Что такое интегрированная система менеджмента своими словами
Интегрированная система менеджмента
ОФОРМИМ СЕРТИФИКАТ ИНТЕГРИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА
В СРОК ОТ 1 РАБОЧЕГО ДНЯ С ВНЕСЕНИЕМ В РЕЕСТР
Сертификат соответствия аудитора для внутренних проверок (2 аудитор)
Цена Сертификата соответствия ИСМ — от 8 900 до 54 900 рублей
Сроки оформления — от 1 до 3 рабочих дней
Срок действия — 3 года
Интегрированная система менеджмента (ИСМ) — это совокупность нескольких подсистем менеджмента организаций, отвечающих требованиям международных, национальных или отраслевых стандартов на системы менеджмента качества, которые ориентированы на различные заинтересованные стороны, а также имеющих частично или полностью объединенные элементы и работающих в компании как единое целое. ИСМ создаются на основе стандартов ISO серии 9000, поскольку прописанные в этих стандартах базовые принципы наиболее точно соответствуют требованиям к современному менеджменту. Также важен подход к управлению компанией как цельной системой процессов и целей, которые неразрывно взаимосвязаны между собой.
ИСМ должна соответствовать требованиям следующих стандартов:
Есть два варианта: постепенное внедрение в компании каждого стандарта по очереди или сразу комплексная реализация современных подходов путем внедрения одновременно всех перечисленных систем ИСО. Получение Сертификата соответствия ИСМ — это наиболее взвешенный и грамотный путь в современных реалиях.
Четыре главных нормативно-правовых акта составляют основу ИСМ:
PAS 99 «Общедоступные технические условия. Общие требования к системам менеджмента — основа для интеграции» — это база для слияния нескольких систем менеджмента в единую систему, обобщающая все требования к ИСМ. Британский Институт Стандартов (BSI) в 2006 г. создал этот документ, предназначенный для компаний, успешно использующих у себя две или более системы менеджмента, соответствующих стандартам качества. PAS 99 упрощает процесс оценки соответствия и делает внедрение в компании ИСМ менее сложным. Но сертификата непосредственно на этот документ не существует — на PAS 99 опираются иные стандарты по менеджменту качества, на соответствие которым и выдаются сертификаты. А PAS 99 — это главный нормативно-правовой акт, объединяющий следующие стандарты: ISO 9001 Система Менеджмента Качества, ISO 14001 Система Экологического Менеджмента, OHSAS 18001 Система Управления охраной труда и производственной безопасностью и т. п.;
НД № 006.00-134 «Правила по интеграции систем менеджмента» — утвержденные в 2008 году правила, разработанные научно-техническим отделом Ассоциации по сертификации «Русский Регистр». В этом нормативном документе прописаны критерии оценки ИСМ, которые нужны для получения соответствующего Сертификата;
ГОСТ Р 53893-2010 «Руководящие принципы и требования к интегрированным системам менеджмента» — это переработанная в соответствии с российскими требованиями и законами версия международного стандарта, регулирующая подходы к ИСМ. В этом государственном стандарте компания — это единая система связанных между собой процессов. В нем прописаны основные принципы менеджмента компании, рекомендуется процессный и системный принцип управления;
ГОСТ Р 58542-2019 «Интегрированные системы менеджмента. Руководство по практическому применению» — это общие рекомендации по внедрению ИСМ в компаниях любого типа и масштаба.
Сертификат соответствия ИСМ — документ, подтверждающий в компании высокий уровень менеджмента экологии и организации производства, безопасности труда и охраны здоровья сотрудников, которые полностью отвечают всем требованиям перечисленных выше стандартов. Организации независимо от масштабов, типа или отрасли могут внедрять у себя ИСМ, а порядок получения именно этого Сертификата не отличается от других подобных документов. Если у предприятия есть сертификат соответствия ИСМ, то это свидетельствует о том, что выполняются все перечисленные выше требования к экологии, производству, сотрудникам и т. п. Также при наличии Сертификата ИСМ организация имеет право маркировать свою продукцию специальным знаком, нанося его на упаковку. Как и для других аналогичных документов, срок действия Сертификата ИСМ — 3 года с ежегодным контролем органа по сертификации (это называется инспекционный контроль — ИК), документ действует на всей территории Российской Федерации. После каждого ИК выносится решение о приостановлении действия Сертификата (при наличии ошибок до их устранения), аннулировании (если исправить ошибки в отведенный срок не удалось) либо о благополучном прохождении планового контроля.
В комплект документов, выдаваемых по результатам сертификации, входят:
Центр сертификации «Рустест-М» является официальным представителем системы добровольной сертификации «СтандартЕвроГруп» и аккредитован как Консультационно-Методический Центр по проведению консультационно-методических работ и услуг по системам менеджмента на основе стандартов:
Проверить легитимность системы сертификации можно на сайте Росстандарта:
Образцы сертификатов, оформленные ЦС «Рустест-М» в рамках системы добровольной сертификации «СтандартЕвроГруп»
Сертификат соответствия интегрированной системы менеджмента (вид 4)
Центр сертификации «Рустест-М» является официальным партнером органов по сертификации «ТЕХНОЛОГИИ НОВОГО КАЧЕСТВА» и «СОЮЗ ТЕСТ».
Имеет право на заключение от своего имени договоров в области сертификации продукции и услуг по системам менеджмента на основе стандартов:
Проверить легитимность системы сертификации можно на сайте Росстандарта:
Образцы сертификатов, оформленные ЦС «Рустест-М» в рамках систем добровольной сертификации «ТЕХНОЛОГИИ НОВОГО КАЧЕСТВА» и «СОЮЗ ТЕСТ»
Сертификат соответствия интегрированной системы менеджмента (вид 8)
В настоящее время проведение сертификации ИСМ производится на основе следующих документов:
Вопросы-ответы по оформлению Сертификата соответствия ИСМ
Цена и сроки, необходимые для оформления Сертификата ИСМ зависят от таких факторов:
Нет необходимости внедрять документацию по СМК кроме сертификации («упрощенная» схема):
Есть необходимость внедрения документации СМК наряду с сертификацией:
Точную стоимость оформления Сертификата ИСМ определит эксперт ЦС «Рустест-М».
Следующий пакет документов необходим для оформления и получения Сертификата ИСМ:
Оформление Сертификата ИСМ состоит из:
Компания, получив Сертификат ИСМ, приобретает следующие преимущества:
На сегодняшний день в России нет единого реестра выданных сертификатов ИСМ. Это обусловлено тем, что сертификация может проводиться в разных Системах добровольной сертификации. В результате каждый Орган по сертификации самостоятельно ведет такой реестр, куда включена информация о всех выданных им сертификатах. Сертификация на соответствие ИСМ — это добровольная процедура. При получении сертификата можно запросить ссылку на реестр у сотрудников ЦС «Рустест-М». Проверяются сертификаты ИСМ по номеру ИНН организации, выступавшей заявителем.
Убить трех зайцев
Зачем предприятия используют интегрированную систему менеджмента
Зачем предприятия используют интегрированную систему менеджмента
Многие компании, которым необходимо иметь сразу несколько сертификатов, используют интегрированную систему менеджмента (ИСМ). Она позволяет внедрить от двух и более стандартов единовременно, уменьшить документооборот, убрать все «ненужное» и снизить финансовые затраты. О преимуществах и трудностях интегрированной системы рассказал генеральный директор ООО «Афипский НПЗ» Сергей Кращук.
Содержание
Почему ИСМ
Для российских предприятий, ориентированных на зарубежные рынки (а Афипский НПЗ отправляет свою продукцию только на экспорт), принципиальное значение приобретает сертификация систем качества на соответствие международным стандартам. Интеграция трех систем (качество, экология, профессиональное здоровье и безопасность) — главная предпосылка для устойчивого развития. Интегрированная система менеджмента — это часть системы общего менеджмента организации, отвечающая требованиям двух или более стандартов (в данном случае отвечающая требованиям трех стандартов ИСО), а именно ИСО 9001-2015 (качество), ИСО 14001:2015 (экология) и OHSAS 18001:2007 (профессиональное здоровье и безопасность).
Работа по внедрению ИСМ на Афипском НПЗ началась более 10 лет назад. Были единовременно внедрены сразу три стандарта: ИСО 9001, ИСО 14001 и OHSAS 18000 и пройден сертификационный аудит. Интеграция этих трех систем менеджмента позволяет достичь оптимального баланса между текущими финансовыми, производственными, социальными, экологическими и другими показателями. Это и стало толчком для внедрения на предприятии ИСМ.
У нас единая политика для этих трех направлений (качество, экология и охрана труда), которая соответствует требованиям этих стандартов. На предприятии за качество отвечает заместитель генерального директора по производству и технологии, за безопасность труда — заместитель генерального директора по промышленной безопасности и охране окружающей среды, а за экологию — главный эколог. За всю интегрированную систему на предприятии отвечает отдел по ИСМ, который координирует всю работу по системе, готовит подразделения к внешним аудитам, оказывает помощь в разработке документов.
В связи с тем, что предприятие является опасным производственным объектом, для него обязательны стандарты ИСО 14001 и ИСО 45001 (пока действует OHSAS 18000), но было принято решение внедрить еще и систему качества. Ее наличие поможет продемонстрировать заинтересованным сторонам, зарубежным партнерам то, что продукция действительно качественная и соответствует требованиям не только местных, но и международных документов. Поэтому на Афипском НПЗ внедрены и функционируют три системы.
Объединение стандартов в ИСМ дает оптимизацию документации и позволяет не плодить большого количества бумажек. Для каждой системы требуется определенный набор документов, а все эти стандарты в принципе имеют похожие требования. кроме того, по отдельности внедрять эти стандарты очень затратно. Сертификационный аудит единой системы стоит в три раза меньше.
Прозрачность
В стандартах ИСО содержатся требования к документам, которые у нас обязательно должны быть. А насчет остальных — предприятие решает само, насколько они нужны. У нас много дополнительных стандартов и инструкций, потому что персоналу с ними легче работать. Все они вводятся в действие приказом. Основной наш документ — это Руководство по системе, в котором описаны все три направления. Если новый человек пришел на работу, ему не дашь сразу все 33 стандарта— для начала достаточно прочитать Руководство. У него уже появится представление о системе, работе и продукте. В Руководстве 42 страницы, информация изложена кратко и по существу, много ссылок на другие документы, повторов нигде нет.
Основными документами также можно назвать политику компании и цели, которые разрабатываются каждый год. Они охватывают все: экологию, охрану труда, логистику и другие направления. Для каждой цели мы делаем программу мероприятий, в которой прописываем конкретные действия и сроки их выполнения.
На предприятии есть общий портал и папка, где собраны все стандарты, отчеты по аудитам, документы по охране труда. Все, у кого есть компьютер, подключенный к сети, имеют доступ к этой папке.
Все документы по системе доступны для всех сотрудников. Ежегодно составляется отчет по анализу интегрированной системы менеджмента со стороны руководства, который также является обязательным требованием системы. В нем содержится вся годовая работа по системе: анализ целей, программ, итоги функционирования процессов, а также рисков по этим процессам. Помимо этого, он включает мероприятия по улучшению функционирования системы на будущий год. Данный отчет подписывается на итоговом совещании, на котором присутствуют все руководители подразделений, после чего он размещается на сервере предприятия в общей папке и доступен для ознакомления всем сотрудникам предприятия.
Координация в ИСМ
Ошибочно думать, что один человек управляет системой, это, прежде всего, люди, которые работают на предприятии: от высшего руководства до обычного сотрудника, которые делают большой вклад в деятельность системы.
Бытует мнение, что при внедрении ИСМ увеличивается кольцо согласований и подписей. На предприятии раньше была такая ситуация, когда документы на согласование в течение длительного времени лежали у некоторых руководителей, потому что они считали, что план производства важнее подписать, чем, например, стандарты. Два года назад была установлена программа 1С, через которую процесс согласования занимает считанные часы, проблема полностью ушла. Теперь процесс согласования и утверждения документов значительно ускорился.
Ради покупателя
В настоящее время все чаще ходят разговоры о том, что сертификаты ИСО можно купить — то есть их внедряют формально. Мы выбирали орган по сертификации, который имеет аккредитацию в Швейцарии, — SGS Vostok Limited. Это надежная компания, у которой можно заработать сертификат лишь реальным трудом.
Орган по сертификации имеет огромное значение для наших партнеров. Все нефтяные компании — «Лукойл», «Газпром», «Роснефть» — сертифицированы организациями, которые имеют международную аккредитацию. Самый первый сертификационный аудит мы проходили в Bureau Veritas, а потом перешли в SGS. Они одного уровня, но SGS проводит дополнительные лабораторные исследования, и мы выбрали единого поставщика услуг — так удобнее.
ИСМ работает эффективно: в прошлом году был ресертификационный аудит, мы прошли его без единого несоответствия. Как у такого большого предприятия нет ни одного несоответствия? Легко — потому что система работающая, она зрелая. Внедрение любой системы направлено на то, чтобы был доволен заказчик, конечный потребитель. Он у нас удовлетворен, нет ни одной рекламации, это самый важный показатель.
Что главнее?
Вопрос приоритетов — он философский. Для меня приоритетны все направления, для главного эколога — ИСО 14000, для службы охраны труда — OHSAS 18000, для лаборатории — качество. Я думаю, в нашем случае без одной системы не существовало бы другой. Конечно, больше всего взаимодействуют между собой экология и охрана труда, но качество — основополагающее.
Когда у предприятия уже есть система менеджмента качества, ему намного проще разработать остальные системы, потому что она является базовой. В ней и политика, и процессы. Процессный подход и PDCA хорошо работают именно в системе менеджмента качества. И эта система объемнее, она включает в себя и инфраструктуру, и взаимодействие с потребителями, и, допустим, жизненный цикл продукции — начиная от поставки сырья, производства и заканчивая логистикой, продажей потребителю. Я бы даже сказал, что экологический менеджмент и охрану труда намного проще внедрить и сертифицировать, нежели качество. Поэтому на многих предприятиях нефтегазовой отрасли интегрирована система, состоящая только из экологии и охраны труда.
Как проходят аудиты?
Ежегодно на предприятие приезжают ведущие аудиторы органа по сертификации — для того, чтобы удостовериться, что система функционирует, и подтвердить действие выданных сертификатов. Аудит проводится в соответствии с программой, которую составляет ведущий аудитор, программа охватывает все пункты стандартов, но вот подразделения не все, так как аудиты носят прежде всего выборочный характер.
В данном аудите принимают участие не только подразделения, но и высшее руководство. Аудит проводится в формате интервью (чаще всего именно с руководителем подразделения), но также проверяются документы, записи: это и стандарты, и положения о подразделениях, и должностные инструкции, и все документы, относящиеся к деятельности подразделения. Так как аудиты третьей стороны мы проходим не один год, у нас были и несоответствия, которые носили некритический характер. Их не надо бояться, так как на закрытие данных несоответствий дается 90 дней, а статус выполнения действий по выданному несоответствию проверяется только на следующем надзорном или сертификационном аудите.
Совместимость инструментов и подходов
Все инструменты хорошо совмещаемы, так как все стандарты основаны на процессном подходе и на цикле Деминга. Эти методы работают и в экологии, и в качестве, и в охране труда.
Если говорить о трудностях, то это, наверное, какие-то статистические методы. Сейчас сложности есть в работе с рисками, с их определением и мероприятиями по предотвращению. Потому что до выхода новых стандартов риски были определены только по охране труда. А сейчас в новых версиях появился риск-менеджмент, по нему часто возникают вопросы.
Приведу пример. Есть основополагающий процесс — стратегическое развитие. Какие могут быть риски? Главный — приостановка деятельности предприятия. И здесь важно различать риски и риск-факторы. Риски — это возможность возникновения какого-то опасного события, а риск-факторы — это те действия, которые могут способствовать возникновению события. Их часто путают, люди считают, что риск — это нарушение требований законодательства в области охраны труда или, допустим, смена политики управляющей компании. Но на самом деле это — риск-факторы. А риск конкретный — это опасная ситуация, которая может привести к глобальным последствиям, таким как приостановка действия предприятия, а это уже крупные финансовые потери.
В текущем году, когда приезжали аудиторы, были вопросы по рискам, мы проводили мероприятия по улучшению. Работа с рисками нам еще предстоит: в следующем году мы будем переходить на ИСО 45001, там тоже будут изменения, связанные с рисками.
О сопротивляемости сотрудников, трансформации риск-ориентированного подхода в Афипском НПЗ и направлении внутренних аудиторов читайте в следующем материале.
Интегрированная система менеджмента (ИСМ). Понятие, сущность, виды.
Рассматриваемые стандарты являются квинтэссенцией мирового опыта системного управления основными аспектами деятельности организаций, но регламентируют требования к различным, по сути, объектам системного управления. Сам факт наличия формального описания столь большого числа «систем менеджмента» говорит о необходимости их интеграции. В первую очередь — интеграции в систему менеджмента компании. В соответствующих стандартах системы менеджмента, посвященные отдельным направлениям, описываются как ее составляющие. По сути, СЭМ, СМК, любая другая система менеджмента или их комбинация могут быть эффективны и результативны, только если встроены, или вернее, являются неотъемлемым элементом системы управления организацией.
В связи с этим в управленческую практику организаций стал входить термин «интегрированная система менеджмента» (ИСМ), под которой следует понимать часть системы общего менеджмента, отвечающую требованиям двух или более международных стандартов или степень взаимодействия между ними, и функционирующую как единое целое.
В соответствии с концепцией эффективного менеджмента – всякая система менеджмента аналогична живому организму, структура которого состоит из взаимодействующих процессов, управляющих жизнедеятельностью организма. Процессно-ориентированный подход, который является предметом MS ISО 9001 и 14001, обеспечивает постоянное управление на стыках процессов в системе точно так же, как взаимодействие органов живого организма обеспечивает его нервная система.
Если говорить о предприятии – если оно существует – в этом же очевидно и состоит его цель.
Условие, при котором предприятие может претендовать на длительное существование (пребывание на рынке) включает в себя следующее:
· способность адекватно реагировать на постоянно меняющиеся условия внешней среды;
· отлаженное функционирование всех видов деятельности;
Таким образом, чтобы выжить в современных условиях организации необходимо разработать стратегию свого выживания, которое невозможно без ориентации на постоянное развитие или улучшение.
Постоянное улучшение (по сравнению с ситуацией на конкретный момент) является целью системы менеджмента (качества, экологии, социальной ответственности, безопасности) в соответствии с положениями MSS, которые стали основой для формирования интегрированной системы менеджмента предприятия.
В контексте взаимодействия между системами менеджмента различных направлений степень интеграции определяется исключительно удобством для организации, исходя из следующих факторов:
• истории развития системы менеджмента, в том числе внедрения стандартизованных СМ,
• особенностей процессов и размера организации,
• удобства документирования систем.
Существующие на сегодняшний день международные стандарты на системы менеджмента имеют обобщенную форму описания, дающую возможность интегрирования элементов различных систем. (таблица)
Практическое создание интегрированных систем менеджмента может осуществляться по какому-либо из следующих вариантов:
· создание полностью интегрированных моделей, когда все системы менеджмента объединяются в единый комплекс одновременно (рисунок б).
Рис. Варианты создания интегрированных систем менеджмента:
а – аддитивная модель; б – модель одновременного интегрирования
В настоящее время на практике применяется в основном вариант создания аддитивныхмоделей ИСМ, что объясняется тем, что в исторической ретроспективе введение в действие стандартов ИСО серии 9000 предшествовало введению в действие других международных стандартов на системы менеджмента и во многом предопределило методологию их построения. Рыночное давление в отношении внедрения и сертификации СМК на организации существенно сильнее: так, многие компании ЕС считают наличие сертификата ISO 9001 у своих поставщиков естественным, а его отсутствие — свидетельством серьезных проблем, которые помешали его получить.
Кроме того, система менеджмента качества, как наиболее полно разработанная подсистема предприятия, получившая мировое признание благодаря стандартам ИСО серии 9000 – 2000, базирующаяся на принципах TQM, является принципиально новым подходом к управлению, нацеленном на качество менеджмента. В связи с этим именно эта подсистема становится концептуальной основой для формирования интегрированной системы менеджмента предприятия. Это обусловлено тем, что базовые понятия и принципы, сформулированные в этих стандартах, в наибольшей мере соответствуют понятиям и принципам общего менеджмента.
Таким образом, велика вероятность того, что организация, рассматривающая вопрос о внедрении ИСМ, уже имеет развитую СМК, которая, согласно структуре и требованиям стандартов ИСО 9000, позволяет организации связать или объединить свою систему менеджмента качества с соответствующими требованиями других систем менеджмента, в интересах сообщества пользователей. Такой подход нацелен на совместное оптимальное управление рисками, позволяющее сократить требующиеся предприятию материальные и организационные ресурсы и позволяет предприятию управлять издержками и тем самым снижать себестоимость продукции.
В данном случае, при создании аддитивных систем, следует основываться на имеющей структуре СМК, дополняя ее элементами, требуемыми интегрируемыми стандартами. При этом рабочая группа должна быть сформирована с активным вовлечением специалистов в интегрируемых областях менеджмента.
При планировании внедрения ИСМ следует особое внимание уделить анализу соответствия существующей системы требованиям других стандартов, выявляя те элементы СМК, которые могут быть использованы при создании ИСМили уже включают определенные положения, связанные с интегрируемыми видами деятельности, и анализировать необходимость их уточнения, дополнения или совершенствования.
Так в соответствии с идеологией стандартов ИСО 9000 наличие системы менеджмента качества в контрактных ситуациях является объективным доказательством того, что организация способна стабильно поставлять продукцию, отвечающую требованиям потребителей в различных областях, а также неуклонно повышать удовлетворенность потребителей. Для этого организации должны определить свои системы и входящие в них процессы, чтобы можно было четко понимать, управлять и улучшать эти системы и процессы.
Пример: На РИСУНКЕ представлена карта бизнес-процессов СМК предприятия:
1-13 – Основные процессы, непосредственным результатом которых является выпуск продукции или оказание услуг;
14-22 – Обеспечивающие процессы, результатом которых является создание необходимых условий для осуществления основных процессов;
23-28 – Процессы менеджмента, результатом которых является повышение результативности и эффективности основных и обеспечивающих процессов.
Главный процесс № 7 – «Планирование, организация производства и изготовление продукции в цехе» является возможной областью применения систем экологического менеджмента и профессиональной безопасности и здоровья, так как именно в нем происходит преобразование экологически опасных материалов и имеют место производственные риски, связанные с основной деятельностью организации.
В целом, действия по разработке и внедрению ИСМ в этом случае подобны действиям по созданию системы «с нуля», но большее внимание должно уделяться анализу эффективности и результативности элементов существующей системы, встраиванию в нее необходимых требований других стандартов.