Что такое индекс документа в личном деле
Внутренняя опись документов личного дела
Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».
Для чего нужна опись
Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.
К каким личным делам должна составляться опись
Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся
Кто должен составлять документ
Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.
Как составлять внутреннюю опись документов личного дела
На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
Документ должен содержать в себе ряд сведений:
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.
Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).
Как оформить опись документов личного дела
Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.
Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.
При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.
Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).
Образец составления описи документов личного дела
В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.
Далее оформляют в таблицу список документов описи:
Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.
В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).
Что делать с описью после увольнения сотрудника
После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.
Как формируются личные дела сотрудников?
Автор: Данилова В. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации.
Определение
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Какие документы включать в личное дело?
Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.
Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.
Наименование документа
Анкета, заполненная работником при приеме на работу
Экземпляр трудового договора
Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка
Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности
Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)
Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)
Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ
Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*
Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан
Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров
Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор
Экземпляр договора о полной материальной ответственности
Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)
Документы о прохождении аттестации
Докладные и объяснительные записки
Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну
* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).
К личному делу могут приобщаться и иные документы.
Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.
Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.
Как оформляются личные дела?
Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные.
Титульным листом личного дела является обложка папки. Оформить обложку можно, например, так:
Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела.
Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.
Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.
Страницы в любом случае нужно нумеровать.
Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.
В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Приведем пример бланка:
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № ______________
Номера листов дела
Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела
В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
Как осуществляется ведение и хранение личных дел?
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:
внесение записей в опись;
помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;
изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).
Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.
Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.
Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел (например, раз в год) на предмет сохранности включенных в них документов.
Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства.
Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них (например, не оставлять личные дела на столах без присмотра).
Когда работник увольняется
После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.
Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.
Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.
При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.
Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Инструкция: составляем внутреннюю опись документов личного дела работника
Внутренняя опись документов дела — это форма, в которую вносят информацию о трудовой деятельности сотрудника. Работодатель организует с ее помощью строгий учет сведений по каждому работнику.
Для чего нужна
Список требуется для учета бумаг, представленных при поступлении на работу или находящихся в деле сотрудника.
Особенностью является то, что перечень включают в дело с начала его формирования и заполняют по факту поступления новых бумаг. Их вкладывают, изымают, заменяют оригиналы на копии. Действия, которые выполняют с содержимым дела, фиксируют в отдельной графе «Примечание». Ответственный за эту процедуру сотрудник, прежде чем составить внутреннюю опись документов дела, определяет необходимость ее формирования.
Законодатель не устанавливает обязательное наличие такого списка в деле, но определяет ряд случаев, когда он необходим:
Сроки хранения документации изменились в октябре 2020 года! Проверьте себя с помощью обзора изменений от КонсультантПлюс.
Кто составляет и по какой форме
Приложением №27 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, установлена форма внутренней описи документов дела, которую применяют в учреждениях.
Заполняет сотрудник кадровой службы, иногда секретарь руководителя. Основной принцип выбора ответственного за заполнение лица — грамотность, уровень квалификации.
Указывают следующую информацию:
Ответственный сотрудник, то есть тот, кто подписывает внутреннюю опись документов дела, осуществляет нумерацию и указывает количество листов (их нумеруют отдельно от листов личного дела), ставит подпись.
Если в деле бумага не подшита, ее подклеивают изнутри к его обложке.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили путеводитель по всем кадровым документам: инструкции и образцы. Дарим бесплатный доступ к нему на два дня — скачайте все, что нужно.
Порядок заполнения
Для оформления используют листы А4. В заголовке указывают название организации и данные работника. Оформленный в соответствии с требованиями пример внутренней описи документов дела содержит необходимые сведения:
Содержание (что указывают)
Порядковый номер в деле
Дата составления и утверждения
Индекс по организации
Номера листов дела
Информация о том, является ли бумага подлинником или копией
После таблицы ответственный сотрудник:
Вот как выглядит образец внутренней описи документов, находящихся в деле, заполненный по правилам.
Перечень документов дела
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Викторовой Виктории Викторовны
Индекс документа в описи личного дела что это
Внутренняя опись документов личного дела
Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».
Для чего нужна опись
Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.
К каким личным делам должна составляться опись
Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся
Кто должен составлять документ
Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.
Как составлять внутреннюю опись документов личного дела
На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
Документ должен содержать в себе ряд сведений:
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.
Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).
Как оформить опись документов личного дела
Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.
Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.
При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.
Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).
Образец составления описи документов личного дела
В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.
Далее оформляют в таблицу список документов описи:
Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.
В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).
Что делать с описью после увольнения сотрудника
После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.
Внутренняя опись документов личного дела работника: образец
Внутренняя опись документов личного дела работника образец
Похожие публикации
Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.
Что такое личное дело сотрудника
Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.
Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:
Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.
Обязательна ли внутренняя опись личного дела
В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.
Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.
Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.
Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.
Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия
Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.
Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.
Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.
Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.
Опись документов в личном деле работника: бланк
Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.
В нее записывается следующая информация:
Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.
Опись документов личного дела образец
Опись документов личного дела образец
Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.
Опись дел по личному составу: образец заполнения
Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.
Он будет содержать следующие реквизиты:
Индекс документа в описи личного дела что это
В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Личные дела в общем случае нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. При этом личные дела, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания (ст. 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России 2.
Составление внутренней описи документов личных дел
Внутренняя опись документов личного дела
Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст;
Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.
Помощь: оформление документов личного дела работника: внутренняя опись
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. К каким личным делам должна составляться опись Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.
Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).
Как индексировать и хранить личные дела сотрудников?
Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.
Хранение личных дел Как хранить личные дела сотрудников В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.
Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Внутренняя опись документов дела
Опись можно считать законченной, если количество заголовков в ней стало четырехзначным. Скачать бланк описи дел постоянного хранения Скачать бланк описи дел постоянного храненияСкачать пример заполнения описи дел постоянного хранения Требования к составлению описи документов личного дела Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения.
Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров. Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.
Падежные согласования названий некоторых видов документов, включаемых в состав личного дела, и формулируемых к ним заголовков приведены в таблице. Название видадокумента На какой вопрос отвечает заголовок Пример формулировки заголовка приказ о чем? о приеме на работу список чего? научных трудов и изобретений диплом о чем? об окончании высшего учебного заведения кого? доктора наук аттестат о чем? об окончании общеобразовательной школы кого? профессора заявление о чем? о переводе на другую работу характеристика кого? Сидорчука Андрея Николаевича протокол чего? общего собрания трудового коллектива об избрании на должность Некоторые документы в личное дело включаются не в подлинниках, а в копиях.
В таком случае указание на то, что прилагается копия, а не оригинал документа, отражается в графе 2 после заголовка и отделяется от него точкой. Например: «Приказ о приеме на работу. Копия».
Опись документов
Для всех документов, включаемых в личное дело на этапе его формирования, дата, указываемая в графе 6, будет одинаковой. Это обусловлено тем, что согласно Инструкции организация работы с личным делом работника включает в себя три основных этапа: 1.
Индекс документа в описи личного дела что это
Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
Документ должен содержать в себе ряд сведений:
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
Индекс личного дела
Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про полное оформление дел находится по ссылке). Это:
В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том. Форма описи документов приведена в Правилах работы архивов от 2015 года (Приложение №27).
Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной.
Внутренняя опись документов личного дела
Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.
- те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет), а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.
Как индексировать и хранить личные дела сотрудников?
Ответ на 1 вопрос: Прошиваются ли личные дела работающих сотрудников или хранятся в папке?
Личное дело хранится в отдельной папке на каждого сотрудника. Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов, иначе оштрафуют. Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст.
Индекс личного дела
Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме.
В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. Для большинства работодателей Личное сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни). В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено.
Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам.
В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.
Опись документов
Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации. Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.
На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления.
Печать организации на бланке не требуется.
Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.
Индексация дел
Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
В сводной номенклатуре в индекс каждого входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).
Как формируется и ведется личное дело работника?
В соответствии с требованиями законодательства на работников, являющихся служащими государственных учреждений, обязательно должно заводиться дело, ч свою очередь юридические лица или предприниматели могут это делать по своему желанию. Однако оформление и последующее хранение документов в форме личного дела очень удобно, так как необходимая информация о работнике в таком случае находится в одном месте.
Личное Дело сотрудника
Для большинства работодателей Личное сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни).
В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам.
Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет
В предыдущей статье мы рассказали о некоторых сложностях, возникающих при формировании личных дел сотрудников и о путях их преодоления. В данном материале мы поговорим об общих принципах формирования дел на основе существующих требований нормативных документов.
В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.
Обложка дела – образец оформления
Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.
В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны.
Опись дел по личному составу
– учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной «Основными правилами работы архивных организаций «. Она включает в себя:
Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе распределяются в соответствии со структурным подразделением.
Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись
Документы, включаемые в состав (заявления, приказы и др.), должны быть оформлены и удостоверены в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.
Необходимость составления внутренней описи к личным делам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству. Наряду с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.
Правила формирования личного дела на сотрудника
Заведение дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.
Индекс документа в личном деле сотрудника
Образец заполнения описи Наименования столбцов внутренней описи:
Хранение Информация из личного дела строго конфиденциальна.
Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение. Например, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос.
архива, наименование архива. В графе 6 указывается дата включения документа в личное дело.
То есть содержится присвоенный номер, ФИО работника, дата его формирования, закрытия, дата сдачи в архив или передачи (для государственных служащих при переводе из одного органа в другой).
Составляем описи дел
В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.
Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов. Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов. Для определения сроков хранения используют: В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел. Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).
Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п. Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.
В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же».
Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью. В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии. Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей.
Затем документ утверждает начальник структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»
Личное дело работника
Кроме того, все они должны быть пронумерованы, описаны, прошиты.
В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом. Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу.
Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности.
Рекомендуется исправления вносить по аналогии с исправлением данных в трудовых книжках.
Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение
Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги.
Вы уже знаете, какой тип стратегии подходит вашему бизнесу?
Требования к оформлению». В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.
Личное дело: формируем и оформляем
14 ТК РФ и Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных». Напомним, что персональными данными считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, а персональными данными работника — информация, необходимая работодателю в процессе трудовых отношений. К ним относятся не только фамилия, имя и отчество сотрудника, но и сведения о его образовании, доходах, имущественном положении и пр.
К сведению. Для обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных, содержащихся в личных делах, необходимо назначить ответственное лицо, которое будет нести ответственность за нарушение режима защиты этих данных.
Кроме этого, ведение личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, ведь по требованию Федерального закона от 22.
Как провести внутреннюю опись личного дела
Поскольку личное дело формируется из копий и оригиналов документов, представленных в бумажном виде, чтобы было удобно осуществлять их поиск, формируется сотрудника.
3.6.17 Правил Росархива от 06.02.2002 г.
— далее — Правила. Для остальных предприятий эти Правила являются рекомендуемыми. И, если компания ведет документооборот в соответствии с теми нормами, которые установлены Росархивом, внутренняя опись личного дела образец, может быть использован тот, что предлагается в приложении №10 к Правилам.
Индекс документа в описи личного дела что это
В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Личные дела в общем случае нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. При этом личные дела, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания (ст. 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России 2.
Помощь: оформление документов личного дела работника: внутренняя опись
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. К каким личным делам должна составляться опись Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.
Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).
Смотрите видео: Как заполнить табличную часть номенклатуры дел — Елена Пономарева (January 2020).
Внутренняя опись личного дела индекс документа что это
Внутренняя опись документов дела
– это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела. Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией.
имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе. Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем.
В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.
В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак «+». Указывается порядковый номер документа в деле.
Индекс документа – это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н). В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован). Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа.
Нужно указать номера листов документа. В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.
В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи.
Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись
Регистрационный номер отражает только порядковый номер, присвоенный входящему, исходящему или внутреннему документу при его регистрации в пределах календарного года. В графе 6 указывается дата включения документа в личное дело.
Должна указываться точная календарная дата, когда документ был подшит в дело, например: 18.09.2008. Для всех документов, включаемых в личное дело на этапе его формирования, дата, указываемая в графе 6, будет одинаковой.
Это обусловлено тем, что согласно Инструкции организация работы с личным делом работника включает в себя три основных этапа: 1.
Опись документов
Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.
Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.
В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации.
Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет. Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения.
Однако есть одна отличительная черта — отсутствие графы «Срок хранения». Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения.
Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение. Опись можно считать законченной, если количество заголовков в ней стало четырехзначным.
Индекс документа в личном деле сотрудника
Образец заполнения описи Наименования столбцов внутренней описи:
Хранение Информация из личного дела строго конфиденциальна.
Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение. Например, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос.
архива, наименование архива. В графе 6 указывается дата включения документа в личное дело.
То есть содержится присвоенный номер, ФИО работника, дата его формирования, закрытия, дата сдачи в архив или передачи (для государственных служащих при переводе из одного органа в другой).
Составляем описи дел
В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.
Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов. Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов. Для определения сроков хранения используют: В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел. Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).
Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п. Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.
В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же».
Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью. В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии. Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей.
Затем документ утверждает начальник структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»
Личное дело работника
Кроме того, все они должны быть пронумерованы, описаны, прошиты.
В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом. Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу.
Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности.
Рекомендуется исправления вносить по аналогии с исправлением данных в трудовых книжках.
Личное дело
— совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Состав документов личного дела работника: заявление о приеме на работу; трудовое соглашение (контракт); документы об образовании (копии); документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования; рекомендательные письма или характеристики; должностные инструкции (регламенты); аттестационные листы, отзывы, представления; паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии); заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки; документы о награждении, наложении взысканий (копии); сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы); невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.); заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.; иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы.
Формирование личных дел работника. Документы, которые относятся к личному делу работника представлены в приложениях 9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19. Внутренняя опись личного дела и акт передачи личного дела в архив.
Опись — архивный справочник, представляющий собой, систематизированный перечень заголовков дел. Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела.
Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.
Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. Примечание (делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.) Итоговая запись (цифрами и прописью указывается количество документов, количество листов внутренней описи.) Внутренняя опись представлена в приложении 20.
Акт — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами. Акт передачи дел представлен в приложении 21.
Внутренняя опись документов дела
Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима: для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела); для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания; Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.
Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги. Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом. Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД.
В данный типовой бланк включены следующие данные:
Внутренняя опись документов личного дела
Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).
На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
Документ должен содержать в себе ряд сведений:
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы. Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились). Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов).
Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы. При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника. Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).
В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.
Далее оформляют в таблицу список документов описи: Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.