения имеет 5 дополнительных кодов — «100 — высшие степени отличия и почетные звания СССР», «200 — почетные звания союзных республик» и т.д.
В целом фасеты соответствуют основным реквизитам, используемым в личных документах граждан, в анкетах, применяемых при переписи населения, в иных документах, характеризующих личность по признакам, имеющим статистическое значение.
Например, домохозяйство по фасету ОКИН — это совокупность жильцов, проживающих в отдельно от других лиц в доме, части дома или в нескольких домах и совместно ведущих хозяйство с целью обеспечения себя всем необходимым.
В случае необходимости фасет может быть заполнен с применением аббревиатур и сокращений, например, с применением сокращенной формы названий объектов.
Сокращенная форма может быть оформлена двумя способами: с применением дефиса (-) или с применением косой черты (/).
Так, дефис применяется в случаях, когда первая часть наименования повторяет предыдущее наименование полностью или частично. При заполнении будет возможно опустить повторяющуюся начальную часть и заменить ее дефисом. При этом предшествующее наименование потребуется отделить знаком «/».
К примеру, возьмем наименование с начальной частью «домо» — домохозяйка, домоводство, домохозяйство. Заполненный фасет будет выглядеть примерно следующим образом — «домохозяйка/-водство/-хозяйство».
Использование ОКИН
По рекомендации НИИ «Стандартинформ» классификатор ОКИН наиболее эффективен в решении учетных, отчетно-статистических и аналитических задач ОКИН при условии его применения одновременно с такими классификаторами, как:
Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению
Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу
Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений
Заполнение разделов формы
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.05 № 1 (До этого постановлением от 06.04.01 № 26) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты».
Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2005 № 1 не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.
Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений
Заполнение разделов формы
Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество «Энергострои». Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
Идентификационный номер налогоплательщика ‘л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
Характер работы указывается: ‘ ‘постоянно’, «временно» и т. л.
Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
Фамилия, имя, отчество записываются полностью ‘л разборчиво.
Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
При указании места рождения нужно учитывать следующее:
Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).
Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению
Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу
Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.
Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений
Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.
Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. постановлением от 06.04.01 № 26.
Заполнение разделов формы
Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество «Энергострои». Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
Идентификационный номер налогоплательщика ‘л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
Характер работы указывается: ‘ ‘постоянно’, «временно» и т. л.
Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
Фамилия, имя, отчество записываются полностью ‘л разборчиво.
Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
При указании места рождения нужно учитывать следующее:
Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).
Заполнение графы «Гражданство»
| Гражданство | Код по ОКИН |
| Гражданин Российской Федерации | 1 |
| Гражданин Российской Федерации и иностранного государства | 2 (в случае двойного гражданства указывается гражданство какого именно государства) |
| Иностранный гражданин | 3 (указывается какого государства) |
| Лицо без гражданства | 4 |
Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.
Сведения о знании языков
| Степень знания языка | Код по ОКИН |
| владею свободно | 3 |
| читаю и могу объясняться | 2 |
| читаю и перевожу со словарем | 1 |
Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.
| Вид образования | Код по ОКСО |
| Начальное (общее) образование | 02 |
| Основное общее образование | 03 |
| Среднее (полное)общее образование | 07 |
| Начальное профессиональное образование | 10 |
| Среднее профессиональное образование | 11 |
| Неполное высшее образование | 15 |
| Высшее образование | 18 |
| Послевузовское образование | 19 |
Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.
Сведения о неоконченном образовании
| Работник, имеющий неоконченное образование | Вид образования по классификации. |
| Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его | Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение) |
| Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе | Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается |
| Окончивший три курса высшего учебного заведения | Неполное высшее образование |
| Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его | Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение) |
| Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей,гимназию | Среднее (полное) общее образование |
| Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение | Начальное профессиональное образование |
Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора’, «им. академика» и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.
Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:
Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.
Сведения о состоянии в браке
| Состояние в браке | Код по ОКИН |
| Никогда не состоял (не состояла) в браке | 1 |
| Состоит в зарегистрированном браке | 2 |
| Состоит в незарегистрированном браке | 3 |
| Вдовец (вдова) | 4 |
| Разведен (разведена) | 5 |
| Разошелся (разошлась) | 6 |
В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.
Заполнение раздела о воинском учете
Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:
Сведения о воинском учете
После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.
Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, оо9.. о повышении квалификации, поощрениях и др.
При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений
Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.
При заполнении разд. 4 «Аттестация» личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:
Графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе «Повышение квалификации» указываются:
Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.
При заполнении разд. «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.
Учет отпусков
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится «де факто», после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе »Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.
| Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы за год | Первоначальный стаж работы, например с 15 мая 2002 г. по 14 мая 2003 г. |
| Менее 7 дней мая 2003 г. | Остается прежним, т. е. с 15 мая 2002 г. по 14 |
| Более 7 дней, например 10 дней | Сдвигается на количество дней отпуска без сохранения заработной платы, т. е. на 10 дней. В данном примере: с 15 мая 2002 г. по 24 мая 2003 г. |
Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.
Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).
Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы
| 1 | 2 |
| Непрохождение в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда | Протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине |
| Непрохождение в установленном порядке обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра | Протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине |
| Выявление в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором | Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине |
В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются:
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI «Основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.
Изменение сведений о работнике
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ «Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами». В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, «при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами». Далее «все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров». Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.
.В. МИТРОФАНОВА, канд. экон. наук, директор «Центра профессионального развития»