Что такое карточки депонента
Проблемы учета «зарплатного» депонента
Преимущества получения зарплаты на пластиковую карту неоспоримы. Однако в период экономической нестабильности, всеобщего недоверия к банковскому сектору большинство граждан отдают предпочтение наличным. Для того чтобы избавить сотрудников от лишней беготни с карточками, компания вполне может всё вернуть на круги своя и вновь начать выдавать «трудовые» из кассы. Бухгалтеру в этом случае придется вспомнить все нюансы депонирования заработной платы.
Важные документы
Как известно, работодатель обязан выплачивать зарплату в сроки, установленные Правилами внутреннего трудового распорядка либо трудовым (коллективным) договором. Об этом говорится в статье 136 Трудового кодекса. Но как быть, если сотрудник в силу определенных обстоятельств, например по причине болезни, не смог своевременно получить денежные средства? Как нетрудно догадаться, данная проблема не возникает в случае перечисления заработной платы на банковские карточки.
В то же время выдать наличные из кассы необходимо в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. По истечении данного срока оставшиеся денежные средства возвращают в банк. Таково требование пункта 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Центрального банка от 22 сентября 1993 года № 40.
Напомним, что для расчета и выплаты зарплаты применяется расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49 (утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1). Взамен этого бланка можно использовать расчетную (форма № Т-51) и платежную (форма № Т-53) ведомости.
В любом случае документы составляются в одном экземпляре в бухгалтерии. На титульном листе бланка указывают общую сумму, подлежащую выплате. Не полученные в срок денежные средства депонируют.
В формах № Т-49 и Т-53 по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка «Депонировано». В конце ведомости указываются суммы фактически выплаченной и депонированной заработной платы.
При этом в учете работодателя автоматически появляется кредиторская задолженность, которая отражается вплоть до ее погашения либо списания. На этапе «ожидания» ведется аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм своевременно не выданной зарплаты в специальном реестре (форма № РТ-11 «Реестр невыданной заработной платы»). Документ заполняется кассиром на основании данных платежной или расчетно-платежной ведомости с указанием табельного номера, Ф.И.О. работника, не получившего зарплату в установленные сроки. Фиксируется и размер депонированной суммы.
Реестр имеет двоякую природу: он одновременно является как первичным, так и учетным документом, и заполняется отдельно за каждый период депонирования зарплаты. В конце формы № РТ-11 отражается итоговая сумма произведенных выплат, относящаяся к данному месяцу. По истечении квартала или года невыплаченные суммы переносятся в открываемые в бухгалтерии новые реестры.
Своеобразной альтернативой реестру представляется книга учета депонированной заработной платы по форме № 8-а. Порядок ее заполнения имеет много общего с ведением реестра. В частности, книга открывается на год, для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, по которой указываются табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма.
О выдаче депонированной заработной платы работнику делается отметка в одной из 12 предусмотренных в книге граф (по количеству месяцев в году). Суммы, оставшиеся на конец года неоплаченными, переносятся в новую, открываемую на следующий год, книгу.
К сожалению, унифицированные формы бланка книги (реестра) депонентов в настоящее время отсутствуют. В связи с этим целесообразно воспользоваться формой, приведенной в письме Минфина СССР от 6 июня 1960 года № 176.
Прибыльная операция
Согласно пункту 18 статьи 250 Налогового кодекса суммы «кредиторки», списанной в связи с истечением срока исковой давности, – это не что иное, как внереализационный доход компании. Осталось только определиться с моментом признания в целях налогообложения прибыли депонированных сумм.
Так как выдача зарплаты является обязательством с определенным сроком исполнения, то «обратный отсчет» начинается со дня, следующего за последним днем выдачи денег, предусмотренным у работодателя (ст. 191, п. 2 ст. 200 ГК).
Отметим, что в соответствии со статьей 196 Гражданского кодекса общий срок исковой давности составляет три года. Казалось бы, именно этот временной промежуток и должен применяться в рассматриваемом случае.
Однако для отдельных видов требований могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим (ст. 197 ГК). Так, в статье 392 Трудового кодекса говорится о том, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Исходя из этого специалисты Минфина в письме от 2 апреля 2009 года № 03-03-06/1/211 резюмировали: сумма депонированной заработной платы списывается для целей налогообложения прибыли по истечении трех месяцев.
Кредиторская задолженность учитывается в составе внереализационных доходов по результатам инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководства организации. Это прямо предусмотрено пунктом 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 года № 34н.
На основании пункта 1 статьи 271 Кодекса фирмы, применяющие метод начисления, признают доходы в периоде их осуществления. Правда, для «просроченной кредиторки» конкретный срок не установлен. Следовательно, списывать задолженность фирма обязана только после оформления всех оправдательных документов, а не по истечении срока исковой давности. На этом акцентирует внимание Президиум Высшего Арбитражного Суда в постановлении от 15 июля 2008 года № 3596/08.
Следует учитывать, что Минфин, а вслед за ним и налоговики, настаивают на том, что списанная «кредиторка» отражается в составе внереализационных доходов на последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (письмо от 27 декабря 2007 г. № 03-03-06/1/894).
Бухгалтерский учет
Что касается бухгалтерского учета, то в нем суммы не выданной вовремя зарплаты отражаются в составе кредиторской задолженности. Для этого на счете 76 открывается специальный субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» (Инструкция по применению плана счетов, утверждена приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н).
Депонированная зарплата хранится на расчетном счете юрлица в банке в течение трех месяцев. После этого суммы списанной задолженности учитываются в составе прочих доходов. Данное правило предусмотрено пунктами 7, 10.4 и 16 ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 32н.
Пример 1
В апреле 2009 года сумма оплаты труда за март составила 250 000 рублей. Общая сумма начисленного НДФЛ – 32 500 рублей (250 000 руб. х 13%). В марте был выдан аванс на общую сумму 100 000 рублей. Наличные на выплату зарплаты получены кассиром организации 7 апреля. Таким образом, зарплата выплачивалась с 7 по 9 апреля.
Однако работники Глазунов (причиталось 10 000 руб.) и Якушев (причиталось 15 000 руб.) не смогли получить зарплату по причине болезни. Сумма невыданной зарплаты 10 апреля была сдана в банк для зачисления на расчетный счет организации.
20 апреля Глазунов обратился в бухгалтерию с заявлением о выдаче депонированной части зарплаты за март 2009 года. При этом он попросил перевести деньги на его депозит в банке.
Работник Якушев так и не обратился с заявлением о выдаче депонированной части зарплаты, так как был госпитализирован 8 апреля 2009 года. В июле была проведена инвентаризация депонентской задолженности, на основании которой было подготовлено письменное обоснование и приказ генерального директора о списании депонентской задолженности в сумме 15 000 рублей. Списание произведено 20 июля 2009 года.
7 апреля 2009 года в учете будут сделаны следующие проводки:
Дебет 51 Кредит 68-1 «Расчеты по НДФЛ»
– 32 500 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ;
Дебет 50 Кредит 51
– 117 500 руб. (250 000 руб. – 32 500 руб. – 100 000 руб.) – получены в кассу наличные на выплату зарплаты;
Дебет 70 Кредит 50
– 92 500 руб. (117 500 руб. – 10 000 руб. – 15 000 руб.) – выдана зарплата;
Дебет 70 Кредит 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»
– 25 000 руб. (117 500 руб. – 92 500 руб.) – депонированы денежные суммы;
Дебет 51 Кредит 50
– 25 000 руб. – депонированные суммы сданы в банк.
20 апреля 2009 года в учете будет сделана проводка:
Дебет 76-4 Кредит 51
– 10 000 руб. – депонированная часть зарплаты Глазунова перечислена на его депозит.
20 июля 2009 года в учете будет сделана проводка:
Дебет 76-4 Кредит 91-1
– 15 000 руб. – депонированная часть зарплаты Якушева списана в связи с истечением срока исковой давности.
Депонированная зарплата – как проводить и выдавать?
Депонированная зарплата – как проводить и выдавать?
Каждая компания обязана выплачивать своим сотрудникам зарплату. Задача организации – предоставить деньги. Но иногда бывает так, что сотрудник за этими деньгами не является. Такую зарплату бухгалтерия возвращает обратно в банк, т.е. производит депонирование. А сама возвращённая зарплата, соответственно, называется депонированной. Депонирование сегодня уже не так актуально, как было раньше. Сейчас практически у каждого есть банковские карточки, на которые перечисляют зарплату, и сотруднику не нужно 2 раза в месяц ходить в бухгалтерию. Но случаи бывают разные. Иногда бывает так, что работник по какой-то причине не может завести карту. Или компания сама решает выдавать сотрудникам деньги наличкой в бухгалтерии. В этих случаях нужно знать, что делать, если кто-то из сотрудников не пришёл за полагающимися ему деньгами.
В каких случаях производится депонирование, и насколько оно обязательно?
Согласно ТК РФ работник должен явиться за зарплатой в течение пяти дней с момента начисления. Если по какой-то причине он этого не сделал, компания возвращает деньги в банк.
Раньше депонирование вменялась фирмам в обязанность. Однако 11 марта 2014 года вышло Указание Банка России № 3210-У, по которому компании теперь не обязаны сдавать депонированные начисления в банк. Однако оставшиеся деньги по прошествии 5 дней включаются в общий лимит кассы (зарплата сотрудников в этот лимит не входит).
У каждого предприятия должен быть определённый кассовый лимит, выше которого в кассе денег быть не должно. Исключения составляют только предприятия малого бизнеса. Согласно пункту 2 Указания № 3210-У и пунктам. 1, 4 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 предприятия малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит.
Таким образом, если ваша компания – предприятие малого бизнеса, и один из ваших сотрудников не явился за зарплатой, эти деньги спокойно могут лежать в кассе до прихода их владельца, и депонирование вам совершенно не нужно.
Если же ваша фирма не имеет отношения к малому бизнесу, прежде чем депонировать невостребованные деньги, проверьте ваш кассовый лимит и количество средств в кассе. Если размер кассы вместе с невыданной зарплатой лимит не превышают, смысла депонировать деньги нет никакого. Но если лимит будет превышен, сдачи депонированной зарплаты в банк вам не избежать.
Перевод депонированной зарплаты в банк
До 2014 года закон требовал составлять множество документов: реестр депонированных сумм, книга учёта депонированных сумм и т.п. С 2014 года все эти документы составлять необязательно. Но чтобы в бухгалтерии не произошло путаницы, учитывать все суммы с помощью них достаточно удобно. Бухгалтерия будет точно знать, сколько денег не было выдано, когда они были переведены и т.п.
В первую очередь заполняем реестр депонированных сумм. Этот документ ведётся в свободной форме. Как правило в нём указывается:
Далее данные вносятся в книгу учёта депонированных сумм. Такая книга тоже составляется в произвольной форме, заводится на год. В ней отдельная строка заводится на каждого депонента (человека, не пришедшего за зарплатой). Указывается Фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер, депонированная сумма и период, за который эта сумма должна была быть выплачена.
Далее деньги переводятся в банк. Делается это по проводкам Дт 70 Кт 76-4 (обозначение депонированной зарплаты) и Дт 51 Кт 50 (зачисление депонированной зарплаты на расчётный счёт в банке). Эти проводки сопровождаются заполнениями соответствующих им документов.
Обратите внимание! По каждой выплате зарплаты компания должна делать отчисления по страховым взносам во внебюджетные фонды. В соответствии со статьёй 11 Закона № 212-ФЗ взносы рассчитываются на дату выплаты зарплаты, указанную в документах (а не на дату фактического получения денег). Поэтому даже если зарплата была возвращена в банк, страховые взносы по ней всё равно должны быть уплачены точно в срок.
Как выплачивать депонированную зарплату?
Что делать, если сотрудник по прошествии какого-то времени всё-таки явился в бухгалтерию за деньгами? В этом случае компания должна выдать деньги не дожидаясь дня следующей зарплаты. Операция проводится по проводке Дт 50 Кт 51.
Однако в некоторых случаях, если речь идёт о крупном предприятии, чтобы не загружать бухгалтерию работой, в уставе компании, в коллективном или трудовом договоре может быть указано, что депонированная зарплата выплачивается:
Депонент должен написать заявление на выдачу ему депонированных средств. На основании этого заявления бухгалтерия отправляет запрос в банк и выводит средства.
Так как ведомость по выплатам зарплат к этому моменту должна быть уже закрыта, для выдачи депонированной зарплаты заполняется специальный документ – расходный кассовый ордер. В нём указывается:
Как депонированная зарплата влияет на налоги?
Отчисления по НДФЛ производятся до того, как зарплата зачисляется сотрудникам. Поэтому на вычеты НДФЛ депонирование не влияет никак.
Однако возвращённые на расчётный счёт средства изменяют баланс предприятия. Если налогообложение предприятия ведётся по основной системе или по УСН15, то депонированная зарплата включается в графу «доходы предприятия», и чтобы её оттуда убрать, нужно ждать, пока сотрудник явится за деньгами. Если налогообложение производится по системе ЕНВД, депонирование зарплаты на налоговые вычеты никак не повлияет.
Истечение срока исковой давности
Депонированная зарплата должна храниться нетронутой на счету предприятия в течение 3 лет. Если за это время деньги так никто и не потребовал, в бухгалтерском учёте они включаются в состав прочих доходов, а в налоговом учёте – в статью внереализационных доходов.
Делается это по следующему алгоритму:
Все эти действия должны производиться в последний день отчётного периода, в котором истекает срок исковой давности.
Депонирование заработной платы
В тех случаях, когда заработанное вознаграждение не перечисляется на банковскую карточку работника безналичным способом, а выдается в кассе, всегда могут сложиться ситуации, когда деньги готовы к выдаче, но человек не смог явиться за ними в назначенное время. Причины могут оказаться различными: отсутствие по болезни, вследствие командировки или вызванное другими обстоятельствами. Как в таких случаях должен поступить кассир или бухгалтер?
Законодательством для этого предусмотрена процедура депонирования заработной платы. Расскажем о том, как она должна проводиться.
В чем смысл депонирования
По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:
В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.
Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.
Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.
Сроки для депонирования
Если з/п выдается кэшем, это должно отражаться в специальных унифицированных формах документов, утвержденных постановлением Государственного комитета статистики России от 05 января 2004 г. № 1:
На первом листе этого документа обязательно проставляется дата, когда он сформирован и выдается з/п. Период, который можно держать финансовые средства в кассе фирмы, а значит, время на их получение сотрудниками, ограничены источником финансов, предназначенных на выплату трудового вознаграждения:
Если установленное время истекло, а работник не явился за своими деньгами, бухгалтер депонирует их, а ведомость будет закрыта.
Действия бухгалтера (кассира) при депонировании
По истечении времени, отведенного для выплаты зарплатных средств, бухгалтер должен произвести последовательные действия, регламентированные Порядком ведения кассовых операций (о депонировании говорит п.18).
ВАЖНО! Если средства выдавал не кассир, а другое лицо по его поручению, то внизу документа необходима дополнительная отметка о том, кем выдавались деньги по данной ведомости.
Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты
Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.
Начисление средств на зарплату:
Депонирование зарплатных сумм проводится по субсчету «Расчеты по депонированным суммам», являющемуся частью счета 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»:
Выплата депонированных зарплатных средств:
Вопрос: Каков срок удержания и уплаты НДФЛ с зарплаты, депонированной работодателем?
Посмотреть ответ
Депонированные деньги, налоги и взносы
Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.
Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.
Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.
Как получить депонированные деньги?
Сотрудник, просрочивший время получения своей зарплаты, должен обратиться к кассиру или в секретариат (письменной или устной должна быть форма обращения, решается на предприятии). Зарегистрированная заявка передается главбуху, который учтет эти средства как дополнительные кассовые поступления.
В каких случаях депонированную зарплату уже не отдадут?
Не полученные по каким-либо причинам средства, вернувшиеся на счет фирмы, заработавший их человек может потребовать в течение довольно продолжительного, но не бесконечного времени.
Возвращенные в банк финансы, которые представляли в свое время заработную плату, превратятся просто в прибыль организации и уже не могут быть выплачены по требованию работника после истечения трехгодичного срока (ст. 196 ГК РФ).
Если такое произошло, то эти средства будут проходить по статье доходов, именно так учитываясь в бухгалтерии и налогообложении.
Бухгалтеру предлагается отражать это так: дебет 76, кредит 91-1, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная заработная плата списана по истечении срока востребования».
Конкретный пример депонирования
25 сентября 2016 г. сотрудникам ООО «Клиент-Сервис» была начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.
27 октября 2016 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 400 000 руб., оприходовав эту сумму в кассу.
Кассир выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с по 28 по 30 сентября по платежной ведомости от 27.09.2016 № 123. В эти дни за своей заработной платой не явились двое сотрудников: А.П.Изуграфов (находился в командировке), должен был получить 14 800 руб., и С.И. Тарантаева (в связи с временной нетрудоспособностью по болезни), ей причиталось 17 200 руб.
В конце дня 30 сентября кассир ООО «Клиент-Сервис» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.
Депонированная заработная плата была выдана:
В бухгалтерском учете ООО «Клиент-Сервис» это было отражено следующими проводками:
Депонирование заработной платы
О.А. Курбангалеева, журнал «Зарплата» №8, 2009
Практически в каждой организации есть работники, которые по каким-либо причинам не могут получить заработную плату вовремя. В этом случае ее депонируют. Как данная ситуация отразится на расчете налогов и какие документы нужно оформить, рассказывается в статье.
Порядок, место и сроки выплаты заработной платы установлены в статье 136 Трудового кодекса. Работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные дни выплаты должны быть установлены правилами внутреннего трудового распорядка, положениями коллективного или трудовых договоров (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если дата выдачи заработной платы совпадает с праздничным днем, выплата производится накануне. Об этом говорится в части 8 статьи 136 Трудового кодекса.
Общие правила выплаты заработной платы
Согласно норме части 3 статьи 136 Трудового кодекса работодатель может выплачивать заработную плату в денежной форме двумя способами:
— безналично, перечисляя деньги на счета работников в банке (при условии, что работники согласны получать зарплату на карточку);
— наличными из кассы организации. В этом случае зарплата выдается сотрудникам в месте выполнения работы (предполагается, что сотрудники не должны тратить свободное время на поездки для получения заработной платы).
Особенности выплаты зарплаты наличными
На выдачу зарплаты из кассы работодатель может использовать:
— денежные средства, снятые с расчетного счета компании в банке. Средства на выплату зарплаты (пособий по социальному страхованию и стипендий) могут находиться в кассе в течение трех рабочих дней, включая день их получения в банке. Такое правило установлено в пункте 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).
Исключение сделано для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Им разрешено хранить наличные денежные средства в кассе на выплату зарплаты до пяти дней;
— наличную выручку (п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Правда, такой порядок расчетов следует согласовать с обслуживающим банком (ч. 1 п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Условие об использовании наличной выручки от реализации товаров, работ, услуг для выдачи заработной платы и пособий можно прописать в договоре на расчетно-кассовое обслуживание или в документе на установление лимита денежных средств в кассе (п. 12 письма Банка России от 16.03.95 № 14-4/95).
Обратите внимание: на выплату заработной платы нельзя направить наличные средства, принятые от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц (например, при получении в кассу предприятия оплаты по договору за услуги мобильной связи, которая впоследствии перечисляется на счет оператора мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк (ч. 2 п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).
Лимит кассового остатка
Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, организации права не имеют. Это касается как денег, снятых с расчетного счета, так и денежной выручки, поступившей в кассу (абз. 2 п. 2.7 Положения № 14-П и абз. 2 п. 7 Порядка ведения кассовых операций).
Как мы уже говорили, исключение составляют средства на выдачу зарплаты, пособий по социальному страхованию и стипендий, полученные в банке. Данные средства являются целевыми. Их сумма известна заранее, и она может превышать установленный лимит кассового остатка в течение трех (пяти) рабочих дней (абз. 2 п. 2.6 Положения № 14-П). По истечении этого срока сверхлимитные наличные денежные средства нужно сдать в банк (абз. 1 п. 2.6 Положения № 14-П).
Напомним, что за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность. Размер штрафа для руководителя составляет от 4000 до 5000 руб., для организации — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но оштрафовать компанию можно только по результатам проверки банка, который зафиксирует факт нарушения в справке по форме № 0408026 и передаст ее в налоговую инспекцию для принятия решения (ст. 23.5 КоАП РФ).
Срок и порядок депонирования заработной платы
Наличными деньгами заработная плата выдается по платежной (форма № Т-53) или по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Срок выплаты зарплаты указывается на титульном листе ведомости.
Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с установленной даты ее выдачи. Если за это время кто-то из сотрудников не получил заработную плату, неполученную сумму депонируют, а ведомость закрывают.
После окончания срока выплаты зарплаты кассир должен (п. 18 Порядка ведения кассовых операций):
— напротив фамилий тех, кто не получил зарплату, в графе «Деньги получил» формы № Т-49 или в графе «Подпись в получении денег» формы № Т-53 поставить штамп или написать «депонировано», указать в конце ведомости суммы выплаченной и депонированной заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и расписаться. Если деньги выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)»;
— составить реестр депонированных сумм;
— оформить расходный кассовый ордер на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на платежной ведомости. Реквизиты расходного кассового ордера и сумму выплаченной зарплаты записывают в кассовой книге.
Напомним, что расходный кассовый ордер составляют по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.
Неполученную работниками зарплату сдают в банк на следующий день после истечения срока ее хранения. При внесении денег на расчетный счет необходимо составить объявление на взнос наличными (форма № 0402001 утверждена в приложении 6 к Положению Банка России от 24.04.2008 № 318-П). На сданные суммы в обязательном порядке составляется один расходный кассовый ордер (абз. 7 п. 18 Порядка ведения кассовых операций).
Реестр и книга депонированной зарплаты
Согласно абзацу 7 пункта 18 Порядка ведения кассовых операций суммы депонированной зарплаты нужно отразить в реестре. Этот документ составляет кассир (подп. «б» п. 18 Порядка ведения кассовых операций).
Реестр. Унифицированной формы реестра нет, поэтому можно воспользоваться формой (код 0504047), которая приведена в приказе Минфина России от 23.09.2005 № 123н (далее — приказ № 123н). В реестре указывают табельный номер работника, его фамилию, имя и отчество, а также депонированную сумму.
Реестр составляется после каждой выдачи зарплаты, если кто-то из работников ее не получил. Напомним, что зарплату следует выдавать не реже чем через каждые полмесяца. Это требование установлено в статье 136 ТК РФ.
Книга учета депонентов. В реестре, форма которого приведена в приказе № 123н, нет графы для указания номера расходного кассового ордера, который оформляют при выдаче депонированной ранее зарплаты. Такая графа есть в книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, форма (код 0504048) которой также утверждена приказом № 123н.
В книге приводят данные о депонированной зарплате за год. Для отметок о выдаче депонированных сумм предусмотрено 12 граф — по количеству месяцев. В каком месяце была произведена выплата депонированной зарплаты, в той графе и ставится отметка. Если к концу года в книге продолжают числиться невыданные суммы, эти сведения переносят в новую книгу.
ПРИМЕР 1. В ОАО «Авангард» была начислена заработная плата за февраль 2009 года. Суммы, причитающиеся к выплате, выдавались сотрудникам из кассы в период с 4 по 6 марта 2009 года по платежной ведомости от 04.03.2009 № 180.
Когда срок выдачи зарплаты истек, выяснилось, что деньги не получили два работника — А.Ю. Таложенский (таб. № 123) в размере 13 871 руб. и Е.Л. Целиковский (таб. № 245) в размере 17 400 руб. Депонированная заработная плата была выдана 25 марта 2009 года А.Ю. Таложенскому (расходный ордер № 187) и 31 марта — Е.Л. Целиковскому (расходный ордер № 219). Как оформить книгу учета депонентов?
аналитического учета заработной платы по суммам депонентов, начисленных и выданных в марте 2009 года, приведен в приложении к статье.
Напомним, что книгу учета депонентов нужно хранить в организации пять лет. Это установлено в подпункте «н» пункта 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000. Течение срока хранения книги начинается с 1 января года, следующего за годом ее составления.
Бухучет депонированных сумм
Учитываем депонированную зарплату
В бухгалтерском учете заработная плата учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена, независимо от того, обратился работник за ее получением или нет (п. 5 ПБУ 1/2008):
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70
— начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
— выдана заработная плата.
Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4
— депонирована сумма заработной платы, не полученной работником в установленные дни выдачи.
Выдаем зарплату с депонента
При выплате депонированных сумм делается запись по дебету счета 76-4 и кредиту счетов учета денежных средств:
— счета 50 «Касса», если депонированная заработная плата выдается из кассы организации;
— счета 51 «Расчетные счета», если депонированная зарплата перечислена на счет сотрудника в банке.
4 марта 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 1 350 000 руб. — получены в банке деньги на оплату труда; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
6 марта 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4
— 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) — депонирована не полученная сотрудниками зарплата;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 31 271 руб. — внесена на расчетный счет депонированная зарплата;
25 марта 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50
— 13 871 руб. — выплачена депонированная зарплата за февраль А.Ю. Таложенскому;
31 марта 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50
— 17 400 руб. — выплачена депонированная зарплата за февраль Е.Л. Целиковскому.
Основания для выдачи депонента
Трудовым законодательством не установлен порядок обращения за депонированной заработной платой.
Сотрудник может обратиться в кассу за получением депонента в устной или письменной форме.
В первом случае кассир сообщает об этом бухгалтеру, который учитывает заявку при планировании денежных поступлений в кассу. Во втором случае работник подает письменную заявку в секретариат предприятия.
Секретарь регистрирует полученный документ в журнале учета входящей корреспонденции, ставит отметку о регистрации на экземпляре сотрудника и передает заявку главному бухгалтеру.
Депонент в отчетности
Кредиторская задолженность организации по оплате труда отражается в следующих формах бухгалтерской отчетности:
— в бухгалтерском балансе (форма № 1). Сумма депонированной зарплаты отражается по кредиту счета 76-4. Если исходить только из названия счета, депонированную зарплату следует показать как кредиторскую задолженность перед прочими кредиторами (строка 625). Но, по мнению автора, правильнее отразить ее в строке 622 как задолженность перед персоналом организации. Сведения, которые приводятся в строках 622 и 625, формируют показатель строки 620 «Кредиторская задолженность».
— приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5). Сумма депонированной зарплаты отражается в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» в строке «Прочая кредиторская задолженность». Данные строки формируют показатель строки «Кредиторская задолженность: краткосрочная — всего». Для определения показателя этих строк используется кредитовый остаток по счету 76-4.
Напомним, что указанные формы бухгалтерской отчетности утверждены приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н.
Налоговый учет депонированной зарплаты
Налог на прибыль
В налоговом учете депонированная зарплата включается в состав расходов:
— в том месяце, в котором она была начислена, — если фирма применяет метод начисления (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае разницы между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает;
— в момент ее выплаты работнику — если организация применяет кассовый метод (п. 3 ст. 273 НК РФ). Так как в бухгалтерском учете сумма депонированной зарплаты включена в состав расходов, а в налоговом учете нет, то в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница. Она приводит к образованию отложенного налогового актива (ОНА):
ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
Отложенный налоговый актив списывается после того, как заработная плата будет выдана, и отражается следующей проводкой: ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» КРЕДИТ 09
— погашен отложенный налоговый актив.
ЕСН и обязательные страховые взносы
Единый социальный налог. Сроки уплаты авансовых платежей по единому социальному налогу не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (п. 3 ст. 243 НК РФ).
Взносы на обязательное пенсионное страхование. Уплата авансовых платежей по пенсионным взносам производится ежемесячно. Ее следует произвести в срок или установленный для получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц, или в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов страхователя на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется авансовый платеж. Об этом говорится в пункте 2 статьи 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Взносы на страхование от несчастных случаев. Такие взносы необходимо перечислять в день:
— установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц — если оплата производится по трудовым договорам;
— установленный страховщиком — если оплата производится по гражданско-правовым договорам.
Об этом говорится в пункте 4 статьи 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты единого социального налога, пенсионных взносов и взносов на страхование от несчастных случаев в случае депонирования зарплаты.
НДФЛ
Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.
Деньги на зарплату получены в банке. В этом случае фирма должна перечислить НДФЛ в день получения в банке денежных средств на выплату дохода (ч. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам. Как видим, депонирование в данной ситуации на сроки перечисления налога не влияет.
Срок, установленный для выплаты зарплаты, — 5-е число следующего месяца. 3 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.
Средства на зарплату были получены из банка. Какие проводки должен сделать бухгалтер?
РЕШЕНИЕ. В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:
31 июля 2009 года ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— 50 000 руб. — начислена заработная плата работнику; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69
— 13 000 руб. — начислен ЕСН;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 200 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;
5 августа 2009 года
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
— 6500 руб. — перечислен НДФЛ в бюджет; ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51
— 13 000 руб. — перечислен ЕСН за июль;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм» КРЕДИТ 51
— 200 руб. — перечислены взносы на страхование от несчастных случаев;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
7 августа 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4
— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником;
12 августа 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — выдана работнику депонированная зарплата.
Зарплата выдается из наличной выручки. В этом случае организация должна перечислить НДФЛ на следующий день после того, как сотрудник получит депонированную зарплату (п. 4 ст. 226 НК РФ). Следовательно, к моменту депонирования налог с доходов работника уплачен не будет, поскольку выплаты не было.
31 июля 2009 года ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— 50 000 руб. — работнику начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69
— 13 000 руб. — начислен ЕСН с заработной платы сотрудника;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 200 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;
5 августа 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
— 150 000 руб. — поступила в кассу выручка;
ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51
— 200 руб. — перечислены взносы на травматизм;
7 августа 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4
— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником; ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — сдана в банк не полученная работником зарплата;
12 августа 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
— 200 000 руб. — поступила в кассу выручка; ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — выдана сотруднику депонированная зарплата за вычетом НДФЛ;
13 августа 2009 года
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
— 6500 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты сотрудника;
17 августа 2009 года (15 августа — суббота) ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51
— 13 000 руб. — перечислен ЕСН за июль.
Как списать невостребованную зарплату
Работник может получить депонированную заработную плату в течение трех лет с момента ее начисления. Это обусловлено общим сроком исковой давности, установленным в статье 196 Гражданского кодекса.
Если в течение трех лет работник не обратился за получением зарплаты, ее сумму списывают на основании пункта 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. В нем сказано, что суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся:
— на финансовые результаты — у коммерческой организации;
— увеличение доходов — у некоммерческой организации. Таким образом, для списания задолженности требуется составление нескольких документов.
Акт инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. По ее итогам составляют акт по форме № ИНВ-17, утвержденной постановлением Гомкомстата России от 18.01.98 № 88. Фрагмент акта инвентаризации смотрите ниже.
Бухгалтерская справка. В этом документе можно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек. Образец составления бухгалтерской справки приведен ниже.
Приказ руководителя. На основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель издает приказ о списании задолженности по заработной плате.
Образец приказа о списании депонированной заработной платы смотрите в приложении к статье.
Если названные документы не оформлены, основания для списания задолженности отсутствуют, а внереализационный доход не образуется. К такому выводу пришел Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.07.2008 № 3596/08.
Налоговый учет
В налоговом учете сумма кредиторской задолженности включается во внереализационные доходы на основании пункта 18 статьи 250 Налогового кодекса (п. 2 письма Минфина России от 26.08.2002 № 04-02-06/3/61). Сделать это нужно в последний день того отчетного периода, в котором истек срок исковой давности (п. 1 письма Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/894).
Представители финансового ведомства высказали иную точку зрения в отношении сроков списания кредиторской задолженности по заработной плате. По их мнению, срок исковой давности по обязательству в виде депонированной зарплаты должен составлять три месяца (письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211). Они сослались на статьи 392 Трудового кодекса и 197 Гражданского кодекса. В статье 392 ТК РФ сказано, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. В статье 197 ГК РФ говорится, что для отдельных видов обязательств законодательством могут быть установлены специальные сроки исковой давности — сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.
Подобная позиция, по мнению автора, является спорной, поскольку статья 392 Трудового кодекса устанавливает сроки обращения в суд, а не к работодателю. В случае, когда сотрудник хочет получить депонированную заработную плату, а работодатель готов ее выплатить, никакого ущемления прав работника (индивидуального трудового спора) не возникает. Поэтому положения статьи 392 ТК РФ к списанию депонированной заработной платы отношения не имеют.
Образец бухгалтерской справки
Образец приказа о списании депонированной заработной платы
Бухучет
Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99), что отражается в бухгалтерском учете следующей записью:
ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 91-1
— списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.
[1] Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация должна представить в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, сведения по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (приложение № 1 к Положению № 14-П).