Что такое книжный остаток
Инвентаризация денежных средств
Инвентаризация денежных средств – приказ №49. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации. Инвентаризации кассы бывают: плановые и внезапные. Проверка кассы может проводиться с любой периодичностью, главное, кассу проверить внезапно, чтобы кассир не знал заранее о запланированной проверке. Проводить проверки кассы имеют право учредители организации (ревизор).
Для проведения ревизии кассы приказом руководителя назначается комиссия, которая заполняет инвентаризационную опись. Для оформления результатов инвентаризации наличных денежных средств применяются унифицированные формы – Акт инвентаризации наличных денежных средств.
В сроки установленные руководителем аптеки, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой ценностей находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге, а также по журналу кассира-операциониста. Сумма денег в кассе должна совпадать с данными кассовых документов, а также с данными контрольной ленты и фискальной памятью ККТ (Z отчет).
При обнаружении недостачи или излишков в кассе указывается их сумма и обстоятельства возникновения, отмечается решение руководителя. Излишек денег в кассе ревизор может расценить как неоприходование наличности. Излишки в кассе приходуются, а недостача возмещается за счет МОЛ.
Деньги для выдачи покупателю пересчитываются дважды:
1. когда собирается сдача из денежного ящика;
2. когда даем сдачу покупателю.
Учет денежных операций
Все документы, на основании которых были сдана выручка (с использованием инкассации, автоматического сейфа, почты), регистрируются ежедневно аптечной организацией в журнале регистрации сданных сумок, который ведется в аптеке. Кассир обозначает сданную сумку выручки, номер сумки, а также в журнале расписывается инкассатор, который фиксирует дату и время приема средств.
Квитанции к накладной прикладываются к ежедневному кассовому отчету и передаются в бухгалтерию.
В конце текущего месяца (на 1 число каждого месяца) выводится общая сумма сданной выручки аптечной организацией, которая отражается в товарном отчете, который подписывается заведующим аптекой.
ТЕМА 5. КАССОВАЯ ДИСЦИПЛИНА ПРИ РАСЧЕТАХ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ. МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Лекция №1. Контроль за применением ККТ. Порядок проведения проверок. Контрольные закупки. Виды нарушений и ответственность за нарушения при работе с денежной наличностью. Кассовая дисциплина при расчетах наличными денежными средствами
Контроль за применением ККТ
Налоговые органы в праве проверять у юридических лиц документы, связанные с применением ККТ, проверять факты применения ККТ при наличных денежных расчетах, выдачу кассовых чеков покупателям (налоговая инспекция осуществляет контрольные закупки товаров и проверяет факт выдачи кассовых чеков). Поэтому реализовывать товары без чека запрещено.
Контрольные закупки
Контрольные функции за применением ККТ возложены на налоговые органы, которые осуществляют контрольные закупки, чтобы покупатель произвел покупку, продавец получил от него наличные деньги и выдал товар и чек. Закупка производится в целях проверки выдачи чека.
Порядок проведения проверок: представители контролирующих органов предъявляют служебное удостоверение и составляется акт, на основании которого составляется протокол о выявленном нарушении. С актом и протоколом должны быть ознакомлены должностные лица и руководители.
Виды нарушений и ответственность за нарушения при работе с денежной наличностью
Наиболее распространенными нарушениями являются:
— Отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушениями.
— Выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов.
— Несоблюдение установленного лимита наличных денег.
— Арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков денежных средств в «Журнале кассира-операциониста».
— Неполное оприходование денежной выручки.
— Допуск посторонних лиц к ККМ, кроме сотрудника администрации и с его разрешения технического специалиста.
— Покидание ККМ, не закрыв на ключ денежный ящик.
— Оставление денежных средств в денежном ящике ККМ после окончания смены.
— Наличие личных денег в кассе и не учтенных денег через ККМ.
— Наличие бумажника или личных денег в карманах рабочей одежды.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины регулируется Кодексом административно правовых нарушений: штраф на должностных лиц (фармацевтов, заведующих) от 40 до 50 МРОТ (Минимальный размер оплаты труда), а на юридических лиц от 400 до 500 МРОТ.
Инвентаризация
Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в Российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля. Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе (ст. утратила силу) [источник не указан 259 дней] Налогового кодекса РФ невыполнение последнего требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта. Серьёзные последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.
Инвентаризация может являться объектом аутсорсинга. Сторонние специализированные компании имеют свою технологию и методологию проведения инвентаризации, специализированное дорогостоящее программное обеспечение и оборудование, а также профессионально обученный штат специалистов, оплата труда которых бывает ниже, чем оплата складских и офисных сотрудников, которые часто привлекаются на инвентаризации.
Содержание
Понятие и виды инвентаризации имущества
Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей:
При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта:
Также проведение инвентаризации помогает достигать ряда побочных целей:
Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные.
Требования к проведению инвентаризации:
Когда назначается инвентаризация
Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом. Помимо этого, действующим законодательством предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации (пункт 2 статьи 12 федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»):
Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:
Подготовка к проведению инвентаризации
Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия. При проведении инвентаризации в рамках документальной ревизии в состав комиссии обычно включается представитель ревизионной группы. Если инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, то их представитель может присутствовать при её проведении, но в состав комиссии не включается. Присутствие всех членов комиссии при непосредственном пересчёте имущества обязательно, отсутствие хотя бы одного из них может служить основанием для признания итогов инвентаризации недействительными. Также обязательно присутствие материально-ответственного лица. Даже в случае, когда материально-ответственное лицо находится под арестом, правоохранительные органы обеспечивают его доставку, в противном случае результаты инвентаризации не будут иметь юридической силы.
На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:
Перед началом инвентаризации комиссия:
Порядок пересчёта имущества
Непосредственно инвентаризация заключается в полном пересчёте имущества и сличении фактического количества с учётным (взятым в бухгалтерии). При этом подсчёт товарно-материальных ценностей проводится в порядке расположения в помещении. Проводить пересчёт в порядке следования по описи нельзя — таким образом не будут выявлены излишки того товара, остаток которого по учёту нулевой. Материалы, учитывающиеся по массе, взвешиваются, по объёму и длине — измеряются, при необходимости делается поправка на температуру окружающего воздуха. Сельскохозяйственная продукция, заложенная на хранение в овощехранилище либо навалом в бурты, может инвентаризоваться расчётным путём исходя из установленных для каждого вида овощей и плодов нормативов перевода объёма в весовые единицы.
По ходу проверки данные заносятся в инвентаризационную опись. Она может быть заранее изготовлена бухгалтерией и уже содержать книжные остатки по имеющимся видам имущества. Запрещено данные о фактическом наличии материальных ценностей заносить в опись без фактического пересчёта (на основании книжных остатков, со слов материально-ответственного лица и т. п.).
На время проведения инвентаризации все операции по приходу и расходу инвентаризуемых ценностей прекращаются, доступ посторонних лиц в помещение не допускается. Инвентаризация проводится непрерывно. На время перерывов (на обед, на ночь) места хранения опечатываются председателем инвентаризационной комиссии, ключ от помещения остаётся у материально-ответственного лица («правило ключа и пломбира»). Это не позволяет попасть в помещение ни материально-ответственному лицу в отсутствие председателя комиссии, ни председателю комиссии без материально-ответственного лица. Описи запираются в сейф, который также опечатывается председателем инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационная опись
Инвентаризационная опись составляется как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у материально-ответственного лица, второй экземпляр поступает в бухгалтерию. Если инвентаризация проводилась по требованию правоохранительных органов, то третий экземпляр описи направляется в этот орган. Типовые утверждённые формы инвентаризационной описи различаются в зависимости от вида ценностей. Тем не менее, инвентаризационная опись должна содержать ряд необходимых реквизитов:
Определение и оформление результатов инвентаризации
Заключительным этапом инвентаризации является определение её результатов. Возможны следующие варианты:
Результат инвентаризации определяется отдельно по каждому виду имущества. Возможна (и весьма вероятна) ситуация недостачи по одной позиции инвентаризационной описи и излишков по другой. В этом случае итог подводится отдельно, недостача одного вида имущества не может погашаться излишками другого вида.
Выявленная в результате инвентаризация недостача возмещается материально ответственным лицом на основании договора о полной материальной ответственности. Излишки приходуются на склад, их стоимость учитывается как доход организации.
Особой ситуацией является пересортица (например недостача 5 ящиков яблок сорта Симиренко и излишек того же количества яблок сорта Боровинка). Зачёт пересортицы допускается (однако не является обязательным, оставаясь на усмотрении администрации предприятия) только в случаях, если недостача и излишки выявлены:
В случае если пересортице подверглись виды имущества одного наименования, но имеющие разную цену, разница между их стоимостью расценивается как недостача или излишек с принятием соответствующих решений.
Недостача имущества (в основном, продовольствия; а также горюче-смазочных материалов, химической продукции и некоторых видов строительных материалов) может объясняться естественной убылью (усушка, утруска, раскрошка, утечка, улетучивание, распыл). Отметим, что естественная убыль — это уменьшение количества продукта по естественным физическим причинам при соблюдении условий хранения, но не в результате порчи. На все виды продуктов приказами соответствующих министерств определены нормы естественной убыли при хранении, перевозке, разгрузке, реализации через торговую сеть. При этом нормы естественной убыли применяются лишь к продуктам, учитываемым по массе (а не поштучно). В пределах указанных норм естественная убыль продуктов может быть списана как расход предприятия.
Однако важно понимать, что естественную убыль нельзя принимать к учёту расчётным порядком. Установленные нормы естественной убыли являются не обязательными, а максимально разрешёнными. В бухгалтерском учёте отражается только реальная (установленная инвентаризацией) недостача продукта в пределах норм естественной убыли (такая недостача может быть меньше нормы или её может вообще не быть). В практике имеют место случаи, когда материально-ответственные лица скрывают экономию естественной убыли и за счёт этого совершают хищения.
Для оформления зачёта пересортицы, списания естественной убыли и окончательного подведения итогов инвентаризации используется сличительная ведомость. Этот документ оформляется бухгалтерией на основании инвентаризационной описи и служит для проведения по учёту результатов инвентаризации. В условиях организации розничной торговли, когда нет возможности вывести книжные остатки по каждому виду товара, недостача или излишек определяется в суммовом выражении. В этом случае вместо инвентаризационной описи и сличительной ведомости составляется акт результатов инвентаризации.
Следует отметить, что недостача сама по себе, сколь крупной она бы ни была, не является уголовно или административно наказуемым деянием (может быть предусмотрена только дисциплинарная или материальная ответственность). Тем не менее, материалы инвентаризации могут иметь доказательственное значение в случаях хищений или иных злоупотреблений. Что же касается репутации материально-ответственного лица, принято считать, что «излишки хуже недостачи», поскольку недостача сама по себе может говорить лишь о невнимательности, регулярные же обнаружение излишков свидетельствует о намеренном их создании, возможно с целью хищения.
Инвентаризация финансовых обязательств
Под инвентаризацией финансовых обязательств понимается подтверждение аналитических остатков по следующим счетам бухгалтерского учёта:
Инвентаризация финансовых обязательств проводится путём осуществления сверки взаиморасчётов со всеми контрагентами, то есть сличения данных о задолженности на текущую дату в учёте одной и второй организации. При этом составляется акт сверки взаиморасчётов за подписями руководителей и главных бухгалтеров обеих организаций, где фиксируется сумма задолженности. В случае разногласий по этой сумме, акт составляется в более подробной форме, где отражаются все операции по возникновению, погашению и изменению суммы задолженности. Эти данные проверяются по учёту каждой стороны — за период с даты предыдущей сверки взаиморасчётов. Таким образом находится ошибка в учёте одного из контрагентов, ошибка исправляется и акт сверки подписывается в урегулированном виде.
Специфика проведения инвентаризации в различных отраслях
Инвентаризация в розничной торговле
При постоянных расширении, открытии и закрытии магазинов, необходимости поставок товаров и учёта остатков на складах неудивительно, что именно розничные продавцы используют современные инструменты и технологии инвентаризации активнее многих других отраслей. Законодательство России в области инвентаризации открытых акционерных обществ предписывает проводить инвентаризацию раз в три года. Но розничной торговле инвентаризация нужна не просто «для галочки». Розничная торговля — это отрасль, в которой, как правило, документация ведется очень аккуратно и грамотно, поскольку от контроля напрямую зависит прибыльность бизнеса.
Как правило, предприятия ритейла испытывают потребность в проведении инвентаризации двух типов: инвентаризации основных фондов и инвентаризации товаров и материалов. Инвентаризация основных фондов определяет количество, состав и состояние торгового оборудования, мебели и оргтехники, автомобилей и других вещей, с помощью которых оформляется и функционирует магазин. Инвентаризация же товарных запасов представляет собой полную перепись товаров в торговом зале и на складе магазина: продукты питания, алкогольная продукция, одежда и другие товары повседневного спроса.
Инвентаризация в общепите
По важности инвентаризации для бизнеса и частоте её проведения розничную торговлю превосходит общественное питание или ресторанный бизнес. Бизнес-процессы здесь более сложные, помимо продажи присутствует ещё и приготовление продаваемого товара и его потребление клиентом. Эти и другие особенности создают для персонала заведения широкие возможности для злоупотреблений (разного рода хищений). Кроме того, в процессе производства блюд и полуфабрикатов происходят естественные флуктуации потребления продуктов, которые могут накапливаться, а также случаются вынужденные замены продуктов.
Все эти и другие явления выявляются инвентаризацией. Так, в частности, в барах с высоким оборотом дорогостоящих напитков инвентаризацию обычно проводят в конце каждой рабочей смены, а также крайне рекомендованы внезапные выборочные инвентаризации (обычно по алкоголю).
Инвентаризация является одной из обязательных штатных функций систем автоматизации ресторанов. Возможности этой функции в различных системах различны. Многие системы также могут работать со специализированной периферией, ускоряющей инвентаризацию, например со специальными весами.
Что такое книжный и фактический балансы в кассовых сменах
По каждой кассовой смене просматривайте движения денег в админ-панели, чтобы найти причины расхождений между планируемыми и фактическими суммами денег в кассе.
Чтобы посмотреть показатели кассовой смены:
Откройте вкладку Финансы → Кассовые смены в админ-панели.
Нажмите в правом верхнем углу на календарь и выберите отчетный период.
Нажмите на кассовую смену, чтобы просмотреть транзакции и показатели смены.
💡 Книжный баланс и Фактический баланс в кассовой смене показывают планируемую и фактическую сумму денег в кассе.
Книжный баланс — это сумма, которая должна быть в кассе в конце смены. Poster рассчитает ее на основании остатка средства в кассе на начало смены, транзакций и чеков, которые оплачены наличными деньгами.
Фактический баланс — это сумма денег в кассе на конец дня, которую вводит официант при закрытии кассовой смены.
Наличная и безналичная выручка — это суммы закрытых чеков этими методами оплаты.
☝️ Сумма безналичной выручки не учитывается в расчете книжного баланса.
Показатели Доходы, Расходы и Инкассация соответствуют суммам транзакций, которые официанты или кассиры создали на терминале.
💡 В столбце Начало смены у кассовых смен есть красный индикатор, который показывает разницу между остатком наличных в кассе после инкассации и суммой разменных денег в начале следующей смены. Он помогает контролировать движение разменных денег в кешбоксе.
Смены, у которых не совпадают книжный и фактический баланс, выделяются красным цветом. Чтобы планируемая сумма денег в кассе соответствовала фактической, отредактируйте транзакции в кассовой смене.
Вопрос 2. Инвентаризация товарно-материальных ценностей
Успешное проведение любой инвентаризации зависит от соблюдения установленного порядка ее проведения, и оформления результата.
Инвентаризация всегда организуется на основе письменного приказа руководителя предприятия, или руководителя вышестоящей организации, по отношению к проверяемой. В приказе указывается объект проверки, состав инвентаризационной комиссии, время начала и окончания инвентаризации. Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерии и специалисты (технологи, инженеры, экономисты и др.).
В состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организаций и независимых аудиторских организаций. Если инвентаризация проводится одновременно с документальной ревизией, то в состав инвентаризационной комиссии вводится ревизор.
Отсутсвие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инаентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
При проверке инвентаризацией большого объема работ, для одновременного охвата всех объектов, создается несколько рабочих комиссий и одна центральная, которая руковолит всей работой по проведению инвентаризации.
Обязательным условием объективности инвентаризации при проверке фактического наличия имуществаявляется участие в ней материально-ответственного лица (кассира, заведующего складом, заведующего секцией и т.д.). В некоторых случаях в состав инвентаризационной комиссии вводится представительместоной администрации, имеющий надлежащие полномочия. Обязательность его участия в проведении инвентаризации обуславливается следующими обстоятельствами:
— после краж и ограблений;
— невозможность участия материально-ответственного лица в инвентаризации (смерть, болезнь, скрытие и т.д.);
— эпизодическое отсутсвие материального лица (в начале было, а затем по каким-либо не могло участвовать в инвентаризации). В этом случае инвентаризация должна быть проведена заново.
Важным условием эффективности инвентаризации является ее внезапность. Практика показывает, что материально-ответственные лица, узнав о предстоящей инвентаризационной проверке, стремятся скрыть недостачу и излишки ценностей, а также иные следы злоупотреблений (завышение цен и пр.). При этом они восполняют недостающие ценности, либо избавляются от излишек материальных ценностей, либо идут на фальсификацию документов, или составления полностью подложных документов.
На время проведения инвентаризации все операции по приемке и выдаче инвентаризуемых ценностей должны быть прекращены, и посторонние лица в помещении, где проводится инвентаризация, не допускаются. Если, все же, материальные ценности поступают во время инвентаризации, то они должны быть складированы в отдельное помещение, и на них должна быть составлена специальная опись.
Некоторые предприятия работают с непрерывным циклом производства. В таких предприятиях перед проведением инвентаризации, необходимо провести расчет материальных ценностей на время проведения инвентаризации и до начала инвентаризационных действий произвести отпуск этих ценностей, оформив их соответствующими документами. Инвентаризация товарно-материальных ценностей делится на три этапа:
— установление фактического наличия товарно-материальных ценностей и их оценка;
— выявление результатов инвентаризаций.
Перед началом проведения инвентаризации членам комиссии вручается приказ, а председателю комиссии – печать, или контрольный пломбир.
Прибыв на объект проверки, комиссия начинает свои действия с опломбирования складских помещений, подвалов, подсобных помещений и других мест хранения материальных ценностей, имеющих отдельные входы и выходы. Основным условием при этом является то, что ключи от помещений, где хранятся материальные ценности, должны находиться у материально-ответственного лица, а печать или контрольный пломбир у членов инвентаризационной комиссии.
Прежде чем, провести инвентаризацию, председатель инвентаризационной комиссии истребует у материально-ответственного лица все приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, согласно реестру.
Получив документы, председатель инвентаризационной комиссии, или кто-либо из членов инвентаризационной комиссии, по его поручению, визирует все приходные и расходные документы, с указанием « до инвентаризации на (дата)» и передают их в бухгалтерию для выведения документальных остатков имущества к началу проведения инвентаризации. К началу инвентаризации у материально-ответственного лица не должно оставаться ни одного документа. Председатель инвентаризационной комиссии предупреждает материально – ответственное лицо, что в период проведения инвентаризации, и после ее окончания от материально-ответственного лица не будут приниматься никакие документы. В подтверждении этого от материально-ответственного лица отбирается первая расписка о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество переданы комиссии, и на руках у него не осталось никаких документов, а также то, что все ценности, находящиеся в их подотчете, оприходованы, а выбывшие ценности списаны в расход.
До начала инвентаризации комиссия должна проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения.
Заканчивается подготовительный этап инвентаризации тем, что все ценности находящиеся на складах, в кладовых, в торговых помещениях, в цехах питания, а также в других помещениях, в присутствии материально-ответственного лица, раскладываются по наименованиям, размер, сортам, и на каждой партии или группе вывешиваются ярлыки с подробными данными, характеризующими эти ценности. Инвентаризационная тара также рассортировывается после рассортировки материальных ценностей.
Основной этап инвентаризации заключается в фактическрм снятии остатков материальных ценностей. На данном этапе особое внимание уделяется двум основным правилам:
— правилу взвешивания материальных ценностей;
— правилу ведения инвентаризационной описи.
Правило взвешивания заключается в том, что все инвентаризуемые товарно-материальные ценности должны быть в обязательном порядке извлечены из тары, упаковки, пересчитаны и внесены в инвентаризационную опись. При этом существуют два случая, когда товар разрешается не извлекать из тары:
— когда товар хранится в неповрежденной таре за пломбой поставщика;
— когда вскрытие тары может привести к порче или нарушению качества товара.
В этих случаях подсчет товара определяется на основании документов и маркировке на таре (чистый вес-нетто). Однако, в этих двух случаях, чтобы исключить ошибки и злоупотребления, одна, две упаковки вскрываются, и товар проверяется и по количеству и по качеству.
Определение веса (или объема) навалочных и жидких материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. Акты обмеров и расчеты должны быть приложены к инвентаризационной описи.
В процессе снятия остатков материальных ценностей необходимо проявлять внимание и бдительность, чтобы не допустить обмана со стороны нечестных материально-ответственных лиц, которые в ряде случаев могут называть членам инвентаризационной комиссии неправильный вес, размер и другие данные проверяемых товаров, пытаются выдать один товар за другой, предъявляют в закрытой таре определенные ценности, в то время как в действительности тара является пустой или заполнена чем-либо иным, стремятся не допустить реашльной проверки товара, ссылаясь на якобы ненарушенную упаковку и т.д.
Необходимо следить за тем, чтобы одни и те же ценности не были засчитаны дважды, или же какая-либо часть ценностей не осталась неучтенной. В этих случаях ценности пересчитываются в порядке их расположения в помещении. Данные снятия остатков по каждомут виду материальных ценнорстей заносятся в инвентаризационую опись.
Наименование инвентаризуемых ценностей и их количество показывается в описях по номенклатуре и в единицах измерения принятых в учете. В инвентаризационной описи имеются основные и вспомогательные графы (колонки). К основным графам относятся:
Вспомогательные колонки содержат сведения о номере по порядку и единицах измерения.
В процессе фактического снятия товарно-материальных ценностей такие графы, как цена и сумма, не заполняются. Инвентаризационная комиссия проставляет в инвентаризационной описи цены согласно действующим прейскурантам, подсчитывает стоимость отдельных материальных ценностей в целом по описи по окончании проверки фактического наличия материальных ценностей.
В инвентаризационной описи предусмотрено место для расписок материально-ответственного лица о выдаче им всех документов и о том, что все ценности проверены и внесены в инвентаризационную опись и у материально-ответственного лица нет претензий к инвентаризационной описи.
Инвентаризационные описи должны вестись чернилами, не менее чем в 2-х экземплярах. Если происходит передача материальных ценностей одним материально-ответственным лицом другому, а также в случаях проведения инвентаризации по требованию контролирующих органов число экземпляров описи может быть увеличено. Все экземпляры инвентаризационной описи считаются подлинниками. Материально-ответственное лицо должно вести свой экземпляр инвентаризационной описи. Остальные экземпляры ведет председатель инвентаризационной комиссии, или кто-либо из членов комиссии по его поручению, под копирку. По заполнению каждого листа инвентаризационной описи происходит сверка между экземплярами описи, которые ведут члены комиссии и материально-ответственное лицо. После сверки, чтобы исключить возможность приписок и различных подлогов, в описи в конце каждой ее странице комиссия проставляет прописью количество заполненных строк (порядковых номеров), а также общий итог количества натуральных единиц товара по графе «фактически оказалось». Натуральные единицы товарно-материальных ценностей суммируются независимо от того, в каких единицах измерения показаны ценности (допускается сложение килограммов с литрами, штуками и т.д.). Подобным образом заполняются все страницы инвентаризационной описи. Такие же записи комиссия делает в конце описи.
Чтобы затруднить искажение результатов инвентаризации в инвентаризационных описях указывается точное наименование каждого вида товарно-материальных ценностей, проставляется его номенклатурный номер, артикул, сорт, цена.
Если в процессе ведения инвентаризационной описи допущены ошибки, то исправление их производится во всех экземплярах корректурным способом, и поставлены подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица. В инвентаризационной описи не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
Инвентаризуемая тара заносится в инвентаризационную опись после внесения в нее всех товарно-материальных ценностей. Инвентаризационная опись должна заполняться в момент проведения инвентаризации. Составление черновиков, с последующей перепиской не допускается, чтобы исключить возможность злоупотреблений.
При обнаружении товара пришедшего в негодность на него составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе указываются причины порчи и виноватые в этом лица.
По ходу проведения инвентаризации или сразу после нее может быть произведено контрольное снятие остатков по отдельным наименованиям ценностей. Снятие остатков бывает полезным для устранения различных ошибок при подсчете, предупреждении злоупотреблений со стороны материально ответственных лиц. Контрольное снятие должно быть оформлено актом, учет которых ведется в бухгалтерии в специальной книге.
При невозможности завершить инвентаризацию в один рабочий прием, или при перерывах на обед, члены комиссии вместе с материально ответственным лицом должны осмотреть помещение, где проводится инвентаризация, на предмет, не остался ли кто-либо в них, и после проверки закрыть и опечатать помещение. Незавершенные инвентаризационные описи должны быть помещены в металлический ящик или сейф, закрыты и опечатаны.
При вскрытии сейфа, а ровно, как и открытии дверей, после перерывов, проверяется состояние запоров и печати или пломбы в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии. В случае их повреждения составляется соответствующий акт или протокол.
Второй этап инвентаризации (снятие фактического наличия ценностей) завершается тем, что с материально ответственного лица отбирается расписка в том, что все ценности поименованные в настоящей инвентаризационной описи с N по N, комиссией проверены в натуре в его присутствии и внесены в опись, в связи, с чем материально-ответственное лицо претензий к инвентаризационной комиссии не имеет.
После оформления инвентаризационной описи первый экземпляр передается в бухгалтерию. С этого момента начинается третий этап инвентаризации (выявление результатов).
Результаты инвентаризации выявляются путем сравнения показателей по данным бухгалтерского учета (книжные остатки) с данными инвентаризационных описей (фактические остатки) работниками бухгалтерии, при непосредственном участии материально-ответственных лиц.
Расхождения между показателями отражают либо в сличительных ведомостях, либо в актах выведения результатов инвентаризации.
Сличительная ведомость может быть отдельным документом, либо совмещена с инвентаризационной описью как единый бланк. В ведомости в обязательном порядке отражаются сведения о наименовании ценностей, по которым производится сличение (единица измерения, сорт, цена). Затем следуют учетные (книжные) остатки в натуральном и денежном выражении. Далее указываются фактические остатки (по инвентаризационной описи), данные о пересортице, естественной убыли и
результаты инвентаризации. Результаты инвентаризации могут быть следующими:
— совпадение книжных и фактических остатков;
— превышение книжных остатков над фактическими (недостача);
— превышение фактических остатков над книжными (излишки).
Недостача или излишки товарно-материальных ценностей, установленные по сличительной ведомости, могут быть следствием ошибки, допущенной при инвентаризации либо в бухгалтерском учете, или пересортицы.
В тех случаях, когда материально ответственное лицо обнаружит после инвентаризации ошибки в описях, оно должно немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
Для выявления окончательного результата инвентаризации, если были обнаружены ошибки в бухгалтерском учете, должны быть применены два правила:
— нормы естественной убыли.
Пересортица – это такое явление, когда однородный товар одновременно находится и в недостаче и в излишках, например мука 1 сорта будет в излишках, а мука 2 сорта – в недостаче. Пересортица может быть выявлена в ходе инвентаризации лишь в тех организациях, в которых ведется количественно-сортовой учет.
Причинами пересортицы могут быть:
— ошибки материально-ответственных лиц при работе с материальными ценностями (приемка, отпуск, хранение);
— ошибочные записи в бухгалтерском учете;
— умышленное внесение неверных записей в первичные документы и бухгалтерский учет с целью запутать сортовой (количественный) учет товаров;
— злоупотребления материально-ответственных лиц при приемке и отпуске материальных ценностей.
При выявлении пересортицы от материально ответственного лица отбирается подробное объяснение.
Взаимный зачет недостач и излишков ценностей производится только:
— за один и тот же проверяемый период;
— по подотчету одного и того же материально-ответственного лица;
-по одному и тому же наименованию товарно-материальных ценностей;
— только в тождественных количествах.
Решение о зачете пересортицы принимает руководитель проверяемого предприятия, либо руководитель вышестоящего предприятия по отношению к проверяемому.
Оставшиеся после зачета пересортицы излишки должны быть оприходованы. Если, при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей
оказавшихся в излишках, эта разница в стоимости относится на виновных лиц, или рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли и списывается на издержки производства либо обращения.
Естественная убыль начисляется не по всем товарам. Она не может быть начислена почти по всем промышленным товарам и по некоторым продовольственным товарам (штучные товары, например консервы).
На естественную убыль (усушку, утряску, испарение и т.д.) устанавливаются специальные нормы (в отдельности на каждый товар) в процентном отношении к среднемесячному остатку товаров хранящихся на складе, или к среднемесячному объему товара реализованного предприятием. Нормы естественной убыли применяются только после проведения инвентаризации, при наличии недостачи и в пределах имеющейся недостачи.
Следует различать естественную убыль и порчу товарно-материальных ценностей. Естественная убыль может применяться только к той группе ценностей, которые изменяют свои физические свойства под воздействием атмосферных, погодных и иных неблагоприятных условий. Порча материальных ценностей происходит вследствие халатности, небрежности или по иным причинам. На испорченные товары составляется отдельный акт, утверждаемый руководителем предприятия, по которому происходит их списание. На товары, списанные в результате порчи, естественная убыль не начисляется.
После утверждения акта на списание порченых товаров, они должны быть уничтожены или реализованы (например, на корм животным), исходя из их потребительских качеств.
После зачета пересортицы, выявления суммовых разниц и начисления естественной убыли определяются окончательные результаты инвентаризации. По каждому факту выявленных нарушений материально ответственные лица представляют объяснения. Эти объяснения, в обязательном порядке, подлежат проверке.
По окончании инвентаризации ее материалы рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии, где окончательно выясняются причины и виновники образования недостач и излишков, вносятся предложения по устранению недостатков и улучшению учета. Результаты заседания заносятся в протокол, который утверждается руководителем предприятия.
По истечении 10 дней после окончания инвентаризации все данные бухгалтерского учета приводятся в соответствии с фактическими данными по инвентаризации.